65022 anexo 34 reglamento activos fijos

VICEPRESIDENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

GERENCIA ADMINISTRATIVA

Versión: 01 ECP-VFA-R-01

REGLAMENTO PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO

DE LOS ACTIVOS FIJOS DE ECOPETROL

Fecha de divulgación:

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RELACIÓN DE VERSIONES

VERSIÓN

DESCRIPCIÓN

FECHA

00

Manual para el manejo y control del Activo Fijo

1981

DEPENDENCIA RESPONSABLE

REVISÓ

APROBÓ

Vicepresidencia Financiera

División de Finanzas

JOSE FERNANDO ISAZA

Presidente

VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA

01 Emisión del Reglamento para el Manejo Administrativo de los Activo Fijo

CAPITULO I – MANEJO ADMINISTRATIVO


REVISÓ

APROBÓ

HÉCTOR SANABRIA Coordinador de Gestión

Inmobiliaria y Activos Fijos

ELABORÓ:

Equipo Interdisciplinario

Unidad de Administración de Servicios

MARTÍN HERNANDO ESCORCIA Jefe Unidad de Administración de Servicios

OLGA LUCÍA ARRIETA Gerente Administrativo ( e)

CARLOS ALBERTO SANDOVAL Vicepresidente Financiero y Administrativo

MAURICIO ECHEVERRY Director Jurídico

RUBÉN DARIO VELÁSQUEZ Jefe de la Unidad de Planeación Financiera

ALEXANDRA LÓPEZ Normativa Corporativa

ISAAC YANOVICH Presidente







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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO....................................................................................................................................... 4

2. ALCANCE .................................................................................................................................... 4

3. GLOSARIO................................................................................................................................... 4

4. DOCUMENTOS DEROGADOS E INCORPORADOS ................................................................ 6

5. CONDICIONES GENERALES..................................................................................................... 7

5.1 RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS ................................................ 7 5.1.1. Activo de Uso Individual .................................................................................................................. 8 5.1.2. Activos de Uso Común de una Dependencia .................................................................................... 8 5.1.3. Activo que hace parte de la Actividad del Negocio en su Operación o Proceso.............................. 8 5.1.4 Mantenimiento de Activos .............................................................................................................. 9

5.2. MARCO DE REFERENCIA.................................................................................................................. 9

6. DESARROLLO........................................................................................................................... 10

6.1BIENES CONSIDERADOS PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO....................................................... 10 6.1.1 Bienes de beneficio y uso público e históricos y culturales............................................................. 11

6.2 ADQUISICION DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO ............................................................. 12 6.2.1 Reutilización ................................................................................................................................... 12 6.2.2 Adquisición a través de Apropiación para Proyectos de Inversión (A.P.I.) ................................ 12 6.2.3 Adquisición por Urgencia Manifiesta o Emergencia o Apremio.................................................... 13 6.2.4 Adquisición por Reversión de Contratos de Concesión.................................................................. 13 6.2.5. Compra o Recibo de Propiedad, Planta y Equipo en los Contratos de Asociación u otra modalidad de colaboración o participación............................................................................................................... 14 6.2.6 Adquisición Mediante la Utilización de Leasing Financiero ........................................................ 14 6.2.7. Adquisición a través de Permuta o Dación en Pago ...................................................................... 15 6.2.8. Adquisición a través de Donación.................................................................................................. 16

6.3 PROCEDIMIENTO PARA MARCACIÓN DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO....................... 16 6.3.1. Marcación de Unidades Completas de Activo Fijo ........................................................................ 17 6.3.2. Marcación de elementos que conforman un Activo Fijo ................................................................ 17

6.4 PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR ADICIONES Y MEJORAS SOBRE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO................................................................................................................................... 18 6.5. PROCEDIMIENTO PARA TRANSFERENCIA DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO............... 18 6.6 PROCEDIMIENTO PARA TOMA FISICA DE INVENTARIOS DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO ....................................................................................................................................................... 19 6.7 PROCEDIMIENTO PARA RETIRO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO ................................ 21

6.7.1Retiro por Obsolescencia o Inservibilidad ....................................................................................... 21 6.7.2 Retiro por Demolición de inmuebles ............................................................................................... 22 6.7.3 Destrucción Fortuita ....................................................................................................................... 23 6.7.4 Retiro por Pérdida o Hurto ............................................................................................................ 24 6.7.5 Aviso de Pérdida.............................................................................................................................. 24

