Industrial DataISSN: 1560-9146iifi@unmsm.edu.peUniversidad Nacional Mayor de San MarcosPer

Del Carpio Gallegos, Javier F.Administracin del valor ganado aplicado a proyectos de tecnologa de informacin

Industrial Data, vol. 11, nm. 1, enero-junio, 2008, pp. 47-52Universidad Nacional Mayor de San Marcos

Lima, Per

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PRODUCCIN Y GESTIN

47Ind. data 11(1), 2008

Administracin del valor ganadoaplicado a proyectos de tecnologade informacinRecepcin: Marzo de 2008 / Aceptacin: Mayo de 2008

RESUMEN

La administracin del valor ganado es una de lastcnicas ms usadas en el control del alcance,costo y plazo de un proyecto. Se presenta unabreve introduccin, para posteriormente mostrarun ejemplo prctico que seala los beneficios deluso de la tcnica.

Palabras clave: Valor ganado, proyectos inform-ticos, control de proyectos.

EARNED VALUE MANAGEMENT APPLIED TOINFORMATION TECHNOLOGY PROJECTS

ABSTRACT

Earned value management is the technique mostused to control scope, cost, and time project. Thisarticle begins with a brief introduction, and then apractical example is developed to show the techni-que benefits.

Keywords: Earned value; IT projects, project con-trol.

(1) M. Sc. Javier F. Del Carpio Gallegos

1 Magster en Ciencias. Profesor en la Facultad de Ingeniera Industrial, Departamento Acadmico de Pro-duccin y Gestin Industrial de la UNMSM. Email jdelcarpio1@yahoo.es / jdelcarpiog@unmsm.edu.pe

2 PMI. Practice Standard for Earned Value Management. 2005. P. 8.3 Schwalbe, K. Information Technology Project Management. Thomson Course Technology. 2006. p. 2704 Gowan, J.A.; Mathieu, R.G.; Hey, M.B. Earned value management in a data warehouse project. Information

Management & Computer Security: 2006; 14, 1. P. 44.

1. Definicin de valor ganado

El valor ganado, tambin conocido como El costo presupuestadodel trabajo realizado, es el valor del trabajo que ha sido comple-tado2. El valor ganado se expresa en trminos monetarios, soles odlares, y permite al gerente de proyecto medir el desempeo de unproyecto al considerar los costos y los plazos, y otros objetivos delproyecto. Especficamente, el valor ganado representa la cantidaddel presupuesto total del proyecto que ha sido ganado basado enel porcentaje del trabajo que ha sido realizado.

2. Administracin del valor ganado

La administracin del valor ganado es un mtodo de gestin de pro-yectos para el planeamiento y control del plazo y presupuesto3. Laadministracin del valor ganado proporciona una medida objetiva decuanto trabajo ha sido realizado en un proyecto en relacin al plazoy al presupuesto. La administracin del valor ganado permite al ge-rente de proyectos identificar tendencias de desempeo y la detec-cin temprana de variaciones en los plazos, y los costos, lo cualpermite implementar medidas correctivas.

3. Beneficios de la administracin del valor ganado

- La administracin del valor ganado proporciona a los gerentesde proyectos los siguientes beneficios4:

- Usar la administracin del valor ganado como una tcnica quevincula directamente el presupuesto con el plazo del proyecto.

- Usar la administracin del valor ganado ayuda a mejorar la esti-macin de un plazo realizable del proyecto realizable.

- Usar la administracin del valor ganado asigna responsabilidadal gerente de proyecto y a cada uno de los miembros del equipo,as como mejora el proceso de comunicacin.

- Usar la administracin del valor ganado ayuda a pronosticar losresultados finales del proyecto.

- Usar la administracin del valor ganado facilita una administra-cin efectiva y eficiente de mltiples proyecto.

- Usar la administracin del valor ganado exige al gerente de pro-yecto a cuantificar las lecciones aprendidas.

Revista de la Facultad de Ingeniera IndustrialVol. 11(1): pp 47-52(2008) UNMSMISSN: 1560-9146 (Impreso) / ISSN: 1410-9993 (Electrnico)

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4. Definicin del Sistema de Administracin delValor Ganado

El Sistema de Administracin del Valor Ganado5puede ser definido como un sistema integradode administracin y sus correspondientes sub-sistemas que permitan:- Programar todo el alcance del trabajo hasta

su culminacin.- Asignacin de autoridad y responsabilidad a

nivel de desempeo del trabajo.- Integracin del costo, plazo y aspectos tcni-

cos en una detallada lnea de base.- Medida objetiva del avance del trabajo (valor

ganado)- Acumulacin y asignacin de los costos rea-

les.- Anlisis de las varianzas de los planes.- Resumen y reporte de los datos de desem-

peo a los ms altos niveles de la administra-cin.

