actividades siso

ACTIVIDAD ACTIVIDAD PERIODICIODAD

Recopilar informacion para reportar a la lineaReportar AT a la linea SURAHacer investigacion ATPlanes de accion (Hacer fichas)Recopilar evidencias de planes de accion.Cerrar investigacion escaneando y enviando original al SIGRecopilar informacion personal que ingresa (escanear)Archivar documentacion

Hacer seguimientos a cambios de motocicletasEnviar BD a los supervisores

Hacer llamados de atencion por incumplimientos

Induccion general

Inscripcion curso virtual sura y seguimiento

Recoger registros y archivar

Enviar registro desarrollo humano

INDI

CADO

RES

DE G

ESTI

ON

Recopilar las quejas y los reclamos de las sedes del contrato.

Actualizar y hacer seguimiento a la matriz de riesgos.

Realizar fichas programadas y actividades según la matriz y cronograma

Recoger evidencias (registros asistencia) y archivar

Información de los accidentes del contrato

Informe de ausentismoRecopilar planillas de residuos sólidos (19 sedes)Recopilar facturas de agua y energía de las sedes (19 sedes).

ACCI

DEN

TES

TRA

BAJO Cada que ocurra

(promedio de accidentes al mes 8)

BASE

DAT

OS

MO

TOS

Cada que ingrese personal y cada que cambien de

moto (Depende de la cantidad de

ingresos y cambios)

La BD se debe enviar cada 15 dias

Actualizar en base de datos el personal nuevo y vigencia de documentos

Estar pendiente de que los supervisores realicen y envien "otro si" para hacer firmar de Carlos Gallego y llevar original a talento humano.

INDU

CCIO

NGE

NER

AL

Se hacen via skype o personalmente

(Depende de la cantidad de ingresos)

Enviar y hacer seguimiento encuesta a la interventoría de satisfacción al cliente.

Se realiza mensual.

Cada una consolida en el informe el indicador que le

corresponde con su respectivo analisis Hacer seguimiento al ausentismo del contrato.

Asentar informacion en formato SIG, formato nomina, SIOM.Verificar incapacidades, recepcion de incapacidades y envio de originales a nomina. (promedio incapacidades 35 a 40 mensuales)

INDI

CADO

RES

DE G

ESTI

ON

Acciones correctivasFE

2

Diligenciar formato FE2 con las novedades del mes.

Hacer seguimiento a las reuniones del copaso y pedir acta.

Hacer seguimiento a exámenes médicos de ingreso del nuevo personal.

Hacer seguimiento a las liquidaciones del personal retirado.

Pedir carta revisoria fiscal

Mensual

Quincenal

DOTA

CIO

N

Hacer registros de entrega de dotacion y hacer seguimineto.

Se realiza mensual.

Cada una consolida en el informe el indicador que le

corresponde con su respectivo analisis

Hacer análisis de cada uno de los ítems quemarlos en un CD y hacer envío de estos a el SIG.

Se realiza informe mensual (depende de la cantidad de

novedades del mes)

Hacer envío de los aportes a la seguridad social al interventor y a los supervisores.

Diligenciar indicadores de ausentismo por accidentes leves y graves esto aplica para indicadores.

Hacer seguimiento a todas las inspecciones mensuales (herramienta, motos, herramientas criticas).

ADAP

TACI

ON

ES

LABO

RALE

S

Hacer seguimiento al personal que ha sufrido accidentes de trabajo graves y que han generado mas de 30 días de incapacidad.

INTE

RVEN

TORI

A D

E N

OM

INA

De los pagos de cada quincena se debe hacer una interventoría de nomina, donde se relacionan lo pagos de la quincena, las horas trabajadas, y las novedades por descuentos, incapacidades entre otras.

La dotación del personal se entrega según el pliego, en las siguientes fechas:30 de abril31 de agosto20 de diciembreEl informe con la solicitud de dotación se envía para aprobacion al menos dos meses antes de la fecha contemplada en el pliego.