6.8 PROCEDIMIENTO PARA SUSPENSION Y REACTIVACION DE LA DEPRECIACION............. 27







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6.9 PROCEDIMIENTO PARA EL AVALÚO TÉCNICO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO ...... 27 6.10 PROCEDIMIENTO PARA PRÉSTAMO Y/O ALQUILER DE PROPIEDADES, PLANTAS Y EQUIPOS A OTRAS ENTIDADES O A CONTRATISTAS ..................................................................... 28 6.11 TRANSFERENCIA DE RESPONSABILIDADES EN CASO DE RETIRO O TRASLADO DEL FUNCIONARIO A CARGO DEL ACTIVO............................................................................................... 29 6.12 BAJA DE ACTIVOS RETIRADOS .................................................................................................... 29

6.12.1 Entrega de bienes retirados, a través de permuta o cambio ......................................................... 30 6.12.2 Entrega de bienes retirados, mediante dación en pago................................................................. 31 6.12.3 Entrega de bienes retirados mediante donaciones, cesión sin costo y contribuciones.................. 31 6.12.4 Enajenación de bienes retirados por venta directa. ...................................................................... 32 6.12.5 Enajenación de bienes retirados mediante remate o pública subasta, contratado con entidades financieras autorizadas ............................................................................................................................ 33 6.12.6 Enajenación de bienes retirados mediante licitación pública ....................................................... 34

6.13 PAGO DE IMPUESTO PREDIAL Y COMPLEMENTARIOS ...................................................... 34

7. TRANSICION ............................................................................................................................. 35

8. REGISTROS .............................................................................................................................. 35

9. CONTINGENCIAS. NO APLICA.............................................................................................. 36

10. BIBLIOGRAFÍA....................................................................................................................... 36

11. ANEXOS................................................................................................................................. 37







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1. OBJETO Establecer las políticas y procedimientos administrativos para la adquisición, administración y control de los Activos Fijos de la Empresa.

2. ALCANCE Este Reglamento debe ser aplicado por todos los funcionarios y contratistas que tengan bajo su responsabilidad la operación, custodia, administración y control de Activos Fijos. En relación con los aspectos contables, continuará vigente el capítulo II del Manual de Activos Fijos emitido en marzo de 2001. En este documento no se hace referencia a los siguientes temas, toda vez que su manejo es netamente contable, y por tanto se encuentran desarrollados en el Capítulo II: Manejo Contable y Tributario del Manual de Activos Fijos, específicamente en los siguientes apartes: • Intangibles, numeral 6.1.1.3, párrafo cinco (5). • Inversiones petrolíferas y yacimientos, capitulo 2, numeral 6.4. 3. GLOSARIO Para una mejor comprensión del contenido del presente Reglamento, se establecen las siguientes definiciones:

Activo Fijo: Recurso tangible o intangible de naturaleza duradera, no destinado para la venta, que se utiliza en las operaciones normales de la Empresa. El Activo Fijo incluye:

• Obras en ejecución, • Propiedad, Planta y Equipo, • Intangibles, • Inversiones Petrolíferas y yacimientos.

Activo Intangible: Recurso de naturaleza no material que implica un derecho o privilegio, que se adquiere con la intención de que aporte beneficios específicos a la operación de la Empresa. Activo Tangible: Bien de naturaleza duradera, que tiene existencia material. Activos no sujetos a depreciación: Corresponde a los bienes que por determinadas circunstancias aún no han sido puestos al servicio para el cual se adquirieron; al igual que aquellos que se encuentran en mantenimiento o no son objeto de uso o explotación para el desarrollo del cometido estatal. De igual forma, aquellos excluidos de conformidad con la normatividad vigente, como es el caso de los terrenos.







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Adiciones: Comprenden la inversión agregada o los elementos nuevos incorporados a un activo existente, así como las extensiones o ampliaciones del mismo. Una adición añade físicamente algo a un activo. Agotamiento: Valor correspondiente a la disminución gradual de los recursos naturales renovables y no renovables por efecto de su explotación, extracción o producción, como reconocimiento de la pérdida de su capacidad económica y operacional en el transcurso de su vida útil, de acuerdo con la estimación efectuada mediante métodos de reconocido valor técnico. Amortización: Distribución sistemática del costo de un activo durante los años de vida útil o durante el período en que se van a aprovechar sus beneficios. Avalúo: Estimación que se hace del valor o precio de un bien. Avalúo Comercial: Procedimiento aplicado por un especialista o perito para determinar el valor comercial o de reposición de un activo, entre otros. Baja de Activos: Corresponde al proceso debidamente documentado, mediante el cual se excluyen definitivamente los Activos de los libros de la Empresa. Bien Inmueble: Recurso que no se puede transportar de un lugar a otro, como las tierras y minas, y el que se adhiere permanentemente a ellas como los edificios y los árboles; algunas cosas - aunque por su naturaleza no lo sean- pueden considerarse inmuebles por destinación. Bienes Muebles: Recursos que pueden transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose ellos por sí mismos, o que solo se muevan por una fuerza externa; se exceptúan los que, siendo muebles por su naturaleza, se consideran inmuebles por destinación.

