cÓdigo - famisanar eps...3/24 introducciÓn este es un extracto de nuestro código de conducta y...
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CÓDIGODE CONDUCTAY BUEN GOBIERNO
Código de Conducta y Buen Gobierno
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CONTENIDOINTRODUCCIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
MisiónVisiónValores
1. GOBIERNO CORPORATIVO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51.1. Estructura organizacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2. MECANISMOS DE CONTROL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92.1. Sistema de control interno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
3. PRINCIPIOS DE CONDUCTA Y BUEN GOBIERNO . . . . . . . . . . . . . . . 11
4. POLÍTICAS Y MECANISMOS DE AUTORREGULACIÓN . . . . . . . . . . 144.1. Políticadehumanización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144.2. Políticadegestiónhumana . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134.3. Políticadecalidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134.4. Políticasdeadministraciónderiesgodelavado
deactivosyfinanciacióndelterrorismo(sarlaft) . . . . . . . . . . . . 134.5. Políticaantifraudeyanticorrupción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134.6. Políticadegestiónderiesgos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144.7. Políticadecontinuidaddelnegocio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144.8. Políticagestióndeproveedores
ycomprasadministrativas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144.9. Políticasdecontratacióndeservicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
4.10. Políticadepagos4.11. Políticadeseguridaddelainformación
5. REVELACIÓN DE INFORMACIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
6. RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Código de Conducta y Buen Gobierno
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INTRODUCCIÓN
EsteesunextractodenuestroCódigodeConductayBuenGobiernoenEPSFamisanar,elcualeselcompiladodenormasybuenasprácti-casdegobiernocorporativobajounenfoquepreventivoyconstructi-vo,lascualesdebenconocernuestroequipodecolaboradoresyde-másgruposdeinterésrelacionadosconnuestraorganización,yquepermitenadherirsedemaneraactivaalosprincipiosylineamientosaquícontenidos.
Laapropiacióndeestecódigodemuestraelcompromisoquetienenuestraorganización con la transparencia yelbuenactuarbajo laresponsabilidadcorporativa.
¿A quién va dirigido el Código de Conducta y Buen Gobierno?
Atodosnuestrosusuarios,accionistas,prestadores,aliados,provee-dores, entidades gubernamentales y colaboradores, quienes seránlosencargadosquesuactuarseaconformeaestecódigo.
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DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICOMISIÓN
En Famisanar respaldamos el cuidado de tu salud ytubienestar.
VISIÓN
SerlaEPSreconocidaporbrindarsiemprelamejorexperiencia.
VALORES
• Compromiso
• Honestidad
• Respeto
• Solidaridad
• Servicio
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1. GOBIERNO CORPORATIVO
1.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL1.1.1. Comités de Junta DirectivaLa JuntaDirectiva establece comités especializados para estudio yapoyoentemasespecíficos,suconformaciónyfuncionamientoseráatendiendolaregulaciónespecialdelSGSSydeacuerdoconlodis-puestoenelreglamentoaprobadoporlaJunta.Elperiododesusin-tegrantesseráelmismoperiodoestablecidoparalaJuntaDirectiva,pudiendoserreelegidosoremovidosencualquiertiempoporella.
Para integrar los comités, la Junta tomaráa consideración losper-files, conocimientosyexperienciaprofesionalde susmiembrosenrelaciónconlamateriaobjetodelcomitéalaluzdelodispuestoenlaregulacióndelSGSSS.LasreunionesodecisionesdecadaunodeloscomitésdeJuntaseránplasmadasporescritoeninformesoactas,loscualesestánadisposicióndelaJuntaDirectiva,autoridadesexternasyentesdecontrol.
ElreglamentodeloscomitésdelaJuntaDirectivadefinelosdetallesdesuconformación,lasmateriasyfunciones,asícomosuoperativi-dad.SeregularánloscanalesdecomunicaciónentrelosComitésylaJuntaDirectiva,asícomolosmecanismosderelacionamientoycoor-dinaciónentrelosComitésdelaJuntaDirectivadeEPSFamisanar.
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
GERENCIA COMERCIAL
GERENCIA SALUD
GERENCIA EXPERIENCIA DE USUARIO
GERENCIA DE OPERACIONES
GERENCIA FINANCIERA
GERENCIA ADMINISTRATIVA
GERENCIA DE TECNOLOGÍA
COMITÉ DE CONTRALORÍA Y
AUDITORÍA INTERNA
COMITÉ DE RIESGO
GERENCIA DE RIESGO EMPRESARIAL
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
COMITÉ DE GOBIERNO ORGANIZACIONAL
COMITÉ DE CONDUCTA
REVISORÍA FISCAL
SECRETARÍA GENERAL Y JURÍDICA
GERENCIA GENERAL
ASAMBLEA GENERAL
JUNTA DIRECTIVA
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1.1.2. Comité de Contraloría y de Auditoría InternaConformadoportres(3)miembrosdeJuntaDirectiva,porelGerenteFinancieroyElGerentedeRiesgoEmpresarialdelaEPSFamisanar;podrá contar con la participacióndeunexpertoexternodelegadoporlaJuntaDirectiva,conconocimientoscontables,financierosydegestiónoperativarelacionadacontemasdeprotecciónalusuario.
Elobjetivodelcomitéesapoyarlainspecciónyseguimientodelaspolíticas, procedimientos y controles internos que establezcan elanálisisfinancierodelaejecucióndelasoperacionesdelaentidad,elanálisisdesalvedadesgeneradasporelRevisorFiscalylarevisiónperiódicadelaarquitecturadecontroldelaentidadydelsistemadegestiónderiesgos.
Dentrodesusprincipales funcionesseencuentran ladefinicióndepolíticas,criteriosyprácticasqueutilizarálaorganizaciónenlacons-trucción,revelaciónydivulgacióndelainformaciónfinancieraycon-table,asícomolaestructura,procedimientosyevaluacióndelSiste-ma de Control Interno de la EPS Famisanar.