Cada cuatro meses

(Dependiendo de las novedades)

Cada que se realice un despacho de dotación ya sea por daño o desgaste, se deja registrado en el archivo llamado “CAMBIO Y REPOSICION DE DOTACION”

BASE

DE

DATO

S C

ELU

LARE

S

Actualizar base de datos celulares (personal que ingresa, cambios, perdidas).

Cada que ocurra Dependiendo del personal

que ingrese

Hacer seguimiento a perdidas de celulares para reponer simcar, hacer seguimiento a denuncias por perdida y autorizaciones de descuento.

Cada que se presente.

CARN

ÉS

Tomar fotografia y datos del personal que ingresa.

Cada que se presente.Pedir carné a la interventoria.Estar pendiente de la entrega de los Carné.Cuando el personal se retire hacer devolucion de Carné.

Mantener actualizado muebles y enseres Cada que se presente.

VISI

TAR

LAS

SEDE

SBA

SE D

E DA

TOS

CEL

ULA

RES

Cada que ocurra Dependiendo del personal

que ingreseCada que se asigne una SIM Card inactiva, por reposición ya sea por daño o perdida se debe de enviara un correo a Andres Garcia al siguiente correo con el ICC de SIM Card, y el numero de celular que se requiere activar.

NO

VEDA

DES

EPS

COM

FAM

A CE

SAN

TIAS

Atender las inconsistencias expuestas por los trabajadores y dar respuesta.

Verificar que la documentación enviada para hacer afiliaciones este completa y legible.

Hacer llegar documentación completa a desarrollo humano para las respectivas afiliaciones.

MU

EBLE

S Y

ENSE

RES

• Inspecciones de motos (Una muestra no tienen que ser todas).• Inspección de herramientas (Una muestra no tienen que ser todas).• Informe de condiciones de seguridad.• Actividades programadas en el cronograma.• Inspección de EPP.• Cuando salgas a terreno inspeccionas los EPP y las herramientas.• Revisar que toda la documentación que ellos manejan estén al dia (inspecciones de herramienta, de motos entre otros).

Trimestralmente se deben visitar todas las sedes del

contrato (19 sedes en total)

6 sedes por mes

ACTI

VIDA

DES

DIA

RIAS Apoyar en varias actividades que con el paso del tiempo se requieran

(ESCRIBIR DE CUÁLES ACTIVIDADES ADICIONALES SE REALIZAN, ESCRIBIR UNA POR UNA)

RESPONSABLE

Gestores SISO

Andrea

Gestores SISO

Karen

Andrea

Karen

Karen

KarenGestores SISOGestores SISO

Gestores SISO (Ver

cronograma)

Se rotan un mes Andrea al

siguiente KarenGestores SISO

(Ver cronograma)

Gestores SISO

Gestores SISOKaren

Karen

Andrea

Karen

Gestores SISO

Gestores SISO

Gestores SISO

Karen

Gestores SISO

Gestores SISO

Karen

Andrea

Andrea

Gestores SISO

Gestor SISO

Karen

Gestor SISO

ACTIVIDAD PERIODICIODAD RESPONSABLE

Gestores SISO

Reportar AT a la linea SURA

Realizar FURAT en linea

Recopilar informacion para reportar a la linea

Cada que ocurra (promedio de accidentes

al mes 8)

Hacer investigacion ATGestores SISO

Cada que ocurra (promedio de accidentes

al mes 8)

Planes de accion (Hacer fichas)

Recopilar evidencias de planes de accion.

Cerrar investigacion escaneando y enviando original al SIG

PROCEDIMIENTO TIEMPO EJECUCION DE LA ACTIVIDAD

Se toma la version al trabajador de lo ocurrido, se deben tener especificamente los siguiente datos a (fecha, hora, parte aparentemente afectada, municipio de ocurrencia del AT, cedula, nombre completo, numero telefonico y version de lo ocurrido).

