Concepto de Ajustes

Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, porcuanto estos valores servirán de base para preparar estados financieros.Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos,disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento deajuste.

Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a suvalor real.

Clases De AjustesAjustes ordinariosSon los asientos que se realizan con frecuencia, en la empresa en cadaperiodo contable. Este tipo de ajustes afectan las siguientes cuentas:• Caja• Bancos• Provisiones y deudas de difícil cobro• Inventario de mercancías• Depreciación acumulada• Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos• Ingresos recibidos por anticipado• Ingresos por cobrar• Costos y gastos por pagar• Provisiones para obligaciones laborales

1. Ocasionados por arqueo: Al verificar la existencia de valores en caja, esto esal realizar un arqueo, se debe comparar su valor con el saldo en libros. Alefectuar esta comparación se pueden presentar los siguientes casos:

El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros: En estecaso se presenta un faltante por la diferencia, valor por el cual se debe realizarun ajuste. Ajustes a la cuenta Caja.

ARQUEO DE CAJA

1.El 30 de diciembre se realizó un arqueo de caja en la caja No 1 del almacén, se encontró un faltante de $160.000, en el momento no se pudo establecer la razón del faltante.

2.El cajero de la caja No 2 había entregado $75.000 al mensajero para la compra de papelería, no había elaborado el comprobante de egreso y no existía el registro contable.

3.El cajero de la caja No 3 entrego dinero demás a un cliente, no se puedo determinar cuál cliente.Ejemplo No 1

CAJA GENERAL

DEBE HABER

1,000,000 500,000

600,000 750,000

1,800,000 650,000

3,400,000 1,900,000

$1,500,000

2. Ajustes a la cuenta Bancos, ocasionados por conciliación bancaria: Pararealizar este ajuste es necesario realizar una conciliación, o sea, comparar elsaldo del libro de Bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario.Extracto bancario es el documento que elaboran mensualmente los bancospara sus clientes por cuenta corriente o de ahorros, relacionando en formaparcial y total el movimiento de la cuenta por consignaciones, depósitos, girosde cheques, retiros, notas debito o crédito y los saldos.Al conciliar cada cuenta bancaria se identifica los ajustes que es necesariorealizar por cada diferencia encontrada. Las diferencias mas frecuentes puedeser:• Transacciones contabilizadas por la empresa comercial y no registradaspor la entidad bancaria.• Por valores que aparecen en el extracto que aun no se han registrado enla empresa.

CONCILIACION BANCARIA1. Realizada la conciliación bancaria, se encontró en el extracto bancario la siguiente información, que no ha sido contabilizada por la empresa.• Nota debito x valor de $ 120.000 correspondiente a compra de chequera no contabilizada.• GMF. (4 x mil) $395.000• Consignación nacional efectuada por un cliente para el pago de una factura por $ 1.567.987.• Rendimiento financiero por valor de $ 55.000 de una cuenta de ahorro.

3. Ajuste por provisión cartera o estimado para deudas de difícil cobro:El valor de cartera esta constituido por los saldos que adeudan los clientes porventa de mercancías a crédito. Estos saldos deben aparecer en el balance porsu valor real, teniendo en cuenta que algunas deudas no se pueden recaudarpor fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de domicilio, incendios yotros casos fortuitos. Por lo contrario, es necesario estimar como incobrableuna parte del saldo de cartera y en el Balance General, en la sección de Activos,presentar el valor bruto de Clientes.Cuentas: 139905 Provisión – 519910 Gasto Provisión.

CLIENTE FACTURA No

VALOR VENCIMIENTO EN MESES

0-3 meses 3-6 meses 6-12 meses + DE 12 meses

- JOSE ARMENTA

- GLADIZ MARTINEZ

- RAUL JIMENEZ

- PEDRO RAMOS

R-2233

R-2244

R-3322

R-1188

1.000.000

800.000

2.000.000

7.000.000

800.000

1.000.000

3.000.000

2.000.000

4.000.000

TOTAL $10.800.000 $800.000 $4.000.000 $2.000.000 $4.000.000

Provisión individual:Entes económicos cuyonumero de cuentas xcobrar es reducido, ycorresponde al 33% de lasdeudas mayores a un año.

Provisión general:Entes económicos cuyo numero de cuentas es grande,y corresponde si en el ultimo día del año gravable:3 a 6 meses – 5%6 a 12 meses – 10%12 y mas – 15%

Existen dos formas

Puede suceder:

1. Si el cliente Raúl Jiménez nos envía una carta informando que porinconvenientes de liquidez no cancelaraLa deuda: 531095 – Cuentas Incobrables(DB) – 139905 Provisiones (DB) –130505 Clientes Nacionales (CR).