1.1.3. Comité de Gobierno OrganizacionalConformadoporunnúmeroimpar,igualomayoratresdedirecto-resyexpertosexternosdelegadosporlaJuntaDirectiva,concono-cimientosengobiernoorganizacional.ParalaEPSFamisanarestaráintegradopordos(2)miembrosdelaJuntaDirectiva,unasesorex-pertoexternoentemasorganizacionales,elGerenteAdministrativoyelGerenteFinancierodelaEPSFamisanar.
EstecomitéeselencargadodeapoyaralaJuntaDirectivaenladefinicióndeunapolíticadenombramientosyretribuciones,asícomogarantizarelaccesoainformaciónverazyoportunasobrelaorganización,laevalua-ciónanualdeldesempeñodelaJuntaDirectiva,losórganosdegestión,controlinternoylamonitorizacióndenegociacionesconterceros.
ComouncomitédeapoyoalaJuntaDirectiva,dentrodesusprincipa-lesfuncionesseencuentralarevisiónyevaluacióndelcumplimientodelosdeberesdelaJuntaDirectivaylaAltaGerenciadelaorgani-zación,ademásdepropenderporque losgruposde interéstenganaccesodemaneracompleta,verazyoportunaalainformaciónquedebarevelarse.
1.1.4. Comité de RiesgosDadalaimportanciaquetieneelmanejodelriesgoentodassusdi-mensionesparaunaentidadpromotoradesalud,seconsiderónece-sariorobustecerdesdeelmarcodelaregulacióndelSGSSSlaconfor-
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macióndeestecomité.Poresto,enEPSFamisanar,elcomitédeRiesgosestáintegradoportres(3)miembrosdeJuntaDirectiva,unexpertoexternoentemasderiesgoyactuaria;igualmentepar-ticipanelGerentedeRiesgoEmpresarial,elGerenteFinanciero,elGerentedeSaludyelGerentedeOperacionesdelaEPS.
ElComitédeRiesgosesunórganodeapoyoalagestiónquereali-zalaJuntaDirectiva;seleatribuyenresponsabilidadescomoelli-derazgo,implementaciónydesarrollodelmonitoreodelapolíticayestrategiadelagestiónderiesgosdelaorganización.
1.1.5. Comité de ConductaConformadopormiembros de la AltaGerencia con un númeroimpar, igualomayora tres (3). Enel casode la EPSFamisanarestáintegradoporelSecretarioGeneralyJurídico,ElGerentedeRiesgoEmpresarialyelGerenteAdministrativo.Sieltemaendis-cusiónimplicaalGerenteGeneral,a losmiembrosdelComitéoalaAuditoríaInterna,unnúmeroimpar,igualomayoratres(3)miembrosdelaJuntaDirectivapuedenaccionarcomoComitédeConducta.
Suobjetivoesorientarelcomportamientoesperadodelosequi-posdetrabajodelaEPSFamisanar,encuantoasurelacionamien-toconlosdiferentesgruposdeinterés,guiarenlaresolucióndeconflictoysituacionesqueafectenlaéticaempresarial,median-tepolíticasantisobornoyanticorrupciónquepuedanafectarlosprincipioscorporativos.
Dentrodesusfuncionesseencuentralaconstrucción,aplicaciónydivulgacióndeestrategiasparafortalecerlospilaresdeconductadentrodelaEPSFamisanar,asímismo,apoyaralaJuntaDirectivaenlaresolucióndeconflictosdeinterés.
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2. MECANISMOS DE CONTROL
LaEPSFamisanarcuentacontresprincipiosen losdiferentesele-mentosqueconstituyenelSistemadeControlInterno:
Autocontrol:eslacapacidaddetodosycadaunodelosfuncio-nariosdelaorganización,independientementedesuniveljerár-quico,paraevaluarycontrolarsutrabajo,orientarloalasatisfac-cióndelderechoalasaluddelosafiliados,detectardesviacionesyefectuarcorrectivosenelejercicioycumplimientodesusfun-ciones,asícomoparamejorarsustareasyresponsabilidades.
Autorregulación: se refiere a la capacidadde la organizaciónparadesarrollaryaplicarmétodos,normasyprocedimientosquepermitaneldesarrollo,implementaciónymejoramientodelSCI,dentrodelmarcodelasdisposicionesaplicables.
Autogestión:apuntaalacapacidaddelaentidadparainterpre-tar,coordinar,ejecutaryevaluardemaneraefectiva,eficienteyeficazsufuncionamiento.
Basadoenlosprincipiosmencionados,desdeelSistemadeCon-trolInternodelaorganización,establecelasacciones,losméto-dos,procedimientosymecanismosdeprevención,decontrol,deevaluaciónydemejoramientocontinuodelaEPSFamisanarquelepermitentenerunaseguridadrazonableacercade laconse-cucióndesusobjetivos,cumpliendolasnormasquelaregulan.
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2.1. Sistema de Control InternoEl Sistema de Control Interno de la EPS Famisanar es un procesodiseñadoparaproporcionarseguridadrazonableenel logrode losobjetivosrelacionadosconlaefectividadyeficienciaenlasoperacio-nes,asícomoenlaconfiabilidaddelainformaciónfinancierayenelcumplimientodelasleyesylasregulacionescomosoportedelama-terializacióndelaestrategiadelaentidad.Esteprocesoesejecutadoportodoslosnivelesdelaentidad,desdelaJuntaDirectivahastaloslíderestácticosyoperacionalesdelosprocesos.
ElSistemadeControlInterno(SCI)delaEPSFamisanarcuentaconprincipiosquegarantizanlaefectividaddelsistemaydebenserapli-
cablesportodoslosintegrantesdelaorganización.Laverificacióndelacalidaddelcontrolinternoesrealizadaporloslíderesyactoresdeprocesopormediodelasupervisióncontinuadelcumplimientodelaspolíticasinstitucionalesyoperacionalesdefinidasenlosmismos,asícomoatravésdelseguimientoperiódicoalcumplimientodelsis-temademediciónparaestablecerplanesdemejoraquepermitanaseguraryalcanzarlasmetasorganizacionales.Dentrodeloscompo-nentesdelsistemaseencuentraelambientedecontrol,lagestiónderiesgos,lasactividadesdecontrol,lainformaciónycomunicación,elmonitoreoylaevaluacióndeindependientes.
