administracion general 1

ADMINISTRACION I

Semana 1INTRODUCCION

La frase de Peter Drucker:

“No existen países

desarrollados y

subdesarrollados,

sino países

administrados o sub.

administrados”

UNMINISTERIOUNA

INSTITUCIONMILITARUN

HOSPITALUNAESCUELA

Se administra las organizaciones, sean: Económicas (Empresas), culturales, sociales, políticas, militares, religiosas, etc.

UNAEMPRESA

1. ¿ QUE SE ADMINISTRA

¿Qué son las Organizaciones ?

Las organizaciones son sistemas sociales compuestos por

individuos y grupos de individuos que, mediante la

utilización de recursos, desarrollan un sistema de

actividades interrelacionadas y coordinadas para el logro

de un objetivo común, dentro de un contexto con el que

establecen una influencia reciproca.

Directorio

Gerencia General

Oficina

O. Direccion- Comité- Comision

O. Consulta

O. Control

Oficina

Oficina

Oficina

O. Asesoria

Unidad

Area Area

Unidad

Area Area

Division

Departamento

Seccion Secccion

Grupo Grupo Grupo Grupo

Departamento

Seccion Secccion


Division

Departamento

Seccion Secccion


Departamento

Seccion Secccion


Órganos de Línea

La nomenclatura no suele ser uniforme en las distintas organizaciones

2. ¿ PARA QUE SE ADMINISTRA A LAS ORGANIZACIONES?

Para que las organizaciones obtengan resultados satisfactorios con recursos disponibles.

Utilización racional de los recursosDisponibles (Eficiencia Organizacional)

EL AMBIENTE DE LA ORGANIZACION

Resultados satisfactorios en relación con el ambiente

(Eficiencia Organizacional)

EFICIENCIA EFICACIA

EFICIENCIA:Significa hacer correctamente las cosas:

Puede definirse mediante la ecuación:

EFICIENCIA =Resultados Obtenidos

Recursos Utilizados

EFICACIA:Significa alcanzar objetivos

Es una medida del logro de resultados (fines).

Puede definirse mediante la ecuación:

EFICACIA =Resultados Obtenidos

Objetivos Previstos* 100

Una Organización puede lograr ser:1. Eficiente ---------- No Eficaz2. No Eficiente ---------- Eficaz3. No Eficiente ---------- No Eficaz4. Eficiente ---------- Eficaz (el

ideal).

3. ¿ COMO SE ADMINISTRA A LAS ORGANIZACIONES?

Se administra a las organizaciones a través del siguiente proceso:

1. PLANEACION

1.1 Planeacion Estratégica

1.2 Planeacion Táctica

1.3 Planeacion Operacional

2. ORGANIZACION

2.1 Diseño Organizacional.

2.2 Diseño Departamental.

2.3 Diseño de Cargos.

3. DIRECCION

3.1 Dirección

3.2 Gerencia

3.3 Supervisión

4. CONTROL

4.1 Control Estratégica

4.2 Control Táctica

4.3 Control Operacional

PLANEACION

Mediante esta función se define por anticipado los resultados que deben alcanzarse y que debe hacerse para conseguirlos de la mejor manera posible.

Los niveles de planeacion son:- Estratégico.- Táctico.- Operativo.

ORGANIZACIÓN

Mediante esta función se define la estructura para realizar lo planeado.

Los niveles de organización son:

- Estratégico.- Táctico.- Operativo.

DIRECCIÓN

Mediante esta función se propicia la ejecución de lo planeado.

Los niveles de dirección son:


CONTROL

Mediante esta función se pretende asegurar que la ejecución se ajuste a lo planeado.

Los niveles de control son:


LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

LA ADMINISTRACION EN LOS TRES NIVELES

DE LA ORGANIZACION

NIVEL 11.1 Planeacion Estratégica1.2 Diseño Organizacional1.3 Dirección1.4 Control Estratégico

NIVEL 1

NIVEL 22.1 Planeacion Táctica2.2 Diseño por Departamentos2.3 Gerencia2.4 Control Táctico

NIVEL 33.1 Planeacion Operacional.3.2 Diseño de Cargos.3.3 Supervisión3.4 Control Operacional.

