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Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 55
5. Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L. En este capítulo se describe la implantación realizada en la empresa
ESCAYOLAS, S.L., siguiendo la metodología de implantación descrita en el
Capítulo IV, y destacando los aspectos principales de la misma, como aquellas
funcionalidades que suponen una mejora sustancial de los sistemas de
información de la empresa, o bien los elementos de conflicto surgidos durante
el desarrollo del proyecto.
5.1. Fase de Inicio La composición de los equipos de trabajo, presentados en la reunión inicial, es
la que sigue:
Por parte de ESCAYOLAS, S.L.:
- Responsable del proyecto: el director comercial y adjunto a la gerencia.
- Usuarios principales:
• Director comercial y adjunto a la gerencia.
• Responsable de ventas.
• Responsable de compras, fábrica almacén y calidad.
• Ayudante del responsable de compras, fábrica almacén y calidad.
• Responsable de administración.
En total 5 interlocutores, todos ellos con capacidad de decisión suficiente como
para poder afrontar con garantías de éxito la implantación de MIC2000 ERP+.
Por parte de la empresa implantadora:
- Jefe de proyecto: director del departamento de consultoría de la
empresa implantadora.
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- Un consultor senior.
- Un consultor júnior.
5.1.1. Análisis de la situación de partida. La situación de partida es la descrita en el Capítulo II. ESCAYOLAS, S.L. es
una empresa de fabricación en pleno crecimiento, motivo por el cual requiere
una actualización de sus sistemas de información. Dicha actualización requiere
un proceso de cambio que implica también la redefinición de sus procesos de
negocio.
5.1.2. Determinación del alcance del proyecto.
Tras el análisis de la situación inicial, y teniendo en cuenta los datos recabados
durante la fase comercial, se acuerda con el cliente el alcance del proyecto,
dando lugar al primer entregable de la implantación y cuyo contenido se
resume a continuación.
Alcance del proyecto
Los puntos enumerados serán los que se lleven a cabo en la implantación. Por
ello debe ser, necesariamente, objeto de estudio, análisis y contraste por parte
del cliente, siendo vinculante su contenido en cuanto a las áreas de actividad
que se abordarán en la implantación.
El cronograma de fechas en las que se llevará a cabo cada tarea se concretará
después de la toma de requisitos. Por la experiencia de la empresa
implantadora se considera que es en la toma de requisitos cuando se realiza un
análisis en profundidad de cada una de las áreas y se obtiene una visión
eficiente de los requerimientos necesarios, pudiendo comprometerse a una
planificación definitiva de proyecto.
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Requerimientos y Directrices:
El proyecto se plantea desde la perspectiva de dotar a ESCAYOLAS, S.L. de
herramienta de gestión para el ejercicio 2007 y sucesivos. Dada lo avanzado
de la fecha de comienzo del proyecto (diciembre de 2006), se pondrán los
medios necesarios desde la empresa implantadora y ESCAYOLAS, S.L. para
agilizar el proceso de implantación en cada una de las fases. Requisito
imprescindible para la celeridad del proceso es la disponibilidad de los usuarios
clave, que tendrán que dedicar su tiempo al conocimiento y pruebas de
MIC2000 ERP+.
La implantación arrancará sin introducir adaptaciones funcionales al sistema.
Será necesario un esfuerzo de análisis de los procesos para adaptarlos al
sistema.
En cuanto a las decisiones de “cómo funcionar”, será responsabilidad de
ESCAYOLAS, S.L. decidir sobre la necesidad de modificar sus procesos. Una
implantación supone una coyuntura que puede aprovecharse para realizar un
análisis interno de la empresa pero éste no será el objetivo de la implantación:
la empresa implantadora podrá aconsejar pero la decisión será del cliente.
Se establece como ámbito de alcance del proyecto el suministro de soluciones
e infraestructura de sistemas, así como la implantación, de las siguientes Áreas
Funcionales:
- Área Comercial.
• Ficha de clientes y potenciales clientes: Datos generales,
personas de contacto, direcciones, formas de pago, agente
comercial, definición del riesgo.
• Seguimiento de clientes.
• Mantenimiento de relaciones con clientes.
• Gestión del Riesgo de Clientes.
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• Estadísticas de ventas y clientes.
• Comisiones de Agentes comerciales.
- Ventas.
• Emisión de presupuestos a clientes. Evolución de estados
(pendiente de analizar, rechazada, aceptada,…) de las ofertas e
histórico de versiones.
• Gestión de Tarifas.
• Presupuestos / Pedidos / Albaranes / Facturas. Trazabilidad entre
documentos de venta.
• Formatos de impresión de documentos de venta
(presupuesto/pedido/albarán/factura)
• Albaranes de venta: entregas totales o parciales de pedidos.
• Facturación: emisión de facturas por albaranes individuales, por
rango de fechas, por obras,...
- Fabricación.
• Control de costes de producción: escandallos de fabricación
(materias primas, semielaborados, operaciones, mermas, … )
• Gestión de Órdenes de Fabricación:
• Fabricación a partir de stock bajo mínimos.
• Producción contra Pedidos de cliente (trazabilidad con los
documentos de venta).
• Partes de Trabajo de fábrica.
• Incidencias de fabricación.
- Almacén/Logística.
• Control de stock.
• Valoración de existencias.
• Movimientos de almacén:
• Entradas/Salidas.
• Traspasos.
• Recuento de existencias.
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- Compras.
• Gestión de Pedidos y Albaranes de proveedor.
• Conformación de facturas de proveedor.
• Formatos de impresión de documentos de compra (pedidos y
albaranes).
• Ficha de proveedores.
• Gestión de proveedores.
• Estadísticas de compras y proveedores.
• Incidencias de proveedores.
- Área Económico Financiera.
• Procesos Contables:
� Introducción de facturas.
� Introducción de asientos contables.
� Compras: Conformación de facturas de compra e
introducción de otras facturas de compra.
� Ventas: Facturación de clientes, Anulación de facturas,
Imputación de Facturas a Contabilidad.
� Extractos (contabilidad general y analítica)
� Traspasos de movimientos contables y analíticos.
� Procesos de Cierre: de Explotación y de Contabilidad.
� Proceso de Apertura de Ejercicio.
� Gestión del Inmovilizado.
• Balances:
� De Situación.
� De Explotación.
� De Comprobación de Sumas y Saldos.
• Gestión de Tesorería:
� Conciliación bancaria
� Gestión de Cobros
� Gestión de Pagos
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• Libros de IVA, Diario y Mayor.
• Contabilidad Presupuestaria (presupuestos de VV, %MV y Costes
de Estructura). Seguimiento de reales y desviaciones.
Migración de datos:
Se migrarán los datos de los sistemas corporativos actuales de ESCAYOLAS,
S.L., entendiéndose ésta como el traspaso de datos desde sus actuales
aplicaciones a la nueva, siendo esta información la relativa a ficheros maestros
de clientes, artículos, proveedores y cuentas contables.
5.1.3. Toma de requisitos. Comienza en esta fase una ronda de reuniones con cada uno de los usuarios
clave, en las que se expone por parte de ESCAYOLAS, S.L. todos aquellos
aspectos que consideran relevantes para que el nuevo sistema de gestión
funcione de acuerdo a sus expectativas. También se recopila información
relevante a juicio de los consultores, que luego será empleada en la
parametrización del sistema.
Nace en esta fase el Documento de Requisitos, que si bien permanecerá vivo
hasta el momento del arranque, debido a los ajustes que van surgiendo a lo
largo del proyecto, se muestra ahora su contenido definitivo, resaltando sólo los
aspectos de cada área que son más relevantes y que constituyen los puntos
críticos de la implantación.
Documento de Requisitos
Se hará referencia a cada una de las áreas funcionales a las que se va a dar
soporte con el sistema ERP y se detallarán las necesidades y peticiones de
ESCAYOLAS, S.L., indicando el grado de conformidad de la solución
propuesta.
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Se enumerarán los requisitos de cada una de las áreas usuarias (en
documentos independientes referenciados), explicando cuál es la petición por
parte de ESCAYOLAS, S.L. Se valorará el objeto o fin que se persigue con los
mismos y se informará de su inclusión o no dentro del proyecto, explicando el
grado de conformidad de la solución propuesta frente a la petición realizada.
Se hará referencia a aspectos limitantes para el arranque, relacionados con el
Marco Técnico (sistemas actuales, comunicaciones, etc.…), información
importante o condicionante para el arranque, intercambio de datos con
terceros, etc.…
Es tras la toma de datos cuando se realiza un análisis en profundidad de todas
las áreas y sus requerimientos que nos permite proponer una planificación
definitiva de proyecto en documento independiente a éste de requisitos.
Los requisitos enumerados serán los que se consideren durante el proyecto.
Por ello debe ser, necesariamente, objeto de estudio, análisis y contraste por
parte del cliente, siendo vinculante su contenido en cuanto a las áreas de
actividad y requerimientos que se tratarán en la implantación.
Requisitos Económico Financiero
- Migraciones: ESCAYOLAS, S.L. ha empleado durante los últimos años
CONTAPLUS ÉLITE como herramienta para gestionar la contabilidad.
