9{eso{ución áe Secretaría generar9{0 032 -2014-9vfI9{JLIJv[

Lima, 1 4 ABR. 2014Visto; el Memorándum N° 201-2014-0PP-MINAM de 08 de abril de 2014, de la Oficina

de Planeamiento y Presupuesto; ellnfonne N° 036-2014-RAC-OPP-SGIMINAM de 08 de abrilde 2014. del Especialista en Racionalización y Especialista Responsable en Racionalizaciónde la Oficina de Planeamiento y Presupuesto; el Memorándum N° 238-2014-MINAM/SG-OAJde 09 de abril de 2014, de la Oficina de Asesoría Jurídica; y, demás antecedentes; y,

CONSIDERANDO:

Que, mediante Resolución de Secretaria General N° 019-2012-MINAM-SG de 16 demayo de 2012, se aprobó la Directiva N" 001-2012-SG-MINAM "Directiva General para laFonnulación, Tramitación y Presentación de Documentos Escritos en el Ministerio delAmbiente", el cual tiene por objeto establecer criterios simples, rápidos, eficaces y unifonnesen la tramitación de documentos externos, así como la generación de documentos internos ysu codificación, para simplificar y brindar seguridad al procedimiento administrativo en elMinisterio del Ambiente;

Que, de acuerdo a los documentos del visto, la Oficina de Planeamiento yPresupuesto propone la modificación integral de la citada Directiva, con la finalidad desimplificar y estandarizar los documentos de uso frecuente emitidos por los órganos delMinisterio del Ambiente, así como mejorar su concordancia con otras directivas de estaentidad;

Que, el numeral 6.3 de la Directiva N° 004-2010-SG-MINAM "Directiva General para laFonnulación, Aprobación y Modificación de Directivas en el MINAM", aprobada porResolución de Secretaría General N" 024-2010-MINAM, establece que corresponde a laSecretaría General aprobar las directivas cuyo cumplimiento compete a dos o más oficinas odirecciones generales y se refiera a temas de gestión administrativa o documentaria;

Que, en dicho contexto, resulta necesario aprobar la directiva denominada"Disposiciones para la Fonnulación de Documentos de Uso Frecuente en el Ministerio delAmbiente", por lo que se debe emitir el acto resolutivo correspondiente;

Con el visado de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto y la Oficina de AsesoríaJurídica; y,

De confonnidad con lo establecido en el Decreto Legislativo N° 1013, Ley deCreación, Organización y Funciones del Ministerio del Ambiente; el Decreto Supremo N°007-2008-MINAM, que aprueba su Reglamento de Organización y Funciones; y la DirectivaN" 004-2010-SG-MINAM "Directiva General para la Fonnulación, Aprobación y Modificaciónde Directivas en el MINAM", aprobada por Resolución de Secretaria General N" 024-2010-MINAM;

SE RESUELVE:

Artículo 1°._ Aprobar la Directiva W OO'i -2014-SG-MINAM, denominada"Disposiciones para la Formulación de Documentos de Uso Frecuente en el Ministerio delAmbiente", que como Anexo forma parte integrante de la presente resolución.

Artículo 2°._ Dejar sin efecto la Directiva W 001-2012-SG-MINAM "Directiva Generalpara la Formulación, Tramitación y Presentación de Documentos Escritos en el Ministerio delAmbiente", aprobada por Resolución de Secretaría General W 019-2012-MINAM-SG de 16de mayo de 2012.

Artículo 3".- Transcribir la presente resoiución a todos los órganos del Ministerio delAmbiente para su conocimiento y cumplimiento.

Artículo 4°._ Disponer la publicación de la presente resolución en el Portal deTransparencia Estándar del Ministerio del Ambiente.

Regístrese, comuníquese y publíquese.

~Secretario General

PERÚ M,nlstenodel AmbIente

DIRECTIVA N.o 00"1 -2014-MINAMlSG

"DISPOSICIONES PARA LA FORMULACiÓN DE DOCUMENTOS DE USOFRECUENTE EN EL MINISTERIO DEL AMBIENTE"

I

PERÚ MIn,stenodel AmbIente

DIRECTIVA N.o 00'1 -2014-MINAM/SG

DISPOSICIONES PARA LA FORMULACiÓN DE DOCUMENTOS DE USOFRECUENTE EN EL MINISTERIO DEL AMBIENTE

1. OBJETO

Establecer criterios uniformes para la formulación de documentos de uso frecuente en elMinisterio dei Ambiente - MINAM.

2. FINALIDAD

La presente directiva tiene por finalidad estandalizar y racionalizar la formulación dedocumentos de uso frecuente emitidos por los distintos órganos del MINAM, en concordanciacon las normas vinculadas a la materia.

3. ALCANCE

La presente directiva es de aplicación obligatoria para todos los órganos del MINAM; siendoresponsabilidad de los servidores de la entidad el cumplimiento de lo dispuesto en la presentedirectiva.

4. VIGENCIA

La presente directiva entrará en vigencia a partir del día siguiente de su publicación en el Portalde Transparencia Estándar del MINAM.

