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de 39 Aclaración sobre consultas de los términos de referencia para la administración del Patrimonio Autónomo de CHEC S.A. ESP

ACLARACIÓN SOBRE CONSULTAS DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA

CONTRATACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE UN PATRIMONIO AUTÓNOMO FORMADO CON LOS RECURSOS DESTINADOS POR CHEC PARA EL PAGO DE LAS

MESADAS PENSIONALES DE SUS JUBILADOS Con toda atención, nos permitimos dar respuesta a las inquietudes relacionadas con de los términos de referencia del proceso contractual en mención en el mismo orden que se realizan las preguntas por cada oferente y en el mismo orden de llegada: PREGUNTAS REALIZADAS POR PORVENIR S.A.

RESPUESTA: El numeral se refiere al procedimiento para resolver las inhabilidades e incompatibilidades consagradas en la ley 80. La observación fue aclarada en mayor detalle en Reunión del miércoles 09 de Marzo de 2016. El numeral no requiere modificación y queda igual: 1.5.4. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO El marco legal de la presente solicitud de ofertas y del contrato que se derive de ésta, será el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142 y 143 de 1994 y Ley 689 de 2001 y por lo tanto, el Manual de Contratación de CHEC y demás normas y reglamentación interna vigente al momento de aceptar la oferta o celebrar el contrato; el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 155 de 1959 en lo que respecta a conflictos de intereses; para inhabilidades e incompatibilidades las Leyes 142 de 1994 y 617 de 2000 y de manera especial, las causales y soluciones consagradas en la Ley 80 de 1993, artículos 8° y 9° o las normas que las modifiquen o complementen, así como las consagradas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas generales y que en materia de servicios públicos se establezcan. En todo y cualquier caso, cuando sobrevenga un evento que pueda dar lugar a conflictos de intereses deberá aplicarse la regla según la cual debe privilegiarse el mejor interés de CHEC. El contratista se obliga a acatar todas las disposiciones legales existentes y vigentes en materia sobre derechos de autor, confidencialidad de la información y Seguridad informática que sean aplicables conforme el objeto y alcance del contrato.


RESPUESTA: Este numeral fue modificado mediante adenda No. 1 del 10 de marzo de 2016, numeral 6, quedando así: 1.8.5. PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Los oferentes declaran que tanto los recursos que serán utilizados en la ejecución de las actividades que comprenderán el objeto de esta contratación, así como sus ingresos, provienen de actividades y fuentes lícitas y se comprometen a no utilizar a CHEC ni al contrato como vehículo para dar apariencia de legalidad a recursos obtenidos en actividades ilícitas. El oferente o contratista se obliga a reportar a CHEC la inclusión de su nombre, razón o denominación social, el de los empleados asignados al desarrollo del objeto del contrato, el de sus asociados, sus administradores o cualquier aportante de recursos bajo cualquier título, en listas de riesgo delictivo administradas por Naciones, Organizaciones o entidades nacionales o internacionales. El contratista se obliga a entregar a CHEC la información veraz y verificable que esta última les exija para dar cumplimiento a la normatividad relacionada con la prevención y control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como a actualizar los datos suministrados mínimo una vez al año. De la misma forma, el oferente o contratista deberá informar a CHEC del inicio de cualquier proceso penal con incidencia en Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, sin importar si se encuentra en etapa de investigación o juicio, que lleve a cabo la autoridad competente en donde sea parte del proceso, así como cualquier citación que le realice dicha autoridad para que comparezca dentro de una investigación o proceso penal de la mencionada naturaleza, sin importar en la calidad que sea citado. CHEC se abstendrá de celebrar el contrato cuando el oferente, sus accionistas, asociados o socios, sus representantes legales o miembros de Junta Directiva, estén reportados en alguna de las listas asociadas al Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo LA/FT, o cuando se encuentren en el “Listado de firmas y personas naturales inhabilitadas por el Banco Mundial” por haber transgredido las disposiciones sobre fraude y corrupción o en la “Lista de empresas y personas sancionadas por el Grupo BID (Banco Interamericano de Desarrollo)” para lo cual se harán las consultas que en tal sentido correspondan.


CHEC declara que dentro del proceso de contratación ha actuado con buena fe exenta de culpa, que cumplió con las obligaciones establecidas en la normatividad que le aplica relacionada con la prevención y control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como con los procedimientos internos establecidos en esta materia. En consecuencia, CHEC en la suscripción del contrato obra con la máxima diligencia establecida en la normatividad aplicable y sus procedimientos internos relacionados con esta materia. Las partes acuerdan que CHEC podrá dar por terminado el contrato en forma anticipada, cuando se presente una o varias de las situaciones que a continuación se estipulan, sin que por este hecho esté obligada a indemnizar algún tipo de perjuicio al contratista: 1. Cuando el contratista no diere cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con la prevención y control al lavado de activos y el financiamiento del terrorismo que le sean aplicables. 2. Cuando el contratista o algunos de sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, sus representantes legales, revisores fiscales, auditores externos y sus miembros de la Junta Directiva, figuren en las listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas), en las listas de la OFAC Banco Mundial, Grupo BID – Banco Interamericano de Desarrollo – o en las listas nacionales o internacionales. 3. Cuando exista en contra del contratista o de sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, de sus representantes legales, revisores fiscales, auditores externos y sus miembros de la Junta Directiva, sentencia judicial en firme que los condene por la comisión de delitos dolosos o se encuentren vinculados a investigaciones o procesos penales por delitos dolosos, o exista información pública con respecto a tales personas que pueda poner a CHEC frente a un riesgo legal o reputacional. 4. Cuando se presenten elementos que puedan representar para CHEC riesgos reputacionales, legales, operativos o de contagio relacionados con el lavado de activos o la financiación del terrorismo. 5. Cuando se presenten elementos que conlleven dudas fundadas sobre la legalidad de las operaciones del contratista, la licitud de sus recursos o que el contratista ha efectuado transacciones u operaciones destinadas a dichas actividades o a favor de personas relacionadas con las mismas. 6. Cuando se presenten yerros, inconsistencias, discrepancias o falsedades en la documentación e información aportada por el contratista en la ejecución del contrato. 7. Cuando el contratista, sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, o sus representantes legales y miembros de Junta Directiva, se encuentren en el “Listado de firmas y personas naturales inhabilitadas por el Banco Mundial” por haber transgredido las disposiciones sobre fraude y corrupción o en la “Lista de empresas y personas sancionadas por el Grupo BID (Banco Interamericano de Desarrollo)” por haberse determinado que estuvieron involucradas en prácticas fraudulentas, corruptas, colusoriacas, coercitivas u obstructivas en violación de las políticas anticorrupción del Grupo BID.


8. Cuando cualquier activo objeto del contrato sea objeto de una medida de extinción de dominio y sobre el cual la Dirección Nacional de Estupefacientes o la entidad que haga sus veces no tenga el control o no le haya sido nombrado un depositario directo.

RESPUESTA: Este numeral fue modificado mediante adenda No. 1 de 10 de marzo de 2016, numeral 6, Ver contenido en numeral anterior de este documento.

RESPUESTA: Este numeral fue eliminado de los términos de referencia mediante adenda No. 1 de 10 de marzo de 2016, numeral 4.

RESPUESTA: La negociación directa está contemplada en el manual de contratación de CHEC y del Grupo EPM; la cual se estableció teniendo presente las variables y riesgos pertinentes. Ésta se refiere a una etapa de negociación previa a la aceptación de la oferta. El numeral no requiere modificación y queda igual: 1.9.6.1. NEGOCIACIÓN DIRECTA Se podrá adelantar una negociación directa cuando exista una o más ofertas elegibles y se considere que se pueden obtener condiciones más favorables de carácter técnico, comercial, económico o de cualquier otra índole. Se podrá realizar negociación directa con todos los proponentes elegibles. El equipo evaluador se reunirá con los proponentes llamados a esta etapa, con el fin de que CHEC y los proponentes


conozcan en detalle los elementos de la oferta sobre los cuales se llevará a cabo la negociación y sobre los que se pretende obtener una mejora técnica, comercial, económica o de cualquier otra índole. El negociador podrá aclarar inquietudes y listar los elementos que no han sido solicitados y que afecten el valor económico. Una vez surtida esta etapa, se solicitará que se presente una nueva oferta con las condiciones objeto de negociación, dentro del término que para tal fin se fije, vencido el cual se procederá a la evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos. Durante la etapa de negociación ningún proponente podrá retirar su oferta. Si el proponente guarda silencio o las respuestas no satisfacen las expectativas de CHEC, se evaluará la conveniencia de aceptar la oferta en su forma original y en caso de no considerarla conveniente se dejará constancia por escrito de los motivos que así lo indican.

RESPUESTA: Todos los recursos requeridos por CHEC deben estar relacionados con el objeto contractual, tal como se relaciona en el encabezado del numeral 2.2. La observación fue aclarada en mayor detalle en Reunión del miércoles 09 de Marzo de 2016. El numeral no requiere modificación, queda igual:

2.2. OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA.

Serán obligaciones del contratista las siguientes, sin perjuicio de las que se requieran para el cumplimiento a satisfacción del objeto contractual: … d) Disponer de los recursos que CHEC requiera para atender las obligaciones causadas e informadas por la empresa.

RESPUESTA: Los literales relacionados pueden ser objeto de acuerdo entre las partes, una vez el contrato esté en ejecución. La observación fue aclarada en mayor detalle en


Reunión del miércoles 09 de Marzo de 2016. El literal no requiere modificación, queda igual: 2.2. OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA.

… h) Tener una infraestructura de equipos, sistemas de información y personal idóneo que garanticen la efectividad y calidad de los procesos operativos y administrativos para el cumplimiento del objeto del contrato. CHEC se reserva la facultad de verificar su cumplimiento mediante visitas a las instalaciones del contratista. El contratista deberá revisar, ajustar y/o actualizar los requisitos aquí previstos, para garantizar siempre la adecuada ejecución del contrato.

RESPUESTA: La administración y manejo del portafolio del patrimonio autónomo se encuentra a cargo del contratista. El cálculo actuarial, liquidación y pagos a los pensionados se encuentra a cargo de CHEC, y en esa medida, según corresponda, serán atendidos por cada una de las partes. La observación fue aclarada con un mayor detalle en Reunión del miércoles 09 de Marzo de 2016. El literal no requiere modificación, queda igual: 2.2. OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA.

… p) Atender los requerimientos de tipo judicial y extrajudicial, que surjan con relación a la atención de información derivada de las obligaciones propias del patrimonio autónomo que se constituirá de acuerdo con los presentes términos de referencia. Los gastos en que se incurra para la defensa de eventuales procesos judiciales laborales surgidos con ocasión de las obligaciones a cargo del patrimonio, serán con cargo a los recursos del mismo. En todo caso, si llegaren a surgir


requerimientos judiciales o extrajudiciales derivados de la responsabilidad contractual del contratista, aquél asumirá los costos con cargo a la comisión.