NIVEL 1

Esta planeacion es para hacer posible la adecuación de la organización a su ambiente con el fin de que pueda obtener resultados satisfactorios.

LaOrganizació

n.

Tende

ncia

del A

mbiente

El AMBIENTEDE LA

ORGANIZACION

1.1 Planeacion Estratégica.

Una buena planeación conlleva:

1. A una mejora en la toma de decisiones.

2. Un incremento en la rentabilidad.

3. Una disminución en el riesgo e incertidumbre.

NIVEL 1

Componentes :

COMPONENTES DE LA

PLANEACION ESTRATEGICA

1.1.1Misión

Organizacional

1.1.2Visión

Organizacional

1.1.3Filosofía

Organizacional

1.1.4Diagnostico

Organizacional

1.1.5AnálisisFODA

1.1.6Objetivos

Organizacionales

1.1.7Políticas

Organizacionales

1.1.4.1Análisis

Ambiental

1.1.4.2Análisis

Organizacional

NIVEL 1

1.1.1 Misión Organizacional :

Es el propósito o finalidad especifica de la organización que la distingue de otras de su tipo y que justifica su existencia.

Constituye la respuesta a la pregunta:

¿ Cual es nuestro negocio ?

Se establece en función del Diagnostico Organizacional.

Y= f(X)

MisiónOrganizacional

Diagnostico Organizacional X

Y

NIVEL 1Marco Teórico Para definir el negocio.

Definicióndel

Negocio.

¿ Como se satisfacen las necesidades del cliente ?

Habilidades Distintivas

¿ Quien se satisface ?

Grupos de Clientes

¿ Que se satisface ?

Necesidades del

Cliente

NIVEL 1

1.1.2 Visión Organizacional :

Es la proyección de la organización en el futuro, es decir, de lo que debe ser en el largo plazo, por ejemplo:

cinco (5 ò mas ) años.


¿ Que nos proponemos ser ?

Se entáblese en función del Diagnostico Organizacional.

Y= f(X)

VisiónOrganizacional


Y

NIVEL 1

1.1.3 Filosofía Organizacional :

Es una serie de valores e ideas compartidas por todo el personal, la cual le da sentido a la existencia de la organización y al trabajo de cada una de las personas que colaboran en el logro de su misión y objetivos.

Contribuye la respuesta a la pregunta :

¿ Cuales son nuestros valores ?

Se establece en función de la Misión y la Visión Organizacional.

Y= f(X)

FilosofíaOrganizacional

Misión y Visión Organizacional X

Y

NIVEL 1

1.1.4 Diagnostico Organizacional :Permite conocer la situación real de la organización:

Contar con la intención del cambio, compromiso y respaldo del cliente.

El cliente debe dar amplias facilidades al consultor.

EL consultor maneja la información en forma confidencial.

Retroalimentación acerca de los resultados del diagnostico a las fuentes de las que se obtuvo la información.

El éxito o fracaso del diagnostico depende de gran medida del cliente y del cumplimiento de los acuerdos que haga con el consultor.

NIVEL 1

1.1.4.1 Análisis Ambiental :Es el estudio de diversas variables del ambiente y sus efectos o potenciales efectos sobre la organización, identificándose las oportunidades y las amenazas.

El Análisis Ambiental debe abarcar el macroambiente y el microambiente.


LaOrganización

¿Qué hay en el ambiente?

MACROAMBIENTE

MICROAMBIENTE

Oportunidades

Amenazas

ClientesClientesProveedoresProveedoresCompetenciaCompetenciaReguladoresReguladores

Condiciones EconómicasCondiciones EconómicasCondiciones SocioculturalesCondiciones SocioculturalesCondiciones político-legales Condiciones político-legales Condiciones tecnológicas Condiciones tecnológicas Condiciones EcológicasCondiciones Ecológicas

NIVEL 1

1.1.4.2 Análisis Organizacional :Es el estudio de diversas variables de la organización que condicionan su desempeño, identificándose sus fortalezas y sus debilidades.