5. BASELEGAL

5.1 Ley N.o 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General y sus modificatorias.

5.2 Ley N.o 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado y susmodificatorias.

5.3 Ley N.O 27806, Ley de Transparencia y Accesc a la Información Pública y susmodificatorias.

5.4 Ley N" 28983, Ley de Igualdad de Oportunidades entre Mujeres y Hombres.

5.5 Ley N.o 29060, Ley del Silencio Administrativo y sus modificatorias.

5.6 Ley N.o 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo y sus modificatorias.

5.7 Ley N" 30057, Ley del Servicio Civil.

5.8 Decreto Legislativo N.o 1013, Ley de Creación, Organización y funciones del Ministeriodel Ambiente.

5.9 Decreto Supremo N" 010-99-JUS, que dispone que Secretarios Generales' deMinisterios o funcionarios de rango equivalente de entidades públicas, remitan textos denormas de carácter general para su sistematización.

5.10 Decreto Supremo N" 043-2003-PCM, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Leyde Transparencia y Acceso a la Información Pública.

5.11 Decreto Supremo N.o 072-2003-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley deTransparencia y Acceso a la Información Pública y sus modificatolias.

5.12 Decreto Supremo N" 015-2006-MIMDES, que declara los años 2007 al 2016 como el"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú".

PERÚ Mlnlstenodel AmbIente

5.13 Decreto Supremo N.' 079-2007-PCM, que aprueba los lineamientos para elaboración yaprobación de TUPA y establecen disposiciones para el cumplimiento de la Ley delSilencio Administrativo.

5.14 Decreto Supremo N.' 007-2008-MINAM, que aprueba el Reglamento de Organización yFunciones del Ministerio del Ambiente.

5.15 Decreto Supremo N.' 056-2008-PCM, que dicta nomnas sobre información a serconsignada en la documentación oficial de los Ministerios del Poder Ejecutivo y losOrganismos Públicos adscritos a ellos.

5.16 Decreto Supremo N.' 009-2009-MINAM, Medidas de Ecoeficiencia para el Sector Públicoy sus modificatorias.

5.17 Decreto Supremo N.' 007-2010-PCM, que aprueba la Metodología de SimplificaciónAdministrativa y establece disposiciones para su implementación, para la mejora de losprocedimientos administrativos y servicios prestados.

5.18 Resolución de Contraloría N.' 320-2006-CG, Normas de Control Interno.

5.19 Resolución de Secretaria General N.' 024-2010-MINAM, que aprueba la Directiva N.' 04-2010-SG-MINAM "Directiva General para la Fomnulación, Aprobación y Modificación deDirectivas en el Ministerio del Ambiente".

5.20 Resolución de Secretaría General N.' 037-2011-SG-MiNAM, que aprueba la DirectivaN.' 002-2011-SG-MINAM "Directiva de Medidas de Ecoeficiencia en el Mínisterio delAmbiente".

6. DISPOSICIONES GENERALES

6.1 PRINCIPIOS,/

La elaboración de documentos se rige por los principios del procedimientoadministrativo, establecidos en el artículo IV de la Ley N' 27444, Ley del ProcedimientoAdministrativo General, en lo que sea aplicable.

6.2 FORMALIDADES EN LA PRESENTACiÓN DE LOS DOCUMENTOS

6.2.1 Citas textuales: Las citas se escribirán en letra cursiva y entre comillas,mencionando siempre la autoría.

6.2.2 Cuadros y cifras estadísticas: Los cuadros con información numérica y las cifrasestadísticas incluirán una leyenda al pie, donde se detallará la fuente deinfomnación, asi como la fecha en que ésta se dio a COnocer.En caso la fuente de - .;información sea el MINAM se incluirá en la leyenda el órgano que estuvo'acargode su elaboración. . ".\:

6.2.3 Fotografías e imágenes: Las fotografías e imágenes incluirán una leyenda al pie,donde se consignará el nombre de la persona que tomó la fotografía o la fuente enla que se obtuvo la imagen, así como la fecha en que la foto o imagen fue captadao publicada. Se podrá incluir en la leyenda un resumen sucinto de su contenido.

6.2.4 Mención de documentos: Cuando se haga mención a un documento recibido,emitido o publicado, se incluirá al lado del mismo la fecha en que éste fue recibidoo publicado; a fana de estos datos, se considerará la fecha de su emisión. Paraello, se utilizará el formato (DD-MM-AAAA).

6.2.5 Numeración: Los documentos que contengan dos (02) o más páginas deberánser numerados, siempre que contenga información textual en la página deldocumento.

6.2.6 Ortografía y gramática: La redacción debe respetar las normas de ortografía y

2

PERÚ Mlmsterlodel AmbIente

reglas gramaticales.

6.2.7 Regla del expediente único: Cada documento generado debe referirse a un soloasunto, a fin de facilitar su tramitación y adecuado archivo.

