adquisicion de medicamen tos 1 adquisición de medicamentos y dispositivos médicos actividades que...
Post on 25-Jan-2016
234 Views
Preview:
TRANSCRIPT
1
ADQUISICION DE
MEDICAMENTOS
2
Adquisición de medicamentos y dispositivos médicos
Actividades que realiza la institución o establecimiento farmacéutico para la adquisición de medicamentos y dispositivos médicos. Incluyendo esta información al Comité de farmacia y terapéutica y en el plan de compras.
3
SISTEMA DE INFORMACION PARA EL PROCESO DE ADQUISICION
Sistema o software implementado para ejecutar los procesos del servicio farmacéutico(ingresos, egresos, consumo promedio, plan de compras, estadística, facturación,inventarios, etc.).
Registro del cumplimiento de los proveedores en la entrega oportuna de medicamentos y dispositivos médicos.
Del listado básico y el plan de compras.
4
MOMENTOS DE LA ADQUISICION
La adquisición podemos dividirla en tres momentos:
1. La planeación, comprende la formulación de políticas, objetivos y funciones, así como la definición de las cantidades de compras y la modalidad por utilizar.
5
MOMENTOS DE LA ADQUISICION
2. La ejecución: Mediante la cual se
lleva a cabo la adjudicación de medicamentos y
dispositivos médicos.
6
MOMENTOS DE LA ADQUISICION
3. La evaluación:Del proceso y del
cumplimiento de éste frente a lo programado.
7
COMITÉ DE COMPRAS DE LA INSTITUCION
Aplica la política de compra de la institución.
8
Criterios de la política de compra
Relación a largo plazo con los proveedores. Responsabilidades durante el proceso. Niveles de inventario. Tiempo para el cual se efectúa la compra. Modalidad de la compra (licitación, compra directa,
subastas, etc.). Los medicamentos y dispositivos médicos a comprar deben corresponder al listado básico de la institución. Cuándo y cómo comprar fuera del listado básico
(urgencia evidente).
9
COMITÉ DE COMPRAS DE LA INSTITUCION
• Funciones : Verificar las cotizaciones y analizar las ofertas, recomienda la
adjudicación del contrato o la contratación directa.
Solicitar al director técnico del servicio farmacéutico el concepto técnico para la adquisición de los medicamentos y dispositivos médicos. Evaluar el plan de compras y sugerir cualquier modificación.
Realizar la adquisición a través del estatuto de contratación pública o de la normatividad vigente para la contratación privada o comercial según
el caso. Aplicar la política de regulación de precios de medicamentos.
10
MODALIDAD DE COMPRA
Modalidades:o Los concursos de proveedores,
las compras directas y las entregas contratadas.
o La modalidad de compra se escoge teniendo en cuenta :
o Legislación vigente, costo, gasto en el proceso, servicios del
proveedor y control del proceso.
11
GESTION DE PROVEEDORES
Proveedor Persona o empresa que abastece con algo a otra empresa con el fin de ofrecer un servicio.
Tipos de proveedores : Proveedores de bienes, de servicios y de recursos.
La gestión de proveedores se basa en la relación del proveedor
con la institución y su objetivo fundamental es asegurar la calidad y eliminar las insatisfactorias condiciones
existentes entre el proveedor y el comprador.
Este proceso es liderado por el jefe de compras de la institución.
12
Aspectos a tener en cuenta en la gestión de proveedores.
El comprador y proveedor deben ser independientes y respetar esta independencia.
El comprador debe dar información clara sobre lo que desea. El comprador y el proveedor son responsables de la garantía de la
calidad. El contrato entre las partes debe contemplar: calidad, cantidad, precio,
tiempo, condiciones de entrega y forma de pago. Las partes deben conocer los procedimientos para la solución de
conflictos. Las partes deben intercambiar la información necesaria para
ejecutar un mejor control de calidad.
13
Es necesario contar con un listado de proveedores potenciales e invitarlos a
inscribirse en el registro de proveedores.