- Estimacin del logro de los hitos.- Estimacin de los costos para la culminacin

del proyecto.- Mantener una disciplinada lnea de base y la

incorporacin de sus revisiones oportuna-mente.

5. Trminos Utilizados en la Administracin delValor Ganado

A continuacin, se definen los trminos bsicosde la administracin del valor ganado6:

Valor Planeado (PV). Los costos planeados.Este es tambin el presupuesto del costo de tra-bajo programado a la fecha.

Valor Ganado (EV). Es la cantidad presupues-tada del trabajo ejecutado a una fecha.Valor ganado = costos planeados porcentajede trabajo realmente ejecutado

Costo real del trabajo ejecutado (AC). Costosreales del trabajo ejecutado a la fecha.

Varianza del Costo (CV). Una comparacin delvalor ganado con los costos reales. La varianzanegativa significa que el proyecto est fallandoen cumplir con su costo objetivo y esta supe-rando su presupuesto base. Varianza del costo(CV) = EV AC.

ndice del desempeo del costo (CPI). Unamtrica usada para comparar los costos realescon el valor ganado. Un valor menor a uno signi-fica que el proyecto no est alcanzando el costoobjetivo o gastando ms dinero para completar eltrabajo requerido.

ndice del desempeo del costo (CPI) = EV/AC.

Varianza del Plazo (SV). La varianza del plazose calcula mediante la siguiente ecuacin: (SV)= EV PV. La varianza negativa significa que elvalor planeado excede el valor ganado y, por lotanto, el proyecto est retrasado.

ndice de desempeo del plazo (SPI). Una m-trica usada para comparar el valor ganado conel valor planeado. Un valor menor que 1 significaque el proyecto est quedando corto de alcanzarel plazo objetivo y, por lo tanto, est tomandoms tiempo que el requerido para completar eltrabajo requerido. ndice de desempeo delplazo (SPI) = EV/ PV.

Costo estimado para terminar el proyecto. Secalcula mediante la siguiente ecuacin: EAC (Es-timate at Completion) = (EV-AC)/CPI. Repre-senta la estimacin del costo para terminar elproyecto.

Estimacin del costo total del proyecto. Secalcula mediante la siguiente ecuacin: BAC(Budget at completion) = AC + EAC. Este costoincorpora los costos reales ms los costos esti-mados para terminar el proyecto.

Tiempo para terminar el proyecto. Se calculamediante la siguiente ecuacin: (Tiempo trans-currido desde el inicio del proyecto hasta la fechade evaluacin)/SPI (Nmero de dias)/SPI.

6. Aplicacin del proceso de la administracindel valor ganado

El proceso del valor ganado requiere de cuatropasos bsicos7:- Paso 1: Establecer la medida de desempeo

de lnea base (MDB)- Paso 2: Monitorear el proyecto- Paso 3: Desarrollar los reportes de valor ga-

nado

5 Department of Defense. Earned Value Management Implementation Guide. Octubre 2006. P.36 PMI. Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK). 3.a ed., 2004. p. 1737 Indian Health Service. Managing Capital Investments at the Indian Health Service: A how-to guide to earned value management. 2007, p. 6..

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- Paso 4: Control de cambios (en la medidaque sea necesaria)

Se pasa a describir brevemente cada uno de loscuatro pasos:

Paso 1: Establecer la medida de desempeode lnea base (MDB)

Este es primer paso de la administracin delvalor ganado. La medida de desempeo de lneabase es donde las actividades del proyecto, elplazo, y el costo objetivo son integrados en unasola lnea base contra la cual el desempeopuede ser medido. Esta actividad se detalla enlos siguientes tres pasos:

Paso 1.1: Definicin del alcanceEl primer paso para establecer la medida de des-empeo de lnea base es la definicin del al-cance del proyecto. Esto requiere del desarrollode la estructura de descomposicin del trabajo8,que proporciona las bases para definir el trabajoas como su relacin con los objetivos del pro-yecto. La estructura de descomposicin del tra-bajo es una herramienta que descompone unproyecto en componentes individuales con unaestructura jerrquica. La estructura de descom-posicin del trabajo (EDT) es un esquema com-puesto de tareas y subtareas requeridas paracompletar un proyecto. Es un esquema visibleque define los entregables como elementos rela-cionados con el producto final. Estos productosestn representados como hitos en el plan delproyecto. La estructura de descomposicin deltrabajo es la base fundamental para la elabora-cin de la lnea de base del proyecto. Define elalcance del proyecto y es integral a la planifica-cin del proyecto.

El nmero de niveles de la estructura de descom-posicin del trabajo depende de la complejidaddel proyecto. Un proyecto ms complejo con unpresupuesto considerable tendr ms hitos y msniveles que un proyecto ms pequeo. La mayo-ra de los proyectos tendrn dos o tres niveles.