De dicha herramienta se extraerá:
• El plan contable de ESCAYOLAS, S.L. Asociado a dicho plan
contable existe información sobre proveedores, clientes y bancos.
Estos datos son los necesarios para tratar contablemente la
información de los terceros mencionados. De estos datos, los
considerados como origen válido, susceptibles de ser migrados a
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MIC2000 ERP+ son los concernientes a proveedores y bancos, ya
que los datos de clientes se obtendrán de la aplicación a medida de
gestión de ESCAYOLAS, S.L. (OFICOMW). Para dicha migración se
suministrará el fichero “Subcta.dbf”, en una primera fase, para
cargar el entorno prototipo, y por último, en el momento de la
migración definitiva.
• Migración del ejercicio contable 2007. Se migrarán los asientos
contables que se hayan realizado desde el 1 de enero de 2007
hasta la fecha de arranque definitiva. Así mismo se migrará el
correspondiente libro de IVA. Para esta migración ESCAYOLAS,
S.L. facilitará el fichero “Diario.dbf” en las mismas condiciones que
las mencionadas anteriormente.
• Migración de la configuración de inmovilizado de ESCAYOLAS, S.L
(elementos de inmovilizado, cuentas contables, periodicidad, cuota
de amortización). En este caso los ficheros origen de los datos son
los que tienen la siguiente estructura : “Amo*.dbf”
A parte de las migraciones de datos, otros requisitos de la parte económico
financiera de la empresa son:
- Importación automática de las facturas de ventas a contabilidad. La
anterior herramienta permitía este automatismo pero mediante un
proceso batch unidireccional. Esto hace que el paso a contabilidad de
las facturas repercutidas sea un proceso irreversible. MIC2000 ERP+
permite dicho proceso de contabilizado, pero existiendo la posibilidad
de solucionar errores, ya que es un proceso reversible mediante
herramientas de la propia aplicación (anulación de asientos y de
facturas repercutidas).
- Conformación de facturas de compra. Necesidad de un proceso
parecido al de ventas que automatice la contabilización de facturas
soportadas, ya que el sistema actual no lo contempla, por lo que es
necesario “casar” de forma manual los albaranes de compra con las
facturas soportadas, y después contabilizar las mismas también
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manualmente. El MIC2000 ERP+ permite la conformación de facturas
de compras a través de los propios albaranes de compras, siendo su
contabilización inmediata. Además, se configurará la imputación de
compras de forma que cada familia tenga su propia cuenta de
explotación.
- Listado de INTRASTAT. La empresa realiza un elevado número de
ventas a clientes comunitarios, por lo que precisan un listado que
detalle todas las facturas de venta a clientes comunitarios en
determinados rangos de fechas.
- Listado de saldos de clientes agrupado por provincias. Este requisito
tiene dos connotaciones. La primera es que los saldos de los clientes
no están actualizados hasta que sus facturas no han pasado a
contabilidad, lo cual genera el conflicto de que sólo por contabilidad no
son capaces de saber la deuda exacta de sus clientes. Para resolverlo
se propone un informe cuyo origen no sea sólo la contabilidad, sino que
también contemple dichas facturas sin contabilizar. Adicionalmente,
debido a que en MIC2000 ERP+ la gestión de efectos comerciales no
reside en la contabilidad, sino en un registro de vencimientos de cobro,
también se contemplarán los efectos comerciales no remesados. El
segundo aspecto es la agrupación por provincias. Esta petición se debe
a que parte de la gestión del cobro la realizan los comerciales, por lo
que antes de salir de viaje, se les informa de las deudas de los clientes
que pertenezcan a las rutas que van a realizar.
- Gestión del cobro: procesado por parte del sistema de efectivo,
transferencias, cheques, pagarés y recibos domiciliados. Sobre todo
tiene especial importancia la gestión de los pagarés, ya que es una
forma de pago muy habitual en el sector, y siendo práctica casi en el
95% de los casos el descuento de los mismos.
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- Gestión del cobro: emisión de remesas al cobro (cuaderno 58).
Generación de los correspondientes ficheros de remesas para ser
remitidos de forma telemática a las entidades bancarias.
- Gestión del riesgo de los clientes. Este es uno de los puntos críticos de
la implantación, y cuya correcta implementación asegura el éxito del
proyecto. Es habitual en el sector de fabricación y distribución de
materiales para construcción el control exhaustivo del riesgo de los
clientes. Es fundamental la definición de la “fórmula del riesgo” para
ESCAYOLAS, S.L. Los conceptos que entrarán a formar parte del
riesgo de los clientes son los siguientes:
• Pedidos de venta pendientes de servir: este elemento forma parte
del riesgo, porque es mercancía que se reserva para el cliente, por
lo que no es susceptible de ser vendida.
• Albaranes de venta pendientes de ser facturados: existe un elevado
importe comprometido en esta situación, ya que la empresa tiene un
elevado número de clientes a los que se les factura una vez al mes,
por lo que hasta final de mes, sus ventas no pasan al libro de IVA.
• Facturas pendientes de contabilizar: en el tránsito de contabilización
de facturas repercutidas también se encuentran una gran cantidad
de facturas, ya que si bien la empresa liquida IVA mensualmente, lo
hace el día 20 de cada mes, por lo que es habitual que las facturas
no pasen a contabilidad hasta que no se aproxima dicho día.
• Efectos comerciales remesados no vencidos, o vencidos hace
menos de diez días, ya que se considera que pasado estos días,
desaparece el riesgo del efecto comercial (fundamentalmente
pagarés), es decir, ha pasado tiempo suficiente como para que el
banco haya devuelto el efecto.
• Saldo de la cuenta contable del cliente: obviamente, además de los
conceptos anteriores, también es necesario considerar el saldo de la
cuenta contable del cliente.
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- Listado de las facturas emitidas a clientes cuyo riesgo está asegurado
mediante una póliza de seguro de crédito interno: hay clientes cuyo
riesgo se encuentra asegurado, motivo por el cual es necesario detallar
al banco las operaciones de venta que se les realizan.
- Lista de saldos de proveedores. Actualmente la empresa no posee un
sistema que gestione el pago a proveedores, por lo que difícilmente
tienen los saldos de los mismos actualizados. Se propone un sistema
mixto, parecido al de los saldos de clientes, ya que de nuevo el sistema
no gestiona los pagos desde la contabilidad, sino desde un registro de
vencimientos de pago. Dicho sistema mixto contempla tanto el saldo de
la cuenta contable del proveedor, como los efectos emitidos y aún no
pagados.
- Gestión de pagos: para agilizar los pagos a través de transferencias, es
conveniente la generación automática del modelo 34.1, el cual es
remitido vía electrónica al banco.
- Agilización de la conciliación bancaria. La empresa acumula con
facilidad grandes retrasos en la contabilización de los bancos. Se
propone emplear la herramienta de ayuda al punteo de MIC2000 ERP+,
mediante la importación de ficheros normalizados Q34, facilitados por
las entidades bancarias.
- Gestión de la amortización del inmovilizado. Parametrización de los
activos, cuentas de inmovilizado, de amortización acumulada y dotación
de la amortización. Configuración del cuadro de amortización. Asientos
de amortización a petición.
Requisitos de Control de Gestión
- Política de costes: este es uno de los apartados que definen gran parte
de la parametrización del sistema. La política de costes a seguir es la
de coste estándar. Esto implica que al principio de cada ejercicio se
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definen los costes de los artículos con los que trabaja la empresa, y es
en base a esos costes conforme a los que se calcularán los costes de
fabricación de los productos de producción (a través de su escandallo),
así como los costes de las mercaderías. Para analizar lo acertado de la
definición de los estándares se desarrollará un informe que evalúe las
desviaciones entre los costes estándar y los reales a final de año, de
forma que si es necesario sean modificados en base a criterios que no
sean sólo el aumento del coste de las materias primas, salarios u
operaciones, sino que sirva también para evaluar la bondad del proceso
productivo.
- Política de precios de venta: la enorme competitividad del sector hace
que sea necesaria una política de precios de venta casi personalizada
para los clientes. Aquellos clientes con amplio historial de compras en
ESCAYOLAS, S.L. se benefician de tarifas especiales. Actualmente los
precios de venta se definen en función del mercado, más que en
función de los costes, lo cual no es negativo, pero es posible ajustar los
mismos mediante un análisis de los costes de fabricación y
comercialización. Se profundizará en los requisitos de la política de
precios de venta en la parte de requisitos del proceso de ventas.
- Presupuestaria, módulo de presupuestación de volumen de ventas, y
márgenes, mensualizados por familias. Los conceptos de
presupuestación serán agrupadores de familias de productos:
• Placas
• Escayolas
• Yesos
• Herramientas
- Informes que evalúen las ventas y los márgenes establezcan la
comparativa con el acumulado del año y los años anteriores, mostrando
a su vez las desviaciones frente a los presupuestos.
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- Presupuestaria de costes de estructura; con el fin de hacer un análisis
económico completo de la empresa, también se dotará de un módulo
de presupuestación de los costes de estructura, con la misma división
por meses que los volúmenes de ventas y márgenes.