Esta inscripción se hace ante la jefatura de compras de la institución.
Se diligencia un formato que contiene la siguiente información:
Identificación del proveedor, productos, condiciones de distribución.
14
A estas condiciones y de acuerdo a lo establecido
en la política de compras de la
institución se les podrá asignar un puntaje total
sobre 100, dando un porcentaje deseado a lo
administrativo, a lo financiero y a lo técnico.
15
DIRECTOR DEL SERVICIO FARMACEUTICO
Especificaciones técnicas de los medicamentos y dispositivos
médicos. Protocolos de calidad para
lotes. Formas de entrega.
Recepción técnica y documentos para pedido y entrega.
Garantías de calidad. Políticas de devoluciones.
Fichas técnicas.
16
VALORACION DE PROVEEDORES
• Es el proceso mediante el cual la
institución realimenta a sus proveedores en cuanto a la calidad, tanto del servicio
como de los productos recibidos en un
tiempo determinado.
17
En esta valoración para la calidad del servicio se tiene en
cuenta: Oportunidad en la entrega.
Pedido completo. Informe oportuno de la
situación del pedido. Atención al servicio.
Sostenimiento de las ofertas. Política en el manejo de
devoluciones. Cumplimiento de las
especificaciones administrativas.
Manejo de las no conformidades.
18
Para la valoración de la calidad del producto el objetivo fundamental
evalua el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los
productos recibidos en cuanto a suscaracterísticas organolépticas, que
son aquellas que se pueden percibir por los sentidos (color, olor,
textura). Fisicoquímicas, microbiológicas y material de
acondicionamiento, concepto que debe ser
emitido por el director del servicio farmacéutico.
19
METODOS DE ESTIMACION DE NECESIDADES
Perfil epidemiológico o morbilidad: Recomendado por la OMS, se basa en
la frecuencia de la morbilidad y protocolos de tratamiento. Información que se puede tomar de fuentes como: registros diarios de consulta, historias
clínicas, egresos hospitalarios, certificados de defunción.
Se calculan los medicamentos necesarios en el tratamiento específico
para cada morbilidad y porgrupo etáreo por un periodo mínimo
de un año.
20
METODOS DE ESTIMACION DE NECESIDADES
• Consumo histórico• Es el registro histórico de las
cantidades despachadas y registradas en la fórmula médica en promedio (cada mes, semana, día).
• Este promedio se hace teniendo en cuenta la información de un
periodo (últimos tres, seis o doce meses), se actualiza periódicamente
(semanalmente,mensualmente).
• Sirve para calcular otros parámetros de control, como niveles mínimos y
máximos de existencia.
21
METODOS DE ESTIMACION DE NECESIDADES
Consumo ajustado• Este método sólo se
utiliza cuando no se cuenta con información, por lo que es necesario
tomar lainformación de una región similar demográficamente,
así como en factores ambientales y culturales.
22
ELABORACION DE PLAN DE COMPRAS
Plan de compras Consumo promedio (CPM)
Se define como la cantidad del medicamento o dispositivo médico que se consume en un periodo
de un mes. Tiempo de reposición (TR)
Es el tiempo durante el cual se realizan todas las actividades propias de la compra. Este tiempo se toma desde la fecha en
que se inicia la solicitud, hasta el momento en que se recibe el medicamento en la respectiva dependencia expresado en
meses.
23
CANTIDAD A COMPRAR
Es la cantidad a solicitar de cada medicamento y dispositivo médico para cubrir las necesidades
del periodo.• CUÁNTO DEBO PEDIR?• Para saber cuánto pedir debo conocer en primer
lugar cuál es la cantidad máxima de un medicamento que tengo en el establecimiento.
Pedir cantidades mayores provocaran que la medicina llegue a su fecha de vencimiento en el
estante y tu pierdas el capital de la farmacia.
24
STOCK MAXIMO (Cantidad Máxima a pedir):
• Para calcular mi stock Máximo necesito saber:
• ¿Cuál es el promedio diario de venta de un medicamento?