Son cinco los pasos para desarrollar una estruc-tura de descomposicin del trabajo:1. Identificar el producto final del proyecto ba-

sado en al alcance aprobado del proyecto.2. Determinar todas las actividades que son re-

queridas para producir el proyecto final.3. Definir los mayores entregables necesarios

para el xito del proyecto.

4. Descomponer los mayores entregables a unnivel de detalle apropiado. El nivel apropiadodebe ser el suficiente como para poder admi-nistrado y controlado.

5. Revisar la estructura de descomposicin deltrabajo hasta que los involucrados en el pro-yecto estn de acuerdo con el nivel de plani-ficacin y control. Cada miembro del proyectodebe tener claro cules son las actividadesde las que son responsables y cmo es queel cumplimiento de estas actividades va a sermedido.

Paso 1.2: Desarrollo de un cronograma dehitosEl siguiente paso, despus de establecer la me-dida de desempeo de lnea base, es desarrollarun cronograma de hitos. El gerente de proyectodebe establecer y validar las metas de los pla-zos. Cada hito tiene una fecha proyectada de ini-cio y de fin.

Paso 1.3: Asignacin de recursosEl ltimo paso en establecer la medida de des-empeo de lnea base es la asignacin de recur-sos al trabajo que ha sido programado. Se debeestimar los costos para cada tarea, subtarea, ehito. Se recomienda realizar la estimacin de lossubtareas, para que luego de la acumulacin desus costos, permita obtener el costo de las ta-reas, y posteriormente el costo del proyecto.

Paso 2: Determinar el mtodo de medicindel valor ganado

Una de las tareas ms difciles es determinar elvalor ganado, o el presupuesto del trabajo ejecu-tado. El valor ganado de cualquier actividad esdefinido como el valor planeado multiplicado porel porcentaje de avance.

Paso 3: Monitorear el trabajo

Cuando el proyecto se ejecuta, se debe medir eldesempeo del proyecto y compararlo con lamedida de desempeo de lnea base que se de-termin en el Paso 1, usando el mtodo que seespecifico en el Paso 2. Se tendr que revisarcontinuamente las fechas de inicio y fin de cadaactividad. Los costos reales se obtendrn de lossistemas contables. El porcentaje de avancedebe ser estimado para cada actividad. Esta in-formacin es la mnima indispensable para rea-lizar el clculo del valor ganado.

8 PMI. Practice Standard for Work Breakdown Structure. Second Edition. 2006, p. 13.

Javier F. Del Carpio Gallegos

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Paso 4: Generacin de los reportes del valorganadoEl siguiente paso es generar los reportes delvalor Ganado. El Cuadro N. 1 muestra un ejem-plo de un reporte de valor ganado.

Con los datos del Cuadro N. 1, podemos calcu-lar las siguientes mtricas:- Varianza del Plazo SV =EV PV, es decir, SV

=2.004,74 1.808,97 = 195,77.- Varianza del Costo CV =EV AC, es decir, CV

=2.004,74 1.575,00 = 429,74.- El ndice del desempeo del costo (CPI) =

EV/AC, es decir, CPI = 2.004,74/1.575,00=1,27

- El ndice de desempeo del plazo (SPI) = SV/PV, es decir, CPI = 2.004,74/ 1.808,97 = 1,11

En la figura N. 1 se puede apreciar el valor ga-nado, y las varianzas de plazo y costo.

Por lo tanto, podemos inferir cuatro posibles es-cenarios cuando se calculan las mtricas CPI ySPI9:a. Si CPI>1 y el SPI >1, que es la condicin

ideal el proyecto; el costo real de ejecucines menor que el costo presupuestado, y elproyecto se encuentra adelantado en suplazo de ejecucin.

b. Si CPI>1 y el SPI

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Presentacin de un ejemplo prctico- Paso 1: Establecer la medida de desempeo

de lnea base (MDB)En el cuadro N. 2 se muestra la medida dedesempeo de lnea base se han codificadoe identificado las actividades del proyecto in-formtico que permitir implementar una in-tranet en una organizacin, se ha estimado elpresupuesto de cada actividad y tarea, ascomo tambin, las fecha de inicio y de ter-mino de cada una de esta.

- Paso 2: Monitorear el proyectoEn el Cuadro N. 3 se muestra la medicin deldesempeo al 13 de febrero de 2008. Este tipode evaluacin se puede realizar a lo largo delciclo de vida del proyecto. Se puede apreciarque las fechas de inicio y trmino de cada acti-vidad no han cambiado, y se ha estimado el por-centaje de avance presupuestado (PAP) y elporcentaje de avance real (PAR) del proyecto.

