capÍtulo tÉcnico, tÉrminos de referencia (request for ... · incluidos corresponden a...
Post on 19-Mar-2020
11 Views
Preview:
TRANSCRIPT
1
CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR
COMPENSAR
TERMINOS Y CONDICIONES
SOLICITUD DE COTIZACIÓN
CONTRATAR LOS SERVICIOS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
CON SUMINISTRO DE REPUESTOS DE EQUIPOS DE AIRE ACONDICIONADO,
CHILLER, EXTRACCIÓN Y VENTILACIÓN MECÁNICA SEDES Y CONVENIOS DE
COMPENSAR CCF
BOGOTÁ D.C., 27 DE JUNIO DE 2019
2
Contenido
1. INSTRUCCIONES PARA LOS PROPONENTES ..................................................................................................................... 3
2. CONTRATACIÓN............................................................................................................................................................ 14
3. RESUMEN EJECUTIVO. .................................................................................................................................................. 20
4. REQUERIMIENTOS. ....................................................................................................................................................... 20
5. EXPERIENCIA DEL PROPONENTE ................................................................................................................................... 21
6. COSTOS ......................................................................................................................................................................... 21
7. ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD. ....................................................................................................................................... 22
3
1. INSTRUCCIONES PARA LOS PROPONENTES
1.1. Introducción:
Compensar extiende esta invitación a los proponentes a presentar sus cotizaciones en
conformidad con los requisitos, términos y condiciones de esta solicitud de cotización
(RFQ).
Esta solicitud de cotización (RFQ) proporciona material de referencia, que describe los
requisitos para la respuesta que debe incluir la solución y costos sugeridos.
A través de este proceso, COMPENSAR debe lograr lo siguiente:
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO CON SUMINISTRO DE
REPUESTOS DE EQUIPOS DE AIRE ACONDICIONADO, CHILLER, EXTRACCIÓN Y
VENTILACIÓN MECÁNICA SEDES Y CONVENIOS DE COMPENSAR CCF.
1.2. Condiciones Generales
La presente invitación tiene por objeto obtener cotizaciones para los servicios solicitados,
para realizar el debido análisis y comparación que permita a COMPENSAR conducir a
una posterior negociación y contratación, sin embargo, no compromete a COMPENSAR
para contratar parcial o totalmente y bajo cualquier circunstancia se reserva el derecho de
finalizar o anular el proceso así como de incluir o excluir invitados durante el mismo de
considerarlo pertinente.
1.2.1. Periodo de Validez de la Oferta.
La oferta debe tener como mínimo una validez de 90 días desde su fecha de presentación.
1.2.2. Derecho de Rechazo.
Compensar se reserva el derecho de aceptar o rechazar cualquiera o todas las respuestas
a esta solicitud de cotización y que inicie conversaciones o negociaciones con uno o varios
proveedores calificados, al mismo tiempo, si tal acción es en el mejor interés de
Compensar. Además, Compensar se reserva el derecho de modificar o retirar este RFQ,
en su totalidad o en parte, en cualquier momento antes de la adjudicación del contrato.
1.2.3. Oferta Mejor y Definitiva
4
Compensar se reserva el derecho de solicitar una oferta mejor y definitiva.
1.2.4. Costos de la Propuesta.
Los gastos incurridos en la preparación de cotizaciones en respuesta a esta solicitud son
responsabilidad exclusiva del Proponente.
1.3. Instrucciones de la propuesta y tiempos
Esta sección contiene instrucciones relativas a la cotización que se presentará.
1.3.1. Entrega de Cotización
SOBRE No 1
✓ Una copia en medio magnético (cd) no reescribidle con toda la información
administrativa y financiera, escaneada en formato PDF.
✓ Una copia física y en medio magnético (cd) no reescribidle con toda la información
técnica, escaneada en formato PDF.
SOBRE No 2
✓ Documento escrito en sobre cerrado debidamente legajado y foliado que contenga la
oferta económica firmada por el representante legal, las pólizas firmadas y una copia en
medio magnético (cd) no reescribidle de los mismos documentos.
Ambos documentos se deberán entregar por separado en sobres cerrados con todas las
páginas foliadas consecutivamente en orden ascendente, con un índice que contenga una
relación de todos los capítulos que integran la oferta, señalando el número de página
donde se localizan. Si se presenta diferencia entre la versión digital y la versión escrita
prevalecerá la información y documentos del escrito.