El Análisis Organizacional debe abarcar entre otras variables las siguientes: Organización, Personal, Infraestructura, Tecnología Utilizada, Nivel de Acceso a la Información, Situación Financiera, etc.


LaOrganización

Fortalezas. Debilidades

¿Qué tenemos en la organización?

NIVEL 1

1.1.5 Análisis FODA:

Es el análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas con el fin de generar conclusiones que permitan formular estrategias acertadas para hacer posible la adecuación de la organización a su ambiente y asimismo, el logro de sus objetivos.

O – FEn que medida esta oportunidad se aprovecha con la fortaleza tal?

A – FEn que medida esta amenaza se contrarresta con la fortaleza tal ?

O – DEn que medida esta oportunidad se desaprovecha ante la debilidad tal?

A – DEn que medida esta amenaza no es posible enfrentar ante la debilidad tal ?

OPORTUNIDADES AMENAZAS

FORTALEZAS

DEBILIDADES

NIVEL 1

1.1.6 Objetivos Organizacionales

Son los resultados que la organización desea alcanzar en un tiempo determinado a fin de realizar la visión.


¿Qué resultados se desea alcanzar?Se establece en función del Diagnostico Organizacional.

Y= f(X)

ObjetivosOrganizacionales


Y

NIVEL 1

Estrategia Organizacional

Es la determinación de lo que la organización debe hacer para adecuarse al ambiente, lograr sus objetivos y llegar así a la visión.

Constituye la respuesta a la pregunta :

¿Qué hacer?Se establece en función del Análisis FODA y de los Objetivos Organizacionales.

Y= f(X)

EstrategiaOrganizacional

Análisis FODA yObjetivos Organizacionales

X

Y

NIVEL 1

Tipos de Estrategias Organizacionales

1. La decisión de producir a menores costos que la competencia(E. Liderazgo en costos)

2. La dedicación de ofrecer un producto que el cliente lo perciba como exclusivo o diferente.(E. de Diferenciación)

3. La decisión de dirigir la atención a las necesidades de un grupo de clientes limitado.(E. de concentración.)

4. La decisión de redefinir el negocio.(E. de Redefinición del negocio.)

5. La decisión de combinar negocios diferentes y llevarlos a uno solo.(E. de Recombinación de negocios.)

6. La decisión de mantener el dominio actual de productos y mercados(E. Defensiva)

7. La decisión de buscar nuevos dominios de productos y mercados.(E. Ofensiva).

8. La decisión de aumentar la participación en los mismos mercados y con los mismos productos.(E. de penetración de Mercado).

9. La decisión de buscar nuevos usos para el producto(E. de Desarrollo de Mercado)

10. La decisión de lanzar nuevos productos al mismo mercado(E. de Desarrollo de Productos)

11. La decisión de lanzar un nuevo producto en un nuevo mercado.(E. Diversificación)

12. La decisión de producir sus propios insumos.(E. de Integración hacia atras)

13. La decisión de emplear su propia producción.(E. de Integración hacia delante)

14. La decisión de fusionarse con un competidor con la finalidad de complementarse o alcanzar economías de escala.(E. de Integración Horizontal)

15. La decisión de ingresar a otro negocio paralelo.(E. de Diversificación Horizontal)

NIVEL 1

1.1.7 Políticas Organizacionales

Son lineamientos generales que orientan las actividades, facilitando así la implementación de las estrategias organizacionales.


¿ Dentro de que lineamientos se deben enmarcar las actividades de la organización?