• Lo que consume al mes de x medicamento se divide entre los 30 días que dura el mes.
Obtengo el promedio diario.• Ahora si quiere tener x medicamento para x
días entonces hace lo siguiente:
• Multiplica la cantidad que vende en un día por los x días que quiere estar abastecido
para el ejemplo:
25
STOCK MAXIMO (Cantidad Máxima a pedir
Ahora para saber CUANTO DEBO PEDIRstock máximo - stock en existencia (lo que
tengo en este momento) = Cantidad a pedir.
26
STOCK MINIMO O DE RESERVA
Esta es la cantidad de medicamento que como mínimo debes tener en tu farmacia si tienes
menos de esta cantidad, tu abastecimiento de ese medicamento ya está en emergencia
27
STOCK MINIMO O DE RESERVA
• Para encontrar ese valor:• Hay que tener en cuenta el tiempo en que llega el medicamento en el pedido. Se toma el promedio de medicamento que vende al día por el numero de días en que se demora en
llegar el pedido. Y se le suma al stock maximo para no quedar sin suministro.
28
Priorización, ejecución y evaluación de la compra
• 1. Priorización de la compra
Vitales (V)Medicamentos absolutamente indispensables, su
carencia o existencia parcial puede ocasionargraves consecuencias para la población atendida.
Compromete la atención adecuada y, por lotanto, la vida de los pacientes. Ocasionan recaídas,
incapacidad laboral e incapacidad permanente.
Esenciales o menos vitales(E)La carencia o existencia parcial de estos
medicamentos puede llevar a incapacidades transitorias o limitantes algunas veces. La
frecuencia y gravedad de las enfermedades es menor que la del grupo de los vitales.
• .
No esenciales(N)Son medicamentos menos indispensables,
de acuerdo a la baja frecuencia y gravedad de las enfermedades para las
cuales están indicados.
29
Priorización, ejecución y evaluación de la compra
2. Clasificación ABC o Ley de Pareto.• Grupo A: Corresponde a los de más alto costo. Un número reducido de los medicamentos. Entre el 15% y
el 25% de los productos cuestan el 80% del presupuesto.
• Grupo B: Corresponde a los de un porcentaje medio. Entre el 25%y el 35% de los medicamentos cuestan el
15% del presupuesto.• Grupo C: Corresponde a los de más bajo porcentaje.
Entre un 50% a 60% de los medicamentos cuestan el 5% del presupuesto.
30
EJECUCION DE LA COMPRA
• Elaborar el presupuesto de compra• Actualizar el registro de proveedores y elaborar pliego de condiciones.
• Invitar a cotizar a proveedores, solicitando la ficha técnica por medicamento y dispositivo médico.
• Recepcionar y valorar la documentación entregada por los proveedores.
• Analizar las cotizaciones y cumplimiento de requisitos.• Preparación y evaluación de cuadro de ofertas, con proveedores que cumplen
requisitos.
• Solicitar al director del servicio farmacéutico el concepto técnico de los medicamentos cotizados.
• En la reunión del comité de compras se evaluarán las ofertas de los proveedores teniendo en cuenta: documentación, servicio, precio y producto.
31
ASIGNACION DE LOS MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS A LOS PROVEEDORES SELECCIONADOS.:
Socialización a los proveedores en la cual se da a conocer los resultados de la compra.
Entrega de órdenes de compra y contratos a proveedores. Actualización del kardex de proveedores. Recepción técnica por parte del servicio
farmacéutico de los insumos adquiridos.
32
EVALUACION DE LAS COMPRAS
El jefe de compras realiza la evaluación de la compra:Revisión mensual al kardex de proveedores:
Razón social, representante legal, direcciones, números de teléfonos, registro de productos nuevos.
Revisión de vencimientos de documentos como: registro sanitario, certificado de buenas prácticas de manufactura,
certificación ISO, registro de proponentes.
Evaluar periódicamente el plan de compras, proveedores, la regulación de precios, la ejecución del presupuesto.
top related