auditoria nocturna - gob
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Auditoria Nocturna 6° SEMESTRE
Créditos
Jesús Eduardo García Rojas Cándido Osornio Vázquez Dulce Guadalupe González López Coordinación Subdirección de Capacitación para el Trabajo Dirección de Planeación Académica
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Contenido INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................... 3
CORTE 1: EXPLICA LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA NOCTURNA ......................... 4
Conocimientos previos ......................................................................................................................... 5
Contenidos y actividades ..................................................................................................................... 6
Deontología de “Auditor Nocturno” ................................................................................................ 6
¿Quieres conocer más? ....................................................................................................................... 11
Fuentes consultadas............................................................................................................................ 12
CORTE 2: REALIZA LOS REGISTROS CONTABLES ................................................................ 13
Conocimientos previos ....................................................................................................................... 14
Contenidos y actividades ................................................................................................................... 15
Estados de Cuenta .......................................................................................................................... 15
Cuenta Maestra .............................................................................................................................. 19
¿Quieres conocer más? ....................................................................................................................... 27
Fuentes consultadas............................................................................................................................ 28
CORTE 3: ELABORA LA HOJA DE TRANSCRIPCIÓN .............................................................. 29
Conocimientos previos ....................................................................................................................... 30
Contenidos y actividades ................................................................................................................... 31
Reportes Departamentales.............................................................................................................. 31
Hoja de Transcripción .................................................................................................................... 31
¿Quieres conocer más? ....................................................................................................................... 52
Fuentes consultadas............................................................................................................................ 53
EVALUACIÓN FINAL ..................................................................................................................... 54
INTRODUCCIÓN
Este material constituye un apoyo para el momento de contingencia COVID-19 que se está viviendo
en el país y tiene la intención de contribuir a que logres los aprendizajes esperados en los cortes I,
II y III de la asignatura de “Auditoria Nocturna “
En esta guía se desarrollan los contenidos más importantes para los cortes I, II y III del programa
de estudios de la asignatura Auditoria nocturna, teniendo como propósito facilitar el aprendizaje de
los estudiantes, encauzar sus acciones, reflexiones y proporcionar situaciones en las que
desarrollará las competencias; entendiéndose por estás a la combinación integrada de
conocimientos, habilidades, actitudes y valores que permiten el logro de un desempeño eficiente,
autónomo, flexible y responsable del individuo en situaciones específicas y en un contexto dado.
El objetivo de esta guía es que realices estados de cuenta, cuenta maestra, reportes
departamentales, registros contables y la utilidad de la hoja de transcripción, que te permitirá tener
una visión más amplia sobre las funciones e importancia del auditor nocturno en las instalaciones
de un hotel.
Por lo anterior, es importante conocer básicos de la organización, características y procedimientos
que se llevan a cabo en el departamento de Auditoría Nocturna; para supervisar el corte de caja de
los diferentes departamentos productores de ingresos; supervisar el cobro de las tarifas autorizadas
por el establecimiento de todos los servicios que ofrece; elaborar la hoja de transcripción, lo anterior
de manera ordenada, asertiva y responsable, en establecimientos de hospedaje.
Para lograr el desarrollo de los contenidos esenciales de esta guía, te proponemos diversas
actividades, que te permitirán alcanzar los aprendizajes esperados como si estuvieras en el salón
de clases.
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CORTE 1: EXPLICA LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA NOCTURNA
Explica los procedimientos de Auditoría Nocturna Propósito: Al término del corte, el estudiante será capaz de explicar el proceso de trabajo del auditor nocturno en un establecimiento de hospedaje, para desempeñar su trabajo con eficiencia.
Contenidos específicos
Aprendizajes esperados.
Deontología de “Auditor nocturno”
1. Funciones.
2. Características.
3. Relación con otras áreas de
contabilidad y recepción.
Terminología contable.
1. La cuenta.
2. Teoría de la partida doble.
3. Naturaleza de los saldos.
Explica las funciones y características
del auditor nocturno, así como su
relación con otros departamentos, para
identificar su importancia en un
establecimiento de hospedaje.
Explica los conceptos más comunes de
área de contabilidad, tales como: cargo,
abono, saldo deudor, saldo acreedor,
ajuste, traspaso, arqueo de caja,
cuenta, liquidación, para aplicarlos al
realizar la auditoría nocturna.
Conocimientos previos
Lee con atención las siguientes afirmaciones y marca con una X si son verdaderas o falsas:
Preguntas Verdadero Falso
Los impuestos que se cobra en un
establecimiento de hospedaje son el
Impuesto Sobre la Renta (ISR) e Impuesto
Sobre Hotel (ISH).
La cortesía es un aspecto de calidad de
servicio de un huésped.
Las funciones de un concierge es la
administración de un hotel.
En un hotel de cobra la estancia por día
El check out es el registro de llegada de un
huesped a un hotel.
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Contenidos y actividades
Deontología de “Auditor Nocturno”
Características del auditor nocturno.
• Tener conocimientos de administración hotelera, contabilidad pública, administración de
empresas.
• Conocimientos de contabilidad, auditoria y administración hotelera.
• Experiencia laboral de auxiliar de contabilidad o auditor.
• Ser dinámico.
• Buena presentación.
• Responsable.
• Cordial y amable.
• Disponibilidad para trabajar en la noche.
Funciones del auditor nocturno:
• Verificar informes departamentales contra cuentas de huéspedes.
• Comprobar que las cuentas de recepción correspondan a los huéspedes que se encuentren
en el hotel.
• Determinar diferencias, analizarlas y corregir.
• Separación de ingresos por departamento.
• Realizar informe de los ingresos al departamento de contabilidad.
• Obtener el balance de todos los movimientos del día.
Responsabilidades:
• Descartar la lectura de los movimientos realizados durante el día a la máquina de auditoría.
• Comprobar que las modificaciones realizadas en el libro de cambio de la recepción se
encuentren en los estados de cuenta.
• Imprimir las lecturas finales de la máquina en el reporte de ventas.
• Elaborar reportes de saldos.
• Revisar los ingresos de los diferentes departamentos.
El desarrollo del trabajo del auditor nocturno es la realización durante la noche, para elaborar reportes, supervisar y controlar la contabilidad del hotel. Analiza las operaciones de ingresos por ventas.
El organigrama de un hotel podría ser el siguiente.
Terminología contable
La cuenta de un hotel Es el registro de operaciones de cargos que realiza un huésped en un hotel, en donde se ve el costo de la habitación, consumos de alimentos y bebidas, otros servicios que les brinda como; lavandería, spa, taxi, evento, entre otros. Teoría de partida doble Es la operación contable que se realiza por medio de asientos. Tienen la naturaleza: él debe y haber. Son las entradas (debe) la suma de dinero, que conlleva a una operación de salida (haber) resta de dinero en una operación. Cargo Es un pago que debemos atender o una disminución de los fondos. Son movimientos que se anotan en el Debe de una cuenta de un huésped. Abono El pago que se realiza por un servicio y/o producto de un hotel. Se anota en el Haber. Saldo Es la cantidad de dinero que debe un huésped a un hotel por el servicio prestado en un tiempo determinado. Se pueden obtener dos tipos de saldos que aparecen en la cuenta de un huésped: el saldo acreedor, cuando los depósitos son mayores a los gastos de un huésped. En cuanto al saldo deudor son los pagos que debe realizar un cliente.
Director general
Subgerente ejecutivo
Matenimiento AlmacenRelaciones
publicasContralor general
Credito y cobranza
Contador
Auditoria noctirna
Gerente de alimentos y
bebidas
Gerente de recursos humanos
Gerente de ventas
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Ajuste Este se da cuando se realiza se realiza el cierre de una operación, en especial cuando se hace el check out de un huésped. Traspaso Son los movimientos que se realiza en una cuenta ya sea para abonar o cargar un saldo de un huésped. Arqueo de caja Es el cierre del ejercicio contable que se hace en la caja al término de un turno, todos los movimientos que se realizan, reportando en un reporte de caja.
Actividad 1
Auditor Nocturno Pon una X las actividades y características de un Auditor Nocturno. ( ) Hacer la limpieza de las habitaciones. ( ) Organiza al personal de recepción. ( ) Analiza las entradas de dinero que hay en el hotel. ( ) Realiza el reporte de entrada de huéspedes. ( ) Realiza las reservaciones de un huésped en un teatro. ( ) Lleva relación directa con el contador para verificar las cuentas del hotel. ( ) Verifica las tarifas de los huéspedes. ( ) Tiene conocimientos de cocina y mantenimiento. ( ) Su jornada laboral es en el turno nocturno
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Actividad 2
Terminología de un auditor nocturno Relaciona las dos columnas indicando la definición adecuada.
Cuenta Es el registro que debe hacer un huésped por un servicio.
Saldo Son los movimientos que se realizan en una cuenta, para el pago de los servicios que se presta en un hotel.
Cargo Es el documento que se le da a un huésped, indicando lo que debe en el hotel.
Debe Es la entrada de dinero que hay en una cuenta.
Ajuste Es el monto total que debe un huésped.
¿Quieres conocer más?
Mundo de la hotelería. https://hotelperunews.com/historias-de-hoteleros-cesar-ritz-el-pionero-de-la-hoteleria-de-lujo-moderna/ Auditor nocturno https://www.youtube.com/watch?v=U2C7L0qEM6A Administración hotelera https://cedocvirtual.sectur.gob.mx/janium/Documentos/002208Pri0000.pdf
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Fuentes consultadas
Gómez, Aquino Javier, Organización Contable en la Industria Hotelera, Edit. ECASA,
México 2009
Báez, Casillas Sixto Hotelería. Grupo Editorial Patria, Mexico.
