acta con motivo de la destrucción de archivos obsoletos de

Universidad Veracruzana

Secretaria de Administración y Finanzas Dirección de Recursos Materiales

Edificio “B” de Rectoría,

4to piso

Lomas del Estadio s/n Zona Universitaria

C.P. 91000

Xalapa, Veracruz México

Teléfono: (228) 8 42 17 28

Conmutador:

(228) 8 42 17 00 Ext. 11728

Fax: (228)1 41 10 50

(228) 842 17 00

Ext. 11761

Acta con motivo de la destrucción de archivos obsoletos de información

administrativa derivada de Licitaciones Públicas, Invitación a cuando menos tres

personas, minutarios de órdenes de compra, sesiones de Comité, y correspondencia

diversa de los ejercicios 2006 y 2007 que se encontraban en custodia de la

Dirección de Recursos Materiales.

En la ciudad de Xalapa, Veracruz, siendo las doce horas del día veintidós de febrero de

dos mil trece, en las instalaciones que ocupa el Centro de Investigación en Documentación

sobre la Universidad (CIDU), ubicado en la calle Azueta, número 182, colonia centro,

código postal 91000, con número telefónico (228) 8-14-35-60, se procede a levantar la

presente acta administrativa.-----------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------Motivo---------------------------------------------------------

Hacer constar la baja y destrucción de la documentación administrativa obsoleta del

archivo que tenía en resguardo la Dirección de Recursos Materiales, derivada de

Licitaciones Públicas, Invitación a cuando menos tres personas, minutarios de órdenes de

compra, correspondencia diversa y sesiones de Comité correspondientes a los ejercicios

2006 y 2007.--------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------Fundamentación---------------------------------------------

Artículo 92 del Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información de la Universidad

Veracruzana.--------------------------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------Cumplimiento------------------------------------------------

Fue publicado, en las páginas electrónicas de: La Coordinación Universitaria de

Transparencia y Acceso a la Información; Aviso importante, en el área de noticias, de la

página principal de la Universidad Veracruzana; Universo, el Periódico de los

Universitarios, así como en el periódico Diario de Xalapa, página 11ª General, que el día

25 de enero de 2013 se llevaría a efecto la destrucción de archivo referente a los ejercicios

2006 y 2007 de la Dirección de Recursos Materiales, dando plazo ---------------------------------

----------------------------------------------------pasa a la página dos------------------------------------------




4to piso


C.P. 91000


Teléfono: (228) 8 42 17 28

Conmutador:

(228) 8 42 17 00 Ext. 11728

Fax: (228)1 41 10 50

(228) 842 17 00

Ext. 11761

---------------------------------------------------------página dos--------------------------------------------------

para la consulta de dicha información, desde el día de la publicación, 21 de enero de 2013,

hasta un día antes de su destrucción, 25 de enero de 2013; así mismo, que cualquier

solicitud debería ser remitida a la Dirección de Recursos Materiales al correo electrónico

lealvarezv.mx (Anexo 1)-----------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------Participantes---------------------------------------------------

Intervienen en el presente acto, por parte de la Universidad Veracruzana: La Lic. Alejandra

García Beltrán, Secretaria Técnica de la Coordinación Universitaria de Transparencia,

Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (CUTAI); la Lic. María Elena

García Díaz, Directora del Centro de Investigación en Documentación sobre la Universidad

(CIDU) así como el L.C. Jorge Alberto Gómez Cabañas, personal administrativo adscrito a

la Dirección; la Lic. Yolanda Bocarando Martínez, Directora de Recursos Materiales (DRM)

y la C.P. Adriana Alicia Bravo Contreras, Responsable del Área de Control y Seguimiento,

comisionada para la logística de destrucción de la documentación y el C. José Ignacio

Galindo Delfín, Auditor adscrito a la Contraloría General (CG). --------------------------------------

----------------------------------------------------Antecedentes--------------------------------------------------

Con fecha 17 de enero de 2013 fue enviado el oficio DRM/0046/2013, signado por la

Directora de Recursos Materiales y dirigido a la Contralora General, mediante el cual

solicitaba un representante de la Contraloría para llevar a efecto la destrucción de archivo

obsoleto correspondiente a los ejercicios 2006 y 2007, por lo cual se comisionó al C. José

