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Activos Fijos y su Revalorización

Activos Fijos – Administración y Control Interno© Lic. Aud. VLADIMIR M. BLANCOURT

Octubre, 2010

© Lic. Aud. VLADIMIR M. BLANCOURT – Octubre, 2010 2

Control Interno de los Activos Fijos

IntegridadVeracidad

Medición yExposiciónContable

ASEVERACIONES

E C

J OE N

TC RE ON LT ER SA dL d


Control Interno de los Activos Fijos

Afirmación Definición

Veracidad La depreciación está relacionada con los activos existentes y cuya propiedad corresponde al ente

Integridad La depreciación esta adecuada e integramente contabilizada y acumulada, registrada dentro del periodo correspondiente

Medición y Exposición Contable

La depreciación esta correctamente calculada utilizando métodos y vidas útiles aceptables y se encuentra adecuamente asignada al costo productivo y gastos de acuerdo a su naturaleza y normas contables

Depreciaciones


Veracidad Los AAFF adquiridos existen fisicamente. Las adquisiciones y retiros están debidamente autorizados

Integridad Las adquisiciones y retiros están adecuada e integramente contabilizados, dentro del periodo correspondiente


Las adquisiciones y retiros están correctamente calculados conforme la transacción y normas contables

Adquisiciones y Retiros


Veracidad Los bienes de uso existen fisicamente y son de propiedad del ente y utilizados en sus operaciones

Integridad Todos los saldos están adecuada e integramente contabilizados y acumulados en los registros contables


Los saldos reflejan todos lo hechos y circuntancias que afectan su medición. Los bienes de uso han sido adecuadamente resumidos, clasificados y descriptos y su exposición permite una adecuada comprensión.

Saldo de Bienes de Uso


Objetivos Generalesde Control

ProcesamientoY Clasificación

Autorización

VerificaciónY

Evaluación

SalvaguardaFísica

Fuente: AUDITORIA DE EEFF, Ricardo Mora, IMCP, 2002


Controles aplicablesa los Activos Fijos

Controles Gerenciales y Controles Independientes

Controles y Funciones de Procesamiento

Controles de Salvaguarda de Activos


Controles Gerenciales e Independientes

Afirmaciones involucradas

Integridad y Veracidad

Veracidad, Integridad, Medición y Exposición

Integridad

Veracidad (existencia)Medición Contable

Controles Gerenciales y controles independientes

Detalle

Reporte del Presupuesto vs Ejecutado por la adquisición de activos fijosPreparación periodica de informes gerenciales sobre:- Erogaciones por proyecto- Costos de Reparación y Mantenimiento- Leasing Financieros- Variaciones en las Tasas y métodos de depreciación- Ajustes resultantes de inventarios físicos- Detalle de activos completamente depreciados

Conciliaciones de los listados del activo fijo con las cuentas de mayorPracticar recuentos fisicos peródicos para verificar existenciaAnálisis de la adecuada asignación de tasas de depreciación

Fuente: AUDITORIA, Slosse, Gordicz, Gamondés, 2007


DetalleTransacción involucrada

Afirmaciones involucradas

Las adquisiciones y retiros son aprobados por funcionarios de nivel apropiado

Adquisiciones y retiros Veracidad

El acceso a las funciones de procesamiento de activos fijos y datos relacionados está restringido

Saldos de bienes de uso

Veracidad y medición contable

Los datos de las transacciones de adquisición y retiros son ingresados para su procesamiento en forma precisa y sólo una vez

Adquisiciones y retiros

Integridad y medición contable

Los datos de las depreciaciones son ingresados en forma previa para su procesamiento y sólo una vez Depreciaciones Integridad y medición

contableLos datos de adquisiciones retiros y depreciaciones rechazados son identificados, analizados y corregidos en forma oportuna

Adquisiciones y retiros,

depreciacionesIntegridad





Controles para salvaguarda de Activos

Aplicación de seguros (Todo Riesgo o especificos)

Protecciones fisicas de los activos fijos para evitar traslados no autorizados

Controles para salvaguardar activos

Desarrollo de planes de mantenimiento preventivo

DetalleEl acceso fisico a los activos fijos criticos es restringidoDesignación formal de la tenencia y custodia del AAFF

IntegridadVeracidad

ExposiciónContable

Medición



Errores posibles que debilitan el control interno

Descripción del error Ejemplos Debilidades o factores del control interno que aumentan el riesgo de error

Fraude:Los gastos de reparaciones y mantenimiento se registran como adquisiciones de PPE para inflar los ingresos

Demasiada presión para cumplir con los objetivos/ metas de utilidades o de ahorro de gastos

Error:Las compras de equipo se registran equivocadamente en la cuenta de gastos para mantenimientos y reparaciones

Manual inadecuado de contabilidad; personal incompetente de contabilidad

No registrar los retiros de PPE

Error:Un activo reemplazado se desecha porque no tiene valor, sin el asiento contable respectivo

Politicas contables inadecuadas de contabilidad

Error en la adquisición de PPE

Fuente: PRINCIPIOS DE AUDITORIA, Whinttington – Pany, 2007


Proceso Administrativo de los Activos Fijos

Disposición:- Temporal- Definitiva

DepreciaciónAsignación de

Funcionarioresponsable

Codificación

Adquisición / Recepción

Desinversión(Baja)