W.,Latin Gerald Administración moderna de hoteles y moteles Editorial Trillas,
México
http://tecnologosadmohotelerasenamelgar.blogspot.com/2010/09/perfil-del-auditor-
nocturno.html 28 de febrero del 2021, 20:00.
https://economipedia.com/definiciones/__trashed-4.html 28 de febrero 2021, 17:00
CORTE 2: REALIZA LOS REGISTROS CONTABLES
Realiza los registros contables Propósito: Al término del corte el estudiante será capaz de realizar los movimientos contables en el estado de cuenta y la cuenta maestra de los huéspedes en un establecimiento de hospedaje, a fin de brindar un servicio de calidad.
Contenidos específicos
Aprendizajes esperados.
Estado de cuenta
4. Ajustes
5. Traspasos
Cuenta maestra
4. Cuentas por cobrar
5. Cargos y abonos
6. Saldos deudores y acreedor
Realiza los movimientos de ajustes y
traspasos, así como determina saldos
en los estados de cuenta, para explicar
la importancia de realizar un registro
contable en un establecimiento de
hospedaje
Realiza movimientos de cuenta maestra
para explicar su importancia en un
establecimiento de hospedaje
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Conocimientos previos
Para que logres desarrollar los aprendizajes esperados correspondientes al corte es importante que
reactives algunos conocimientos; para ello, en la siguiente sopa de letras identifica las palabras que
se mencionan al final y haz una revisión de su significado.
AUDITOR CUENTA
AUDITORIA NOCTURNA CARGO
ABONO SALDO
SALDO DEUDOR SALDO ACREEDOR
MOVIMIENTO AJUSTE
TRASPASO ARQUEO DE CAJA
M P P E E O R E R O D I G E C R O C R
E S A L D O A C R E E D O R R A A O U
D Y E U N O E D I D E U J O J U D P R
U U C M D N G V A P Q N A A D U S A O
A R M A O I O E M A O J C I E U O A C
R R B A S Q T O O S N E T D N N L C U
A S I N S S C O L A D O O E T S U J A
D E A C O B A U R O R D E E H R D D Y
A C R E A A A O E I L O O M V R S P A
T R E E D H B U A A A D A T R S D D B
N U I O A A Q N S E P L N R U O E T A
E O S N O R O T L Z A A P A O N O A E
U A U A A C O G R A C S R S A A E A R
C N L N T C E S O A R D C P T R O I R
A O N U A S A C S A E N N A N A O A T
E D R A I E C J E S O N I S I C A U O
O N J T A B O N O O J Z A O D L D O N
A S U S O O T X O O A I T E S I E P D
Y N I L N R U N O T N E I M I V O M D
Contenidos y actividades
Estados de Cuenta Definición Es un documento que manejan los hoteles, el cual es emitido por los diferentes Departamentos de
consumo que maneja el hotel sobre los consumos de sus huéspedes, y que informa sobre los
movimientos, consumos y montos a pagar en relación a un crédito.
¿Quién elabora los estados de cuenta de un huésped?
El Cajero de Recepción es el responsable de controlar y cobrar todos los Estados de Cuenta de los
huéspedes, desde su llegada al hotel, hasta su salida, registrando todos los consumos efectuados
durante su estancia; proporcionando otros servicios inherentes tales como:
Cambio de tipo de moneda extranjera
Prestamos en efectivo tanto a huéspedes, como empleados del hotel
Cambio de cheques de viajero
Custodia de sus valores
Elaborar y verificar los reportes e información que debe proporcionar a sus compañeros de
trabajo de otros turnos y departamentos y a su inmediato superior.
También es responsable de mantener el perfecto orden el área en la que realiza sus funciones y actividades
Revisa todos los estados de cuenta, verificando que se encuentren con los cargos
correctos, tanto por renta de habitación como por consumo
Entrega el pase de salida cuando el huésped ha liquidado su cuenta
Elabora las facturas respectivas cuando se le solicite
Elabora el Estado de Cuenta del huésped
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Elabora los reportes respectivos (General de Caja de Recepción, Sobre de Concentración, etc.).
A continuación, se presentan los elementos enumerados que conforman el formato que utilizaremos para aprender a realizar el llenado del estado de cuenta:
DATOS PARA ELABORAR EL ESTADO DE CUENTA
1. Fecha de Salida 2. Fecha de Llegada
1 6 2 3 4 5 7
ESTADO DE CUENTA
Tarifa Neta____8_______ Extras________9_______ Continuación__10______ No Show_____11______ Folio________12______
FECHA
CLAVE
CARGO
ABONO
SALDO
13 14 15 16 17
Hora de llegada_______18____
CLAVES DIVERSAS A Ajuste B Bar H Habitación R Restaurante V Varios T Traspaso * Pago a cuenta I IVA SC Servicio a cuartos LD Larga distancia LT Lav. y Tintorería SA Saldo Anterior
Observaciones
19
Firma del huésped 20
Enviar cuenta a: _________________21_______ Autoriza ________________22________
3. Nombre del Huésped (empezando por apellido) 4. Número de personas entre paréntesis y separando adultos de los niños por medio de un guion) 5. Quién paga la cuenta (Same; AV; Compañía, etc.) 6. Tipo de Habitación (Tw, Ks, Jrs, Mts, Sp) 7. Número de habitación asignada 8. Tarifa de Habitación sin aplicar IVA 9. Nombre del grupo al cual pertenece el huésped 10. No. de Folio de continuación de su cuenta 11. Cliente con reservación, depósito y no se presentó al hotel 12. Número de Folio de tres dígitos 13. Fecha del servicio solicitado por el huésped 14. Clave diversa del servicio 15. Cantidad considerada como consumo del huésped 16. Cantidad a favor del huésped 17. Diferencia de los cargos menos los abonos 18. Hora de llegada del huésped al hotel (reloj de 24:00 horas) 19. Observación para informar al cajero del siguiente turno 20. Firma del huésped cuando liquida su cuenta 21. Empresa que se hace cargo de los consumos del huésped 22. Firma del cajero al pagar el huésped la cuenta
Recuerda que las tarifas netas de las habitaciones que estaremos ocupando para realizar las
actividades son las siguientes:
HABITACIONES TARIFA NETA.
SGL $ 1200.00
DBL $1500.00
TPL $1700.00
JRS $2000.00
MTS $3000.00
SP $7000.00
A) AJUSTE Definición Son bonificaciones por servicios no satisfactorios a los clientes, comensales, huéspedes o por error de los cajeros y se registran generalmente en la columna de Abono. A continuación se presenta un caso práctico para comprender el tema de Ajuste: Un huésped llego el 10 de abril y se fue el 16 del mismo mes, se le aplicó la tarifa de $ 1,500.00 más IVA durante toda su estancia, pero se le debió cobrar $ 1,200.00. Para resolver el cobro indebido es necesario realizar un AJUSTE, mediante el siguiente procedimiento: Cálculo del costo con tarifa incorrecta El huésped estuvo 6 noches, el IVA se calcula al 16%
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$1500.00 * 0.16 = $240.00 (Tarifa X IVA) = costo por día
1. Cálculo del precio de la habitación por noche $1500.00 + $240.00 = $1740.00
2. Cálculo del total a pagar $1740.00 * 6 = $10,400.00 Cálculo del costo con tarifa correcta $1200.00 * 0.16 = $192.00 (Tarifa X IVA) = costo por día
1. Cálculo del precio de la habitación por noche $1200.00 + $192.00 = $1392.00
2. Cálculo del total a pagar $1392.00 * 6 = $8,352.00
AJUSTE $10,400.00 - $8,352.00= $2,048.00 CANTIDAD QUE DEBE AJUSTARSE $ 2,048.00 B) TRASPASO Definición Es el movimiento contable que permite a un cliente, comensal o huésped ceder su saldo deudor o acreedor a otra persona por mutuo acuerdo. No olvides recordar las siguientes reglas en el TRASPASO:
1.- Si ambas cantidades están sin paréntesis, se sumarán, obteniendo un nuevo saldo deudor para el huésped. 2.- Cuándo una cantidad está entre paréntesis y la otra cantidad no, se restará el saldo que resulte, quedando con o sin paréntesis la cantidad que tenga mayor saldo. Si es mayor la cantidad a favor, se coloca el paréntesis, si es menor la cantidad, el resultado estará sin paréntesis. 3.- Si ambas cuentas están entre paréntesis se sumarán.
A continuación, se presenta un caso práctico para comprender el tema de Traspaso y la obtención del Saldo Final: La empresa Cristales finos S.A., realiza una reservación de dos habitaciones para dos de sus
colaboradores. El cuarto 509 está a nombre de Luis Fernández y la habitación 603 se le asignó al
sr. Rubén Acosta, ellos solicitan realizar el siguiente movimiento del cuarto 509, traspasar su saldo
al Cuarto 603 ¿Cuál será el nuevo saldo?, si la habitación 603 tiene saldo de $2,835.80 y el cuarto
509 de ($1,129.00).
