agosto 20162016 cuando clasificas la documentación tienes certeza de la información f documento al...
TRANSCRIPT
1
BO
LE
TÍN
IN
FO
RM
AT
IVO
AR
CH
IDA
TA
Agosto 2016
f
Atención al público
Constancias y certificaciones.
Búsqueda de orígenes biológicos.
Asesoría en gestión documental.
Préstamo y disposición de documentos
Custodia del patrimonio institucional.
Rescate y promoción de la historia.
Asistencia telefónica
Visitas guiadas y mucho más.
Bienvenido (a) a
nuestra octava
edición.
¡Tenemos mucho
que contarle!
Diseño y Edición: Michael Vargas Vásquez
Colaboración:
Jose Fco. Rodríguez H.
N°8 I Año 2 I Set. 05
ACÉRQUESE Y
CONÓZCANOS
SERVICIOS Y
PRODUCTOS
Nos ubicamos en Barrio Luján, 50
metros este y 100 sur de la Escuela
República de Chile.
Horario de atención: lunes a viernes de
7:30 am – 4:00 pm Jornada continua.
Visítenos en:
http://www.archivopani.org/ http://www.pani.go.cr/documentacion-y-archivo r/documentacio
01
Cuando clasificas la documentación tienes certeza de la información que manejas; sumado a ello, si aplicas correctamente los métodos de ordenación, jamás tendrás problemas en recuperar cualquier documento al instante.
02
02
03 Nuestras instalaciones
2
Noticias:
LLeess ccoommuunniiccaammooss qquuee llaa DDiirreecccciióónn GGeenneerraall ddeell
AArrcchhiivvoo NNaacciioonnaall aapprroobbóó eell pprriimmeerr ggrruuppoo ddee ttaabbllaass
ddee ppllaazzooss ppaarraa llaa iinnssttiittuucciióónn,, ccoorrrreessppoonnddiieenntteess aa::
Lorem ipsum sit dolor
amet dalam mana.
Nam, Catur-bitero
habus egit, nos
potillabite pultid de ta
eli, Decibus, que
consil vit. Vala.
JJuunnttaa DDiirreeccttiivvaa..
PPrreessiiddeenncciiaa EEjjeeccuuttiivvaa..
AAsseessoorrííaa JJuurrííddiiccaa..
AAuuddiittoorrííaa IInntteerrnnaa..
CCoommuunniiccaacciióónn yy PPrreennssaa..
CCoonnttrraalloorrííaa ddee SSeerrvviicciiooss..
OOffiicciinnaa ddee PPllaanniiffiiccaacciióónn..
CCeennttrroo ddee CCuullttuurraa ddee llooss DDeerreecchhooss ddee llaa NNiiññeezz yy llaa AAddoolleesscceenncciiaa..
Sindicato de Empleados.
Registros documentales.
Tablas de Plazos de
conservación
documental.
DPTO.
ARCHIVO
CENTRAL
SSSUUUMMMAAARRRIIIOOO:::
Los Archivos Gubernamentales
son parte medular de la
Transparencia, Acceso a la
Información y Protección de
Datos Personales.
LFAI
Sindicato de Empleados (SEPI): Retrospectiva Histórica.
3
Algunos datos interesantes…
Actualmente las oficinas del
SEPI están ubicadas en el
edificio del PANI que está al
costado norte de la Corte,
compartiendo parte del espacio
físico asignado al
Departamento de Atención
Inmediata.
El SEPI fue fundado en el año 1975 e inscrito en el Ministerio de Trabajo, el 28 de noviembre de 1975 y la primera asamblea constitutiva del SEPI se realizó el 17 de setiembre de 1975 con la participación de 58 funcionarios (as) que eligió como primer Secretario General a don José Francisco Benavides Robles, Abogado y como Subsecretario General a doña Rosa María Murillo Scott, Trabajadora Social.
En el año 1979 se elige a la primera mujer en el cargo de Secretaria General, la compañera Lucy Fonseca Marenco, Trabajadora Social, compañera jubilada, y en ese mismo año, se promueve y se aprueba la primera reforma del Estatuto fundacional, y en los años 83-84, se decretan reformas parciales, Aprobándose ya en el año 2011, una reforma total del Estatuto del SEPI, la cual está vigente actualmente.
Información proporcionada por el Sindicato de Trabajadores del PANI, 2016.
