AGENCIA DE DESARROLLO ECONÓMICO LOCAL

ADEL CHALATENANGO

UNIDAD DE SERVICIOS TÉCNICOS EMPRESARIALES

“PROGRAMA DE CAPACITACIÓN POPULAR”

MODULO No. 5:

REGISTROS BÁSICOS DE CONTABILIDAD

La Agencia de Desarrollo Económico Local – ADEL Chalatenango, a través de la Unidad de: “Servicios Técnicos Empresariales”, la cual tiene como propósito brindar servicios de atención integral a los empresarios y empresarias de los diferentes sectores económicos del departamento de Chalatenango, a través de la prestación de servicios técnicos de capacitación y Asistencia Técnica Empresarial, ha creado el “Programa de Capacitación Popular” dirigido a personas con un bajo nivel de escolaridad, que cuentan o desean iniciar pequeños negocios.

Para la implementación del programa, se ha elaborado el presente material didáctico de capacitación, diseñado con una metodología ilustrativa y de fácil comprensión. En la preparación y diseño del material, la Unidad de Servicios Técnicos Empresariales contó con la colaboración de la Unidad Técnica de Desarrollo Comunitario Integral, por su trabajo con los sectores populares del departamento, con el objetivo fundamental de contribuir al mejoramiento en la administración y desarrollo de las microempresas.

El Programa consta de cinco módulos: Gestión empresarial, El Mercadeo, La importancia de administrar bien el Negocio, La Microempresa y la empresaria, y Registros básicos de contabilidad.

Con el estudio de este modulo “Registros básicos de contabilidad”, el emprendedor o emprendedora encontrará ideas de mucha utilidad que le ayudaran a orientar mejor la administración de su negocio, además verá la importancia de todas las actividades que se realizan en el manejo de su microempresa.Esperamos que este material sea de mucha importancia para todos los emprededores y emprendedoras en la administración y conducción de sus negocios.

Kristian Antonio Moran Director Ejecutivo ADEL Chalatenango

OBSERVE A ANA

¿Como podemos resolver estos problemas?

CUENTAS CLARAS ...NEGOCIOS EXITOSOS

UNIDAD 1

Creo que juan me debe $50.00 . . . ¿o serán $65.00?Dios mío, no recuerdo . . .

Si los vendo a $1.75¿Ganaré o perderé?

¡Se me olvidó pagar el préstamo!

Siento que he vendido bastante y no

veo mucho dinero

¡No se cuánto he gastado!

1

Se resuelven llevando contabilidad. ¿Conta ... qué?

¿QUE ES CONTABILIDAD?

La contabilidad es una forma de registro o control de todas las

operaciones de negocio.

Es decir, de lo que ingresa y se

gasta en el negocio.

Estos registros se hacen por su valor en

dinero.

2

Podemos decir que contabilidad es llevar en orden las cuentas de la empresa

Los ingresos son las cantidades de dinero que entran al negocio

Ana vende $50.00 de verdura en el día. El ingreso de ese día será de

$50.00

Los gastos son los pagos o egresos de dinero.

El pago de transporte es un ejemplo de gasto o egreso.

Son anotaciones ordenadas indicadas en cantidades

De todas las operaciones del negocio

Registrando entradas y salidas con valor en dinero.

De lo anterior podemos sacar las siguientes ideas:

3

¿PARA QUÉ SIRVE LA CONTABILIDAD?

Bueno sirve para saber:

* Si nuestro capital está creciendo.

*¿Cuánto estamos gastando?

*¿Cuánto debemos y a quiénes?

*Si estamos vendiendo sufiente.

*Si estamos ganando o perdiendo

4

ESTUDIEMOS EL CASO DE ANA

Durante la semana del 25 al 31 de mayo ha realizado lassiguientes operaciones:

UNIDAD2

CÓMO REGISTRAR CUENTAS

Niña Licha . . . ¿Se ha fijado como va para

arriba el negocio de Ana?

¡Claro! Como lleva sus cuentas sabe qué y CUÁNTO

TIENE, CUÁNTO GANA Y QUIÉN LE DEBE.