Capitalizar: Proceso mediante el cual se contabilizan las inversiones en curso hacia los diferentes grupos o clases de activos.

Cesión (o Traspaso): Transferencia a un tercero de cualquier derecho o interés en bienes (raíces o muebles). Construcciones: Conjunto de obras de carácter permanente, que se encuentren adheridas al suelo y que no pueden trasladarse de un lugar a otro sin detrimento. Construcciones en curso (obras en ejecución): Costos y demás cargos incurridos en el proceso de construcción o ampliación de bienes (muebles e inmuebles), hasta el momento en que sean capitalizadas.

Costo de adquisición: Valor de compra de un Activo, más todas las erogaciones necesarias hasta colocarlo en condiciones de cumplir el objetivo para el cual fue adquirido, incluidos, entre otros, los gastos de transporte, instalación y financieros.

Dependencia Interesada: Área que requiere un determinado servicio.

Dependencia Usuaria: Área a la cual pertenece un Activo.







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Depreciación: Es el reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil.

Inventario: Conteo físico mediante el cual se comparan las existencias físicas con los registros en libros y se determinan las diferencias. Mejora: Inversión que tiene el efecto de aumentar la vida útil restante de un activo, incrementando su rendimiento y reduciendo sus costos de mantenimiento.

Obsolescencia: Pérdida en el potencial de uso, debido a diversas causas siendo la principal los adelantos tecnológicos.

Préstamo: Acto por el cual una persona entrega temporalmente un Activo a título gratuito a otra persona, para que se sirva de ella. Propiedad, Planta y Equipo: Clase de Activo Fijo que comprende los bienes tangibles utilizados para atender necesidades de la Empresa, siempre que su vida útil probable, en condiciones normales, exceda de un año. Reparaciones o mantenimiento: Desembolsos en los cuales incurre la Empresa con el fin recuperar y conservar la capacidad normal de producción y utilización de la Propiedad, Planta y Equipo.

Terreno: Extensión superficiaria situada en un mismo municipio, que es propiedad de la Empresa y se identifica jurídicamente con un único folio de matrícula inmobiliaria, o que está en posesión de la Empresa; lo anterior, sin perjuicio del número de cédulas catastrales que se presenten. Unidad Funcional Mínima de Activos Fijos: Activo o grupo de Activos con los que se ejecuta un proceso u operación completa. La Unidad funcional mínima requiere de todos los componentes para cumplir su objetivo operativo. Los componentes y la unidad funcional deben ser estacionarios para facilitar su control físico. Ejemplos según las áreas de negocio:

Transporte: Motocompresor: Motor + Compresor Unidad contraincendio: Motor + Bomba contraincendio Producción: Balancín: Estructura metálica + Caja de reducción + Motor eléctrico Unidad de bombeo: Generador + Motor + Bomba

Usuario: Se denomina así a la persona que tiene asignado un Activo y se constituye en el custodio o responsable del mismo. 4. DOCUMENTOS DEROGADOS E INCORPORADOS

Manual para el manejo y control del Activo Fijo, 1981. (Derogado) Procedimiento a seguir en caso de Pérdida, Hurto o Destrucción, sólo en lo referente a Activos Fijos y materiales. ECP-CTR-D-00. Diciembre de 2002. (Incorporado)







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5. CONDICIONES GENERALES De conformidad con lo dispuesto en los numerales 12 y 13 del artículo 90 del Decreto 2394 de agosto de 2003, corresponde a la Vicepresidencia Financiera y Administrativa: “...Definir los procedimientos y la normatividad para el control de los bienes muebles e inmuebles y asegurar que las normas y procedimientos contables y tributarias se ajustan a las disposiciones legales y reglamentarias...”. Para cumplir con esta disposición, se expide este Reglamento y se deja vigente el capítulo II del Manual de Activos Fijos, en relación con el manejo contable. 5.1 RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS La protección y utilización racional de los recursos de la Empresa, es responsabilidad del representante legal, de los jefes de cada una de las distintas dependencias y de los funcionarios que las integran. Por lo anterior, en la asignación de responsabilidades sobre el manejo de los Activos de la Empresa, deben tenerse presentes los siguientes aspectos: El manejo y la administración de los Activos Fijos de ECOPETROL S.A. es una

responsabilidad gerencial indelegable y obliga al fortalecimiento del sistema de control interno implícito y extendido en todo el ciclo operacional de la Empresa, incluyendo su seguimiento y evaluación que permiten una adecuada retroalimentación de este ciclo. En este orden de ideas, todos los estamentos de la organización participan en el ejercicio del control, ya estén ubicados en niveles estratégicos, tácticos u operativos.

