00 introducción dirección de proyectos

La clave de tu negocio

Introducción Dirección de proyectosIntroducción Dirección de proyectos

Objetivo

• Establecer un lenguaje común entre todos los participantes, usando conceptos generales de Dirección de Proyectos.

¿Qué es un Proyecto?

Definición de Proyecto

• Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.– Temporal

• Tiene un inicio y un fin definido– Único

• El resultado a obtener será distinto al de otros proyectos– Elaboración gradual

• Desarrollado en pasos continuos e incrementales hasta obtener el objetivo

Proyecto vs. Trabajos operativosProyecto vs. Trabajos operativos

• Trabajos realizados en organizaciones con el fin de lograr objetivos se clasifican en – Proyectos

• Son temporales y únicos

– Operaciones • Son continuas y repetitivas

• Comparten las siguientes características– Ejecutado por personas

– Restringido por recursos limitados

– Planificados, ejecutados y controlados

¿Qué es la Dirección de Proyectos?

• La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto (fuente PMBOK).

¿Qué es un proyecto exitoso?

Clientes e Interesados Satisfechos

• Alcances• Plazo• Costo• Calidad

Agenda

• Concepto de Proyecto• Areas de Conocimiento para la Dirección de

Proyectos• Ciclo de Vida del Proyecto• Grupos de Proceso de Dirección de Proyectos

Areas de Conocimiento

Adquisiciones

Integra-ción

RR.HH.Comunica

ciones

Riesgos

Alcances Calidad

Tiempo Costo

Gestión de Alcance

• Describe los procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y Solo el trabajo requerido, para completar el proyecto exitosamente.– Planificación del alcance:

• Como se definirá, verificará y controlará el alcance

– Definición del alcance

– Crear EDT (WBS)

– Verificación del alcance

– Control del alcance

Gestión de Tiempo

• Describe los procesos requeridos para asegurar el oportuno término del proyecto– Definición de las actividades– Establecimiento de la secuencia de las actividades– Estimación de recursos de las actividades– Estimación de duración de las actividades– Desarrollo del Cronograma– Control del Cronograma

Gestión de Costos

• Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto es completado dentro del presupuesto aprobado– Estimación de costes– Preparación del presupuesto de costes– Control de Costes

Gestión de Calidad

• Describe los procesos necesarios para asegurar que el proyecto cumpla los objetivos para los cuales fue emprendido.– Planificación de calidad– Realizar aseguramiento de calidad– Realizar control de calidad

Gestión de RR.HH.

• Describe los procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto– Planificación de los RR.HH.– Adquirir el equipo de proyecto– Desarrollar el equipo de proyecto

• Mejorar competencia e interacción de los miembros del equipo

– Gestionar el equipo de proyecto• Seguimiento del rendimiento,

retroalimentación,resolución polémicas

Gestión de Comunicaciones

• Describe los procesos relacionados con la generación, recolección, distribución, almacenamiento y disposición final de la información del proyecto, en tiempo y forma– Planificación de las comunicaciones– Distribución de la información

• Información necesaria esté disponible en el momento oportuno

– Informar el rendimiento• Reportes de estado

– Gestionar a los interesados

Gestión de Riesgos

– Planificación– Identificación de riesgos– Análisis cualitativo

• Probabilidad e impacto– Análisis cuantitativo– Planificación de la respuesta a los riesgos– Seguimiento y control de riesgos

Gestión de Adquisiciones

• Describe los procesos requeridos para comprar o adquirir bienes, servicios o resultados, así como para contratar procesos de dirección.– Planificar las compras y adquisiciones

• Que, cuando y como comprar o adquirir– Planificar la contratación

• Documenta los requisitos de los productos, servicios y resultados e identifica posibles vendedores

– Solicitar respuestas de vendedores– Selección de vendedores– Administración del contrato– Cierre del contrato

Gestión de Integración

• Describe los procesos requeridos para asegurar que los distintos elementos del proyecto esten debidamente coordinados– Desarrollar Acta de Constitución del Proyecto– Desarrollar Enunciado del Alcance del Proyecto preliminar– Desarrollar Plan de Gestión del proyecto– Dirigie y gestionar la ejecución del proyecto– Supervisar y controlar el trabajo del proyecto– Control integrado de cambios– Cerrar Proyecto

El Director de Proyecto

• Areas de experiencia– Fundamentos de la Dirección de Proyectos– Conocimientos, normas y regulaciones del área de

aplicación– Comprensión del entorno del proyecto– Conocimientos y habilidades de dirección general– Habilidades interpersonales

El Director de Proyectos

• Habilidades– Clara orientación al negocio y empatía con los

clientes.– Habilidad negociadora con clientes y proveedores.– Habilidad para trabajar en un equipo

multidisciplinario.– Ser impecable en el cumplimiento de los

compromisos.– Cuidar los recursos económicos.– Gestionar riesgos.