El Sindicato de Trabajadores del PANI se rige por los principios de la solidaridad; el mutuo auxilio; la transparencia; la autonomía sindical y la justicia social.
En este año se cumplirán 41
años de la fundación del SEPI
equivalente a 41 años de
actividad sindical
ininterrumpida, una actividad
de entrega y de sacrificio, en un
medio institucional gerencial
casi generalmente hostil, pero
siempre orientada a la entrega
de aportes constructivos en
favor del PANI y esencialmente,
un trabajo sindical en pro de
nuestros derechos laborales, así
como la defensa y la ampliación
de las diferentes
reivindicaciones económicas y
sociales.
SOLIDARIDAD
TRANSPARENCIA
AUTONOMÍA
TTIIPPSS PPAARRAA TTRRAABBAAJJAARR
EEFFIICCIIEENNTTEEMMEENNTTEE::
Para mayor información, puede contactar al SEPI, a los teléfonos: 2255-1201 / Fax 2233-1462 o al correo electrónico [email protected].
Más información aquí
Clic aquí para acceder:
IInntteerraaccttiivvoo
JUSTICIA SOCIAL
5
ARCHIDATA
REGISTROS DOCUMENTALES
Sabías que:
y variedad de detalles que pueden
ayudarnos a recuperar un
documentos de entre miles, a la
mayor brevedad.
Los registros documentales están
asociados al conjunto de técnicas
para buscar, categorizar, modificar y
acceder a la información que se
encuentra en un sistema: bases de
datos, bibliotecas, archivos,
Internet... Es un término
estrechamente relacionado con la
informática, la bibliotecología y la
archivística, disciplinas que estudian
Un registro hace referencia al lugar
donde se centraliza la entrada y/o
salida de documentos.
¿Qué entendemos por registro y
porqué es importante?
Básicamente los registros de
información son cualquier medio (físico o digital) en el que se anota y
se refiere toda la documentación de entrada y/o salida de una oficina.
La finalidad básica del registro en términos generales es el control de
todos los documentos de la oficina, que entran y salen diariamente, como
resultado de las funciones y
actividades institucionales.
¿Cómo se estructura un registro?
Un registro documental va desde un
control donde se anota la
correspondencia, ficheros manuales sobre los casos que se atienden,
seguimiento de los documentos que
se prestan, hasta inventarios detallados en Excel.
Dependiendo de la documentación que administremos, así
confeccionaremos nuestros registros.
Lo más recomendable es hacer
comunas para describir qué tipo de
documentos es y en qué consiste,
cuándo se hizo, hacia dónde se va
el procesado automatizado,
clasificado y custodia de la
información respectivamente.
Su objetivo se dirige a encontrar la
mejor solución para obtener de
manera inequívoca la información
deseada, utilizando para ello el
menor número de recursos.
Departamento Archivo Central
Patronato Nacional de la Infancia
4
La solución perfecta para encontrar
algo, es mantener todo en orden.
LO QUE REGISTRES HOY, LO ENCONTRARÁS MAÑANA…
Mantén siempre al día tus registros de información para que no tengas problemas a futuro. Si necesitas asesoría sobre el tema, no dudes en contactar al Archivo Institucional.
5
ARCHIDATA
TABLAS DE PLAZOS DE
CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
Generalidades
En la actualidad, es indispensable
eliminar documentos para
conservarlos mejor. Esta idea, que
podría ser contradictoria para
algunos, es por el contrario para el
archivista moderno una de sus
principales herramientas, desde el
punto de vista de la gestión
documental y de la preservación.
Las tablas de plazos de Conservación
Documental son el único instrumento
legal para eliminar apropiadamente la
documentación que genera el sector
público costarricense.
Anteriormente, nunca se habían
presentado las condiciones necesarias
para elaborar este instrumento en el
Patronato Nacional de la Infancia,
por lo que las eliminaciones de
documentos eran parciales y/o poco
controladas.
La falta de este instrumento ocasiona
gastos administrativos de investigación
y conservación desmesurados y
dificulta a la vez la toma de decisiones
óptimas.
Al disponer de ellas, evitamos la
proliferación de grandes masas
documentales, las cuales pueden ser
valoradas, seleccionadas y eliminadas
de forma metódica, con el fin de lograr
una planificación documental en todas
las fases del ciclo de vida de los
documentos.