Cada sobre deberá encontrarse marcado con la siguiente información:
5
Señores CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR COMPENSAR Sr. RAFAEL ENRIQUE OCHOA PINZÓN Compras y Abastecimiento Av. 68 No. 49A-47 Bloque F, Piso 4 Bogotá ASUNTO: PROCESO DE SELECCIÓN PARA CONTRATAR MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO CON SUMINISTRO DE REPUESTOS DE EQUIPOS DE AIRE ACONDICIONADO, CHILLER, EXTRACCIÓN Y VENTILACIÓN MECÁNICA SEDES Y CONVENIOS DE COMPENSAR CCF El proponente deberá elaborar la cotización de acuerdo con lo establecido en la presente invitación anexando la documentación exigida totalmente legible.
No se aceptarán cotizaciones cuyos documentos que sean objeto de evaluación y
calificación presenten tachaduras, raspaduras y/o enmendaduras, salvo que las mismas
sean refrendadas por el proponente al margen de este o en documento aparte anexo a la
cotización.
Si algún proponente considera que debe destacar algunos detalles o información
relevante para la evaluación de la cotización debe hacerlo expresamente y por escrito.
No se aceptarán cotizaciones complementarias o modificaciones que fueren presentadas
con posterioridad a la fecha y hora límite de presentación de las cotizaciones.
Cuando se exija suministro de información o documentos, estos deberán ser entregados
dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud.
La cotización deberá llevar la firma de la persona que actúe como representante legal,
apoderado o quien haga sus veces.
Los ítems y valor total deben ser cotizados en pesos colombianos discriminando el IVA y
relación de porcentaje de descuento por pronto pago si aplica.
Serán de la exclusiva responsabilidad del oferente los errores u omisiones en que incurra
al indicar los costos o valores unitarios y totales en su cotización, debiendo asumir los
mayores costos o pérdidas que se deriven de dichos errores u omisiones. COMPENSAR
no reconocerá ningún valor adicional por conceptos no incluidos en la cotización.
6
Si COMPENSAR lo estima conveniente, como resultado de las solicitudes de aclaración
o de oficio, podrá modificar los presentes términos, mediante adenda que se enviará a
las personas invitadas a presentar cotización.
La presente invitación y los documentos que se produzcan en desarrollo de la misma no
implican la realización de una cotización para contratar ni crean la obligación de aceptar
cualquiera de las cotizaciones presentadas o asumir cualquier otra obligación. Este
documento es una mera invitación a cotizar.
Las personas jurídicas extranjeras, deberán acreditar en el país un apoderado o agencia
domiciliada en Colombia debidamente facultado para presentar la cotización y celebrar el
contrato; así como para representarlas judicial y extrajudicialmente; o tener establecida o
establecer sucursal en Colombia, en los casos de ley.
La cotización deberá presentarse en español; sin embargo, si algunos de los documentos
incluidos corresponden a publicaciones o manuales técnicos que no se editan en español,
podrán estos presentarse en inglés.
En caso de consorcio o unión temporal cada una de las personas jurídicas que integren
una u otra, deberá tener capacidad legal para presentar la cotización y cumplir cada uno
de los requisitos legales para participar en el proceso de selección. Se debe especificar
la participación, aportes y responsabilidad de cada uno de los miembros del consorcio o
unión temporal.
El proponente deberá anexar los siguientes documentos:
SOBRE N° 1
Documentos Requeridos
1
Resumen Ejecutivo que debe contener: Nombre de la empresa, Dirección de oficina principal, Información de contacto, experiencia, clientes principales y tres referencias comerciales. Mayor descripción en punto 3. RESUMEN EJECUTIVO
2 Carta de aceptación del RFQ y minuta propuesta firmada por representante Legal. Se adjunta carta modelo. Anexo 3. Carta de aceptación de términos de referencia
3 Certificado de Existencia y Representación Legal con una expedición no mayor a un (1) mes a la presentación de la cotización, cuando el proponente sea persona jurídica.
7
4
Certificado, extracto o copia del acta de asamblea, junta de socios y/o junta o consejo directivo, en donde conste la autorización dada al representante legal para comprometer a la sociedad en caso de adjudicación del contrato y presentación de la cotización, de ser necesario, según sus estatutos.