Ignacio Galindo Delfín mediante Of. No. CG 0042/2013 (Anexo 2). Por lo mencionado y

atendiendo la solicitud, durante los días 16 Y 17 de enero del año en curso, el auditor

designado se trasladó en compañía de la comisionada para la logística de destrucción de

la documentación de la (DRM) y con el L.C. adscrito a la Dirección del (CIDU), a la bodega

ubicada en la calle Río Nautla No. 16, colonia Cuauhtémoc, código postal 91069, en esta

ciudad, la cual es utilizada por la Dirección de Recursos Materiales para resguardar y

archivar documentación diversa, donde fueron mostradas 54 (cincuenta y cuatro) cajas de

cartón, conteniendo documentos obsoletos derivados de órdenes de compra, ------------------

----------------------------------------------------pasa a la página tres------------------------------------------




4to piso


C.P. 91000


Teléfono: (228) 8 42 17 28

Conmutador:

(228) 8 42 17 00 Ext. 11728

Fax: (228)1 41 10 50

(228) 842 17 00

Ext. 11761

----------------------------------------------------página tres-------------------------------------------------------

correspondencia diversa y actas de sesiones de Comité, así como, 896 (ochocientos

noventa y seis ) tomos, conocidos comúnmente como recopiladores, -----------------------------

conteniendo documentación obsoleta correspondiente a Licitaciones Públicas, Invitación a

cuando menos tres personas, minutarios de órdenes de compra y sesiones de Comité,

haciendo mención que toda la documentación correspondía a los ejercicios 2006 y 2007 y

observando que se encontraban debidamente clasificada e identificada (Anexo 3).------------

----------------------------------------------------------Diligencias------------------------------------------------

El 25 de enero de 2013, la documentación mencionada fue trasladada al domicilio de la

Empresa Recicladora de papel International Paper, Empaques Industriales de México, S.A.

de C.V., ubicada en la calle Tren, sin número, colonia Ferrocarrilera, en esta ciudad, para

su destrucción y reciclaje. Dicha entrega fue presenciada por el L.C. adscrito al CIDU, por

la Secretaria Técnica de CUTAI, por la Responsable del Área de Control y Seguimiento de

la DRM y por el Auditor, a la vez la Empresa hizo entrega del ticket de peso No. 73030 por

la cantidad de 1,340 kgs. y el No. 73034 por la cantidad de 1,300 kgs., dando un total de

2,640 kgs, pagando la cantidad de $1.00 (un peso 00/100 m.n.) por kilogramo, lo cual da

un total de $2,610.00 (dos mil seiscientos diez pesos 00/100 m.n.), cantidad depositada a

la cuenta de la Universidad Veracruzana por concepto de Ingresos Varios, amparada con

el Recibo de Ingreso O 424682 (Anexo 4). Una vez descargada la documentación, se

entregó en resguardo de la Empresa, la cual está representada por el Gerente de

Operaciones, C.P. Raymundo Hernández Prado, quien manifestó que la documentación

para destrucción y reciclaje se terminaría aproximadamente el día 15 de febrero de 2013,

ya que había que clasificarla y prepararla para compactación y reciclaje (separarla por

color, quitar grapas, broches, etc.).---------------------------------------------------------------------------

El día 16 de febrero de 2013 concluyó el proceso de clasificación y compactación de la

documentación referida, por lo cual el Gerente de Operaciones emitió el Certificado de

Destrucción con código UV1301 a favor de la Universidad Veracruzana (Dirección de

Recursos Materiales), (Anexo 5).------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------Resultados---------------------------------------------

------------------------------------------------------pasa a la página cuatro------------------------------------




4to piso


C.P. 91000


Teléfono: (228) 8 42 17 28

Conmutador:

(228) 8 42 17 00 Ext. 11728

Fax: (228)1 41 10 50

(228) 842 17 00

Ext. 11761

----------------------------------------------------página cuatro---------------------------------------------------

Primero.- Se dio cumplimiento a la normatividad establecida.-----------------------------------------

Segundo.- Fue ingresada a la Universidad Veracruzana la cantidad de $2,610.00 -------------

(dos mil -seiscientos diez pesos 00/100 m.n.), pagada por la Empresa Recicladora.-----------

Tercero.- Fue destruida para su reciclaje la documentación que se menciona en el Anexo 3

de la presente acta.-----------------------------------------------------------------------------------------------

Cuarto.- Se anexa reporte fotográfico de los principales acontecimientos del evento.----------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------Cierre---------------------------------------------------------

No habiendo más que hacer constar, se da por concluida la presente acta, a las catorce

treinta horas del día de su inicio, firmando para constancia y conformidad al margen y al

calce los que en ella intervinieron.----------------------------------------------------------------------------

