3. administracion del tiempo

ADMINISTRACION DEL TIEMPO

SIGNIFICADO Administrar el tiempo

realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados más eficaces.

La administración del tiempo corresponde a una manera de ser y de vivir para emplear el recurso más importante en nuestra vida. “es el arte de hacer que el tiempo sirva para el beneficio de las personas de las sociedades”.

EL TIEMPO ES UN RECURSO ESPECIAL

Todos tenemos el mismo.

Una vez pasado ya no se recupera.

Cualquier actividad requiere tiempo.

Algunas de las características del

tiempo son:   Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.  

Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias.

Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.

No se puede comprar. No se puede atrapar, detener o

regresar. Es lo mas valioso que tiene los

individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.

Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

¿PORQUE ADMINISTRAR EL

TIEMPO? Es un recurso escaso No puede ser

almacenado ni ahorrado

No se puede administrar. El tiempo nos administra

No se puede controlar pero lo que hacemos con el si

BENEFICIOS

Nos guía hacia objetivos y metas.

Evita el estrés. Facilita la obtención de

resultados eficientes y eficaces

Organiza mejor el trabajo y las actividades

PROBLEMAS EN LA ADMINISTRACION DEL

TIEMPO La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida.

Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto.

Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para después.

Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.

No se preocupan por registrar los compromisos y actividades

La falta de la planeación del tiempo

PASOS PARA ADMINISTRAR EL

TIEMPO

“ADMINISTRAR EL TIEMPO ES ADMINISTRAR LA VIDA”

1.PLANEACION

Planee con anterioridad las actividades que va realizar diariamente

Hacer una lista de objetivos a cumplir.

PLANEACION EFICAZ

Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas.

Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea.

Anticipo los obstáculos a los que me enfrentaré.

Organizo mis tareas por orden de prioridad.

2.ORGANIZACION Priorice las actividades que va a llevar a cabo

durante el día

Descripción Prioridad Tiempo

I mportante Urgente Estimado

Resolver la inundación de la oficina

SÍ SÍ Hacer Ya

Plan estratégico nuevos productos

SÍ NO Programar

... NO SÍ Delegar/Org.

... NO NO No pasa nada

PRIORIDADES Prioridad A “Imprescindible de hacerse”:

actividades decisivas. Algunas de ellas entrarán en esta categoría debido a órdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo límite significativo, u oportunidades de éxito o desarrollo.

Prioridad B “Debe hacerse”: actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo límite.

Prioridad C “Deseable de hacer”: categoría de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presión.

LO URGENTE Y LO IMPORTANTE

Urgente: lo que hay que hacer ya, que es vital en ese momento.

Importante: lo que contribuyen a realizar la misión personal.

No urgente: que se pueden dejar para después.

No importante: que no están ligadas estrechamente con las metas planeadas en un principio.

Urgente No Urgente

  Importa

nte

Cuadrante 1: Crisis, PresiónProyectos con fechas

limitesProblemas de

seguridad

Cuadrante 2: Planificación, Visión,

Valores, Prevención de crisisPreparación, Recreaciónverdadera.

 No

Importante

Cuadrante 3:Interrupciones Algunas reunionesImprevistas, Visitas Inesperadas.

Cuadrante 4: Actividades de Evasión,TrivialidadesPérdidas de Tiempo.Retrabajos

MATRIZ DE ADMINISTRACION DEL TIEMPO

La gallina de los huevos de oro

“El hoy y el mañana”