La respuesta es la siguiente:
a) Tenemos el saldo del cuarto 603 de $2,835.80
b) Pasamos el saldo del cuarto 509 de ($1,129.00)
c) Realizaremos una resta $ 2,835.80 - $1,129.00
d) Obtenemos como resultado de la resta = $ 1,706.80
e) El nuevo saldo del cuarto 603 es de $ 1,706.80
Cuenta Maestra Definición También denominado Número de Cuenta (folio) válido por el hotel, permite capturar cargos por
concepto de rentas de habitaciones en forma grupal, así como cargos extras definidos en el
instructivo de grupo.
Todos los gastos (egresos) que se generan en el restaurante y en un hotel, así como todas las
entradas de dinero (ingresos) se deben registrar; a estos registros contables se les denomina
Cuenta.
La Cuenta permiten conocer la situación económica tanto del comensal en el restaurante, como del
cliente o huésped en el hotel, para lo cual los cajeros deben emplear dichos términos en el registro
de consumos en cada uno de los casos. A continuación, se te presentan algunos términos con sus
respectivos significados para aplicarlos en los procedimientos que abordaremos en el desarrollo del
tema.
REGISTROS CONTABLES: Son las anotaciones que modifican la situación de la cuenta, es decir,
aumenta o disminuye mediante la aplicación de la Teoría de la Partida Doble. Esta teoría nos dicta
que a todo cargo corresponde un abono en la misma proporción numérica.
CUENTA: Es el medio que se utiliza para llevar el registro y control de cada movimiento de entradas
y salidas de dinero por parte del cliente, comensal o huésped, en el restaurante u hotel. Para su
identificación utilizaremos el siguiente formato:
Fecha Concepto Cargo Abono Saldo
20
CARGO: Son las anotaciones numéricas que se realizan del lado izquierdo de la cuenta, y que son
consideradas como gastos o deudas por parte del cliente, comensal o huésped.
Fecha Concepto Cargo Abono Saldo
$
ABONO: Son las anotaciones numéricas que se realizan del lado derecho de la cuenta, y que
consideras como aquellas cantidades a favor del cliente, comensal o huésped.
Fecha Concepto Cargo Abono Saldo
$
SALDO: Es la diferencia aritmética del CARGO menos el ABONO
CARGO – ABONO = SALDO
SALDO DEUDOR: Es la cantidad que la persona le debe a la empresa (restaurante u hotel). Dicho
de otra manera, es cuando la suma de los Cargos (deudas) es mayor a la suma de los abonos (a
favor de la persona).
Fecha Concepto Cargo Abono Saldo
$ 100.00 $ 50.00 $ 50.00
SALDO ACREEDOR: Es la cantidad que la empresa (restaurante u hotel) le debe a la persona. Es
decir, es cuando la suma de los Abonos (a favor de la persona) es mayor a la suma de los Cargos
(deudas), el resultado en la calculadora será negativo, sustituyéndose por un paréntesis.
Fecha Concepto Cargo Abono Saldo
$ 50.00 $ 100.00 ($ 50.00)
Para repasar los aprendizajes realicemos un caso práctico utilizando el Formato Estado de Cuenta:
PRÁCTICA Elaboración de Estados de Cuenta, Registro de Cargos, Abonos, determinación de Saldos, Ajustes y Traspasos.
El Sr. Jorge Alcalá y Sra. Guadalupe Montes, procedentes de Ixtapa Zihuatanejo llegaron el día 20
de mayo a las 11:00 hrs. y se les asignó la habitación Ks 602, su estancia será por tres noches. El
folio es el 014, dejando un depósito de $3,800.00, el cliente informa que al término de su estancia
liquidará su cuenta con Tarjeta de Crédito expedida por Bancomer. El día de hoy realizó los
siguientes consumos: R $255.55, LD $143.90, SC $195.00 y R $235.90. Utilizando el Formato
Estado de Cuenta, ¿Cuál será el saldo al día 20 de mayo?
20 Mayo 2020 hab. Ks 23 Mayo 2020
Sr. Jorge Alcalá Número de pax: 2
ESTADO DE CUENTA
Tarifa Neta 1,500.00 Extras_______________ Continuación__________ No Show_____________ Folio 014
FECHA CLAVE CARGO ABONO SALDO
20 mayo 20 * ($3, 800.00) ($ 3,800.00)
20 mayo 20 H $1,500.00 ($2,300.00)
20 mayo 20 I $144.00 ($2,156.00)
20 mayo 20 R $255.55 ($1,900.45)
20 mayo 20 LD $143.90 ($1,756.55)
20 mayo 20 SC $195.00 ($1,561.55)
20 mayo 20 R $235.90 ($1,325.65)
El saldo al día de hoy 20 de mayo es de ($1,325.65)
Hora de llegada: 11:00 hrs.
Firma del huésped
_________________________________ Observaciones el cliente liquidará su cuenta con tarjeta de crédito Bancomer Enviar cuenta a
______________________________
CLAVES DIVERSAS A Ajuste B Bar H Habitación R Restaurante V Varios T Traspaso * Pago a cuenta I IVA SC Servicio a cuartos LD Larga distancia LT Lav. y Tintorería SA Saldo Anterior
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El saldo al día 20 de mayo es de $1,925.65 pesos a favor del huésped. El saldo que el huésped
depositó se considera un saldo acreedor ya que el cliente cuenta con dinero en ese momento con
el hotel, y los consumos se fueron restando de dicho depósito, comenzando con el cargo a la
habitación, seguido de sus consumos de ese día.
Actividad 1
Ajustes y Traspasos
Realiza los siguientes ejercicios conforme se solicitan:
A. El huésped llegó el 24 de mayo y salió el 28 del mismo mes, se le aplicó la tarifa de
habitación Tw triple más IVA durante su estancia, pero a partir de la segunda noche, se
debió aplicar la tarifa de habitación Jrs sencilla con IVA.
¿Qué cantidad se AJUSTARÁ? $______________________
B. El huésped llegó el 06 de Julio para permanecer 6 noches, se le aplica 6% de ajuste sobre
la tarifa de una Mts doble durante toda su estancia, sin incluir IVA.
¿Qué cantidad se AJUSTARÁ? $______________________
De las siguientes cuentas realiza las operaciones correspondientes para obtener el Traspaso y Saldo Final:
Cuenta 08325 Cuarto 501 Saldo 941.90
Cuenta 08355 Cuarto 408 Saldo (1,366.10)
Cuenta 08116 Cuarto 603 Saldo 2,835.80
Cuenta 08233 Cuarto 411 Saldo (2,145.80)
Cuenta 08416 Cuarto 612 Saldo 979.10
Cuenta 08433 Cuarto 410 Saldo 986.60
Cuenta 08455 Cuarto 509 Saldo (1,129.00)
Cuenta 08678 Cuarto 512 Saldo ( 2,296.20)
El cuarto 410 Traspasa su Saldo al Cuarto 501 Operación de Traspaso: ____________________ Saldo final: _________________________ El Cuarto 612 Traspasa su Saldo al Cuarto. 408 Operación de Traspaso: _____________________ Saldo final: _________________________ El Cuarto 512 Traspasa su Saldo al Cuarto. 411 Operación de Traspaso: _____________________ Saldo final: _________________________
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Actividad 2 Elaboración de Estados de Cuenta, Registro de Cargos, Abonos, determinación de Saldos,
Ajustes y Traspasos. El Sr. Luis Salas, procedente de Cancún, Quintana Roo, llegó el día de Ayer a las 16:20 hrs. para permanecer una noche, ocupando la habitación Jrs 517 con el folio 005. El saldo del día de ayer fue de: $955.80 y el día de hoy realizó los siguientes consumos: restaurante $235.90, lavandería y tintorería $325.00, servicio a cuartos $224.75, cargo por servicio de farmacia $413.90, servicio de Lada $123.80; el cliente solicita su saldo directamente en caja e indica que la liquidará en efectivo, para ello utilizaremos el siguiente formato:
SALDA LA CUENTA El saldo de la cuenta es de $ _________________
ESTADO DE CUENTA
Tarifa Neta___________ Extras_______________ Continuación__________ No Show_____________ Folio______________
FECHA CLAVE CARGO ABONO SALDO
Hora de llegada_______________
Firma del huésped
Observaciones El cliente paga en efectivo ______________________________ ______________________________ Enviar cuenta a: ______________________________
CLAVES DIVERSAS A Ajuste B Bar H Habitación R Restaurante V Varios T Traspaso * Pago a cuenta I IVA SC Servicio a cuartos LD Larga distancia LT Lav. y Tintorería SA Saldo Anterior
Actividad 3
Elaboración de Estados de Cuenta, Registro de Cargos, Abonos, determinación de Saldos,
Ajustes y Traspasos. Los Sres. Manuel Moreno y Pablo Montes llegaron el día de ayer a las 12:30 hrs., procedentes de la ciudad de Aguascalientes para permanecer cuatro noches; se les asignó las habitaciones Jrs 417 y 418 con los folios 010 y 011 respectivamente; ambos liquidarán en efectivo. El Saldo anterior del Sr. Moreno es de: $2,595.00; y del Sr. Montes de: ($1,355.50). El día 27 de mayo realizaron los siguientes consumos: Sr. Moreno: R $176.70, B$221.10, LD $155.90, LT 164.40, Taxi $250.00 y SC $165.70. Sr. Montes: LD $233.00, R $269.00, B $249.90, LD $118.00, Farmacia $267.50 y SC
$245.90. El día 28 de mayo a las 08:20 hrs. el Sr. Montes dejó el hotel y antes de salir se realizó un ajuste del 20% del consumo de restaurante por error del cajero y traspasa su cuenta al Sr. Moreno. Es importante considerar que para saldar la cuenta del Sr. Montes, debes obtener el Saldo de Hoy del Sr. Moreno.