6.2.8 Tonalidad: El estilo del texto debe ser siempre cortés y respetuoso.

6.2.9 Uso del lenguaje inclusivo: Los documentos serán elaborados utilizandoexpresiones que hagan referencia tanto al género femenino como al masculino,evitando el uso exclusivo del genérico masculino. Se podrá tomar en cuenta lasdisposiciones emitidas por el Estado sobre esta materia.

7. DISPOSICIONES ESPECíFICAS

7.1 CLASIFICACiÓN DE DOCUMENTOSLos documentos de uso frecuente que se emiten en el MINAM se clasifican en:

7.1.1 Documentos de Carácter Externo

Son aquellos documentos que cursan los órganos del MINAM a personasnaturales o jurídicas, de derecho público o privado, nacionales o extranjeras, paracomunicar o brindar información en materia de su competencia. A continuación sedetallan los principales documentos de carácter externo que se utilizanfrecuentemente en el MINAM:

7.1.1.1 Oficio

Documento emitido por los órganos del MINAM para comunicarse con una(01) entidad de la Administración Pública. Su formato se encuentraestablecido en el Anexo N.o01 de la presente Directiva.

7.1.1.2 Oficio Múltiple

Documento emitido por los órganos del MINAM para comunicarse, enforma simultánea y sobre un mismo asunto, con dos (02) o más entidadesde la Administración Pública. Su formato se encuentra establecido en elAnexo N.o02 de la presente Directiva.

7.1.1.3 Carta

Documento emitido por los órganos del MINAM para comunicarse con una(01) persona natural o jurídica que no forma parte de la AdministraciónPública. Su formato se encuentra establecido en el Anexo N.o 03 de lapresente Directiva.

7.1.1.4 Carta Múltiple

Documento emitido por los órganos del MINAM para comunicarse, enforma simultánea y sobre un mismo asunto, con dos (02) o más personasnaturales o jurídicas que no forman parte de la Administración Pública. Suformato se encuentra establecido en el Anexo N.o 04 de la presenteDirectiva.

7.1.2 Documentos de Carácter Interno

Son aquellos documentos que se cursan entre los órganos del MiNAM para tratarasuntos de su competencia. A continuación se detallan los principales documentosde carácter interno que se utilizan frecuentemente en el MINAM:

3

PERÚ MInisteriodel Ambl ente

7.1.2.1 Memorando

Documento que se cursa a un (01) órgano del MINAM,independientemente del nivel jerárquico del remitente o destinatario, paracomunicar aspectos técnicos o administrativos de su competencia, COnelfin de formalizar o impulsar acciones específicas, tales como realizarpedidos, solicitar y/o remitir información, entre otros. El formato dememorando se encuentra establecido en el Anexo N.o 05 de la presenteDirectiva.

7.1.2.2 Memorando Múltiple

Documento que se cursa simultáneamente y sobre un mismo asunto a dos(02) o más órganos del MINAM, independientemente del nivel jerárquicodel remitente o destinatario, para comunicar aspectos técnicos oadministrativos de su competencia, con el fin de formalizar o impulsaracciones especificas, tales como realizar pedidos, solicitar y/o remitirinformación, entre otros. El formato de memorando múltiple se encuentraestablecido en el Anexo Na 06 de la presente Directiva.

7.1.2.3 Informe

Documento que contiene, entre otros aspectos, una opinión fundamentadarespecto a una o más materias específicas, un reporte del cumplimiento dedisposiciones efectuadas anteriormente o un análisis de los alcances yconsecuencias de determinados hechos.

El Informe es emitido por un órgano determinado del MINAM, por lo quedicho documento deberá ser firmado por la persona responsable de suelaboración y por el/la Director(a) o Jefe(a) del órgano correspondiente. Elformato de informe se encuentra establecido en el Anexo N.o 07 de lapresente directiva.

7.1.3 Correo Electrónico

El correo electrónico es un mensaje que remite un servidor oivil del MINAM a unoo varios destinatarios, pudiendo contener adjunto uno o varios archivos. Estedocumento puede ser clasificado como de carácter interno y/o externo. Su formatose encuentra establecido en el Anexo N." 08 de la presente directiva.

7.2 ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

7.2.1 , . "-Oficio, Oficio Múltiple, Carta, Carta Múltiple, Memorando, MemorandoMúltiple e Informes

Estos documentos tendrán la'siguiente estructura:

7.2.1.1 Encabezado

a. Membrete

Comprende el Gran Sello del Estado (Escudo Nacional con lainscripción circular "REPÚBLICA DEL PERÚ"), seguido por la palabra"PERÚ", la denominación "Ministerio del Ambiente", nombre completodel Órgano de Alta Dirección y el nombre de la Dirección/OficinaGeneral, según el siguiente formato:

4

PERÚ MInisteriodel AmbIente

~ ..Arial9Color blanco

b. Año y Decenio Oficial

Es el nombre del año calendario y decenio establecido por dispesitivolegal. Se consigna en letras minúsculas y entre comillas, ubicadodebajo del membrete, con tipe de letra y tamaño Arial 7.

c. Lugar y fecha

Comprende el nombre de la localidad, el día, el mes y el año deformulación del documento. Se consigna en el lugar que correspenda,según modelo y tipo de documento, para lo cual se utilizará tipo defuente Arial 11 Normal.

