ACTA No 001

CAPACITACIÓN INVENTARIOS

En la ciudad de Bogotá siendo las once de la mañana del día Dos de Abril de Dos mil catorce , se reúnen en las Oficinas Administrativas de la Empresa CHOCOALICOL S.A.S, sus empleados y la Gerente General ANDREA CARDENAS.

Los participantes son:

Gerente de Operaciones Rene Morales

Jefe de Planta Christian Castro

Asistente Administrativa Nivis Tunjacipa

Auxiliar Administrativa Elizabeth Suarez

1. Temas a Tratar 1.1 Sensibilización y Reflexión: Importancia del trabajo en Equipo y bases para efectuar los

trabajos: AMOR Y VERDAD.1.2 Organización del Proceso de Inventarios.1.3 Tareas y Responsables

2. Desarrollo de los Temas2.1. Basados en la Reflexión que hizo la Gerente General Andrea Cárdenas se concluye:

El amor es importante porque es la herramienta para: Saber escuchar con empatía Servir a los demás antes que nos sirvan Entender antes ser entendidos

La verdad es importante porque garantiza Tener información confiable Ser oportunos Ser veraces

2.2. Se definió lo siguiente:

Se hizo una lluvia de ideas sobre cuáles son los movimientos de inventario que afectan la calidad del dato: Compras Devoluciones en ventas Producción Autoconsumos: el café y chocolate que consume el personal CHOCOALICOL S.A.S Muestras

Que se entregan a los Laboratorios Que se entregan a los Comerciales

Degustación que se da a nuestro consumidor final Mermas Averías Cambios mano a mano Transformación

Se concluye que en estos momentos lo más crítico para CHOCOALICOL S.A.S esta en Devoluciones y Cambios.

Unificar y complementar el formato que existe de devoluciones con todos las posibles causas y destinos para poder digitar a diario la información.

Se definió que:2.2.1. El inventario de CHOCOALICOL S.A.S será los 30 de cada mes, iniciando con: Toma física aleatoria Toma física mensual

2.2.2. Para la toma física del mes se sugirió llevar a cabo lo siguiente:

Definir horario Corte de documentos ½ día Organización de la bodega debe estar Limpia y Ordenada Utilizar el formato nuevo de toma Física Ingresar al Sistema diariamente todos los movimientos del Inventario Realizar la toma física el día y hora programada al finalizar las labores de producción Ingresar al Sistema el inventario físico Imprimir del sistema los datos ingresados VS. Datos del sistema Revisar físicamente las diferencias Hacer el informe final

2.3. Tareas y Responsables

TAREA RESPONSABLE FECHA

1 Programar capacitación Inventarios con SIESA

Roció Padilla 11 de Abril

2 Definir Formato de DevolucionesChristian Castro Rene Morales

15 de Abril 2014

3Divulgar a los Vendedores por memorando el manejo de las Devoluciones y Cambios

Roció Padilla 04 de Abril de 2014

4 Crear Bodega de Cambios en SIESA Nivis Tunjacipa 2 de Abril de 2014

5 Digitar en Sistema los Movimientos Inventario

Christian Castro

A diario

6 Entregar el Listado del Inventario Roció Padilla 15 de Abril 2014

7 realizar Programación Anual de Toma física Mensual Rene Morales 15 de Abril 2014

8 Realizar Toma Física del Inventario. Bodega Café

Rene Morales según Programación

9 Realizar Toma Física del Inventario Bodega Chocolate

Christian Castro

según Programación

10

Realizar Inventario Aleatorio a las Bodegas

Roció Padilla

según Programación

enviada Previamente por

correo

11

Realizar 2do conteo o Ítems desajustados al siguiente día de la toma Física mensual y antes de iniciar actividades con su correspondiente informe

Roció Padilla Rene Morales

Primer día Hábil de cada Mes

Siendo las Dos y media horas se da por finalizada la Reunión.