- Informe de costes de estructura mensualizado, con la correspondiente
desviación frente a los presupuestos, y análisis del acumulado y
desviaciones respecto al año anterior.
Requisitos de Ventas
- Personalización de los formatos de ventas (presupuesto, pedido,
albarán y factura).
- Ficha de clientes: los requisitos respecto a la información a mantener
de los clientes son los siguientes.
• Posibilidad de almacenar varias direcciones, desde la dirección
fiscal, hasta las direcciones de las distintas sedes del cliente. Incluso
es necesario almacena las direcciones de las distintas obras a las
que se envía material a nombre del cliente. Además está el caso de
que la dirección de envío de las facturas no coincida con la dirección
fiscal.
• Denominación comercial del cliente, que en muchas ocasiones no
coincide con la razón social.
• E-mail del cliente.
• Persona de contacto.
• Varios teléfonos y fax de contacto.
• Datos del banco del cliente (número de cuenta bancaria, nombre del
barco, dirección de la sucursal, teléfono de la misma).
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• Catalogación del cliente en histórico o no histórico, en función de
unos criterios que serán expuestos en la toma de requisitos
comerciales.
• Asignación de tarifa de venta.
• Definición de forma de pago habitual.
- Gestión de tarifas: la gestión de tarifas personalizadas para cada
cliente es obligatoria para ser competitivo en el sector. Las tarifas de los
clientes contemplan las siguientes posibilidades:
• Descuento por familia.
• Descuento por artículo distinto del descuento de la familia a la que
pertenece.
• Precio específico para el cliente distinto del precio de venta del
catálogo.
El sistema permite este tratamiento, además de una utilidad que permite
mediante las herramientas para la creación de tarifas, modificar de forma
masiva los precios del catálogo. A cada cliente se le asigna una tarifa,
pero también es posible asignar tarifas a las distintas obras del mismo, y
que estas no coincidan con la tarifa de la ficha del cliente. Así mismo es
posible cambiar de tarifa a voluntad en cada venta.
- Migración de los datos de clientes: el origen de los datos de clientes a
migrar es la aplicación a medida que posee ESCAYOLAS, S.L., que
contiene todos los datos concernientes a direcciones, CIF, datos de
contacto, formas de pago, datos bancarios, etc.
- Migración de los artículos: los artículos a migrar residen también en la
aplicación antes mencionada, así como el listado de familias y su
relación con los artículos. También serán migrados desde este origen
las distintas tarifas de venta para cada cliente.
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- Documentos de venta: los datos específicos a mostrar en los albaranes
de venta, además de los propios de trazabilidad, datos del cliente, fecha
del albarán, fecha prevista de envío y artículos de que se compone
(datos que contempla el estándar), son los que a continuación se citan.
• Nombre del conductor y teléfono de contacto del mismo.
• Matrícula del camión que hace el transporte.
• Matrícula del remolque.
• Agencia de transporte.
Cuando la expedición se hace mediante contenedor indicar:
• Número de contenedor.
• Kg. del transporte.
• Número de bultos.
• Precinto.
• Destino.
• Agencia de transportes (si la hubiera).
Además es necesario indicar las posibles mermas que se den en el
transporte.
Estos datos también aparecerán el la factura si esta es generada a partir
de un único albarán que contiene toda esta información.
Adicionalmente, también es necesario indicar la obra en la que se sirve
el albarán, si fuera el caso, lo cual también tiene importancia para la
facturación del albarán, como se verá más adelante.
Otro aspecto a destacar respecto a los albaranes es la posibilidad de
imprimir albaranes sin valorar, para el caso de que el transporte lo haga
una agencia externa.
- Proceso de facturación: la casuística de la facturación es la siguiente.
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• Clientes a los que se les emite una factura por todos los albaranes
que se les haya servido a lo largo del mes. Este es el 80% de los
casos aproximadamente.
• Clientes a los que se les emite una factura por mes y obra. Es como
el caso anterior, pero emitiendo facturas distintas para las diferentes
obras que el cliente tiene en curso y en las que se les ha
suministrado el material.
• Clientes que no tienen obras pero sí distintos almacenes, y que
desean hacer la misma distinción para los almacenes que en el caso
de las obras.
• Clientes a los que se les emite la factura directamente en el
momento de retirar la mercancía. Aquí están incluidos los clientes
que solicitan factura, pero no tienen ficha de cliente en cuyo caso se
rellena la factura con sus datos fiscales.
• Factura diaria que contempla las ventas realizadas a clientes
particulares que no desean factura.
- Caja: en las tres sedes de la empresa hay una caja mediante la cual se
registran ciertas operaciones de cobro y pago en efectivo. La naturaleza
de los cobros es variada, yendo desde clientes que saldan total o
parcialmente deudas atrasadas, entregas a cuenta sobre albaranes que
se les sirve, o incluso adelantos. Los pagos suelen ser retiradas de
dinero de la caja de la sede para enviarlos a la caja principal o a los
bancos, o pagos de poca cuantía a proveedores que no tienen ficha de
proveedor o que suponen poca cuantía. También se hacen anticipos de
la nómina a los empleados a través de la caja.
- Información sobre los pedidos pendientes de suministrar. Conocer en
todo momento aquellos pedidos de ventas que están pendientes de ser
suministrados, pudiendo distinguir aquellos cuya fecha prevista de
envío se ha superado y aquellos que están próximos a la misma.
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- Listado con la deuda atrasada del cliente, de forma que en base al
saldo del cliente se muestren las facturas que contemplan dicha deuda.
Los criterios para calcular el saldo del cliente son los mismos que los
establecidos en la toma de requisitos económicos financieros.
- Control de alta de documentos. Es decisión de la gerencia, que se
registre qué usuario y cuando se da de alta un albarán de ventas, o se
emite una factura. Para ello se montará una auditoria de las tablas
afectadas.
Requisitos de Compras:
- Personalización de los formatos de compras(pedido y albarán).
- Ficha de proveedores: además de los datos estándar de la ficha de
proveedores, es necesario establecer una clasificación de los mismos
en base a los siguientes criterios, que no son más que atributos del
proveedor.
• Proveedores de servicios de apoyo (material de oficina, servicios de
mantenimiento y calibración, etc.)
• Proveedores de servicios de logística (agencias de transporte
externas, etc.)
• Proveedores de materiales que afectan a la calidad del producto
final, los cuales son a su vez clasificados en:
� Históricos
� Nuevos
� Rechazados
- Tarifas de proveedores: mantener los precios de los proveedores,
teniendo en cuenta que para un mismo artículo de compra pueden
existir varios proveedores, y que un mismo proveedor tiene distintos
precios para un mismo artículo en función de diversos factores, como
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pueden ser las ubicaciones desde las que sirve la mercancía a las que
la sirve (las distintas sedes de ESCAYOLAS, S.L.)
- Albaranes de compra, registro de incidencias. Existen incidencias tipo
que se pueden dar a la hora de recibir un suministro, las cuales se
registran junto a una serie de comentarios en el albarán de compra. Los
tipos de incidencias mencionados son:
• Retrasos en las entregas.
• Material defectuoso.
• Diferencias entre cantidades pedidas y recibidas
Estas incidencias serán explotadas a través de un informe que luego
puede ser empleado para la clasificación de calidad del proveedor o
para una eventual negociación de tarifas.
- Estadísticas de compras por proveedor y artículo. Informe que
mostrará las compras hechas a un proveedor en un intervalo de tiempo
determinado, por artículo, y mostrando también los precios de coste
registrados en los albaranes de compra.
Requisitos de Producción
- Gestión de costes, escandallos de fabricación. ESCAYOLAS, S.L. tiene
definidos sus escandallos de fabricación, que combinados con la
política de costes estándar, conforman parte de la política de costes de
la empresa. Dichos escandallos se componen de
• Materias primas, cuyo consumo incluye las mermas de las mismas
en el proceso de fabricación.
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• Operaciones, dentro de cuyo coste se contemplan los consumos de
combustible y de material de reposición, la mano de obra asociada a
la operación, las amortizaciones de la maquinaria y los
mantenimientos de las mismas.
• Mano de obra no imputable a operaciones, teniendo en cuenta que
existen dos escalones de mano de obra diferenciados.
Es importante resaltar que no se consideran semielaborados en el
proceso de fabricación.
- Órdenes de fabricación: lanzamiento de órdenes de fabricación a partir
de stock bajo mínimos o de pedidos de ventas. Al comenzar el turno, el
responsable de fábrica informa al grupo de trabajo de los distintos tipos
de referencias a fabricar, así como de sus correspondientes cantidades.
Si se diera el caso de que haya que fabricar una pieza especial, las
especificaciones del pedido de ventas del que proceda serán
comunicadas al grupo de trabajo.
Al final del turno el grupo de trabajo, bien sea un empleado o una
cuadrilla, informa mediante el parte diario de producción del número de
referencias fabricadas, las cantidades, las no conformidades, las roturas
e incidencias. Cualquier evento que haga que el grupo de trabajo no esté
las 8 horas produciendo se refleja como una incidencia. En la OF se
reportarán todos los datos relacionados con incidencias de producción
roturas, etc.