2 Dias habiles despues de la ocurrencia del evento

Se debe llamar a la siguiente linea 018000511414 opcion 1 donde el asesor preguntara los datos mencionados anteriormente.

Si es Accidente tipo transito la atencion inicial sera por el SOAT y sera atendido de inmediato.

Si es accidente por otro tipo es importante reportarlo de inmediato a la linea para que se le pueda brindar la atencion ya que algunos hospitales ponen problema.

Se tienen 2 dias habiles para diligenciar FURAT en linea despues de la ocurrencia del AT, ingresar a la siguiente pagina http://www.arlsura.com/# luego ir a la pestaña servicios en linea, ingresar usuario y clave:CEDULA: 1.084.898.459CLAVE: 1234Elegir dando clic al nombre de la persona que se accidento y diligenciar los datos que se piden.

Lo mas pronto

Una vez ocurre el accidente de trabajo se tienen 5 dias calendiario para realizar la investigacion del AT teniendo en cuenta los siguientes parametros:

Leve: 5dias calendarioSeveros o Mortales: Se realiza una vez ocurra ya que se debe enviar al ministerio los siguientes 15 dias calendario.

Estas investigaciones se le envian al SIG la persona que las revisa Yuliana Torres [email protected]

NOTA: Si es un accidente es severo o mortal tener en cuenta la informacion plasmada en el siguiente documentos llamado "graves o mortales" ubicado en

lectura administración 1 salud ocupacional accidentes laborales e ► ► ► ►incidentes accidentes documentos eventos graves o mortales► ►Empezar a recopilar la informacion descrita en este documento

5 dias calendario si es leve

1 dia calendario si es severo o mortal

Uno de los planes de accion de los accidentes es realizar la ficha de leccion aprendida, esta ficha es clave para realizar la investigacion lo ideal es que se realice lo mas pronto posible.

Los planes de accion que se propongan en los AT deben ser realizables, para la ejecucion de estos planes de accion es importante apoyarse de los supervisores dando las instrucciones claras.

Depende de las fechas de los planes de accion.

Se recopila toda la informacion anteriormente mencionada se debe imprimir FURAT, investigacion y planes de accion todos estos se deben enviar en fisico y magnetico a la persona encargada mencionada anteriormente.

Enviar una vez se tenga listo

Yuliana Torres

REGISTRO QUE SE GENERA

A QUIEN SE ENTREGA

RUTA DE LA UBICACIÓN (Magnetico y fisico)

Formato unico para reporte de accidentes de trabajo FURAT

NOTA: el archivo llamado (formato 0) es el formato en blanco.

►lectura administración 1 salud ► ►ocupacional accidentes laborales e ►incidentes accidentes formato 0 ► ►FURAT

Yuliana Torres

Yuliana Torres

Listas de asistencia Yuliana Torres

Yuliana Torres

Formato para investigacion de accidentes de trabajo SURA

►lectura administración 1 salud ► ►ocupacional accidentes laborales e ►incidentes accidentes formato 0 ► ►

Formato ficha de leccion aprendida

►lectura administración 1 salud ► ►ocupacional accidentes laborales e ►incidentes actividades de ►prevencion formato 0►AZ 26 medio fisico

►lectura administración 1 salud ► ►ocupacional formacion formato 0 ► ►registro de aistencia

AZ 23-24-25-27-32-44 medio fisico

Furat, formato de investigacion, evidencias de los planes de accion

►lectura administración 1 salud ► ►ocupacional accidentes laborales e ►incidentes accidentes 1 accidentes► ►NOTA: en esta carpeta se encontrara todas la investigaciones realizadas durante el contrato.