2. El cliente Pedro Ramos nos cancela toda la deuda: 110505 Caja General (DB) –130505 Clientes Nacionales (CR)425035 Recuperaciones Provisiones (CR) - 139905 Provisiones (DB).

3. Después de 1 año el cliente Raúl Jiménez nos cancel la deuda: 110505 CajaGeneral (DB) – 425005 RecuperacionesDeudas malas (CR).

4. Ajuate Por Inventario de Mercancías en Las Empresas con Sistema de Inventario Permanente:

Al comparar el valor total del inventario físico de mercancías con el saldo en libros, pueden presentarse los siguientes casos:

Inventario Físico Mayor que el valor en Libros de la cuenta de Mercancías: en este caso se presenta un sobrante y debe realizarse un ajuste por la diferencia, debitando la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa y acreditando la cuenta costo de ventas; por que esto ocurre, generalmente por malos registros en los libros.

Inventario Físico Menor Que el Valor en Libros de la Cuenta de Mercancías: en este caso se presenta un faltante y es necesario realizar el ajuste por la diferencia, acreditando la cuenta mercancías no fabricadas y debitando la cuenta según la razón que haya ocasionado el faltante, así:Ejemplo: al realizar el inventario físico de mercancías se presenta un faltante de $245.000 ocasionado por deshidratación de los artículos.

La provisión protege al inventario de una empresa contra la obsolescencia, eldesuso, los daños, el deterioro, diferencia contra el inventario físico como lapérdida o cualquier otro tipo de factor que influya o conduzca a que el valordel mercado sea diferente o inferior al costo de adquisición.El decreto reglamentario 2649 de 1993 ordena lo siguiente:Art. 63: Al cierre del período deben reconocerse las contingencias de pérdidadel valor re expresado de los inventarios, mediante las provisiones necesariaspara ajustarlos a su valor neto de realización.

Cuentas: 529915 Gasto Provisión – 1499-05-10-15 Provisión.

5. Ajuste por Depreciación de propiedades , Planta y Equipo (Activos Fijos)La depreciación es el gasto en que incurre una empresa a medida que susactivos fijos tangibles se desgastan durante la vida útil. Pueden estimarse queel activo se consume totalmente durante su vida útil o puede considerarse suvalor residual, cuota de rescate o salvamento teniendo en cuenta el valor quetendrá el activo al final de su vida útil.

Vida útil es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipocontribuirán a la generación de ingresos. Para su determinación es necesarioconsiderar la vida útil legal reglamentada por el estatuto tributario o una vidaútil técnica fijada teniendo en cuenta las especificaciones de fabrica, laobsolescencia por avances tecnológicos, el deterioro por el uso y el tiempo.

Cuentas: 1592 Contra 5160 o 5260.

DEPRECIACION1. No se ha efectuado la depreciación del año 2013, de un vehículo que se adquirió el 2 de

enero del año 2013. , el valor histórico del activo es de $25.000.000.

2. A la fecha no se ha realizado la depreciación correspondiente al año 2013, se aplica el método de línea recta, los saldos son:Construcciones y edificaciones 142.512.800.Equipos de comunicación y computación 22.652.180Flota y equipo de transporte 85.612.000Maquinaria y equipo 12.620.000

De Acuerdo con la legislación colombiana, el tiempo de vida útil y porcentajede desgaste establecido para efectos de la depreciación anual, son lossiguientes:

ACTIVO DEPRECIABLE VIDA UTIL % DEPRECIACION ANUAL

construcciones yedificaciones

2O años 5%

maquinaria y equipo 10 años 10%equipo de oficina 10 años 10%equipo de computación 5 años 20%flota y equipo detransporte

5 años 20%

6. Ajuste por amortización Activos Diferido:

Los gastos diferidos representan aquellos materiales que la empresa hacomprado para consumirlo en un periodo futuro y los servicios pagados en laforma anticipada , contabilizados en la cuenta gastos pagados por anticipado.

Ejemplos: papelería, arrendamientos, impuestos, intereses, publicidad, segurosy otros.

En este grupo se incluyen cargos diferidos, que representan los costos y gastosen que incurre la empresa en las etapas de organización, instalación, montaje ypuesta en marcha, además de los gastos de inversión y estudio de proyectos.

CARGOS DIFERIDOSCuentas: 1705 - Gastos pagados por anticipado, 1710 - Cargos diferidosEjemplos:

1. En el proceso de montaje y puesta en marcha la empresa incurrió en gastos por valor de $40.000.000, los cuales se contabilizaron como activos diferidos en la cuenta cargos diferidos, se decidió amortizar el gasto en 10 años, realice la amortización del primer año y contabilícelo (171004) – (1110 o 1105).