ANA INVIERTE SIEMPRE A LO SEGURO

5

Mayo 2015

18152229

7142128

6132028

29162330

310172431

4111825

5121926

1- Tenía un saldo inicial de efectivo de ----------- $300.°°

2- Y un saldo inicial de mercaderia de ----------- $500.°°

3- Préstamo del Banco Comunitario “El esfuerzo” $400.°° 4- Compras al Crédito en “La colmenita”-------- $540.°°

5- Ventas al Crédito a Juan Hernández --------- $30.°°

6- Ventas del dia en efectivo ------------------ $180.°°

7- Ventas del día en efectivo ------------------- $175.°°

8- Ventas al crédito a Juan Hernández ---------- $45.°°

9- Ventas del día en efectivo ------------------ $170.°°

10-Gastos de transporte y pasajes ------------- $40.°°

11- Ventas del día en efectivo ------------------- $150.°°

12- Pago de luz, agua, impuestos ---------------- $60.°°

13- Abono de Juan Hernández ------------------ $25.°°

14- Ventas en efectivo ------------------------- $195.°°

15- Abono al préstamo Banco Comunitario ------- $40.°°

16- Pago mercadería al crédito “La Colmenita”--- $540.°°

LUNES 25

MARTES

26

MIÉRCOLES 27

JUEVES

28

VIERNES

29

SÁBADO

30

DOMINGO

31

6

Además , Ana posee estantes, mesas y otros utensilios por un valor de $400.°°

LA ÚLTIMA CANTIDAD ESCRITA EN EL SALDO ... representa lo que Ana tiene en efectivo en CAJA al terminar la semana; en este caso $915.

Ayudemos a Ana a registrar los datos en el

CONTROL DE EFECTIVO

7

Cuadro # 1

CONTROL DE EFECTIVO Semana del 25 al 31 de mayo 2015

FECHA DETALLE NUMERO DEOPERACIONES

INGRESOS EGRESOS SALDO

May 25 Capital en efectivo (saldo inicial)

May 26 Préstamo del Banco Comunitario

Ventas en efectivo

May 27 Ventas en efectivo

1 $300 MÁS $300

3 $400 IGUAL $700

6 $180 $880

$1,0557 $175

9 $170 $1,225May 28 Ventas en efectivo.

May 29 Gastos en transporte y pasajes

Ventas en efectivo

May 30 Pago de agua, luz, impuestos.

Abono de Juan Hernández

Ventas en efectivo

May 31 Abono al Banco Comunitario

Pago a la “Colmenita”

10

11

12

13

14

15

16

$150

$40 IGUAL MENOS

$1,335

$1,185

$60 $1,275

$25 $1,300

$195 $1,495

$40 $1,455

$540 $915

El efectivo que resulta al final de un período determinado.

Partimos del Saldo inicial.

Le sumamos los ingresos o le restamos los egresos de la siguiente operaciòn registrada.

En el caso anterior sumamos por que la operacion era un ingreso.

¿Cuál es el saldo de Ana al 25 de Mayo? R. ___________________¿Por qué restamos la operación 10 al saldo del día 28?R. ___________________________________________________________________

SALDO es

y se obtiene así

PIENSE Y RESPONDA

8

“Empece la semana con $300.°° ”

Saldo inicial - 300Préstamo - 400Nuevo Saldo 700

Los ingresos se sumanLos egresos se restan

+

Esto le permitirá saber rápidamente las utilidades que le

ésta dejando su negocio.

EL CONTROL DE VENTAS, MERCADERIA Y GASTOS se registra en un rayado como el siguiente:

FECHA DETALLE N° deOper.

VENTAS GASTOS UTILIDADMERCADERIAENTRADAS SALIDAS

TOTAL

Comenzamos colocando el inventario inicial; es decir, el valor de la mercadería en existencia.

AHORA BIEN . . . Ana también debe registrar, diariamente, el valor de las

ventas; las entradas y salidas de mercadería AL PRECIO DE

COSTO y los GASTOS EFECTUADOS

9

¡SE VE FÁCIL! LLENÉMOSLO CON LAS OPERACIONES QUE HIZO ANA

CONTROL DE VENTAS, MERCADERÍA Y GASTOS Semana del 25 al 31 de Mayo

FECHA DETALLE N° de Oper.

