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Ministerio de Economía y Finanzas

Dirección Nacional de Contabilidad

Departamento de Administración y Capacitación a Usuarios

CAPACITACIÓN DE ALMACÉN

ABC de Almacén /

Inventario, versión 1.01

MEF - Dirección Nacional de Contabilidad – Departamento De Capacitación Página 2

Índice

1- Transacciones más comunes para usar en almacén ……………………………………… 3

2- Movimiento de Mercancía del Almacén………………………………………………………… 3

A- Entrada de Mercancía (MIGO) ………………………………………………………………………………………………………… 3

B- Visualización de los documentos de los movimientos del almacén (MIGO) ……………………………………… 5

C- Despacho de insumos del almacén (MIGO)……………………………………………………………………………………… 6

D- Anulación de las Entrada y Salidas del almacén (MIGO)…………………………………………………………………… 7

E- Devolución de las Entrada y Salidas del almacén (MIGO)………………………………………………………………… 8

3- Traspaso de Activo Fijo…………………………………………………………………………………… 9

4- Donaciones…………………………………………………………………………………………………… 11

5- Toma del Inventario……………………………………………………………………………………… 12

A- Crear documento de inventario (MI01)……………………………………………………………………………………………. 12

B- Recuento del Inventario (MI04) ……………………………………………………………………………………………………… 12

C- Tratar listado de diferencia (MI07) ………………………………………………………………………………………………… 13

6- Tips…………………………………………………………………………………………………………… 16


1- Transacciones más comunes para usar en almacén

ME23N / Visualizar Pedido

MIGO / Movimiento de mercancía

MB51 / Movimientos de los Artículos en el almacén

MB52 / Listado de Stocks

MM03 / Visualizar Material

MB90 / Reporte para reimprimir un documento de movimiento de material

MI01 / Crear Documento de Inventario

MI02 / Modificar Documento de Inventario

MI03 / Visualizar Documento de Inventario

MI04 / Recuento de Inventario

MI07 / Eliminar diferencias del Inventario

2- Movimiento de Mercancía del Almacén (MIGO)

A través de la transacción MIGO estaremos efectuando las Entradas y las salidas de mercancías, visualizar y

anular los documentos, hacer las devoluciones y los traspasos de activo fijos.

A- Entrada de Mercancía

1. Campos obligatorios: ‘El tipo de Documento, Referencia del Documento y el Número de Pedido u

Orden de compras’ al llenar los campos con la información correspondiente proceda a dar enter para

que visualice los renglones

El código del movimiento para la entrada de mercancía es el ‘101’


2. Inmediatamente que se reflejen los renglones del pedido podrá efectuar la entrada del renglón o los

renglones que necesite.

3. Campos Obligatorios:

o La nota de Entrega: El campo puede ser llenado con el número de la factura.

o La casilla de verificación: Dar el OK

o Cantidad de unidades del pedido: Colocar las cantidades unidades que se requiera

o Almacén: Seleccione el almacén

4. El usuario podrá a discreción o según su necesidad puede darle entrada a los renglones que necesite y

la cantidad por cada renglón. Los renglones que no se le den entrada y a los renglones que no se le

dio la entrada a todas las cantidades quedaran pendiente para hacer su entrada.

5. Una vez seleccionada los datos pertinente proceda a verificar a través del icono de Verificar de no

tener ninguna inconsistencia el sistema le indicara que el Documento están OK

6. Si desea imprimir el documento del movimiento que está efectuando seleccione el Vale Colectivo y al

momento de grabar el sistema le imprimirá el mismo.

7. Proceda a grabar a través del icono de Contabilizar en el menú. El sistema le arrojara un número de

documento.

8. Puede visualizar los movimientos de los documentos del almacén a través de Visualización de

documento en la transacción MIGO y en la opción Visualizar Pedido ME21N, en esta opción podrá

verificar la entrada de mercancía de la orden de compra o pedido recepcionada con el número del

pedido.

o Utilice la pestaña de historial de Pedido en la opción de posición y puede confirmar los

materiales que se le dio la entrada al almacén y el número del documento de entrada.


B- Visualización de los documentos de los movimientos del almacén (MIGO)

1. Campos obligatorios: El tipo de Documento: Visualizar, Referencia del Documento: Documento de

Material y el Número de Documento, al llenar los campos con la información correspondiente

proceda a dar enter para que visualice los renglones del documento.

2. Inmediatamente que introduzca el número del documento se reflejen los renglones del documento

que se quiere visualizar.


C- Despacho de insumos del almacén (MIGO)

1. Campos obligatorios: El tipo de Documento: Salida de Mercancía, Referencia del Documento: Otros,

código de documento: 201.