SALDA LA CUENTA
ESTADO DE CUENTA
Tarifa Neta___________ Extras_______________ Continuación__________ No Show_____________ Folio______________
FECHA CLAVE CARGO ABONO SALDO
Hora de llegada_______________
Firma del huésped
Observaciones El cliente paga en efectivo ______________________________ ______________________________ Enviar cuenta a: ______________________________
CLAVES DIVERSAS A Ajuste B Bar H Habitación R Restaurante V Varios T Traspaso * Pago a cuenta I IVA SC Servicio a cuartos LD Larga distancia LT Lav. y Tintorería SA Saldo Anterior
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ESTADO DE CUENTA
Tarifa Neta___________ Extras_______________ Continuación__________ No Show_____________ Folio______________
FECHA CLAVE CARGO ABONO SALDO
Hora de llegada_______________
Firma del huésped
Observaciones El cliente paga en efectivo ______________________________ ______________________________ Enviar cuenta a: ______________________________
CLAVES DIVERSAS A Ajuste B Bar H Habitación R Restaurante V Varios T Traspaso * Pago a cuenta I IVA SC Servicio a cuartos LD Larga distancia LT Lav. y Tintorería SA Saldo Anterior
¿Quieres conocer más?
REGISTROS CONTABLES
https://www.youtube.com/watch?v=tWFQIr1phOg
AJUSTES Y TRASPASOS
https://www.youtube.com/watch?v=H4oiycKhUhA
CARGOS Y ABONOS (Partida doble)
https://www.youtube.com/watch?v=XfoHLDoq5q0 MOVIMIENTOS Y SALDOS
https://www.youtube.com/watch?v=gsYB3rtl7qM
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Fuentes consultadas
Gómez, Aquino Javier, Organización Contable en la Industria Hotelera, Edit. ECASA,
México 2009
Zavala, Madrigal Alicia, Fascículo I, Organización y funcionamiento de Caja de
Recepción y Auditoria Nocturna Colegio de Bachilleres, México
Baeza, Diosdado Pablo; Moreno Mendoza Norberto Fascículo 2, Operaciones de
Caja de Recepción Colegio de Bachilleres, México
Martínez, Hernández María Isabel; Fontano Aedo Francisco Fascículo 3,
Operaciones de Auditoría Nocturna Colegio de Bachilleres, México
Osornio, Vázquez Cándido, Estrategia de Intervención Pedagógica para Auditoría
Nocturna Colegio de Bachilleres, México
CORTE 3: ELABORA LA HOJA DE TRANSCRIPCIÓN
Elabora la hoja de transcripción. Propósito: Al término del corte el estudiante será capaz de elaborar la hoja de transcripción del hotel, para obtener el saldo del huésped al cierre del día, así como la comprobación de la misma en un establecimiento de hospedaje.
Contenidos específicos
Aprendizajes esperados.
Reportes departamentales
1. Concepto y
características
2. Utilidad
Hoja de transcripción
1. Concepto
2. Comprobación
Describe las características de los
“cargos correspondientes” de los
diferentes departamentos de un
establecimiento de hospedaje, para
explicar la importancia de elaborar
reportes departamentales.
Elabora la hoja de transcripción y su
comprobación, para explicar su
importancia en los diferentes
departamentos de un establecimiento
de hospedaje.
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Conocimientos previos
Para que logres desarrollar los aprendizajes esperados correspondientes al corte es importante que
reactives algunos conocimientos; para ello, en la siguiente sopa de letras identifica las palabras que
se mencionan al final y haz una revisión de su significado.
R G R R C U E N T A M A E S T R A O B
O D N E E A D C B A O D L S R T G N B
D O Z A G T T U A O S R D O O O T P A
U N E A E I L E C I N G R E S O Y E A
E E T E U T S N A B O O L N A O D N R
D N S E A A E T B C D G C T A D B E A
O T T L B G R A R E A O A G L Z T U T
D S R E M R R C E O L R L Q D E C E R
L L L R L I E R S N C C G E N A A E A
A Z M A D O C L R U C O I O L O S O S
S T Ñ Y D A B E M N O T N E S R O S P
R T A S O S A E A S U E D T S T E O A
R S O D O N A R A P Q E C A A O I E S
E T L D G M E Q O E E T E E B B D D O
P A T T A N U E N C A T A T A O L S P
S L A C S S J P O A S E R A L O N E S
R R L R E C O O E U P E E R R M E O D
S C D T O A T O J E O T T S E N P O E
O E S E Q T A A H O R T E S O C A O T
CUENTAMAESTRA REGISTROCONTABLE
SALDODEUDOR CUENTA
SALDOACREEDOR INGRESO
CARGO AJUSTE
ABONO TRASPASO
Contenidos y actividades
Reportes Departamentales
Son los documentos o reportes que expide cada departamento de consumo del hotel como son: restaurantes, bar, room service, lavandería, tintorería, teléfonos, caja de recepción, recuento de recepción, reporte general de caja de recepción, etc. Características y utilidad de los reportes departamentales Estos reportes son verificados con las copias de las notas de consumo que las acompañan, cuyos originales el cajero de recepción debió aplicar en los estados de cuenta de cada uno de los huéspedes. Aparte de esto, el auditor nocturno verifica que los impuestos y cargos por servicio hayan sido aplicados de acuerdo con la ley y a los porcentajes establecidos por las políticas del hotel, y que las sumas totales, tanto verticales como horizontales, hayan sido bien realizadas. También es importante anotar los errores, marcarlos y corregirlos para que la auditoria nocturna sea exitosa. Se responsabiliza al auditor nocturno de la aplicación de depósitos recibidos de los clientes que han reservado habitación en el hotel, ya sea para acreditarlos a sus cuentas si llegaron, o bien para aplicarlos como no show, si no se presentaron en la fecha indicada y no cancelaron dentro del tiempo establecido por las políticas del hotel. Las cajas registradoras y maquinas contables que use el hotel, son también parte importante de las funciones del auditor nocturno, realizando lo siguiente:
Realiza las lecturas de las cintas que imprime cada maquina
Corta el rollo de papel de estas máquinas para ser entregado a contabilidad al día siguiente
Deja las maquinas en ceros para el inicio de operaciones en el nuevo día.
Hoja de Transcripción
Es el documento que realiza el auditor nocturno basándose en las notas de consumo y reportes que envían cada una de las áreas de consumo del hotel. Los reportes que revisará y utilizará el auditor nocturno para cumplir con sus funciones varían dependiendo del hotel donde se trabaje. ¿Cómo se elabora la hoja de transcripción? Cada uno de los Departamentos elabora al final de su turno un reporte, posteriormente el auditor nocturno revisa, y en caso de detectar un error deberá corregirlo y posteriormente registrarlo en la hoja de transcripción.
32
Para ello, es importante considerar que algunos hoteles cuentan con varios restaurantes de diversas categorías y estilos, mientras que otros solo contarán con una modesta cafetería o un salón comedor; algunos tendrán horarios muy específicos de funcionamiento, mientras que otros laborarán continuamente las 24 horas del día, todo esto dependerá del servicio que el hotel proporcione a sus huéspedes y del resultado económico que resulte del mismo. A continuación, se desglosa las partes que conforman la hoja de transcripción:
La hoja de transcripción que se utilizará está en base al hotel modelo que tiene 49 habitaciones que aparecen en la primera columna.
La 2ª. columna es la de las personas; en ella se anota el número de huéspedes que ocupa la habitación, según lo informe el reporte de recuento de recepción.
La 3ª. columna de saldos anteriores es importante ya que de ella el auditor transcribe los saldos del día anterior de cada habitación y estos pueden ser deudores o acreedores; para diferenciar unos de los otros, se registrará la cantidad entre paréntesis para diferenciar los saldos acreedores de los deudores.
A partir de la 4ª. Columna se denomina Cargos de Hoy, son aquellos servicios dados a los huéspedes por diferentes departamentos del hotel, es decir, servicios no pagados en el momento de recibirlos y por lo tanto ameritan un cargo al huésped. Todas estas columnas corresponden a un reporte departamental del hotel, como se muestra a continuación:
COLUMNA (CARGOS DE HOY) REPORTE DEPARTAMENTAL
Tarifa de Habitación Largas distancias Lavandería y tintorería Restaurante Bar Room Service Misceláneos Traspasos Cargo
Recuento de Recepción Reporte de Teléfonos Reporte de Lavandería y tintorería Reporte de Restaurante Reporte de Bar Reporte de Room Service Reporte General de Caja de Recepción Reporte de Ajustes y Traspasos
Existe otro bloque de columnas que son denominados Abonos de Hoy, en este bloque se registran aquellas cantidades descontadas por alguna razón o pagadas por el huésped o algunos otros conceptos como:
COLUMNA (ABONOS DE HOY) REPORTE DEPARTAMENTAL
Traspasos Abono Ajustes Pagos a Cuenta
Reporte de Ajustes y Traspasos Reporte de Ajustes y Traspasos Reporte General de Caja de Recepción
La última columna llamada Saldos de Hoy, tendrá el resultado de las columnas siguientes:
Saldos Anteriores + Total de Cargos de Hoy - Total de Abonos de Hoy = Saldos de Hoy
H O J A D E T R A N S C R I P C I Ó N INGRESO POR CONCEPTO DE HUÉSPEDES
Fecha______________________________Nombre_____________________________________________________________Gpo.______ Nota: la Hoja de Transcripción contiene cada uno de los cuartos que conforman el hotel (este formato es ilustrativo)
No. de Hab.