5 RUT de la persona jurídica con la actualización de la última actividad económica. Año de impresión 2019.
6 Fotocopia de la cédula de ciudadanía de representante legal o quien haga sus veces, ampliada al 150%
7
Certificación expedida por el Revisor Fiscal o el Representante Legal o quien haga sus veces, donde conste que se encuentra al día en el pago de seguridad social integral de sus trabajadores de los seis (6) últimos meses, cuando el proponente sea persona jurídica.
8 Certificado de avance de implementación del SGSST emitido por la ARL o Evaluación Inicial del SGSST del estado de implementación.
9
Copia de los estados financieros comparativos y con notas con corte a 31 de diciembre de 2017 y 2018. El balance se debe presentar de conformidad con el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, sobre balances certificados, para su validez debe estar suscrito por el Representante Legal del Proponente y por el Contador Público, bajo cuya responsabilidad se haya preparado e incluir la declaración de que las afirmaciones contenidas en el balance se han verificado previamente conforme al reglamento y las mismas se han tomado fielmente de los libros.
10 Relacionar todos los aspectos que se requieren para evidenciar la experiencia de los cotizantes en mínimo dos certificaciones. Mayor descripción en punto 5. EXPERIENCIA DEL PROPONENTE
11 Propuesta Técnica, de acuerdo con lo solicitado en el Anexo 5. Especificaciones técnicas Aires Acondicionados
12 Fichas técnicas y hojas de seguridad en caso de uso de sustancias químicas.
13 Carta de representación de la(s) marca(s) en Colombia.
SOBRE N° 2
8
Documentos Requeridos
1 Cotización de acuerdo con lo definido en los requisitos técnicos y con los documentos soporte, en formato del Anexo 4. Cotización del proveedor.
2
Póliza seriedad de la oferta (Habilitante). El PROPONENTE deberá adjuntar una garantía de seriedad de la oferta a favor de CCF COMPENSAR que ampare un valor equiválete al 10% del valor de su cotización y una vigencia mínima de tres meses (3) contados a partir de la fecha límite de la recepción de las cotizaciones. En el evento de ampliarse el término, se informará a los proponentes con el fin de que amplíen la vigencia de la garantía. Cuando la garantía sea insuficiente o no esté debidamente constituida, CCF COMPENSAR requerirá al oferente para que proceda a su corrección dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de solicitud. Si el oferente no la corrige en el término señalado, no será considerada su cotización.
TODA INFORMACION ADICIONALES DEBE VENIR ESCANEADA EN UNA CARPETA
QUE SE NOMBRE VALORES AGREGADOS.
Si hubiere enmendaduras, únicamente serán consideradas si vienen expresamente
señaladas en la oferta y aclaradas con firma del proponente.
Los casos en que la cotización no esté acompañada por todos los documentos exigidos y
que sean subsanables, COMPENSAR requerirá por escrito al proponente quien deberá,
dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud en tal sentido,
suministrar los documentos requeridos; si no lo hiciere dentro del término establecido, la
cotización no será considerada.
Serán subsanables aquellos documentos que no modifiquen los valores de la oferta, ni
las condiciones técnicas de la misma.
Con la presentación de la cotización el proponente manifiesta haber dado cumplimiento a
todas las condiciones legales requeridas para presentar y contratar, tales como existencia,
representación legal, no estar incurso en inhabilidades y aceptará las responsabilidades
que se desprendan del incumplimiento a lo manifestado, con la consecuente
indemnización.
Para la presentación de la cotización deberá tenerse en cuenta que COMPENSAR exige
que el proponente sea fabricante del Producto cotizado o Representante o Distribuidor
9
Autorizado de éste, condiciones estas que deben acreditarse con los documentos legales
respectivos.
El proponente manifestará la organización con que cuenta en la ciudad de Bogotá, para
proporcionar el soporte técnico, suministro de repuestos, instalación, reparación y demás
obligaciones que exige COMPENSAR, según lo aquí estipulado. En caso de que no la
tenga en el momento de presentar la cotización, deberá indicar la organización con la cual
cumplirá con los requerimientos mencionados, en el evento de salir seleccionado, para
proporcionar soporte técnico, repuestos, instalación, reparación y demás obligaciones que
exige COMPENSAR.
