adquisición de recursos bibliográficos - principal · en sap y se ejecuta el proceso de...

Direccin de Planeacin y Evaluacin | 1

Adquisicin de recursos bibliogrficos PRO-23-1-02-02

FECHA PUBLICACIN 14/11/2017

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Gestin de Colecciones

Tabla de Contenido

1. OBJETIVO ................................................................................................................................. 2

2. ALCANCE .................................................................................................................................. 2

3. NORMATIVIDAD ...................................................................................................................... 2

3.1. Directrices ............................................................................................................................ 2

3.2. Lineamientos ....................................................................................................................... 2

4. RESPONSABILIDADES .............................................................................................................. 2

4.1. Responsable del Proceso ..................................................................................................... 2

4.2. Responsabilidades ............................................................................................................... 2

5. DEFINICIONES .......................................................................................................................... 3

6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ....................................................... 4

6.1. Diagrama de flujo - Adquisicin de recursos bibliogrficos fsicos .................................... 4

6.2. Descripcin de actividades - Adquisicin de recursos bibliogrficos fsicos ..................... 4

6.3. Diagrama de flujo - Adquisicin de recursos bibliogrficos electrnicos y revistas

impresas .............................................................................................................................................. 8

6.4. Descripcin de actividades - Adquisicin de recursos bibliogrficos electrnicos y

revistas impresas ................................................................................................................................ 8

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................................................ 12

8. INDICADORES ........................................................................................................................ 13






1. OBJETIVO

Ejecutar la adquisicin de recursos bibliogrficos, desde la toma de la decisin de la adquisicin

hasta la recepcin del material.

2. ALCANCE

El proceso inicia con la identificacin de proveedores de los recursos a comprar, y finaliza una vez

se haya recibido el material.

3. NORMATIVIDAD

3.1. Directrices

PDI 2016-20120 Liderazgo Acadmico: 1.7.1: Aumentar la cantidad y calidad de los recursos

bibliogrficos orientados al proceso de investigacin y al fortalecimiento de la docencia.

3.2. Lineamientos

LIN-23-1-02-01 Lineamientos Gestin de Colecciones: Numeral: 4. Compra y suscripcin.

Dentro de la negociacin con el proveedor se debe asegurar que el proveedor entregue los

registros Marc de las colecciones.

Los libros que sean adquiridos en compra y traigan sellos, cdigos de barras, rtulos y fichas

de prstamo de otras instituciones, y haya sido autorizado su ingreso al sistema y a la

coleccin, deben ser remitidos en primer lugar desde Gestin de Colecciones al Auxiliar

encargado del mantenimiento de la coleccin, para que all retiren estos elementos y

posteriormente sean enviados a Anlisis.

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Responsable del Proceso

COORDINADOR GESTIN COLECCIONES - SBI - 10002007

4.2. Responsabilidades

Director Sistema Bibliotecas:

Enviar correos electrnicos a proveedores, Facultades y/o Departamentos

Coordinador Gestin de Colecciones:






En el proceso de negociacin y compra se le debe solicitar al proveedor suministrar los

registros MARC de las colecciones que se adquieren, con el fin de que el rea Administrativa

adece dichos registros y procese su cargue masivo a la base de datos de Symphony.

Auxiliar Gestin de Colecciones - Compras:

Se debe llevar un registro en el Formato reporte de compras de las diferentes etapas del

proceso.

Actualizar el estado de la compra en el formato de Reporte de compras y en el Consolidado

de cambios de estado de solicitudes en Symphony y remitir el ltimo reporte al Tcnico de

Soporte.

Auxiliar Gestin de Colecciones - Anlisis contable y financiero:

Realizar la entrada de mercanca del material bibliogrfico adquirido.

Notificar al proveedor los datos necesarios para garantizar el pago.

Radicar todos los soportes de compra en la oficina de contabilidad.

Tcnico Soporte:

Actualizar las solicitudes en Symphony de acuerdo con la informacin registrada en el formato

Consolidado cambios de estado de solicitudes Symphony.

En cuanto a las adquisiciones de recursos electrnicos, se debe hacer la solicitud a la DSIT de

incluir la URL del recurso en el EZ Proxy.

Gestor de Gestin de Colecciones:

Apoyar y verificar la compra y disponibilidad de material en formato electrnico.

5. DEFINICIONES

Contrato: es un acuerdo de voluntades elaborado por la Oficina Jurdica de la Universidad, donde

se manifiesta de comn acuerdo la suscripcin o adquisicin de un bien o servicio, entre la

institucin y sus proveedores.