Al no conocerse el número de piezas fabricadas de cada referencia
hasta finalizar el turno, será entonces cuando se de de alta la
correspondiente orden de fabricación en MIC2000 ERP+.
- Mermas de fabricación: las mermas de fabricación suponen por lo
general el 0,5% de lo fabricado. Estas serán sumadas a las de
almacenaje (otro 0,5%), que se mencionarán después, de forma que el
alta de producto finalizado que se da en el sistema en el momento de
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cerrar la orden de fabricación contemple dichas mermas. Aunque como
se ha mencionado las mermas totales sean por lo general del 1%, estas
se podrán especificar por familia.
Requisitos Almacén
- Distintos almacenes: la empresa tiene tres sedes (Carmona, Sevilla y
Dos Hermanas), y cada una de estas sedes tiene su propio almacén.
Como mínimo, estos serán los almacenes a crear en MIC2000 ERP+.
Más adelante veremos que serán necesarios más almacenes.
- Materias primas: se creará un almacén específico para las mismas,
que será de donde salgan las materias primas correspondientes al
escandallo de los productos que se indiquen en las órdenes de
fabricación, las cuales darán salida al material al ser cerradas.
- Productos semielaborados: en principio no se contempla su existencia,
si bien hay que tener en cuenta que los productos son siempre
susceptibles de ser vendidos en estado húmedo (exceptuando las
placas desmontables que como pasan por el horno en el 100% de los
casos siempre se venden secas). Para hacer esta distinción sería
posible establecer almacenes de productos semiacabados en estado
húmedo, pero por simplicidad, y teniendo en cuenta que incluso las
sedes podrían almacenar material húmedo, esto por ahora no se va a
controlar.
- Productos terminados: cada sede tendrá su almacén de productos
terminados. Hay que tener en cuenta que en ocasiones se fabrica
material de escayola no conforme. El motivo principal suele ser que las
cisternas de escayola suministradas por lo proveedores tienen un nivel
de blancura fuera de especificaciones. Cuando estas cisternas no son
rechazadas, y se decide aprovecharlas, se produce material que la
empresa recomienda pintar a sus clientes, pero que es igualmente
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 75
vendible. Esta y otras pueden ser las causas de estas no
conformidades que permiten vender el material. Para establecer el
control de esta mercancía, se darán de alta almacenes de productos no
conformes en las distintas sedes.
- Artículos y familias: todos los artículos estarán codificados, y además
asociados a una familia. Esto es indispensable en el caso de los
artículos que son comprados, ya que hay una imputación contable
distinta por cada familia, por lo que todo artículo que esté presente en
un albarán de compras cuya correspondiente factura sea conformada,
habrá de tener familia asociada.
- Artículos con gamas. En principio no se contemplan distintas gamas
para un mismo artículo, pero es posible que en un futuro se decida
comercializar placas de colores. Si así se llega a decidir, las distintas
versiones de colores de una misma placa serán contempladas como
gamas de la misma.
- Valoración del stock: siguiendo la coherencia con la política de costes,
las distintas valoraciones de stock se harán a coste estándar, el cual se
definirá en el maestro de artículos.
- Entradas y salidas de almacén: las entradas y salidas de almacén se
producirán ante los siguientes eventos:
• Entradas:
� Albaranes de compra.
� Órdenes de fabricación (materias primas).
� Traspaso entre almacenes.
� Movimientos especiales (recuento de existencias, material
no controlado, etc.)
• Salidas:
� Albaranes de venta.
� Órdenes de fabricación (productos terminados).
� Traspaso entre almacenes.
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 76
� Movimientos especiales (recuento de existencias, robos,
roturas, etc.)
- Mermas en almacenaje: como se mencionó anteriormente, no se dan
mermas en el almacenaje de materia prima, pero sí en el de productos
terminados. Estas mermas, que alcanzan el 0,5% aproximadamente,
serán procesadas directamente junto a las mermas de fabricación.
- Análisis de desviaciones. A través de las entradas de almacén, se hará
un análisis del error cometido al considerar el coste de los productos a
coste estándar. Conociendo estas desviaciones será más fácil mejorar
dicho coste estándar de un año para otro.
Requisitos Comerciales
- Comerciales o agentes: ESCAYOLAS, S.L. cuenta con dos
comerciales, a parte del director comercial, que también desempeña
labores de adjunto a la gerencia. Estos comerciales se darán de alta en
MIC2000 ERP+ con diferentes objetivos, los cuales se irán viendo a
continuación.
- Asignación de comerciales a clientes. Todo cliente tiene un comercial
asignado, que es el que se encara de establecer relaciones con él,
suministrarle información, gestionar sus ventas y en algunas ocasiones
cobrarle. Esto se hará directamente en la ficha del cliente.
- Clientes históricos y no históricos: los clientes de ESCAYOLAS, S.L.
son catalogados de esta forma en función de si son clientes que tienen
una relación consolidada desde hace años con la empresa (históricos),
o bien se tratan de nuevos clientes conseguidos por los actuales
comerciales de la plantilla. Esto será factor a tener en cuenta para el
cobro de comisiones.
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 77
- Comisiones de los agentes. Las comisiones de los agentes se liquidan
pasado el año, y en función de las ventas realizadas a clientes no
históricos. Es por tanto necesario un informe que muestre las ventas
detalladas y acumuladas a dichos clientes no históricos.
- Estadísticas de ventas por comercial. Independientemente de la
catalogación de histórico o no histórico, se requiere un informe que
muestre las ventas asignadas a cada comercial.
- Actividad comercial. Los comerciales introducirán en el sistema los
datos derivados de su actividad comercial. No sólo se trata de
contactos, sino que también se trata de las visitas, llamadas, e-mails,
etc. intercambiados con los clientes, incluyendo las impresiones que de
dichos contactos se lleven (positiva, normal o mala).
- Listado de clientes que llevan un tiempo sin comprar. Esta herramienta
se empleará tanto como para enfatizar en la actividad comercial con
ciertos clientes, como para dar de baja aquellos que no son
interesantes.
- Gestión del riesgo de los clientes: este apartado se llevará a cabo
conforme a lo descrito en el apartado de ventas, y será accesible para
los comerciales.
- Listado de productos con la tarifa del cliente, de forma que contengan
los artículos en venta con los respectivos descuentos o precios
especiales para cada cliente.
- Listado de clientes por país, provincia y código postal. Esto es útil entre
otras cosas para programar las rutas de los comerciales.
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 78
- Listado de ventas por productos, en los cuales se mostrarán por meses
el precio de venta medio de cada cliente y el precio de venta medio
global del artículo.
- Listado de ventas comparadas por cliente, mes y periodo.
- Listado de las facturas de los clientes, agrupadas por obras si fuera el
caso, y ordenadas por fechas, y con la posibilidad de filtrar por los
conceptos anteriores.
Aspectos limitantes
Desde el punto de vista de infraestructura es importante mencionar los
siguientes aspectos:
- La empresa ESCAYOLAS, S.L. tiene tres delegaciones en la provincia
de Sevilla, conectadas vía VPN (red privada virtual). Se reservarán los
recursos necesarios de la citada red para dar servicio al sistema ERP a
implantar.
- En la sede central, ubicada en la localidad de Carmona, residirá el
servidor de datos (servidor principal del sistema). En cada una de las
delegaciones se configurará un servidor de ficheros y se instalará el
software cliente correspondiente.
- Para el envío de documentos de compra y venta (presupuestos,
pedidos, albaranes, facturas,…) a terceras empresas por correo
electrónico (o fax) se configurarán los formatos de la gestión comercial
con la imagen corporativa de ESCAYOLAS, S.L. Estos formatos
sustituyen los actuales sobre “papel preimpreso” que actualmente se
emplean, para lo que se hace necesaria la instalación de impresoras a
color para la impresión física de los mismos.
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 79
- Se pretende dotar a la organización de la posibilidad de envío por fax
de documentos generados desde el sistema ERP. Será necesario
disponer, en las estaciones clientes que corresponda, de módem y
acceso a la conexión telefónica.
Para el arranque del nuevo sistema MIC2000 ERP+, se hacen los comentarios
que siguen:
- Se determinará fecha de corte de operaciones de los sistemas actuales
de gestión comercial (OficomW) y gestión EEFF (CONTAPLUS de
Sage SP) y fecha de comienzo (arranque) posterior de explotación del
nuevo sistema. No habrá convivencia de sistemas actuales y MIC2000
ERP+.
- Se migrará desde CONTAPLUS el ejercicio contable 2007, las
transacciones hasta el día de la fecha de corte de operaciones. No se
migrará al nuevo sistema la gestión comercial.
En cuanto a los datos maestros necesarios para el correcto funcionamiento del
sistema:
- Se exportarán desde los sistemas actuales los datos maestros
correspondientes a las principales entidades (clientes, proveedores,
artículos, plan contable, elementos de inmovilizado,…), rescatables en
formatos estándar de los mencionados sistemas, haciendo la carga
inicial correspondientes en el sistema ERP destino.
