Bienvenidos

Administración

del TiempoPor:

Jorge Omar Naranjo Arias

2009

“Existen cosas que debemos hacer “Hoy”, y estas cosas que hacemos “Hoy” deben trascender para “la vida” así que nos debemos enfocar en lo que es importante “En la Vida” El manejo del tiempo refleja de alguna manera el manejo de la vida. Debemos aprovechar el tiempo y evitar desperdiciarlo, ni una hora del día y para eso, debemos aprender aprovechar Nuestro tiempo”.

“AHORA SI” Al fin del año se hacen los propósitos para el año que comienza la primer frase que se escucha ya sea de uno mismo o de algún familiar presente en la reunión es:

• “Ahora si voy a dejar de fumar”, • “Ahora si, pasando las fiestas

voy a empezar la dieta”, • “Ahora si voy a hacer ejercicio”; • en fin, la lista puede ser tan

larga como la memoria nos la permita.

Lakein dice: ¨ El Tiempo es Vida ¨

• Después de todo, nos llevaría a concluir que la Administración del Tiempo es la Administración de la Vida.

• Por lo tanto sino se cumple lo que

se propuso pierde el tiempo y la vida.

• La perspectiva que debemos

considerar importante en este asunto “Es poder administrar la vida”.

El día tiene 24 Horas

• Haga lo que haga en ese día, es todo lo que tiene es irrecuperable.

• Quiere decir que cada hora es

lo más preciado y lo debe utilizar en cosas importantes y útiles, en algo que impacte en nuestra vida, es literalmente tiempo perdido.“¿si pierdo el tiempo pierdo la vida?

10 numerales para equilibrar la vida.

• 1. Ubicar bien la escalera. • 2. Escribir los pendientes. • 3. Descansar la mente. • 4. Una sola cosa a la vez • 5. Limpiar para descansar

10 numerales para equilibrar la vida.

• 6. Empezar por el principio, priorizar.

• 7. Aprender a decir No. • 8. Usar la agenda. • 9. hacerlo ya. • 10. Administrarse a sí mismo.

1. Ubicar la escaleraDice Stephen Covey dice:

“Si a la escalera se le escoge un punto diferente del adecuado para apoyarla o sea está apoyada en la pared incorrecta, lo único que hará es llevarnos al lugar erróneo”

• Y así es, ¡¿De qué sirve hacer muchas cosas, si vamos al lugar equivocado? El resultado es ninguno!

• Así, lo primero que hay que hacer es plantearse metas. Éstas deben ser reales, medibles y alcanzables.

• El camino más corto, el más fácil es preguntarse “¿Qué es lo que realmente quiero en la vida?”

• La respuesta a esta pregunta sentará las bases de dirección y el lugar en donde se quiere apoyar la escalera y de esta manera las actividades que se realicen día con día,

“Se debe colocar la escalera siempre en el lugar adecuado y tener muy claro los objetivos”

2. Escribir pendientes

• La escalera nos ayuda a definir el qué, el escribir los pendientes nos ayuda al cómo.

• Hacer una lista implica evitarse manejar muchos

papelitos, saber dónde lo anotamos y tener en un solo lugar las actividades que queremos realizar, inclusive los que son poco importantes; pero tenerlas anotadas ayudan a ocupar la mente en cosas importantes y ayuda a realizar los pendientes.

• Cuando vemos los pendientes enlistados, nos damos cuenta de que en realidad eran pocos y eso ayuda a descansar la mente.

“Se deben hacer listas de lo que voy hacer diariamente”

3. Descansar la mente• La mente igual que el cuerpo, necesita

descansar. Si está acostumbrado a trabajar jornadas interminables, pregúntese:

“Si me quedo, ¿lo termino y resuelvo un pendiente?”, si la respuesta es afirmativa, entonces vale la pena quedarse, terminar y quitarse un pendiente de la lista. ¡Ah! Pero si la respuesta es negativa, evite quedarse . ¿Porqué?

• Porque dejarlo empezado equivale a comer mal, a salir tarde, se va a cansar; luego tiene que llegar temprano para poder terminarlo y como si fuera poco duerme mal por la preocupación de dejarlo empezado.

¿Para qué quedarse?• Vale más descansar la mente, disfrutar a los

seres queridos, cenar a gusto, dormir para descansar y llegar temprano descansado y despejado.

“La mente igual que el cuerpo, necesita descansar”.

4. Una sola cosa a la vez

• Se trata de hacer una sola actividad a la vez, y de tener la mente en un solo lugar.