¿El huevo o la gallina? La historia cuenta que un granjero un día va al corral

donde tenía a susgallinas y encuentra un brillante huevo de oro. Aunque

duda de susuerte, decide llevar el huevo a su casa donde

comprueba que elhuevo es de oro auténtico. Desde ese día, todas las

mañanas el granjero encuentra un huevo de oro debajo de una de sus

gallinas en el corral yPronto se hace rico. Mientras aumenta su riqueza,

también aumenta suImpaciencia con los huevos que pone la gallina. En un

intento por obtenertodo el oro de la gallina de una sola vez, la abre, pero

no sólo no encuentra nada adentro sino que la mata. Con la

muerte de la gallina, sobreviene también la desaparición de su riqueza.Esta antigua fábula, mantiene vigente el enorme

desafío al que nos enfrentamos hoy las personas: La cuestión de la

sostenibilidad y el uso del tiempo."Muchas veces, al igual que el granjero de la fábula

priorizamos losresultados a corto plazo (los huevos de oro) y ponemos

en riesgo nuestro bienestar a largo plazo (la gallina)"

3.AGENDAR

Determinar cuándo se hará cada uno de los puntos. La clave no es dar prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades.

Hacer cosas en el momento apropiado. Usar las mejores horas para las tareas más importantes y difíciles.

Evitar sobrecargarse de compromisos.

Tener un sentido claro de propósito y prioridades. No dejarse tiranizar por lo urgente.

Concentrarnos en una sola tarea por vez

4.HACER SEGUIMIENTO

Hacer las cosas de acuerdo a lo planeado y verificar los pasos de cada objetivo. seguimiento

diario a la lista de pendientes importantes.

EL TIEMPO EN EL TRABAJO Analizar las actividades que consumen

tiempo Hacer una lista de todas sus tareas y

evaluar cada una Dar una guía de cuánto tiempo se lleva

cada una y cuándo hacerla Tener organizado y limpio el lugar de

trabajo

Establecer prioridades para el uso de su tiempo Asignar prioridad intrínseca Asignar prioridad de urgencia Determinar el potencial para la

delegación Determinar la necesidad de comunicación Determinar las personas clave para

comunicarse Planificación adecuada en la agenda

diaria

Además de una buena organización de nuestras actividades debemos tener una buena coordinación del personal de nuestra empresa.

Aprovechar las cualidades de cada empleado, para que no se repitan tareas, que estén comunicados los departamentos dentro de una misma empresa.

Antes de actuar hay que planear y programar cómo vamos a distribuir el tiempo.

LADRONES DEL TIEMPO

Son aquellas interrupciones o distracciones que nos impiden

manejar nuestro tiempo adecuadamente

VARIABLES EXTERNAS

Interrupciones del teléfono Interrupciones por visitas inesperadas Urgencias Espacios de trabajo incomodo Exceso de reuniones Ruidos y distractores visuales Sistemas de comunicación deficiente Tramites excesivos (burocracia)

VARIABLES INTERNAS

No saber decir “No” Aplazar, dejar las cosas para

después Falta de planeación y organización

personal Confusión y desorden en la propia

oficina Inconstancia, habito de dejar

tareas inconclusas Falta de delegación eficaz Falta de motivación, indiferencia Tensión y preocupaciones

PRINCIPIOS TACTICOS

Determinar como estoy invirtiendo mi tiempo

Preveer lo inesperado Agrupar tareas similares Evitar interrupciones Deje de ser perfeccionista Aprenda hacer cómodo lo

incomodo

PRINCIPIOS TACTICOS Divida sus metas grandes en

metas mas pequeñas Trate de terminar cada tarea

de una vez Deje las cosas en su lugar a

terminar un trabajo Realizar las tareas mas

complicadas primero Toma acción de manera

rápida

CONCLUSIONESPlanifiquemos las actividades

• Definamos prioridades• Organicemos nuestro tiempo• No hagamos cosas inútiles• Aprendamos a manejar el estrés

Utilicemos herramientasEvitemos empapelarnosAprendamos a reconocer lo “URGENTE”El tiempo es cada vez más escasoAl administrar las actividades no perder la

espontaneidad y la creatividad

Una buena administración del

tiempo implica decidir cómo

alcanzar nuestras metas más

importantes de la manera más

efectiva.

ADRIANA FORERO

NAIRA

MANUEL DUCUARA