- Desde ESCAYOLAS, S.L. se aprovechará la implantación para
codificar o revisar la codificación de las entidades implicadas, para
conseguir una gestión normalizada de la información.
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 80
- Se han de definir y/o validar los escandallos de fabricación que
permitan una mecanización de la gestión de almacén y un seguimiento
de desviaciones de reales frente a presupuestos.
Hasta aquí el contenido de la toma de requisitos y de su correspondiente
entregable. A continuación se muestra el diseño funcional propuesto, cuyo
contenido no es más que el flujo de negocio que será aprobado al final de la
Fase Crítica.
Diseño funcional
En el siguiente diagrama se muestra el análisis funcional de la empresa en
forma de flujo de negocio:
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 81
Figura 5.1 Flujo de Negocio de ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 82
Este flujo de negocio surge tanto del análisis del la forma de trabajar de
ESCAYOLAS, S.L. como de la adaptación a MIC2000 ERP+. Como ya se
mencionó anteriormente, el ERP+ no se adapta al negocio, pero sí al tipo de
negocio. Es por esto que es fácil encontrar un nexo de unión entre la aplicación
y la empresa que soporta el proceso de implantación.
Explicación del flujo de negocio:
El flujo de negocio parte del contacto comercial, teniendo varios posibles
finales, siendo uno de ellos la gestión del cobro de la venta realizada al cliente.
A lo largo del proceso, se va atravesando por una serie de divisiones verticales
que no son más que las divisiones funcionales de la empresa. A través de esta
representación se plasma la verdadera dimensión de la integración de los
procesos de la organización, y de cómo estos han de estar perfectamente
coordinados para que la forma de trabajar de el máximo rendimiento. De aquí
la importancia de un ERP, que permite que el flujo de información no sea un
obstáculo, sino una herramienta de apoyo.
Una vez realizada la actividad comercial de visitas, presentación de la empresa
y de los productos, llega el momento de presentar una oferta si el cliente así lo
solicita. También puede darse el caso de que sea el propio cliente el que
solicite dicha oferta. Independientemente de uno u otro, será necesaria una
evaluación del riesgo del cliente, ya sea mediante información interna, o
mediante la información suministrada por entidades externas (bancos, etc.). Si
la evaluación del riesgo da un resultado negativo, queda a criterio de la
gerencia el continuar o no con la operación, ya que a veces se puede tratar de
clientes estratégicos o la gerencia puede poseer información no formal sobre el
cliente que haga conveniente la venta.
En el proceso de elaboración y presentación del presupuesto al cliente, hay
que contemplar el proceso de realimentación que implica un posible rechazo
del mismo por parte del cliente. Un presupuesto rechazado podrá ser revisado
o no en función de si el cliente pide o no dicha revisión, o si la empresa decide
no modificar las condiciones de la oferta.
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 83
Una vez aceptado el presupuesto por parte del cliente, se puede llegar a hacer
un nuevo análisis del riesgo con las condiciones finales de la contratación,
estableciéndose de nuevo el mismo flujo de decisión. Aquí acaba la función
comercial de la operación.
Con el presupuesto contratado se lanza el pedido de ventas, en el cual se
estima una fecha prevista de suministro en función del stock existente o de la
disponibilidad de los recursos si se trata de producción especial bajo encargo.
Si la venta es de un producto que requiere fabricación a medida, la operación
entra entonces en la función de producción. De otro modo, si es contra stock,
pasaría a almacén.
En el caso de producción a medida se lanza la orden de fabricación pertinente,
que de baja en almacén las materias primas y de alta los productos finalizados
(al cerrar la orden). Llegado a este punto, la operación pasa a almacén.
También pueden llegar requerimientos a producción por parte de almacén para
que se efectúe la producción de mercancía cuyo stock se considera que está
bajo mínimos. A partir de aquí, el proceso es el mismo que para la producción
de mercancía por encargo.
Una vez en almacén, sea cual sea el origen del pedido (contra stock o a
medida), se prepara el mismo para ser servido, y llegado el momento, emitir el
correspondiente albarán de ventas que de de baja la mercancía en el almacén.
También es misión del almacén la recepción y verificación de la mercancía
comprada, de forma que se coteje el albarán recibido del proveedor con el
pedido que se hizo, y se tome la decisión de dar entrada o no a la mercancía,
validando por lo tanto el albarán de compras.
El responsable de almacén deberá velar porque los niveles de stock, tanto de
materias primas como de productos terminados, sean los adecuados para dar
servicio al cliente y para abastecer a la función productiva. Por lo tanto, será el
encargado de comunicar las necesidades de compras y las necesidades de
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 84
producción. Los traspasos entre almacenes (distintas sedes físicas y
almacenes lógicos de la empresa) también se llevarán a cabo por parte del
personal del almacén.
El personal de compras recibirá las necesidades de compras, y establecerá
contacto con los proveedores para realizar los pedidos de compras necesarios.
A su vez, una vez recibida la mercancía y obtenido el visto bueno por parte del
personal de almacén, compras se encargará de recibir la factura del proveedor
y conformar la misma, pasando el trámite del pago a administración.
La entrega de la mercancía al cliente es misión de suministros, ya sea por
medios propios de ESCAYOLAS, S.L., medios del cliente, o una agencia de
transporte externa. En cualquier caso, son los encargados de hacer llegar
físicamente el albarán al cliente, pasando el trámite del cobro a administración.
Administración se encargará de la emisión de facturas de ventas a partir de los
albaranes, del cobro de los mismos, del pago de las facturas de compra, y de la
contabilización de todas las operaciones.
Este es el flujo de negocio propuesto, pero las divisiones funcionales entre los
distintos grupos de trabajo no tienen por qué corresponderse al modelo
propuesto. En ESCAYOLAS, S.L. los grupos de trabajo quedarán como sigue:
- Gerencia: labores comerciales y de control de gestión.
- Comercial: contactar con clientes, negociar tarifas, emitir presupuestos
y parte de la gestión del cobro.
- Ventas: emisión de pedidos, albaranes y facturas de compra, gestión
de los suministros, cobros y pagos en caja, y planificación logística.
- Producción: control de la fabricación de productos, control del stock de
materias primas, emisión de pedidos de compras, conformación de
facturas de proveedor, gestión del personal, control del stock de
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 85
productos terminados, traspasos y movimientos especiales de almacén
y sistema de calidad.
- Administración: contabilización de operaciones de compra y venta,
gestión del cobro, gestión del pago, parte del control de gestión.
- Almacén: expediciones y ejecución de la logística interna.
Diseño de parametrización
En el diseño de parametrización se muestran las soluciones adoptadas para el
cumplimiento de los requisitos del cliente, por lo que se adopta la misma
estructura.
Económico Financiero
- Importación automática de las facturas de ventas a contabilidad
Figura 5.2 Configuración de la imputación de ventas
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 86
Mediante la configuración de imputación de ventas se configura, para
cada serie definida en la organización, cual es la cuenta de explotación
empleada para la creación automática de los asientos de las facturas de
venta. En el caso de las ventas se emplea una única cuenta de
explotación para todas las series y familias de artículos. Para anular
facturas ya contabilizadas se borra en primer lugar el asiento asociado, y
después se anula la factura.
- Conformación de facturas de compra.
Figura 5.3 Configuración de la imputación de compras
En el caso de las facturas de compra si se hace un desglose de
imputación por familia, es decir, a cada familia se le asocia una cuenta
de explotación distinta, de forma que esta es contra la que se
contabiliza.
Además, el proceso de contabilización es inmediato, una vez la factura
es conformada.
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 87
Figura 5.4 Conformación de facturas de compras
Como se puede observar en la pantalla, el sistema propone el importe
de la factura a conformar tomando como referencia el albarán de
compras. Existe cierta tolerancia a la diferencia entre el importe de la
factura y del albarán, que en este caso se ha configurado para que no
sea mayor de un euro.
- Listado de INTRASTAT. Este listado se lanza desde el mantenimiento
de clientes, y muestra agrupadas por países y clientes las facturas de
venta emitidas a clientes comunitarios en el periodo seleccionado. La
característica de comunitario se selecciona en la ficha del cliente.
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 88
Figura 5.5 Listado de Intrastat
- Listado de saldos de clientes. El informe contempla el saldo contable,
las facturas sin contabilizar y los efectos comerciales no remesados. Se
lanza desde el mantenimiento de clientes, y es posible mostrarlo
totalizado o a una fecha determinada.
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 89
Figura 5.6 Listado de saldos de cliente
- Gestión del cobro: procesado por parte del sistema de efectivo,
transferencias, cheques, pagarés y recibos domiciliados. Esto se
consigue, en primer lugar, con una correcta configuración de las formas
de pago (vencimientos, tipos de efectos comerciales, etc.), y después,
con la asignación de la misma a la factura de venta, de forma que el
sistema da de alta de forma automática el efecto comercial en el
registro de cobros.
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 90
Figura 5.7 Pantalla de edición de cobros
Así mismo es posible editar el mismo desde el propio registro, o incluso
dar de alta uno nuevo.