SALDOS
ANTERIORES C A R G O S D E H O Y A B O N O S D E H O Y SALDOS
PERS.
TARIFA HABITACION IVA
LARGA DISTANCIA RESTAURANTE BAR
ROOM SERVICE TINTORERIA
VARIOS CAJA
TRASPASO
TRASPASO
AJUSTE PAGOS
A CUENTA
DE HOY
401
402
403
404
405
406
407
408
409
410
411
412
414
415
416
417
418
501
502
503
504
505
TOTAL
34
Comprobación final de hoja de transcripción:
Una vez pasada la información proporcionada a cada columna y renglón correspondiente, se deberá
sumar todas las columnas de manera vertical y obtener los totales de saldos anteriores, cargos de
hoy, abonos de hoy y los saldos de hoy.
Para comprobar que la hoja de transcripción esté bien elaborada o “Cuadrada la Hoja”, se revisará
que el total de tus operaciones verticales sea EXACTAMENTE IGUAL al de las operaciones
horizontales realizadas en la hoja de transcripción o sábana.
Verificar los totales que se obtuvieron al final de cada una de las columnas.
Si el total de los saldos anteriores es deudor (que por lo general así es), se deberá sumar al
total de los cargos de hoy de cada una de las columnas y el resultado restarlo del total de las columnas de los abonos de hoy.
La cantidad resultante deberá ser igual a la que aparece al total de la columna de saldos de Hoy. Si no es así, significa que la hoja tiene algún error y por lo tanto se tendrán que verificar nuevamente las operaciones tomando en consideración lo siguiente:
a. Verificar si las cantidades se registraron tal como aparecen en los reportes. b. Revisar los totales obtenidos al final de cada una de las columnas. c. Verificar que los registros y sumas estén en el renglón y columna correspondiente. d. Revisar el registró de IVA a las tarifas de habitación. e. Verificar si las operaciones verticales se hicieron cuidando las cantidades deudoras
y acreedoras que pudieran aparecer. f. Verificar el uso de paréntesis para las cantidades acreedoras en las columnas de
saldos anteriores y saldos de hoy. g. Si el total de los saldos anteriores es deudor (que por lo general así es), deberás
sumarlo al total de cargos de hoy y el resultado restarlo al total de abonos de hoy h. La cantidad resultante deberá ser igual a la que aparece al final de la columna de
saldos de hoy; si no es así, significa que tu hoja tiene algún error.
La cantidad resultante de los SALDOS DE HOY, debe de ser igual a:
SALDOS ANTERIORES + CARGOS DE HOY – ABONOS DE HOY = SALDOS DE HOY
Ahora veremos un ejercicio completo para realizar la hoja de transcripción:
Con base en los reportes departamentales y recuento de recepción que se te proporciona,
(VERIFICA QUE CUADREN CADA UNO DE LOS REPORTES Y SI DETECTAS ALGÚN ERROR
DEBERÁS DE CORREGIRLO), realiza en la Hoja de transcripción las siguientes actividades:
1. Anota los saldos anteriores deudores y acreedores en la columna correspondiente. 2. Concentra la información de todos y cada uno de los reportes departamentales y el recuento
de recepción en las columnas correspondientes. 3. Totaliza todos los renglones y columnas necesarios, tanto horizontal como verticalmente.
Verifica que los totales coincidan con las sumas finales de todas las columnas verticales con la de los renglones horizontales, esto es que “cuadren”.
NOTA: La hoja de transcripción la encontrarás al final.
A continuación, observarás algunos reportes departamentales, que serán de utilidad para el llenado de la hoja de transcripción:
REPORTE DE SALDOS ANTERIORES
No. DE CUARTO DEUDOR ACREEDOR
401 2,797.20
404 1,971.50
405 VER HAB. 407
407 1,218.40
416 2,981.60
503 3,489.34
507 4,853.20
511 7,970.00
601 3,297.70
604 2,899.70
611 5,623.00
701 7,551.20
TOTALES 29,841.44 14,811.40
RECUENTO DE RECEPCIÓN
FECHA_____________
4º. PISO 5º. PISO 6º. PISO
TIPO No. PERS. TARIFA TIPO No. PERS. TARIFA TIPO No. PERS: TARIFA
Jrs 401 Jrs 501 Mts 601
Ks 402 Ks 502 1 1,200.00 Ks 602
Ks 403 1 1,200.00 Ks 503 Ks 603 3 1,700.00
Tw 404 Tw 504 Tw 604
Tw 405 2 Ver 407 Tw 505 Tw 605
Ks 406 Ks 506 2 1,500.00 Ks 606
Tw 407 2 3,000.00 Tw 507 Tw 607
Tw 408 3 1,700.00 Tw 508 2 750.00 Tw 608
Tw 409 Tw 509 Tw 609
Jrs 410 Jrs 510 Mts 610 1 3,000.00
Tw 411 Tw 511 2 1,500.00 Mts 611 1 3,000.00
Tw 412 Tw 512 Ks 612 2 1,500.00
Ks 414 Ks 514 Tw 614
Ks 415 Ks 515 Ks 616
Tw 416 2 1,500.00 Tw 516 SUBTOTAL 7 9,200.00
Jrs 417 Jrs 517 2 2,000.00 7o. PISO
Ks 418 1 1,200.00 Ks 518 SP 701 4 7,000.00
SUBTOTAL 11 8,600.00 SUBTOTAL 7 4,950.00 SUBTOTAL 4 7,000.00
36
Habitación Ocupación Sencilla __3__ Total de Tarifas. $_31,750.00_ Habitación Ocupación Doble __7__ Ing. Prom. por Hab. $__1,983.33_ Habitación Ocupación Triple __2__ Total de Personas ___31__ Junior Suite __-__ Ing. Prom. por Pers $_1,024.19_ Máster Suite __2__ IVA por concepto de Suite Presidencial __1__ Habitación $__4,760.00_ TOTAL OCUPADOS PAGADOS _15__ Cortesías __-__ GRAN TOTAL $_34,510.00 Subtotal Bruto _15__ Fuera de Servicio __-__ Vacíos _34__ TOTAL DE HABITACIONES _49__
OBSERVACIONES: La habitación 508 se aplicó un 50% de descuento en la tarifa de ocupación
REPORTE GENERAL DE CAJA DE RECEPCIÓN
HOTEL “MODELO” FECHA___________________
NOTA NOMBRE CONCEPTO CTO INGRESOS HUESPED
INGRESOS OTROS
EGRESOS HUESPED
EGRESOS OTROS
018 James Joyce Pago a cuenta 511 2,000.00
023 Seymour J. Tabaquería 611 141.00
035 Moreno F. Liquidación 401 2,797.20
036 Arias Fco. Sala de belleza 506 230.00
024 Garduño S. Tabaquería 404 350.00
028 Dick Angeles Farmacia 612 170.00
055 Cuervo F. Pago a cuenta 604 2,500.00
033 Valle D. Liquidación 503 3,799.70
034 Modungo V. Pago a cuenta 408 2,500.00
052 Ness E. Boutique 601 632.00
041 Depto de Cocina
Compra de emergencia
- 172.00
038 Morales F. Boutique 507 1,257.20
043 Ness E. Liquidación 601 4,792.78
049 Utilidad - 1,028.00
062 Vartan S. Taxi 407 220.00
T O T A L E S 17,373.20 1,028.00 3,000.20 172.00
SALDO INICIAL (Fondo Fijo de Caja) $__5,500.00__ INGRESOS POR HUÉSPEDES $_18,389.68__ INGRESOS OTROS $__1,028.00__
SUMAN LOS INGRESOS $_19,417.68__ (+) $_19,417.68__ SUBTOTAL $_24,917.68__
EGRESOS POR HUÉSPEDES $__3,000.20__ EGRESOS OTROS $___ 172.00__
SUMAN LOS EGRESOS $__3,172.20__ (-) $__3,172.20__ SALDO FINAL ENTREGADO $_21,745.48__
CAJERO__________________________________________
REPORTE DE SERVICIO DE LARGA DISTANCIA
HOTEL “MODELO” FECHA_____________________
NOTA HUESPED POBLACION CTO. LLAMADAS INTERNAL.
LLAMADAS NACIONALES
SERVICIO HOTEL 20
%
IVA 16 %
CARGO HUESPED
0131 Vartan S Tucson Arizona
407 260.00 52.00 49.92 361.92
0132 Peláez J. Guadalajara Jal.
403 15.00 15.00
0133 Arias Fco. Tuxtla Gutiérrez
506 148.00 29.60 28.41 206.01
0134 Zapata M. Pachuca Hgo.
502 15.00 15.00
0135 Cuervo F. Sao Paulo B. 604 450.00 90.00 86.40 626.40
0136 Ness E. Chicago 601 25.00 25.00
0137 Vartan S. Houston Tex. 407 310.00 62.00 59.52 431.52
0138 Obregón A.
Hermosillo Son.
