Word 2003

Combinación de Correspondencia

Combinación de correspondencia

Con la combinación de correspondencia, podemos combinar una lista de datos, tales como nombres y direcciones, con un formulario o plantilla genéricos para crear documentos personalizados tales como cartas, etiquetas postales o sobres.La combinación de correspondencia se utiliza con mucha frecuencia en compañías que necesitan enviar documentos similares a varias personas. A menudo, el nombre del destinatario y otros datos personales se agregan a los documentos estándar para dar una impresión más personal.

Elementos de la combinación de correspondenciaAl llevar a cabo la combinación de correspondencia se une un documento que contiene texto estándar (documento principal) con otro que contiene elementos o información únicos (origen de datos) para una persona (documento combinado).

1. Origen de datos con información de los destinatarios como, por ejemplo, los nombres y direcciones. 2. Documento principal con los campos de combinación que actúan como marcadores de posición para la información de los destinatarios.

 3. Documento combinado resultante.

¿Donde comenzar?

1) Abra un nuevo documento en blanco.2) Elija la opción de menú Herramientas3) Luego vaya al submenú Cartas y correspondencia y

elija la opción Combinar correspondencia (como se muestra en la siguiente figura)

Panel de Tareas Combinar correspondencia

Con el panel de tareas Combinar correspondencia, es posible ofrecer una descripción clara de cada paso del proceso de combinación de correspondencia al lado de su documento. Por ejemplo, no tendrá que cerrar el panel de tareas para hacer una modificación en el documento. Esto le permitirá continuar con la combinación de correspondencia a su propio ritmo.

Pasos para la combinación de correspondencia

Debemos seleccionar en este paso el tipo de documento en el que estamos trabajando, en nuestro caso elegiremos la opción Cartas.

Al elegir esta opción, es posible enviar una carta aun grupo de personas. Podemos personalizar la carta para cada destinatario.

Paso 1. Seleccione el tipo de documento

Cont…Paso 2. Seleccione el documento inicial

En este paso elegiremos la opción:“Empezar a partir de una plantilla” Esta opción nos permite seleccionar una plantilla para personalizar según nuestras necesidades el tipo de combinación de correspondencia que deseamos.

Al dar clic sobre la opciónSeleccionar plantilla…, elegiremos cualquierade las 4 plantillas a nuestra disposición, lascuales son: Carta combinada elegante Carta combinada moderna Carta combinada profesional y Carta combinada sin formato

Cont…Paso 3. Seleccione los destinatarios En este paso elegiremos la opción:“Escribir una lista nueva” Esta opción nos permite escribir el nombre, dirección y demás campos de nuestros destinatarios.Al dar clic sobre la opción Crear…, se abrirá una ficha (Nueva lista de direcciones) conteniendo todos los campos necesarios para ingresar a nuestros contactos. Al ingresar los datos del primer contacto presione el botón Nueva entrada para agregar otro contacto. Para finalizar el ingreso de contactos presione sobre el botón Cancelar.Guarde esa nueva lista de direcciones y presione Aceptar

Cont…Paso 4. Escriba la Carta (Opcional)

Este paso es opcional ya que la escritura de nuestra carta ya la hemos hecho en el paso2 (Seleccione el documento inicial).

Sin embargo, verifique en este paso que nuestro documento este bien redactado y sin errores ortográficos.

Presione Siguiente una vez haya verificado el contenido de su documento

Cont…Paso 5. Vista previa de las cartas

Este paso nos permite tener una vista previa de todas las cartas que se han originado a partir de nuestra carta principal.

Presione el botón << para regresar a la primera carta Presione el botón >> para seguir a la siguiente carta

Es posible también en este paso excluir a algún destinatario que se nos filtro al momento de hacer nuestra lista, para esto, elija la opción Excluir al destinatario y el destinatario que está en ese momento en pantalla se removerá de nuestra lista.

Cont…Paso 6. Complete la combinación

Hemos llegado al sexto y último paso, en este momento nuestro asistente Combinar correspondencia está listo para generar las cartas.

Tenemos dos opciones:Imprimir… Imprime todas las cartas o alguna selección establecida.

Editar cartas individuales… Se abrirá un nuevo documento con las cartas combinadas. Para realizar cambios en todas ellas, vuelva al documento original

FIN