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3. PRINCIPIOS DE CONDUCTA Y BUEN GOBIERNO
Paralagestióníntegra,eficienteytransparenteensulabordedirec-cióny/ogobierno,laEPSFamisanarestablecesusactuaciones,antelosdiversospúblicosygruposdeinterés,fundadasenlossiguientesprincipios:
Confianza de la ciudadanía: el norte de la EPS Famisanar en materiadegobiernoorganizacionales lograrypreservar lacon-fianzadelaciudadanía.Esteprincipiorectorprevalecerásobrelosformalismos,yservirácomopruebaparaevaluarlaautenticidadyefectividaddelosesquemasdegobiernoorganizacional.
Predictibilidad: lasdecisionessobrelagestióndelaentidadsetomarán al nivel adecuado según el caso (administración, Jun-ta, Asamblea), y se deben ajustar a procedimientos y criteriospreestablecidos que limiten o regulen la discrecionalidad y laarbitrariedad.
Transparencia:eslagarantíaqueofrecelaEPSFamisanaratodaslaspartesinteresadasdeactuarbajoelcumplimientoestrictodeprincipiosynormaséticasylegales,locualincluyerevelarlainfor-maciónquepermitea laspartes interesadasverificar lacorrela-ciónentrelosprocesosylosresultadosobtenidos.
Orientación al Usuario:lasactuacionesdentroyentrelasenti-dadesdesaludtienencomoúnicoobjetivoelvelarporlaprotec-cióndelderechoalasaluddelosusuariosquesematerializaatra-vésdelaprestaciónoportunadeserviciosdesaluddealtacalidad.
Coordinación:laEPSFamisanarestáenlacapacidaddeadoptaryarticularlasactuacionesdelosórganosdegobiernoparavelarporlaadecuadaejecucióndesusfunciones.
Equidad en el trato: la entidadproporcionará un tratamientoequitativoa laspersonaspertenecientesaungrupode interés,conrespectoalosderechosydeberesqueestastienenenrela-ciónconlaentidad.
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4. POLÍTICAS Y MECANISMOS DE AUTORREGULACIÓN.
4.1. POLÍTICA DE HUMANIZACIÓNDe acuerdo con el Ministerio de Salud y Protección Social, todoslosactoresdelsistemageneraldeseguridadsocialensaluddebenabordar la implementaciónde acciones quebusquen garantizar laatenciónintegralyhumanizada.Lahumanizaciónensaludconsisteenbrindarunserviciodecalidadyuntratoadecuado,teniendoencuentalanecesidadydiferenciaencuantoaedad,patologíaycreen-ciadecadausuario,factoresquealidentificarpermitepersonalizarlaatención,generandounniveldeconfianzaconelbuentrato,lengua-jesencilloycomprensible.
Enestesentido,enlaEPSFamisanarsomosconscientesdelosretosqueimplicalaatenciónenelsistema;esasícomodesdenuestracul-turainstitucionalconsideramosquelahumanizacióndelaatenciónrequiere de un acompañamiento proactivo en los diferentes pro-cesos yde los actores involucrados tanto internos (colaboradores)como externos (los usuarios), considerando como un eje trazadorquelarelaciónseestructuredesdelasnecesidadesdelosactoresyenmarcadosenlosdeberesyderechosdecadacual,conclaridadytransparencia.
Laatenciónhumanizadahacereferenciaalabordajeintegraldelserhumanoyenlacalidaddevida.Esporestarazónqueesimportan-tehumanizar al personal de laorganización, orientándolohacia elservicioporelusuario,buscandoofrecerunaasistenciaintegralconcalidezycompetenciaquerespondaatodaslasdimensionesfísica,emocionalysocialdelaspersonas.
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4.2. POLÍTICA DE GESTIÓN HUMANAParalaEPSFamisanarsusempleadossonunfactordeterminanteenlaoperaciónefectivadel servicio,eneste sentido, consideramosalaspersonascomoseres integralesensudimensiónfísica, social ypsicológica,siendolabaseparaellogrodelaestrategiaempresarial.
Porconsiguiente,gestionamosdemaneraefectivayoportunalacon-secucióndelpersonalidóneoparasuplirlasnecesidadesdetalentohumanodelaorganización,basadoseneldesarrollodecompeten-cias, lacalidaddevida, lapromocióndecomportamientosrespon-sables,laadherenciaycumplimientodelaspolíticasdeseguridadysaludeneltrabajoquepropicianconjuntamenteelcrecimientoper-sonalylaboralatravésdeuncontextoestructuradoenunaculturadealtodesempeño.
Nuestroequipohumanoimplementaensuquehacerlosvaloresor-ganizacionales,laética,elbienestarylanormatividadlegalvigentepara llevaracabo laplaneaciónygestióndel talento,buscando lasatisfacción de necesidades de seguridad, pertenencia y reconoci-miento,quedanpiea tenerunaculturaorganizacional sostenible,dadaatravésdeaccionespropiasdeadministración,compensación,desarrollo,gestióndecambioybienestarsocialqueredundendirec-tamenteenlahumanizacióndelservicio.
4.3. POLÍTICA DE CALIDADLaEPSFamisanargestionaelriesgoenlasaluddesusafiliadosatra-vésdeldesarrollodeprocesoságilesyaccesibles,quepermitanqueelusuariointernoyexternopuedagestionarsusnecesidadesdema-nerasegurayefectiva.LacalidadenlaEPSFamisanarsignificahacerbienlascosasdesdelaprimeravez,paraesto,cadaunodenuestroscolaboradores son ejecutores y veedores de los resultados de losprocesosquebuscanlasatisfaccióndenuestrosusuarios.
4.4. POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO (SARLAFT)
ConrelaciónalSistemadeAdministracióndeRiesgosdeLavadodeActivosyFinanciacióndelTerrorismo,laentidadcuentaconpolíticasyprocedimientos,quepermiteneleficienteyefectivofuncionamien-todelSARLAFT.