416 97.00 19.40 18.62 135.02
T O T A L 1,020.00 245.00 308.00 242.87 1,815.87
Elaborado por: _________________________________________________
38
REPORTE DE SERVICIO DE TINTORERÍA
HOTEL “MODELO” FECHA_________________
NOTA HUESPED CTO. SERVICIO DE PLANCHADO
SERVICIO DE LAVADO EN SECO
SOBRECARGO POR SERV. 25%
IVA 16 %
CARGO HUESPED
086 Peláez Javier 403 50.00 8.00 58.00
087 Vaughn Silvia 508 60.00 130.00 47.50 38.00 275.50
088 Seymour Jane 611 80.00 20.00 16.00 116.00
089 Newton Carly 701 22.00 70.00 14.72 106.72
090 Joyce James 511 68.00 17.00 13.60 98.60
091 Vartan S. 407 22.00 34.00 8.96 64.96
092 Cuervo J. 604 68.00 10.88 78.88
T O T A L 234.00 370.00 84.50 110.16 798.66
Elaborado por: _______________________________________________
REPORTE DE RESTAURANTE
HOTEL” MODELO” FECHA___________
CTO. PERS. MESA
C O N C E P T O S FORMAS DE LIQUIDACIÓN
ALIMENTOS BEBIDAS SUBTOTAL IVA 16%
PROPINA TOTAL
CUENTAS POR COBRAR
EFECTIVO HUESPEDES TARJETA CREDITO
CUPONES TOTAL
403 3-1 18 368.00 116.00 484.00 77.44 561.44 561.44 561.44
502 2 15 431.50 198.00 629.50 100.72 63.00 793.22 793.22 793.22
601 1 12 289.00 75.00 364.00 58.24 40.00 462.24 462.24 462.24
506 3 22 465.00 158.00 623.00 99.68 722.68 722.68 722.68
408 3 19 594.50 210.00 804.50 128.72 933.22 933.22 933.22
511 2 15 397.00 98.00 495.00 79.20 50.00 624.20 624.20 624.20
611 2 17 271.00 156.00 427.00 68.32 495.32 495.05 495.32
Total 16-1 7 2,816.00 1,011.00 3,827.00 612.32 153.00 4,592.32 933.22 2,865.88 793.22 - 4,592.32
Elaborado por: ________________________________
REPORTE DE SERVICIO A CUARTOS (ROOM SERVICE)
HOTEL “MODELO” FECHA___________
CTO PERS
C O N C E P T O S FORMAS DE LIQUIDACION
ALIMENTOS BEBIDAS SUBTOTAL IVA
16 % PROPINAS TOTAL
CUENTAS POR COBRAR
EFECTIVO HUESPEDES TARJETA CREDITO
CUPONES TOTAL
503 3 161.00 85.00 246.00 39.36 25.00 310.36 310.36 310.36
408 2 361.00 232.00 593.00 94.88 687.88 687.88 687.88
601 3-2 324.00 324.00 51.84 375.84 375.84 375.84
Total 8-2 522.00 641.00 1,163.00 186.08 25.00 1,374.08 686.20 687.88 1,374.08
Elaborado por: _________________________________
REPORTE DE AJUSTES Y TRASPASOS
HOTEL “MODELO” FECHA________________________
NOTA TIPO DE
MOVIMIENTO CUENTA
No. CUARTO HUESPED
CANTIDADES
OBSERVACIONES AJUSTE
TRASPASO CARGO
TRASPASO ABONO
086 Ajuste 03810 416 Obregón A. 230.00 -
087 Traspaso (abono) 02911 404 Garduño S. 2,321.50 -
088 Traspaso (cargo) 03811 403 Peláez Javier 2,321.50 -
091 Ajuste 10976 612 Dick Ángeles 361.40 -
092 Ajuste 09765 502 Zapata Margarita 470.00 -
093 Traspaso (abono) 09758 507 Morales Alfredo 6,110.40 -
094 Traspaso (cargo) 09664 511 Joyce James 6,110.40 -
T O T A L E S 1,061.40 8,431.90 8431.90
Elaborado por: _________________________________________________
40
Ahora ya tienes todos los datos que deberás de pasar a la hoja de transcripción, recuerda diferenciar bien entre las cantidades deudoras y acreedoras para que tus totales tanto verticales como horizontales sean los correctos. Al haber terminado la hoja de transcripción, es decir al haber pasado la información proporcionada en los reportes a cada columna en forma y haber obtenido los totales de: saldos anteriores, cargos de hoy, abonos de hoy, saldos de hoy.
Resolvamos juntos la hoja de transcripción que llenaste para que entiendas el proceso. Los resultados de cada una de las columnas debieron haber sido los siguientes. VERIFICALOS.
SALDOS ANTERIORES $ 15,030.04
CARGOS DE HOY TARIFA HABITACIÓN 31,750.00 IVA (HABITACIÓN) 5,080.00 LARGA DISTANCIA 1,815.87 RESTAURANTE 2,865.88 BAR ------- ROOM SERVICE 686.20 TINTORERÍA 798.66 VARIOS CAJA 3,000.20 TRASPASO CARGO 8,431.90 ABONOS DE HOY TRASPASO BONO 8,431.90 AJUSTE 1,061.40 PAGOS A CUENTA 18,389.68
SALDOS DE HOY $ 41,576.27
La cantidad resultante de los SALDOS DE HOY, debe de ser igual a:
SALDOS ANTERIORES + CARGOS DE HOY – ABONOS DE HOY = SALDOS DE HOY
H O J A D E T R A N S C R I P C I Ó N INGRESO POR CONCEPTO DE HUÉSPEDES
PRÁCTICA INTEGRADORA 1 1/2
No. de
HAB.
SALDOS C A R G O S D E H O Y A B O N O S D E H O Y SALDOS
PERS ANTERIORES TARIFA
HABITACION IVA LARGA DISTANCIA RESTAURANTE BAR
ROOM SERVICE
TINTORERIA
VARIOS CAJA TRASPASO TRASPASO AJUSTE
PAGOS A CUENTA
DE HOY
401 2,792.20 2,792.20 -0-
402
403 1 1,200.00 192.00 15.00 565.44 58.00 2,321.50 4,347.94
404 1,971.50 350.00 2,321.50 -0-
405
406
407 2 (1,218.40) 3,000.00 480.00 793.44 64.96 220.00 3,340.00
408 3 1,700.00 272.00 2,500.00 (528.00)
409
410
411
412
414
415
416 2 2,891.60 1,500.00 240.00 135.02 230.00 4,626.62
417
418 1 1,200.00 192.00 1,392.00
501
502 1 1,200.00 15.00 470.00 937.00
503 3,489.84 310.36 3,799.70 -0-
504
505
506 2 1,500.00 240.00 206.01 722.68 230.00 2,898.69
507 4,853.20 1,257.20 6,110.40 -0-
508 2 750.00 120.00 275.50 1,145.50
509
510
511 2 (7,970.00) 1,500.00 240.00 624.20 98.60 6,110.40 2,000.00 (1,396.80)
512
42
H O J A D E T R A N S C R I P C I Ó N
INGRESO POR CONCEPTO DE HUÉSPEDES PRÁCTICA INTEGRADORA 1
2/2
No. de
HAB.
SALDOS C A R G O S D E H O Y A B O N O S D E H O Y SALDOS
PERS. ANTERIORES TARIFA
HABITACION IVA LARGA DISTANCIA
RESTAURANTE BAR ROOM
SERVICE TINTORE
RIA
VARIOS CAJA
TRASPASO
TRASPASO AJUSTE PAGOS A CUENTA
DE HOY
514
515
516
517 2 2,000.00 320.00 2,320.00
518
601 1 3,297.70 25.00 462.24 375.84 632.00 4,792.78 -0-
602
603 1,700.00 272.00 1,972.00
604 3 2,899.70 626.40 78.88 2,500.00 1,104.98
605
606
607
608
609
610 1 3,000.00 480.00 3,480.00
611 1 (5,623.00) 3,000.00 480.00 495.32 116.00 141.00 (1,390.68)
612 2 1,500.00 240.00 170.00 361.40 1,548.60
614
616
701 4 7,551.20 7,000.00 1,120.00 106.72 15,777.92
TOTAL 15,030.04 31,750.00 5,080.00 1,815.87 2,865.88 686.20 798.66 3,000.20 8,431.90 8,431.90 1,061.40 18,389.68 41,575.77
Actividad 1
Reportes departamentales
Elabora un mapa mental explicando las características y utilidad de los reportes departamentales.
Actividad 2
Hoja de transcripción y su comprobación
INSTRUCCIONES: Contesta brevemente los siguientes cuestionamientos:
¿Qué características tiene la hoja de transcripción? _______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
¿Qué reportes se necesitan para elaborar la hoja de transcripción? _______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
¿Por qué es importante verificar los estados de cuenta y los reportes departamentales? _______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_____________________________________________________________
¿Qué información se requiere para elaborar la hoja de transcripción? _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
44
Actividad 3
Ejercicio de aplicación de la hoja de transcripción y comprobación
INSTRUCCIONES: Con base en los reportes departamentales y recuento de recepción que se te proporcionan, (VERIFICA QUE CUADREN CADA UNO DE LOS REPORTES Y SI DETECTAS ALGUN ERROR DEBERÁS DE CORREGIRLO), realiza en la hoja de transcripción las siguientes actividades
1. Anota los saldos anteriores deudores y acreedores en la columna correspondiente.
2. Concentra la información de todos y cada uno de los reportes departamentales y el recuento
de recepción en las columnas correspondientes.