- Gestión del cobro: emisión de remesas al cobro (cuaderno 58). Los
efectos se podrán remesar directamente desde la pantalla de gestión
de cobros, pudiendo incluso agrupar varios efectos dentro de la misma
remesa. La pantalla que permite la emisión de remesa es la que sigue:
Figura 5.8 Pantalla de emisión del cuaderno 58
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 91
- Gestión del riesgo de los clientes. Recordamos la “fórmula del riesgo”
para ESCAYOLAS, S.L.
• Pedidos de venta pendientes de servir.
• Albaranes de venta pendientes de ser facturados.
• Facturas pendientes de contabilizar.
• Efectos comerciales remesados no vencidos, o vencidos hace
menos de diez días.
• Saldo de la cuenta contable del cliente.
Figura 5.9 Informe de riesgo de clientes
En el informe se muestran todos los conceptos nombrados
anteriormente, existiendo la posibilidad de filtrar por cliente. Se lanza
desde el mantenimiento de clientes.
- Listado de las facturas emitidas a clientes cuyo riesgo está asegurado
mediante una póliza de seguro de crédito interno. La condición de
asegurado se configura en la ficha del cliente.
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 92
Figura 5.10 Listado de clientes asegurados
Se muestra el importe total acumulado por tipo de cliente (nacional,
intracomunitario o extracomunitario), y con el listado de las facturas de
los clientes asegurados durante el periodo seleccionado.
- Lista de saldos de proveedores. El informe contempla tanto el saldo de
la cuenta contable del proveedor, como los efectos emitidos y aún no
pagados.
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 93
Figura 5.11 Listado de saldos de proveedor
Se lanza desde el mantenimiento de proveedores, y se puede mostrar
tanto detallado como acumulado.
- Gestión de pagos: generación automática del modelo 34.1. En el
módulo de tesorería existe una pantalla específica para la generación
de dicho modelo. Para que este modelo de orden de transferencia
bancaria se genere de forma correcta, es necesaria la correcta
definición del proveedor en la ficha de proveedores, así como velar
porque los datos como la cuenta bancaria del mismo presente el
formato adecuado.
- Agilización de la conciliación bancaria. En primer lugar, es necesario
descargar el fichero Q34 de la correspondiente web bancaria. Una vez
importado este al sistema, se puede utilizar la herramienta de ayuda al
punteo de asientos bancarios. MIC2000 ERP+ cruza los asientos no
punteados con los del Q34, de forma que es capaz de identificar cada
asiento con su análogo en el Q34.
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 94
Figura 5.12 Pantalla para la conciliación bancaria
- Gestión de la amortización del inmovilizado.
Figura 5.13 Configuración del cuadro de amortización
Mediante la gestión de inmovilizado de MIC2000 ERP+ es posible
generar el cuadro de amortización que se pretenda para el bien
inmovilizado, permitiendo la contabilización automática o a voluntad.
También es posible modificar anteriores asientos de amortización.
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 95
Control de Gestión
- El informe principal de control de gestión que se obtiene finalmente,
como resultado de comparar las ventas y márgenes reales (a coste
estándar) con lo presupuestado, y los costes de estructura también con
lo presupuestado es el siguiente.
Figura 5.14 Informe de control de gestión
Ventas
- Personalización de los formatos de ventas (presupuesto, pedido,
albarán y factura). El formato personalizado es el que sigue a
continuación.
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 96
Figura 5.15 Formato de documentos de venta
En este formato sólo falta la cabecera, que contiene datos confidenciales
desde el punto de vista de este proyecto, como es logotipo de la
empresa y sus datos de localización. Tanto presupuestos, como
pedidos, albaranes y facturas de ventas se emiten bajo este formato. De
esta forma también es posible enviar estos formatos vía correo
electrónico, mediante la generación de pdf’s.
- Ficha de clientes. Los requisitos de información a almacenar son
cumplidos en su práctica totalidad por el estándar, si bien ha sido
necesario añadir algún campo anexo para cumplirlos al 100%.
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 97
Figura 5.16 Ficha de clientes
También se configura la gestión de proyectos con el fin de registrar las
distintas obras que los clientes tienen en curso, de modo que se puedan
mantener las direcciones de las mismas, y asociarlas a los documentos
de venta.
Figura 5.17 Mantenimiento de proyectos (obras)
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 98
- Gestión de tarifas. ESCAYOLAS, S.L. La gestión de tarifas empleadas
es la estándar de MIC2000 ERP+. En ella, en primer lugar, se asigna
una tarifa al cliente en la ficha de clientes, de tal manera que cuando se
selecciona el cliente en un documento de venta, se carga
automáticamente la tarifa del ese cliente. En consenso con la gerencia,
y con motivos comerciales, se propone emplear en las tarifas sólo la
funcionalidad de los descuentos (tanto por familia como por artículo
específico), y no la de precios especiales por artículo, de forma que a la
hora de presentar al cliente sus tarifas, pueda apreciar mejor el
descuento respecto a los precios de catálogo.
Figura 5.18 Gestión de tarifas de venta
- Documentos de venta. Para cumplir los requisitos de información
adicional contenida en albaranes de venta y facturas de venta, se dan
de alta varias tablas anexas en la cabecera de albarán de ventas, con
su correspondiente visualización en pantalla y en los formatos:
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 99
Figura 5.19 Albarán de venta
La figura anterior muestra la información estándar que aparece en un
albarán de ventas. La figura siguiente muestra los campos anexos
añadidos por petición del cliente.
Figura 5.20 Datos anexos a la cabecera de albarán de ventas
- Proceso de facturación: mediante el uso de la pantalla de facturación
de albaranes es posible cubrir toda la casuística de facturación de
ESCAYOLAS, S.L. Para facturar desde dicha pantalla se han de
cumplir las siguientes condiciones:
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 100
• Que el cliente tenga completo el CIF en la ficha de clientes.
• Que el cliente tenga asignada cuenta contable en la ficha de
clientes.
• Que el cliente tenga asignado grupo de riesgo en la ficha de
clientes.
• Que el albarán de venta tenga asignada forma de pago.
Figura 5.21 Pantalla de facturación
Si no se cumple alguno de los requisitos anteriores, el albarán no será
mostrado en el grid y por lo tanto no podrá ser facturado desde esta
pantalla. Para agrupar en una misma factura varios albaranes de un
mismo cliente han de cumplirse los siguientes requisitos:
• Que los albaranes correspondan al mismo cliente.
• Que los albaranes tengan asignada la misma forma de pago.
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 101
Se podrán agrupar albaranes incluso de series distintas y tipos de
operación distintos, siempre y cuando cumplan las condiciones
anteriores, y dependiendo del resto de opciones seleccionadas en los
filtros. También se podrán facturar conjuntamente albaranes asignados a
distintos proyectos, con la excepción de los casos en los que se emitan
facturas con retención, ya que el porcentaje de retención es un atributo
del proyecto, y sólo puede haber un porcentaje de retención por factura.
Para contemplar dicho caso es necesario generar las facturas con
retención desde la pestaña "Proyectos".
La acumulación de varios albaranes en una misma factura se muestra
en el formato de factura de la siguiente manera:
Figura 5.22 Formato de factura con varios albaranes
- Caja. En Primer lugar es imprescindible que cada serie de facturación
tenga asociada una o varias cajas, a las cuales se le irán imputando las
distintas operaciones de contado que se realicen en el día. Las
operaciones que realizarán apuntes en la caja son las siguientes:
• Entregas a cuenta: cuando se introduce una entrega a cuenta sobre
un pedido/albarán respecto a un cliente, la aplicación traslada dicho
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 102
apunte directamente a la caja del día, generando un saldo a favor
del cliente.
• Apuntes manuales: otra manera de introducir un apunte en la caja
del día es hacerlo manualmente desde la pantalla de gestión de
caja. Siendo los campos que hay que rellenar los siguientes.
� Concepto: será la definición por la que se reconoce después
en el informe de movimientos de caja un apunte introducido a
mano.
� Cargo/Abono: en caso de que el apunte suponga un pago, se
introduce la cifra en cuestión en “cargo”, mientras que si se
trata de un cobro se introduce en “abono”.
Una vez comprobado el arqueo se cierra la caja y se contabiliza
mediante la imputación de cajas a contabilidad. El informe de
movimientos de caja queda de la siguiente manera:
Figura 5.23 Informe de movimientos de caja
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 103
- Información sobre los pedidos pendientes de suministrar. Es posible
filtrar de entre los pedidos de compra aquellos que están pendientes de
ser servidos, pero una información más detallada respecto a las fechas
de entrega se obtiene mediante el informe mostrado a continuación.
Figura 5.24 Informe de pedidos pendientes de servir
- Listado con la deuda atrasada del cliente. En este listado se tiene en
cuenta el saldo con la fórmula calculada en la parte económico
financiera, y se muestran una a una las operaciones que comprenden
esa deuda.
Figura 5.25 Clientes con deuda atrasada
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 104
Compras:
- Personalización de los formatos de compras (pedido y albarán). El
formato es parecido al de ventas, pero con la marca del procedimiento
de compras. De nuevo se omiten los datos reales de la empresa.