Es obligación especial de todos los trabajadores de ECOPETROL S.A. conservar y restituir en

buen estado, salvo el deterioro natural, los vehículos, instrumentos, herramientas, implementos y útiles de trabajo que le suministre la Empresa, así como las materias y elementos sobrantes o que no hayan sido utilizados (Reglamento Interno de Trabajo, Artículo 76 ordinal 11); obligación aplicable, también, para los demás elementos que estén clasificados como Activos Fijos.

Cuando ocurra la pérdida o daño de un Activo, salvo cuando dicha pérdida o daño provenga

del deterioro natural, caso fortuito, fuerza mayor u otra causa plenamente justificada, el responsable está en la obligación de restituir el activo con las mismas características y condiciones o cancelar su equivalente según el valor comercial que se defina técnicamente al momento que se determine su responsabilidad.

Cuando con carácter definitivo por retiro o traslado, se produzcan cambios de personal a cuyo

cargo se encuentren asignados activos y otros elementos de carácter devolutivo, es obligación del superior jerárquico y del funcionario saliente, recibir y entregar los bienes bajo el cuidado de este último, para lo cual debe diligenciarse el formato correspondiente. Ver numeral 6.11.

En síntesis, cada uno de los funcionarios de la Empresa es responsable de todos aquellos Activos que le son entregados para la realización de su labor, así como por conservarlos y mantenerlos en las mejores condiciones posibles.







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5.1.1. Activo de Uso Individual La responsabilidad del empleado se limita únicamente a aquellos Activos que se le han entregado o asignado, lo cual implica que cuando se trabajen turnos adicionales la responsabilidad será por el periodo de tiempo del turno. Con el objeto de ejercer un adecuado control sobre los Activos, será responsabilidad de cada uno de los trabajadores que laboren en turnos, hacer una entrega y recibo de los bienes que tienen bajo su custodia durante el turno, la cual se entiende realizada con la suscripción de las planillas de control diarias, en las cuales deberá dejarse constancia de las novedades pertinentes. 5.1.2. Activos de Uso Común de una Dependencia Por ser Activos cuya utilización no es exclusiva para un empleado determinado sino que son utilizados por todo el personal de una dependencia, estarán bajo la responsabilidad del jefe de la dependencia respectiva y en el caso de ser utilizados por jefaturas de igual grado jerárquico se debe concertar la responsabilidad en uno de ellos; cada jefatura tendrá la autoridad de establecer en su dependencia, los métodos y procedimientos que garanticen la calidad, eficiencia y eficacia del control interno. 5.1.3. Activo que hace parte de la Actividad del Negocio en su Operación o Proceso Cuando el Activo no pueda ser asignado a una dependencia en particular ni a una persona, la responsabilidad recae sobre el Gerente o Director de dicha actividad o negocio, para lo cual tendrá la autoridad de imponer en su dependencia, los métodos y procedimientos que garanticen la calidad, eficiencia y eficacia del control interno. Cualquiera de las responsabilidades planteadas en los anteriores numerales, se inicia y / o se materializa en el momento en que se reciben los bienes a cargo, previa elaboración del acta de recibo (Anexo 2) y / o del inventario físico (Anexo 5) y cesa en las siguientes instancias: Por transferencia entre dependencias del bien objeto de responsabilidad, soportada con

evidencia de aceptación y traspaso de la misma. Por movimientos de personal en los que se perfecciona el traslado de responsabilidades entre

el funcionario que entrega y el que recibe. Por retiro definitivo del funcionario, en cuyo caso debe realizar los trámites necesarios para la

obtención del paz y salvo correspondiente tanto de carácter administrativo como de tipo fiscal. La administración individual de los bienes bajo su custodia, debe desarrollarla cada responsable de acuerdo con las características y programaciones particulares que sean del caso, y con base en los presupuestos establecidos, con el objeto de mantenerlos en las mejores condiciones de uso para el fin al cual le fueron asignados.







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5.1.4 Mantenimiento de Activos El jefe de la dependencia a la cual esta asignado un activo es el responsable de liderar los programas y las labores de mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles. 5.2. MARCO DE REFERENCIA 1. El Capítulo II: Manejo Contable del Manual de Activos Fijos, el cual continúa vigente. 2. El Reglamento Interno de Trabajo en su Artículo 76, Numeral 11, que establece como una de

las obligaciones especiales de los trabajadores la siguiente: “ Conservar y restituir en buen estado, salvo el deterioro natural, los vehículos, instrumentos, herramientas, implementos y útiles de trabajo que le suministre la Empresa y las materias y elementos sobrantes o que no hayan sido utilizados”.

