Administración del

Capital Intelectual

Fundamentos de gestión del capital intelectual

Universidad del Valle de Atemajac

Juan Pablo Aguilar Meza

www.actitudproductiva.com

2

CONCEPTOS GENERALES

1. El cambio más importante que se ha sufrido en el mundo de las organizaciones laborales es

el paso de una cultura del esfuerzo a una cultura del conocimiento.

2. Para sobrevivir y competir en una SOCIEDAD DEL CONOCIMIENTO, las organizaciones

deben aprender a manejar sus activos intelectuales (antes de que lo hagan sus

competidores ).

3. El conocimiento o competencia es el único recurso que aumenta con el uso.

4. El tamaño de las instalaciones industriales de la organizaciones, así como sus edificios

administrativos, ya no son medida confiable de su importancia, ni de su capacidad.

5. La administración del conocimiento se enfrenta a exigencias importantes como:

Su explosivo crecimiento

Su cada vez más corta vigencia

Su fragmentación y especialización

Su creciente globalización

3

CRECIMIENTO RAPIDO DEL CONOCIMIENTO:

1. Después de que Gutemberg inventara la imprenta, tuvieron que pasar más de 300

años para que el volumen de información en el mundo se duplicara por primera vez.

2. A partir de entonces la información se ha duplicado cada 5 años.

3. Entre 1950 y 1975 se produjo el mismo número de libros que en los 500 años

posteriores a la invención de la imprenta.

4. En los últimos 30 años el número de investigadores y desarrolladores en la fuerza

de trabajo de las empresas occidentales se ha duplicado.

5. El uso de tecnologías aplicadas muestra una curva de crecimiento semejante y

relacionada.

6. Las dos primeras ediciones de la Enciclopedia Británica fueron el resultado del

trabajo de dos científicos. Hoy, se requiere el trabajo de miles de expertos para

integrar cada edición.

EVOLUCION DEL CONOCIMIENTO

4

ESPECIALIZACION DEL CONOCIMIENTO:

GLOBALIZACION DEL CONOCIMIENTO

1. El mundo es una aldea global.

2. Las ideas están esparcidas a lo largo del mundo.

3. Anarquía en la difusión del conocimiento

4. En los años setentas, los Estados Unidos producían más del 70 % de las tecnologías

nuevas en el mundo, ahora, por todo el globo se encuentran distribuidos centros para la

excelencia científica y tecnológica.

5

LA BASE DE LA ADMINISTRACION DEL CONOCIMIENTO .

Las competencias de la organización hacen posible la transformación del entorno o

circunstancias y permiten la permanencia del conocimiento.

Una organización que está adquiriendo continuamente competencias para reaccionar ante los

cambios y modificaciones del entorno, es una organización que aprende, es una

organización inteligente.

Los datos, se convierten en información cuando

son organizados y analizados, se obtiene alguna

conclusión a partir de ello.

La información al aplicarse, produce el

conocimiento en la persona, el cual al practicarla le

confiere una competencia individual.

La competencia individual compartida en un

equipo, se convierte en una competencia de la

organización.

6

GRÁFICA DEL PROCESO DE LA ADMINISTRACION DEL CONOCIMIENTO.

APRENDIZAJE E INTELIGENCIA DE LA ORGANIZACION

COMPETENCIAS DE LA ORGANIZACION

EQUIPOS

COMPETENCIA INDIVIDUAL

CONOCIMIENTO

INFORMACION

DATOS

7

OBJETIVOS DEL

CONOCIMIENTO

EVALUACION DEL

CONOCIMIENTO

IDENTIFICACION DEL

CONOCIMIENTO ( 1 )

RETENCION DEL

CONOCIMIENTO ( 6 )

UTILIZACIÓN DEL

CONOCIMIENTO ( 5 )

COMPARTICION Y

DISTRIBUCION DEL

CONOCIMIENTO ( 4 )

DESARROLLO DEL

CONOCIMIENTO ( 3 )

ADQUISICION DEL

CONOCIMIENTO ( 2 )

RETROALIMENTACION

EL PROCESO DE ADMINISTRACION DEL CONOCIMIENTO.