Figura 5.26 Formato de documentos de compras
� Ficha de proveedores: además de los datos habituales de
una ficha de proveedores, se habilita una pestaña anexa
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 105
que permite satisfacer la necesidad de clasificar los
proveedores.
Figura 5.27 Ficha de proveedores
Figura 5.28 Datos anexos de clasificación de proveedores
- Tarifas de proveedores. Para poder mantener distintos precios de un
mismo proveedor para el mismo artículo, se da de alta el proveedor con
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 106
varias referencias distintas, tantas como sea necesario, pero estando
asociadas todas ellas a la misma cuenta contable. Por lo demás, las
tarifas de los proveedores se mantienen en la siguiente pantalla:
Figura 5.29 Tarifas de proveedor
- Albaranes de compra, registro de incidencias. Para registrar las
incidencias en los albaranes de compras se emplea la siguiente
pestaña anexa:
Figura 5.30 Registro de incidencias en albaranes de compras
Los tipos de incidencias a asignar son las que siguen:
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• Retrasos en las entregas.
• Material defectuoso.
• Diferencias entre cantidades pedidas y recibidas
Siendo obligatorio rellenar el tipo de incidencia. El informe que explota la
información de las incidencias agrupa por tipo de incidencia y por fechas.
Figura 5.31 Informe de incidencias en compras
- Estadísticas de compras por proveedor y artículo. Informe por
proveedor(cuenta contable) agrupado por familias y calculando los
precio medios de compra en cada mes y periodo.
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Figura 5.32 Estadísticas de compras
Producción
- Gestión de costes, escandallos de fabricación. ESCAYOLAS, S.L. Para
la creación de escandallos de fabricación es necesario que cada
artículo esté relacionado con un centro de suministro, y este a su vez
con uno de los almacenes definidos para la empresa. En caso de que el
artículo sea componente en un escandallo, será de dicho almacén,
relacionado con su centro de suministro, del que será dado de baja a la
hora de cerrar la orden de fabricación. Para las operaciones es
necesario además que la operación esté relacionada con un artículo y
con un GFH (grupo funcional homogéneo o centro de costos, cuya
funcionalidad no forma parte del alcance de este proyecto). Por lo tanto,
sólo los artículos tildados de “producción” en la ficha del artículo podrán
componerse de un escandallo. A su vez, sólo los tildados como
“producción”, “materia prima” u “operación”, podrán pasar a formar
parte de un escandallo. Para el correcto uso de la herramienta de
escandallos, primero hay que lanzar el motor de nivelación, que sirve
para atribuir nivel a los artículos que conforman el escandallo, para a
continuación lanzar el motor de cálculo de costes, que será el que
actualice los costes de los productos fabricados según los costes de los
componentes del escandallo. La pantalla de edición de escandallos es
la que sigue:
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Figura 5.33 Pantalla de edición de escandallos
- Órdenes de fabricación. Las órdenes de fabricación serán lanzadas
una vez terminado el turno de trabajo, y en ellas se informará al sistema
de los productos fabricados, así como de todas las incidencias de
fabricación que se estimen oportunas.
Figura 5.34 Orden de fabricación
En la orden de fabricación también hay que indicar el almacén contra el
que se fabrican los productos terminados, ya que la salida de las
materias primas depende de la parametrización del las mismas. Será
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una vez cerrada la orden de fabricación cuando se produzcan los
movimientos de mercancía en los almacenes.
- Mermas de fabricación: las mermas de fabricación se especifican por
familia, de modo que al cerrar la orden de fabricación, la entrada en
almacén de productos terminados tenga en cuenta ya las mermas.
Almacén
- Distintos almacenes. Los almacenes se crean en el mantenimiento de
almacenes. Los almacenes para ESCAYOLAS, S.L. quedan de la
siguiente forma:
Figura 5.35 Almacenes
- Hay un almacén de productos conformes por cada una de las sedes de
la empresa, y otro de productos no conformes, también para cada una
de las sedes. Existe también un almacén específico de materias primas.
También existen dos almacenes de mojado, uno conforme, y el otro no
conforme, con vistas a que en un futuro se gestionen también los
tiempos de secado desde los almacenes.
A la hora de configurar los artículos que formarán parte del escandallo,
es importante que el almacén del centro de suministro de las materias
primas sea el propio almacén de materias primas. No es tan importante
el almacén de los artículos tildados como operaciones, ya que su stock
no es importante, ni el de los productos finalizados, ya que es en cada
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orden de fabricación donde se especifica contra qué almacén se fabrica.
Por lo general, se tratará del almacén “CARMONA CONFORME”, que es
la sede donde se encuentra el centro de producción, pero también será
posible hacerlo contra cualquier otro, como será el caso de producción
no conforme.
- Artículos y familias. Ya que el control de gestión de ESCAYOLAS, S.L.
se establece sobre agrupadores de familias, y que en las compras
también hay desglose de cuentas de explotación por familias, se hace
indispensable que todos los artículos pertenezcan a una familia.
Figura 5.36 Ficha de artículo
- Las acciones más comunes a realizar para una correcta gestión de
almacenes son:
• Consulta del detalle de almacenes. Información sobre los diferentes
stock’s (stock, mínimo, máximo, pendiente de recibir, pendiente de
servir) y precio medio ponderado de los artículos con fecha actual.
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• Traspasos entre almacenes. Será la forma de reflejar los traspasos
de mercancía entre los distintos almacenes, sobre todo para el
traspaso de mercancías entre sedes.
Figura 5.37 Pantalla de traspaso entre almacenes
• Movimientos especiales de almacén. Servirán para informar al
sistema de las bajas y altas no previstas de material (roturas, robos,
etc.).
Figura 5.38 Pantalla de movimientos especiales de almacén
• Verificación de integridad del detalle de almacenes. Este proceso
sirve para reconstruir el almacén según el histórico.
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• Recuento de existencias. Es una pantalla para regularizar el
almacén. Consulta el detalle del almacén y posibilita la modificación
del stock actual para cada artículo mediante un movimiento especial
compensatorio.
• Generación de punto de apertura. Es la información de almacén que
existe con fecha de inicio de generación de dicho punto. Por
ejemplo, si tuviera que recorrer los movimientos de almacén no lo
haría sobre la globalidad sino desde dicho punto.
- Mermas en almacenaje. Tal y como ya se ha comentado, estas
mermas se funden con las de fabricación, y se hacen efectivas al cerrar
la orden de fabricación.
Comercial
- Asignación de comerciales a clientes. Todo cliente tiene un comercial
asignado, que es el que se encara de establecer relaciones con él,
suministrarle información, gestionar sus ventas y en algunas ocasiones
cobrarle. Esto se hará directamente en la ficha del cliente.
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Figura 5.39 Agente en ficha de cliente
- Clientes históricos y no históricos. Para ello se emplea un check en una
pestaña anexa en la ficha de clientes.
- Comisiones de los agentes. Para evaluar las ventas de cada comercial
a clientes no históricos se emplea el siguiente informe:
Figura 5.40 Ventas por agente
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- Actividad comercial. La actividad comercial se introduce en el sistema a
través del mantenimiento de relaciones con clientes. Luego será
explotada mediante informes.
- Listado de clientes que llevan un tiempo sin comprar. El informe
contempla cualquier acción comercial (presupuesto, pedido, albarán y
facturas), pero el criterio de fechas sin comprar lo toma de la fecha de
factura.
Figura 5.41 - Listado de clientes que llevan un tiempo sin comprar
- Listado de productos con la tarifa del cliente, de forma que contengan
los artículos en venta con los respectivos descuentos o precios
especiales para cada cliente:
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
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Figura 5.42 Lista de precios del cliente
- Listado de clientes por país, provincia y código postal. Este informe se
lanza desde el mantenimiento de clientes, y permite filtrar por país y
provincia.
- Listado de ventas por productos, en los cuales se muestra por meses
el precio de venta medio de cada cliente y el precio de venta medio
global del artículo.
- Listado de ventas comparadas por cliente, mes y periodo.
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 117
Figura 5.43 - Listado de ventas comparadas por cliente, mes y periodo
5.1.4. Instalación de MIC2000 ERP+
La configuración de la infraestructura del sistema queda como se muestra en el
siguiente diagrama:
Figura 5.44 Configuración MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 118
El servidor principal, contenedor de la base de datos y de la aplicación, se sitúa
en Carmona, donde también hay 10 estaciones cliente para un total de 11
usuarios. En las sedes de Sevilla y Dos Hermanas hay una estación cliente en
cada una, que a su vez hace de servidor de aplicaciones, de modo que a través
de la VPN sólo viajan datos y no ficheros de la aplicación. En cada una de
estas sedes hay un usuario.
5.1.5. Carga de Datos Inicial. Prototipo Para la carga inicial de datos se configura un sistema prototipo, sobre el cuál
además se imparte la formación a los usuarios del sistema. Este sistema
prototipo es además el empleado para desarrollar parte de los módulos
específicos de la implantación, tales como informes o tablas anexas de datos.
