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Testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte que contiene información. Viene del latín docere significa pequeña enseñanza.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Información recibida o producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones con valores.

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AMPLITUD CONCEPTOS DE DOCUMENTO

Documentología: Cualquier soporteMuseología: Soporte que se exhibe

Historia: Testimonio del pasado

Bibliotecología: Mensaje cultural que se edita

Archivología: Soporte que surge de trámite

Derecho: Soporte con validez legal

Documentología: Cualquier soporteDiplomacia: Escrito en papel de asunto jurídico

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CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

POR EL TIPO DOCUMENTAL:

DISPOSITIVOS O IMPERATIVOS: Autoridad asienta voluntad para ser obedecidos (Leyes, Decretos, Sentencias)

TESTIMONIALES O PROBATORIOS: Autoridad legal asienta o acepta información, con valor legal (Registros, escrituras, certificados)

INFORMATIVOS O NOTICIOSOS: Asientan información relacionada con un trámite (correspondencia, informes)

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POR LA TRADICIÓN DOCUMENTAL

ORIGINAL: Documento auténtico

COPIA: Contiene texto del original, pero omite requisitos

BORRADOR: Documento provisional

MINUTA: Boceto, esquema

POR LA FUNCIÓN

SUSTANTIVOS: Sirven a las funciones para las cuales existe la entidad (Historias clínicas)

COMUNES O FACILITATIVOS: Sirven de apoyo a las funciones (Libros contables)

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POR EL ÁMBITO AL QUE PERTENECEN

PÚBLICOS

PRIVADOS

POR EL SOPORTE DEL TEXTO

ANTIGUOS: Papiro, pergamino, vitela

ACTUALES: Papel, película (negativos), soportes magnéticos (discos, cintas, videos, casetes sonoros)

POR EL SENTIDO HUMANO QUE PERCIBE EL MENSAJE

VISUALES O VISIBLES: Sin aparatos (escritos, gráficos, imágenes), con aparatos (microfilme, acetato, diapositivas)/

AUDIBLES O SONOROS : Casetes, discos para tocadiscos

AUDIOVISUALES. Películas, video cintas

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VALORES DE LOS DOCUMENTOS

INMEDIATO O PRIMARIO: Nace del documento mismo en cumplimiento de función esencial de la gestión. (administrativo, legal, contable, técnico, fiscal)

MEDIATO O SECUNDARIO: Una vez cumple ciclo vital sirve como fuente de información para la historia, cultura o investigación.

VALORES PRIMARIOS

ADMINISTRATIVO: Valor relacionado con el trámite o asunto motivo de su creación. Información útil para la toma de decisiones administrativas

JURÍDICO: Del que se derivan derechos u obligaciones legales.

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LEGAL: Sirven de testimonio ante la ley.

FISCAL: De utilidad para el tesoro público.

CONTABLE: Soportan movimientos económicos, registros ingresos y egresos de entidades públicas o privadas.

TÉCNICO: Documentos sustantivos o característicos de cada empresa; para su interpretación se requiere especialista área.