8

EL PROCESO DE ADMINISTRACION DEL CONOCIMIENTO.

OBJETIVOS DEL CONOCIMIENTO: Metas normativas, estratégicas y operacionales que se pretende lograr.

IDENTIFICACION DEL CONOCIMIENTO: Conocimientos o competencias que debe adquirir la empresa para

lograr los propósitos establecidos en la Planeación Estratégica.

ADQUISICION DEL CONOCIMIENTO: Medios a través de los cuales se harán llegar a la empresa los

conocimientos o competencias requeridas.

DESARROLLO DEL CONOCIMIENTO: Procesos y métodos a través de los cuales se transmitirán los

conocimientos o competencias correspondientes.

COMPARTICION Y DISTRIBUCION DEL CONOCIMIENTO: Medios que se utilizarán para poner a disposición de

todos los integrantes de la organización que lo requieran, los conocimientos o competencias desarrollados.

UTILIZACION DEL CONOCIMIENTO: Medios que se utilizarán para lograr que los conocimientos o competencias

se utlicen en beneficio de la empresa, transformándolos en nuevas ideas, nuevas habilidades organizacionales e

individuales, nuevos productos, procesos más eficientes...

RETENCION DEL CONOCIMIENTO: Medios, procesos y métodos que se utilizarán para asegurar que los

conocimientos o competencias desarrollados permanezcan efcientemente a disposición de la empresa en el

futuro.

EVALUACION DEL CONOCIMIENTO: Medio, procesos y metodología que se utilizará para verificar que todo el

proceso anterior esté alcanzando los objetivos propuestos, así como detectar y corregir las desviaciones

observadas.

9

EJEMPLOS PRACTICOS DE ADMINISTRACION DEL CONOCIMIENTO.

BASE DE CONOCIMIENTO PARA MEJORAR SERVICIO A CLIENTES.

El Encargado de Servicio a Clientes de una importante empresa fabricante y comercializadora de lubricantes especiales,

creó una base de datos y un archivo con ejemplos (casos) en que se había proporcionado un servicio excepcional al cliente,

y en el que habían intervenido varias personas (puestos) y departamentos.

La base de datos detallaba cómo había sucedido el evento, indicando qué había aportado cada puesto y área para haber

logrado ese buen servicio ( experiencia). Posteriormente identificaba los conocimientos e iniciativa que se involucraron en

cada momento y los anexaba en su base de datos de conocimientos estratégicos. Estos los ligó a su red de MOMENTOS

DE VERDAD y el servicio al cliente logró muy importantes resultados.

Después, mediante el boletín y la red internos, comunicaba a toda la organización la situación, haciendo énfasis en los

conocimientos individuales que se utilizaron y que de ese día en adelante serían conocimientos organizacionales

estrategicos.

BASE DE CONOCIMIENTOS PARA MEJORAR DISEÑO.

La persona encargada de las áreas de Diseño e Ingeniería de una empresa manufacturera de partes electrónicas, creó una

base de conocimientos, en la que se iban incluyendo todas aquellas fallas y éxitos de área, y los conocimientos que

facilitaron esos resultados. Determinando posteriormente con esa base de información, una red de Conocimientos

Estratégicos, que deberían de comunicarse y desarrollarse en todo el personal de área.

10

LA DEFINICION DE LOS OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DEL CONOCIMIENTO.

La verdadera lucha entre las empresas se da en el campo del conocimiento:

Solo se puede hacer lo que se sabe hacer y si lo que se sabe hacer no vale para el

cliente, el producto o el servicio e incluso la empresa misma no valen para el mercado, ni

pueden competir con nadie

PLANEACION ESTRATEGICA

QUE QUIERO LOGRAR

ANALISIS DOFA

OBJETIVOS ESTRATEGICOS:

VISION

MISION

OBJETIVOS:

RENTABILIDAD

MERCADO

COMPETENCIA

CRECIMIENTO

PLANEACION ESTRATEGICA DEL

CONOCIMIENTO

QUE DEBO SABER PARA

LOGRARLO

QUE CONOCIMIENTOS O

COMPETENCIAS NECESITO:

AMPLIAR

SUBSTITUIR

ADQUIRIR

retroalimentación

11

TIPOS DE CONOCIMIENTO ORGANIZACIONAL

OBJETIVOS DEL CONOCIMIENTO NORMATIVO:

Se refieren a crear en la empresa una cultura corporativa consciente del papel vital que tiene

el conocimiento para el desempeño de la misma.