La Dirección de Proyectos es un Trabajo de Equipo

Director deProyecto

Experto Técnico

Gestión del Cambio organizacional

ControlPrograma

Contratos yAdquisiciones

ControlCostos

Desafíos

• Equipos más grandes

• Especialización

• Distribución Geográfica

• Rapidez del cambio tecnológico

Trabajo en equipo

• El éxito es del equipo:– Responsabilidades Claras– Balance y Chequeo

• Todo Entregable tiene:– Responsable– Verificador(es)– Aprobador

– Actitud colaborativa y proactiva

¿Cómo institucionalizar?

• Debe haber un responsable institucional:

–La Oficina de Dirección de Proyectos (PMO)

• Es la responsable de la definición y adopción del proceso de Gestión de Proyectos.

Agenda

• Concepto de Proyecto• Areas de Conocimiento para la Dirección de Proyectos• Ciclo de Vida del Proyecto• Grupos de Proceso de Dirección de Proyectos

Fases e Hitos

• Todo proyecto es un emprendimiento único, por lo que tiene asociado un grado de incertidumbre.

• Para disminuir la incertidumbre los proyectos se dividen en FASES.

• Cada fase se traduce en el cumplimiento de uno o más HITOS.

• Dividir el proyecto en fases e hitos nos permite saber como vamos.

Ciclo de Vida del Proyecto

• Conjunto de Fases con que se divide a un proyecto• Las Fases conectan el inicio de un proyecto con su fin.

Fases del Proyecto

• Permiten mejorar el control de la gestión• Cada fase está determinada por el término de

una PRESTACIONPRESTACION– Producto de trabajo tangible y verificable

• Fases terminan con evaluación:– Determinar si continuar– Detectar y corregir errores

• No existe traslape entre fases, fase siguiente requiere aprobación fase anterior– Excepcionalmente se asume el riesgo de comenzar

sin esa aprobación

HITOS

• Representan un conjunto de objetivos a lograr, independiente de la naturaleza de las actividades.

• Tienen asociado un conjunto de entregables, los que una vez verificados y aprobados dan origen al cumplimiento del hito.

• Hitos principales marcan término de una fase.

Ejemplo de ciclo de vida

Anteproyecto

Concepción

Ejecución de la Solución

Transición

Acuerdo sobre el problema, y beneficios proyecto.

Definición y validación de la solución. Aprobación Plan y Presupuesto del proyecto

Producto disponible

Producto operando

Inicio

Fin

FASES Objetivos

T I E M P O

Test deSubsistema

Test de Sistema

Codificación yTest unitario

Diseño

Análisis de Requerimientos

Ejemplo de Ciclo de Vida (Desarrollo de Software)

Costos a lo largo del ciclo de vida

Influencia interesados en el tiempo

El Proyecto y su producto

• Se debe diferenciar entre los objetivos del proyecto y los objetivos del producto resultante.

• Objetivos del Proyecto: Se relacionan con los parámetros de tiempo, costo y calidad

• Objetivos del Producto: Asociados a los requerimientos del cliente y especificaciones técnicas

Ciclo de Vida del Proyecto vs. Ciclo de Vida del Producto

Agenda

• Concepto de Proyecto• Areas de Conocimiento para la Dirección de Proyectos• Ciclo de Vida del Proyecto• Grupos de Proceso de Dirección de Proyectos

Un proceso define Quién, debe hacer Qué, Cuándo, y Cómo para alcanzar una cierta meta

El Proceso hace posible el trabajo en equipo

QUIENEquipo de trabajo

COMOProcedimientos, técnicas

y métodos

QUE Y CUANDOTareas, Actividades

Procesos de Dirección de Proyectos

Procesos de Dirección de Proyectos

Hacer

Revisar- Actuar

Grupos de Procesos de la DP

Grupos de Procesos de la DP

• Los Grupos de Procesos no son fases del proyecto– En cada fase se pueden dar todos los grupos de

procesos.– A lo menos, siempre deben estar:

• Planificación• Ejecución• Control y Seguimiento

Grupos de Procesos de la DP• Proceso de Iniciación

– Define y autoriza el proyecto o una fase del ciclo de vida.

– En este proceso los interesados, tienen la mayor posibilidad de influir en los resultados del proyecto.

– El Riesgo es máximo debido a la gran cantidad de factores desconocidos.

– Todo ello se reflejará en un documento Declaración de Trabajo (SOW).