• LaEPSFamisanarobservarádemaneraestrictayrigurosa,todoslosprincipioséticosyparámetroslegalesconcernientesalaprevencióndellavadodeactivos,establecidosenelCódigoConductayBuenGo-biernoquerigeelactuardetodossusfuncionarios.
• Elconocimientode losclientesy/ocontrapartede laEPSFamisanaresunadelasprincipalesmedidasdecontrolparaquenoseautilizadacomoinstrumentoparaelLA/FTyhacenparteintegraldelnegocio.
• LaEPSFamisanarcuentaconlaestructuraorganizacionalquesopor-talaadministracióndelriesgodeLA/FT,conrolesyresponsabilida-desquepermitenmantener la independencia entre las diferentesáreasinvolucradas.
• LaEPSFamisanarcuentaconmecanismosparaladivulgaciónycapa-citaciónquelepermiteimpulsarunaculturadeAdministracióndelriesgodeLA/FT.
• Seguardaráabsolutareservasobrelasinvestigacionesoactuacionesqueadelanten lasautoridadesuorganismosdecontrolcompeten-tessobredeterminadocliente,contraparte,beneficiario,empleado,proveedoruoperación,asícomoconrespectoalreportedeopera-cionessospechosasydeefectivo.
4.5. POLÍTICA ANTIFRAUDE Y ANTICORRUPCIÓNLaEPSFamisanarsecomprometeacumplirlasnormasyleyesimpar-tidasenmateriadeanticorrupción,conelpropósitodecontribuira
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larealizacióndelosfinesdelSistemaGeneraldeSeguridadSocialenSaludenColombia,asícomoaprotegerlaimagenyreputacióndelaentidad,promoviendoelactuaréticoytransparenteantesusgruposdeinterés,fomentandolaintegridadylaculturadelegalidadbajolafilosofíadecerotolerancia,encualquierconductaquepudieseserconsideradasoborno,fraudeoquepueda,encualquierotraforma,serconsideradacorrupta.Endesarrollodeloanterior,seadoptalosiguiente:
• Realizar lasdebidasdiligenciasparaconoceradecuadamentea lospotencialesclientes,ycontrapartesyenparticular,lavinculacióndelos proveedores administrativos, de salud y con entidades guber-namentalesofuncionariosdelgobierno.Paraesto,seaplicaránlasreglas,losobjetivosyprincipiosrespectoalavinculacióndeprovee-doresyagentesseñaladosenlosprocesosdecontrataciónensaludyadministrativo.
• Buscandolatrasparenciaylamitigacióndeconductasinapropiadas,laorganizaciónhaestablecidounalíneaética,conlacualbuscaquelosaccionistas,colaboradores,prestadores,proveedores,clientes,usua-rios,afiliados,contrapartesydemáspartes interesadascuentenconuncanalparalarecepcióndedenuncias,acercadealgúncomporta-mientoinadecuadoquepuedaafectaralaorganizaciónosususuarios.
Dentrodelastipologíasdedenuncias,seencuentranlavadodeacti-vosyfinanciacióndelterrorismo,fraude,corrupciónysoborno,usoindebidodeinformación,conflictodeinterés,controversiasinternas/acosolaboral,malversacióndeactivos,eincumplimientodelaspo-líticasinstitucionales.Loscanalesdecomunicaciónestablecidosparalarecepcióndelasdenunciasatravésdelalíneaéticason:
• Lalíneatelefónica018000910108
• Elcorreoelectrónico: eticaepsFAMISANAR@kpmg.com
• Yatravésdelapáginaweb: https://www.lineaeticakpmg.com/FAMISANAR
4.6. POLÍTICA DE GESTIÓN DE RIESGOSLaEPSFamisanarysuscolaboradoressecomprometenacumplirlosli-neamientosgeneralesquesedebenaplicarenelCicloGeneraldeGes-tióndeRiesgos,incorporandoelementosespecíficosdelosdiferentessubsistemasderiesgo,mediantelaidentificación,evaluaciónymedi-ción,seguimientoymonitoreodealertastempranaseindicadoresdegestión,capacitaciónydivulgación,rolesyresponsabilidades,quesetraducenenreglasdeconductayprocedimientosqueorientanlaac-tuacióndelaEPSFamisanar,conelfindepermitirelfuncionamientoefectivoyoportunoenlaadministracióndelriesgoparalacompañía.
4.7. POLÍTICA DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIOElobjetivode laadministracióndecontinuidaddelnegocioespla-nificar lasaccionesnecesariaspara responderde formaadecuada,articulandoloscomponentesdePlanparaAdministracióndeEmer-gencias,PlandeContinuidadTecnología,PlanparalaContinuidaddelosProcesos,yPlandeContingenciaenlaReddePrestadores,comointegradoresdelplandecontinuidadycontingenciadelnegocio,des-deelmomentoenquesedeclare lacontingenciahasta lavueltaalanormalidad,deformaquereduzcaalmínimoelimpactosobrelaoperacióndelaEPSFamisanar.
4.8. POLÍTICA GESTIÓN DE PROVEEDORES Y COMPRAS ADMINISTRATIVAS
Lasáreasque requieranadquirir unbieno contratar laprestacióndeunservicio,nopodráncontraerobligacionesanombredelaEPSFamisanar,antesdelasuscripcióndelcontratoy/olaaprobacióndeunaordendecompray/oservicio.
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• Ningún prestador o proveedor podrá sercontratadosinhaberrealizadolasrespecti-vasvalidacionesyanálisis,quegaranticenlacalidaddelosbienesyservicioscontratados.
• Nosepodrálegalizarcontrataciónsinagotar-setodaslasetapasyelcumplimientodelosrequisitos. Cualquier excepciónque sepre-senteencuantoacumplimientodeacuerdosdenivelesdeservicioentreáreasdeberáserautorizada por la Gerencia Administrativay Financiera o en su defecto la SecretaríaGeneral.