Por el Centro de Investigación en Documentación sobre la Universidad (CIDU)

Lic. María Elena García Díaz L.C. Jorge Alberto Gómez Cabañas

Por la Coordinación de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de

Datos Personales

Lic. Alejandra García Beltrán

Por la Dirección de Recursos Materiales

Lic. Yolanda Bocarando Martínez C.P. Adriana Alicia Bravo Contreras

Por la Contraloría General

C. José Ignacio Galindo Delfín


Dirección de Recursos Materiales

Hoja 1/3 Relación de expedientes de Archivo Muerto correspondiente al ejercicio fiscal 2006 Licitaciones Públicas:

LPI-29015001-001-2006 103 Tomos

LPN-29015001-002-2006 37 Tomos

LPN-29015001-003-2006 13 Tomos

LPI-29015001-004-2006 21 Tomos

LPN-29015001-005-2006 13 Tomos

LPN-29015001-006-2006 21 Tomos

LPI-29015001-007-2006 47 Tomos

LPI-29015001-008-2006 50 Tomos

Total 305 Tomos

Invitación a cuando menos Tres Personas

23 Cajas de cartón Ordenes de Compra

3 Cajas de cartón Correspondencia Diversa

2 Cajas de cartón Sesiones de Comité

Total cajas 28

Resumen ejercicio 2006

Total de Cajas de cartón 28

Total de Tomos 460

ITP-001 4 Tomos ITP-023 5 Tomos

ITP-002 5 Tomos ITP-024 1 Tomo



ITP-005 1 Tomo ITP-027 2 Tomos



ITP-008 1 Tomo ITP-030 1 Tomo




IPT-012 2 Tomos ITP-034 1 Tomo




ITP-016 1 Tomo ITP-038 1 Tomo




ITP-020 4 Tomos Total 155 Tomos

ITP-021 5 Tomos

ITP-022 1 Tomo



Hoja 2/3

Relación de expedientes de Archivo Muerto correspondiente al ejercicio fiscal 2007 Licitaciones Públicas:

LPN-29015001-001-2007 23 Tomos

LPI-29015001-002-2007 40 Tomos

LPI-29015001-003-2007 84 Tomos

LPI-29015001-004-2007 27 Tomos

LPI-29015001-005-2007 30 Tomos

LPI-29015001-006-2007 18 Tomos

Total 222 Tomos

Invitación a cuando menos Tres Personas

15 Cajas de cartón Ordenes de Compra

11 Cajas de cartón Correspondencia Diversa

26 Tomos Minutarios de Ordenes de Compra

13 Tomos Sesiones de Comité

Resumen ejercicio 2007

Total de Cajas 26

Total de Tomos 436












IPT-012 4 Tomos ITP-032 7 Tomos






ITP-018 No utilizado ITP-038 7 Tomos



Total 175 Tomos



Hoja 3/3

Resumen ejercicios 2006 y 2007

Tomos

Nombre de expedientes en Tomos

Ejercicio Total 2006 2007

Licitaciones Públicas 305 222 527

Invitación a cuando menos tres personas 155 175 330

Minutarios de órdenes de compra 0 26 26

Sesiones de comité 0 13 13

Total 460 436 896

Cajas

Nombre de expedientes en cajas

Ejercicio Total 2006 2007

Órdenes de compra 23 15 38

Correspondencia diversa 3 11 14

Sesiones de comité 2 0 2

Total 28 26 54


Contraloría General

Hoja 6 de 6

Comentario: Diferente material para destrucción

Dirección de Control y Evaluación

Reporte Fotográfico

Fecha del evento: 25 de enero de 2013

Descripción de fotografía: Pruebas selectivas del material depositado en la Empresa Recicladora

Junta de Gobierno



Hoja 5 de 6





Descripción de fotografía: Colocación de sello oficial para el transporte del material

Junta de Gobierno



Hoja 4 de 6





Descripción de fotografía: Supervisión y verificación de material al momento del transporte a la Empresa Recicladora

Junta de Gobierno



Hoja 3 de 6




Fecha del evento: 16 y 17 de enero de 2013

Descripción de fotografía: Supervisión y verificación de material, en bodega, conciliado con el listado presentado por la DRM

Junta de Gobierno



Hoja 2 de 6





Descripción de fotografía: Material debidamente identificado

Junta de Gobierno







Descripción de fotografía: Material ubicado en la bodega de Recursos Materiales

Hoja 1 de 6

Junta de Gobierno

acta con motivo de la destrucción de archivos obsoletos de

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