Para el caso del Informe, Memorando y Memorando Múltiple sólo seconsignará la fecha, luego de la referencia.

d. Codificación

La codificación individualiza la ccmunicación escrita e identifica alórgano remitente.

Se consigna en letras mayúsculas, subrayado y en el lado izquierdo ola parte céntrica del documento, según corresponda, utilizando tipo defuente Arial 12 Negrita.

Dependencia

• Los órganos del MINAM codijicarán sus documentos considerando elsiguiente orden:

1. Denominación del documento, seguido por la abreviatura de lapalabra "Número" (N.");

2. El número correlativo asignado al documento, compuesto por tres ocuatro dígitos (según la frecuencia de uso) renovables anualmente;

3. Entre guiones las cuatro cifras del año en que se cursa lacomunicación (-); y,

4. Entre guion y separación con símbolo (1) las siglas del MINAM.También se separará ccn el símbolo (1) las siglas de la AltaDirección y el órgano responsable de la formulación del documento.

Ejemplo:

MEMORANDO N." 028-2013-MINAM/SGlOPPI

Año Vigente

Numeración Correlativa

Tipo de documento

5

PERÚ Ministeriodel AmbIente

En el Anexo N.o 09 de la presente directiva se establecen las siglascorrespondientes a [os órganos del MINAM, para el uso adecuado de lacodificación.

Los comités y comisiones que se constituyan con carácter temporal opermanente, utilizarán como código en sus comunicaciones escritas elque [es asigne la Oficina Genera[ de Administración.

e. Destinatario

Es el nombre, apellido y cargo de la persona a quien se le dirige e[documento, anteponiendo la palabra Señor(a) en caso corresponda.Los nombres y apellidos se escriben con letras mayúsculas, aexcepción del memorando, memorando múltip[e e informe; los cargosse escriben con letras minúsculas. Se resaltan en negrita únicamentelos nombres y apellidos. Se utilizará tipo de fuente Arial 11.

Para el caso de la carta, carta múltip[e, oficio y oficio mú[tiple, seincluirá adicionalmente el nombre y la dirección de la persona natural oinstitución.

f. Remitente

Para el caso del memorando, memorando múltiple e informe, seincluirá este rubro, indicando el nombre, apellido y cargo del Director(a)o Jete(a) del órgano que emite el documento, los cuales se escribiráncon minúsculas. Se resaltan en negrita únicamente los nombres yapellidos. Se utilizará tipo de fuente Arial 11.

g. Asunto

Expresa sucintamente el contenido dei documento. Se utiiizará tipo defuente Arial 11. La palabra "Asunto" irá resaltada en negrita al ladoizquierdo o la parte céntrica del documento, según corresponda.

h. Referencia

Menciona en orden cronológico (desde el más antiguo hasta el másreciente), los documentos que originan o sustentan la formulación deloficio, oficio múltiple, carta, carta múltiple, memorando, memorandomúltiple o informe. La palabra "Referencia" irá resaltada en negrita,allado izquierdo o la parte céntrica del documento, según corresponda'.Se ut[lizará tipo de fuente Arial 11.

7.2.1.2 Cuerpo

Parte expositiva y central del documento, en la que se desarrol[a el tema,asunto o motivo que origina su formulación. Se utilizará tipo de fuente Arial11.

a. Oficio, Oficio Múltiple, Carta, Carta Múltiple, Memorando yMemorando Múltiple.

Se inicia con un saludo que constituyé la antesala al cuerpo deldocumento, por ejemplo: "Tengo el agrado de dirigirme a usted ... ",uMe dirijo a usted ... ", entre otros.

Luego de efectuado el saludo, se desarrollará uno o más párrafos,explicando diversos aspectos de un determinado tema o materia.

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PERÚ MInisteriOdel Ambiente

b. Informes

Generalmente se inicia con un saludo que constituye la antesala alcuerpo del documento, por ejemplo: "Me dirijo a usted, con relacióna los documentos de referencia, vinculados a .....•

Luego de efectuado el saludo, se desarrollará el cuerpo del documento,según la siguiente estructura:

Antecedentes

Se resumirá los hechos y el contenido de los documentos que .sustentan la formulación del Informe.

- Análisis

Se desarrollará una indagación o estudio lógico secuencial del temao temas abordados.

- Conclusiones

Se consignará el o los resultados obtenidos sobre la base de laspremisas desarrolladas en la parte analítica.

Recomendaciones

Se consignará las sugerencias y recomendaciones vinculadas a laparte analítica del informe.

7.2.1.3 Término

Conjunto de elementos identificatOlios del remitente:

a. Despedida

Se ubica luego de concluido el texto, por ejemplo: "Es propicia laocasión para expresarle los sentimientos de mi considerac;ónu,"Es cuanto informo a usted, para los fines pertinentesU

,

UAtentamente", entre otros.

b. Firma

Se suscribe al lado izquierdo de la parte inferior de la última página deldocumento, debajo de la despedida y sobre la post-firma. La firma esimpresa por el~a directoria) o jefe(a) del órgano que' emite eldocumento, de su puño y letra, y generalmente está acompañada deun sello que contiene el cargo, la posición o el servicio que presta.