• No están permitidos los acuerdos verba-leso a travésdemediosde comunicacióndiferentes a los señalados en el procesocontractual.
• LaDirecciónJurídicadeberávalidaryapro-bar los contratosa serfirmadosporalgúnrepresentantelegaldelaEPSFamisanar.Dela misma manera, en la contratación salud, laGerenciadeSaludaprobarálascondicio-nestécnicasdelcontrato,sobretodoservi-cioscontratadosytarifas.Porotrolado,enla contratación administrativa, será la Ge-renciaoDirecciónquesolicitócontratarelbienoservicioquienapruebelascondicio-nestécnicas.
• Los prestadores, proveedores, contratistasy en general cualquier persona natural ojurídicaquemantengarelacionescomercia-les,contratovigentey/oefectúeoperacio-neseconómicascon laEPSFamisanarestáobligadoadar cumplimientoa lasnormas
vigentes relativas al Sistema de Adminis-tración del Riesgo de Lavado de Activos yFinanciación del terrorismo SARLAFT, enespeciallaLey1474de2011,laLey526de1999, laCircular009de2016expedidaporlaSuperintendenciaNacionaldeSaludylasdemás disposiciones que las modifiquen,sustituyan, complementeno deroguen, y alaspolíticasyprocedimientosparaelcontrolde riesgo derivado del lavado de activos yfinanciación de terrorismo implementadaspor laEPSFamisanardentrodesuprocesode contratación.
• Los prestadores, proveedores, contratis-tasyengeneralcualquierpersonanaturalojurídica quemantenga relación contractualvigente con laEPSFamisanar, estánobliga-dos al cumplimiento de las normas relati-vas al tratamiento de los datos personalesy datos personales sensibles que conozcaconocasiónadicharelacióncontractual,enespecial laLey1581de2012(habeasdata)ysusdisposicionesreglamentarias.Laspolí-ticasdetratamientodelainformaciónyloscanalesdecomunicaciónestablecidosporlaEPSFamisanarestándisponiblesenlapáginaweb www.famisanar.com.co para consultadequienestéinteresadoenconocerlosy/oejercerlosderechosqueleotorgalaleyfren-tealtratamientosusdatospersonales.
• Loscolaboradoresseobliganamanejardeforma diligente y reservada la informaciónrelacionada con la negociación, selección ycontratacióndebienesyservicios
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4.9. POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOSLa EPS Famisanar, con el finde cumplir suobjeto social, garantizalaprestacióndelosserviciosincluidosenlosplanesdebeneficiosatravésdelareddeinstitucionesprestadorasdeserviciosdesaludyprofesionalesadscritos.Paralaselecciónycontrataciónsetienenencuenta losprincipios,políticas,procedimientosyatribucionescon-templadasenelmanualdecontratacióndeserviciosdesaludylare-gulaciónespecialaplicablecontenidaenlanormatividaddelSGSSS.
ElSistemaGeneraldeSeguridadSocialenSaludreconoceacadaen-tidadpromotoradesaludunvalorpercápita,denominadounidaddepagoporcapitación(UPC),destinadoalaorganizaciónygarantíadelaprestacióndelosserviciosincluidosenelplandesaludobligatorioparacadaafiliado.Conformeloanterior,setrataderecursospara-fiscales,ynoleespermitidoalasEPScontratarcondichosrecursosserviciosdiferentesalosasociadosparalaprestacióndeserviciosdesalud.
LaEPSFamisanarnopermiteningúntipode intermediaciónde losservicioscontratadosporella;para talefecto,deconformidadconloestablecidoporlaCircular067de2010delaSNSydemásnormasquelamodifiquen,adicionenosustituya,seentiendeporinterme-diacióncomolacontrataciónquerealizaunaentidadresponsabledelpagodeserviciosdesalud,unaentidadqueofrezcaPlanesAdicio-nalesdeSalud,losparticularesydemáspagadoresdelsistemaconunainstituciónopersonanaturalojurídicaparaqueestaasuvezseencarguedecoordinarlareddeprestadores.
LaEPSFamisanarcontratarálosserviciosdesaludconInstitucionesPrestadorasdeServiciosdeSaludoProveedoresdebidamente ins-critosenelregistroespecialdeprestadoresdeserviciosdeSaluddelMinisteriode laSaludyProtecciónSocial (REPS),quetengandebi-damentehabilitadoslosserviciosobjetodecontrataciónocuentenconlosregistrosypermisosestipuladosenelDecreto780de2016
ylaResolución3047de2008ydemásnormasquelosmodifiquen,adicionenosustituyan.
LaEPSFamisanarrealizarevisiónperiódicadelmantenimientodelainscripcióndesedesyserviciosenelREPS,envíanotificacionesparavalidarloshallazgos;encasodecorroboraselosmismos,serealizalainactivaciónparalaprestacióndelosserviciosysedeberáenviarcartadeexclusióndelcontratoalprestadordeservicios.
Los acuerdos de voluntades cuyo valor estimado anual supere elmontofacultadoparaelrepresentantelegal,acordeconlametodo-logíadecálculodefinida,debentenerlaaprobacióndelaJuntaDirec-tiva,conformeloprescribelosestatutosdelaEPSFamisanar.
Cuandoalrepresentantelegaldelprestadoroproveedor,envirtuddelosestatutos,seleseñaleunlímitedecuantíaparacontratar,con-dicionándolaa la aprobacióndelmáximoórganodedirecciónyelmontoanualestimadodelcontratoasuscribirconlaEPSFamisanarlosupere,esindispensablequesecumpladichacondiciónprevioacontratarlo.
LaEPSFamisanar,acordeconlanormativavigente,podrácontratarserviciosdesaludconconsorcios,conveniosdeasociaciónyunionestemporalesuotrasfigurasjurídicasqueseajustenalosrequerimien-tosnormativos.