3. La Ley 42 de 1993 en su artículo 4, que establece que la Contraloría General de la República

(CGR) ejerce el control fiscal, el cual incluye el control de gestión a los servidores públicos. 4. Los funcionarios de ECOPETROL S.A. son servidores públicos, conforme el artículo 123 de la

Constitución Política. 5. La Ley 610 de 2000, por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad

fiscal de competencia de las Contralorías; que en su Artículo 3, señala qué se entiende por gestión fiscal, para los efectos de esa Ley, “ el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas que realizan los servidores públicos (…) que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia (…) de los bienes públicos (…)”.

6. El sistema de control interno de la Empresa debe proteger los recursos de la organización

buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten (Artículo 2, Literal a) de la Ley 87 de 1993).

7. El representante legal de la Empresa, conforme el artículo 6 y el literal b), artículo 3 de la Ley

87 de 1993, es el responsable del establecimiento y del perfeccionamiento del sistema de control interno.

8. El jefe de cada área de la Empresa, es el responsable por el control interno ante su jefe

inmediato, de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en la Organización. (Ley 87 de 1993, artículo 6 y literal c, artículo 3).

9. La Oficina de Control Interno es la encargada de evaluar, en forma independiente, el sistema

de control interno y proponer al representante legal, las recomendaciones para mejorarlo. (Articulo 3, Literal d) de la Ley 87 de 1993).

10. El control interno debe concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco

al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la Empresa, conforme el último inciso del artículo 1 de la Ley 87 de 1993.

11. La ley 734 de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario Unico, que en su artículo 34,







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numerales 21 y 22 señala:

“Son deberes de todo servidor público (...)” “...Numeral 21. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados.”

“Numeral 22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.”

6. DESARROLLO Si bien, los Activos Fijos comprenden: a) Obras en construcción, b) Propiedad, Planta y Equipo, c) Activos Intangibles y d) Inversiones petrolíferas y yacimientos; en este documento no se hace referencia a los activos indicados en los literales c) y d), toda vez que su manejo es netamente contable, y por tanto se encuentran desarrollados en el Capítulo II: Manejo Contable y Tributario del Manual de Activos Fijos. En ECOPETROL S.A. la Propiedad, Planta y Equipo representa los activos tangibles adquiridos o construidos por la Empresa a través de Apropiación para Proyectos de Inversión (API) o por cualquier otro medio debidamente autorizado, con intención de emplearlos en forma permanente en los procesos de producción, distribución y/o administración de servicios. 6.1. BIENES CONSIDERADOS PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Los bienes considerados Propiedad, Planta y Equipo, de conformidad con lo establecido en Plan General de Contabilidad Pública - PGCP, se clasifican así: Terrenos: Urbanos, rurales.

Edificaciones: Edificios y casas; Oficinas; Almacenes; Locales; Fábricas; Mataderos, Salas de

exhibición, conferencias y ventas; Cafeterías y casinos; Colegios y escuelas; Clínicas y hospitales; Clubes; Hoteles, hostales y paradores; Silos; Invernaderos; Casetas y campamentos; Terminales; Parqueaderos y garajes; Bodegas y hangares; Instalaciones deportivas y recreacionales; Estanques; Presas; Pozos; Tanques de almacenamiento; Estaciones repetidoras; Aeropuertos; Otras edificaciones.

Vías de comunicación y acceso internas: Vías de comunicación interna; Puentes; Helipuertos y

aeródromos; Otras vías de comunicación y acceso. Plantas, ductos y túneles: Plantas de generación; Plantas de tratamiento; Plantas

deshidratadoras; Plantas de transmisión; Plantas de distribución; Plantas de producción; Plantas de conducción; Plantas de telecomunicaciones; Oleoductos; Gasoductos; Poliductos; Subestaciones y/o estaciones de regulación; Acueducto y canalización; Estaciones de bombeo; Otras plantas, ductos y túneles.

Redes, líneas y cables: Redes férreas; Redes de distribución; Redes de recolección de aguas;

Redes de distribución de vapor; Redes de aire; Redes de alimentación de gas; Líneas y cables







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de interconexión; Líneas y cables de transmisión; Líneas y cables de conducción; Líneas y cables de telecomunicaciones; Otras redes, líneas y cables.

Maquinaria y equipo: Equipo de construcción; Armamento y equipo reservado; Equipo de

perforación; Maquinaria industrial; Equipo de música; Equipo de recreación y deporte; Equipo agrícola; Equipo de enseñanza; Armamento de vigilancia; Herramientas y accesorios; Equipo para estaciones de bombeo; Equipo de centros de control; Maquinaria y equipo de dragado; Equipo de ayuda audiovisual; Equipo de aseo; Otras maquinarias y equipos.