3. Totaliza todos los renglones y columnas necesarios, tanto horizontal como verticalmente. Verifica que los totales coincidan las sumas finales de todas las columnas verticales con la de los renglones horizontales, esto es que “cuadren”.
REPORTE DE SALDOS ANTERIORES
No. DE CUARTO DEUDOR ACREEDOR
401 1,890.10
402 591.50
404 310.00
406 345.80
407 590.00
409 358.70
411 565.10
501 118.90
505 353.00
511 193.70
601 671.00
604 371.10
611 1,000.00
701 3,581.00
TOTALES 9,010.20 1,929.70
RECUENTO DE RECEPCIÓN
4º. PISO 5º. PISO 6º. PISO
TIPO No. PERS. TARIFA TIPO No. PERS. TARIFA TIPO No. PERS: TARIFA Jrs 401 Jrs 501 3 2,000.00 Mts 601 3-2 3,000.00
Ks 402 1 1,200.00 Ks 502 Ks 602
Ks 403 2 1,500.00 Ks 503 3 1,700.00 Ks 603
Tw 404 2 1,500.00 Tw 504 1 1,200.00 Tw 604 3 1,700.00
Tw 405 Tw 505 2 1,500.00 Tw 605
Ks 406 3 1,700.00 Ks 506 Ks 606
Tw 407 1 1,200.00 Tw 507 Tw 607
Tw 408 Tw 508 Tw 608
Tw 409 2 1,500.00 Tw 509 Tw 609
Jrs 410 Jrs 510 Mts 610
Tw 411 Tw 511 2 1,500.00 Mts 611 3-1 3,000.00
Tw 412 Tw 512 Ks 612
Ks 414 Ks 514 Tw 614
Ks 415 Ks 515 Ks 616
Tw 416 Tw 516 SUBTOTAL 9-3 7,700.00
Jrs 417 Jrs 517 2 2,000.00 7o. PISO
Ks 418 Ks 518 SP 701
SUBTOTAL 11 8,600.00 SUBTOTAL 13 9,900.00 SUBTOTAL
Habitación Ocupación Sencilla __3__ Total de Tarifas. $_26,200.00_ Habitación Ocupación Doble __5__ Ing. Prom. por Hab. $__1,746.66_ Habitación Ocupación Triple __3__ Total de Personas ___33-3__ Junior Suite __2__ Ing. Prom. por Pers. $___793.90_ Master Suite __2__ IVA por concepto de Suite Presidencial __-__ Habitación $__4,192.00_ TOTAL OCUPADOS PAGADOS _15__ Cortesías __-__ GRAN TOTAL $_30,393.00_ Subtotal Bruto _15__ Fuera de Servicio __-__ Vacíos __34_ TOTAL DE HABITACIONES __49_
OBSERVACIONES
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
46
REPORTE GENERAL DE CAJA DE RECEPCION
NOTA NOMBRE CONCEPTO CTO INGRESOS
HUESPED
INGRESOS
OTROS
EGRESOS
HUESPED
EGRESOS
OTROS
018 Estrada N. Liquidación 401 1,890.10
023 Salinas J. Pago a Cuenta 404 900.00
035 Torres O. Tabaquería 409 146.00
036 Meza T. Taxi 611 90.00
024 Solís R. Pago a Cuenta 505 1,500.00
028 Lazcano P. Liquidación 701 3,581.00
055 Depto. Cocina Compra Emergencia - 250.00
033 Orta A. Florería 604 340.00
034 Smith T. Farmacia 511 157.00
052 Murrieta M. Liquidación 411 565.10
041 Torres P. Taxi 402 80.00
038 Malangón V. Farmacia 407 115.00
043 Hernandez I Pago a Cuenta 503 800.00
049 Almaraz D. Sala de Belleza 517 190.00
062 - Utilidad en Cambio - 1,580.00
T O T A L E S 9,236.20 1,580.00 1,118.00 250.00
SALDO INICIAL (Fondo Fijo de Caja) $__2,500.00__
INGRESOS POR HUÉSPEDES $__9,236.20__
INGRESOS OTROS $__1,580.00__
SUMAN LOS INGRESOS $_10,816.20__ $_10,816.20__
SUBTOTAL $_13,316.20__
EGRESOS POR HUÉSPEDES $__1,118.00__
EGRESOS OTROS $___250.00___
SUMAN LOS EGRESOS $__1,368.00__ (-) $__1,368.00__
SALDO FINAL ENTREGADO $_11,948.20__
CAJERO _________________________
REPORTE DE SERVICIO DE LADA
NOTA HUESPED POBLACION CTO. LLAMADAS
INTERNAL.
LLAMADAS
NACIONALES
SERVICIO
HOTEL 20 % IVA
16 %
CARGO
HUESPED
0131 Santander A. Ixtapa Gro. 501 76.80 15.36 14.74 106.90
0132 Velázquez L. Los Angeles Cal. 601 198.60 39.72 38.13 276.45
0133 Torres Pedro Cd. Juárez Chi. 402 61.50 12.30 11.80 85.60
0134 Smith T. Madrid, España 511 210.80 42.16 40.47 293.43
0135 Orta Alfonso Houston Tex. 604 89.00 17.80 17.08 123.88
0136 Santander A. Torreón C. 501 58.00 11.60 11.13 80.73
0137 Becerril A. Puebla Pue. 406 96.90 19.38 18.60 134.88
0138 Meza Tito Can Cun 611 66.50 13.30 12.76 92.56
0139 Malangón V. Villa Hermosa T. 407 71.80 14.36 13.78 99.94
T O T A L 498.40 431.50 185.98 178.49 1,294.37
REPORTE DE TINTORERIA
NOTA HUESPED CTO. SERVICIO DE
PLANCHADO
SERVICIO DE
LAVADO EN
SECO
SOBRECARGO
POR SERV. 25% IVA 16 %
CARGO
HUESPED
086 Smith Thomas 511 63.00 15.75 12.60 91.35
087 Becerril Antonio 406 87.00 38.50 20.08 145.58
088 Rodríguez Alberto 505 78.00 19.50 15.60 113.10
089 López Elizabeth 404 118.90 144.50 42.14 305.54
090 Sandoval Alicia 409 96.80 15.48 112.28
091 Martínez Gerardo 611 44.50 69.90 28.60 22.88 165.88
092 Smith Thomas 511 117.30 18.76 136.06
093 Torres Pedro 402 87.30 21.82 17.45 126.57
T O T A L 605.50 340.20 85.67 164.99 1,196.36
48
REPORTE DE RESTAURANTE
CTO. PERS. MESA
C O N C E P T O S FORMAS DE LIQUIDACION
ALIMENTOS BEBIDAS SUBTOTAL IVA 16%
PROPINA TOTAL
CUENTAS POR COBRAR
EFECTIVO HUESPEDES TARJETA
CREDITO CUPONES TOTAL
611 3-1 18 158.90 77.50 236.40 37.82 274.22 274.22 274.22
409 2 15 120.30 83.70 204.00 32.64 236.64 236.64 236.64
402 1 12 89.10 37.50 126.60 20.25 146.85 146.85 146.85
604 3 22 193.70 110.50 304.20 48.67 352.87 352.87 352.87
501 3 19 170.60 66.80 237.40 37.98 275.38 275.38 275.38
505 2 15 210.30 130.40 340.70 54.51 395.21 395.21 395.21
517 2 17 96.50 44.50 141.00 22.56 163.56 163.56 163.56
Total 16-1 7 1,039.40 550.90 1,590.30 254.43 1,844.73 274.22 984.72 310.41 275.38 1,844.73
REPORTE DE SERVICIO A CUARTOS
CTO. PERS.
C O N C E P T O S FORMAS DE LIQUIDACION
ALIMENTOS BEBIDAS SUBTOTAL IVA
16 % PROPINAS TOTAL
CUENTAS POR COBRAR
EFECTIVO HUESPEDES TARJETA
CREDITO CUPONES TOTAL
604 3 113.00 86.00 199.00 31.84 230.84 230.84 230.84
517 2 235.00 93.00 328.00 52.48 380.48 380.48 380.48
601 3-2 163.00 77.00 240.00 38.40 278.40 278.40 278.40
611 3-1 136.00 66.00 202.00 32.32 234.32 234.32 234.32
Total 11-3 647.00 322.00 969.00 155.04 1,124.04 743.56 380.48 1,124.04
REPORTE DE BAR
CTO: MESA BEBIDAS ALIMENTOS TOTAL
CONSUMO
IVA 16 %
PROPINA TOTAL
FORMA DE PAGO
TOTAL EFECTIVO
CARGO
HUÉSPED
C X C
611 18 190.00 190.00 30.40 220.40 220.40 220.40
402 17 233.00 233.00 37.28 270.28 270.28 270.28
409 16 89.00 65.00 154.00 24.64 178.64 178.64 178.64
511 18 152.00 152.00 24.32 176.32 176.32 176.32
501 13 167.00 167.00 26.72 193.72 193.72 193.72
601 10 183.00 93.00 276.00 44.16 320.16 320.16 320.16
404 11 135.00 135.00 21.60 156.60 156.60 156.60
Total. 7 1,149.00 158.00 1,307.00 209.12 1,516.12 426.88 912.92 176.32 1,516.12
REPORTE DE AJUSTES Y TRASPASOS
RECAPITULACIÓN DE LA PRÁCTICA (Hoja de Transcripción)
Bien ahora ya tienes todos los datos que deberás de pasar a la hoja de transcripción, recuerda diferenciar bien entre las cantidades deudoras y acreedoras para que tus totales tanto verticales como horizontales sean los correctos.