Induccion general

Una vez se genere GESTOR SISO

Recoger registros y archivar

Entrega de dotacion

Inscripcion curso virtual sura y seguimiento

PROCEDIMIENTO

Una vez se genere

Una vez se genere

Una vez se genere

Se debe hacer firmar el registro de entrega de dotacion Una vez se genere

TIEMPO EJECUCION DE LA ACTIVIDAD

Una vez ingrese un lector se debera realizar la induccion personalmento o via skype el primer dia de labores, para esto se tienen un manual de induccion donde habla de todas las generalidades de la empresa y del contrato

El lector revisor que ingrese debera realizar el curso vitual de seguridad vial SURA para esto debe ingresar a la siguiente pagina http://www.colegiodemotos.com/v2/admin/ esta pedira:Nit:800027813Usuario:vmorenoContraseña:7813Se debe crear un usuario nuevo se colocan los datos del trabajador, se da usuario al trabajador y las indicaciones para realizar el curso estas se encuentran en el manual de induccion o en las siguiente ruta:Lectura\ADMINISTRACION\1 SALUD OCUPACIONAL\FORMACIÓN\SEGURIDAD VIAL\CURSO VIRTUAL

Una vez dada la induccion se deben recopilar los siguientes registros encontrados en la siguiente ruta:Lectura\ADMINISTRACION\1 SALUD OCUPACIONAL\FORMACIÓN\1 INDUCCION GENERALLos archivos identificados con DH se debe enviar original a Alejandra Giraldo de desarrollo humano.

Los demas registros de asistencia se guardan por orden de fecha en la AZ de induccion.

Registro de asistencia Se archiva en AZ

Certificado curso Se archiva en AZ

Se archiva en AZ

Se archiva en AZ


A QUIEN SE ENTREGA


Lectura\ADMINISTRACION\1 SALUD OCUPACIONAL\FORMACIÓN\1 INDUCCION GENERAL


Registro de asistenciaEvaluacion de la induccionRegistro de induccion generalCompromito utilizacion del equipo de proteccion personal


Registro entrega dotacion


ACTIVIDAD PERIODICIODAD

Recopilar informacion personal que ingresa (escanear)

Ingresar al siom las placas de las motocicletas



ingresos y cambios)


Actualizar en base de datos el personal nuevo y vigencia de documentos

Hacer seguimientos a cambios de motocicletas

Enviar BD a los supervisores e interventores

Hacer llamados de atencion por incumplimientos

Infracciones

vehiculo a nombre de otra persona



ingresos y cambios)


RESPONSABLE PROCEDIMIENTO

Gestor SISO

Se debe recopilar la informacion en medio magnetico de toda la documentacion de la motocicleta (contrato de arriendo de vehículo, soat, cda, licencia de transito, licencia de conducción)

siempre que ingrese una persona o se genere un cambio de motocicleta se debe ingresar al siom (acceso directo en el escrotorio internet explorer.Usuario: 71765441Clave:alex0106Contrato:Lectura regionesir a la pestaña administracion, empleados del contrato, dar doble clic al nombre de la persona que tiene la novedad ingrear y cambiar la plca segun sea el caso.

Cada que exista una novedad como:Ingresos: Incluir a la nueva persona a la BD con los documentos de la moto contratada.Retiros: Eliminar datos de persona retirada y colocarlos en la pestaña retiradoscambio de vehiculos: Archivar documentacion del nuevo vehiculo en la carpeta magnetica e ingresar los nuevos datos, hacer diligenciar el otro si al contrato de arriendo de vehiculo, seguimiento para obtener el documento original, luego se envía al señor Carlos Gallego quien lo firmara y por ultimo a desarrollo humano ya que este documento reposara en la hoja de vida del trabajadorSe debe actualizar la BD de motocicletas reemplzando los datos anteriores con los nuevos.Cambio de vehiculo temporal: hacer diligencamineto del otro por dias este reposa en las hojas de vida que se tienen en cada sede no es necesario que se tenga original en Medellin

NOTA: Recordar que todos los documentos deben estar en medio magnetico archivados, la base de datos debe coincidir con la cantidad de personas en el contrato.

