administracion de proyectos 30 04 07 hand outs 2
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Esta es una presentación que se puede compartir a estudiantes de comunicaciónTRANSCRIPT
Objetivos
Introducir una metodología para la administración de proyectos
Proporcionar herramientas prácticas para la administración de proyectos
Presentar ejemplos y casos prácticos de la administración de proyectos
Introducir un proceso para la administración del riesgo
Otros…
Agenda
Introducción / Definiciones
Proceso de la Administración de Proyectos
Habilidades y Ciclo de la Administración de Proyectos
Inciciación del Proyecto
Proceso y Herramientas de Planeación de Proyecto
Control de Costos
Decisiones de Subcontratación
Monitoreo de Proyectos
Introducción a la Administración del Riesgo
Caso Prácico
Introducción y Definiciones
Definición de Admon. de Proyectos
PROYECTO (Instituto de Definiciones de Estándares Británicos)
“Una actividad o conjunto de actividades interrelacionadas que tiene un comienzo y un fin definidos”
ADMINISTRACION DE PROYECTOS:
“La mobilización y administración de recursos (incluyendo aspectos técnicos, tiempo y costos) con el propósito de completar un proyecto”
Entendiendo la Admon. de Proyectos
Un proyecto puede ser considerado como una serie de actividades y tareas que:
Tiene un comienzo definido y fecha de terminación
Tiene un objetivo específico para ser completado dentro de ciertas especificaciones (tiempo, recursos, etc.)
Tiene un presupuesto límite (si es aplicable)
Utiliza recursos humanos y materiales (equipo, dinero, etc.)
Frecuentemente es multi-funcional (ej. involucra a varios funciones dentro de la organización)
(Kerzner, 2001, Project Management)
La admon. de proyectos involucra planeación y monitoreo Planeación de proyectos
Definición de requermientos
Definición de cantidad y calidad de trabajo
Definición de recursos requeridos
Monitoreo de proyectos Procesos de monitoreo
Comparación de los resultados actuales con los predichos
Análisis del impacto de cambios
Hacer ajustes
(Kerzner, 2001, Project Management)
Entendiendo la Admon. de Proyectos
La administración de proyectos exitosa puede ser definida en términos de los logros de los objetivos del proyecto…
A tiempo
Dentro del costo planeado
Con el nivel de desempeño/tecnología deseado
Utilización eficiente y efectiva de recursos asignados
Satisfacción del cliente
(Kerzner, 2001, Project Management)
Entendiendo la Admon. de Proyectos
Pirámide de la Admon. de Proyectos
RECURSOS
T I E
MPO C O S TO
DESEMPEÑO/TECNOLOGÍA
Proceso de Admon. de Proyectos
PRINCE = Projects in Controlled Environments
Metodología General PRINCE2 Habiliades
Definir Preparar Comunicación
Planear
Iniciar
Negociación
Programar Trabajo en equipo
Controlar Controlar Motivación
Modificar Administrar del cambio Liderazgo (facilitación, integración, innovación)
Revisión final Cerrar Resolución de conflictos
Habilidades y Ciclo de la Admon. de Proyectos
Habilidades Requeridas para la Admon de Proyectos
?
Habilidades técnicasHabilidadescuantitativas
Habilidadespara
resolverproblemas
Habilidadesinterpersonales
Habilidadesde negocios
Habilidadestécnicas
Habilidades cuantitativas
Habilidades para
resolverproblemas
Habilidades interpersonales
Habilidades de negocios
1985
2000
Habilidades para la Admon. de Proyectos
Tiempo del Administrador de Proyectos
Planeación yre-planeación con
el equipo
IntegraciónAdministración
1985 2000
Tim
eSp
ent
Ciclo de Proyectos
CONCEPCION Metas
Selección del equipo
Autorización
Estimación de costos
PLANEACION Presupuesto
Desgloce de actividades (WBS)
Definir metas de actividades
Decisiones de subcontratación
Programación
IMPLEMENTACION Admon. de contratos
Monitoreo de actividades
Identificación problemas
Re-planeación
Ajuste de metas
CIERRE (PHASE-OUT) Resolver problemas de
la operación
Recompensar al personal
Re-asignar personal
Revisar objetivos vs. desempeño y retro-alimentar
Recursosrequeridos
El Ciclo del Proyecto (“Realidad”)
Concepción
Planeación
Implementación
Cierre(Phase-Out)
Etapas de la Planeación y Control de Proyectos
$
t
PRESUPUESTOS
• … …• … …• … …• … …
SISTEMAS DE REPORTE
DESCRIPCION DE TAREAS E INSTRUCCIONES
PLANEACION DE TAREAS
PROGRAMAS DETALLADOS
MONITOREO DETIEMPO/COSTO/DESEMPEÑO
TOMADE DECISIONES
•Obj. de negocios•Obj. del proyecto
META/OBJETIVOS
Iniciación del Proyecto
Enunciado de actividadesEnunciado de actividades
• Descripción de actividades requeridas • Su complejidad está determinada por:• alta gerencia• clientes• Usuarios
Resultados Claves del Proceso de la Iniciación del Proyecto ( 1 )
Ejemplo:• El departamento de Ingeniería necesita proveer
estimaciones de costo• Los ingenieros de diseño necesita proveer dibujos de
acuerdo a especificaciones• El departamento de Comparas necesita un nuevo proveedor
para un nuevo sistema de control
Resultados Claves del Proceso de la Iniciación del Proyecto ( 2 )
Especificaciones del ProyectoEspecificaciones del Proyecto
• Especificaciones claras -> evitar sorpresas para los clientes• Identificadas dentro del enunciado de actividades o
como documento independiente
Ejemplo:El departamento de Ingeniería necesita proveer estimacionesde costo
•Costo de ensamble•Costo de pruebas finales•Costo de herramienta•Etc.