OBJETIVOS DEL CONOCIMIENTO ESTRATEGICO:

Se refieren a establecer qué conocimientos o competencias harán más competitiva a la

empresa en el presente y en el futuro.

OBJETIVOS DEL CONOCIMIENTO OPERACIONAL:

Se refieren cómo desarrollar los conocimientos o competencias y asegurar que se apliquen a

la innovación o mejora de productos y procesos.

12

LOS OBJETIVOS DEL CONOCIMIENTO NORMATIVO.

• Crear una cultura del conocimiento en la empresa.

• Crear las condiciones adecuadas para que los objetivos del conocimiento estratégico y

operacional puedan ser logrados eficientemente.

• Involucrar y comprometer a la Alta Gerencia con la implantación y desarrollo de la cultura del

conocimiento.

• Implantar el conocimiento como el medio esencial para la creación de valor para el cliente y para

generarle a la empresa rentabilidad, así como crecimiento ( no como algo bonito y superfluo que

nos gustaría tener ).

• Asegurar que la empresa tenga objetivos de continuo desarrollo del conocimiento o competencias

organizacionales e individuales.

• Para crear con efectividad una cultura del conocimiento, la remuneración, prestaciones e

incentivos deben estimular la creación, desarrollo y compartición del conocimiento. La evaluación

del desempeño de los colaboradores debe incluir como muy importantes los puntos anteriores.

• Deben crearse puestos o reorientarse los existentes para asegurar que haya gestores y

administradores específicos del conocimiento.

13

LOS OBJETIVOS DEL CONOCIMIENTO ESTRATEGICO.

Definir qué conocimientos y habilidades o competencias necesito tener para estar donde

quiero estar o ser lo que quiero ser.

Definir qué conocimientos y habilidades o competencias necesitaré tener para estar donde

planeo estar o ser lo que planeo ser.

Descubrir qué puedo hacer diferente con lo que he aprendido, con las competencias que he

desarrollado.

La definición de las competencias organizacionales se hará por un Comité de Inteligencia de la

empresa.

El Comité de Inteligencia estará integrado por representantes de todas las áreas de la empresa

a nivel directivo.

La responsabilidad principal del directivo es definir los objetivos y las estrategias de la empresa,

así como las competencias estratégicas que requiere para lograrlos.

14

OBJETIVOS DEL CONOCIMIENTO OPERACIONAL.

OPERACIONAL NORMATIVOS

ESTRATEGICOS

COORDINACION

COHERENCIA

Garantizar que se apliquen los Objetivos Estratégicos.

Traducir los Objetivos Estratégicos a planes concretos ( innovación o mejora de productos y

procesos, valor agregado para el cliente ).

Administrar la operación eficiente de la administración del conocimiento

Evaluar la operación actual contra el aspiracional y establecer los puentes entre una y otra.

15

EJEMPLOS DE OBJETIVOS DEL CONOCIMIENTO

OBJETIVO DEL CONOCIMIENTO NORMATIVO:

En tres meses el personal de la empresa deberá estar convencido acerca de que el

conocimiento y la eficiente administración del mismo es el factor principal para conseguir y

conservar la supremacía en el mercado.

OBJETIVO DEL CONOCIMIENTO ESTRATEGICO:

Formar en seis meses expertos internos sobre productividad y reducción de costos para conferir

a la empresa esta característica competitiva para lograr la supremacía en el mercado.

OBJETIVO DEL CONOCIMIENTO OPERACIONAL:

Desarrollar a lo largo de los cinco meses siguientes cursos y seminarios prácticos sobre

productividad y reducción de costos a todos los niveles organizacionales, bajo la coordinación

del Departamento de Capacitación y Desarrollo del Conocimiento.