LaEPSFamisanarcontratarálosserviciosexpresamenteofertadosporelprestadorensuportafoliodebeneficiosqueesténdebidamenteha-bilitadosyqueseandeinteréscomúnentrelaspartes;paraelloelpro-veedorenviaráeldocumentoportafoliodebeneficiosenlostérminosdefinidosporlaaseguradora.Estapolíticaaplicatantoparalascontrata-cionesdeprimeravezcomoparalasrenovacionesdecontrato;enesteúltimocaso,losbeneficiosquenoquedenexpresamenteincluidosenelportafoliodelproveedorleseránnotificadosyencasodenoconfirmarsuinterésenmantenerlosseránexcluidos,desmarcadosynotificadosconcartadeexclusióndebeneficiosdelcontratorespectivo.
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Losprestadoresoproveedoresacontratarsedebenacogeralmode-lointegraldesaluddelaEPSFamisanarydebendisponerdeunmo-delodeprestacióndeserviciosquerespondaaloenunciado,contarconpersonaldesaludidóneoydebidamenteautorizadoparaejercerlaprofesiónuoficioporpartedelaautoridadcompetente,asícomocon la infraestructurafísica, técnica, científica y administrativane-cesariaparaprestarlosservicioscontratadosconética,diligenciaybajolosestándaresdecalidadestablecidosporlaEPSFamisanarylasnormasqueregulanlamateria.
Losprestadoresoproveedoresporcontratardebendisponerdelosindicadoresdecalidadenlaprestacióndeservicios,definidosenelSistemade Informaciónpara laCalidaddel SistemaObligatoriodeGarantíadeCalidaddelaAtenciónenSaludeimplementarsuspro-piosprogramasdeAuditoríadeconformidadconelDecreto780de2016ydemásnormasquelomodifiquen,adicionenosustituyan.
Losoperadores logísticosdemedicamentosdeberánacogersea lanormativavigente,relacionadaconlacompra,almacenamiento,dis-pensación,transporte,topedetarifas,permisosylicencias,estable-cidasparaestosproductos.DeigualformadebendarcumplimientoaloseñaladoenelmanualdemedicamentosdelaEPSFamisanar.
Dentrodelprocesodecontratación,enningúncasodebedarseaco-noceralosproponenteslastarifasofrecidasporsuscompetidoresysiempresedebecontrataratarifasreferentesdemercado.
ParalaescogenciadeunaofertapresentadaporunPrestador(públi-co,privado,profesional independiente,operador logísticode insu-mosy/omedicamentos),seseleccionará lademayorconvenienciaparalaEPSFamisanaryparaelusuariodesdelospuntosdevistaderiesgo,económicoydecalidad.
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4.9.1. Principios del Proceso de Contratación de Servicios de SaludEn laselecciónycontratacióndelprestadoroproveedorsedebenobservarlosprincipiosde:
Transparencia:consisteporunaparteenlaneutralidadquerigeelprocesodecontrataciónalmomentodelaescogenciadelpres-tadoroproveedor,todavezqueestosdemuestrencumplirconlosrequisitosyméritosnecesariosparasuselecciónencondicionesdelmercado,yporotralapublicidadquedebeexistirenelmismo,puestoquelorequisitosypolíticasdebenserconocidosyacata-dosportodaslasáreasdelaEPSFamisanar.
Economía:elprocesodeberáserágilentodassusetapasevitandolasolicituddedocumentaciónquenoseaidóneaparallevaracaboelprocesodecontratación,enconcordanciaconelobjetosocialdelaEPSFamisanaryelpresupuestoasignadoparaelobjetoacontratar.
Responsabilidad: todas aquellas personas que intervengan enel proceso de contratación desde la planificación, celebración,ejecución, supervisión y liquidación del contrato llevan consigolaobligaciónde sus actuaciones respondiendopor los actosdeomisiónoincumplimientodelosdeberes,todavezque,sisecon-siderancontrariasalderecho,deberánasumirlasconsecuenciaspropiasdesusactos.
Buena fe:esteprincipioes labasedelprocesode lasrelacionesentrelaEPSFamisanarylosprestadoresoproveedoresquepoten-cialmentetenganlaintencióndematerializarunvínculocontractualconlaEPSylosseleccionados,elcualconsistiráenlarectitudyhon-radezentodaslasactuacionesdentrodelprocesodecontratación.
Celeridad:laspartesintervinientesenelprocesodecontratacióncontempladoenelpresentemanualactuaránporsuspropiosme-dios,llegandoaacuerdosdeservicioquepermitandemaneraágilyoportunalaculminacióndelalegalizacióndelcontratoenelme-
nortiempoposibleyllevarafeliztérminolasactuacionestendien-tes a concretar la relación contractual.
Imparcialidad:lasaccionesrealizadasencumplimientodelpro-cesodegestióndecontrataciónseránneutrales,porloanterior,nosetendráencuentaningunaconsideraciónespecialopersonal,dentrodelprocesodeseleccióndelosprestadoresyproveedoresporpartedelaEPSFamisanar.
Planeación: todo trámite contractual deberá responder a unaplaneacióncuidadosaparacontribuirdemaneraeficientealcum-plimientodelamisiónylasestrategiasdelacompañía.Laplanea-cióndelareddeprestadoresdeserviciosdesaluddebeenfocarsealcumplimientodelaPolíticadeAtenciónIntegralenSalud–PAIS.
Idoneidad: toda relación contractualdeberá cumplir las condi-cionestécnicas,clínicas,administrativasyfinancierassuficientesparasuplirlasnecesidadesensaluddelosafiliadossegúnplanesdecoberturaensalud.
Confidencialidad: lainformaciónquesegestionaeneláreadeReddeServiciosesdecarácterconfidencialysolopodráseruti-lizadaparacumplirelpropósitodelárea;porloanteriornoestápermitidodivulgarlaaterceros.
Racionalidad: losdiferentesactoresdelprocesodegestióndecontratacióndebenarticularsesegúnlos lineamientosestableci-dos, apuntando al cumplimiento de las estrategias económicasdefinidas por la compañía y evitando gastos de intermediacióndesmedidose/oinnecesarios.
