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de 4 Código: GDE – GD – FR – 03 V.03 28-01-2019

Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201

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CIRCULAR No.

Bogotá D.C.

De: Secretaria General (E) Para: Funcionarios de la Superintendencia de Notariado y Registro Asunto: Programación de vacaciones vigencia 2021 y mes de enero 2022 Respetados funcionarios: El descanso es un derecho constitucional1 de todo trabajador que consiste en separarse temporalmente de sus actividades laborales por un período determinado y remunerado. Una de sus formas son las vacaciones, pues dentro de sus finalidades se encuentran la de permitirle a los funcionarios recuperar las energías gastadas en la labor que desempeñan, proteger su salud física y mental y que cuenten con la posibilidad de atender otras actividades que le permitan su desarrollo integral como persona e integrante de un grupo familiar. Por otro lado, las ausencias temporales generadas por las vacaciones constituyen uno de los componentes del Plan Anual de Vacantes de la Superintendencia de Notariado y Registro. Así las cosas, con fundamento en las facultades establecidas en los numerales 2 y 3 del artículo 28 del Decreto 2723 de 2014, en concordancia con las funciones delegadas a través de la Resolución No. 14412 del 29 de diciembre de 2014, esta Secretaría procede establecer los parámetros para la programación de vacaciones para la vigencia 2021 y para el mes de enero 2022, con el fin de determinar las ausencias que se generen de las vacaciones y, con base en ello, tomar las medidas administrativas a que haya lugar para evitar que se vea afectada la prestación de los servicios a cargo de la Entidad.

1. Fundamento Jurídico Al respecto, el Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos, en sus artículos 8 al 21, establece lo siguiente frente al disfrute de vacaciones: Los empleados públicos tienen derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones por cada año de servicios, salvo lo que se disponga en normas o estipulaciones especiales2. De igual manera, la norma en mención

1 Artículo 53 de la Constitución Política 2 Artículo 8 Decreto Ley 1045 de 1978

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EQUIPO DE CHEOTexto tecleadoDiciembre 02 de 2020





indica que las vacaciones deben concederse por quien corresponde, oficiosamente o a petición del interesado, dentro del año siguiente a la fecha en que se cause el derecho a disfrutarlas3. Es importante aclarar que sólo se podrán acumular vacaciones hasta por dos (2) años, siempre que ello obedezca a aplazamiento por necesidades del servicio.4 El aplazamiento de las vacaciones solo se podrá disponer por necesidades del servicio y a través de resolución motivada. Todo aplazamiento de vacaciones se hará constar en la respectiva hoja de vida del funcionario o trabajador5. Ahora bien, el disfrute de las vacaciones se podrá interrumpir cuando se configure alguna de las siguientes causales6:

a) Las necesidades del servicio; b) La incapacidad ocasionada por enfermedad o accidente de trabajo, siempre que se acredite con certificado médico expedido por la entidad de previsión a la cual esté afiliado el empleado o trabajador, o por el servicio médico de la entidad empleadora en el caso de que no estuviere afiliado a ninguna entidad de previsión; c) La incapacidad ocasionada por maternidad, o aborto, siempre que se acrediten en los términos del ordinal anterior; d) El otorgamiento de una comisión; e) El llamamiento a filas.

Cuando ocurra interrupción justificada en el goce de vacaciones ya iniciadas, el beneficiario tiene derecho a reanudarlas por el tiempo que falte para completar su disfrute y desde la fecha que oportunamente se señale para tal fin y deberán decretarse mediante resolución motivada expedida por el jefe de la entidad o por el funcionario en quien se haya delegado tal facultad. De igual manera, ningún servidor público de esta Entidad podrá disfrutar de sus vacaciones sin que éstas se hayan pagado7.