E-book: Un libro electrnico, libro digital, ciberlibro, tambin conocido como e-book, eBook, o

ecolibro, es una versin electrnica o digital de un libro o un texto. Tambin suele denominarse

as al dispositivo usado para leer estos libros, que es conocido tambin como e-reader o lector de

libros electrnicos.

Licencia: es un contrato estndar mediante el cual la Universidad recibe de un proveedor/ editor

el derecho de uso, de copia, de distribucin y estudio de un servicio, normalmente de carcter no

tangible o intelectual, pudiendo darse a cambio del pago.






Recursos bibliogrficos fsicos: Libros, audiovisuales, partituras, mapas y revistas impresas.

Suscripciones: contrato por un periodo determinado de tiempo, en el cual se paga el uso, ms no

la propiedad de un producto o el acceso a un servicio, que puede ser una Bases de datos, revistas

electrnicas, entre otros.

Symphony: Sistema Integrado de Gestin de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los

recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrnico.

Tablero de control Sis Bibliotecas: Herramienta que permite el registro, control y actualizacin de

las suscripciones y adquisiciones de recursos electrnicos y revistas impresas.

6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

ENTRADA Decisin de recursos bibliogrficos a adquirir.

PROVEEDOR Gestin de Colecciones, Vicerrectora Acadmica, Facultades y Departamentos

SALIDA Recursos bibliogrficos y lista de material adquirido (plantilla de entrega de material

bibliogrfico en compra)

CLIENTE Anlisis de Informacin

6.1. Diagrama de flujo - Adquisicin de recursos bibliogrficos fsicos

6.2. Descripcin de actividades - Adquisicin de recursos bibliogrficos fsicos

ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1

Hacer el ingreso de

requisicin de

compra en el

sistema

Los delegados de las unidades

acadmicas realizan el

ingreso de las requisiciones.

Gestin de Colecciones revisa

las requisiciones ingresadas

en el portal y en cargues

masivos.

DELEGADO

FACULTAD Symphony

Reporte de

administrador de

portal web con

solicitudes nuevas

2

Identificar

proveedores del

recurso

Se identifican qu

proveedores (nacionales e

internacionales, que tengan

disponibilidad del material y

que cumplan con las polticas

AUXILIAR

GESTIN

COLECCIONES

COMPRAS - SBDC
sa.rodriguez204Archivo adjuntoPRO-23-1-02-02 Adquisicin de recursos bibliogrficos fsicos DF.jpg






de compra del rea), ofrecen

el recurso.

3

Solicitar

cotizaciones de

recursos

bibliogrficos

Se solicita una cotizacin del

material. En caso de que no

haya un proveedor nico se

solicitan mximo tres

cotizaciones.

AUXILIAR

GESTIN

COLECCIONES

COMPRAS - SBDC

FOR-23-1-02-07

Formato de

cotizaciones para

compras nacionales

4 Revisar cotizaciones

Una vez se reciben las

cotizaciones por parte de los

proveedores, se revisan los

siguientes criterios: costo,

tiempo de entrega y calidad

del servicio. En caso de que se

sobrepase el costo, o haya

dudas sobre la calidad y el

tiempo, se valida con el

solicitante.

AUXILIAR

GESTIN

COLECCIONES

COMPRAS - SBDC

5 Decidir proveedor

Se decide con qu proveedor

se va a realizar la compra de

material.

AUXILIAR

GESTIN

COLECCIONES

COMPRAS - SBDC

FOR-23-1-02-08

Formato de compras y

reclamaciones

6

Verificar

condiciones de

compra de Tesorera

Se debe verificar si la compra

que se va a realizar ser al

mismo proveedor y si el

nmero de transacciones

previstas con una misma

tarjeta de crdito supera las

tres (3) transacciones-

AUXILIAR

GESTIN

COLECCIONES

COMPRAS - SBDC

7 Notificar a Tesorera

A travs de correo electrnico

se enva la Notificacin de

compra con tarjeta de crdito

al rea de egresos con copia al

jefe de Tesorera. La

notificacin debe contener

informacin bsica de la

transaccin, nmero de

tarjeta de crdito, entidad

bancaria, proveedor y monto.

AUXILIAR

GESTIN

COLECCIONES

COMPRAS - SBDC

Notificacin compra

tarjeta de crdito






8 Gestionar el pago al

proveedor

Para el caso de compras

internacionales, se ejecuta la

compra a travs de la pgina

web del proveedor. La

compra se realiza con una

tarjeta de crdito o

transferencia electrnica.