16

LA MATRIZ DE COMPETENCIAS.

ALTO POTENCIAL

BAJO USO

( 3 )

ALTO POTENCIAL

ALTO USO

( 4 )

BAJO POTENCIAL

BAJO USO

( 1 )

BAJO POTENCIAL

ALTO USO

( 2 )

ALTO

POTENCIAL DE SUPREMACÍA EN EL MERCADO

BAJO

USO INTERNO ACTUAL

DEL CONOCIMIENTO

ALTO BAJO

1. Competencia que no da supremacía, ni se usa mucho. Puede subcontratarse.

2. Competencia que no da supremacía pero se usa mucho. Se analizará si conviene

subcontratarse, substiturse o modificarse.

3. Competencia que da supremacía pero no se usa mucho. Está en un área de desarrollo.

4. Competencia que da supremacía y se está usando mucho. Integra el área de competencias que

están dando competitividad a la organización. Mantenerla

17

1. LA IDENTIFICACION DEL CONOCIMIENTO.

Mucha información disponible, pero con frecuencia no se sabe dónde o cómo buscarla.

Dentro de las empresas se encuentra almacenada mucha información, pero por no transparentarla, con

frecuencia no puede ser visible para quien la necesita.

La búsqueda de conocimiento para la construcción de competencias debe comprender fuentes externas e

internas.

Los ejercicios de Planeación estratégica que analizan los entornos y las tendencias son excelentes

caminos para la identificación de los conocimientos y la determinación de las competencias.

Para identificar lagunas de conocimiento pueden utilizarse estudios de Benchmarking y consultar a

instituciones que permita identificar conocimientos nuevos, tendencias, tecnologías, metodologías ...

Algunas fuentes de conocimiento:

Inventarios de recursos humanos.

Los directorios Internos de Expertos.

Los Grupos de Proyecto y los Equipos de Alto Rendimiento

Redes internas (Know How vs Know who vs Know Where).

18

LOS BANCOS INTERNOS DE CONOCIMIENTOS ( La Matríz de Competencias Individuales ).

PERSONAL

DISEÑO

TRANSFERENCIA

DE TECNOLOGIA

FINANZAS

CONTABILIDAD

MERCADOTECNIA

LUIS PEREZ

MODELOS

NORMAS

TECNICAS

PROYECTOS DE

INVERSION

MARTHA RIOS

MODELOS

JULIO RAMOS

CONTROL DE

COSTOS

MANUEL RICALDE

ASPECTOS

LEGALES

MA. ELENA GIL

DESARROLLO DE

PRODUCTOS

NORMA LOPEZ

PROYECTOS DE

INVERSION

ASPECTOS

FINANCIEROS DE

MARKETING

ALEJANDRA

SALGUERO

SISTEMAS DE

FINANCIAMIENTO

SISTEMAS

CONTABLES

19

2. LA ADQUISICION DEL CONOCIMIENTO

Las inversiones en adquisición del conocimiento, se mueven en dos tendencias:

• Adquisición de conocimiento potencial que ofrecerá resultados a un mediano plazo.

• Conocimiento para resultados a corto plazo.

La adquisición del conocimiento, se clasifica según su necesidad en:

• Activo

• Proactivo

• Reactivo

El éxito de la adquisición externa de conocimiento depende de dos factores:

• La capacidad de absorción de la empresa, misma que depende de su habilidad para manejar

el cambio e integrar elementos externos.

• La calidad con la que haya implantado los objetivos normativos, es decir, creado una cultura

del conocimiento en lo interno de su personal.

20

• Contratación de expertos como empleados, temporales o a jornada reducida

• Relaciones y alianzas con otras empresas (ver siguiente lámina).

• Procesos de coaching.

• Aprovechamiento de los conocimientos de los STAKEHOLDERS (grupos que tienen interés en la

empresa: accionistas, proveedores, clientes y consumidores, etc).

• Adquisición de conocimientos documentados (bancos de datos, software, videos, capacitación).

• Adquisición de propiedad intelectual.