RESPUESTA: Si se diere la retención de pagos debe ser informada por el interventor del contrato por parte de CHEC, debe tener la justificación respectiva y se refiere a lo mencionado en el numeral. La observación fue aclarada con mayor detalle en Reunión del miércoles 09 de Marzo de 2016. El numeral continúa igual: 1.10.9. RETENCIÓN DE PAGOS CHEC podrá retener todo o parte de cualquier pago en cuanto sea necesario, para protegerse de pérdidas debidas a la entrega de bienes o servicios defectuosos o incompletos o provenientes de cualquier otro tipo de irregularidades detectadas en los mismos, o para cubrir el valor de los perjuicios que cause el contratista a CHEC por no haber efectuado las correcciones o modificaciones solicitadas por éstas o para cubrir el pago de multas, reclamos, pleitos o acciones legales iniciadas contra la entidad por causas imputables al contratista. Cuando desaparezcan las causas que originaron la retención se efectuará los pagos de los valores retenidos sin que haya lugar a indexación alguna.

RESPUESTA: Si se diere una subcontratación, o una cesión, donde se entregue la administración del patrimonio autónomo a una entidad diferente con la que CHEC firmó el contrato, está acción debe ser aprobada por CHEC. La observación fue aclarada con mayor detalle en Reunión del miércoles 09 de Marzo de 2016. El numeral continúa igual: 1.13. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN El contratista no podrá ceder el contrato en todo o en parte, ni subcontratar su cumplimiento o ejecución, sin previa y expresa autorización por escrito del Representante Legal de CHEC o su delegado para tal fin.


Esta autorización deberá solicitarse por escrito, con la indicación del cesionario o subcontratista y la antelación necesaria para que no se produzcan retrasos en caso de que no se acepte. CHEC verificará que el cesionario cumpla con las calidades exigidas al cedente.

PREGUNTAS REALIZADAS POR FIDUPERVISORA Respuestas al oficio con radicado No. 20160110233461 1. Numeral 1.2. Alcance del Contrato. Párrafo 1. El patrimonio autónomo se

constituirá para el pago mensual de las mesadas pensionales de los jubilados de CHEC. Para la constitución de este patrimonio CHEC cuenta con el cálculo actuarial aprobado, el cual es actualizado anualmente ante la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, con base en el estudio de las jubilaciones realizado de acuerdo con las normas, la metodología y el procedimiento legal. Entendemos que el estudio y actualización anual del cálculo actuarial será responsabilidad de la CHEC. Favor confirmar. RESPUESTA: Es correcta su apreciación. El estudio y actualización anual del cálculo actuarial mencionados en el párrafo uno del numeral, será responsabilidad de CHEC. La observación fue aclarada en Reunión del miércoles 09 de Marzo de 2016.

2. Numeral 1.3.3. Calificación de la sociedad. Sobre el particular, respetuosamente solicitamos incluir la calificación en administración de portafolios, otorgada por la sociedad calificadora Value & Risk entidad legalmente establecida en el país y aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia. RESPUESTA: Este numeral fue modificado mediante adenda No. 2 de 14 de marzo de 2016, numeral 2, quedando así: 1.3.3. CALIFICACIÓN DE LA SOCIEDAD El oferente deberá contar con la más alta calificación en administración de portafolios, otorgada por una sociedad calificadora legalmente establecida en el país y aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia. Dicha calificación deberá ser mantenida durante todo el término de vigencia del contrato. Para el caso de consorcios o uniones temporales, todos y cada uno de los integrantes de aquel deberán acreditar la calificación mínima aquí exigida, de lo contrario la propuesta será rechazada. En caso de que el proponente cuente con una calificación de esta naturaleza emitida por dos o más sociedades calificadoras distintas, deberá adjuntarlas todas; cuando las mismas difieran, para efectos de la evaluación, se tendrá en cuenta la menor de ellas.

3. Numeral 1.3.4. Experiencia. El proponente debe acreditar mediante certificado, la experiencia en contratos que hayan terminado o estén en ejecución; y cuyo objeto o actividad principal haya sido la administración de patrimonios autónomos con recursos destinados para la reserva o garantía de pasivo pensional, tales como


bonos pensionales, cuotas partes de bonos, indemnizaciones sustitutivas derivadas de los riesgos que regula el Sistema General de Pensiones, mesadas pensionales y cuotas partes jubilatorias. De la manera más atenta solicitamos incluir para la acreditación de la experiencia, contratos de encargos fiduciarios donde se realicen actividades de administración de los recursos de reserva o garantía del pasivo pensional. Lo anterior, teniendo en cuenta que la administración de pasivos pensionales puede realizarse a través de encargos fiduciarios o mediante patrimonios autónomos, en los términos de la ley. RESPUESTA: La experiencia a acreditar debe ser la de contratos que hayan terminado o estén en ejecución; y cuyo objeto o actividad principal haya sido la administración de patrimonios autónomos con recursos destinados para la reserva o garantía de pasivo pensional. La observación fue aclarada con mayor detalle en Reunión del miércoles 09 de Marzo de 2016. No es procedente su solicitud y el numeral queda igual: 1.3.4. EXPERIENCIA El proponente debe acreditar mediante certificado, la experiencia en contratos que hayan terminado o estén en ejecución; y cuyo objeto o actividad principal haya sido la administración de patrimonios autónomos con recursos destinados para la reserva o garantía de pasivo pensional, tales como bonos pensionales, cuotas partes de bonos, indemnizaciones sustitutivas derivadas de los riesgos que regula el Sistema General de Pensiones, mesadas pensionales y cuotas partes jubilatorias.

….

4. Numeral 1.7. Cierre de la Solicitud de ofertas. Atentamente se solicita ampliar la fecha prevista para la presentación de la propuesta. Debe tenerse en cuenta que el plazo previsto entre la fecha en que se da respuesta a las solicitudes de observaciones y el cierre, es demasiado corto, teniendo en cuenta que el pronunciamiento que haga esa entidad sobre dichas aclaraciones es esencial para definir la viabilidad de participar en el proceso. RESPUESTA: Este numeral fue modificado mediante adenda No. 1 de 10 de marzo de 2016, numeral 1, quedando así: 1.7. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrá lugar en el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día miércoles 16 de marzo de 2016 a las 3:00 p.m. en el reloj de dicha dependencia. En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados. Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC, en original y una (1) copia. CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax o correo electrónico.


Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.

5. Numeral 1.81. Extensión de las condiciones contractuales a otras empresas del grupo EPM. Para la realización de estas extensiones, debe quedar claro, que la Fiduciaria adjudicataria realizará las correspondientes modificaciones al contrato fiduciario, así como los análisis de costos adicionales que se generen por su gestión, en caso tal se realizarán los ajustes correspondientes a la remuneración fiduciaria de acuerdo a las nuevas obligaciones. RESPUESTA: Este numeral fue eliminado de los términos de referencia mediante adenda No. 1 de 10 de marzo de 2016, numeral 4.

6. Numeral 1.8.2. Registro y Verificación. Viñeta 2. Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados, con las notas respectivas) del último año, con corte al 31 de diciembre de 2015. Teniendo en cuenta que para esta sociedad fiduciaria los estados financieros con corte a 2015 se encuentran en observación del Revisor Fiscal y estos tienen plazo de ser aprobados por Asamblea hasta el 31 de marzo de 2016, respetuosamente, solicitamos se permita presentar la información requerida de balances, estados de resultados y notas con corte a 31 de diciembre de 2014. Lo anterior, a fin de dar cumplimiento al registro en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas del Grupo EPM. RESPUESTA: Este numeral fue modificado mediante adenda No. 1 de 10 de marzo de 2016, numeral 5, quedando así: 1.8.2. REGISTRO Y VERIFICACIÓN Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, a la fecha de cierre de la presentación de ofertas. En caso de consorcios o uniones temporales, todos los integrantes deberán estar inscritos en el mencionado registro. (Subsanable para lo cual se solicitará al oferente que cumpla con este requisito de participación y en caso de que no cumpla con ello en el tiempo que se conceda para tal fin, la oferta será rechazada) Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:

Certificado de Existencia y Representación Legal.


Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados, con las notas respectivas) del último año, con corte al 31 de diciembre de 2014.

Por lo anterior, estos documentos deberán enviarse o actualizarse en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, a más tardar en la fecha y hora de cierre de presentación de ofertas. (Subsanable para lo cual se solicitará al oferente que cumpla con este requisito de participación y en caso de que no cumpla con ello en el tiempo que se conceda para tal fin, la oferta será rechazada). En caso de no estar inscrito o de no tener la información actualizada, el oferente deberá tener presente que los documentos exigidos para este registro se deben enviar con suficiente antelación a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas, pues la administradora de la base de datos tiene 48 horas en días hábiles, contadas a partir de la radicación de los documentos, para aceptar o rechazar la solicitud. Ni el envío ni la radicación de documentos al administrador del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, indican que el oferente se encuentre inscrito en el registro de proveedores, pues sólo se cumplirá con el requisito de participación cuando se le notifique al solicitante que el registro ha sido exitoso. Los oferentes, una vez inscritos en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, deben actualizar la información que allí reposa de forma permanente. El correo electrónico para iniciar el trámite de inscripción es [email protected], teléfono 4445656, Medellín.

7. Numeral 1.8.7. Documentación de la oferta. Literal l. Formato RENTABILIDAD

EFECTIVA ANUAL PROMEDIO DE LOS PATRIMONIOS AUTÓNOMOS DE PASIVO PENSIONAL. En caso de ser unión temporal o consorcio, todos los integrantes deberán diligenciar el formato solicitado. De la manera más atenta solicitamos se permita presentar la acreditación de la rentabilidad efectiva anual promedio de los patrimonios autónomos y encargos fiduciarios que cumplan con el objeto del presente proceso, únicamente con la firma del Representante Legal de la Sociedad Fiduciaria. Lo anterior por la premura del trámite de revisión y firma ante Revisoría Fiscal. RESPUESTA: 1.8.7. DOCUMENTOS DE LA OFERTA …. l) Formato RENTABILIDAD EFECTIVA ANUAL PROMEDIO DE LOS PATRIMONIOS AUTÓNOMOS DE PASIVO PENSIONAL. En caso de ser unión temporal o consorcio, todos los integrantes deberán diligenciar el formato solicitado. (Subsanable) ….

El Formato RENTABILIDAD EFECTIVA ANUAL PROMEDIO DE LOS PATRIMONIOS AUTÓNOMOS DE PASIVO PENSIONAL, es un documento necesario de la oferta y debe


ser firmado por Revisor Fiscal, la observación fue aclarada en Reunión del miércoles 09 de Marzo de 2016. El literal no tendrá modificación, y en éste no se menciona los firmantes. El formato correspondiente, y que incluye las firmas necesarias, es el formato 3.8. RENTABILIDAD EFECTIVA ANUAL PROMEDIO PONDERADO DE LOS PATRIMONIOS AUTÓNOMOS DE PASIVO PENSIONAL, el cual no tiene modificación.