AUXILIAR

GESTIN

COLECCIONES

COMPRAS - SBDC

9 Generar orden de

compra

Se genera la orden de compra

en SAP y se ejecuta el proceso

de Liberaciones.

AUXILIAR

GESTIN

COLECCIONES

COMPRAS - SBDC

SAP

10 Enviar solicitud a

proveedor

Para los casos de las compras

nacionales, se le debe enviar

una solicitud de compra al

proveedor a travs de correo

electrnico.

AUXILIAR

GESTIN

COLECCIONES

COMPRAS - SBDC

FOR-23-1-02-09

Formato de orden de

compra

11 Hacer reclamacin

por demora

En caso de que haya demoras

en la recepcin del material,

se realiza la reclamacin

correspondiente a travs de

correo electrnico.

AUXILIAR

GESTIN

COLECCIONES

COMPRAS - SBDC

FOR-23-1-02-08


reclamaciones

12 Recibir material y

factura

Se recibe el material y la

factura correspondiente.

AUXILIAR

GESTIN

COLECCIONES

COMPRAS - SBDC

Factura

FOR-23-1-02-08


reclamaciones

FOR-23-1-02-11

Formato recepcin

material bibliogrfico

de transportadoras

13 Verificar mercanca

Se verifica que el material

recibido est en condiciones

fsicas ptimas para ser usado

por los usuarios.

AUXILIAR

GESTIN

COLECCIONES

COMPRAS - SBDC

14

Hacer reclamacin

sobre estado del

material

En caso de que el material

est defectuoso se debe

realizar la reclamacin

correspondiente al proveedor,

para que se realice un nuevo

AUXILIAR

GESTIN

COLECCIONES

COMPRAS - SBDC

FOR-23-1-02-08


reclamaciones






envo. Este reclamo se realiza

a travs de correo electrnico

y otros medios.

15 Ejecutar entrada de

mercanca

Se ingresa a SAP y se ejecuta la

entrada de mercanca validando

la llegada del material.

AUXILIAR

GESTIN

COLECCIONES

ANLISIS

CONTABLE Y

FINANCIERO -

SBDC

SAP

16 Informar al

proveedor

Se le comunica el nmero de

entrada de la mercanca al

proveedor para que

posteriormente se remita a

CxP y radique su factura. Esta

actividad se realiza para

proveedores nacionales

nicamente.

AUXILIAR

GESTIN

COLECCIONES

ANLISIS

CONTABLE Y

FINANCIERO -

SBDC

17

Registro del

material en la

plantilla de entrega

de material

bibliogrfico en

compra

Se registra en la plantilla de

entrega de material

bibliogrfico en compra el


adquirido.

AUXILIAR

GESTIN

COLECCIONES

ANLISIS

CONTABLE Y

FINANCIERO -

SBDC

FOR-23-1-02-14

Plantilla de entrega de


en compra

18 Modificar orden de

compra

Para las facturas que incluyen

el costo adicional por el flete,

se debe modificar la orden de

compra en SAP.

AUXILIAR

GESTIN

COLECCIONES

COMPRAS - SBDC

SAP

19 Ejecutar la entrada

de mercanca

Se ingresa a SAP y se ejecuta

la entrada de mercanca

validando la llegada del

material.

AUXILIAR

GESTIN

COLECCIONES

ANLISIS

CONTABLE Y

FINANCIERO -

SBDC

SAP

20 Radicar factura de

transporte en CxP

Se radica la factura de

transporte en Cuentas por

Pagar.

AUXILIAR

GESTIN

COLECCIONES

Factura






ANLISIS

CONTABLE Y

FINANCIERO -

SBDC

21 Ejecutar la entrada

de mercanca

Se ingresa a SAP y se ejecuta

la entrada de mercanca

validando la llegada del

material.

AUXILIAR

GESTIN

COLECCIONES

ANLISIS

CONTABLE Y

FINANCIERO -

SBDC

SAP

22 Cruzar informacin

Para las compras realizadas

con tarjeta de crdito, una vez

se reciban los extractos, se

realiza un cruce de

informacin entre el extracto

y la totalidad de las facturas.

AUXILIAR

GESTIN

COLECCIONES

COMPRAS - SBDC

Extractos Bancarios

23

Consolidar y enviar

soporte a

Contabilidad

Se consolidan los soportes de

factura de crdito y se envan

a Contabilidad. El soporte

incluye el extracto y las

facturas.