• El hecho de estar en casa pensando en la oficina o viceversa, o de estar en alguna reunión esperando o atendiendo una llamada lo único que hace es desequilibrarnos porque ni estamos en un lugar, ni en otro y por lo tanto perdemos vida con nuestros seres queridos o con nosotros mismos.

• En fin, se pueden hacer tantas actividades como intereses o capacidades se tengan, el secreto está en evitar mezclar los diferentes pendientes y actividades, es decir:

“ un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”

5. Limpiar para descansar

• Este punto se refiere a que hay que mantener el escritorio o el lugar de trabajo despejado de papeles, tener únicamente lo que se está ocupando, porque un lugar saturado cansa la mente y además genera estrés.

• ¿Qué hacer para lograr un lugar despejado?

• Hay que hacer uso de lo que he llamado DATT y que se refiere a mover un papel y hacer algo con él, de lo contrario evite cogerlo, llevarlo al paso más adelante.

• Esto es, cada vez que nos llegue un documento (o e-mail, aplica igual) lo que se puede hacer se reduce a: Delegar, Archivar, Tramitar o Tirar. Pero haga lo que haga

“maneje los papeles UNA sola vez para mantener el lugar de trabajo y la mente despejados”

6. Empezar por el principio

• Suena tan obvio, que es precisamente lo que se debe realizar.

• ¿Cómo saber cuál es el principio?

• Muy fácil, la respuesta está en tener claro a dónde quiere llegar al subir la escalera.

• El saberlo determinará actividades que serán

importantes pues lo llevarán a donde quiere, todo aquello que nos aleje por urgente que sea, sólo nos quitará vida.

“ Aprenda a enfocarse en la meta”

7. Aprender a decir que no

• Cuando tenemos claro el rumbo a donde se va

• ¡ es tan fácil decir que no! que lo único que tendrá que hacer es preguntarse,

• ¿Qué pasa si no hago esto?

• Si la respuesta es nada, ¡No lo haga! • UD. podrá disfrutar su vida.

“Decidir que es lo importante y definir hacerlo y decir NO es mucho más importante en muchos casos”.

8. Usar la agenda

• El secreto es programar actividades, y en cumplirlas

• Una agenda se aplica para el trabajo, dado que ya vimos que lo que se administra es la vida, llevar una agenda se vuelve una programación personal

• Se vuelve tan importante agendar un café con un(a) amigo(a); asignar tiempo para el deporte, para algún pasatiempo, para actividades familiares, o simplemente tiempo para uno mismo.

• Lo más importante en este punto de la agenda es:

“El aprender a organizar y agendar las actividades que son de mi interés”

9. Hacerlo ya!• El decir “al rato lo hago” es tan delicado como

no hacerlo.• Imagine un gran contenedor denominado “Al

Rato” y después imagine que todo aquello que esta pendiente llenara ese contendor.

• Quiero ver la cara y la angustia de tener ese contenedor lleno , estar escaso de tiempo y ver la cantidad de cosas que se dejaron de hacer en vez de tenerlo vacío y en equilibrio;

• viva inmerso en “Todo lo que se tiene que hacer” y que por lo general era “para ayer”.

• Haga las actividades que le llevarán hacer la tarea completa, utilice las tareas instantáneas como la técnica del queso Suizo vaya haciéndolos poco a poco y verá que era fácil hacerlo.

“Hágalo ya” y “No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”

10. Administrarse

a sí mismo. • Finalmente el hecho es administrar “el

tiempo”, y administrarse a uno mismo.

• Esto implica que si se hacen las cosas, será nuestra responsabilidad y estaremos contentos por ello.

• Cuando dejo de hacer algunas cosas es mi

decisión, e igualmente me sentiré bien.

“Sea dueño de su tiempo y de su vida administre bien su tiempo y su vida”

“Debemos darnos el tiempo para hacer las cosas”.

CONCLUSIONES• Esperamos que los diez numerales colaboren para

equilibrar la vida. • Hay cosas que se deben hacer “Hoy”, y debemos

ayudar a que trascienden para “la vida” y en lo que debemos centrarnos es en lo que es importante

• “En la Vida”

• así es el consejo es que cuando enfrento una situación debo preguntarme ¿esta situación es para hoy o para mi vida?

• Sobra decir que si la respuesta es “Para hoy” quizá sólo se esté alejando de sus verdaderas metas,

• Si su respuesta es “para la vida” hágalo ya

“Quizá el mayor secreto para administrar su tiempo es preguntarse”

“¿Qué estoy haciendo con mi vida hoy?”.

Muchas Gracias!