No se aceptará que la solución de un punto sea referida a catálogos o publicaciones del
fabricante incluidas en la cotización, sin que previamente se haya dado una explicación
clara y concreta en el texto mismo de la respuesta.
El proponente deberá responder y documentar todas y cada una de sus respuestas de
acuerdo con lo establecido en este documento y en ESTRICTO ORDEN, según la
numeración de los presentes términos, en el formato definido para las respuestas a los
servicios.
Cuando haya discrepancias entre una respuesta punto a punto de los capítulos
mencionados en este documento, con los anexos correspondientes a los mismos
capítulos, prevalecerá la respuesta punto a punto.
1.3.2. Intención para Cotizar
Los proponentes deben informarnos de su intención de hacer una cotización vía e-mail a
reochoap@compensar.com antes del día 05 de julio de 2019 adjuntando los
siguientes documentos:
• Anexo 1. FOR-PRC-019 Acuerdo de confidencialidad firmado por el
representante legal.
• Carta de intención de participación firmada por el representante legal.
10
1.3.3. Lugar y Fecha para la Recepción de Cotizaciones.
Las ofertas se recibirán según las instrucciones de SOBRE N°1 Y SOBRE N°2 en la oficina
de Compras y Abastecimiento ubicada en la AV. 68 No. 49A-47 Torre F, Piso 4 el día 26
de julio de 2019 a las 5:00 pm como plazo máximo.
1.3.4. Respaldo de la cotización y equipo de trabajo (si hubiera lugar a ello)
La estructura organizacional debe contar con un Gerente del Proyecto por parte del
Proponente el cual debe ser el canal directo de comunicación y debe contar con
experiencia en la ejecución de proyectos.
El Proponente, debe anexar el organigrama del proyecto y estar en capacidad de
conservar el equipo de trabajo presentado en la presente cotización, durante todo el plazo
de ejecución del contrato, en caso de cambios, éstos deben ser previamente autorizados
por COMPENSAR.
1.3.6. Aclaraciones y/o Modificaciones.
El proponente, podrá solicitar información aclaratoria relacionada con el contenido de este
documento y deberá hacerlo por correo electrónico, dirigiendo su comunicación a las
siguientes direcciones: reochoap@compensar.com
Solicitudes de aclaración dentro de los dos (2) días hábiles contados a partir de la fecha
límite para solicitar información aclaratoria.
Las aclaraciones o modificaciones que surjan se considerarán parte integrante de este
documento y serán puestas en conocimiento de todos los invitados al proceso.
Las preguntas que no estén respondidas antes de la fecha límite de esta solicitud no
significan una extensión a cualquier Proponente. Las preguntas dirigidas COMPENSAR a
través de cualquier otra vía que la requerida no será reconocida ni respondidas.
1.3.7. Estudio de la Cotización y Evaluación.
Durante el período de estudio de la cotización, COMPENSAR podrá solicitar a los
proponentes las aclaraciones y explicaciones que estime necesarias sin que por ello el
proponente pueda adicionar o modificar las condiciones de su cotización, las
11
modificaciones solo se podrán hacer durante el período de negociación. Las solicitudes
COMPENSAR y las respuestas de los Proponentes deberán constar por escrito.
El proponente deberá dar respuesta a estas solicitudes dentro de los dos (2) días hábiles
siguientes al recibo de la comunicación.
1.3.8. Excepciones Técnicas o Económicas.
El proponente podrá presentar excepciones técnicas o económicas siempre y cuando no
impliquen condicionamiento para la selección.
1.3.9. Causales de rechazo y eliminación de la propuesta.
Las cotizaciones se rechazarán y no serán evaluadas o se eliminarán en cualquiera de
los siguientes eventos:
a) Cuando la cotización no esté relacionada directamente con el objeto de los presentes
términos de referencia.
b) Cuando la cotización no contenga el valor de lo ofertado.
c) Cuando la cotización haya sido presentada fuera del término o en otro lugar fuera del
indicado.
d) Cuando se compruebe que hubo acuerdo de dos o más proponentes para perjudicar a
terceros.
e) Cuando el proponente haya tratado de inferir, influenciar o informarse indebidamente
sobre el análisis de las cotizaciones.
f) Cuando se compruebe que el proponente se encuentra incurso en alguna de las
causales de inhabilidad e incompatibilidad definidas por la ley.
g) Cuando vencido el plazo para subsanar las deficiencias formales de los documentos
exigidos, el proponente no los corrija o no responda las aclaraciones solicitadas por
COMPENSAR.
h) Cuando una vez verificada la información suministrada por el proponente no se ajuste
a la realidad.