AUXILIAR

GESTIN

COLECCIONES

ANLISIS

CONTABLE Y

FINANCIERO -

SBDC

Extractos

BancariosFacturaFOR-

23-1-02-10 Formato

de conciliacin

bancaria

24 Cargar facturas

Contabilidad valida la

informacin de las facturas

remitida por Gestin de

Colecciones y procede a

gestionar los pagos

correspondientes.

CONTABILIDAD SAP Factura

6.3. Diagrama de flujo - Adquisicin de recursos bibliogrficos electrnicos y revistas impresas

6.4. Descripcin de actividades - Adquisicin de recursos bibliogrficos electrnicos y revistas

impresas

ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS






1

Identificar a

proveedores del

recurso

Se identifican qu proveedores ofrecen

el recurso.

GESTOR GESTIN

COLECCIONES -

SBDC - 10002050

2

Solicitar

cotizaciones de

recursos

bibliogrficos-1

Se solicita una cotizacin del material.

En caso de que no haya un proveedor

nico se solicitan mximo tres

cotizaciones.

COORDINADOR

GESTIN

COLECCIONES - SBI -

10002007

3 Revisar las

cotizaciones

Una vez se reciben las cotizaciones por

parte de los proveedores, se revisan los

siguientes criterios: costo, tiempo de

entrega y calidad del servicio. En caso

de que se sobrepase el costo, o haya

dudas sobre la calidad y el tiempo, se

valida con el solicitante.

GESTOR GESTIN

COLECCIONES -

SBDC - 10002050

Cotizacin(es)

4 Tomar decisin de

compra

Para el caso Paquetes e-book, la

decisin de compra la toma la

Vicerrectora de Asuntos Acadmicos.

VICERRECTORA

ACADMICA

5 Decidir comprar

Para el caso de recursos diferentes a

Paquetes e-book, Gestin de

Colecciones decide si se va a realizar la

compra o no y a qu proveedores.

COORDINADOR

GESTIN

COLECCIONES - SBI -

10002007

6

Generar y enviar

contrato a

proveedor

Una vez se tengan definidas las

decisiones de compra, y en caso de que

el tipo de acuerdo con el proveedor sea

un contrato, se debe generar y enviar

el mismo por correo electrnico.

Gestin de Colecciones le informa a la

Direccin Jurdica ciertos

requerimientos que se deben incluir en

el contrato. Jurdica es el responsable

de generarlo.

Una parte integral del contrato es la

cotizacin enviada por el proveedor

inicialmente.

DIRECCIN JURDICA

1. Contrato

2. Formato de

solicitud de

legalizacin

7 Revisar contrato Se verifica que el contrato cumpla con

los requisitos necesarios. PROVEEDOR (ES)






8 Hacer comentarios y

enviar a Biblioteca

En caso de que el contrato necesite

ajustes, se hacen los comentarios

correspondientes y se le notifica al

Sistema de Bibliotecas por medio de

correo electrnico.

PROVEEDOR (ES)

9

Firmar y enviar a

Biblioteca con

factura y plizas

Una vez el proveedor est de acuerdo

con lo estipulado en el contrato, debe

firmar el contrato y envirselo a la

Universidad, junto con la factura.

PROVEEDOR (ES)

1. Contrato

2. Factura

3. Plizas

10 Gestionar firma del

contrato Se tramita la firma del contrato. DIRECCIN JURDICA Contrato

11 Revisar Licencia

Una vez se recibe la licencia por parte

del proveedor, Gestin de Colecciones

hace una pre revisin de parmetros y

enva la Licencia a la Direccin Jurdica

para su validacin por medio de correo

electrnico.

GESTOR GESTIN

COLECCIONES -

SBDC - 10002050

Licencia

12

Hacer comentarios a

Licencia y enviar al

Proveedor

En caso de que se necesiten ajustes en

la licencia, se hacen los comentarios

correspondientes y se le enva al

proveedor por medio de correo

electrnico.

DIRECCIN JURDICA

13

Hacer ajustes a

Licencia y reenviar a

Biblioteca

Se deben hacer los ajustes requeridos a

la Licencia. PROVEEDOR (ES)

14

Gestionar firma y

reenviar al

proveedor

En caso de que la Licencia no necesite

ajustes, se gestiona la Firma de la

Direccin Jurdica de la Universidad y

se le enva al Proveedor por correo

electrnico.