Atributos de calidad: todacontratacióndebeenfocarseconelcumplimientodelosatributosdecalidaddelaEPSFamisanar,asaber: efectividad, eficiencia, eficacia, seguridad, satisfacción yaccesibilidad, acorde con su definición del Modelo Integral deSalud–MIS.
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4.10. POLÍTICA DE PAGOSLarelaciónentrelaEPSFamisanarysusproveedoresestáfundamen-tadaenprincipiosdeequidad,racionalización,eficiencia,respetoytransparencia.Enesta relaciónsemantienenpautasdecomporta-mientoentérminosdeigualdad,selecciónporcondicionesdecali-dadyprecio,yengeneral,elcumplimientodelosacuerdospactados.
Elpagoporlosserviciosoproductoscontratadosserealizaenelmar-codelanormatividadvigenteparaelsectorsalud,acordeconelflujoderecursosdisponiblesylascondicionespropiasdelSistemaGene-ral de Seguridad Social en Salud. De esta manera, la EPS Famisanar optimizalosrecursosquerecibeparagarantizarelaseguramientoensaluddesusafiliados.
4.11. POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓNLas PolíticasGenerales de Seguridadde la Informaciónde EPS Fa-misanarestángobernadasporelComitéInternodeSeguridaddelaInformación,quieneselresponsabledelmantenimiento,revisiónymejoradelSistemadeGestióndeSeguridaddelaInformación(SGSI)delaempresa.Estaspolíticasestablecenlosmecanismosdeprotec-ciónnecesariosparalosactivosdeinformacióndelaEPSFamisanar,asícomoloscontrolesparaprotegerlainformacióncontraviolacio-nesdeautenticidad,accesosnoautorizados,laperdidadeintegridadyquegaranticenladisponibilidadrequeridaporlosclientesyusua-riosdelosserviciosofrecidosporlacompañía.
Losmecanismosdeprotección sebasanenherramientas informá-ticas,comoelserviciodetransferenciadearchivosquesiempreserealizaempleandoprotocolossegurosenelreceptoryenelemisor,asícomoenelusodesoftwareautorizadoadquiridolegalmente.Sinembargo,escompromisodetodoslosempleadosy/oterceroscon-tratadosserresponsablesdelaproteccióndelainformaciónalacualaccedenyprocesan,paraevitarsupérdida,alteración,destrucciónousoindebido.
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5. REVELACIÓN DE INFORMACIÓN
LaEPSFamisanarrealizarálarevelacióndesuinformaciónapartirdelosparámetrosquelanormatividaddetermina,paraelloencuantoalosnivelesycondicionesparasudivulgación,propendiendoentodocasoporelaccesodelosdiferentesgruposdeinterésencondicionesdeigualdadyoportunidad,partiendodelaconstruccióndeinforma-ciónverazycomprensible,quepermitaquesepuedanconocerdemaneraadecuadalascondicionesfuncionalesdelaEPSenrelaciónconlosderechosyobligacionesdequieneslaconocen.
Sematerializaatravésdeloscanalesvirtualesypresenciales,don-delosafiliados,prestadores,proveedores,colaboradores,entidadesdecontrolyengeneralcualquierpersona,puedenaccedera la in-formaciónrelevantedelaempresayqueresultadeinterésparalacomunidad. Comomecanismosde comunicación sehan adoptadodiferentesmedios,comoson:comunicados,boletines,folletos,avi-sosenmediosdecomunicaciónmasiva,páginaweb, líneagratuitadeinformación24horas,mensajesenviadosporcorreoelectrónico,envíodeinformaciónperiódicaaentesdecontrolyejercicioanualderendición de cuentas. Lainformaciónreveladaseráoportuna,clarayverazdeacuerdoconlosrequerimientosdecadagrupodeinterés:
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Frente al público: laEPSFamisanarrealizaaudienciaspúblicasderendicióndecuentasendondesocializalagestiónintegralfi-nanciera,administrativaylosavancesdelasreunionesconcerta-das con las asociaciones de usuarios.
Laentidadcuentaconmediosvirtualesdondepublicalainforma-ciónrelevanteparalosgruposdeinterés,dondeseincluyeinfor-maciónfinancieraydesalud.LaGerenciaFinancieraylaGerenciadeSaludactualizandemaneraperiódicalainformaciónsujetaapublicación en los canales virtuales. La páginaweb corporativaquecontieneunasecciónconinformacióndelCódigodeConductay Buen Gobierno, Gobierno Corporativo, Estados Financieros,Rendición de Cuentas, Servicios POS y PAC, información de lasestadísticassobrelapoblaciónafiliada,losserviciosprestados,laredycoberturageográficadelosservicioscontratados,losindica-doresdecalidaddelosserviciosylasactividadesdepromociónyprevencióndesalud.
Frente a las autoridades:laentidadrealizaconvocatoriasanua-lesalasalcaldíasysecretaríasdesaluddelasprincipalesregiona-les,endondesepresentanindicadoresdesistemasdegestiónderiesgo,financieros,atenciónalusuarioyelperfilderiesgodelapoblaciónafiliada.EstasreunionessonconvocadasdesdelaGe-renciadeExperienciaalUsuarioypresididasporunmiembrodelaJuntaDirectiva.Adicionalmente,laentidadhadefinidoproce-dimientodecontrol internoparaevaluar lacalidadde losdatosreportadosalasdiferentesautoridades.
Frente a la Superintendencia Nacional de Salud–SNS: la EPS Famisanaraportademaneraoportunala informaciónrequeridaporlosentesdecontrolycumpleconlasinstruccionesemitidasporlosmismos.LainformaciónsolicitadaporlaSNSesgeneradadesdecadaunadelasáreasresponsablesyseráentregadaalentede control bajo las condiciones solicitadas por esta institución.
LainformaciónserávalidadaporlaSecretaríaGeneralyJurídica,paradarcumplimientoacriteriosdeoportunidadycalidad.
Frente a los empleados:sedivulgarálasestrategiasydirectricesgeneralesdelaentidadatravésdelosmediosdecomunicacióninternos.LosGerentesyLíderesdecadaprocesosonlosllamadosadifundirlainformaciónrelevanteparaestegrupodeinterés.