Para el caso del Informe, este deberá ser firmado, en primer lugar, porla persona responsable en la elaboración del documento y luego porel/la directora(a) o jefe(a) del órgano correspondiente.

c. Post-firma

Se coloca debajo de la firma y comprende:

Abreviatura de la profesión, si corresponde.Nombres y apellidos.

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PERÚ M'n1slenodel Ambiente

- Cargo que desempeña, cuyos ténninos se escriben con inicialmayúscula, a excepción de las preposiciones y articulas.

En caso que los responsables de Alta Dirección, Direcciones Generalesu Oficinas deleguen, mediante comunicación escrita, la firma de actos ydecisiones de su competencia, el delegado suscribirá los documentos,anotando la palabra "por" aliado izquierdo de su firma.

d, Siglas de responsabilidad

Identifica a las personas responsables de la formulación deldocumento, mediante sus iniciales mayúsculas y minúsculasrespectivamente, separadas con oblicuas (r¡.

Las siglas de responsabilidad se consignan en el margen izquierdo y alfinal de la última página del documento, en tipo de fuente Arial 6, deacuerdo al siguiente formato: (XXXJyyy/zzz)

Las primeras siglas corresponden a elAa directora(a) o jefe(a) delórgano correspondiente que emite el documento (en mayúsculas), y lassiguientes corresponden a las personas que intervinieron activamenteen su redacción (en minúsculas).

Ejemplo: (PASnzv/vas)

Cuando un documento deba ser firmado por el Viceministro/SecretarioGeneral, las primeras siglas corresponden a la persona que finna eldocumento y las siguientes corresponden a eVla directora(a) o jefe(a)del órgano encargado de su elaboración.

e, Documentos u objetos adjuntos

Se emplea cuando el oficio, oficio múltiple, carta, carta múltiple,memorando, memorando múltiple o informe es acompañado porobjetos o documentos.

En estos casos, según corresponda, se consignará la expresión "Seadjunta", en tipo de fuente Arial 7, seguida de dos puntos y ubicada enla parte inferior izquierda de la última página del documento.

Al lado de dicha expresión, se consignará el nombre del objeto y/odocumento que se acompaña, indicando el número de folio. Si fuera.más de un objeto y/o documento se procede a su numeración en ordencorrelativo, empleando números arábigos.

Los documentos no escritos, tales como fotografias, discos compactos,discos ópticos de almacenamiento de datos, dispositivos dealmacenamiento, entre otros, se colocarán dentro de sobres en los quese rotulará el nombre con la que fue consignado el documento,pudiendo identificarlo con el número de serie, en caso corresponda.Por ejemplo: "CO con serie N° 123456ABC ..:; "OVO con serie N°7454678XXY874 ...•..

f. Con copia

Se utiliza cuando una copia del documento es remitido, paraconocimiento, a otros órganos o personas distintas al destinatario. Enestos casos, se consignarán las iniciales "c.c.", en tipo de fuente Arial

8

PERÚ MInisteriodel AmbIente

7, seguido de dos puntos y ubicado en el margen izquierdo y al final deia última página del documento.

Al lado de dichas iniciales, se nombrará cada órgano y/o persona aquien se le remite copia del documento, así como el número deejemplares que se les entrega.

7.2.1.4 Fin de Página

Es la referencia a la dirección electrónica, ubicación y teléfono del MINAM.Va impreso en la parte inferior de las hojas del documento, con letra Arial8. Se coloca a tres (03) cm. del borde derecho ya un (01) cm. del bordeinferior, según el siguiente formato:

www.minam.gob.pewebmaster@minam.gob.pe

Av. Javier Prado Oeste 1440San Isidro, Lima 27, PerúT: (511) 6116000

L

No es necesario incluir el fin de página en el memorando y memorandomúltiple.

7.2.1.5 Visto

Es la rúbrica que se suscribe en el borde izquierdo de cada página escritadel documento y sus anexos, a fin de dar conformidad o validez a sucontenido. Generalmente, la rúbrica viene acompañada con su respectivosello.de visto.

Los proyectos de documentos que deban ser firmados por el DespachoMinisterial, los Viceministerios y la Secretaría General deberán contenerun original y una copia, siendo ésta última visada por el/la Director (a) oJefe(a) del órgano correspondiente.

En el caso especifico de los informes, estos deberán estar debidamentevisados por el servidor civil responsable en la elaboración del mismo y poreVlaDirector(a) o Jefe (a) del órgano correspondiente.

7.2.2 Correo Electrónico

Los correos electrónicos están constituidos por las siguientes partes:

a. Destinatario (Para:)

Es la dirección electrónica de cada una de las personas y/o entidad, a quien vadirigido el correo electrónico.

b. Asunto

Expresa sucintamente el contenido del correo electrónico.

c. CuerpoEs la parte expositiva y central de este documento, en la que se indica elmotivo de su remisión.

