8.2. secretaria de planeacion y obras publicas umata
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Código:GDO-FR-01
Versión: 01-2013
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ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS/UMATA
CODIGO
130-132 AG AC CT E M S
01 ACTAS
01-01 ACTAS DE COMITÉS
- Citación
- Orden del Día
- Anexos
2 8 X Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y central se
transfieren al archivo histórico para su
conservación permanente.
01-04 ACTAS DE REUNIONES
- Citación
- Orden del Día
- Anexos
2 8 X Transcurrido el tiempo de retencIón en
el Archivo de Gestión y central se
transfieren al archivo histórico para su
consevación permanente..
Firma Responsable:
Venecia (Ant) julio 2013
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
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03
03-01
AUTORIZACIONES Y PERMISOS
- CORTADA DE ARBOLES EN ALTO
RIESGO
- Solicitud
- Respuesta
2 X Transcurrido el tiempo de custodia en
el Archivo de Gestión se eliminan.
03-04 TRANSPORTAR GANADO
- Solicitud
- Respuesta
2 X Transcurrido el tiempo de retencIón en
el Archivo de Gestión se eliminan, ya
que si requiere transportar de nuevo
ganado debe solicitar otra autorización.
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Fecha:Venecia (Ant) julio 2013
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
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04 CENSOS 04-01 CENSOS MINEROS 2 20 X Una vez actualizado y transcurrido el
tiempo de custodia en el archivo de
gestión y central, se eliminan; la
información queda soportada en
informes estadísticos.
04-03
07
CENSO DE UNIDADES
PRODUCTIVAS
2 20 X Una vez actualizado y transcurrido el
tiempo de custodia en el archivo de
gestión y central, se eliminan; la
información queda soportada en
informes estadísticos.
07
07-01
COMUNICACIONES OFICIALES
ACCIONES DE TUTELA
- Solicitud
- Respuesta
2 1 X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestion, y en el central,
seleccionar una muestra
representativa del 5% y transferirla al
Archivo Histórico para su conservación
permanente.
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Fecha:Venecia (Ant) julio 2013
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
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07-02 CIRCULARES - NORMATIVAS
CIRCULARES INFORMATIVAS
2
2
3 X
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestiòn y central se
transfiere al archivo Històrico para su
conservaciòn permanente.
Las circulares informativas despues
del tiempo de custodia en el archivo de
gestión se eliminan.
07-04 DERECHOS DE PETICION
- Solicitud
- Respuesta
2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestion y en el central,
seleccionar una muestra del 5% de los
más representativos y transferir al
archivo Histórico para su conservación
permanente.
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Fecha:Venecia (Ant) julio 2013
Jefe de Archivo
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
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15
15-02
HISTORIAS
HISTORIAS DE JUNTAS DE ACCION
COMUNAL
- Certificación del Proceso Electoral
- Listado
- Actas
- Informes
- Comunicaciones
2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestiòn y central se
transfiere al archivo Històrico para su
conservaciòn permanente.
16
16-03
INFORMES
- INFORME DE GESTION ANUAL2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestiòn y central se
elimina, queda constancia en el informe
que rinde la Secretaría de Planeación
y Obras Públicas.que se conserva
permanente.
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Fecha:Venecia (Ant) julio 2013
Jefe de Archivo
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
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16-11 INFORMES TECNICOS-
- De Asesorìas y visitas
-Administrativas
- Agrìcolas y Pecuarias
- Mineras
- Solicitud
- Listado de asistentes
- Encuestas de sastisfacción
- Informe
- Anexos- fotos
2 5 X Transcurrido el tiempo de retención en
los archivos de gestión y central se
toma una muestra representativa del
5% %por polo de interes para la
administración y se transfiere al archivo
histórico.
19
19-04
LICENCIAS
- De movilización de ganado
- Registro de Vacunación
- Registro sanitario de predios
pecuarios
2 1 X Transcurrido el tiempo de retención en
el archivo de gestión toma una
muestra representativa del 3% y se
transnfiere al archivo histórico
Firma Responsable:
Fecha:Venecia (Ant) julio 2013
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
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22 PLANES
22.10
22-14
PLAN DE GESTION AMBIENTAL
- Diagnóstico
- Plan estratégico de Inversión
- Plan de capacitación
PLAN DE MEJORAMIENTO
- INDIVIDUAL
2
2
10
10
X
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y central se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y central se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
Firma Responsable:
Fecha:Venecia (Ant) julio 2013
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código:GDO-FR-01
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24
24-05PROGRAMAS
PROGRAMAS DE CAPACITACION
EN: AGROPECUARIOS
- Asistencia Técnica básica
- Seguridad alimentaria
- Fao- Maná
- Sanidad Agropecuaria
PAM (Plan agropecuario Municipal)
- EN AMBIENTAL:
- Manejo integral de cuencas y
microcuencas
- Educación ambiental
- Asistencia técnica ambiental
Cartografia
- EN MINERIA
Cartografia
- Cronograma de actividades
-listado de asistentes
Evaluación
- Fotos
2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central se
selecciona una muestra representativa
del 10% y se transfiere al archivo
histórico para su conservación
permanente.
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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección