|| oficina de control de proyectos · creación de pmo madurez de la gestión de proyectos es la...
Post on 05-Oct-2018
228 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Creación de PMO
| | Oficina de Control de ProyectosOficina de Control de Proyectos………………………………………………………………………………………………
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
Presentación
| Fechas: 27/8/2010
| Instructor: Ing. Esteban Zuttion MBA
| Versión: 1.0
La fecha de entregaEs la fecha de entrega.
Creación de PMO
Presentación
Presentación disertante.Presentación asistentes.
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
22
Creación de PMO
Objetivos de la presentación
� Definir qué es y para qué sirve una PMO.� Compartir experiencias en la implementación de PMOs
en empresas, áreas, y proyectos.� Discutir problemas típicos, y estrategias de
implementación de
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
implementación de una PMO con los participantes.
33
Creación de PMO
Problemas de implementación de PMOs
� Por qué se crean?� Para qué sirven? �Qué resuelven?�Cuáles son los pasos que típicamente se toman?
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
�Cuáles son los pasos que típicamente se toman?�Qué logran?�Qué no logran?
4
Creación de PMO
Problemas típicos en las organizaciones
� Los proyectos no cumplen los objetivos (alcance, tiempo, costo, calidad).
� Los clientes (internos/externos) están insatisfechos.
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
insatisfechos.� La gerencia NO sabe cuál es
la causa de esos problemas.
� Entonces -> Necesitamos una PMO.
5
Creación de PMO
Visión Conceptual
En 1995, más del 80% de las organizaciones:
�Carecían de planes para sus proyectos
�eran incapaces de administrar sus subcontratistas
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
6
�eran incapaces de administrar sus subcontratistas
�carecían de un área de afirmación de calidad
�las relaciones con los usuarios/clientes eran complejas
�etc., etc............
Fuente: Standish Group
Creación de PMO
En junio de 1996 el Standish Grouppublica una estadística basada en elanálisis de 350 compañías y 8000proyectos en varias áreas de aplicación:
Visión Conceptual
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
7
31 % de los proyectos cancelaban antes de su terminación, (perdida de U$S 81 B).
53 % tenían un sobrecosto del 189 %
9 % se completaban correctamente
16 % se completaban correctamente enempresas pequeñas
Creación de PMO
Consecuencias:
Imposibilidad de predecir lacalidad de un producto.
Imposibilidad de determinar los
Visión Conceptual
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
8
Imposibilidad de determinar loscostos de producción.
Organización reactiva.
No entender ni éxitos ni fracasos
Imposibilidad de coordinaractividades técnicas con elgerenciamiento de proyectos
Creación de PMO
Y esto, qué significa ?
•Típicamente:
Visión Conceptual
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
9
— Cancelaciones por exceso de defectos— Sobrecostos de 50% promedio— Sobrecostos de hasta 300 %— Proyectos sin terminar hasta tres años
después de la fecha de entrega— Usuarios/clientes insatisfechos.
Creación de PMO
Proyecto – Definición I
Un proyecto es un esfuerzo único que posee un comienzo y un fin definidos, entregables
específicos y recursos acotados
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
10
Tiempo Recursos
Alcance
y en y en y en y en un portfolio de un portfolio de un portfolio de un portfolio de proyectos ???proyectos ???proyectos ???proyectos ???
Creación de PMO
Proyecto – Definición II (PMI)
Es un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto o servicio único.
Temporal: En un portfolio de proyectos
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
11
Temporal: o Posee un inicio y un fin definidos.o Ventana u oportunidad de mercadoo El equipo del proyectoÚnico:o Las características que distinguen al producto o servicio deben ser elaboradas progresivamente
En un portfolio de proyectoso Varios inicios y fines
entrelazadoso Diferentes ventanas y
oportunidadeso Varios equipos y muchas
veces interrelacionadoso Incrementos de los
diferentes proyectos, muchas veces interrelacionados.
Creación de PMO
Project ManagementDefnición
Es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto, para cumplir con los
requerimientos del mismo (PMI)
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
12
Desafío!!
Gestión del conocimiento, habilidades, herramientas y
técnicas utilizadas en MUCHOS PROYECTOS,
con objetivos interrelacionados, recursos escasos y también
interrelacionados, herramientas comunes, y
metodologías acordes a cada uno de ellos!!!!
Creación de PMO
PMO: Alcance
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
13
ProgramManagementOffice
ProjectManagementOffice
Creación de PMO
Definiciones de PMO - PMI
� Gestión organizacional de proyectos: “Es la gestión sistemática de Proyectos, Programas y Portfolios, en
concordancia con los objetivos estratégicos de negocio de la organización”
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
14
Creación de PMO
PMO - Objetivos
� Administración del Portfolio y Programas de proyectos.� Definición y soporte en estándares y métodos.� Control de performance de los proyectos.� Consultoría.� Entrenamiento personalizado, o en línea.� Capacitación.
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
15
� Capacitación.� Provee una infraestructura de herramientas y expertise en el área
de gerenciamiento de proyecto.� Mantiene un repositorio de “buenas prácticas” de gerenciamiento en
la organización.� Define objetivos que permitan la mejora continua de los procesos de
gerenciamiento de proyectos en la organización.� Define los procesos, indicadores y estándares de proyectos.� Define los procesos de control de la calidad de los planes (QA y
PMO).
Creación de PMO
PMO - Funciones
� Focalizadas en los proyectos (a gerentes de proyectos):� Consultoría.� Asistencia personalizada, o en línea.� Soporte de conocimiento.
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
16
� Orientada a la Organización:� Alinear objetivos estratégicos de la organización con los
proyectos.� Promover las prácticas de gerenciamiento.� Mantener la información de los proyectos.� Soportar las diferentes prácticas.� Capacitar.
Creación de PMO
Alcance de la PMO
� Sector de excelencia en gerenciamiento de proyectos.
� Area de visión centralizada de proyectos de la org.
� Soporte en reuniones de control de proyectos.
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
17
� Soporte en reuniones de control de proyectos.� Centro de documentación de los proyectos de la
organización.� Soporte a las tareas de definición de equipos
de trabajo.� Soporte al plan de comunicación de proyectos de la organización.� Captura, centralización, y resolución de problemas.� Staffing.
Creación de PMO
Por qué una PMO
� Para mejorar aspectos relacionados a:
� Costos (visibilidad y reducción).� Cronograma (mejora en la duración de los proyectos, visibilidad y predictibilidad).
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
18
visibilidad y predictibilidad).� Alcance (control).� Satisfacción del cliente (confianza, calidad).� Otros.
�Cada organización debe definir los objetivos perseguidos por su PMO.
Creación de PMO
Problemas comunes de PM – Gerencia y Niveles intermedios
� Les es difícil obtener, o no poseen:� Portfolio completo de proyectos.� Conocimiento sobre el real avance de cada uno de los
proyectos.� Conocer y relacionar los costos reales incurridos en cada
proyecto.
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
19
proyecto.� Visualizar los potenciales problemas, o riesgos asociados.� Mecanismos de síntesis de información de los proyectos.� Fuentes de datos para la composición de un tablero de gestión.
Creación de PMO
Problemas comunes de PM – Gerencia de Proyecto
� Les es difícil obtener, o no poseen:� Información de gestión para tomar acciones tempranas.� Herramientas que les permitan consultar información desde distintas ópticas (tareas críticas, relación con otros proyectos, tareas desviadas, potenciales desvíos,
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
20
otros proyectos, tareas desviadas, potenciales desvíos, grado de utilización de sus recursos, etc.)
� Relacionar lo estimado con lo realmente incurrido.� Consumen gran cantidad de esfuerzo en el conocimiento de estado real de los proyectos, y muchas veces el mismo es incorrecto.
� Utilizan variados medios para comunicarse con los recursos asignados (teléfono, mail, comunic. oral).
Creación de PMO
Problemas comunes de PM – Recursos asignados
� Les es difícil obtener, o no poseen:� Conocimiento de qué tareas poseen asignadas en el futuro inmediato, su dedicación y prioridad entre las mismas.
� Herramientas para comunicar formalmente
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
21
� Herramientas para comunicar formalmente observaciones sobre las tareas en forma temprana (opiniones expertas, problemas, delegaciones, etc.).
� Conocer el estado general del proyecto (situación de contexto a sus actividades), y las características del mismo.
� Informar sus insumidos relacionados específicamente a tareas planificadas.
Creación de PMO
Problemas comunes de PM – Usuarios
�No poseen mecanismos ágiles para:� Conocer el estado de los proyectos.� Integrarse en los proyectos en los cuales poseen actividades asignadas.
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
22
Creación de PMO
Por qué una PMO? (1)
� Relacionar múltiples proyectos con:� Alineación de objetivos del portfolio con los de la organización� Recursos en común.� Tareas vinculadas entre ellos.� Objetivos relacionados.
� Para disponer de información de:
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
23
� Para disponer de información de:� Disponibilidad de recursos en el corto,
mediano y largo plazo.� Estado real de los proyectos:
• Progreso.• Desvíos.• Potenciales desvíos.• Riesgos asociados al cronograma de actividades.
� Para conocer los costos directos, y evaluación de los mismos ante re-planificaciones.
Creación de PMO
Por qué una PMO? (2)
� Para mejorar la calidad de los proyectos mediante:� Homogeneidad entre los proyectos para:
• Reusar experiencias.• Comparar resultados, productividad, etc.• Definir y ejecutar un proceso de control de calidad.• Posibilitar la mejora continua del proceso.
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
24
• Posibilitar la mejora continua del proceso.� Incorporación de controles de calidad tempranos.
� Utilización de herramientas integradoras para:� Facilitar la visibilidad adecuada de los proyectos, a cada nivel de
la organización, y a cada actor del proceso.� Introducir un workflow que optimice el proceso de seguimiento y
control de proyecto.
Creación de PMO
Por qué fallan implementaciones de PMOs
� No logra demostrar el valor que le agrega a la organización (corto y mediano plazo).
� No se percibe que mejore o facilite que los proyectos logren cumplir con los entregables.
� Se usa a la PMO como forma de “imponer” una metodología dada.� La PMO se encuentra demasiado “abajo” en la estructura
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
25
� La PMO se encuentra demasiado “abajo” en la estructura organizativa (actúan como “radares de detección”).
� PMOs que solo “miran para adentro”. Se preocupan solo en el despliegue de procesos, herramientas, metodologías de PM.
� PMO = Project Management Overhead.� PMO gestionando los detalles de los proyectos (los PM reportan a la
PMO).
Creación de PMO
Madurez de la Gestión de Proyectos
Es la habilidad de una organización de poder iniciar, planificar, ejecutar, y monitorear y controlar exitosamente sus proyectos.
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
26
Creación de PMO
PMO: AlcanceRequerimientos / Proyectos
Soporte a los grupos de Proyectos
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
27
PMO
Plan Estratégico
Pool de Recursos
Info. de otros SistemasInfomes de Estado / Calidad
Procedimientos + Herramientas
Creación de PMO
Objetivos medibles de una PMO
� Debe conducir a que mayor cantidad de proyectos finalicen exitosamente, con la misma cantidad de recursos (ejemplo un 50% más).
� Se debe acortar la duración de los proyectos (ejemplo: reducc. Promedio del 25%).
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
28
reducc. Promedio del 25%).� El impacto de la PMO se debe sentir claramente en los
niveles bajos y altos de la estructura organizacional.� Los ejecutivos y gerentes deben sentir
que se están obteniendo beneficios gracias a la PMO.
Creación de PMO
Qué debe hacer toda PMO (1)
� Ayudar a los proyectos a reducir la duración (implementando adecuadamente los conceptos de PM).
� Ayudar a selecciona el mix de proyectos adecuado (balanceo entre lo que se necesita, y lo que se puede hacer, seleccionar lo realmente importante para la organización).
� Dar visibilidad de cómo avanza el estado de los portfolios (project,
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
29
� Dar visibilidad de cómo avanza el estado de los portfolios (project, management, assests, objetivos estratégicos).
� Hacer seguimiento y reporte de progreso (de alto nivel).� Mentoring.� Tools.� Help desk.
Creación de PMO
Qué debe hacer toda PMO (2)
�Metodologías.�Acciones correctivas.�Colaborar con el comité estratégico.
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
30
estratégico.� Priorizar el portfolio de proyectos.�Ayudar a los proyectos en problemas. � Entrenamiento a los PMs.�Marketing y comunicación.�Configuration management de PM.