Gestor SISO

Si se genera un cambio de motocicleta se debe hacer seguimiento a la recepcion de la documentacion con el fin de identificar que todos estos se encuentren al dia.

La base de datos a los supervisores se debe enviar cada 8 dias actualizada con el fin de que ellos mismos hagan seguimiento a los vencimientos de la documentacion.A final de mes siempre de debera hacer un filtro de el personal que se le vence al siguiente mes la documentacion (soat y cda) y enviar un correo a la interventoria para que ellos hagan seguimiento.

Si existe algun vencimiento se debe hacer llamados de atencion de la siguiente manera:

Si el supervisor no hace el seguimiento se hara llamado de atencion a este y al lector, si por el contrario el supervisor hace seguimiento el llamado de atencion solo sera para el lector.

en la pagina de simit https://consulta.simit.org.co/Simit/index.html se debera consultar si existen infractores en la empresa y hacer seguimiento al pago o acuerdo de las multas ya que ningun trabajador debera tener deudas de este tipo.Todo lo relacionado con PESV se debe enciar a Carlos Herrera del SIG ya que el es el encargado.

Todos los vehiculos utilizados para prestar el servicio a la empresa deben estar a nombre del trabajador, en caso que no se debe hacer diligenciar el documento autorizacion de pago de arriendo de vehiculo donde formara la persona que usa el vehiculo y el dueño estas dos firmas se deben autenticar y en la notaria y enviar el registro original

REGISTRO QUE SE GENERA A QUIEN SE ENTREGA

una vez ingrese Control interno contrato

Ninguno Niguno

una vez se genere Ninguno


Contrato arirendo vehiculoDocumentacion legal moto

Queda registrado en la plataforma siom

Documentacion legal motoOtro si temporal y permanente

una vez se genere Desarrollo humano

Cada 8 dias BD MOTOS Supervisores de la zona

Una vez se genere Lllamado de atencion Director de proyectos

BD INFRACTORES Carlos Herrera

Una vez se genere

Otro si al contrato de trabajo

Mensualmente se debe revisar una cantidad.Sin embargo es bueno definir con Carlos Herrera

documento autorizacion de pago de arriendo de vehiculo

En el momento se tienen en una carpeta café en el escritorio de Emmanuel, es importante definir donde reposara esta documentacion


Lectura\ADMINISTRACION\MOTOS\1 DOCUMENTOS ACTUALIZADOS MOTOS\BD CONDUCTORES Y VEHICULOS\DOCUMENTOS LEGALES MOTOSMedio fisico desarrollo humano

http://www.ingeomega.com/siomw.html

\\192.168.4.10\Lectura\ADMINISTRACION\MOTOS\1 DOCUMENTOS ACTUALIZADOS MOTOS\BD CONDUCTORES Y VEHICULOS\DOCUMENTOS LEGALES MOTOS

http://www.ingeomega.com/siomw.html

\\192.168.4.10\Lectura\ADMINISTRACION\MOTOS\1 DOCUMENTOS ACTUALIZADOS MOTOS\BD CONDUCTORES Y VEHICULOS\DOCUMENTOS LEGALES MOTOS

\\192.168.4.10\Lectura\ADMINISTRACION\MOTOS\1 DOCUMENTOS ACTUALIZADOS MOTOS\BD CONDUCTORES Y VEHICULOS//01 BD PESV

\\192.168.4.10\Lectura\ADMINISTRACION\MOTOS\1 DOCUMENTOS ACTUALIZADOS MOTOS\BD CONDUCTORES Y VEHICULOS\LLAMADOS DE ATENCIÓN POR INCUMPLIMIENTOS

\\192.168.4.10\Lectura\ADMINISTRACION\MOTOS\1 DOCUMENTOS ACTUALIZADOS MOTOS\BD INFRACCIONES

\\192.168.4.10\Lectura\ADMINISTRACION\MOTOS\1 DOCUMENTOS ACTUALIZADOS MOTOS\FORMATOS 0//autorizacion pago arriendo de vehiculo


Mensual Gestor SISO

Mensual Gestor SISO

Mensual Gestor SISO

Mensual Gestor SISO

Mensual

Gestor SISO

Informe de ausentismo

Enviar y hacer seguimiento encuesta a la interventoría de satisfacción al cliente.