• Asistencia a expos, foros, visitas, etc.

• Ingeniería inversa (descomponer el producto en sus componentes, comparar los procesos de

producción y encontrar medios de abatir costos sin demeritar calidad percibida por el cliente).

ALGUNOS MEDIOS EXTERNOS PARA LA ADQUISICIÓN DE CONOCIMIENTO

21

FUSION

COMPRA

ACCION

MAYORITARIA

ACCION

MINORITARIA

ALIANZA

ESTRATEGICA

RED

ESTRATEGICA

COOPERACION

OCASIONAL

INFORMACION

OCASIONAL

ALTO

BAJO

COMPLETO

SELECTIVO

RELATIVAMENTE

ALTO

RELATIVAMENTE

BAJO

GRADO DE

COOPERACION

ACCESO A LA BASE

DE CONOCIMIENTO

DEL SOCIO

INVERSION DE

CAPITAL

ADQUISICION DEL CONOCIMIENTO DE OTRAS EMPRESAS ( DIVERSAS FORMULAS ).

22

3. EL DESARROLLO DEL CONOCIMIENTO

El desarrollo interno del conocimiento es conveniente si esto resulta más barato que

comprar conocimiento en el mercado. Tiene sentido estratégico si la empresa debe conservar

el control de ciertas competencias esenciales.

Caso

Tres direcciones básicas para el desarrollo del conocimiento :

lo que se hace

cómo se hace

a quien lo hace Mejorar

23

CONDICIONES PARA EL DESARROLLO INTERNO DEL CONOCIMIENTO

• Crear una cultura organizacional que propicie y estimule la creatividad

• Sistemas para hacer visibles los conocimientos que ya posee la organización (documentación,

transparencia, redes)

• Sistemas eficientes de comunicación.

• Desarrollo de la capacidad para solucionar problemas

• Desarrollo de equipos de alto rendimiento

• Sistemas para documentar los problemas y las formas de solucionarlos

• Análisis de situaciones por escenarios (What if..)

• Grupos de expertos

• Centros de Desarrollo del Conocimiento ( Universidad Motorola, Uninersidad Mc Donald´s )

24

4. LA COMPARTICION Y DISTRIBUCION DEL CONOCIMIENTO.

Las empresas no utilizan ni la mitad del capital intelectual y se pierde continuamente, por no saberlo

documentar, conservar y aplicar.

Si se documentara y compartiera el conocimiento se evitaría la repetición de errores y se tomarían

mejores así como más rápidas decisiones.

Sólo compartiendo el conocimiento se puede convertir una competencia individual en una

competencia organizacional.

Cada vez más se trabaja en equipo o grupos de proyecto, el éxito de éstos depende de la compartición

del conocimiento que dé dentro de ellos.

Es necesario crear en la empresa una cultura de compartición del conocimiento que derrote los

miedos, la acumulación egoísta del conocimiento como fuente de poder, los feudos que existen

frecuentemente en las áreas o departamentos, la falta de documentación...

Existen conocimientos organizacionales medulares (Cultura Corporativa) que deben ser compartidos

muy eficientemente: Visión, Misión, Valores Organizacionales, Competencias Organizacionales, Factores

Críticos de éxito , normas, procesos clave. Que de no compartirse adecuadamente corren el riesgo de

distorsionarse e incluso omitirse

25

ALGUNOS MEDIOS PARA LA COMPARTICION Y DISTRIBUCION DEL

CONOCIMIENTO.

1. Manuales Corporativos.

2. Manuales de Procedimientos.

3. Difusión de mejores practicas

4. Talleres y cursos.

5. Redes de Conocimiento (Intranet) para transparentar el conocimiento.

6. Grupos de Proyecto Multidisciplinarios y Multifuncionales.

7. Procesos de Coaching.

8. Video conferencias

Bibliografía:

Administre el Conocimiento

Gilbert Probst, Steffen Raub y Kai Romhart

Ed. Prentice Hall. México. 2001

Como Utilizar el Cuadro de Mando Integral. Robert S. Kaplan y David P.

Norton. Gestión 2000. México 2000.