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PERÚ Ministeriodel AmbIente

d. Despedida

Frase que se utiliza para despedirse del receptor del correo electrónico.Ejemplo: "Atentamente".

e. Auto/irma

Al pie de cada mensaje, los usuarios deberán insertar una autofirmaestablecida por el Sistema Administrativo de Informática y el Equipo deComunicaciones, a fin de permitir al receptor identificar formalmente a suremitente.

7.3 CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS

7.3.1 Papel

El papel debe ser hoja bond, tamaño oficial (A-4) de 210 por 297 mm. con peso de75 gr.

Cuando se hace uso de equipos de procesamiento automático de datos, elsegundo ejemplar y sucesivos se obtienen en papel bond, tamaño oficial (A-4).

7.3.2 Márgenes

a. Margen superior: 1,4 cm.b. Margen inferior: 3,3 cm.c. Margen izquierdo: 2,7 cm.d. Margen derecho: 2,6 cm.

7.3.3 Sellos

7.3.3.1 Sello Redondo de Visado

Es el sello que acompaña a los vistos, por lo que se estampa al bordeizquierdo de la página del documento.

El sello será de 24 mm de diámetro y llevará de manera concéntrica elnombre de la entidad (MINISTERIO DEL AMBIENTE - MINAM), a manerade semi círculo el nombre de la Dirección General u Oficina yal centro laprimera letra del nombre y el apellido completo de la persona que otorga elvisto. En caso de los funcionarios, el sello no llevará el nombre al centro.

Ejemplo:

7.3.3.2 Sello Redondo de Seguridad

El sello redondo de seguridad se estampa en la parte central del reversode los sobres como medida de seguridad. Tiene como características:

10

,

PERÚ MInisteriodel AmbIente

a. Dos circulos concéntricos de 12 y 24 mm de diámetro,respectivamente.

b. El Escudo Nacional en la parte central, sin el nombre "República delPerún

•

c. El nombre de la Dirección u Oficina General en letras mayúsculas,ubicado en el espacio comprendido entre los circulos concéntricos.

7.3.3.3 Sello de Clasificación

Sello rectangular que indica la categorla de seguridad del documento y seconfecciona con letras mayúsculas tipo imprenta de 4 mm, encerradasdentro de un marco rectangular. Se estampa con tinta roja en la partesuperior e inferior central del documento y de los sobres.

Los servidores del MINAM responsables de la clasificación de losdocumentos son:

(1) Ministro del Ambiente(2) Secretario General(3) Viceministros(4) Directores Generales(5) Director o Jefe de Oficina

La clasificación de los documentos y expedientes debe regirse por loestablecido en los artlculos 15', 16' Y 17' del Texto Único Ordenado de laLey N.' 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública,aprobado por Decreto Supremo N.' 043-2003-PCM.

7.3.3.4 Sello de Trámite Urgente

Sello rectangular con las mismas características que el sello declasificación, el cual permite distinguir la documentación que requieretrámite inmediato, con carácter de URGENTE, de aquella que se tramitade manera regular. El sello se estampa en diagonal con tinta roja en elángulo superior derecho de la primera página de los documentos y sobres.

7.3.4 Sobres

7.3.4.1 Sobres para la documentación común

,Sólo se utiliza para la remisión de documentos de carácter externo, Lossobres tienen las siguientes características:

a. Sobre blanco de 22 x 11 cm.b. Sobre manila de dimensiones acordes al tamaño y cantidad de

documentos que se envían.

7.3.4.2 Sobres para la documentación clasificada

Para la documentación clasificada se emplea el sistema de doble sobre,de manera tal que no se permita leer a través de él.

El sobre interior debe ser de papel, con un tamaño de 23 x 11cm. El sobreexterior debe ser de papel, con un tamaño de 24 x 12 cm.

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PERÚ Mlnlstenodel Ambiente

8. DISPOSICION COMPEMENTARIA

La impresión de todos los documentos de uso común se realizará por ambas caras de la hoja(anverso y reverso), de confonmidad con lo dispuesto por el Decreto Supremo N.o 009-2009-MINAM, norma que aprueba las medidas de ecoeficiencia del Sector Público, y la Directiva N.o002-2011-SG-MINAM "Directiva de Medidas de Ecoeficiencia en el Ministerio del Ambiente",aprobado por Resolución de Secretaría General N.o 037-2011-SG-MINAM.