VENTAS MERCADERÍA GASTOS UTILIDADENTRADAS SALIDAS

May 25

May 26

May 27

May 28

May 29

May 30

INVENTARIO INICIAL

Compra al crédito “La Comenita”

Ventas al crédito

Ventas al crédito

Ventas en efectivo

Ventas en efectivo

Ventas en efectivo

Ventas en efectivo

Ventas en efectivo

Gastos en transporte y pasaje

Pago de agua, luz e impuestos

TOTAL

2

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

30

180

175

45

170

150

195

$945

500

540

$1,040

24.80

144

140

36

136

120

156

$756.80

40

60

$100

5.20

36

35

9

34

-40

30

-60

39

88.20

NOTASi al total de entradas (1,040)le restamos el total de salidas (756.80)nos resulta el VALOR DE LA MERCADERÍA EN EXISTENCIA (283.20)

10

¿Por qué la columna de “MERCADERIA” se divide en ENTRADAS Y SALIDAS?

La ENTRADA indica el valor de la mercadería que ANA adquirió, al contado o al crédito y que ya tenía en existencia.La SALIDA es el valor de las mercaderías vendidas pero indicadas según el VALOR DE COMPRA.

La salida nos ayuda a: * Obtener el VALOR DE LA MERCADERIA en existencia. * Identificar la UTILIDAD que ANA obtiene en sus ventas.

¿De dónde sale el dato para la columna “UTILIDAD”? La UTILIDAD resulta de restar el PRECIO DE VENTA al precio de compra (salida).

Veamos un ejemplo con la operación 5

Vendido a Juan Hernández $30.00 -

Valor de los articulos vendidos $24.80 =a Juan

Utilidad obtenida por Ana $ 5.20

Para quedar más clara... me gustaría saber algunas cosas.

¡veamos!

11

¿De dónde sale el dato para la columna “UTILIDAD”? La UTILIDAD resulta de restar el PRECIO DE VENTA al precio de compra (salida).

Veamos un ejemplo con la operación 5

Vendido a Juan Hernández $30.00 -

Valor de los articulos vendidos $24.80 =a Juan

Utilidad obtenida por Ana $ 5.20

PERO . . .

Algunas veces Ana vende al crédito; por ejemplo le fía a Juan Hernández. ¿Cómo se puede llevar ese control?

VEAMOS ... Cuadro #3

CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR - JUAN HERNÁNDEZFECHA DETALLE N° de

OperaciónDeuda Abono Saldo Fecha

de pago

May 25 2 libras de Azucar ($3.°°)3 libras frijol (12.°°)1 lb. queso ($15.°°)

5 $30.°° MÁS $30.°° octubre 12

May 26 1 bote de leche ($45.°°) 8 $45.°° IGUAL $75.°° oct. 12

May 30 Abono a la cuenta 13 $25.°° $50.°°

NOTA: El último saldo constituye la deuda de Juan.

SE REGISTRA EN EL CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR

Quedó claro el control de ventas al crédito,pero y las compras que hace Ana,

al crédito ¿Qué?

PARA ESO USAMOS EL CONTROL DE DEUDAS POR PAGAR

12

Cuadro #4

CONTROL DE DEUDAS POR PAGAR

FECHA DETALLE N° de Operación

Deuda Abono Saldopor pagar

Fecha de pago

May 26

May 31

* Préstamo al Banco Comunitario* Compras al Crédito en la Colmenita 2 qq de azúcar $260.°° 1 qq de frijol $280.°°

3

4

* Abono Préstamo Banco Comunitario* Pago mercadería al crédito “La Colmenita”.

15

16

$400.°°

$540.°°

$40.°°

$540.°°

$400.°°

$940.°°

Jun 22

Jun 30

Jun 5

$900.°°

$360.°°

NOTAS :El último saldo nos dice cuánto debemos a los proveedores.También podemos llevar un cuadro por cada proveedor, para llevar registros individuales.

* Los saldos por pagar resultan de sumar las deudas y restar los abonos.

El primer saldo de May 26era de $400; la siguiente operación fué una deuda de $540. recordemos las

deudas se suman

El último saldo de May 26 era $940; la siguiente operación fue un abono de $40

NUEVO SALDO400 + 540= 940 NUEVO SALDO

EJEMPLOS

los abonos se restan

940 - 40= 900

13

Ahora me explico,tiene bien controlado

el negocio

Y por éso, también tomo

buenas decisiones

Con los registros que lleva Ana, ha obtenido un estado de cuentas “RESUMIDO” durante un período determinado: una semanaa, una quincena, un mes

etc. que le permite conocer:

EN QUÉ HA INVERTIDO

CUÁNTO ES PROPIOCUÁNTO DEBE

CUÁNTO TIENE INVERTIDO

ASÍ ..... NI UN CIEGO SE PIERDE 14

Sigamos con el ejemplo de Ana. . .