8. Numeral 1.8.111. Precio Párrafo 1. Los oferentes deberán ofertar el precio de su oferta, como un porcentaje sobre la rentabilidad mensual del patrimonio autónomo. La tasa cotizada se debe presentar con tres (3) decimales. Sobre el particular, de la manera más atenta solicitamos revisar la viabilidad de contemplar un valor de comisión fija, toda vez que la Fiduciaria adjudicataria deberá asumir todos los costos, gastos, impuestos o contribuciones que se generen en desarrollo del Fideicomiso, en el evento que se presenten rentabilidades negativas por aspectos ajenos a la Fiduciaria. RESPUESTA: En el porcentaje ofrecido, deben estar contempladas todas las posibles variables, no se contempla una comisión fija, y es así como en el parágrafo tres del mismo numeral se especifica que el porcentaje deberá cubrir todos los costos directos e indirectos requeridos para cumplir a cabalidad con el objeto y alcance estipulado en estos términos de referencia, y así mismo se específica que la comisión no podrá ser cero (0.000%), precisamente con el fin de garantizar el equilibrio del contrato con relación a los costos y gastos del mismo durante la ejecución. La observación fue aclarada con mayor detalle en Reunión del miércoles 09 de Marzo de 2016. El numeral no se modifica. 1.8.11. PRECIO Los oferentes deberán ofertar el precio de su oferta, como un porcentaje sobre la rentabilidad mensual del patrimonio autónomo. La tasa cotizada se debe presentar con tres (3) decimales. Quien presente su oferta con más de tres (3) decimales, CHEC, para efectos de la evaluación, eliminará los decimales que excedan dicho límite sin ningún tipo de aproximación. El porcentaje objeto de esta solicitud de ofertas será fijo y firme por el término del contrato a partir de la fecha de su firma. Si se cotizan precios reajustables la oferta será eliminada. El porcentaje ofrecido, deberá cubrir todos los costos directos e indirectos requeridos para cumplir a cabalidad con el objeto y alcance estipulado en estos términos de referencia, incluyendo el costo de las garantías que se estipulan en el contrato, pago de la totalidad de impuestos y demás gastos que demande la formalización y ejecución del mismo, dentro de los plazos propuestos. En ningún caso la comisión podrá ser cero (0.000%) con el fin de garantizar el equilibrio del contrato con relación a los costos y gastos del mismo durante la ejecución. Si se presentaré la comisión en cero, CHEC rechazará la oferta. ….


9. Numeral 1.8.11. Precio. Párrafo 3. El porcentaje ofrecido, deberá cubrir todos los costos directos e indirectos requeridos para cumplir a cabalidad con el objeto y alcance estipulado en estos términos de referencia, incluyendo el costo de las garantías que se estipulan en el contrato, pago de la totalidad de impuestos y demás gastos que demande la formalización y ejecución del mismo, dentro de los plazos propuestos. De la manera más atenta, solicitamos relacionar el detalle y la periodicidad de los impuestos, estampillas y demás contribuciones que se deben cancelar a la suscripción y ejecución del contrato.

RESPUESTA: Según las normas vigentes por la suscripción del contrato la empresa no descuenta, ninguno de los tipos referidos, que difiere de los impuestos aplicables en el desarrollo del contrato; otros costos que se puedan presentar son de conocimiento de cada entidad según sus procedimientos y normatividad. La observación fue aclarada con mayor detalle en Reunión del miércoles 09 de Marzo de 2016. El numeral queda igual (Ver el contenido del parágrafo 3 del numeral 1.8.11. PRECIO, en el numeral anterior de este documento).

10. Numeral 1.10.7. Valor del Contrato. Párrafo 1. El valor del contrato es indeterminado y su valor real dependerá del resultado de multiplicar los rendimientos netos (utilidad del ejercicio) generados mensualmente durante la ejecución del contrato, por la tasa de comisión unitaria aceptada y los precios pactados en el caso de actividades extra.

A efectos de establecer un escenario financiero que cubra todas las necesidades de la CHEC, de manera especial solicitamos relacionar el detalle de las actividades extra, que pueden presentarse en la ejecución del contrato fiduciario.

RESPUESTA: El porcentaje de comisión debe contemplar los requerimientos y lo contemplado en las especificaciones técnicas; las actividades extras, en caso de presentarse son un valor adicional concertado entre las partes. Desde la constitución del patrimonio autónomo en Enero de 2007 hasta la fecha, no se han presentado costos por concepto de actividades extras. La observación fue aclarada con mayor detalle en Reunión del miércoles 09 de Marzo de 2016 1.10.7. VALOR DEL CONTRATO El valor del contrato es indeterminado y su valor real dependerá del resultado de multiplicar los rendimientos netos (utilidad del ejercicio) generados mensualmente durante la ejecución del contrato, por la tasa de comisión unitaria aceptada y los precios pactados en el caso de actividades extra. Durante la ejecución del contrato CHEC autorizará el pago de la comisión al contratista, previa validación y aprobación de los valores facturados, dentro de los ocho (8) días calendarios siguientes a la fecha de entrega de las facturas con el lleno de los requisitos legales y contractuales. En la factura serán realizadas e indicadas las deducciones que por los conceptos de ley y otros deban efectuarse.


11. Numeral 1.14. Impuestos, retenciones y pagos. Párrafo 1. El contratista deberá

pagar por su cuenta todos los gastos legales, tributos, impuestos, tasas, derechos y contribuciones en que incurra por concepto del trabajo contratado, en cumplimiento de las normas aplicables que existan sobre el particular y que hayan sido decretados por las autoridades, incluidos los tributos y gravámenes de otros países; por lo tanto al preparar su oferta deberá tenerlos en cuenta. Agradecemos relacionar el detalle y periodicidad de los impuestos, estampillas y demás contribuciones municipales o departamentales que se deban cancelar en la ejecución del contrato.

RESPUESTA: Los impuestos, estampillas y demás contribuciones municipales o departamentales que se deban cancelar en la ejecución del contrato, debe ser de conocimiento de cada oferente de acuerdo con la normatividad que les sea aplicable a nivel nacional y territorial.

12. CHEC deducirá del valor del contrato todos los impuestos o retenciones en la fuente del orden internacional, nacional, departamental o municipal a que haya lugar (renta, impuesto sobre las ventas IVA, industria y comercio y contribución de obra pública), en el momento de hacer los pagos o abonos en cuenta, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Entendemos, que CHEC será quien realizará la liquidación, declaración y pago de los impuestos que se generan en el momento de realizar los pagos que se realicen en el patrimonio autónomo, es decir que la Fiduciaria adjudicataria realizará pagos netos. Favor confirmar nuestra apreciación.

RESPUESTA: Las deducciones de impuestos relacionadas en este parágrafo corresponden a las deducciones que podrían aplicar sobre el pago de comisiones de CHEC al contratista según normatividad vigente, y que deben ser retenidas por quien ostente la calidad de agente retenedor de los impuestos nacionales y territoriales, en el momento del pago o abono en cuenta. El numeral queda igual: (Ver el contenido del parágrafo 2 del numeral 1.14, en el numeral anterior de este documento).

13. Numeral 1.15. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTO. Literal e) Por omitir el reporte oportuno de accidentes de trabajo Si el contratista no reporta los accidentes de trabajo dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la ocurrencia del mismo, se cobrará una deducción equivalente al cero punto veinticinco (0.25) del SMLMV, por cada día en que transcurra y subsista en el incumplimiento.

Solicitamos eliminar este literal toda vez que en la prestación de este servicio en particular, no obedece a riesgos de trabajo importantes que deban atribuir deducciones al contratista.


RESPUESTA: Lo contemplado en el literal es un riesgo bajo por el objeto de la presente contratación, por lo cual no es considerado de impacto y no requiere modificación. La observación fue aclarada con mayor detalle en Reunión del miércoles 09 de Marzo de 2016. El numeral queda igual.

14. Numeral 1.27. Control de Registros. Agradecemos definir el criterio que deberán tener en cuenta los oferentes para identificar en cuales casos aplica el “control de registros establecidos en CHEC”. RESPUESTA: corresponde al manejo que se le da a la documentación según norma ISO, se realizará cuando la interventoría lo solicite. Aplica también en formatos de apertura y liquidación del contrato, los cuales son propios de CHEC y serán facilitados según corresponda. Los informes que se han solicitado en las diferentes periodicidades durante la ejecución del contrato, son presentados según acuerdo entre las partes. 1.27. CONTROL DE REGISTROS En caso de que aplique, el contratista deberá garantizar que los registros generados durante la ejecución del contrato sigan los parámetros establecidos en el procedimiento “Control de Registros” establecido en CHEC. Para ello recibirá las indicaciones por parte del interventor, garantizando que los registros permanezcan “legibles, fácilmente identificables y recuperables”, según lo establecido en la NTC ISO 9001:2008 literal 4.2.4 Control de Registros.

15. Numeral 2.1. Alcance y actividades a desarrollar. Literal c). Solicitamos detallar la composición detallada del portafolio actual, a efectos de establecer un escenario financiero que permita a los oferentes analizar los costos derivados de la inversión. RESPUESTA: Este numeral se complementó mediante adenda No. 2 de marzo 14/2016. Numeral 6 Se adiciona al literal c) del numeral 2.1. ALCANCE Y ACTIVIDADES A DESARROLLAR, el detalle de la composición del portafolio. Información a 31 de Enero de 2016.

16. Numeral 2.1. Alcance y actividades a desarrollar. Literal f). También harán parte de este patrimonio, otros recursos que pueda aportar CHEC relacionados con el cumplimiento del objeto del contrato.

Sobre el particular, agradecemos precisar cuáles serían los recursos adicionales estimados que pueda aportar la CHEC en el patrimonio autónomo, dicha información permite mejorar el análisis de rentabilidad.


RESPUESTA: Para el cumplimiento del contrato CHEC deberá según el cálculo actuarial de cada año, realizar aportes que cubran el total de dicho cálculo, siempre y cuando los recursos del patrimonio autónomo se encuentren por debajo de esta cifra. La observación fue aclarada con mayor detalle en Reunión del miércoles 09 de Marzo de 2016.

