5. desafios en el do

DESAFÍOS FUNDAMENTALES EN DISEÑO ORGANIZACIONALCapítulo 4

DIFERENCIACIÓNY AUTORIDAD

“ A medida que las organizaciones crecen, los gerentes deben decidir cómo controlar y coordinar las actividades

que la organización necesita para crear valor.”

Diferenciación

Diferenciación

“Proceso mediante el cual una organización asigna gente y recursos a las tareas organizacionales, y establece las relaciones

entre tarea y autoridad que le permiten alcanzar sus metas.”

Desafío fundamental: gestionar la diferenciación.

Diferenciación

Relación tarea - autoridadAsignar recursos

Autoridad

“Poder para hacer a la gente responsable de sus acciones y tomar decisiones sobre el uso de los recursos organizacionales.”

Autoridad

“La diferenciación de una organización en roles organizacionales individuales trae como resultado una autoridad clara y

requerimientos de responsabilidad para cada rol del sistema.”

“Cuando una persona entiende claramente las responsabilidades de su rol y aquello que un superior jerárquico podría requerirle

en dicho rol, el resultado dentro de la organización es el control, es decir, la capacidad para coordinar y motivar a la gente para

trabajar en favor de los intereses de la organización.”

Autoridad

Páginas amarillas• https://youtu.be/eNVo68YLSO4

Steve Jobs• https://youtu.be/xcTtQ0hiHbE

Autoridad

¿QUÉ ES LA DIFERENCIACIÓN?

Diferenciación

ORGANIZACIÓN COMPLEJA

alta diferenciación

ORGANIZACIÓN SIMPLEbaja diferenciación

“En síntesis, es el proceso que permite establecer y controlar la división del trabajo o el grado de

especialización en la organización.”

Diferenciación

Pregunta

¿Cuál es la relación entre diferenciación y autoridad?

BLOQUES DE CONSTRUCCIÓN DE LA DIFERENCIACIÓN

Bloques de construcción de la diferenciación

Rol

Función

División

Organización

Rol organizacional“Conjunto de comportamientos relacionados con la tarea y que se requieren de

un individuo para desempeñar un puesto de trabajo en la organización.”

TAREAS + RESPONSABILIDADES

“Algunos roles requieren personas que supervisen la conducta de otros.”

Rol organizacional

Subunidades: Funciones y divisiones

Función

“Grupo de personas que trabajan juntas, que poseen habilidades similares o utilizan el mismo tipo de conocimientos, herramientas o técnicas para realizar sus labores.”

Tipos de funciones

Apoyo Producción Mantenimiento

Adaptativas Administrativas

Control sobre relaciones con el ambiente e inversionistas

Tipos de funciones

Apoyo Producción Mantenimiento

Adaptativas Administrativas

Eficiencia en proceso de conversión

Tipos de funciones

Apoyo Producción Mantenimiento

Adaptativas Administrativas

Mantiene la organización funcionando

Tipos de funciones

Apoyo Producción Mantenimiento

Adaptativas Administrativas

Ajuste a cambios en el ambiente

Tipos de funciones

Apoyo Producción Mantenimiento

Adaptativas Administrativas

Facilitan control y coordinación entre departamentos

División

“Subunidad que consiste en un conjunto de funciones o departamentos que comparten la responsabilidad

de producir un bien o servicio específico.”

“El número de funciones y divisiones diferentes que posee una organización es una medida de su

complejidad: su grado de diferenciación.”

Estructura organizacional

“La estructura organizacional se basa en un sistema de roles entrelazados, y la relación de un rol con otro se define por

los comportamientos relacionados con la tarea.”

Bloques de construcción de la diferenciación

Rol

Función

División

Organización

Peter F. Drucker“El rango no

confiere privilegio o poder; más bien

impone responsabilidad.”

DIFERENCIACIÓN VERTICAL Y HORIZONTAL

Organigrama“El organigrama diferencia verticalmente los roles organizacionales

en términos de la cantidad de autoridad de cada rol.”

“Horizontalmente diferencia los roles de acuerdo con sus

principales responsabilidades en la

tarea.”

Responsabilidad

Auto

ridad

Diferenciación vertical

“Se refiere a la forma en que una organización diseña su jerarquía de autoridad y crea las relaciones que reportan para

vincular los roles organizacionales con las subunidades.”

Diferenciación vertical

“Establece la distribución de autoridad entre niveles, con la finalidad de dar a la organización mayor control sobre sus actividades y aumentar su capacidad para generar valor.”

Diferenciación horizontal

“Forma en la cual la organización agrupa las tareas organizacionales en roles y estas en subunidades. Establece la división del trabajo para ser

especializada y productiva. Mejora la capacidad para crear valor”

Desafíos del diseño organizacional #1

“Elegir los niveles de diferenciación vertical y horizontal que permitan a la organización

controlar sus actividades para alcanzar sus metas.”