9. DISPOSICIONES FINALES

9.1 La Secretaría General del MINAM administrará la presente directiva, velando por elestricto cumplimiento de la misma.

9.2 Los documentos de carácter externo deberán ser cursadas a través de trámitedocumentario.

10. ANEXOS

Anexo N.O01 - Fonmato de OficioAnexo N.o 02 - Fonmato de Oficio MúltipleAnexo N.o 03 - Fonmato de CartaAnexo N.O04 - Fonmato de Carta MúltipleAnexo N.o 05 - Formato de MemorandoAnexo N.o 06 - Formato de Memorando MúltipleAnexo N.o 07 - Formato de InfonmeAnexo N.O08 - Formato de Correo ElectrónicoAnexo N.o 09 - Cuadro de Siglas de los Órganos del MINAM

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.~. PERÚ Mlnlstenodel AmbIente

ANEXOS

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ANEXO N. o 01 FORMATO DE OFICIO

PERÚ MInisterio del '1 Nombre de Órgano de ; '," ,'> :~~.":

Ambiente Alta OlrecClon • 't:;_ ~~" ~#":'~~ "';.-~:J.i~~~"Decenio de las Personas con Discapacidad en el PelÚ"

"Año de la 'promoción de la Induslria Responsable y del Compromiso ClimáticoB

(Lugar y Fecha)

OFICIO N.o XXX -20XX-MINAM/SG/OPP

Señor (a)NOMBRES y APELLIDOS (Destinatario)Cargo (Destinatario)Institución (Destinatario)DirecciónPresente o Distrito.-

Asunto

Referencia

Tengo el agrado de dirigirme a usted, en atención al documento de la referencia, mediante

el cual. .

Al respecto, hago de su conocimiento que .

....................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................

Es propicia la ocasión para expresarle los sentimientos de mi consideración.

Atentamente,

(Firma y post-firma)

Se Adjunta:c.c.:

(XX.XJ'yyyf=)

www.minam.gob.pewebmaster@minam.gob.pe

Av. Javier Prado Oeste 1440San Isidro, Urna 27, PerúT: (511) 6116000

13

ANEXO N.O02 FORMATO DE OFICIO MÚLTIPLE

PERU- Mlmstenodel 'Nombredeórganode ~ . ":.Ambiente Alta Dirección ~

"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú""Año de la Promoción de la Industria Responsable y del Compromiso Crmático"

(Lugar y Fecha)

OFICIO MÚLTIPLE N.o XXX -20XX-MINAM/SG/OPP

Señor (a)NOMBRES y APELLIDOS (Destinatario)Cargo (Destinatario)Institución (Destinatario)DirecciónPresente o Distrito,-

Asunto

Referencia

Tengo el agrado de dirigirme a usted, en atención al documento de la referencia, mediante

el cuaL, , .

Al respecto, hago de su conocimiento que : , .

Es propicia la ocasión para expresarle los sentimientos de mi consideración.

Atentamente,

(Firma y post-firma)

Se Adjunta:C.C.:

www.rninam.gob.pewebmaster@minam.gob.pe

Av. Javier Prado Oeste 14408an Isidro, Urna 27, PerúT, (511) 611 6000

14

ANEXO N.o03 FORMATO DE CARTA

PERU" M'n1stenodel ¡lNomb';edeórgan~de '. ~,' - ',- -:AmbIente Alta DlfeCCton ~ : '

;, ,~~ - - '" : 'e,. " , • '"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Penj'

'Año de la Promoción de [a Industria Responsable y del Compromiso Cfimático"

(Lugar y Fecha)

CARTA N.OXXX -20XX-MINAM/SG/OPP

Señor (a)NOMBRES y APELLIDOS (Destinatario)Cargo (Destinatario)Institución (Destinatario)DirecciónPresente o Distrito.-

Asunto

Referencia

Tengo el agrado de dirigirme a usted para .

....................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................

Es propicia la ocasión para expresarle los sentimientos de mi consideración.

Atentamente,

(Firma y post-firma)

adjunta:c.:

(XXXJyyyfzzz)

www.minam.gob.pewebmaster@minam.gob.pe

Av. Javier Prado Oeste 1440San Isidro. Lima 27, PerúT, (511) 611 6000

15

ANEXO N.o 04 FORMATO DE CARTA MÚLTIPLE

PERU' M'n1sleno del , Nombre de Órgano de ~ ~ ' - ~"

Ambiente ~ Al1aD!recclón ~ _ ~-,._-~

"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú"-Ano de la Promoción de la Industria Responsable y del Compromiso Climático"

(Lugar y Fecha)

CARTA MÚLTIPLE N.o XXX -20XX-MINAMlSG/OPP

Señor (a)NOMBRES y APELLIDOS (Destinatario)Cargo (Destinatario)Institución (Destinatario)DirecciónPresente o Distrito.-

Asunto

Referencia

Tengo el agrado de dirigirme a usted para .

Es propicia la ocasión para expresarle los sentimientos de mi consideración.

Atentamente,

(Firma y post-firma)

Se Adjunta:e.e:

(XXX!yyyIrzz.)

L

www.minam.gob.pewebmaster@rninam.gob.pe

Av. Javier Prado Oeste 1440San Isidro, Lima 27, PerúT: (511) 611 6000

16

ANEXO N.o 05 FORMATO DE MEMORANDO

"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú""Año de la Promoción de la Industria Responsable y del Compromiso Climático"

MEMORANDO N.o XXX -20XX-MINAMlSG/OPP

PARA

DE

ASUNTO

REFERENCIA

FECHA

Nombres y Apellidos (Destinatario)Cargo (Destinatario)

Nombres y Apellidos (Remitente)Cargo (Remitente)

Oficio N.o XXX-20XX-MINAMIYYY/ZZZ

Me dirijo a usted, con relación al documento de la referencia, mediante elcual. .