17. Numeral 2.1. Alcance y actividades a desarrollar. Literal i). Se estima un pago mensual que corresponde a las mesadas de los jubilados (Promedio mensual actual de $550 millones). En los meses de junio y diciembre se puede incrementar a dos pagos por las mesadas adicionales que equivalen a primas (o se puede conservar un pago y se incrementa en valor). Entendemos que la Fiduciaria adjudicataria solo realizará un pago neto previa instrucción de CHEC, en ningún caso realizará pagos de mesadas pensionales, ni liquidación de aportes y retenciones con destino a las administradoras de seguridad social o autoridades competentes y tampoco el pago de retenciones adicionales como libranzas, manejo de embargos y otros gravámenes. Favor confirmar. RESPUESTA: El contratista solo realizará un pago neto previa instrucción de CHEC, en los términos no se contempla pagos de mesadas pensionales, ni liquidación de aportes y retenciones con destino a las administradoras de seguridad social o autoridades competentes y tampoco el pago de retenciones adicionales como libranzas, manejo de embargos y otros gravámenes, a cargo del contratista.

18. Numeral 2.2. Obligaciones Generales. Literal j). Garantizar para el inicio del contrato y durante toda su ejecución, un Gerente o Director de Inversiones para el Patrimonio o cargo equivalente, calificado para la administración de este tipo de fondos, con dedicación permanente aunque no exclusiva; Respecto al Gerente o Director de Inversiones, solicitamos indicar si para la presentación de la oferta se deberá aportar la hoja de vida o si la misma se deberá enviar una vez adjudicado el contrato. RESPUESTA: De acuerdo con lo especificado en el mismo literal, la hoja de vida mencionada, se presentará antes de iniciar el contrato y durante el plazo contractual, es decir una vez adjudicado el contrato. 2.2. OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA.

j). Garantizar para el inicio del contrato y durante toda su ejecución, un Gerente o Director de Inversiones para el Patrimonio o cargo equivalente, calificado para la administración de este tipo de fondos, con dedicación permanente aunque no exclusiva; con al menos tres (3) años de experiencia en el manejo de patrimonios autónomos y/o portafolios de inversión, en cargos iguales o equivalentes al solicitado; y que esté vinculado al proponente, o a alguno de sus integrantes en el caso de consorcios o uniones temporales, mediante contrato de trabajo. Para


tal efecto, antes de iniciar el contrato, y durante el plazo contractual, el contratista presentará formalmente a CHEC la persona asignada para dicho cargo con la respectiva hoja de vida y CHEC podrá solicitar las certificaciones necesarias que permitan evidenciar la descripción y experiencia del candidato, si es del caso, con miras a determinar la capacidad técnica que ello proporciona para el cumplimiento del “objeto” del contrato…

19. Numeral 2.3. Políticas de Calidad. Párrafo 2. Para los efectos de la medición de la

gestión del contratista, la tasa de rentabilidad de referencia, teniendo en cuenta la vocación de los recursos de tipo pensional y las políticas de administración, será la rentabilidad del portafolio de referencia o benchmark estructurado y propuesto por el contratista, el cual deberá ser presentado a CHEC y al Comité de Administración del patrimonio autónomo. La medición se realizará mensualmente y debe detallarse en los informes de gestión del portafolio que debe presentar el contratista al cierre de cada mes. De la manera más atenta solicitamos precisar si esta medición se puede realizar de forma virtual.

RESPUESTA: La medición se realiza mensualmente en los comités de administración. El lugar de ejecución de estos Comités se contempla en el numeral 1.2. ALCANCE DEL CONTRATO, el cual fue modificado por la Adenda No. 2 de marzo 14/2016. Numeral 1 1. Se modifica el numeral 1.2. ALCANCE DEL CONTRATO, el numeral quedará así: … El contrato será ejecutado en las instalaciones de EL CONTRATISTA. Los Comités que tienen una periodicidad mensual se realizarán virtualmente, y cada tres meses y por casos excepcionales en los que CHEC lo requiera se realizarán en las oficinas de CHEC en Manizales ….

20. Carta de Presentación. Garantías del Contrato. Agradecemos precisar si la opción de la autorización que el pago de la prima sea pagada por CHEC a seguros del estado, representa algún beneficio para los oferentes. Favor aclarar.

RESPUESTA: Numeral 3.1. CARTA DE PRESENTACION. Garantías del Contrato.

Adicional a este formato, los numerales 1.8.13 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA y el 1.11. GARANTÍAS DEL CONTRATO, hacen alusión a la posibilidad que tienen los oferentes de constituir sus garantías con el punto de atención de SEGUROS DEL ESTADO, ubicado en las instalaciones de CHEC, esta opción se da para facilidad de los oferentes, al tener la experiencia, experticia y el canal directo con el proceso de contratación, no representa beneficio adicional para los oferentes.


Generales:

21. Agradecemos precisar de qué forma debe el patrimonio autónomo asegurar que la composición del portafolio garantice el pago de las mesadas pensionales. CHEC asegurará mediante la transferencia de recursos correspondiente, que la fuente de pago de las mesadas esté asegurada en caso de insuficiencia de recursos? RESPUESTA: CHEC realiza los pagos de mesadas pensionales directamente con recursos propios, actividad que está contemplada en el numeral 2.1. ALCANCE Y ACTIVIDADES A DESARROLLAR. Literal j) La liquidación y control de los valores a pagar por mesadas pensionales, son responsabilidad de CHEC, inclusive el pago es atendido por la empresa de forma directa; por lo tanto, el contratista sólo recibe y ejecuta la instrucción de pago impartida por CHEC, la cual se hace a manera de reembolso y se consigna en una cuenta de CHEC.

El contratista debe tener los recursos disponibles según normatividad y promedio mensual de retiro informado, esta obligación se contempla en el numeral 2.2.

OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA. Literal d) Disponer de los recursos que CHEC requiera para atender las obligaciones causadas e informadas por la empresa.

22. Finalmente, solicitamos indicar si la Fiduciaria adjudicataria realizará gestión de cobro de cuotas partes. RESPUESTA: La gestión de cobro de cuotas partes, no se contempla ni como actividad ni como obligación del contratista en los términos de referencia.

23. De la manera más atenta solicitamos indicar como se llevará a cabo el proceso de empalme con el administrador actual, para la entidad seleccionada del presente proceso de contratación. RESPUESTA: Se realizará entrega del portafolio de inversión el primer día de inicio del contrato a precios de mercado del día. El procedimiento a realizar será indicado posterior a la adjudicación del contrato. La observación fue aclarada con mayor detalle en Reunión del miércoles 09 de Marzo de 2016.

PREGUNTAS REALIZADAS POR FIDUCIARIA BOGOTA 1. Respecto a la acreditación de experiencia según numeral 1.3.4 viñeta tres (3) solicitamos

confirmar interpretación, que para la acreditación de contratos que se encuentren a la fecha en ejecución, se podrán acreditar contratos que hubiesen sido constituidos e iniciados inclusive en un periodo superior a seis (6) años, lo anterior teniendo en cuenta que a la fecha estén en ejecución.


RESPUESTA: El tiempo registrado de seis (6) años aplica a los contratos terminados. Para los contratos en ejecución aplica la viñeta cuatro (4) … haber iniciado por lo menos un (1) año antes … La observación fue aclarada con mayor detalle en Reunión del miércoles 09 de Marzo de 2016.

1.3.4. EXPERIENCIA … - Los contratos acreditados deberán haber sido iniciados en los últimos seis (6) años

contados a la fecha de cierre para la presentación de propuestas. - Los contratos en ejecución deberán haber iniciado por lo menos un (1) año antes del cierre

para la presentación de propuestas. …

2. Acreditación de experiencia numeral 1.3.4. y numeral 2, teniendo en cuenta que la expedición de certificaciones de experiencia por parte de las entidades contratantes es un proceso un poco demorado, solicitamos gentilmente se sirvan autorizar que estas certificaciones podrán ser firmadas por Representante Legal de la Fiduciaria, adjuntando como soporte(s) anexo (s) en los que se podrá validar la información como pueden ser (estados financieros, actas de inicio, acta de finalización, copia del contrato, entre otros). RESPUESTA: De acuerdo con los términos de referencia en el numeral 1.3.4 EXPERIENCIA,… los certificados deberán ser expedidos por cada una de las empresas con que se tuvo contrato, firmados por el representante legal o el funcionario competente, conteniendo el objeto del contrato, su valor, la fecha de ejecución y toda la información que pueda ser relevante para comprobar la experiencia. Igualmente son válidas las copias de los contratos. … No procede modificación para este numeral.

3. Conforme lo establecido en numeral 2. Experiencia, este hace alusión a lo descrito en

el numeral 1.3.6, favor confirmar que es referente a lo indicado en el numeral 1.3.4. RESPUESTA: Este numeral fue modificado mediante adenda No. 1 del 10 de marzo de 2016, numeral 7, quedando así:

7. Se aclara que en el punto 2 del numeral 1.9.5.3. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD cuando se habla del numeral 1.3.6. EXPERIENCIA se entiende que se está hablando del numeral 1.3.4. EXPERIENCIA.

4. Numeral 2. Experiencia, viñeta 2, Favor confirmar si la acreditación del valor patrimonial (total de los bienes fideicomitidos) al 31 de diciembre de 2015,para el caso de contratos en ejecución; podrá ser acreditada con la presentación de estados financieros en los cuales se identifica la cuenta de bienes fideicomitidos. RESPUESTA: El documento presentado debe estar firmado por el contratante. De acuerdo con los términos de referencia Numeral 2. EXPERIENCIA… Para acreditar la experiencia de los contratos terminados y/o en ejecución, se admitirá que el oferente presente los certificados de experiencia, actas de liquidación o terminación, con los


modelos propios de cada contratante, siempre y cuando estén firmados por el contratante… con base en lo anterior no es procedente su solicitud. La observación fue

aclarada con mayor detalle en Reunión del miércoles 09 de Marzo de 2016.

5. Teniendo en cuenta que la información para efectos de acreditar experiencia, así como la de representación legal, entre otras, también deberá ser registrada en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, y teniendo en cuenta que la información a reportar en casos como el de la experiencia depende de terceros; solicitamos gentilmente se sirvan autorizar prorrogar la fecha de cierre del presente proceso en por lo menos cinco (5) días hábiles adicionales a la fecha inicialmente prevista. RESPUESTA: Este numeral fue modificado mediante adenda No. 1 de 10 de marzo de 2016, numeral 1, quedando así: 1.7. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrá lugar en el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día miércoles 16 de marzo de 2016 a las 3:00 p.m. en el reloj de dicha dependencia. En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados. Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC, en original y una (1) copia. CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax o correo electrónico. Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.

6. Numeral 1.8.2. Registro y Verificación: teniendo en cuenta que dentro de la información a reportar en el proceso de inscripción del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, solicitan presentar estados financieros con sus notas a corte de Diciembre 31 de 2015. Por parte de la fiduciaria precisamos que los estados financieros con sus notas a este corte, no podrán ser incluidos en la propuesta, o en el registro de proveedores; toda vez que las notas a los estados financieros son presentadas por la Revisoría Fiscal hasta tanto sean aprobados los estados financieros, actividad que se realiza a finales del mes de marzo de 2015; por lo anterior solicitamos se modifique la invitación en lo pertinente aceptando la entrega de estados financieros con corte a diciembre de 2014 debidamente dictaminados y con sus notas, o en su defecto a corte de Junio 30 de 2015, fechas de corte en las cuales se encuentran aprobados y dictaminados con notas los estados financieros de Fiduciaria Bogotá S.A.