Equipo médico y científico: Equipo de investigación; Equipo de laboratorio; Equipo de

urgencias; Equipo de hospitalización; Equipo de quirófanos y salas de parto; Equipo de apoyo diagnóstico; Equipo de apoyo terapéutico; Equipo de servicios ambulatorio; Otros equipo médico y científico.

Muebles, enseres y equipos de oficina: Muebles y enseres; Equipo y máquinas de oficina;

Otros muebles, enseres y equipos de oficina. Equipos de comunicación y computación: Equipo de comunicación; Equipo de computación;

Líneas telefónicas; Satélites y antenas; Equipos de radares; Otros equipos de comunicación y computación.

Equipo de transporte, tracción y elevación: Aéreo; Terrestre; Férreo; Marítimo y fluvial; De

tracción; De elevación; Otros equipos de transporte, tracción y elevación. Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería: Maquinaria y equipo de hotelería;

Maquinaria y equipo de restaurante y cafetería; Maquinaria y equipo de calderas; Maquinaria y equipo de lavandería; Otros equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería.

6.1.1 Bienes de beneficio y uso público e históricos y culturales Bienes de beneficio y uso público en servicio: Vías de comunicación; Puentes; Túneles; Plazas

públicas; Parques recreacionales; Otros bienes de beneficio y uso público. Bienes históricos y culturales: Monumentos; Museos; Obras de arte; Parques arqueológicos;

Bibliotecas; Hemerotecas; Otros bienes históricos y culturales. Bienes de beneficio y uso público entregados en administración: Vías de comunicación;

Puentes; Túneles; Plazas públicas; Parques recreacionales; Parques arqueológicos; Monumentos; Museos; Obras de arte; Bibliotecas; Hemerotecas; Otros bienes de beneficio y uso público entregados en administración.

Cuando exista duda para determinar si un bien es capitalizable o no, o existan elementos que no estén dentro del listado anteriormente descrito, la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos establecerá, con base en (i) la proyección de vida útil, (ii) las condiciones en que prestará el servicio (tales como medios físicos, utilización diaria, mantenimiento, etc), y (iii) las normas y políticas contables, si se trata de un bien capitalizable o no. Los bienes consumibles destinados a dotación, mantenimiento y reparaciones ordinarias, no se rigen por las normas de este Reglamento.







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6.2 ADQUISICION DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO La adquisición de activos debe realizarse únicamente por las modalidades que se describen a continuación; se aclara que en ningún caso es permitido adquirir Activos Fijos por concepto de gastos. 6.2.1 Reutilización La reutilización de bienes inactivos de propiedad de la Empresa, que se encuentran disponibles para su uso, debe constituir la primera opción antes de la adquisición de nuevos activos. El objetivo de este procedimiento es cumplir con el principio de economía, considerando la reutilización eficiente de los bienes en desuso en el ámbito nacional. La Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos deberá llevar un inventario detallado y verificar la existencia y posibilidad de reutilizar los bienes catalogados como bienes retirados. La dependencia que desee adquirir un activo deberá obtener certificación de la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos, sobre la inexistencia del activo que cumpla con las condiciones para su utilización y las características del bien requerido. En caso de reutilización de activos la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos deberá seguir el procedimiento para transferencia de activos, descrito en el Numeral 6.5. 6.2.2 Adquisición a través de Apropiación para Proyectos de Inversión (A.P.I.) Las etapas necesarias para construir o adquirir un activo, con el propósito de mejorar o incrementar la capacidad instalada de la Empresa, racionalizar los costos de operación por medio de nuevos procesos operacionales, así como conservar o aumentar los volúmenes de producción y/o servicios, se deberán realizar mediante el sistema de Proyectos de Inversión (A.P.I). El Coordinador de cada proyecto, responsable del API deberá: a. Coordinar con las respectivas áreas de Contratación y Compras, la compra de los activos

necesarios para el desarrollo de los proyectos, previa certificación de la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos sobre la inexistencia de activos similares en las Bodegas de bienes no explotados (Ver numeral 6.2.1).

b. Solicitar a la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos el número de identificación de

los activos y su respectiva marcación antes de ser entregado al proyecto. c. Coordinar con las áreas contables el cierre parcial o total del proyecto, dando aplicación a lo

previsto en el numeral 6.1.1.3. del Capítulo II del Manual de Activos Fijos (Ver Anexo 3)







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d. Entregar los activos a la dependencia responsable de su administración y custodia a través de

acta (Anexo 2). No se deberán entregar ni recibir activos sin el correspondiente número de Inventario.