...................................................................................................................................................

Al respecto, .

....................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................

Atentamente,

Se Adjunta:c.c.:

(XXXlyyy/=1

17

ANEXO N.o 06 FORMATO DE MEMORANDO MÚLTIPLE

PERU' MInisterio del , NombredeÓrganode 1~:"¡J"'j.~-.:

AmbIente Alta Dlrecclon ~ t> ~ ~

"Decenio de las Personas con Discapacidad en el PenT"Afio de la Promoción de la Induslña Responsable y del Compromiso Climático"

MEMORANDO MÚLTIPLE N.OXXX -20XX-MINAM/SGlOPP

PARA

DE

ASUNTO

REFERENCIA

FECHA

Nombres y Apellidos (Destinatario)Cargo (Destinatario)

Nombres y Apellidos (Destinatario)Cargo (Destinatario)

Nombres y Apellidos (Remitente)Cargo (Remitente)

Oficio N.OXXX-20XX-MINAMfYYY/ZZZ

Me dirijo a usted, con relación al documento de la referencia, mediante elcual. .

...................................................................................................................................................

Al respecto, .

....................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................

Atentamente,

(Firma y Post-firma)

Se Adjunta:c.c:

(XXXlyyyfzzz) I

18

ANEXO N.o 07 FORMATO DE INFORME~ - 4-~*d"~r~_

PERU' Ministerio del 1 Nombre de Órgano de .'Ambiente Alta Dirección - " ,

~ '"'" -. "" -. ~~"'~'~.'> ".- , ,-"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Pen)"

uAño de la Promoción de la Industria Responsable y del Compromiso Climático"

INFORME N.O }{XXX -20XX-MINAMlSG/OPP

PARA

DE

ASUNTO

REFERENCIA

FECHA

Nombres y Apellidos (Destinatario)Cargo (Destinatario)

Nombres y Apellidos (Remitente)Cargo (Remitente)

Oficio N" XXX-20XX-MINAMIYYYIZZZ

Me dirijo a usted, con relación al documento de la referencia, vinculados aL .

Al respecto, informo a su Despacho lo siguiente:

l. ANTECEDENTES

11. ANÁLISIS

111. CONCLUSIONES

IV. RECOMENDACIONES

Es cuanto informo a usted, para los fines pertinentes.

Atentamente,

(XXX!yyylzzz)www.minam.gób.pe

webmaster@minam.gob.pe

Av. Javier Prado Oeste 1440San Isidro, Lima 27, PerúT: (511) 6116000

19

Para:CC:Asunto:

ANEXO N.o 08 FORMATO DE CORREO ELECTRÓNICO

Nombre de Destinatario 1Nombre de Destinatario 2XXXXXXXXXXXXXXXXX

Ministeriodel Ambiente

Víctor Rutina Alemán Saavedra I Oficina de Planeamiento y Presupuesto 1Especialista en RacionalizaciónT:+(51) 6116000 I Anexo 1511E:valeman@minam.gob.pe I www.minam.gob.peO; Av. Dos de Mayo 1545 San Isidro lima-PerúSíguenos en 1} m r~; .ft

COlísidel"e'ef ambiente: atlP-S deimpri'riif este.-nait IS5empr1!!:-que.$EIa; posible imprima al reverso de la boja

20

ANEXO N.o09 CUADRO DE SIGLAS DE LOS ÓRGANOS DEL MINAM

Procuraduría Pública

Oficina de Control Institucional

Des acho MinisterialViceministerio de Desarrollo Estraté ico de los Recursos NaturalesViceministerio de Gestión AmbientalSecretaría General

Oficina de Asesoria JurídicaOficina de Planeamiento Presu uestoOficina de Coo eración Ne ociaciones IntemacionalesOficina de Asesoramiento en Asuntos Socio-ambientales

Oficina General de Administración

PP

Órgano de ApóyoOGA

Órganos deLinea

OCI

Órganos de Asesoramiento'4':"">

Órgano d~'Control Institucional

OAJOPPOCNIOAAS

Órgano de -Defensa Judicial

Alta DirecCión e

DMVMDERNVMGASG

DGOTDGEVFPN

DGCADGECCADGIIA

Viceministerio de Desarrollo Estratégico de los Recursos NaturalesDGDB Dirección General de Diversidad Bioló icaDGCCDRH Dirección General de Cambio Climático, Deserlificación y Recursos

HídricosDirección General de Ordenamiento TerritorialDirección General de Evaluación, Valoración y Financiamiento delPatrimonio Natural

Viceministerio de Gestión Ambiental

DGPNIGA Dirección General de Políticas, Normas e Instrumentos de GestiónAmbientalDirección General de Calidad AmbientalDirección General de Educación, Cultura Ciudadanía AmbientalDirección General de Investi ación e Información Ambiental

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