Grupos de Procesos de la DP• Proceso de Planificación

– Define y refina los objetivos.

– Planifica el curso de acción requerido para cubrir los objetivos y alcances solicitados así como su gestión, desarrollando un Plan de Gestión del Proyecto (PGP).

– La planificación es necesaria, debe ser validada y comprometida con todo el equipo de proyecto, esto con el fin de cubrir los factores críticos de éxito del proyecto.

– La planificación se debe realizar a lo largo de toda la vida del proyecto y deben considerar iteraciones frecuentes antes de completar el PGP.

Línea Base

• Se conoce como Línea Base a la “foto” que se obtiene del PGP inicial aprobado, para efectos de comparar regularmente el comportamiento del proyecto en sus desviaciones de alcance, plazo y costos.

• Esto ayudará al JP a visualizar y anticiparse ante una posible desviación y estará en la habilidad del JP poder tomar medidas necesarias para tratar de retornar al PGP original.

• Variación = Diferencia (Plan Inicial, Línea Base)

• Desviación = Diferencia (Plan Real, Plan Inicial)

Es clave es que el JP sea capaz de regresar al plan inicial del proyecto, entendiendo y mitigando las causas de la desviación.

LINEA BASE Y DESVIACIÓN, APLICA PARA COSTOS Y PLAZOS

Plan Inicial

Plan Real

Línea Base

Desviación del proyecto que corresponde a la diferencia entre el plan inicial y el real.

Grupos de Procesos de la DP• Proceso de Ejecución

– Lleva a cabo el desarrollo del “Plan de Gestión del Proyecto”.

– Integra y coordina Personas y otros recursos.

– Las desviaciones en la ejecución hará necesaria cierta re-planificación que pueden afectar o no al PGP.

– Normalmente requiere análisis y los resultados pueden provocar Control de cambio que si es aprobada modificará el PGP estableciendo un Nuevo Plan Inicial

– Consume la mayor parte del presupuesto.

Grupos de Procesos de la DP

• Proceso de Seguimiento y Control

– Controla y supervisa regularmente el avance a fin de identificar las desviaciones y visualizarlas respecto al Plan de Gestión del Proyecto.

– Esto es necesario para tomar las medidas correctivas, anticipadamente y/o en el momento necesario para cumplir los objetivos del proyecto minimizando o evitando problemas.

– Controla integralmente las solicitudes de cambios y las aprobaciones del mismo.

– Genera retroalimentación entre todas las fases del proyecto.

• Proceso de Cierre

– Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado de acuerdo a los objetivos y expectativas cumplidas.

– Finalizar formalmente todas las actividades del proyecto, dando termino ordenadamente al proyecto o una fase del mismo.

– Cierre de Contrato.

– Liberación de recursos para otros proyectos y/o actividades.

Estructura del PMBOK

• Proceso de Cierre

– Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado de acuerdo a los objetivos y expectativas cumplidas.

– Finalizar formalmente todas las actividades del proyecto, dando termino ordenadamente al proyecto o una fase del mismo.

– Cierre de Contrato.

– Liberación de recursos para otros proyectos y/o actividades.

Poniendo en práctica

• Definir un proceso ad-hoc para cada organización• Poner los procesos mínimos necesarios:

– Definición del Proyecto y Gestión del Cambio– Generación del cronograma en MS Project– Actualización de estado del proyecto y presentación

de estado de avance– Manejo de presupuesto– Gestión de Riesgos y Problemas– Administración de Proveedores

Procesos del PMBOK incluidos

Area de Conocimiento

Definición del Proyecto y Gestión del Cambio

Generación Cronograma

Estado de Avance

Manejo Presupuesto

Gestión del Cambio

Gestión de Riesgos

Administración de Proveedores

Gestión de Alcances 5.1 5.2 5.3

Gestión de Tiempo 6.1. 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6

Gestión de Costos 7.1 7.2 7.3Gestión de CalidadGestión de RR.HH.Gestión de Comunicaciones 10.4 (parcial) 10.2

Gestión de Adquisiciones 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6

Gestión de Riesgos11.1 11.2 11.3 11.5 11.6

Gestión de Integración 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

Alcance del Proceso a definir

• Criterios de exclusión– Areas de Conocimiento que se intersectan con CMMI nivel 2:

• Gestión de Calidad

– Areas de Conocimiento que implican desarrollo de habilidades blandas

• Gestión de RR.HH.• Gestión de Comunicaciones (parcial)

– Procesos específicos excluídos• Cierre de Proyectos (4.7)• Verificación de Alcance (5.4)• Control de Alcance (5.5)• Análisis Cuantitativo de Riesgos (11.4)

Muchas Gracias