12
i) Cuando la cotización sea firmada por una persona diferente al proponente o a su
representante, según el caso, o cuando no se encuentre firmada.
j) Cuando el proponente no tenga la capacidad residual de contratación exigida para
cumplir con el objeto de la invitación.
k) Cuando se compruebe que el proponente incumplió con el acuerdo de confidencialidad.
La decisión de rechazo y/o eliminación se comunicará al proponente por escrito.
1.3.10. Cumplimiento del Principio de Equidad.
Para efectos de la aplicación del principio de equidad, el proponente ya sea de origen
extranjero o nacional deberá adjuntar en su cotización, en forma total y absolutamente
explícita todos y cada uno de los elementos que se deban tener en cuenta para el objeto
de lo aquí solicitado, ya que de presentarse algún elemento adicional en el transcurso de
la ejecución del contrato, este deberá ser totalmente pagado por el proponente y sin
ningún cargo adicional para COMPENSAR.
Así mismo el proponente, debe informar en su cotización si la solución es implementada
en su TOTALIDAD con recursos propios de su compañía o va a subcontratar otra
compañía para realizar parte o la totalidad del proyecto, si este es el caso cómo van a
controlar la planeación, riesgos y garantía de calidad (Si a ello hubiera lugar)
1.3.11. Invalidez de Información Previa.
La información contenida en este documento sustituye totalmente aquella que pudiere
haberse suministrado por fuera de esta invitación.
13
1.3.12. Cronograma del proceso de selección.
Esta invitación a cotizar tiene previsto el siguiente cronograma que deberán cumplir los
proponentes interesados en ofertar.
FECHA DESCRIPCIÓN
INICIAL FINAL 27/06/2019 05/07/2019 Publicación de RFQ
27/06/2019 05/07/2019 Envío carta de intención de cotizar y acuerdo de
confidencialidad firmados por el representante
legal vía correo electrónico.
08/07/2019 19/07/2019 Realización visitas de inspección a las sedes
Compensar
22/07/2019 25/07/2019 Recibo de preguntas y envío de respuestas
sobre el RFQ por parte de los proponentes
26/07/2019 26/07/2019 Recibo de las cotizaciones de los
proponentes
29/07/2019 09/08/2019 Visitas de evaluación técnica
29/07/2019 16/08/2019 Proceso de habilitación jurídica, técnica y
económica
20/08/2019 23/08/2019 Sustentación de las cotizaciones en caso de
requerirse
09/09/2019 09/09/2019 Selección y notificación a proponentes
14
1.4.0 Preparación de la cotización:
Esta sección provee instrucciones específicas para la preparación de la cotización:
1.4.1 Preparación General.
a) No presentar copias impresas del capítulo administrativo, salvo la cotización, pólizas y
capitulo técnico.
b) Incluir una tabla de contenido con números de página.
c) Las páginas se numerarán consecutivamente con números de página y sección.
d) La oferta económica y las pólizas deben venir firmadas y avalada por el representante
legal o apoderado.
1.4.3. Notificaciones Proceso de selección.
Durante y terminado el proceso de selección se enviarán los respectivos comunicados
informando a los proponentes que continúan y los que no continúan el proceso de
selección ,COMPENSAR se reserva el derecho de realizar procesos de retroalimentación
con los proponentes que no superaron el proceso de selección como resultado de la
evaluación integral.
2. CONTRATACIÓN
La forma del contrato será escrita en caso que de este proceso se decida realizar este
trámite. El proponente seleccionado deberá suscribir, perfeccionar y legalizar el contrato
dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación en tal sentido.
2.1. Garantías.
El proponente seleccionado deberá constituir en la compañía Liberty Seguros, a favor de
Compensar, garantías por los siguientes conceptos, valores y plazos en caso que
apliquen:
a) Póliza de cumplimiento en un veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y
vigencia igual a la del mismo y cuatro (4) meses más.