e. Responder por la administración y custodia de los Activos hasta tanto sean capitalizados y/o

entregados a la dependencia usuaria. f. Reportar la adquisición a la Jefatura de Administración de Riesgos para lo de su competencia. 6.2.3 Adquisición por Urgencia Manifiesta o Emergencia o Apremio. En los términos de la Ley 80 de 1993 o del Manual de Contratación (numeral 6.1.6.1.1). El funcionario que adquiera Activos con ocasión de la declaratoria de Urgencia Manifiesta o de Emergencia o Apremio, según sea el caso, deberá cumplir con lo indicado en el numeral 6.2.2. 6.2.4 Adquisición por Reversión de Contratos de Concesión En desarrollo de este procedimiento se reciben Activos Fijos que revirtieron al Estado a la terminación de contratos de concesión, y que éste a su vez los transfiere a ECOPETROL S.A.. El Ministerio de Minas y Energía informará a ECOPETROL S.A. la decisión tomada por el Estado de transferirle los Activos de un contrato de concesión próximo a vencer. Para el recibo de Activos la Vicepresidencia correspondiente conforma una comisión la cual tendrá las siguientes responsabilidades: a. Relacionar en un acta los Activos que serán recibidos por la Empresa. b. Realizar la valoración técnica de los Activos, con base en los parámetros fijados por el

Ministerio de Minas y Energía. c. Solicitar a la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos el número de identificación de

los Activos y su respectiva marcación antes de ser entregados a la operación. d. Coordinar con las áreas Contables la incorporación de los registros en los libros de la

Empresa. e. Entregar los Activos a la dependencia responsable de su administración y custodia a través de

acta (Anexo 2). No se deberán entregar ni recibir activos sin el correspondiente número de inventario.

f. Revisar con el apoyo de la Dirección Jurídica, que la documentación mediante la cual el Estado

realiza la transferencia de los Activos esté correctamente legalizada. g. Reportar la adquisición a la Jefatura de Administración de Riesgos para lo de su competencia.







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6.2.5. Compra o Recibo de Propiedad, Planta y Equipo en los Contratos de Asociación u otra

modalidad de colaboración o participación. De acuerdo con los términos del contrato de asociación u otra modalidad de participación o colaboración, cuando la compañía respectiva decida retirarse y ECOPETROL S.A. decida aceptar la opción de compra de Activos, la Vicepresidencia respectiva conformará una comisión, la cual tendrá las siguientes responsabilidades: 6.2.5.1 Cuando ECOPETROL S.A. es operador a. Relacionar de manera detallada los Activos que serán recibidos por la Empresa a través de un

acta. b. Con base en el acta, identificar los Activos que se adquieren y coordinar con las áreas

Contables, la incorporación del mayor valor, de acuerdo con el porcentaje de participación en la asociación u otra modalidad de participación o colaboración.

6.2.5.2 Cuando ECOPETROL S.A. no es operador a. Relacionar de manera detallada los Activos que serán recibidos por la Empresa a través de un

acta, incluyendo el valor de cada uno de ellos. b. Solicitar a la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos el número de identificación de

los activos y su respectiva marcación, antes de ser entregados a la operación. c. Coordinar con las áreas Contables la baja de los activos globales vinculados al contrato y la

incorporación detallada de los registros en los libros de ECOPETROL S.A. d. Entregar los activos a la dependencia responsable de su administración y custodia a través de

acta (Anexo 2). No se podrán ni entregar ni recibir activos sin el correspondiente número de inventario.

e. Reportar la adquisición a la Jefatura de Administración de Riesgos para lo de su competencia. 6.2.6 Adquisición Mediante la Utilización de Leasing Financiero Los Activos Fijos obtenidos por ECOPETROL S.A. como resultado de la utilización de este sistema tendrán el siguiente tratamiento: Desde el inicio del contrato serán considerados dentro del concepto de Propiedad, Planta y Equipo de la Empresa. En este tipo de contratos el arrendatario (ECOPETROL S.A.) corre con todos los gastos y riesgos propios de poseer el Activo, mientras que el arrendador mantiene la propiedad sobre el mismo (Ley 223/95). Algunas de las características de estos contratos son:







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Los Activos en leasing debe recibirlos la Empresa claramente identificados según la codificación particular de la compañía de leasing.

El traslado o movilización (transferencia) entre gerencias operativas de los Activos en leasing, requiere la autorización previa de la compañía arrendadora.

Los Activos en leasing pueden sufrir tres tipos de pérdida: destrucción fortuita, hurto, y pérdida en poder del personal. El procedimiento a seguir en cada caso es similar a los descritos para la Propiedad, Planta y Equipo; la diferencia radica en que es la aseguradora contratada por la compañía de leasing, a solicitud y con el visto bueno de ECOPETROL S.A., la que debe cubrir totalmente los costos originados para la reposición del Activo.

El Activo arrendado debe ser cambiado cuando dentro del período de garantía se detecta que no cumple con las condiciones pactadas en el contrato.