Se establecen en función de las Estrategias Organizacionales

Y= f(X)

PolíticasOrganizacionales

Estrategias Organizacionales X

Y

NIVEL 1

2.1 Planeacion Táctica

Esta planeacion es para implementar la estrategia

LOS PLANES TACTICOS SON:

2.1.1 PROGRAMAS 2.1.2 PRESUPUESTOS

NIVEL 1

2.1.1 Los Programas

Es un conjunto de tareas o actividades requeridas para implementar la estrategia.

El programa mas sencillo es el cronograma.

Actividades Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

NIVEL 1

2.1.2 El Presupuesto

Es un programa “en cifras” requerido para implementar la estrategia.

Entre los tipos de presupuesto tenemos los siguientes:

Presupuesto de Ventas. Presupuesto de Ingresos. Presupuesto de Gastos. Presupuesto de Efectivo. Presupuesto de Utilidades.

NIVEL 1

3.1 Planeacion Operacional

Esta planeacion es para ejecutar cada una de las tareas o actividades de los diversos programas establecidos.

LOS PLANES OPERACIONALES SON:

3.1.1 LAS NORMAS 3.1.2 LOS PROCEDIMIENTOS

NIVEL 1

3.1.1 Las Normas

Son planes operacionales relacionados con el comportamiento exigido a las personas.

Especifican como deben comportarse las personas en determinadas situaciones y generalmente destacan lo que las personas deben hacer o no, y lo que pueden hacer. Buscan sustituir el proceso decisorio individual restringiendo el grado de libertad de las personas en determinadas situaciones previstas de antemano.

NIVEL 1

3.1.2 Los Procedimientos

Son una secuencia de acciones que indican como ejecutar cada una de las tareas o actividades establecidas en el programa.

Los procedimientos son descritos mediante flujogramas.

NIVEL 1

1.2 Diseño Organizacional

Esta función define la estructura organizacional para atender el plan estratégico de la organización.

Los enfoques de diseñoOrganizacional son:

EnfoqueMecanicista

EnfoqueOrgánico

NIVEL 1

2.2 Diseño Departamental

Esta función define la estructura departamental para atender los planes tácticos de la organización.

Los enfoques de diseño

Departamental son:

EnfoqueFuncional

EnfoqueDivisional

EnfoqueMatricial

Enfoque deEquipos

Enfoque deRedes

NIVEL 1

3.2 Diseño de Cargos

Esta función define la estructura de los cargos para atender los planes operacionales de la organización.

Los enfoques de diseñoDe cargos

Son:

EnfoqueClásico

EnfoqueHumanista

EnfoqueSituacional

EnfoqueSocio-técnico

NIVEL 1

1.3 Dirección

Esta función es para influir en el personal encargado de la administración del nivel intermedio de la organización.

Los principalesMedios paraDirigir son:

ElLiderazgo

LaMotivación

LaComunicación.

NIVEL 1

DIRECCION

Según esta teoría existen cuatro (4) sistemas de administración :

VARIABLES PRICIPALES

(1) AUTORITARIO

COERCITIVO

(2) AUTORITARIO

BENEVOLENTE

(3) CONSULTIVO

(4) PARTICIPATIVO

Proceso Decisorio

Totalmente CentralizadoCentralizado pero permite alguna delegación de asuntos rutinarios

Consulta los niveles inferiores y permite la participación y delegación.

Totalmente delegado y descentralizado

Sistema de Comunicación

Bastante precario. Solo se presenta comunicación vertical descendente.

Relativamente precario: prevalece la comunicación descendente sobre la ascendente

Facilita el flujo en sentido vertical y horizontal

Sistemas de comunicación eficientes

Relaciones Interpersonales

Provocan desconfianza. La organización informal esta prohibida y se considera perjudicial

Son tolerantes con condescendencia. La organización informal incipiente se considera una amenaza para la empresa.

Cierta confianza en las personas y en sus relaciones. La empresa trata de facilitar el desarrollo de una organización informal saludable.

Confianza mutua. La participación y el involucramiento grupal son intensos

Sistemas de Recompensa y Castigos

Énfasis en los castigos y medidas disciplinarias. Las recompensas no son muy frecuentes

Énfasis en los castigos y medidas disciplinarias, pero es menos arbitrario. Las recompensas sociales no son muy frecuentes.

