UNIDAD 4 PARTE 2 DICCIONARIO DE DATOS

Presentado por:

DIANA MARCELA SUPELANO BERMUDEZ

Profesor: ANDRY JOHAN MORENO GARZÓN

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN BOGOTÁ

2016

INTRODUCCIÓN

La actividad planteada por la asignatura para analizar y diseñar un sistema de información,

es el manejo del Diccionario de datos.

Un diccionario de datos es un conjunto de metadatos que contiene las características

lógicas y puntuales de los datos que se van a utilizar en el sistema que se programa,

incluyendo nombre, descripción, alias, contenido y organización. Es un catálogo, un

depósito, de los elementos en un sistema.

1. Seleccione un área de trabajo, puede ser de la empresa o institución donde labora

o alguna donde tenga fácil acceso a la información, utilice técnicas de las vistas

en la Unidad II como las entrevistas y/o cuestionarios para identificar el sistema

de información existente, y realice cada uno de los siguientes puntos:

a. Identifique los procesos que se realizan en el área (flujo de información).

Área Administrativa

Radicación y Distribución de la correspondencia de la compañía (tramitadores,

empresa de mensajería y radicación ventanilla única)

b. Identifique cual es la finalidad de cada una de las actividades.

La finalidad de las actividades es distribuir correctamente la correspondencia

interna y externa de la compañía, para tener un control de los documentos que

ingresan y salen.

c. Qué pasos se siguen para llevarla a cabo.

TRÁMITE POR TRAMITADOR

Registrar en el módulo SGD el trámite.

Llevar los documentos al área de trámites.

El tramitador diligencia la planilla de trámites.

Impresión del stiker de correspondencia

Organizar la correspondencia de acuerdo a las zonas estipuladas en la

compañía.

Realizar los trámites.

Diligenciar el descargue del trámite en el módulo de SGD.

TRÁMITE POR EMPRESA DE MENSAJERA

Registrar en el módulo SGD el trámite.

Llevar los documentos a la recepción de la compañía

Diligenciar el talonario de envió.

Recepcionista llama a la empresa para la recolección de los tramites

Realizan el trámite.

Reciben la confirmación del trámite.

DISTRIBUCIÓN CORRESPONDENCIA (Radicada en la ventanilla Única)

Radicar en el módulo SGD el trámite.

Impresión del stiker de radicación.

Clasificar por dependencia.

Entregar correspondencia a cada funcionario.

Hacer firmar la planilla de recibido.

d. Donde se realizan estos pasos.

En el módulo de Gestión documental SGD de la compañía

e. Cuanto tiempo tardan en efectuarlos.

De acuerdo a las necesidades del trámite se tienen tiempos estipulados en urgentes

y no urgentes. Como de una hora y máximo de un día para otro.

Para la entrega de la correspondencia radicada en la ventanilla única, se realizan

en 4 recorridos:

a. 8:30 am

b. 11:30 am

c. 2:00 pm

d. 4:00 pm

f. Con qué frecuencia la realizan.

Es una labor que se realiza de lunes a viernes de 8:00 a 6:00 de la tarde con 3

tramitadores, una empresa de mensajería para trámites fuera de Bogotá y 1

persona por semana del centro de información para la distribución de la

correspondencia radicada en la ventana única.

g. Quienes emplean, donde se realizan estos pasos (información).

La utilizan todos los funcionarios de la empresa que soliciten el trámite y se realizan

en la compañía.

h. Identifique la utilidad y beneficio del sistema de información existente, así como

los posibles fallos encontrados y sus posibles soluciones.

La utilidad y el beneficio de sistema de información es unificar e implementar un

mejor control de la correspondencia de la compañía, para que esta se distribuya a

la persona que le corresponde el trámite y tengamos la certeza que esta fue

realizada.

Las posibles fallas es la no aceptación de algunos funcionarios a utilizar esta

herramienta que es un beneficio tanto para quien solicita el trámite como para quien

los va a distribuir.

La solución ante esta negación fue no realizar el trámite si no se encontraba

radicado en el SGD.

i. Especifique qué técnica se utilizó y adjunte soportes.

Encuesta

1. ¿cree que el tiempo en el que se demoran en realizar los trámites es la

adecuada de sus necesidades?

a. Si

b. No

2. ¿cada cuando usted utiliza el servicio de tramitadores?

a. Todos los días

b. Día intermedio

c. Una vez a la semana

d. Una vez al mes

e. nunca

3. ¿Cada cuánto usted utiliza el servicio de mensajera externa?

a. Todos los días

b. Día intermedio

c. Una vez a la semana

d. Una vez al mes

e. nunca

4. ¿Alguna vez un trámite radicado no fue ejecutado?

a. Si

b. No

5. ¿cree que con este método de radicación de trámites se controla mejor la

documentación?

a. Si

b. No

Total de encuestados 20 usuarios

2. Elabore el Diagrama de Flujo de Datos que describa uno de los procedimientos

realizados en el área de trabajo de la empresa.

3. Realice un diccionario de datos basándose en el Diagrama de Flujo de Datos

realizado en el punto anterior, en el diccionario de datos se debe identificar:

a. Descripción de flujo de datos (Describir uno).

Nombre del flujo de datos: Distribución de la correspondencia externa de la

compañía AR CONSTRUCCIONES.

Descripción: se recibe la correspondencia externas que va dirigida algún

funcionario de la compañía, esta se debe radicar en el módulo de Sistemas de

Gestión Documental (SGD) y distribuir de acuerdo al procedimiento de la compañía.

b. Descripción de estructuras de datos (Describir uno).

Tipo de Correspondencia

Contacto

Ciudad

Asunto

Destinario

fecha

c. Descripción de elementos de datos (Describir uno).

a. Tipo de Correspondencia: Se registra para correspondencia Recibida, la

cuales es recibida de la ventanilla única de correspondencia ubicada en el

primer piso de la torre.

b. Contacto: se debe diligenciar el nombre de la persona que está enviando la

correspondencia o la empresa.

c. Ciudad: de donde viene dirigida la correspondencia.

d. Asunto: se especifica cual es la correspondencia que se va a entregar

(cartas, manuales, planos, sobres, contratos. Etc.)

e. Destinario: la persona de la empresa a la cual viene direccionada la

correspondencia

f. Fecha: fecha de recibida de la correspondencia.

d. Descripción de almacenes de datos (Describir uno).

Almacén de datos: Modulo SGD (Radicación correspondencia)

Descripción: se debe registrar los datos de la correspondencia para que llegue a su

destinario

Flujo de datos Recibido: La radicación de la correspondencia cumple con el

siguiente flujo llega al destinario como una actividad pendiente del módulo SGD, el

cual debe dar el recibió de esta actividad al momento de recibir el físico o el digital

de la correspondencia.

Volumen: aproximadamente 200 por día.

e. Descripción de procesos (Describir uno).

Proceso: Radicación de la correspondencia que llega por la venta única de

correspondencia.

Descripción: realizar el proceso para tener el control de la correspondencia que

ingresa a la compañía.

Entrada: módulo SGD y el radicado (contacto, asunto y destinatario)

Salida: Actividad pendiente a cada uno de los usuarios a el cual se le radico la

correspondencia.

Resumen de Lógica: Se recibe por medio de la planilla que realizan los que radican

en la ventanilla única de correspondencia se firma como recibido y nos dejan una

copia para realizar la distribución interna. La correspondencia se clasifica por

dependencia y se radica en el módulo de Gestión Documental (SGD) y se distribuye

en cuatro recorridos.