DIRECCIN JURDICA

15

Firmar Licencia

aprobada y enviar a

Biblioteca con

factura

Se firma la licencia aprobada y se enva

a Biblioteca junto con la factura en

fsico.

PROVEEDOR (ES) 1. Factura

2. Licencia

16 Generar la orden de

compra

En SAP se registra la compra a realizar,

se hacen las liberaciones y se genera

una orden de compra.

GESTOR GESTIN

COLECCIONES -

SBDC - 10002050

SAP






17 Aceptar servicio En SAP se realiza la aceptacin de

servicios.

AUXILIAR GESTIN

COLECCIONES

ANLISIS CONTABLE

Y FINANCIERO -

SBDC

SAP

18 Radicar factura

fsica en Tesorera

Cuando el proveedor es local y el tipo

de recurso adquirido es diferente a

revistas, se debe hacer la radicacin de

la factura directamente en Tesorera.

PROVEEDOR (ES) Factura

19 Radicar factura en

Tesorera

Cuando el proveedor no es local, la

radicacin de la factura la hace Gestin

de Colecciones en Tesorera.

AUXILIAR GESTIN

COLECCIONES

ANLISIS CONTABLE

Y FINANCIERO -

SBDC

Factura

20

Pagar a proveedores

y remitir soporte de

pago

Se realiza el pago a los proveedores y

se remite el soporte. TESORERA Soporte de pago

21 Activar el servicio Una vez el proveedor reciba el soporte

de pago, se debe activar el servicio. PROVEEDOR (ES)

22 Verificar el servicio

Se debe validar que el servicio est

funcionando correctamente previo

registro en el servidor EZ Proxy.

GESTOR GESTIN

COLECCIONES -

SBDC - 10002050

23 Hacer reclamacin

del servicio

En caso en que haya errores en el

funcionamiento del servicio, se debe

hacer la reclamacin correspondiente.

COORDINADOR

GESTIN

COLECCIONES - SBI -

10002007

24 Corregir el servicio y

notificar

Se hacer las correcciones necesarias y

se le notifica al Sistema de Biblioteca a

travs de correo electrnico.

PROVEEDOR (ES)

25 Remitir a Anlisis de

Informacin Se registra la compra del material

electrnico y se avisa a Anlisis de

GESTOR GESTIN

COLECCIONES -

SBDC - 10002050

FOR-23-1-02-17

Formato de

adquisicin de






Informacin para continuar con el

proceso.

libros

electrnicos

26 Registrar en Tablero

de control

Se registra el servicio/producto en el

Tablero de Control.

GESTOR GESTIN

COLECCIONES -

SBDC - 10002050

27 Aprobar servicio

Una vez se valida que el servicio est

funcionando correctamente, se

aprueba.

COORDINADOR

GESTIN

COLECCIONES - SBI -

10002007

28 Registrar en el

Tablero de Control

Se registran en el Tablero de Control

las publicaciones seriadas adquiridas.

GESTOR GESTIN

COLECCIONES -

SBDC - 10002050

29 Registrar en

plantilla

Se registra en la plantilla la adquisicin

de las publicaciones seriadas.

AUXILIAR GESTIN

COLECCIONES

PUBLICACIONES

SERIADAS Y

DONACIONES -

SBDC

FOR-23-1-02-16

PE de

Publicaciones

Seriadas

Impresas

30 Remitir material a

Auxiliar de Anlisis

Se remite las publicaciones seriadas en

fsico a Anlisis de Informacin para

continuar con el proceso.

AUXILIAR GESTIN

COLECCIONES

PUBLICACIONES

SERIADAS Y

DONACIONES -

SBDC

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadmica,

administrativa, entidad)

FOR-23-1-02-07 Formato de cotizaciones para compras

nacionales

FOR-23-1-02-08 Formato de compras y reclamaciones

FOR-23-1-02-09 Formato de orden de compra

FOR-23-1-02-10 Formato de conciliacin bancaria

FOR-23-1-02-11 Formato de recepcin de material de

transportadoras

FOR-23-1-02-14 Planilla Entrega de Material Bibliogrfico en

Compra

No aplica.