• Arbol de los requerimientos de productos o servicios• Debe reflejar:
• La manera en que se llevará a cabo el trabajo• Los costos y la información que deberá ser resumida
y reportada
Desgloce de Actividades (WBS)Desgloce de Actividades (WBS)
Resultados Claves del Proceso de la Iniciación del Proyecto ( 3 )
Ingeniería
Costos Capacitación
Ensamble Pruebas Herramienta Línea Mtto
Desgloce de Actividades (WBS)
Proyecto Total Grupos de trabajo Actividades
• Contiene aspectos como:• Fecha de inicio y fin del proyecto• Milestones principales (e.g. juntas de revisión,
prototipo, disponibilidad, pruebas, etc.)• Aspectos claves (resultados y reportes)
Plan Maestro del Proyecto (Programa de Milestones)Plan Maestro del Proyecto (Programa de Milestones)
Resultados Claves del Proceso de la Iniciación del Proyecto ( 4 )
DesarrollarDiseño del Prototipo
Construcción delPrototipo
1° Revisión delDiseño
Autorizacióndel Proyecto
Evaluación delPrototipo
Proceso y Herramientas de Planeación de Proyectos
Proceso de Planeación de Proyectos
Contexto, obj. y espec.
Proceso de Planeacióndel Proyecto
Desgloce de Actividades (WBS)
Sub-planes FuncionalesPresupuesto Programación
Plan (detallado)
Análisis de Redes
… es un término genérico para una familia de técnicas que ha sido desarrollado para asistir a la administración, planeación y control de proyectos
… estas técnicas muestran la inter-relación de las tareas que componen al proyecto en su totalidad e identifican claramente las rutas críticas del proyecto
“Actividad en Nodo”
QuitarMotor
Revisar Motor
“Actividad en Flecha”
1
2
3
Quitar motor
Revisar motor
“Ejemplo de un Nodo de la Ruta Crítica”
EPS LPS
Duración Holganza
Título de la Actividad
EPS: Earliest Project Start LPS: Latest Project Start
EJEMPLOS:
Ejemplo de la Ruta Crítica
A
B
C
D
Código de actividad
Actividad que precede
Duración de actividad
Recursos requeridos
A 1 3
B A 4 2
C A 2 2
D B, C 3 1
Ejemplo de la Ruta Crítica
1A
4B
2C
3D
0
1A
1
4B
1
2C
5
3D
DuraciónTítulo
EPS
DuraciónTítulo
0 0
1A
1 1
4B
1 3
2C
5 5
3D
EPS LPS
DuraciónTítulo
Ejemplo de la Ruta Crítica
0 0
1 0A
1 1
4 0B
1 3
2 2C
5 5
3 0D
EPS LPS
Duración HolganzaTítulo
Ruta Crítica0 0
1 0A
1 1
4 0B
1 3
2 2C
5 5
3 0D
0 1 2 3 4 5 6 7 8
A
C
B
D
Diagramade Gantt
Ejercicio de Planeación de Redes
Código de actividad
A
B
C
D
E
F
G
Actividad que precede
A
A
B, D
C, E, F
Duración de actividad
2
4
6
5
1
2
1
Recursos requeridos
2
4
2
3
3
2
3
Ejercicio
Diagrama de las actividades
Indicar duración
Calcular EPS (¿cuándo es lo más pronto que puedes empezar una actividad?)
Calcular LPS (¿cuándo es lo más tarde que puedes empezar una actidad?)
Calcular la holganza
Identificar ruta crítica
Diagrama de Gantt
Histograma de Recursos
2A4B
6C
5D
1E2F
1G
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
B ( 4 )
A ( 2 ) D ( 3 ) F ( 2 ) G ( 3 )
E ( 3 )
C ( 2 )12
4
10
68
20
Balanceo de Recursos
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
B ( 4a )
A ( 2 ) D ( 3 ) F ( 2 ) G ( 3 )
E ( 3 )
C ( 2a )
4
10
68
20
B ( 4b )C ( 2b )
C ( 2b )
2A4B
6C
5D
1E2F
1G
MS Project (Vista del Diagrama de Grantt)
Actividad Duración
Fecha de inicio
Predecesores
Recursos
Cáñez-Schmid & AssociatesConsulting and Training Specialists
Cel. 04455 5406 [email protected]
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