5.2. Fase Crítica Una vez definido el alcance del proyecto, tomado requisitos, habiendo
plasmado estos en el flujo de negocio a considerar y el diseño de
parametrización correspondiente, dotado de infraestructura el proyecto, y
montado un prototipo sobre el que dar la formación, llega el momento de
afrontar la fase crítica del proyecto, en la que se verifica junto al cliente la
validez de todos los modelos propuestos.
Esta verificación se produce durante las formaciones, las pruebas del propio
cliente sobre el modelo prototipo, y la validación de que el sistema soporta y
mejora los procesos de la empresa.
5.2.1. Formación a usuarios clave
Debido a las características del cliente, la estrategia a la hora de dar formación
se basa en dividir funcionalmente la misma, y convocar a la formación a
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
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usuarios clave no sólo a los responsables de cada área, sino también a
aquellas personas de la organización que, por tener una dedicación específica
a las tareas de estas funciones, aportan criterio a la hora de validar el trabajo
realizado. Más tarde, en la formación a usuarios finales, estas personas que sin
ser usuarios principales han recibido formación como tales, sólo asisten a las
formaciones de las áreas en las que tendrán que trabajar de forma esporádica.
Es más, es posible arrancar el sistema tras la formación a usuarios principales
gracias a esta estrategia, ya que en el momento del arranque, cada empleado
ha recibido formación sobre su función específica y principal, y será a posteriori
cuando reciba la formación sobre sus actividades secundarias. La formación
queda de la siguiente forma:
Área Asistentes Usuario principal Departamento FECHAS HORA DURACIÓN
(H) Responsable ventas SÍ Ventas Responsable caja Carmona
Ventas
Ventas Sevilla Ventas Ventas Dos Hermanas Ventas
VENTAS
Apoyo ventas Ventas
6 DE MARZO
DE 9 A 13 H 4
Responsable caja Carmona SÍ Ventas
Ventas Sevilla Ventas CAJA
Ventas Dos Hermanas Ventas
8 DE MARZO
DE 17 A 19 H 2
Responsable administración
SÍ Administración
Usuario EEFF Administración Usuario EEFF Administración
EEFF
Usuario EEFF Administración
7 DE MARZO
DE 16 A 20 H 2
Responsable compras SÍ Compras Responsable fábrica/calidad Calidad/Fábrica COMPRAS
Apoyo ventas Ventas
12 DE MARZO
DE 18 A 20 H 2
Responsable fábrica/calidad SÍ Calidad/Fábrica
Responsable compras Compras Apoyo ventas Ventas Ventas Sevilla Ventas
ALMACEN
Ventas Dos Hermanas Ventas
12 DE MARZO
DE 10 A 12 H 2
Responsable fábrica/calidad SÍ Calidad/Fábrica
Responsable compras Compras FABRICA
Apoyo ventas Ventas
13 DE MARZO
DE 10 A 13 H 3
Director comercial SÍ Dirección comercial Comercial Comercial COMERCIAL Comercial Comercial
5 DE MARZO
DE 10 A 12 H
2
Gerente SÍ Gerencia CONTROL
Director comercial Dirección comercial 21 DE MARZO
DE 16 A 20 H
4
Queda pendiente tras esta formación la que el resto de personal recibe en
ventas y en caja. El motivo es que debido al horario continuado de apertura del
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 120
centro de Carmona, y también la apertura del sábado, todos acaban siendo
usuarios de ventas y de caja, aunque esta no sea su actividad principal.
5.2.2. Pruebas funcionales Una vez impartida la primera formación se da acceso a todos los usuarios en
sus estaciones de trabajo al esquema prototipo empleado para la formación,
para que no sólo practiquen, sino que también validen dicho prototipo.
El objetivo es que el momento del arranque esté lo más cercano posible al
momento del arranque, de forma que todo el personal implicado en el proyecto
tenga reciente los conceptos adquiridos durante la formación.
5.2.3. Validación del flujo de negocio Durante esta etapa se recibe confirmación por parte de ESCAYOLAS, S.L. de
la validez del modelo planteado como flujo de negocio, por lo que ya se está en
condiciones de establecer una planificación definitiva que determine el
momento idóneo para el arranque del sistema, momento que coincidirá con el
corte de operaciones de los antiguos sistemas.
Se toma la determinación de hacer corte de operaciones un viernes al medio
día, de forma que las operaciones registradas el viernes por la tarde y el
sábado por la mañana se anotan de forma manual en impresos de
ESCAYOLAS, S.L., para ser introducidas en el sistema en el momento del
arranque al lunes siguiente.
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 121
Id Nombre de tarea
2 Análisis de la situación de partida
3 Determinación del alcance y modelo de gestión
4 Toma de requerimientos
5 Instalación de MIC2000 ERP+
6 PROTOTIPO
7 Carga básica de datos
8 Parametrización básica del sistema
9 FASE CRITICA
10 Formación a usuarios clave
11 Pruebas funcionales
12 Aprobación del flujo de negocio ERP
13 FASE DE ARRANQUE
14 Parametrización definitiva
15 Formación área usuaria
16 Carga definitiva de datos
17 Arranque
18 Soporte de puesta en marcha
19/03
19/03
D J L V M S X D J L V M S X D J L V M S X D J L V M18 dic '06 01 ene '07 15 ene '07 29 ene '07 12 feb '07 26 feb '07 12 mar '07 26 mar '07
Figura 5.45 Planificación definitiva
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 122
Como se puede observar en la planificación definitiva, el arranque es el lunes día
19 de marzo, estableciéndose un periodo de soporte a la puesta en marcha de 10
días, de los cuales hasta el viernes de la semana del arranque, son en las propias
instalaciones del cliente.
Los motivos que llevan a la corrección de plazos respecto a la planificación inicial
son los siguientes:
La toma de requisitos se prolonga debido a las peculiaridades del flujo de negocio
del área económico financiera, ya que el hecho de no casar los cobros con las
operaciones de venta supone una complejidad añadida al proyecto.
Otro aspecto clave es el funcionamiento de la caja en las distintas sedes de
ESCAYOLAS, S.L. Lo que en el cliente se entiende por caja es un concepto algo
más amplio, que en la fase de diseño funcional hay que encajar con varios módulos
del sistema, no sólo con el de la caja. Este aspecto prolonga la parametrización
básica del sistema.
En cuanto a la carga de datos en el modelo prototipo, cabe resaltar la complejidad
del modelo de datos de la gestión de las tarifas del sistema antiguo de
ESCAYOLAS, S.L., que hace que se requiera un análisis superior al normal.
La implantación de MIC2000 ERP+ se hace sobre una versión 15.0.4, recién salida
al mercado, lo cual también requiere una serie de validaciones funcionales previas,
ya que módulos como por ejemplo el de la caja, se ven ampliamente modificados
respecto a versiones anteriores.
Las formaciones a usuarios clave también se prolongan debido a que la definición
de tareas dentro del cliente es algo difusa. A la redefinición o acotación de tareas
ayuda el afrontar el proyecto de implantación de MIC2000 ERP+.
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 123
5.3. Fase de arranque
5.3.1. Ajustes de informes, parámetros y tablas adi cionales Durante esta fase se producen nuevos requerimientos, principalmente por parte del
gerente, que constituyen la mayor parte de los informes requeridos en la función
comercial. Estos ya han sido explicados tanto en la toma de requisitos como en el
diseño de parametrización.
5.3.2. Formación a usuarios finales
La formación a usuarios finales va dirigida a todos aquellos que en un momento
dado prestan apoyo a la función de ventas o a la de caja, a pesar de que esta no
pertenezca a su función principal. La planificación definitiva de la misma es la que
sigue.
Área Asistentes Usuario principal
Departamento FECHAS HORA DURACIÓN (H)
Responsable ventas SÍ Ventas Responsable administración
Administración
Usuario EEFF Administración Usuario EEFF Administración Usuario EEFF Administración Responsable fábrica/calidad
Calidad/Fábrica
VENTAS
Responsable compras Compras
15 DE MARZO DE 9 A 13 H 4
Responsable caja Carmona
SÍ Ventas
Responsable administración
Administración
Usuario EEFF Administración Usuario EEFF Administración Usuario EEFF Administración Responsable fábrica/calidad
Calidad/Fábrica
CAJA
Responsable compras Compras
16 DE MARZO
DE 17 A 19 H 2
5.3.3. Carga definitiva de datos
Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 124
La carga definitiva de datos se produce a lo largo del fin de semana intermedio
entre el corte de operaciones y la puesta en marcha.
5.3.4. Arranque, fase de rodaje y post-venta El día 19 de marzo a las 9:00 de la mañana entra en funcionamiento el MIC2000
ERP+ en ESCAYOLAS, S.L. Tanto este día como los diez siguientes, se presta
apoyo a esta fase de arranque, incluso estando presente la empresa implantadora
en las tres sedes a lo largo de la primera semana.
Tras este arranque, ESCAYOLAS, S.L. firma el documento de requisitos, dando así
por concluida la implantación. A partir de este momento, la implantación entra en
fase de mantenimiento.
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