15
b) Póliza de calidad en un veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y vigencia
igual a la del mismo y cuatro (4) meses más.
c) Póliza de responsabilidad civil extracontractual en un veinte por ciento (20%) del
valor total del contrato y vigencia igual a la del mismo y cuatro (4) meses más.
d) Póliza de pago de salarios y prestaciones sociales en un quince por ciento (15%)
del valor total del contrato y vigencia igual a la del mismo y tres (3) años más.
Estas garantías deberán constituirse antes de los cinco (5) días hábiles siguientes a la
fecha de la firma del contrato y requerirá aprobación por parte COMPENSAR.
El proponente deberá reponer las garantías cuando el valor de las mismas se vea afectado
por razón de siniestros. De igual manera, en el evento en que se aumente el precio del
contrato o se prorrogue su vigencia, deberán ampliarse o prorrogarse las correspondientes
garantías.
Si por alguna razón el Proponente no prorroga o amplia las garantías dentro del término
de tres (3) días hábiles contados a partir del recibo de la comunicación de COMPENSAR
en tal sentido, ésta podrá disponer que se prorrogue o amplíe a su favor, descontando el
valor de la prima correspondiente de las sumas que se adeuden al Proponente.
En caso de requerirse correcciones a las pólizas, el proponente dispondrá de dos (2) días
hábiles para tal efecto a partir de la fecha en que este evento le sea comunicado.
2.2. Cláusula Especial.
El Proponente manifiesta bajo la gravedad del juramento, que se entenderá prestado con
la firma del contrato, que ninguna persona al servicio de COMPENSAR ha recibido ni
recibirá beneficio directo o indirecto resultante de la selección, celebración o ejecución del
mismo y acepta expresamente que la presente disposición es condición esencial del
contrato, por lo que su incumplimiento dará lugar a su terminación y a la aplicación de las
sanciones legales pertinentes.
16
2.3. Multas.
• Si el proponente incumple total o parcialmente alguna de sus obligaciones una vez
cumplido el plazo señalado, injustificadamente, pagará a COMPENSAR multas
sucesivas diarias equivalentes al tres por ciento (3%) del valor total del contrato, por
cada día de retraso. Si transcurridos veinte (20) días persiste el incumplimiento, se
considerará definitivamente incumplido el contrato, en cuyo caso, el proponente
pagará una multa adicional a las anteriores, del ciento (100%) del valor del contrato.
• Con el proponente elegido se acordará un cronograma de actividades, dichas
actividades se vincularán con porcentajes de pago del contrato, dichos pagos se
realizarán contra entregables y previa autorización por parte de los supervisores del
contrato, las partes acordarán multas referentes al incumplimiento por parte del
proponente frente al incumplimiento en las fechas acordados y la calidad de los
mismos.
Nota aclaratoria. Las multas se pagarán sin perjuicio del cumplimiento de la obligación
principal y del cobro de la cláusula penal pecuniaria, a juicio de COMPENSAR. El valor de
estas multas podrá descontarse directamente al PROPONENTE, de las sumas que le
adeude COMPENSAR por cualquier concepto.
2.4. Condición de Modificación.
Teniendo en cuenta que COMPENSAR es una Caja de Compensación Familiar sometida
a control y vigilancia del Estado, en el evento en que éste modifique las leyes y decretos
reglamentarios que rigen el funcionamiento de las Cajas o la Superintendencia del
Subsidio Familiar dicte normas que las afecten o adopte decisiones que incidan en la
ejecución del presente contrato, El Proponente se obliga a sujetarse a las nuevas
disposiciones y requisitos que se establezcan, incluyendo la rescisión o terminación del
contrato, si a ello hubiere lugar.
2.5. Conflicto de Intereses.
Las partes declaran no estar comprometidas en conflicto de intereses, de conformidad con
lo previsto en el artículo 23 de la Ley 789 de 2002.
2.6. Inhabilidades e Incompatibilidades.
17
Las partes manifiestan que no se encuentran incursas en alguna de las inhabilidades o
incompatibilidades para suscribir el presente contrato.
No podrán presentar ofertas ni suscribir el correspondiente contrato las personas que se
encuentren incursas en cualquiera de las causales de inhabilidad señaladas en la
Constitución Política, en la Ley, en lo relativo a las contempladas en el estatuto de
Compensar y en las normas aplicables, particularmente en el Decreto 2463 de 1.981. Los
proponentes deberán manifestar expresamente y bajo juramento que no se hallan incursos
en ellas, el cual se entenderá prestado con la firma de la oferta y la presentación junto con
la propuesta de una carta haciendo referencia a este punto.