Debes terminar la hoja de transcripción, es decir pasar la información proporcionada en los reportes a cada columna en forma y haber obtenido los totales de: saldos anteriores; cargos de hoy; abonos de hoy; y los saldos de hoy.
NOTA TIPO DE
MOVIMIENTO CUENTA
No. CUARTO HUESPED
CANTIDADES
OBSERVACIONES AJUSTE
TRASPASO CARGO
TRASPASO ABONO
086 Traspaso Cargo 03810 501 Santander Alfonso 650.00
087 Ajuste 02911 601 Velázquez Lucía 150.00 Cliente VIP
088 Traspaso Abono 03811 407 Malangón Víctor 650.00
50
H O J A D E T R A N S C R I P C I Ó N
INGRESO POR CONCEPTO DE HUESPEDES Fecha________________________
No. de HAB.
SALDOS C A R G O S D E H O Y A B O N O S D E H O Y SALDOS
PERS ANT. TARIFA
HABITACION IVA LARGA
DISTANCIA RESTAURANTE BAR ROOM SERVICE TINTORERIA
VARIOS CAJA TRASPASO TRASPASO AJUSTE
PAGOS A
CUENTA
DE HOY
401
402
403
404
405
406
407
408
409
410
411
412
414
415
416
417
418
501
502
503
504
505
506
507
508
509
510
511
512
514
515
516
517
518
601
602
603
604
605
606
607
608
609
610
611
612
614
616
701
TOTAL
¿Quieres conocer más?
Auditor nocturno
https://www.youtube.com/watch?v=U2C7L0qEM6A
Reportes departamentales
https://www.youtube.com/watch?v=yAKQxG8ZYYo
Informe del auditor nocturno
https://www.youtube.com/watch?v=KBMvIC48X7o
Evidencias del auditor
https://www.youtube.com/watch?v=HouumUp-OLI
Auditoría Nocturna | 6° semestre
Fuentes consultadas
Gómez, Aquino Javier, Organización Contable en la Industria Hotelera, Edit. ECASA,
México 2009
Zavala, Madrigal Alicia, Fascículo I, Organización y funcionamiento de Caja de Recepción
y Auditoria Nocturna Colegio de Bachilleres, México
Baeza, Diosdado Pablo; Moreno Mendoza Norberto Fascículo 2, Operaciones de Caja
de Recepción Colegio de Bachilleres, México
Martínez, Hernández María Isabel; Fontano Aedo Francisco Fascículo 3, Operaciones de
Auditoría Nocturna Colegio de Bachilleres, México
Osornio, Vázquez Cándido, Estrategia de Intervención Pedagógica para Auditoría
Nocturna Colegio de Bachilleres, México
54 54
EVALUACIÓN FINAL
INSTRUCCIÓN
Lea con atención las siguientes preguntas y encierre con un círculo la opción que considere correcta.
1. Selecciona las funciones de un auditor nocturno en un hotel.
a. Verificar informes departamentales contra cuentas de huéspedes b. Comprobar que las cuentas de recepción correspondan a los huéspedes que se encuentren
en el hotel. c. Comprobar los saldos individuales de los huéspedes. d. Realizar el informe de los ingresos al departamento de contabilidad.
A. Ninguna de los incisos
B. Solo a y b
C. Todos los incisos
D. a, b, d
2. ¿Cuáles son los departamentos que tiene relación con el auditor nocturno?
A. Departamento ama de llaves
B. Recursos humanos
C. Departamento de mantenimiento
D. Área de caja
3. Relaciona las dos columnas, seleccionando la respuesta correcta
I. Abono 1. La suma de cargos que es mayor a la suma de los abonos de un huésped
II. Saldo acreedor 2. Cuando los cargos en menor a la suma de los abonos y el saldo.
III. Saldo deudor 3. Dinero que se denomina “haber” considerado como cantidad a favor del huésped
IV. Cargo 4. Es el dinero que debe un huésped
A. I-1, II-2,III-4, IV-3
B. II-I, III-4, I-3, IV-2
C. III-1, I-3, III-4, IV-2
D. III-1, II-4, II-2, IV-3
Auditoría Nocturna | 6° semestre
4. Elige los documentos que ocupa un auditor nocturno en un hotel
I. Reporte de caja. II. Reporte de ama de llaves. III. Informe de camaristas. IV. Pronósticos de ocupación en un hotel
A. I, IV, V C. Todos
B. Ninguno D. I, II, III, V
5. Elije el formato de una nota de un huésped.
A.
B.
C.
D.
6. Un ajuste en una cuenta de un huésped ocurre ¿Cuándo?
A. Los movimientos que realizan de un estado de cuenta a otro de huéspedes que ocupan la misma habitación.
B. Se realizan en los estados de cuenta de los huéspedes, que pueden ser movimientos de dinero que pueden
ser a favor del huésped.
C. Cantidad de dinero que existe en una caja de recepción, para realizar pagos que surge en un turno.
56 56
D. Es la determinación de cuantas personas están hospedadas en el hotel en un día.
7. Áreas que generan ingresos para el hotel por prestar un servicio:
A. Seguridad
B. Recepción y lobby
C. Ama de llaves y botones
D. Reservaciones y restaurante
8. Enumera los pasos para realizar de un corte de caja. 1. Registrar salidas 2. Contar el dinero que existente en la caja 3. Registrar las ventas del turno 4. Verificar los movimientos
A. 1-2-3-4 C. 2-3-1-4
B. 2-3-1-4 D. 3-1-4-2
9. Una cuenta maestra de un hotel, ¿se define como?
A. Son todos los gastos que realizan un grupo de personas que se hospeda en un hotel considerando:
alimentos, renta de habitaciones, servicios de lavandería.
B. Es la cuenta de un huésped en el restaurante del hotel.
C. Es el cobro posterior de un huésped que realiza en un lugar determinado.
D. Es el pago anticipado de un huésped por su estancia en el hotel.
10. Es un documento que el huésped de un hotel compra en su lugar de origen y que puede ser utilizado para
el pago de servicios, compra de objetos.
A. Check list
B. Cuenta maestra
C. Tarjeta de crédito
D. Cheques de viajero
11. Enumera los datos que trae un Reporte de caja de recepción
1. Nombre del huésped 2. Precio de alimentos del restaurante 3. Numero de cuarto 4. Saldo inicial 5. Suma de los ingresos 6. IVA 7. ISH 8. Fondo de caja 9. Saldo final 10. Totales
A. 10-5-4-8-3-2
B. Ninguno de los datos
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C. Todos los datos
D. 1-2-3-4-5-8-9-10
12. Es el porcentaje del impuesto sobre hotel (ISH)
A. 16%
B. 10%
C. 5%
D. 3%
13. Es la operación que se realiza para obtener los saldos del día:
A. Saldo anterior + total de cargos de día – total de abonos =
B. Saldo anterior + total de abonos +total de cargos del día =
C. Saldo anterior – total de abonos – total de cargos del día =
D. Saldo anterior – total de cargos del día + tota de abonos =
14. Reporte que realiza al final del turno el auditor nocturno en un hotel, en donde da el resultado de los
ingresos y egresos obtenidos en un día.
A. Corte de caja
B. Hoja de transcripción
C. Stock de almacén
D. Hoja de diario
15. Datos que generan una hoja de transcripción.
A. Consumo de alimentos, tarifa de habitación, numero de huésped, servicio de tintorería.
B. Alimentos, bebidas, IVA, ISR
C. Nombre del huésped, numero de habitación, folio
D. Concepto, cargo, abono, saldo
16. Documento que informa el número de huéspedes, las habitaciones ocupadas, tarifa que tiene una
habitación.
A. Cuenta
B. Control de folios de huéspedes
C. Notas de efectico
D. Informe de ocupación por día
17. Identifica en la reservación de un hotel cual es el cargo, abono y el saldo
“La habitación 211 con cuenta folio 4622 Sr Alan Romero (2 PAX) con dos días hospedado con
una tarifa por noche de $1550 MXN (más IVA e ISH 3%), en habitación sencilla, Deposito efectivo
por $2000 MXN.”
A. Cargo: $ 2000 MXN Abono: $ 3689 MXN Saldo: $ 1689 MXN
B. Cargo: $ 3689 MXN Abono: $ 2000 MXN Saldo: $ 1689 MXN
58 58
C. Cargo: $ 3689 MXN Abono: $ - 2000 MXN Saldo: $ 5689 MXN
D. Cargo: $ -3689 MXN Abono: $ 2000 MXN Saldo: $ 1689 MXN
18. Una tarifa de un hotel es:
A. El cobro de la renta de un cuarto más impuestos IVA 16%, ISH 3%
B. El cobro de estacionamiento mas servicios en un hotel
C. Renta de una habitación de un hotel
D. Alimentos y renta de una habitación de un hotel
19. Enumera los pasos para la elaboración del sobre de concentración
1. Coloca los documentos y dinero en un sobre 2. Elabora el sobre de concentrado, contando el dinero que se retiro de la caja de recepción 3. Se deposita en la caja de seguridad 4. Se retira de la caja registradora todos los documentos y efectivo
A. 1-2-4-3 C. 4-2-1-3
B. 3-1-4-2 D. 3-2-1-4
20. Impuestos que se paga en un restaurante de un hotel
A. IVA
B. ISR
C. ISH
D. No se pagan impuestos
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