Énfasis en las recompensas materiales. Recompensas sociales ocasionales. Los castigos o sanciones no son frecuentes.

Énfasis en las recompensas sociales. Recompensas materiales y salariales frecuentes. Las sanciones se presentan rara vez.

TEORIA DE SISTEMAS DE ADMINISTRACION

NIVEL 1

2.3 Gerencia

Esta función es para influir en el personal encargado de la administración del nivel operacional de la organización.

Los principalesMedios para

Gerenciar son:

ElLiderazgo

LaMotivación

LaComunicación.

Conceptos Clave:

Entorno Organizacional:Se define como todos los elementos que existen fuera de los limites de la organización y que tienen el potencial de afectarla en todo o en parte; esto se puede comprender si se analiza su dominio en los sectores externos.

Actividades del entorno:La actividad del entorno incluye sectores en los cuales la organización interactúa directamente y que tiene un impacto directo en su capacidad para alcanzar sus metas.

Organización

Sector industrial (a)

Sector de materias primas (b)

Sector de RRHH (c)

Sector de recursos financieros (d)

Sector del mercado (e)Sector tecnológico (f)

Sector de condiciones económicas (g)

Sector gubernamental (h)

Sector sociocultural (i)Edad, valores, creencias

Religión, ética, etc.

Sector internacional (j)

A. Competidores competitividad, tamaño de la industria, industrias relacionadas

C.Mercado laboral, agencias de empleos, universidades, centros de capacitación, empleados de otras compañías, sindicalismo.

F.Técnicas de producción, ciencia centros de investigación, automatización materiales novedosos, etc.

El ambiente externo

Conceptos Clave:

Incertidumbre ambiental:¿Cómo influye el entorno en una organización?Estos pueden describirse a lo largo de varias dimensiones como si el entorno es estable o inestable, homogéneo o heterogéneo, concentrado o disperso, simple o complejo.Estas dimensiones se reducen a dos formas esenciales en que el entorno influye en las organizaciones:- La necesidad de información sobre el entorno.- La necesidad de recursos del mismo.

La incertidumbre significa que quienes toman las decisiones no tienen información suficiente sobre factores ambientales y pasan momentos difíciles en la predicción de cambios externos.

Conceptos Clave:

Dimensión simple-compleja:Se relaciona con la complejidad ambiental, diferencias externas que son de interés para las operaciones de la organización. En un entorno complejo, muchos elementos externos y diversos interactúan con la organización.

Dimensión estable-inestable:Se refiere a los elementos del entorno son dinámicos, estable si permanece constante por varios meses o años, inestables si los elementos ambientales cambian en forma abrupta.

Marco para la evaluación de la incertidumbre ambiental

Est

ab

leIn

est

abl

e

Simple + estable = Baja incertidumbre

Complejo + estable =Incertidumbre baja-moderada

· Pocos elementos externos y son similares

· Los elementos permanecen iguales o cambian con lentitud

Ejemplo:Embotelladoras de refrescos, distribuidores de cerveza, fabricantes de embases, procesadores de alimentos.

· Pocos elementos externos y son similares.

· Los elementos cambian con frecuencia y en forma impredecible.

Ejemplos:Cosméticos, ropa de moda, industria de la música, fabricantes de juguetes.

· Gran cantidad de elementos externos y estos son disímiles

· Los elementos siguen igual o cambian con lentitud.

EjemploUniversidades, fabricantes de enseres para el hogar, compañías de materias químicas, aseguradoras.

· Gran cantidad de elementos externos y son disímiles.

· Los elementos cambian con frecuencia y en forma impredecible.

Ejemplos:Fabricantes de computadoras, comp. aeroespaciales, empresas de telec., líneas aéreas.