Cuando se compruebe que el proponente no informó la existencia de hechos constitutivos
de inhabilidad o incompatibilidad, COMPENSAR desestimará la propuesta.
2.7. Solución de Controversias.
Las partes acuerdan que en caso de suscitarse diferencias en relación con la ejecución o
interpretación del presente contrato, las mismas convienen en prever todos los medios
para resolver amistosamente, sin litigios, cualquier controversia. En caso de no llegar a un
acuerdo, las partes convienen utilizar los mecanismos de arreglo directo como la
transacción y la conciliación, de no llegar a un acuerdo las partes, transcurridos treinta (30)
días hábiles, acudirán ante un árbitro designado por la Cámara de Comercio de Bogotá, el
cual fallará en derecho, de conformidad con la normatividad aplicable a la materia.
2.8. Confidencialidad.
El presente contrato será desarrollado por el proveedor bajo parámetros de
confidencialidad absoluta. En consecuencia, ninguna información relacionada con
COMPENSAR con sus actividades, obtenida en forma directa o indirecta, será divulgada
o discutida con personas distintas de las indispensables para que el proveedor cumpla con
el objeto del presente contrato. Las obligaciones de confidencialidad establecidas en este
contrato sobrevivirán a la terminación del mismo.
2.9. Obligaciones de las Partes Frente a la Información de Carácter
Confidencial.
18
Las partes se abstendrán de divulgar cualquier información de carácter confidencial que
conozcan o intercambien con ocasión del presente contrato, calificada como secreto
empresarial, de conformidad con los artículos 260 y subsiguientes de acuerdo de
Cartagena, Decisión 486 de 2000, el artículo 308 del Código Penal y demás normas que
regulan la materia.
Por lo tanto, tomarán todas las medidas necesarias para que la información no llegue a
terceros bajo ninguna circunstancia y se obligan a no utilizarla para algún objeto diferente
al de adelantar las tareas que se deriven directamente del cumplimiento del presente
contrato. Cada parte deberá asegurarse que la información protegida no sea revelada o
distribuida por sus empleados o agentes, contraviniendo las disposiciones de este
contrato.
2.10. Confidencialidad en el proceso de selección.
El presente proceso será desarrollado por el proveedor bajo parámetros de
confidencialidad absoluta. En consecuencia, ninguna información relacionada con
COMPENSAR con sus actividades, obtenida en forma directa o indirecta, será divulgada
o discutida con personas distintas de las indispensables para que el proveedor cumpla con
el proceso. Se debe diligenciar el Anexo 1. FOR-PRC-019 Acuerdo de confidencialidad.
2.11. Supervisión.
Desde el momento de la adjudicación de la presente invitación y hasta que se liquide el
contrato, COMPENSAR ejercerá la supervisión, control y vigilancia de la ejecución de las
obligaciones a cargo del proponente adjudicatario contenidas en el contrato que se
suscriba, a través del interventor delegado para tal efecto.
En cualquier caso COMPENSAR se reserva el derecho de contratar una supervisión o
interventor externo si así lo considera pertinente.
2.12. Cesión.
COMPENSAR puede ceder el contrato completa o parcialmente, EL PROPONENTE se
obliga a no ceder el contrato, sin la autorización previa y escrita de COMPENSAR.
19
2.13. Apoderado.
Durante la vigencia del contrato, EL PROPONENTE mantendrá constituido en Colombia
un apoderado general o un representante con facultades para representarlo judicial y
extrajudicialmente en todo lo relacionado con el desarrollo del mismo.
2.14. Exclusión de Relación Laboral.
Las partes dejan expresa constancia que por este contrato no se constituye vínculo laboral
alguno entre COMPENSAR y los trabajadores que EL PROPONENTE ocupe para el
cumplimiento del objeto contractual. EL PROPONENTE dispone de autonomía y libertad
técnica, administrativa y directiva para la ejecución del contrato y será el único responsable
por la vinculación del personal, la cual realizará en su propio nombre, por su cuenta y
riesgo, sin que COMPENSAR, adquiera responsabilidad alguna por tales actos o contratos.