RESPUESTA: Este numeral fue modificado mediante adenda No. 1 de 10 de marzo de 2016, numeral 5, quedando así:

1.8.2. REGISTRO Y VERIFICACIÓN Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, a la fecha de cierre de la presentación de ofertas. En caso de consorcios o uniones temporales, todos los integrantes deberán estar inscritos en el mencionado registro. (Subsanable para lo cual se solicitará al oferente que cumpla con este requisito de participación y en caso de que no cumpla con ello en el tiempo que se conceda para tal fin, la oferta será rechazada) Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:

Certificado de Existencia y Representación Legal.

Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados, con las notas respectivas) del último año, con corte al 31 de diciembre de 2014.

Por lo anterior, estos documentos deberán enviarse o actualizarse en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, a más tardar en la fecha y hora de cierre de presentación de ofertas. (Subsanable para lo cual se solicitará al oferente que cumpla con este requisito de participación y en caso de que no cumpla con ello en el tiempo que se conceda para tal fin, la oferta será rechazada). En caso de no estar inscrito o de no tener la información actualizada, el oferente deberá tener presente que los documentos exigidos para este registro se deben enviar con suficiente antelación a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas, pues la administradora de la base de datos tiene 48 horas en días hábiles, contadas a partir de la radicación de los documentos, para aceptar o rechazar la solicitud. Ni el envío ni la radicación de documentos al administrador del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, indican que el oferente se encuentre inscrito en el registro de proveedores, pues sólo se cumplirá con el requisito de participación cuando se le notifique al solicitante que el registro ha sido exitoso. Los oferentes, una vez inscritos en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, deben actualizar la información que allí reposa de forma permanente. El correo electrónico para iniciar el trámite de inscripción es [email protected], teléfono 4445656, Medellín.

7. Numeral 1.8.7. Documentos de la Oferta, literal d) Garantía de Seriedad de la Oferta, requerimos se confirme interpretación que el recibo de caja, podrá ser reemplazado por certificación expedida por la aseguradora en la que se indique el pago y/o paz y salvo de dicha póliza.


RESPUESTA: Es necesario el recibo de caja, por lo cual no es procedente su solicitud. La observación fue aclarada en Reunión del miércoles 09 de Marzo de 2016, el literal queda igual: Numeral 1.8.7 DOCUMENTOS DE LA OFERTA. Literal d) Garantía de seriedad de la oferta, acompañada del recibo de pago de la prima (recibo de caja), expedido por la compañía aseguradora.

8. Numeral 1.8.7. Documentos de la Oferta, literal e) certificación de aportes a la seguridad social y pagos para fiscales; solicitamos gentilmente confirmar interpretación que esta certificación podrá ser expedida en formato previamente definido por la firma de Revisoría Fiscal, el cual se ajusta a los lineamientos establecidos normativamente.

RESPUESTA: Efectivamente como se aclaró en Reunión del miércoles 09 de Marzo de 2016, el formato 3.2. CERTIFICACIÓN DE PAGOS DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PAGOS PARAFISCALES de estos términos no es obligatorio, se puede presentar en formato propio, siempre y cuando éste contenga lo solicitado por CHEC.

9. Numeral 1.8.7. Documentos de la Oferta, literal o) Poliza Global Bancaria; Numeral 1.8.13: Favor confirmar interpretación que este requisito se podrá cumplir únicamente con aportar en la propuesta copia de una certificación expedida por la aseguradora con los términos generales de la póliza. Esta seria aportada en su totalidad al momento de suscripción del contrato. RESPUESTA: Su concepto es aplicable para la póliza global bancaria, para la Garantía de Seriedad de la oferta no, Numeral 1.8.13 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA … Parágrafo tres: El oferente deberá presentar el correspondiente recibo de caja en el cual conste el pago de la prima, expedido por la entidad aseguradora a cargo del oferente. No se aceptan constancias de pago o certificados similares, tampoco recibos de intermediarios o corredores de seguros.

10. Numeral 1.10.8. Forma de Pago: solicitan se anexe certificado del patrimonio técnico y margen de solvencia al corte del mes facturado; por lo anterior solicitamos gentilmente se considere el cumplimiento de la obligación con corte al mes inmediatamente anterior al facturado, teniendo en cuenta el trámite y tiempos requeridos para diligenciar esta información.

RESPUESTA: Según lo estipulado en el numeral 2.2. OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA Literal e), el contratista debe presentar la factura o cuenta de cobro dentro de los diez (10) días calendario siguientes al vencimiento del mes correspondiente; adicionalmente en el numeral 1.10.8. FORMA DE PAGO se establece que CHEC verificará, aceptará y autorizará el pago de la factura en los ocho (8) días siguientes a su recibo; de acuerdo con estos plazos de entrega de facturación y su aprobación, no es necesario el cambio solicitado.


11. Numeral 2.1., literal b) se identifica un portafolio a recibir en administración de $78.500

millones; solicitamos amablemente se sirvan indicar la composición detallada del portafolio a la fecha. RESPUESTA: Este numeral se complementó mediante adenda No. 2 de marzo 14/2016. Numeral 6 Se adiciona al literal c) del numeral 2.1. ALCANCE Y ACTIVIDADES A DESARROLLAR, el detalle de la composición del portafolio. Información a 31 de Enero de 2016.

12. Numeral 2.4. Informes y Rendiciones de Cuentas: Respecto al termino de presentación de informes con periodicidad mensual, solicitamos gentilmente modificar el plazo de entrega a un término de mínimo cinco (5) días hábiles RESPUESTA: Esta establecido en los términos de referencia que debe ser el tercer día hábil del mes siguiente al que se reporta y esto es necesario para poder responder a las políticas de cierre contable, del Grupo Empresarial EPM.

13. Reiteramos nuestra solicitud de puntos anteriores en prorrogar la fecha de cierre en el tiempo máximo permitido por la entidad, lo anterior teniendo en cuenta que se necesita reportar información proveniente de terceros, actualización en sistema de información de Proveedores del Grupo EPM y análisis y estructuración de propuesta ajustándonos a las respuestas y adendas publicadas por la CHEC en el marco del proceso. RESPUESTA: Este numeral fue modificado mediante adenda No. 1 de 10 de marzo de 2016, numeral 1 1.7. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

PREGUNTAS REALIZADAS POR FIDUCIARIA BANCOLOMBIA

1. 1.2 Alcance del contrato

Observación: De acuerdo con lo indicado en el párrafo 4 de este numeral se entiende que para efectos fiscales y tributarios los Beneficiarios de Este P.A. serán los pensionados a cargo de CHEC y sus sobrevivientes. Por favor confirmar si este entendimiento es correcto.

RESPUESTA: Efectivamente, en el parágrafo 4 del numeral 1.2. ALCANCE, se

establece … “De conformidad con los términos contenidos en el Artículo 10º del Decreto 941 de 2002, el patrimonio autónomo se constituirá a través de un contrato irrevocable de


administración que tendrá como primer beneficiario a los pensionados a cargo de CHEC y sus sobrevivientes.”

2. 1.14 Impuestos, retenciones y gastos.

Observación: Teniendo en cuenta el párrafo 3 de este numeral, en la medida que este patrimonio autónomo cumpla con Todos los Requisitos del 941 de 2002, está amparado bajo el artículo 135 de la ley 100 de 1993 para efectos fiscales y por lo tanto no estará sujeto a ningún tipo de Impuestos. Por favor indicarnos si existe de su parte un entendimiento distinto.

RESPUESTA: De acuerdo con la normatividad vigente, es acertada su apreciación.

3. 2.1 Alcance y actividades a desarrollar Literal b: Los recursos a administrar al 31 de marzo de 2016 por concepto de mesadas pensionales se estiman en $78.500 millones, los cuales se encuentran en títulos valores, dinero a la vista y cartera colectiva

Observación: Con el ánimo de prever posibles conflictos de interés en inversiones de entidades con algún tipo de vinculación económica, condiciones particulares por fuera de las políticas de administración o inversiones en condiciones atípicas a este tipo de portafolios, se solicita una especificación del portafolio de inversión a nivel de emisores, tipo de títulos de deuda y composición a nivel de calificación que componen el portafolio de inversiones.

RESPUESTA: Este numeral se complementó mediante adenda No. 2 de marzo 14/2016. Numeral 6: Se adiciona al literal c) del numeral 2.1. ALCANCE Y ACTIVIDADES A DESARROLLAR, el detalle de la composición del portafolio. Información a 31 de Enero de 2016.

4. Literal h: Los costos de administración serán con cargo a los rendimientos.

Observación: Agradecemos informar si dentro de estos costos se encuentran los gastos de revisoría fiscal. RESPUESTA: En el porcentaje ofrecido, deben estar contempladas todas las posibles variables; en el parágrafo tres del numeral 1.8.11 se especifica que el porcentaje deberá cubrir todos los costos directos e indirectos requeridos para cumplir a cabalidad con el objeto y alcance estipulado en estos términos de referencia, y así mismo se específica que la comisión no podrá ser cero (0.000%), precisamente con el fin de garantizar el equilibrio del contrato con relación a los costos y gastos del mismo durante la ejecución.


La observación fue aclarada con mayor detalle en Reunión del miércoles 09 de Marzo de 2016.

5. Literal j: La liquidación y control de los valores a pagar por mesadas pensionales, son responsabilidad de CHEC, inclusive el pago es atendido por la empresa de forma directa; por lo tanto, el contratista sólo recibe y ejecuta la instrucción de pago impartida por CHEC, la cual se hace a manera de reembolso y se consigna en una cuenta de CHEC. Observación: De acuerdo con este literal queda claro que la responsabilidad frente a la liquidación y control de los pagos de mesadas pensionales en de la CHEC, sin embargo, agradecemos por favor precisar si existirán pagos distintos a las mesadas pensionales que sean sujetos a algún tipo de retención. De ser afirmativa la respuesta, por favor indicar la volumetría de dichos pagos y la territorialidad de los mismos.

RESPUESTA: Los pagos a realizar son los relacionados con el objeto contractual, y se relacionan en el capítulo 2. ESPECIFICACIONES TECNICAS

Numeral 2.1. ALCANCE Y ACTIVIDADES A DESARROLLAR De acuerdo con el numeral 1.2. ALCANCE de los términos de referencia, EL CONTRATISTA deberá constituir un patrimonio autónomo para la inversión y administración de los recursos que serán destinados para el pago de las mesadas pensionales, teniendo en cuenta lo siguiente: a) El patrimonio autónomo será para el manejo exclusivo de los recursos destinados al pago de mesadas pensionales.