Creación de PMO
Rol de la PMO en la Priorización
Finanzas DisponibilidadesNecesidades
Disponibilidades Proyecto PriorizadosRecursos asignados
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
31
RRHH
Dirección
PMO
DisponibilidadesSkills
Objetivos estratégicosLineamientos
Recursos asignadosComité
De priorización
Creación de PMO
Responsabilidades del comité
�Aprobar o rechazar nuevos proyectos.�Reactivar proyectos ya aprobados.� Suspender proyectos activos.� Finalizar proyectos.
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
32
� Finalizar proyectos.� Priorizar proyectos.�Asignación de recursos de acuerdo de las prioridades.
�Comunicación de las decisiones.
Creación de PMO
Administración del portfolio
Estrategia de negocio
Gerentes Gerentes
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
33
PMO
PortfolioDe
Objetivos
PortfolioDe
Proyectos
PortfolioDe
Recursos
PortfolioDe
Activos
Planificar y Ejecutar Validar y Ajustar
Fuente: Advanced Project Portfolio Management and de PMO (Kendall, Rollins)
Creación de PMO
Síntomas de planificación estratégica con problemas
� Los gerentes se pelean a menudo por los recursos.
� Las prioridades de los proyectos cambian frecuentemente, con su consiguiente reasignación de recursos.
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
34
reasignación de recursos.� El senior manager por si solo tiene la
autoridad para aprobar y rechazar proyectos.� No se obtienen los resultados esperados, acorde a los
objetivos estratégicos planteados originalmente.� No hay una relación formalmente definida entre los
objetivos estratégicos y los proyectos que los cubrirán.� No hay una definición del orden en que se irán
alcanzado los objetivos definidos.
Creación de PMO
PMO de la Gerencia o Sector - Programa
Organización
Gerencia o Sector I
Proyecto B
Gerencia o Sector II
Proyecto AProveedor
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
35
Proyecto A
Proveedor
Dependencia
de tareas
o Uso de recursosDependencia
de tareas
o Uso de recursos
Creación de PMO
PMO de un Proyecto
Organización
Gerencia o Sector I
Proyecto B
Gerencia o Sector II
Proyecto AProveedor
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
36
Proyecto A
Proveedor
Dependencia
de tareas
o Uso de recursosDependencia
de tareas
o Uso de recursos
Creación de PMO
PMO de la Organización
Organización
Gerencia o Sector I
Proyecto B
Gerencia o Sector II
Proyecto AProveedor
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
37
Proyecto A
Proveedor
Dependencia
de tareas
o Uso de recursosDependencia
de tareas
o Uso de recursos
Creación de PMO
Herramientas
Nivel Herramientas Problemas Beneficios
1 Project Portfolio Management (HP), Clarity (CA), ChangePoint (Compuware).
Exigen madurez de procesos.Adaptación de procesos a herramientasCosto licencias y
Integración.Potencialidad.Funcionalidad.
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
38
Costo licencias y escalabilidad.Complejas.
2 EPM (Microsoft). Tiempos de adaptación / desarrollo.
Se pueden adaptar a una madurez creciente.Adapatación a los procesos de la empresa.Crecimiento funcional ilimitado.
3 Open Source/bajo costo (PHP Collab, Mantis, Project-Open, Red Mine, Version One)
Bajo porte.Desintegración.
Disponibles ya.Simples.Sin costo.
Creación de PMO
PPM - HP
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
Creación de PMO
PPM - HP
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
Creación de PMO
EPM - Microsoft
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
41
Creación de PMO
EPM - Microsoft
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
42
Creación de PMO
Conclusiones
� Implementar una PMO a partir de la inclusión de prácticas de Gestión de Proyectos.
� Incluir las prácticas de GP incrementalmente y evolutivamente.
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
evolutivamente.� Soportar la implementación con expertos.� Transicionar la implementación desde la gestión de un
proyecto, a la gestión del conjunto de proyectos.� Estandarizar -> Medir -> Controlar -> Mejorar
43
Creación de PMO
Dudas y Preguntas
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
44
Creación de PMO
| MUCHAS GRACIAS
……………………………………………………………………….……………………………………………………………………….
Ing. Esteban Zuttion MBA esteban.zuttion@liveware.com.ar
Datos de contacto del docente que dio el curso.
| Instructor: Ing. Esteban Zuttion MBA
Blog: www.ezuttion.wordpress.com
| Mail: esteban.zuttion@liveware.com.ar
top related