2. Si desea imprimir el documento del despacho seleccione la casilla de la impresora y el campo vale

colectivo.

3. Seleccione los materiales que va a despachar a través del campo Texto breve de material y efectué su

búsqueda por el código o el texto breve del material en el cuadro de dialogo respectivo.

4. Una vez seleccionado el Material debe de llenar los siguientes campos obligatorios: La casilla de

verificación de OK, Cantidad, Unidad de medida, Almacén, Centro de coste y división.

5. Después de llenar los campos obligatorios puede verificar dando un clic al icono de Verificar y de

estar todo correcto el sistema le indicar que el documento esta OK y puede grabar el documento

dando un clic al icono de Contabilizar.


D- Anulación de las Entrada y Salidas del almacén (MIGO)

1. Campos obligatorios: El tipo de Documento: Anulación, Referencia del Documento: Documentos de

materiales.

Si el documento es una entrada el número del documento comienza como 50

Si el documento es una salida de mercancía el número del documento comienza con 49

2. Inmediatamente que introduzca el número del documento y de enter se reflejaran los renglones del

documento que se quiere anular. En esta opción podrá anular el o los renglones que necesite con las

cantidades totales por renglón, el sistema NO permite rebajar las cantidades en los renglones.

3. Seleccione en la casilla de verificación de OK los renglones que piensa anular.

4. Una vez seleccionado el renglón o los renglones proceda a darle clic al icono de verificar y si todo está

correcto el sistema le arrojara el mensaje el Documento esta OK y puede proceder a dar clic en el

icono de Contabilizar para grabar la anulación.


Si el documento es un Despacho del almacén que se anuló, el renglón o los renglones seleccionado

regresaran al stock del almacén y si es una entrada de mercancía el renglón o los renglones que se

anulan quedaran pendiente para su recepción posterior a través del pedido que genero la entrada del

almacén.

E- Devolución de las Entrada y Salidas del almacén (MIGO)

1. Campos obligatorios: El tipo de Documento: Devolución, Referencia del Documento: Documentos de

materiales.

Si el documento es una entrada el número del documento comienza como 50

Si el documento es una salida o despacho el número del documento comienza como 49

1. Inmediatamente que introduzca el número del documento y de enter se reflejen los renglones del

documento del pedido. En esta opción podrá devolver cantidades específicas del renglón o de los

renglones del pedido que necesite devolver.


2. Seleccione en la casilla de verificación de OK los renglones que se le efectuaran la devolución y en el

campo de cantidad seleccione las cantidades que desea devolver del renglón si el articulo tiene

equivalencia puede cambiar la equivalencia si fuera el caso en el campo Unidad. Ejemplo se compra

en bulto pero dentro del bulto una unidad se devuelve, siempre y cuando el artículo tenga las

equivalencias podrá seleccionarla.

3. Una vez seleccionado los renglones y las cantidades por el cual se aran la devolución, En la opción de

Datos Detallado en la pestaña de SE debe de llenar Motivo del Movimiento y puede escoger entre:

Calidad Deficiente, No Completo, Deteriorado. Cuando son despacho de almacén no hay que hacer

este procedimiento de colocar el motivo del Movimiento.

4. Si el artículo es un activo fijo no se podrá hacer este procedimiento de devolución, se tendrá que

optar por la opción de anular.

3- Traspaso de Activo Fijo.

A- Traspaso de Activo Fijo (MIGO)

1. Los activos fijos después de efectuarle la entrada en el almacén se efectuara el traspaso del activo al

mismo no se le efectúa un despacho su tratamiento será a través del traspaso.

2. Campos obligatorios: El tipo de Documento: Traspaso, Referencia del Documento: Otros y el Número

de Documento 905.


3. Una vez llenado los campos obligatorios y seleccionado el activo que se va a transferir seleccione el

botón datos detallados

4. Una vez seleccionado el botón de datos detallados, en la pestaña de Traspaso seleccione el cuadrante

A donde colocara el centro 9000 que corresponde a Despacho de Activo Fijo

5. En la pestaña de Imputación en el campo Pos.pres. coloque F.TIPO50, una vez seleccionado los

campos obligatorio puede proceder a verificar a través del botón verificar y si todo está correcto, el

sistema le arrojara el mensaje que el Documento esta OK y proceda a grabar dando clic en el botón

de contabilizar.


4- Donaciones (MIGO)

A- Donaciones Recibidas a la en Entidad.