…

6. 2.2 Obligaciones generales del contratista Literal e: Presentar mensualmente dentro de los diez (10) días calendario siguientes al vencimiento del mes correspondiente, la factura o cuenta de cobro por el valor de la comisión, adjuntando el certificado de pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales, así como el certificado del patrimonio técnico y margen de solvencia al corte del mes facturado. Observación: Teniendo en cuenta que las fechas para la presentación del certificado de pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales tienen unas fechas máximas de pago dependiendo el último digito del NIT del entidad, agradecemos ampliar el plazo a 15 días calendario para la presentación de esta certificación.

RESPUESTA: Según lo estipulado en el numeral 2.2. OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA Literal e), el contratista debe presentar la factura o cuenta de cobro dentro de los diez (10) días calendario siguientes al vencimiento del mes correspondiente; adicionalmente en el numeral 1.10.8. FORMA DE PAGO se establece que CHEC verificará, aceptará y autorizará el pago de la factura en los ocho (8) días siguientes a su recibo; de acuerdo con estos plazos de entrega de facturación y su aprobación, no es necesario el cambio solicitado.


7. 2.4.2 Informe de portafolio

Viñeta 13: Cualquier información contable o tributaria adicional que sea solicitada por CHEC.

Observación: Amablemente solicitamos aclarar qué tipo de información de carácter tributario podría requerirse del P.A. teniendo en cuenta que en la medida que el mismo cumpla todos los requisitos del 941 de 2002, está amparado bajo el artículo 135 de la ley 100 de 1993 y por lo tanto no estaría sujeto a ningún impuesto? RESPUESTA: Favor remitirse al numeral 2.4.7. CERTIFICADO TRIBUTARIO Para efectos de la declaración de renta, EL CONTRATISTA deberá presentar dentro de los quince (15) días calendario siguientes al cierre del ejercicio contable anual, un certificado. Ver requisitos en el numeral.

8. 2.4.5 Informe de rendición de cuentas del patrimonio Observación: Con el ánimo de presentar de manera oportuna y eficiente la información sobre la rendición de cuentas del patrimonio, solicitamos informar si dicho reporte requiere de alguna especificación adicional a la solicitada en los informes diarios, semanales y mensuales que están en el pliego.

RESPUESTA: Las especificaciones son las contempladas en la ley. De acuerdo con el numeral 2.4.5. la Rendición de cuentas deberá presentarse semestralmente de acuerdo con los tiempos y la normatividad vigente de la Superintendencia Financiera de Colombia.

9. 2.4.7 Certificado tributario

Viñeta 4: Rendimientos lineales obtenidos de las inversiones en títulos efectuados por el Patrimonio Autónomo, durante el año inmediatamente anterior Observación: Solicitamos aclarar si esta obligación hace referencia a causación lineal. RESPUESTA: Efectivamente se trata de rendimientos lineales en concordancia con el numeral 2.4.7 de estos términos de referencia.

10. 2.4.8 Estados financieros firmados Observación 1: Amablemente solicitamos ampliar el plazo de 15 días calendario para la presentación de los estados financieros.

Observación 2: En el caso de los negocios fiduciarios el ente de control no exige la elaboración de todos los estados financieros básicos, solamente el Balance y Estado de


resultados, por lo cual es posible que el informe anual solo cuente con estos dos estados financieros?.

RESPUESTA: El plazo contemplado en el numeral es de quince (15) días calendario siguientes al cierre del ejercicio contable anual. De acuerdo con observación de la reunión del 9 de Marzo, se incluyó en los términos de referencia el texto aclaratorio “una vez aprobados por el órgano social competente”. Los estados financieros a presentar serán según normatividad que le aplique a la entidad contratista. Este numeral fue modificado mediante adenda No. 2 de 14 de marzo de 2016, numeral 7, quedando así:

7. El numeral 2.4.8. ESTADOS FINANCIEROS FIRMADOS, quedará así: Deberá presentar los Estados Financieros del patrimonio autónomo, certificados por el Contador Público y el Representante Legal de EL CONTRATISTA, con las notas respectivas y el dictamen del Revisor Fiscal, dentro de los quince (15) días calendario siguientes al cierre del ejercicio contable anual, y una vez aprobados por el órgano social competente.

11. 2.4.10 Informes para entes de control Observación: Por favor indicar si a la fecha existe algún informe periódico que se deba presentar, si es así, en que periodicidad y que información es suministrada. RESPUESTA: Actualmente no se tiene una periodicidad en los informes para entes de control; la evaluación de información por estos entes, generalmente se ha realizado en la revisión general de empresa y no ha requerido informes adicionales. No obstante a lo anterior, en el momento que un ente de control requiera la información, ésta deberá ser suministrada de acuerdo con lo contemplado en las especificaciones técnicas de los términos de referencia. 2.4.10. INFORMES PARA ENTES DE CONTROL EL CONTRATISTA deberá presentar los informes requeridos por los entes fiscalizadores del Estado y el Auditor Externo que CHEC designe.

12. Rentabilidad efectiva anual promedio

Observación: Los patrimonios pensionales tienen diversas estrategias de inversión lo que da lugar a diferentes sendas de rentabilidad. Por ende consideramos que no sería objetivo sumar y calcular estas rentabilidades puesto que obedecen a plazos y estrategias diferentes. RESPUESTA: Debe darse aplicación a lo contemplado en los términos de referencia, tanto las sociedades fiduciarias como las administradoras de fondos de pensiones y cesantías, deberán certificar el porcentaje de la rentabilidad efectiva anual promedio exclusivamente de sus PATRIMONIOS AUTÓNOMOS DE PASIVO PENSIONAL.

Observaciones generales:


13. El PA manejará contabilidad bajo IFRS?

RESPUESTA: El manejo contable será de acuerdo con normatividad vigente y la naturaleza jurídica de la entidad.

14. Qué tipo de información de carácter tributario requerirá la CHEC sobre el portafolio?

RESPUESTA: ya se precisó en la pregunta No. 7 formulada por su entidad.

15. Rentabilidad efectiva anual promedio

Observación: Agradecemos informar si los Fondos de Pensiones pueden certificar dentro de su rentabilidad, portafolios de pensiones obligatorias. RESPUESTA: Debe darse aplicación a lo contemplado en los términos de referencia, tanto las sociedades fiduciarias como las administradoras de fondos de pensiones y cesantías, deberán certificar el porcentaje de la rentabilidad efectiva anual promedio exclusivamente de sus PATRIMONIOS AUTÓNOMOS DE PASIVO PENSIONAL.

16. Numeral 1.10.8 Observación: No consideramos necesario enviar la información sobre el detalle de salarios, números de cédula y periodos de cotización por cuanto para el efecto se está remitiendo una certificación expedida por el revisor fiscal de la entidad la cual tiene toda la fuerza vinculante. RESPUESTA: Este numeral fue modificado mediante adenda No. 1 del 10 de marzo de 2016, numeral 3, quedando así: 3. El numeral 1.10.8. FORMA DE PAGO quedará así: El contratista presentará la factura o documento equivalente correspondiente, de manera mensual, la cual, en los ocho (8) días siguientes a su recibo, será verificada por CHEC, y una vez aceptada, se autorizará que se descuente de los rendimientos del patrimonio autónomo el valor mensual de las comisiones pactadas. El contratista enviará a CHEC el correspondiente certificado de pago a más tardar el día hábil siguiente de realizado aquel. La factura de cobro o el documento equivalente se deben expedir a nombre del patrimonio autónomo constituido, y debe cumplir todos los requisitos legales, tener relacionados los impuestos y las deducciones a que haya lugar, y presentar el saldo del patrimonio autónomo sobre el cual se está liquidando. En caso contrario, CHEC devolverá las facturas sin aprobación para que sean nuevamente elaboradas. En la factura o título valor se debe indicar la siguiente información, la cual será suministrada por la interventoría: - Número del contrato


- Formato Distribución de la Ejecución de Servicios u obra por Municipios, el cual será entregado por el interventor y deberá estar firmado por aquel y el contratista (En caso de que aplique)

- Datos del interventor (nombre y dependencia a la que pertenece) Para el primer pago el contratista deberá adjuntar copia del RUT actualizado para el año 2013, indicando su actividad económica principal, de conformidad con la Resolución 139 de 2012 expedida por la DIAN. Igualmente, el contratista se compromete a informar a CHEC cualquier modificación de la información registrada en el RUT y a presentar copia del mismo en ese caso.

Es requisito indispensable para autorizar el pago de la factura, que el Contratista acompañe con el cobro la constancia de cancelación de los salarios y prestaciones sociales a los trabajadores, así como copia de pago al sistema de seguridad social integral (EPS, AFP, ARL), y Parafiscales (Caja de compensación familiar, ICBF y SENA). También deberá anexar el certificado del patrimonio técnico y margen de solvencia al corte del mes facturado. CHEC deducirá del pago las deducciones y retenciones a que haya lugar de acuerdo con la Ley y las estipulaciones contenidas en este documento. En ningún caso se concederá anticipo.

17. Numeral 2.4.7 – Viñeta 4

Observación: Fiduciaria Bancolombia estará en la capacidad de remitir dentro de los 7 días hábiles de cada mes, el reporte de causación lineal del mes inmediatamente anterior, con los cálculos correspondientes generados desde los aplicativos de valoración. La remisión de este reporte se realizará en calidad informativa y no incluye análisis o comparación de información. Agradecemos informar si esta información cumple con el requerimiento exigido en este numeral. RESPUESTA: Los rendimientos lineales se contemplan en el numeral 2.4. INFORMES Y RENDICION DE CUENTAS, donde se relacionan los informes requeridos, incluida la periodicidad con la cual el contratista deberá presentarlos a CHEC:

2.4.7. CERTIFICADO TRIBUTARIO Para efectos de la declaración de renta, EL CONTRATISTA deberá presentar dentro de los quince (15) días calendario siguientes al cierre del ejercicio contable anual, un certificado en el que conste la siguiente información: … Rendimientos lineales obtenidos de las inversiones en títulos efectuados por el Patrimonio Autónomo, durante el año inmediatamente anterior.

18. Numeral 1.9.5.4

Observación: Entendemos que las multas y sanciones a que hace referencia este numeral son aquellas multas impuestas por entidades públicas o privadas relacionadas exclusivamente con la ejecución de los contratos fiduciarios celebrados entre estas y Fiduciaria Bancolombia. Agradecemos informar si nuestro entendimiento es correcto. RESPUESTA: Las multas y sanciones a que hace referencia dicho numeral son las impuestas por entidades públicas o privadas en relación con la ejecución de cualquier


tipo de contratos entre estas y Fiduciaria Bancolombia en los cuales esta última haya actuado como contratista.