Loscontrolesymedidasnecesariasparaelaccesoala informaciónporpartedelaspersonasquelorequieranseencuentrandocumen-tadoseimplementadosbajoelprocesodeAdministracióndeSegu-ridaddelaInformación,elcualaseguralacorrectaadopcióndedi-chaspolíticasaniveldetodalaorganizacióndeconformidadconelartículo6delaLey1581de2012(ocualquiernormaqueloadicione,sustituyaomodifique).
Nuestros colaboradores deben salvaguardar la información confi-dencial, cumpliendo los controlesquecorrespondena su clasifica-ción y utilizarla únicamente si su(s) función(es) lo requiere(n) y sitiene(n)atribucionesparahacerlo.Antesdecompartirinformaciónconfidencialdeformaoraloescrita,independientementedelmedio(teléfono,Skype,correoelectrónico,mensajesdetexto,etc.),nues-troscolaboradoresdebenconsiderarsielreceptortienelasfuncio-nes,atribucionesy/oautorizacionesrequeridasparasuusoy/otra-tamientodedichainformación.
Nuestroscolaboradoresdebenentenderydarcumplimientoalosi-guienterespectoalaadministracióndelainformaciónconfidencial:
• Todalainformaciónsobreusuarios,afiliados,accionistas,prestado-res, proveedores, empleados y terceros es confidencial, salvo queseaevidentequesetratadeinformaciónpúblicaquepuedeodebedifundirse.
• Lainformacióndelasituaciónfinancieradelacompañíaesconfiden-cial,salvoqueseaevidentequesetratadeinformaciónpúblicaquepuedeodebedifundirse.
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• Tratarlainformaciónconfidencialalaquetienenaccesoconrespon-sabilidady,encumplimientoalasnormasypolíticasestablecidasenmateriadeproteccióndedatospersonales.
• LainformaciónconfidencialqueproducenoalaquetienenaccesoconocasióndeldesempeñodesusfuncionesperteneceaEPSFami-sanary/oasustitularesynopuedenutilizarlaenbeneficiopropioode terceros.
• Lainformacióncontenidaenbasesdedatosesconfidencialydebeutilizarseen concordancia con laspolíticasque la compañía tengaestablecidasenrelacióncondatospersonalesdeusuarios,afiliados,empleados,prestadores,proveedores,accionistas,directoresyotrosgruposdeinterés.
• Niduranteelejerciciodesucargoniconocasióndesuretiropuedenhacercopiastotalesoparcialesendispositivostecnológicosdistintosaldiscodurolocaldelequipoasignado,odeotraformaextraerco-piasdebasesdedatosdeinformación,inclusosilacopiaesutilizadaúnicayexclusivamenteparaelcumplimientodelasfuncionesasigna-das,salvoqueellosehagaenestrictocumplimientodelaspolíticasoloslineamientosdefinidosparaelefecto.
• Nopuedenrevelar,transmitirotransferiracorreoselectrónicosper-sonalesodeterceraspersonas,nimediantecopiasfísicas,informa-ciónconfidencial,salvocuandocuentenconautorizaciónexpresaylohagandeacuerdoconlanormativaaplicable,losprocedimientosestablecidosparatalfin.
• Utilizarlosmediosdealmacenamientoytransmisióndeinformacióndispuestosporlacompañíaparatalefecto.
• Asegurarsequeaquellos aquienes se les transmiteo transfiere lainformaciónconfidencialconocensobresuconfidencialidadylasres-triccionesdeusoquesederivandeestaclasificación.
• Siporcircunstanciasparticularesyexcepcionalesdebendiscutirte-masqueinvolucrenInformaciónconfidencialenlugarespúblicos,de-benactuarconmáximadiscreciónyprudencia,atendiendosiemprealbuencriterio.
• Sonresponsablesenlaadministracióndelainformaciónconfidencialalaquetienenacceso,porloquedebentenerpresenteloscontrolesdeseguridadylasbuenasprácticasconrelaciónasuuso,comoporejemplo lassiguientes:asegurarsede limpiar los tableros luegodeunareunión;custodiarendebidaformalospapelesdetrabajo;nodejardocumentosenlas impresoras;mantenerlimpios losescrito-riosybloqueadosloscomputadoresydemásdispositivosquenoseencuentren en uso.
• Sirecibeninformaciónconfidencialporerror,debenabstenersedeutilizarlaencualquierformaeinmediatamenteinformaraquienlaenvía,paraevitarquelainformaciónconfidencialsepropague.
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6. RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS
Lapolíticaparaprevenir y atender loseventuales conflictosde in-terésquepuedanderivarseenlasoperacionesqueadelantelaEPSFamisanar,sesoportaenlanecesidaddegarantizarsuintegridadre-putacional,funcional,financieraylegal.Estoimplicalagarantíadeldebidocuidadoprofesional,divulgaciónyresolucióndeloseventua-lesconflictosquepuedansuscitarse.Lasmedidas,normasyprocedi-mientos,deaplicaciónseapoyanenlossiguientesdocumentosyenlosprocedimientosquelosdesarrollan:
• CódigodeConductayBuenGobierno.
• Reglamentointernodetrabajo.
• ProcedimientodeGestióndeConflictodeInterésparaColaboradores
Demaneraglobalynoexclusivaseentiendencomoconflictosdein-terés,aquellassituacionesycomportamientosqueconducenaunadisyuntivadenaturalezaéticay/ojurídicasobrelosefectos,benefi-ciosyperjuiciosdelasconductasquesepuedenrealizarfrenteaunadeterminadasituación,cuandosuexistenciapuedemenoscabarlosinteresesdelaentidad,deunoovariosprestadoresodelosusuarios,pudiendo resultarenunbeneficio ilegítimopara laEPSFamisanar,parasusaccionistasosuscolaboradores.NosupondráunconflictodeinterésaquellasituaciónenlaquelaEPSFamisanarenelejerciciode suactividadhabitual,puedaobtenerunbeneficioactuandodeacuerdoconlasbuenasprácticasempresariales.
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