Pero, Qué beneficios
obtengo con esto
Los beneficios son múltiples, entre
ellos podemos considerar la
racionalización de la producción
documental desde el punto de vista de
la reducción en gasto de papel y la
aplicación de programas de
reutilización o reciclaje de papel.
Es decir, aumenta la rentabilidad de
las funciones administrativas,
reduciendo los gastos en la
producción de documentos y
garantizando el acceso inmediato a la
información.
Consecuentemente, las tablas de
plazos son verdaderos insumos para
implementar procesos de
racionalización en la gestión
administrativa, porque la
administración, al poseer un control
total de toda la documentación y por
consiguiente de toda la información
que genera y recibe, va a aumentar la
transparencia en la función pública y
a la vez el ciudadano se verá
beneficiado al obtener mejores
servicios de la administración y tener
mayor oportunidad de fiscalizar las
actividades del Estado.
Particularmente, la
institución se verá
beneficiada por un
control y acceso
documentales eficientes,
reflejados en la atención
de la población menor de
edad y adolescente,
rápida y expedita.
Sabías que:
6
ARCHIDATA
TABLAS DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
EL CONTAR CON TPCD, PERMITIRÁ REALIZAR
ELIMINACIONES PROGRAMADAS PARA EVITAR LA
SATURACIÓN DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS DE
LAS OFICINAS.
El Comité Institucional de Selección y Eliminación (CISED), formado por un grupo interdisciplinario de funcionarios, determina la vigencia administrativa – legal de los documentos de las oficinas, mediante las tablas de plazos.
Una vez elaborada la tabla correspondiente, se elabora el cronograma para iniciar el proceso de selección y eliminación, respetando la periodicidad y los plazos documentales establecidos.
Valoración
Documental
Disposición de
documentos
Posterior al proceso de eliminación, la información que resulta debe clasificarse, ordenarse y describirse, conforme a las normas del Archivo Central y colocarse a disposición del usuario.
Es el proceso que acompaña a la aplicación teórico – metodológica de las Tablas de Plazos. Bajo el esquema de valor, otorgado a la documentación institucional, se determina lo que se va a eliminar y lo que se conservará por periodos medios y prolongados, e inclusive, aquellos documentos que serán de conservación permanente por alto contenido científico cultural, como es el caso de las Actas de Junta Directiva.
¿QUIÉN PUEDE ELIMINAR DOCUMENTOS EN EL PANI?
De forma legal, la potestad para eliminar documentación recae
única y exclusivamente en el Archivo Central de cada institución estatal,
mediante un procedimiento
establecido en la normativa nacional
vigente, específicamente en la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y
su Reglamento.
Si algún funcionario público eliminase
documentación sin previa autorización, se
expone a procedimientos
disciplinarios, sanciones económicas fuertes e
inclusive apremio corporal, según sea el
caso.
7
PRÓXIMA EDICIÓN
No te pierdas la novena edición, cargada con datos e información de interés.
¡Te esperamos!
El proceso de estandarización archivística permite a los funcionarios de la institución hablar un lenguaje común en términos de producción documental, facilitando el entendimiento de los métodos y técnicas utilizadas para el manejo y administración de información.
ARCHIDATA
[email protected] FACEBOOK
TWITTER + (506) 2523 0879/0774 www.archivopani.org http://www.pani.go.cr/documentacion-y-archivo
San José, Costa Rica. Barrio Luján, 100 metros este y 50 sur de la Escuela República de Chile.
AAll mmoommeennttoo ddee ccrreeaarr uunn ddooccuummeennttoo,, ddeebbeess ttoommaarr
eenn ccoonnssiiddeerraacciióónn llooss lliinneeaammiieennttooss ppaarraa llaa
pprroodduucccciióónn ddooccuummeennttaall,, ggiirraaddooss ppoorr eell AArrcchhiivvoo
IInnssttiittuucciioonnaall..
LLoo aanntteerriioorr iinnvvoolluuccrraa qquuee ssee ddeebbee hhaacceerr uussoo ddee
llaass ppllaannttiillllaass pprreeddeetteerrmmiinnaaddaass ppaarraa ooffiicciiooss,,
cciirrccuullaarreess,, ddiirreeccttrriicceess yy ccoommpprroobbaanntteess ddee
aassiisstteenncciiaa..
NORMALIZACIÓN
DOCUMENTAL
RRREEECCCUUUEEERRRDDDAAA QQQUUUEEE:::