19. Numeral 1.3.4. Observación: Teniendo en cuenta que el aplicativo de registro único de proveedores del Grupo EPM solo permite reportar experiencia de negocios ya ejecutados, entendemos que la experiencia en negocios en ejecución podrá ser certificada dentro del proceso aunque no se encuentre reportada en el registro de proveedores. Es correcto nuestro entendimiento?. RESPUESTA: Este numeral fue modificado mediante adenda No. 1 del 10 de marzo de 2016, numeral 2, quedando así:

2. El numeral 1.3.4. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD quedará así: 1.3.4. EXPERIENCIA El proponente debe acreditar mediante certificado, la experiencia en contratos que hayan terminado o estén en ejecución; y cuyo objeto o actividad principal haya sido la administración de patrimonios autónomos con recursos destinados para la reserva o garantía de pasivo pensional, tales como bonos pensionales, cuotas partes de bonos, indemnizaciones sustitutivas derivadas de los riesgos que regula el Sistema General de Pensiones, mesadas pensionales y cuotas partes jubilatorias. Dicha experiencia deberá responder a un valor mínimo administrado de 228.000 SMLMV. La experiencia acreditada, para ser aceptada, deberá cumplir las siguientes condiciones: - La experiencia deberá responder a la sumatoria del valor de al menos dos (2) contratos. - Cada contrato, individualmente considerado, deberá demostrar la administración de fondos por un valor superior a los 22.800 SMLMV. - En los contratos ejecutados en consorcio o unión temporal, sólo se considerará como experiencia el porcentaje de participación del oferente en el mismo. Para que dicha experiencia tenga validez, el oferente deberá acreditar un porcentaje de participación superior al 10% . - Los contratos acreditados deberán haber sido iniciados en los últimos seis (6) años contados a la fecha de cierre para la presentación de propuestas. - Los contratos en ejecución deberán haber iniciado por lo menos un (1) año antes del cierre para la presentación de propuestas. - Para el cálculo de la conversión de experiencia en salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV) de los contratos en ejecución, se debe tomar el valor patrimonial (total de los bienes fideicomitidos) al 31 de Diciembre de 2015, los que deberán llevarse a salarios mínimos, considerando el valor del salario mínimo legal mensual vigente (SMLMV) para el año 2015. - Para el cálculo de la conversión de experiencia en salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) de los contratos terminados, se debe tomar el valor de los recursos administrados en el patrimonio autónomo que se esté certificando, en la fecha de terminación y/o liquidación del contrato, que se pueda evidenciar en el último balance previo a la finalización del contrato, o el que haya quedado en el acta de liquidación o terminación del mismo en caso de requerirse, los que deberán


llevarse a salarios mínimos, considerando el valor del salario mínimo legal mensual vigente (SMLMV) del año de terminación o liquidación del contrato; lo último que suceda. La experiencia del oferente podrá ser reportada, antes de presentar la oferta, en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, para lo cual CHEC designará una persona que realice la verificación directamente en la herramienta destinada para tal fin. Para incluir la experiencia en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, los certificados deberán ser expedidos por cada una de las empresas con que se tuvo contrato, firmados por el representante legal o el funcionario competente, conteniendo el objeto del contrato, su valor, la fecha de ejecución y toda la información que pueda ser relevante para comprobar la experiencia. Igualmente son válidas las copias de los contratos. De igual forma, podrá aportar la experiencia solicitada con la oferta. En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en CHEC, será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando en la oferta el número de los contratos que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos.

PREGUNTAS REALIZADAS POR FIDUOCCIDENTE

1. Para la experiencia agradecemos permitir contratos iniciados en los últimos ocho (8)

años y no seis (6), para facilitar pluralidad de proponentes. RESPUESTA: El tiempo registrado de seis (6) años aplica a los contratos terminados. Para los contratos en ejecución aplica la viñeta cuatro (4) … haber iniciado por lo menos un (1) año antes … La observación fue aclarada con mayor detalle en Reunión del miércoles 09 de Marzo de 2016.

13.3.4. EXPERIENCIA … - Los contratos acreditados deberán haber sido iniciados en los últimos seis (6) años

contados a la fecha de cierre para la presentación de propuestas. - Los contratos en ejecución deberán haber iniciado por lo menos un (1) año antes del cierre

para la presentación de propuestas. …

2. Favor indicar la manera y tiempos para registrar la experiencia (ver numeral 1.3.4) del

oferente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM

RESPUESTA: Esta inquietud se aclaró en la adenda No 1, publicada el 10 de marzo de 2016, en el numeral 2. Cualquier inquietud adicional podrá remitirse al numeral 1.8.2. REGISTRO Y VERIFICACIÓN… El correo electrónico para iniciar el trámite de inscripción es [email protected], teléfono 4445656, Medellín


3. Favor indicar la manera, tiempos y mecanismos para (ver numeral 1.3.6) registrar y/o conocer la vigencia de la inscripción de la Fiduciaria en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM.

RESPUESTA: se podrá contactar directamente para aclaraciones sobre este tema. Según en el numeral 1.8.2. REGISTRO Y VERIFICACIÓN… El correo electrónico para iniciar el trámite de inscripción es [email protected], teléfono 4445656, Medellín

4. Agradecemos considerar prórroga para la entrega de la propuesta como quiera que existen documentos que deben aportarse con la oferta, inclusive entendemos la experiencia debe pasar por una pre validación den el Sistema de Información de proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, adicionalmente que existen otros documentos que dependen de terceros como contratantes y Revisor Fiscal, pólizas, etc. Agradecemos su atención a la presente.

RESPUESTA: Como ya se ha manifestado en respuestas anteriores, la fecha de cierre de la solicitud de ofertas fue modificada para el miércoles 16 de marzo de 2016, a las 3:00 p.m, ver ADENDA No 1 del 10 de marzo de 2016.

5. Agradecemos publicar el manual de contratación vigente de la CHEC.

RESPUESTA: Este se encuentra publicado en la página Web de CHEC, en Proveedores y Contratistas.

6. Entendemos que el patrimonio autónomo puede ser administrado desde la ciudad de Bogotá, particularmente el manejo del portafolio, agradecemos su aclaración. RESPUESTA: En los términos de referencia en el numeral 1.2. ALCANCE DEL CONTRATO…Dice: el contrato será ejecutado en las instalaciones del CONTRATISTA; los comités y casos excepcionales en los que CHEC lo requiera, se realizaran en las oficinas de CHEC en Manizales.

7. De manera respetuosa solicitamos a la entidad eliminar la firma del Revisor Fiscal de la certificación (anexo) del numeral 3.8 (FORMATOS) rentabilidad anual promedio ponderado de los PA de pasivo pensional, que pueda ser firmada por Representante Legal del proponente, esta certificación requiere además tiempo para su presentación y más si va con validación del Revisor Fiscal, en caso que no pueda ser posible, agradecemos prorrogar la entrega de la propuesta en por lo menos cinco (5) días hábiles. RESPUESTA: El Formato RENTABILIDAD EFECTIVA ANUAL PROMEDIO DE LOS PATRIMONIOS AUTÓNOMOS DE PASIVO PENSIONAL, es un documento necesario de la oferta y debe ser firmado por Revisor Fiscal, la observación fue aclarada en Reunión del miércoles 09 de Marzo de 2016.


8. En relación con el Formato No. 3.4 que hace referencia a relación de incumplimientos en la ejecución de contratos, específicamente agradecemos indicar, a qué tipo de incumplimientos se hace referencia específicamente.

RESPUESTA: Solicitamos remitirse a los términos de referencia, en el numeral 1.9.5.4 Incumplimiento en contratos ejecutados.

9. Agradecemos indicar si los recursos entregados en administración se encuentran vinculados a la seguridad social de acuerdo con lo previsto en la Ley 100 de 1993?. RESPUESTA: El Patrimonio Autónomo tiene el carácter de fondo de conformidad con el art. 135 de la ley 100/1993 y el art. 17 del D.941/2002.

10. Agradecemos indicar quién es el administrador actual del patrimonio autónomo.

RESPUESTA: Una vez analizada esta solicitud se encuentra que la misma no es relevante para que los oferentes puedan elaborar su oferta, por lo tanto no es procedente suministrar el dato.

11. Numeral 1.8.7 Documentos de la Oferta literal q) – agradecemos considerar esta redacción comoquiera que se puede entender que quien manifieste incumplimientos en la ejecución de contratos le será rechazada su propuesta, lo anterior confrontado con los criterios calificables no daría lugar a disminuir puntos de la calificación, pues la propuesta sería rechazada, (ver numeral 1.9.5.4 y puntaje total y comparación de las propuestas. Favor aclarar este importante aspecto. RESPUESTA: El literal "q" es muy claro al establecer una sanción al oferente que, teniendo incumplimientos contractuales por enunciar en dicho formato, decide omitir la información en aras de favorecer su oferta. La sanción a dicha transgresión es el rechazo de la oferta. Para efectos de evaluación de las deducciones que sí fueron enunciadas en el mencionado formato, se tiene el numeral 1.9.5.4. INCUMPL.IMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS.

12. Valor de la Propuesta - Favor indicar claramente el término “rendimientos netos mensuales” qué entiende la entidad el descontable a los rendimientos para considerar el rendimiento neto. Gracias por aclarar. RESPUESTA: Como lo menciona el parágrafo tres (3), del valor de la propuesta, los rendimientos netos mensuales corresponde a la utilidad del ejercicio obtenido por el patrimonio autónomo.


13. Numeral 1.10.6 Acaso el valor del contrato no es cancelado con los rendimientos generados? Porqué se menciona que con recursos propios?

RESPUESTA: Efectivamente y como se contempla en los términos de referencia, el valor de la comisión es cancelado con los rendimientos generados por los recursos aportados por CHEC en la constitución del Patrimonio Autónomo.

14. Numeral 1.11 Garantías del contrato, entendemos no es obligatorio la constitución de las pólizas con la compañía de SEGUROS DEL ESTADO.

RESPUESTA: la constitución de las pólizas, no es obligatorio con SEGUROS DEL ESTADO, como se menciona en el numeral: el contratista PODRÁ,”…El Contratista podrá

presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía de SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado…”

15. Numeral 1.11 Garantías del contrato, agradecemos que la póliza de cumplimiento (literal a) sea constituía a partir de la firma del contrato de fiducia mercantil y no de la carta de aceptación de la oferta.

RESPUESTA: No es posible aceptar esta solicitud, ya que la aceptación de oferta para CHEC, es equivalente al contrato; el documento de la póliza de cumplimiento es necesario para la formalización del contrato de fiducia mercantil.