- Paso 3: Desarrollar los reportes de valor ga-nadoEn el Cuadro N. 4, en el reporte del valor ga-nado se muestra el clculo del ndice de des-empeo del plazo (SPI) y el ndice dedesempeo del costo (CPI). Los resultadosmuestran que el proyecto tiene un retraso porque el SPI es menor que uno; sin embargo, elCPI es ligeramente mayor que uno, es decir,que el costo real incurrido a la fecha es de S/.6290, que es menor el costo planificado deS/. 6520.

- Paso 4: Proyeccin de los resultadosCon la informacin contenida en el CuadroN. 4. Reporte del Valor Ganado, se puedenrealizar las siguientes estimaciones:Tiempo para terminar el proyecto: (20/02/08-13/02/08)/SPI = (7das/0.93) = 7.52 dasFecha estimada para terminar el proyecto:13/02/08 + 7.752 das = 21/02/08

Cuadro N. 2. Medida de desempeo de lnea base

Lnea BaseCdigo EDT Actividad Presupuesto S/. Inicio Final

1.1 Evaluar sistema actual 1000 01/02/2008 02/02/20081.2 Definir de requerimientos 1500 02/02/2008 04/04/20071.3 Definir funciones especificas 1800 03/02/2008 05/02/20081.4 Definir el enfoque de los riesgos 800 06/02/2008 07/02/20081.5 Desarrollar el plan del proyecto 1400 08/02/2008 09/02/20082 Disear el sitio web 500 09/02/2008 13/02/20083 Desarrollar el diseo del sitio web 1250 13/02/2008 14/02/20084 Pruebas 1650 14/02/2008 16/02/20085 Soporte 1100 15/02/2008 20/02/2008

Total S/. 11 000 01/02/2008 20/02/2008Fuente: Elaboracin propia.

Cuadro N. 3. Medicin del desempeo al 13/02/2008

ltimo estimado Reporte al 13/02/2008Inicio Final Valor Ganado S/. Costo Real S/. %PAP % PAR

01/02/2008 02/02/2008 1000 1050 100% 100%02/02/2008 04/04/2007 1500 1600 100% 100%03/02/2008 05/02/2008 1710 1650 100% 95%06/02/2008 07/02/2008 720 680 100% 90%08/02/2008 09/02/2008 1190 1000 100% 85%09/02/2008 13/02/2008 400 310 100% 80%13/02/2008 14/02/2008 0 0 0% 0%14/02/2008 16/02/2008 0 0 0% 0%15/02/2008 20/02/2008 0 0 0% 0%01/02/2008 20/02/2008 S/. 6,520 S/. 6,290 59%

Fuente: Elaboracin propia.

Javier F. Del Carpio Gallegos

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Costo estimado para terminar el proyecto:EAC = (EV-AC)/CPI = (6520-6290)/1.04 = S/4322.

Estimacin del costo total del proyecto: BAC= AC + EAC = 6,290 + 4,322 = 10,612

CONCLUSIONES

La administracin del valor ganado permite medir eldesempeo durante el horizonte del proyecto.

Es una herramienta que permite controlar en formasimultnea el alcance, el costo y el plazo del pro-yecto.

El ejemplo desarrollado muestra que la aplicacinde la administracin del valor ganado es fcil de uti-lizar con la ayuda de una hoja electrnica, convir-tindose en una gran ayuda para el gerente deproyectos.

RECOMENDACIONES

Utilizar la tcnica de la administracin del valor ga-nado en los proyectos informticos que se desarro-llen tanto en el sector pblico como en el sectorprivado.

Difundir el uso de la tcnica de la administracin delvalor ganado por los beneficios que aporta en lagestin de proyectos.

Continuar investigando en el tema, en el aspecto dela mejora de los mtodos de proyeccin de los pla-zos y costos del proyecto, as como tambin en usode otras de otras herramientas informticas.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

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2. Schwalbe, K. (2006) Information TechnologyProject Management. Thomson Course Technol-ogy. p. 270.

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6. Indian Health Service (2007). Managing CapitalInvestments at the Indian Health Service: A how-to guide to earned value management. p. 6.

7. PMI (2006). Practice Standard for Work Break-down Structure. 2da. Ed., p. 13.

8. Klastorin, T. (2005) Administracin de Proyectos.Alfaomega Grupo Editor S.A. de C.V., p. 209.

9. Presenting Earned Value.http://www.kidasa.com/ebook/evm.html (Visitadael 14 abril de 2008). p. 13.

Cuadro N. 4. Reporte del Valor Ganado

Reporte de DesempeoValor Planeado S/. Var. Plazo S/. SPI Var. Costo S/. CPI

1000 0 1,00 -50 0,951500 0 1,00 -100 0,941800 -90 0,95 60 1,04

800 -80 0,90 40 1,061400 -210 0,85 190 1,19

500 -100 0,80 90 1,290 1,00 0 1,000 1,00 0 1,000 1,00 0 1,19

S/. 7,000 (S/. 480) 0,93 S/. 230 1,04Fuente: Elaboracin propia.

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