1. Campos obligatorios: El tipo de Documento: Entrada De Mercancía, Referencia del Documento: Otros,

Clase de Movimiento: 907 Si la donación proviene del sector Gubernamental, 909 Si la donación

proviene de Persona Jurídica.

2. Introduzca el Material (El material o articulo debe existir en el Maestro de Materiales de no ser así

debe de mandar a crear el articulo para poder darle la entrada en el almacén), La Cantidad, Unidad de

Medida, Almacén, Centro de Coste y la División.

3. Una vez introducido el material o los materiales que se recibirán producto de una donación proceda a

darle clic al botón de Datos Detallados y en la pestaña de Imputación en la pestaña Pos.pres

introduzca F.TIPO50.


4. En el campo Objeto PA seleccione la pestaña de la flecha y al desplegarse el cuadro de dialogo solo

dele continuar.

5. Una vez seleccionado los campos obligatorio puede proceder a verificar a través del botón verificar y

si todo está correcto, el sistema le arrojara el mensaje que el Documento esta OK y proceda a grabar

dando clic en el botón de contabilizar.

5- Toma del Inventario

C- Crear documento de inventario (MI01)

1. Campos obligatorios: Centro, Almacén

2. Si se desea bloquear los artículos cuando se hace la toma del inventario para que no se den

movimientos de los mismo puede usar el área de Otras Especificaciones la casilla de Bloqueo

Contabilizaciones darle un ok, El campo Numero de Inventario es opcional


3. Inmediatamente que introduzca los datos requeridos de enter y se reflejaran los renglones para

seleccionar los artículos a inventariar.

4. Seleccione los artículos a inventariar para cada renglón, una vez efectuada su lista proceda a dar

clic al icono de grabar en la barra de herramienta del sistema. El sistema le arrojara un número de

Inventario.

5. Si desea visualizar el documento realizado utilice la transacción MI03 si desea modificarlo utilice la

transacción MI02.

D- Recuento del Inventario (MI04)

1. Seleccione los campos Documento Inventario (El número del documento inventarios el que arroja

el sistema al momento de grabar la toma del inventario) y Ejercicio


2. Después de llenar los campos de enter para que el sistema le muestre el documento de la toma de

inventario efectuado anteriormente.

3. En el sistema se reflejara la lista de artículos que se generó en el documento de toma de

inventario.

4. En el Campo cantidad colocara la cantidad que hay en existencia física en el almacén referente a

cada artículo a inventariar.

5. Una vez concluido con el recuento de los artículos proceda a grabar a través del icono del disquete

del menú de herramienta del sistema. Se mantendrá el mismo número de la toma del inventario

que el sistema le arrojo al principio del proceso.

E- Tratar listado de diferencia (MI07)

1. Introduzca su número de documento y el Ejercicio y proceda a dar enter

2. El sistema mostrara los renglones con las diferencias y su monto según las cantidades por el

precio unitario del artículo.


3. Si existen diferencia debe de seleccionar el campo Motivo de la Diferencia del Inventario

donde escogerá un iten según su circunstancia o necesidad.

4. Una vez seleccionado el motivo de la diferencia proceda a grabar a través del icono del

disquete de la barra de herramienta principal del sistema.

5. Al momento de grabar el sistema mantendrá el número de documento de inventario y le

arrojara el número de movimiento del material producto de la toma del inventario efectuado.


El articulo seria rebajado del stock del inventario del sistema cuadrando lo físico contra el

sistema.

6- Tips A- Las OC al crédito y los contratos de Bienes se puede hacer la entrada de mercancía en el sistema

después que se refrende el pedido.

B- Los renglones que sean servicio y se identifiquen en el pedido con la K no entran en el almacén por

el cual no se reflejaran en la transacción MIGO.

C- Los pedidos que se generen en el año fiscal en curso pero el proveedor no entrega en el mismo año

y entrega en el siguiente año, no se podrá registrar a través del procedimiento actual se tendrán que

hacer a través de carga del sistema y se tendría que poner como una incidencia para efectuar la

misma.

D- Los artículos que su código inicien con tres son activo fijo y lo mismo no se efectuaría un despacho

su tratamiento es traspaso de activo fijo.

E- La salidas de Mercancía su número de documento comienzan con 49 y las entradas de mercancía su

documento comienza con 50.

F- A través de la visualización del pedido puedo ver la entrada de mercancía en el almacén pero no más

la salida del material.

G- Los códigos de los documentos de movimientos del almacén son los siguiente:

a. 101 Entrada de mercancía

b. 102 Anulación de la Entrada

c. 201 Salida de mercancía

d. 201 Anulación de la Salida

e. 905 Salida de Activos

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