Políticas deDisposición

Salvaguarda

RegistrosAltas, Bajas

Transferencias

Codificación

Límites deCompetencia

Definidos

ProcedimientosFormales

Activos Fijos

Administración de Activos Fijos


Procedimientos Formales

PROCEDIMIENTO

Identificación ................................................................................. XX-XXX Versión....................................................................................................XX Clasificación ................................................................................. XXXXXX Gerencia................................................................................... XXXXXXXX Aprobación ....................................................................XXXXXX XXXXXX

Elaboración:

Revisión:

Aprobación:

Fecha: __/__/____ (sello)



ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS

INDICE 1. HISTORIAL DE REVISIONES ..................................................................................................................... 2. LISTA DE DISTRIBUCIÓN ........................................................................................................................... 3. OBJETO .......................................................................................................................................................... 4. ALCANCE ....................................................................................................................................................... 5. DEFINICIONES............................................................................................................................................... 6. RESPONSABILIDADES ............................................................................................................................... 7. RECURSOS Y PRE REQUISITOS.............................................................................................................. 8. DESARROLLO ...............................................................................................................................................

8.1. Compra de AF ........................................................................................................................................ 8.2. Recepción de AF.................................................................................................................................... 8.3. Codificación de AF................................................................................................................................. 8.4. Asignación de AF al Responsable y/o Usuario receptor.................................................................. 8.5. Alta de AF en el Módulo de AF ............................................................................................................ 8.6. Reasignaciones de AF .......................................................................................................................... 8.7. Depreciación de AF ............................................................................................................................... 8.8. Disposición de AF ..................................................................................................................................

9. RESULTADO ESPERADO ........................................................................................................................... 10. ACCIONES CORRECTIVAS ........................................................................................................................ 11. REGISTROS ................................................................................................................................................... 12. ANEXOS .......................................................................................................................................................... 13. DOCUMENTACION DE REFERENCIA......................................................................................................


Límites de CompetenciaLos límites de competencia se refieren a la jerarquía de aprobaciones tanto para compras como para disponer de los Activos.Normalmente dentro de una organización, pueden autorizaciones en solitario (Ej. del máximo ejecutivo), como conjuntas (Ej. Gerencias de Área).

Estos límites de competencia, pueden estar delimitados:Por naturaleza de la compra (Ej. Compras locales,

internacionales) Por el monto de la compra (Ej. Hasta $ 2.000 sólo

gerentes de área, de $ 2.000 a $10.000 sólo Gerencia General, superiores a $ 10.000 autorizados por

Directorio)


Codificación

Los AAFF, poseerán un código de identificación único de tipo numérico que:

Permita la identificación física del AFDiscrimine claramente un AF de otro

Diferencie una unidad de las partes que le componenSea compatible con el sistema contable de Transierra

Facilite el recuento físico

RRR - DDD - AAA - CC

CORRELATIVO ARTICULO RAIZ (HP Compaq Mod. 231)

DESCRIPCION GENERICA (Desktop)

RUBRO (Eq. Computación)

Ejemplo:


Herramientas de Control Interno

Tipo de compra Origen: Tipo:

Destino: Modalidad:

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CONTROL DE INGRESO Y DISPOSICIONDE ACTIVOS FIJOS

Datos Generales

Detalle: Documentos de respaldo:

N° O.C.

N° Remito

Fecha Remito

Otro adjunto

Movimiento

Modelo

Emisión

Recepción de Activos Fijos

Fecha

RubroDescripción genérica

Artículo RaízDescripción ampliadaMarca

Cantidad

U. Medida

P.Unit.

P. Total

Asignación / Reasignación

Código Activo FijoElaborado por

Código Adicional (optativo)

Moneda

N° de parte

Disposición de Activos Fijos

Área Sector

Área Sector


Salvaguarda de Activos

El concepto fundamental esta en la idea de proteger el patrimonio contra cualquier hecho, evento o circunstancia no deseada

El responsable de la protección del patrimonio es la Dirección de la empresa, ya que está es

una de sus funciones principales

Medidas generales para garantizar la salvaguarda

Servicios de Vigilancia

Sistema de Protección c/ Incendios

Plan de Mnto. Preventivo

Políticas de Seguros


Políticas de Disposición

La disposición se refiere a la desapropiación de un activo que fue de la compañía y que por estar totalmente depreciado, de uso discontinuado u obsoleto, entre otros, la empresa decide deshacerse de este.

La decisión de disponer de los activos fijos de una empresa puede basarse en las siguientes consideraciones:

recuperar parcialmente la inversión evitar gastos innecesarios de almacenamiento, custodia y

salvaguarda evitar la acumulación de bienes sin uso por tiempo indefinido


Definitiva

Venta

Permuta

Donación

Temporal

Arrendamiento

Préstamo de Uso o Comodato

Políticas de Disposición(Cont.)


Efectos tributarios porla Disposición de Activos

Definitiva

Venta

Permuta

Donación

IVA IT IUE IMT*

* Sólo para bienes inmuebles y vehículos automotores

IVA IT IUE IMT*

Devolución CF IVA

IUE - Sólo deducible hasta el 10% de UNI para

entidades S/L formalizadas


Temporal

Arrendamiento

Préstamo de Uso o Comodato

Efectos tributarios porla Disposición de Activos

IVA IT IUE

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