Sencillo + Inestable = Incertidumbre alta-moderada

Complejo + inestable = Incertidumbre alta

SIMPLE COMPLEJO

CAMBIOAMBIENTAL

COMPLEJIDAD AMBIENTAL

Incertidumbre

Conceptos Clave:

Diferenciación e integración:Se presenta mucho en los departamentos. La diferenciación de la organización es “las diferencias en orientaciones emocionales entre los ejecutivos de diferentes departamentos funcionales y la diferencia en la estructura formal de tales departamentos”.

CaracterísticasDepartamento de

IyDDepartamento de

VentasDepartamento de

manufactura

ObjetivosHorizonte de tiempoOrient. interpersonalFormalidad estructura

Cambios, calidadLargoPrincipalmente tareaBaja

Producción eficienteCortoTareaAlta

Satisfacción del clienteCortoSocialAlta

Diferencias en metas y orientaciones entre los departamentos organizacionales

Marco de referencia para las reacciones organizacionales a la incertidumbre

Est

able

Ines

tab

le

Baja Incertidumbre Incertidumbre baja-moderada

· Estructura mecánica, formal, centralizada.

· Pocos departamentos.· Ninguna función de integración.· Poca imitación.· Orientación a las operaciones

actuales.

· Estructura orgánica, trabajo en equipo, participativo, descentralizado

· Pocos departamentos, muchos enlaces sobre los limites.

· Pocas funciones de integración.· Rápido para imitar.· Orientación a la planeación.

· Estructura mecánica, formal, centralizada.

· Muchos departamentos, algunos enlaces sobre los limites.

· Pocas funciones de integración.· Alguna imitación.· Alguna planeación.

· Estructura organiza, trabajo en equipo, participativo, descentralizado

· Muchos departamentos diferenciados, extensos enlaces sobre los limites.

· Muchas funciones de integración.· Mucha imitación.· Planeación y proyecciones extensas.

Incertidumbre alta-moderada Incertidumbre alta

SIMPLE COMPLEJO

CAMBIODEL

ENTORNO

COMPLEJIDAD DEL ENTORNO

Incertidumbre

Conceptos Clave:Dependencia de los recursos ambientales:Se pueden adoptar 2 estrategias para el manejo de recursos en el entorno externo:-Establecer enlaces favorables con elementos claves en el ambiente.-Modelar el dominio ambiental.

Como regla general, cuando las organizaciones sienten que algunos recursos valiosos son escasos usaran las estrategias siguientes:

Establecimiento de vínculos ínter organizacionales Control de dominio ambiental

Propiedad Cambio de dominio

Contratos, negocios conjuntos Actividad política, regulación

Consejos de administración entrelazados Asociaciones industriales

Publicidad, relaciones publicas. Actividades ilegitimas.

Conceptos Clave:Establecimiento de enlaces ínter organizacionales:

Propiedad, lo usan cuando compran una parte o adquieren el control de otra.Alianzas estratégicas formales, cuando hay un alto nivel de complementariedad en las líneas de negocios, posiciones geográficas o habilidades de dos compañías.Cooptación, directorios entrelazados, cuando lideres de sectores importantes del ambiente son hechos parte de una organización.Reclutamiento de ejecutivos, la transferencia o intercambio de ejecutivos es también un método de establecer enlaces favorables con organizaciones externas.Publicidad y relaciones publicas, las organizaciones gastan grandes cantidades de dinero para influir el gusto de los consumidores.

RESUMEN:

El ambiente externo tiene un impacto abrumador sobre la incertidumbre administrativa y el funcionamiento de una organización.Los ambientes organizacionales son diferentes de acuerdo con la incertidumbre y dependencia de recursos, la incertidumbre organizacional es resultado de las dimensiones estable-inestable y simple-compleja del entorno.El diseño organizacional adopta una perspectiva lógica cuando considera el entorno, las organizaciones tratan de sobrevivir y alcanzar la eficiencia en un mundo caracterizado por la incertidumbre y la escasez. Se crean departamentos y funciones especificas para poder enfrentar la incertidumbre.

administracion general 1

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