FOR-23-1-02-16 Planilla Entrega de Publicaciones Seriadas

Impresas

FOR-23-1-02-17 Formato de adquisicin de libros

electrnicos

LIN-23-1-02-01 Lineamientos de Gestin de Colecciones

MAN-23-1-02-02 Manual de procedimientos de adquisicin

de recursos bibliogrficos

INF-23-1-02-03 Informe anual de Gestin de Colecciones

PDI: Sistema de Bibliotecas 2016-2020

PRO-23-1-03-01 Anlisis de recursos bibliogrficos

PRO-23-1-03-08 Cargue masivo de recursos electrnicos

8. INDICADORES

FIC

HA

DEL

IND

ICA

DO

R

EJECUCIN PRESUPUESTAL - ADQUISICIN RECURSOS BIBLIOGRFICOS

Cdigo del indicador IND-23-1-02-021

Responsable del

indicador Coordinador de Gestin de Colecciones

Objetivo Ejecutar el presupuesto asignado al Sistema de Bibliotecas para material

bibliogrfico y Bases de Datos

Mtodo de Medicin Elaboracin de un reporte desde Analisys de BO en SAP.

Unidad de Medida Porcentaje

Frmula

( ) 100

Variables

Numerador: Partida presupuestal ejecutada

Denominador: Partida presupuestal asignada al Sistema de Bibliotecas

durante el ao vigente

Limitaciones Restricciones del indicador

No aplica

Fuente de datos SAP

Granularidad No aplica.

Periodicidad Anual






Meta 100% de presupuesto ejecutado.

Observaciones

FIC

HA

DEL

IND

ICA

DO

R

MATERIAL BIBLIOGRFICO ADQUIRIDO LUEGO DE LA REVISIN DE BIBLIOGRAFAS

Cdigo del indicador IND-23-1-02-022

Responsable del

indicador Coordinador de Gestin de Colecciones

Objetivo

Verificar el cumplimiento en la adquisicin de material bibliogrfico que no

se encuentra en las colecciones del Sistema de Bibliotecas de acuerdo a la revisin

de las bibliografas de los cursos acadmicos, con el fin de dar cumplimiento

a la demanda de los usuarios.

Mtodo de Medicin

Se realiza una comparacin entre el listado de bibliografas solicitadas en cargue

masivo y los pedidos que han cambiado el estado en Symphony de NEW a otros

estados, para determinar el nmero de ttulos que no han sido adquiridos en el

tiempo establecido.

Para realizar esta medicin se tomar como fecha inicial, la registrada en el cargue

masivo.

Unidad de Medida Porcentaje

Frmula

Variables

Numerador: Nmero de ttulos de material bibliogrfico que han

iniciado su proceso de trmite de adquisicin en el tiempo esperado,

como resultado del proceso de revisin de bibliografas.

Denominador: Nmero de ttulos de material bibliogrfico solicitados en

compra, luego de realizar la revisin de bibliografas.

Se entiende como ttulos tramitados, los pedidos que han cambiado el estado

en Symphony de NEW a otros estados.

El tiempo esperado para la compra de material bibliogrfico

solicitado como resultado del proceso de revisin de bibliografas es de

45 das hbiles. Sin embargo el inicio del proceso no garantiza que el

material llegue fsicamente a la coleccin en 45 das ya que depende de

factores externos.

Limitaciones No Aplica

Fuente de datos Formato de revisin de bibliografas, Sistema Symphony

Granularidad No Aplica

Periodicidad Bimestral

Meta






Observaciones

9. RIESGOS

OPERATIVO

- Hacer registro errneo de compra en SAP

- Demoras en pago a proveedores que generen retrasos en activacin del servicio

- Compras duplicadas de material

- Adquisicin de material que no cumpla con las polticas establecidas.

- Retrasos en los tiempos de nacionalizacin del material.

CALIDAD DE SERVICIO

- Demoras en el ingreso de material a la coleccin

- Material defectuoso (pginas faltantes)

LEGAL

- Incumplimiento de contratos y/o licencias

10. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN ACTUALIZACIN FECHA

0 Elaboracin 04/05/2015

Publicacin 05/07/2016

1

2

Elaboracin 31/01/2017

Publicacin

Elaboracin

Publicacin

06/04/2017

07/11/2017

14/11/2017

11. APROBACIN






NOMBRE CARGO FECHA

ELABOR Manuela Pea Infante INGENIERO PROCESOS (T) -

PROY - 10006394 31/01/2017

REVIS Sandra Naranjo COORDINADOR GESTIN

COLECCIONES - SBI - 10002007 03/03/2017

APROB Angela Mara Mejia DIRECTOR SISTEMA

BIBLIOTECAS - SBI - 10001991 03/03/2017

adquisición de recursos bibliográficos - principal · en sap y se ejecuta el proceso de...

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