3 Artículo 12 Decreto Ley 1045 de 1978 4 Artículo 13 Decreto Ley 1045 de 1978 5 Artículo 14 Decreto Ley 1045 de 1978 6 Artículo 15 Decreto Ley 1045 de 1978 7 Artículo 18 Decreto Ley 1045 de 1978





Finalmente, a los empleados públicos que se les otorgue vacaciones, tendrán derecho al reconocimiento y pago de una bonificación especial de recreación equivalente a dos (2) días de la asignación básica mensual que le corresponda al momento de iniciar el disfrute, la cual no constituye factor salarial.8

2. Programación de vacaciones Las vacaciones deben programarse dentro del año siguiente a la fecha en que se cause el derecho a disfrutarlas, en consecuencia, todo funcionario que tenga derecho a las mismas deberá solicitarlas, sin acumular periodos y los jefes inmediatos deberán planificar equitativamente las vacaciones de tal manera que las mismas no causen traumatismo en la prestación del servicio público. Las vacaciones deben ser programadas como fecha de inicio en día hábil, no festivo, ni fin de semana. La programación de las vacaciones se debe concertar con el superior jerárquico inmediato o con el funcionario en que éste delegue. Lo indicado en estos casos es que el trabajador, junto con la administración, lleve a cabo la programación del disfrute de las vacaciones, fijando mutuamente la fecha de inicio, sin que se permita acumular dos (2) periodos, y tener en cuenta para su programación la correspondiente Circular del Pago de Nómina para la vigencia 2021. Lo anterior, sin perjuicio de la posibilidad que tiene la Entidad de otorgarlas de oficio. Para efectos del disfrute de la programación de las vacaciones dentro de la misma vigencia de la causación, éstas serán otorgadas y pagadas como mínimo en el mes siguiente al que se causen. No se admitirán modificaciones a la programación de vacaciones y excepcionalmente, por necesidades del servicio debidamente justificadas, licencias por maternidad, por enfermedad o cualquier otra causal de origen legal, se podrá hacer uso de las figuras del aplazamiento o interrupción de estas. En todo caso, las solicitudes de interrupción o aplazamiento de vacaciones por necesidades del servicio deberán ser presentadas por el Jefe de la Dependencia, Registrador de Instrumentos Públicos o por el Director Regional. En la respectiva solicitud se deberá incluir una justificación que evidencie las necesidades del servicio. Las dependencias y funcionarios responsables de los cierres presupuestales contables de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y del Nivel Central, deberán realizar la programación de las vacaciones en las fechas en que no entorpezcan dichas labores. Igualmente, ningún funcionario podrá ausentarse de la Entidad o permanecer desempeñando sus funciones en el periodo de vacaciones, sin previamente ser comunicado de acto administrativo que concede, aplaza o interrumpe vacaciones. Como quiera que, en años anteriores, en gran parte las vacaciones se programaron en la temporada de Semana Santa y para los meses de junio y diciembre, causando de algún modo traumatismos de la

8 Artículo 16 del Decreto 304 de 2020





prestación del servicio por falta de personal en estas fechas, se solicita distribuir proporcionalmente las vacaciones de los funcionarios entre los doce (12) meses de año. En el Nivel Central, la programación de vacaciones del año 2021 y del mes de enero de 2022, deberá enviarse por el superior jerárquico al correo institucional [email protected], a más tardar el día 24 de diciembre de 2020; para ello deberán diligenciar únicamente el formato de Excel que se adjunta. Cualquier formato diferente que sea allegado, no se tendrá en cuenta. Es importante indicar que, tratándose de las vacaciones de los Registradores (as) de Instrumentos Públicos, deberán ser coordinadas con el Director Regional y avaladas por la Dirección Técnica de Registro y enviarse al correo electrónico: [email protected], a más tardar el 24 de diciembre 2020. Cada Dirección Regional deberá consolidar la programación de las vacaciones de las Oficinas de Registro que tengan a cargo, en un solo formato (Formato de Programación de Vacaciones 2021, el cual se anexa), y enviarlo al correo electrónico [email protected], a más tardar el 24 de diciembre de 2020, previa concertación con los Registradores de Instrumentos Públicos. Cordial saludo,

BEATRIZ HELENA GALINDO LUGO

Secretaria General (E). Anexo: Formato programación vacaciones vigencia 2021 y enero 2022. Revisó: Juan Carlos Díaz Osorio, Abogado Contratista DTH Andrés Mauricio Espinosa Otero, Asesor Despacho Proyectó Martha Isabel Navarrete Jején, Coordinadora Grupo Nómina Gloria Daissy Quintero, Profesional Especializado Esther Marcela Ospina, Técnico Administrativo José Gregorio Vergara, Técnico Operativo

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