¿Que tiene Ana en su negocio?

¿Tiene deudas Ana?

TIENE UN CRÉDITO CON EL BANCO COMUNITARIO

LE DEBE MERCADERÍA AL PROVEEDOR“LA COLMENITA”

Otro libroimportante BALANCE GENERAL

CUENTAS POR COBRAR

MOBILIARIO Y EQUIPO

DINERO EN EFECTIVO

MERCADERIA

A todos los bienes que tiene la empresa les llamaremos ACTIVO.

Claro que tieneBANCOCOMUNITARIO

A las deudas le llamaremos PASIVO

ENTONCEES ... ¿CUÁNTO ES LO PROPIO DE ANA?

15

Si queremos saber lo que es propio de Ana, a lo que tiene (ACTIVO) le restamos lo que debe (PASIVO); el resultado es lo propio de Ana (PATRIMONIO)

*Para hacer un balance, primero hay que ordenar el activo y el pasivo, después encontrar el patrimonio.

TOTAL ACTIVO __________$1,648.20

(ver cuadro #4)

Observe que el ACTIVO debe ser igual a la suma del PATRIMONIO más PASIVO

ACTIVO menos PASIVO

PATRIMONIO

BALANCE AL 31 DE MAYO DE 2015

PASIVO

1- Cuentas por pagar ______ $360.°°

Total pasivo _____________ $360.°°

ACTIVO

1- Efectivo (caja) ________$915 (ver cuadro #1)2- Mercadería __________ $283.20 (ver cuadro #2)3- Cuentas por cobrar __$50 (ver cuadro #3)4- Mobiliario y equipo ____$400 (estantes, sillas, etc.)

(ver cuadro #1)

(ver cuadro #2)

PATRIMONIO1- Capital en efectivo _______$300.°°

2- Mercadería _____________ $500.°°

3- Mobiliario y equipo ______ $400.°°

4- Utilidades _______________ $88.20

TOTAL PATRIMONIO_______ $1,288.20

ACTIVO= $1,648.20 PATRIMONIO + PASIVO= 1,648.20

16

Si pretende venderlas muy caras, seguramente le comprarán poco.

Si las ofrece muy baratas;seguramente venderá más pero casi no obtendrá ganancias.

ENTONCES ... ¿Cómo atinar con el precio justo?

EAMOS COMO JULITA,PRIMA DE ANA, CALCULAEL PRECIO DE SUS JUGOS ...

A mí lo que me cuesta es fijar los precios

Usted puede vender las más hermosas

o el más sabroso pero ...

VEAMOS ENTONCES¿CÓMO ESTABLECER LOS PRECIOS?

17

Julia, calcula y suma: El valor de la mercadería que usará para hacer los jugos

Gastos de operación; o sea la mano de obra; es decir, el valor que le da a su trabajo para producir la mercadería.

Otros gastos: agua, energía eléctrica, transporte, etc

La ganancia que espera obtener por cada jugo

PRECIO DEL JUGO: 1.25 + 0.25 + 0.25 + 0.25= $2.°°

+

+

+

=

18

Cuadro 1CONTROL DE EFECTIVO semana del _____ al ________ de _______

Fecha DETALLE N° de operación INGRESOS EGRESOS SALDO

EJERCITEMOS

Cuadro 2CONTROL DE VENTAS, MERCADERIA Y GASTOS semana del _____ al _______ de ______

DETALLE N° de oper. Venta

MercaderíaEntrada Salida Gastos UtilidadFecha

19

Cuadro 3CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR semana del _____ al ________ de _______

Fecha DETALLE N° de oper.

Deuda Abonos Saldo

Cuadro 4CONTROL DE DEUDAS POR PAGAR semana del _____ al ________ de _______

DETALLE N° de oper.

Deuda Abonos

Fecha de pago

Fecha Saldopor pagar

Fecha de pago

20