combinacion de correspondencia

MICROSOFT WORDPreparado por: Ing.

Lourdes Soria Brocel

INFORMATICA APLICADA A LA EDUCACION

Preparado por: Ing. LOURDES SORIA BROCEL

Combinar correspondencia

• Permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio.

• Se puede obtener copias de un mismo documento pero con datos de personas distintas.

• Cuando se combina correspondencia se utiliza 2 elementos fundamentales: documento principal y el origen de datos.

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Documento principal

• Contiene el texto fijo y los campos variables que forman su valor de origen de datos.

Origen de datos• Lugar donde se almacena

los datos a utilizar.• Puede ser una lista de

registros de direcciones en excel, una tabla en word o access entre otros.

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Pasos para combinar

• Con el texto fijo en word se realiza los siguientes pasos.• Ir a CORRESPONDENCIA, se elige la opción

SELECCIONAR DESTINATARIOS y clic en USAR LISTA EXISTENTE

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• Elegir el archivo de origen

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En la ventana siguiente se marca el nombre y ACEPTAR

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• Una vez combinado se inserta los campos necesarios.

• Primero se ubica el cursor en el espacio donde se ubicará el campo requerido.

• Luego Insertar campos combinados.

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• Para mostrar los valores de los campos elegir VISTA PREVIA DE RESULTADOS.

• Para ir cambiando los registros es necesario utilizar los botones de desplazamiento.

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• Si se necesita conocer o resaltar los campos insertados en el documento hacer clic en Resaltar campos de combinación

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Destinatarios de combinar correspondencia

• Primer paso clic en Editar lista de destinatarios

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• En esta ventana se configura según la necesidad como filtrar, ordenar entre otros.

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Combinar al imprimir• La opción imprimir documentos permite

enviar a la impresora el resultado de la combinación.

• Finalizar y combinar elija imprimir documentos

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• Al hacer clic en él aparece el cuadro de dialogo, puedes ser todos o seleccionar desde y hasta cual registra se necesita.

• Importante: no se puede abrir la base de datos para realizar algún cambio si aun esta abierto en archivo combinado.

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