Recopilar las quejas y los reclamos de las sedes del contrato.

Actualizar y hacer seguimiento a la matriz de riesgos.

Información de los accidentes del contrato

Hacer seguimiento al ausentismo del contrato.Asentar informacion en formato SIG, formato nomina, SIOM.Verificar incapacidades, recepcion de incapacidades y envio de originales a nomina. (promedio incapacidades 35 a 40 mensuales)

Recopilar planillas de residuos sólidos (19 sedes)

Recopilar facturas de agua y energía de las sedes (19 sedes).

Acciones correctivas

Hacer análisis de cada uno de los ítems quemarlos en un CD y hacer envío de estos a el SIG.

PROCEDIMIENTO

22 de cada mes

5 de cada mes

Mensualmente

Mensualmente


El 22 de cada mes se hace envio de la encuesta de satisfaccion al cliente al interventor general Jorge Bustamante.

Mensualmente los supervisores deberan recopilar las quejas y reclamos que son atendidas por ellos mismos, en la carpeta publica cada sede tiene su formato de quejas y reclamos donde mes mes asentaran aquí las mismas finalizando el mes el gestor siso ingresa a cada una de las carpetas para consolidar las quejas por mes del contrato, estas quedan en en solo archivo.

El cronograma de actividades ubicado en la siguiente ruta Lectura\ADMINISTRACION\1 SALUD OCUPACIONAL\CRONOGRAMA ACTIVIDADES\2015 en esta ruta encontrara las actividdes que se deberan ir haciendo mes a mes, para cumplir con este indicador se envian unas fichas mensuales y se recogen los registros de asistencia y se iran plasmando las fechas de jecucion en este cronograma

Para sacar la accidentalidad del mes nos basamos en la accidentalidad del mes donde colocamos la cantidad de accidentes en el mes las horas hombre trabajadas y los dias de incapacidad generados.

Las incapacidades inicialmente llegan al correo electronico en medio magnetico estas se imprimen y se asientan en el archivo \\192.168.4.10\Lectura\ADMINISTRACION\CALIDAD\INDICADORES DE GESTION\2 INDICADORES actuales\8 AUSENTISMO POR EG//AUSENTISMO AL Y EG KAREN, luego se deberan asentar en el archivo de nomina que ustiliza el ingeniero Alexander que se encuentra ubicado en la siguiente ruta \\192.168.4.10\Lectura\ADMINISTRACION\NOMINA PERSONAL\NOMINAS 2015 se colocan todas las nosvedades en el archivo que corresponda indicando si es AL o EG dias de incapacidad luego se colocan estas mismas novedades en el SIOM

SIG

SIG

Registros de asistencia SIG

SIG


A QUIEN SE ENTREGA


encuentra de satisfaccion al cliente \\192.168.4.10\Lectura\ADMINISTRACION\CALIDAD\INDICADORES DE GESTION\2 INDICADORES actuales\1 INDICE DE SATISFACCION AL CLIENTE

Formato quejas y reclamos \\192.168.4.10\Lectura\ADMINISTRACION\CALIDAD\INDICADORES DE GESTION\2 INDICADORES actuales\2 ATENCION OPORTUNA DE QUEJAS

\\192.168.4.10\Lectura\ADMINISTRACION\CALIDAD\INDICADORES DE GESTION\2 INDICADORES actuales\5 IDENTIFICACION RIESGOS PELIGROS

Indicadores de accidentalidad

\\192.168.4.10\Lectura\ADMINISTRACION\CALIDAD\INDICADORES DE GESTION\2 INDICADORES actuales\6 TASA ACCIDENTES LEVES

actividades siso

Documents