2.15. Acta de Recibo Definitivo.
Dentro del mes siguiente a la fecha contractualmente pactada para la entrega final se
suscribirá acta de recibo definitiva. Para el efecto se tendrá en cuenta lo consignado en
cada una de las actas de aceptación de los equipos y servicios a satisfacción de
COMPENSAR. El acta deberá ser suscrita por las partes contratantes y el supervisor del
contrato.
2.16. Gastos a Cargo del Proponente.
Serán por cuenta de EL PROPONENTE el valor de las primas de las garantías y de
ampliación, prórroga o modificación por causas imputables a él, así como el pago del cien
por cien (100%) del impuesto de timbre, el cual será descontado directamente por
COMPENSAR en el momento de la cancelación de la primera o única cuenta, según sea
el caso.
2.17. Domicilio.
Para todos los efectos, las partes acuerdan la ciudad de Bogotá D.C. como domicilio
contractual.
20
3. RESUMEN EJECUTIVO.
Esta sección requiere la siguiente información del proveedor:
a) Nombre de la empresa
b) Dirección de oficina principal
c) Información de contacto
d) Presencia Web
e) Experiencia
f) Clientes principales
g) Competidores principales
h) Diferenciadores principales de los competidores
i) Referencias.
4. REQUERIMIENTOS.
Los requerimientos de este RFQ se encuentran descritos a continuación:
4.1. Requerimientos (Relación de Anexos)
Anexo 1. FOR-PRC-019 Acuerdo de confidencialidad
Anexo 2. EST- PRC-001 Estándar de riesgos para la contratación
Anexo 3. Carta de aceptación de términos de referencia
Anexo 4. Cotización del proveedor
Anexo 5. Especificaciones técnicas Aires Acondicionados
Anexo 6. Listado equipos sedes propias y externas
Anexo 7. Preguntas RFQ
21
Anexo 8. Minuta proforma
Anexo 9. Formato Experiencia del proponente
5.0. EXPERIENCIA DEL PROPONENTE
Esta sección sugiere relacionar con la suficiente información el grado de cumplimiento de
cada punto, de tal forma, que permita tener una clara visión de su nivel de madurez en la
implementación de proyectos de seguridad en redes corporativas con condiciones
similares a las expuestas en la presente cotización, clientes representativos, mejores
prácticas y cumplimientos normativos o de ley
EXPERIENCIA
1
Relacionar todos los aspectos que se requieren para evidenciar la
experiencia de los proponentes – Anexo 9. Formato Experiencia del
proponente
La no presentación de estas certificaciones no será subsanable y dejará la cotización
descalificada. Es necesaria la presentación de certificaciones escritas.
La evaluación de las visitas a clientes hará parte de este punto. COMPENSAR se
reserva el derecho de contactar y visitar a clientes que no estén incluidos en la lista
entregada por el proveedor
6.0. COSTOS
6.1 PRECIO DE LA COTIZACIÓN
COMPENSAR solicita ofertas a precios FIJOS NETOS, es decir, después de descuentos, incluidos todos los equipos, elementos y servicios solicitados en este documento, en moneda legal colombiana, en todo caso este valor debe incluir el IVA y
22
demás impuestos a que haya lugar, costos de transporte y todos aquellos valores directos e indirectos que se vean involucrados en el proceso.
6.1. CONSIDERACIONES.
• En el evento en el que el Proponente no discrimine el IVA y los elementos ofrecidos
causen dicho impuesto, COMPENSAR los considerará incluidos en el valor total de la
cotización.
• Los valores presentados en pesos se cotizarán en números enteros sin incluir
decimales. En este caso COMPENSAR se reserva el derecho, de ajustar al peso por
exceso o por defecto.
• La cotización deberá ser expresa en valores unitarios.
7.0. ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD.
El Anexo 1. FOR-PRC-019 Acuerdo de confidencialidad hace parte del proceso de selección y
debe ser enviado con la intención a cotizar, el no enviar el acuerdo de confidencialidad firmado
descalificara el proponente para continuar en el proceso de selección.
8.0. OTROS ASPECTOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN
8.1. Diligenciamiento de Requerimientos Funcionales y Técnicos: El proveedor
deberá presentar diligenciadas las listas y anexos que contienen los
requerimientos funcionales solicitados en los actuales RFQ.
top related