16. Numeral 1.14 impuestos, retenciones y gastos, por favor indicar la tarifa local aplicable al impuesto al consumo. RESPUESTA: No se configura el hecho generador del impuesto al consumo

17. Por favor indicar si la remuneración fiduciaria se encuentra exenta del IVA. RESPUESTA: Dicha claridad la debe resolver el oferente

18. Por favor indicar qué tipo de impuestos, tasas, gravámenes, estampillas, locales entre otros, serán descontados por la suscripción del contrato de fiducia mercantil a constituir. RESPUESTA: Según las normas vigentes por la suscripción del contrato la empresa no descuenta ninguno de los tipos referidos, que difiere de los impuestos aplicables en el desarrollo del contrato.


19. Por favor indicar las tarifas locales aplicables a los impuestos, tasas, gravámenes, estampillas, locales entre otros, serán descontados por la suscripción del contrato de fiducia mercantil a constituir. RESPUESTA: Ver comentario anterior.

20. Por favor indicar qué tipo de impuestos, tasas, gravámenes, estampillas, locales entre otros, serán descontados mensualmente por la facturación mensual de la remuneración fiduciaria generada. RESPUESTA: CHEC constituyó un patrimonio autónomo de garantía para el pago de futuras pensiones el cual tiene carácter de fondo de conformidad con el art. 135 de la ley 100/1993 y el art. 17 del D.941/2002, por consiguiente las actuaciones que se deriven, no están sujetas a los impuestos nacionales y territoriales. El numeral no presenta modificación

21. Por favor indicar las tarifas aplicables locales de impuestos, tasas, gravámenes, estampillas, locales entre otros, serán descontados mensualmente por la facturación mensual de la remuneración fiduciaria generada. RESPUESTA: Se recomienda verificar los Decretos y demás actos administrativos proferidos por las autoridades locales en virtud del numeral 5 del art. 102 del Estatuto Tributario.

22. Numeral 1.14 párrafo quinto, de manera atenta solicitamos considerar que en caso que exista modificación por aumento, disminución, eliminación o creación de otro tipo de tributos, sea asumido por la entidad contratante o con cargo a los rendimientos, como quiera que son hechos imprevisibles no cuantificables que pueden llegar a afectar el equilibrio económico entre las partes. Favor considerar este aspecto de riesgo económico para el Fiduciario generado por un riesgo externo no imputable a este. RESPUESTA: De acuerdo con la cláusula que se fundamenta en un lineamiento del grupo la empresa no está en posibilidad de asumir el incremento de impuestos diferente al IVA., por lo tanto no es posible darle un alcance diferente a lo estipulado en la cláusula.

23. El impuesto de industria y comercio se causa sobre la remuneración facturada a favor del Fiduciario o sobre la suscripción del contrato fiduciario? RESPUESTA: El hecho generador del impuesto de industria y comercio recae sobre los ingresos atribuibles a las actividades industriales comerciales y de servicios.

24. En relación con el mismo punto anterior, ¿Cuál es la tarifa local aplicable?


RESPUESTA: Se recomienda verificar las tarifas contempladas en los acuerdos Municipales.

25. Como quiera que en materia de impuestos no se aceptan salvedades de naturaleza alguna, respetuosamente solicitamos determinar para la prestación de servicios fiduciarios, las tarifas y tipo de retenciones que se le practicarían al proponente por la firma del contrato y por la facturación mensual del mismo. RESPUESTA: Se recomienda verificar los Decretos y demás actos administrativos proferidos por las autoridades locales en virtud del numeral 5 del art. 102 del Estatuto Tributario.

26. Numeral 1.23 Seguridad y Salud en el trabajo – entendemos que se trata de la norma en transición en relación con su aplicabilidad y término definitivo para su implementación. Es decir que el administrador fiduciario acreditará el requisito hasta el término que estable la Ley. Es decir no es imperativo que el Sistema de Gestión de Seguridad Social y Salud en el Trabajo esté listo y definitivo previo al inicio de actividades. Favor aclarar este importante aspecto porque legalmente el plazo para el mencionado Sistema es posterior al inicio de actividades. RESPUESTA: El Decreto 1072 de 2015 se encuentra vigente a la fecha, el plazo para la entrada en vigencia de este decreto se extendió hasta Enero de 2017, tiempo en el cual las empresas deberán contar con un plan de acción, cronograma, entre otros para dar cumplimiento; no obstante se debe dar cumplimiento a la Resolución 1016 de 1986 que está vigente hasta la entrada en vigencia del Decreto 1072 de 2015.

27. Numeral 1.26 Política Ambiental, las sociedades fiduciarias proponentes, cómo deben acreditar este requisito? Favor responder. Es acaso con la sola firma de la propuesta por el tipo de servicio que se presta? Gracias por aclarar.

RESPUESTA: Se deben tener presenten que si existe alguna actividad en desarrollo del contrato que genere un impacto ambiental, deberá implementar acciones según lo establecido en la normatividad ambiental colombiana.

28. Numeral 1.27 Control de Registro. Este aspecto le es aplicable al servicio de administración fiduciaria? RESPUESTA: corresponde al manejo que se le da a la documentación según norma ISO, se realizará cuando la interventoría lo solicite. Aplica también en formatos de apertura y liquidación del contrato, los cuales son propios de CHEC y serán facilitados según corresponda. Los informes que se han solicitado en las diferentes periodicidades durante la ejecución del contrato, son presentados según acuerdo entre las partes.


29. Numeral 2.1 Alcance y actividades a desarrollar, durante la vigencia del contrato la

CHEC hace aportes al portafolio? Cuánto anual? RESPUESTA: La CHEC no hace aportes anuales, ya que se tiene considerado que los recursos en el Fondo y el valor de rendimientos generados, son suficientes para el pago de las mesadas pensiones mensuales; sin embargo este literal se deja enunciado con la posibilidad que CHEC, en cualquier momento de la ejecución del contrato pueda realizar aportes adicionales con la misma destinación, por ejemplo para el cumplimiento del contrato CHEC deberá según el cálculo actuarial de cada año, realizar aportes que cubran el total de dicho cálculo, siempre y cuando los recursos del patrimonio autónomo se encuentren por debajo de esta cifra. La observación fue aclarada con mayor detalle en Reunión del miércoles 09 de Marzo de 2016.

30. Numeral 2.1 Alcance y actividades a desarrollar, literal j) entendemos que la actividad que realizará el administrador fiduciario será el de realizar el reembolso del total de la nómina mensual en cuenta de la CHEC para que esta realice la dispersión de la nómina, por tanto se trata de un giro o devolución de aportes a CHEC, no de un pago. Favor responder. RESPUESTA: De acuerdo con el literal J) del mismo numeral el manejo es a través de reembolso que hace el administrador a la CHEC, ya que CHEC realiza todos los pagos a sus pensionados y la obligación del administrador es contar con los recursos líquidos para devolverlos a la CHEC. 2.1. ALCANCE Y ACTIVIDADES A DESARROLLAR. … J) La liquidación y control de los

valores a pagar por mesadas pensionales, son responsabilidad de CHEC, inclusive el pago es atendido por la empresa de forma directa; por lo tanto, el contratista sólo recibe y ejecuta la instrucción de pago impartida por CHEC, la cual se hace a manera de reembolso y se consigna

en una cuenta de CHEC."

31. Entendemos en desarrollo del contrato fiduciario, los únicos giros que se hacen son los del reembolso a favor de la CHEC por concepto único de la nómina mensual, no se realizará ningún otro tipo de reembolsos, giros o pagos. Favor confirmar nuestro entendimiento. RESPUESTA: El contratista solo realizará un pago neto previa instrucción de CHEC, en los términos no se contempla pagos de mesadas pensionales, ni liquidación de aportes y retenciones con destino a las administradoras de seguridad social o autoridades competentes y tampoco el pago de retenciones adicionales como libranzas, manejo de embargos y otros gravámenes, a cargo del contratista.

32. Numeral 2.2 Obligaciones Generales del Contratista, literal h) Entendemos que la Infraestructura requerida es la propia del administrador fiduciario y que no se requiere alguna en especial o desarrollos particulares, favor confirmar nuestro entendimiento.


RESPUESTA: Efectivamente la infraestructura requerida en la propia del administrador financiero.

33. Numeral 2.2 Obligaciones Generales del Contratista, literal p) por favor indicar qué tipo de requerimientos de tipo judicial y extrajudicial se hace referencia, en todo caso entendemos no tienen que ver con el manejo de la nómina de los pensionados, no con las actividades conexas a la liquidación de la nómina, pues todas esas actividades están a cargo de la CHEC, gracias por su respuesta.

RESPUESTA: La administración y manejo del portafolio del patrimonio autónomo se encuentra a cargo del contratista. El cálculo actuarial, liquidación y pagos a los pensionados se encuentra a cargo de CHEC, y en esa medida, según corresponda, serán atendidos por cada una de las partes. La observación fue aclarada con un mayor detalle en Reunión del miércoles 09 de Marzo de 2016. El literal no requiere modificación, queda igual.

34. Entendemos los gastos defensa del fideicomiso son con cargo a los recursos administrados, siempre que no sean por causa del administrador fiduciario. Favor responder.

RESPUESTA: es correcto el entendimiento.

35. Agradecemos permitir que el informe contable y de Portafolio del Patrimonio pueda presentarse por lo menos al quinto día hábil del mes siguiente al que se reporta. RESPUESTA: Esta establecido en los términos de referencia que debe ser el tercer día hábil del mes siguiente al que se reporta y esto es necesario para poder responder a las políticas de cierre contable, del Grupo Empresarial EPM.

36. Certificado tributario, numeral 2.4.7 solicitamos que el plazo para el certificado tributario seas posterior a la transmisión de la información contable definitiva a la Superfinanciera esto es aproximadamente a la tercera semana del mes de enero. Favor considerar. RESPUESTA: Se aclara que el certificado debe presentarse quince días calendario siguiente al cierre del ejercicio contable anual y una vez haya sido aprobado por el órgano social competente.

37. Estados Financieros Firmados, por favor permitir que sean condicionados hasta la fecha de firma del Revisor Fiscal posterior a la transmisión a Superfinanciera.


RESPUESTA: Se aclara que el certificado debe presentarse quince días calendario siguiente al cierre del ejercicio contable anual y una vez haya sido aprobado por el órgano social competente.

38. Numeral 2.4.11 otros informes, entendemos estos van relacionado única y exclusivamente al alcance de las obligaciones contractuales a cargo del administrador fiduciario. Favor responder a nuestro entendimiento, de lo contrario agradecemos estipular a qué otros informes se hace referencia. RESPUESTA: Efectivamente los otros informes están relacionados única y exclusivamente al alcance de las obligaciones contractuales a cargo del administrador fiduciario.

Esperamos haber dado claridad a las preguntas realizadas con este documento y con la reunión sostenida para tal fin. Agradecemos el interés mostrado por ustedes y sus empresas en este proceso contractual.

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