¿Qué es una compañía excepcional?

• What is exceptional? https://youtu.be/5rBrmlkTiJk

• Rule #1 https://youtu.be/748fBZY2RiA• Rule #2 https://youtu.be/fAYwDqH332w• Rule #3 https://youtu.be/-pKKWvXaKoI• How to use them https://youtu.be/66LRXfZfRIg

Equilibrio entre diferenciación e integración

Equilibrio diferenciación - integración

Integración

“Proceso de coordinar diversas tareas, funciones y divisiones de manera que trabajen juntas y no con

propósitos diferentes”

Equilibrio diferenciación - integración

• La especialización limita la comunicación entre subunidades

• Evita el intercambio de conocimiento• Esto provoca la orientación a la subunidad: “tendencia a

ver el rol propio estrictamente desde el marco temporal, las metas y las orientaciones interpersonales de la propia subunidad” (Ramrod Stockwell)

• Para solucionarlo, se incentiva la cooperación, coordinación y comunicación, es decir, la integración. (EIF/Nissan) / Uso intensivo de TICs

Integración y mecanismos integradores

“Facilitar la comunicación y la coordinación entre las subunidades es un reto mayor para los gerentes.”

Integración y mecanismos integradores

“Una de las razones de los problemas en este frente es el desarrollo de orientaciones de

subunidad que causan que la comunicación se vuelva difícil y compleja.”

Integración y mecanismos integradores

1• Jerarquía de autoridad

2• Contacto directo

3• Rol de enlace

4• Fuerza de tarea

5• Equipo

6• Rol de integración

7• Departamento de integración

Integración y mecanismos integradores

1• Jerarquía de autoridad

2• Contacto directo

3• Rol de enlace

4• Fuerza de tarea

5• Equipo

6• Rol de integración

7• Departamento de integración

Se integra una clasificación

de empleados para

especificar quién le reporta a

quién

Integración y mecanismos integradores

1• Jerarquía de autoridad

2• Contacto directo

3• Rol de enlace

4• Fuerza de tarea

5• Equipo

6• Rol de integración

7• Departamento de integración

Los gerentes se reúnen cara

a cara para coordinar las actividades

Integración y mecanismos integradores

1• Jerarquía de autoridad

2• Contacto directo

3• Rol de enlace

4• Fuerza de tarea

5• Equipo

6• Rol de integración

7• Departamento de integración

A un gerente se le asigna la responsabilidad de coordinar su trabajo con los gerentes

de otras subunidades.

Integración y mecanismos integradores

1• Jerarquía de autoridad

2• Contacto directo

3• Rol de enlace

4• Fuerza de tarea

5• Equipo

6• Rol de integración

7• Departamento de integración

Los gerentes se reúnen en

comités temporales

para coordinar las actividades interfuncional

es

Integración y mecanismos integradores

1• Jerarquía de autoridad

2• Contacto directo

3• Rol de enlace

4• Fuerza de tarea

5• Equipo

6• Rol de integración

7• Departamento de integración

Los gerentes se reúnen de

manera regular en comités

permanentes para coordinar las actividades

Integración y mecanismos integradores

1• Jerarquía de autoridad

2• Contacto directo

3• Rol de enlace

4• Fuerza de tarea

5• Equipo

6• Rol de integración

7• Departamento de integración

Se establece un nuevo rol

para coordinar las actividades de dos o más funciones o divisiones

Integración y mecanismos integradores

1• Jerarquía de autoridad

2• Contacto directo

3• Rol de enlace

4• Fuerza de tarea

5• Equipo

6• Rol de integración

7• Departamento de integración

Se crea un nuevo

departamento para coordinar las actividades

de las funciones o divisiones

Equilibrio diferenciación - integración

“Una organización compleja, con una diferenciación significativa necesita un nivel de integración

elevado para coordinar sus actividades de manera eficaz”

Equilibrio diferenciación - integración

“Los gerentes que enfrentan este desafío deben:1) Guiar de manera cuidadosa el proceso de diferenciación

de forma tal que una organización construya las competencias clave que le dan una ventaja competitiva

2) Integrar cuidadosamente la organización eligiendo mecanismos de coordinación adecuados que permitan que las subunidades cooperen y trabajen juntas con

miras a reforzar sus competencias clave.”

Equilibrio entre centralización y descentralización

Equilibrio centralización - descentralización

“Muchas compañías se quejan de que cuando existe una jerarquía los empleados constantemente

voltean hacia sus superiores en busca de dirección”

Equilibrio centralización - descentralización

“A medida que disminuyen la responsabilidad y la toma de riesgos, también lo hace el desempeño

organizacional, porque sus integrantes no aprovechan las nuevas oportunidades para usar sus

competencias clave.”