2. Los cargo diferidos corresponden a papelería, la cual alcanza para 4 meses, el saldo de la cuenta a 31 de marzo es de $900.000, no se ha causado el gasto correspondiente a marzo (170595 – 111005 o 110505 Cuando se compra).(519530 o 529530 contra 179595 Cuando se ajusta).

7. Ajuste por amortización de pasivos diferidos:

Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. Asícomo un empresa puede pagar por anticipado, también puede recibir dinerocobrado anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y otros.Cuentas: 2705 - Ingresos recibidos por anticipado, 2805 – Anticipos y avancesrecibidos.8. Ajuste por ingresos por cobrar:

Cuando la empresa he devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizarun ajuste por el valor correspondiente. El valor de ingreso ya causado seconvierte en un derecho de la empresa; por ello debita una cuenta de Activosdenominada Ingresos Por Cobrar y acredita la cuenta respectiva de ingresos.Cuenta: 1345 – Ingresos por cobrar

9. Ajuste por Costos y Gastos por Pagar:

Cuando una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado, deberealizarse un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya causadose concierte en un pasivo para la empresa. Por ello al contabilizar debita lacuenta de gastos y acredita la cuenta de costos y gastos por pagar.

10. Ajuste para obligaciones laborales:Con el fin de cuantificar el valor real de las prestaciones sociales a cargo de laempresa, al finalizar el periodo contable deben hacerse los cálculos y asientosde ajustes por este concepto.En el proceso de contabilización se utilizaran los siguientes grupos de cuentas:

1105 (Bancos) – Lo pagado.2370 (Retenciones y aportes de nómina) – EPS – Cooperativas – Embargos.2380 (Acreedores varios) – Fondo de pensiones, cesantías, solidaridad.2610 (Provisiones para obligaciones laborales) – Cesantías(8,33%), Int sobrecesantías(1%), Vacaciones(4,17%), Prima de servicios(8,33%).5105 (Gastos de personal) – Total pagado o a pagar.

11. Ajuste por diferencia en cambio:Cuando se adquiere el pasivo o el activo en moneda extrajera, se contabilizapor su valor en pesos, puesto que nuestros principios de contabilidad así loexigen.

Cuando se procede a realizar el cierre contable, ese valor en moneda extrajerase debe representar en moneda nacional a la tasa de cambio vigente para eseúltimo día del periodo en el cual se hace el cierre. Como resultado de esaconversión, puede resultar un mayor valor o un menor valor en comparacióncon lo mostrado en la contabilidad. Cuentas: 421020, 530525 – Diferencia encambio.

DIFERENCIA EN CAMBIO1. La obligación que se tiene con el banco del exterior es de U$10.000, en lafecha en que se tomó el crédito el valor del dólar era de $1.884.21, a la fechadel cierre contable se cotizaba a $2.050.

2. Se tiene una inversión en un banco del exterior de €5.000, en la fecha en quese invertido el valor del Euro se cotizaba a $2.154.41, a la fecha del cierrecontable se cotizaba a $2.282.44.

Asientos de cierre

Estos asientos contables tienen como objetivo la cancelación de las cuentas de resultadocontra la cuenta de pérdidas y ganancias [5905].

Al finalizar el año, y una vez se han realizado los ajustes pertinentes, se procede a cancelarcada una de las cunetas de ingresos, gastos y costos para determinar la utilidad del ejercicio,y esta cancelación se registra en los comprobantes de cierre.

Es al momento del cierre contable las cuentas de ingresos se debitan y las cuentas de gastosy costos se acreditan contra la cuenta 5905, con el fin de cancelarlas, es decir, dejarlas enceros.

Estas cuentas para su cancelación se debitan o acreditan por el mismo valor que tienenacumulado.

Ejemplo:Supongamos que en la cuenta 4135 tenemos la suma de $1.000.000 y en la cuenta 5205 la suma de $600.000:

Cuenta Debito Crédito4135 1.000.000

5205 600.000

Cancelación de cuentas, la cuenta 4135 es de saldo crédito y la cuenta 5205 de saldo debito, por lo que debitaremos la primera y acreditaremos la segunda, contra la 5205 Ganancias y perdidas.

Cuenta Debito Crédito4135 1.000.000

5905 1.000.000

5205 600.000

5905 600.000

Aquí vemos que la cuenta 5905 queda con un saldo crédito de $400.000 [C1.000.000-D600.000], saldo que también debemos cancelar contra la cuenta del patrimoniocorrespondiente a resultados del ejercicio 3605 – Utilidad del ejercicio o 3610 – Perdida delejercicio.Como en este ejemplo el saldo de la cuenta 5905 nos indica que hay una utilidad, la cuenta5905 la cancelamos contra la cuenta 3605:

Cuenta Debito Crédito5905 400.000

3605 400.000