Equilibrio centralización - descentralización

“Cuando la autoridad para tomar decisiones importantes se restringe a los gerentes de nivel jerárquico alto, se

dice que la autoridad está centralizada.”

Equilibrio centralización - descentralización

“En contraste, cuando la autoridad para tomar decisiones importantes sobre los recursos de la organización, así como para iniciar nuevos proyectos, se delega a los gerentes de

todos los niveles en la jerarquía, la autoridad está muy descentralizada. ”

https://youtu.be/tZM-nhz_a5Ahttps://youtu.be/r0sH3ZD92iI

Centralización

Ventajas:• Permite coordinar las actividades más fácilmente• Enfoque en los objetivos de la empresa

Centralización

Desventaja:• Poco tiempo para decisiones estratégicas / mucho tiempo en decisiones operativas

DescentralizaciónVentajas:• Promueve la flexibilidad y receptividad al permitir que gerentes de primer nivel tomen decisiones

• Los gerentes tienen la oportunidad de asumir responsabilidades, riesgos y retos potencialmente exitosos

• Permite que los gerentes demuestren sus habilidades y competencias

• Genera más motivación e involucramiento.

Descentralización

Desventajas:• La planeación y coordinación se vuelven muy complicadas

• Menor control en el proceso de toma de decisiones

Equilibrio entre estandarización y ajuste mutuo

Equilibrio entre estandarización y ajuste mutuoEstandarización

“Conformidad con modelos o ejemplos específicos, definida por un conjunto de reglas y normas que se

consideran apropiadas en una determinada situación.”

Equilibrio entre estandarización y ajuste mutuoAjuste mutuo

“Compromiso que surge cuando la toma de decisiones y la coordinación son procesos

evolutivos y la gente usa su juicio en vez de reglas estandarizadas para resolver un problema.”

Equilibrio entre estandarización y ajuste mutuo

“Las reglas escritas y los procedimientos operativos estándar, así como los valores y las normas no escritas son formas importantes de control del

comportamiento en las organizaciones. Especifican cómo los empleados tienen que desempeñar sus

roles en la organización.”

Equilibrio entre estandarización y ajuste mutuo

“Sin embargo, muchas organizaciones se quejan de que los empleados tienden a seguir los

lineamientos escritos y no escritos de forma demasiado rígida, en vez de adaptarlos a las

necesidades de una situación específica.”

Estandarización• Constancia en la entrega de valor

• Poca flexibilidad en la adaptación a situaciones particulares

Ajuste mutuo• Poca constancia en la entrega de valor

• Flexibilidad en la oferta, adaptada a situaciones particulares

Equilibrio entre estandarización y ajuste mutuo

Equilibrio entre estandarización y ajuste mutuo

Formalización Normas Implícitas

Reglas y procedimientos escritos para estandarizar operaciones. Todo de acuerdo al manual. No hay

autoridad para romper las reglas.

Equilibrio entre estandarización y ajuste mutuo

Formalización Normas Implícitas

Comportamientos típicos. Surgen de manera informal. Pueden reducir el desempeño. Se castiga física y

emocionalmente a quien no las respeta. Es común que la organización quiera que los miembros adquieran sus

valores corporativos.

Ejercicio

Esté consciente de las normas y los valores informales que influyen en la manera en que se comportan los integrantes de un grupo de trabajo o departamento. Intente explicar el

origen de estas normas y valores y la manera en que afectan el comportamiento. Examine si son útiles para la organización. Si no lo son, desarrolle un plan para crear

nuevas normas y valores que mejoren la efectividad.

EstructuraMecanicista vs. orgánica

Mecanicista vs. orgánica

Mecanicista Orgánica

Comportamiento responsable y predecible

Mecanicista vs. orgánica

Mecanicista Orgánica

Flexibilidad para adaptación ante situaciones cambiantes

Mecanicista vs. orgánica

“La decisión sobre diseñar una estructura mecanicista o una orgánica depende del contexto o

la situación particular que enfrente una organización…

En otras palabras, una organización tiene que diseñar su estructura interna para controlar el

ambiente externo.” (Fig. 4.8)

Incertidumbre ambiental y estructura organizacional

“…Las estructuras orgánica y mecanicista son ideales: resultan útiles para analizar cómo la

estructura organizacional afecta la conducta, pero probablemente no existen en forma pura en una

organización en la vida real.”

CUATRO DESAFÍOS DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

Desafíos de diseño

1234

Coordinar actividades para lograr el trabajo

en equipo

Desafíos de diseño

1234Barreras entre las

personas y las funciones

Desafíos de diseño

1234Las personas no

toman responsabilidades

o riesgos. Falta iniciativa.

Desafíos de diseño

1234

Las personas toman las reglas

literalmente. Falta flexibilidad para

situaciones particulares.

gracias