La dependencia interesada solicitará a la Unidad de Financiamiento y Tesorería su recomendación para determinar la viabilidad de adquirir el Activo a través de esta modalidad. En caso de adquirir el Activo se debe aplicar el procedimiento de adquisición de activos a través de A.P.I.(numeral 6.2.2). 6.2.7. Adquisición a través de Permuta o Dación en Pago La permuta o cambio es considerada como una de las formas de adquisición de Activos en la Empresa, ya que ésta puede obligarse recíprocamente con otra persona natural o jurídica a entregar cualquier objeto a cambio de un Activo. También existe permuta cuando se haya convenido que el pago de una obligación a favor de la Empresa se haga parte en dinero y parte en especie. El objetivo de éste procedimiento es facilitar la adquisición de Activos, sin modificar la asignación presupuestal, aprovechando los beneficios de la permuta. Para adquirir un activo bajo esta modalidad, la dependencia interesada deberá seguir los siguiente pasos: a. El Jefe de la dependencia, evalúa la conveniencia de adquirir el Activo mediante la

celebración de un contrato de permuta o de aceptar el Activo como parte de pago de una obligación, previa recomendación de la Gerencia Administrativa y de la Gerencia Financiera.

b. Realizar el proyecto de acuerdo de voluntades con la Entidad que va a entregar el Activo a

ECOPETROL S.A., el cual tendrá como mínimo la siguiente información: (i) valor y relación de los activos que serán intercambiados o adquiridos por dación en pago, (ii) plazo y condiciones de entrega, (iii) fecha de elevar a escritura pública el contrato si el mismo involucra bienes inmuebles o documentos en que conste la propiedad del activo según el tipo de Activo y, (iv) responsable del pago de impuestos que puedan ocasionarse.

c. Solicitar a la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos el número de identificación de

los Activos y su respectiva marcación antes de ser entregados a la operación.







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d. Coordinar con las áreas contables la incorporación detallada de los registros en los libros de la

Empresa. e. Entregar los Activos a la dependencia responsable de su administración y custodia, a través

de acta (Anexo 2). No se deberán entregar ni recibir activos sin el correspondiente número de Inventario.

f. Reportar la adquisición a la Jefatura de Administración de Riesgos para lo de su competencia. 6.2.8. Adquisición a través de Donación Constituye una de las formas como ECOPETROL S.A. puede adquirir activos, ya que pueden ingresar a formar parte de su patrimonio aquellos activos que una persona natural o jurídica le transfiera gratuitamente a su favor. El objetivo de este procedimiento es incorporar el Activo que se recibe al concepto Propiedad, Planta y Equipo de la Empresa, para que contribuya al desarrollo de su actividad operacional. La persona natural o jurídica presentará una insinuación de donación (ésta deberá hacerse ante notario cuando el Activo donado supere los 50 salarios mínimos legales mensuales vigentes) a ECOPETROL S.A. para aprobación de acuerdo con los Niveles de Autorización previstos en el MCA. La insinuación no será requerida cuando la donante sea una entidad pública. Una vez ECOPETROL S.A. decida aceptar el Activo objeto de donación, la dependencia interesada deberá seguir los siguiente pasos: a. Protocolizar el acto de donación mediante el documento o título que corresponda según el tipo

de activo, previa revisión del área jurídica. b. Solicitar a la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos el número de identificación de

los Activos y su respectiva marcación, antes de ser entregados a la operación. c. Coordinar con las áreas Contables la incorporación detallada de los registros en los libros de la

Empresa. d. Entregar los Activos a la dependencia responsable de su administración y custodia a través de

acta (Anexo 2). No se deberán entregar ni recibir activos sin el correspondiente número de inventario.

e. Reportar la adquisición a la Jefatura de Administración de Riesgos para lo de su competencia. 6.3 PROCEDIMIENTO PARA MARCACIÓN DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO A todo Activo catalogado como Propiedad, Planta y Equipo de la Empresa se le debe identificar plenamente y asignar un código de inventario para constatar la permanencia del Activo y permitir el apropiado control de los responsables (custodio), mediante la toma periódica de inventarios







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físicos. El código de inventario es el número de orden consecutivo que se asigna automáticamente al Activo, en el momento en que se ingresa al sistema los datos maestros. Existen tipos de marcación: Bajo relieve: Es el sistema en el cual se imprimen sobre el Activo a marcar, los números o letras determinados, mediante un golpe de martillo dado a una matriz especial denominada “números o letras de golpe”. Pintura: Es la marcación que se realiza utilizando un alfabeto hecho en lámina, con el cual se arma el código requerido y posteriormente se aplica con una espuma una capa de pintura. Placa metálica o prefabricada: Son fabricadas especialmente con el símbolo de la Empresa y el código asignado. Se fijan al activo utilizando pegante, remaches o tornillos. Código de barras: Consiste en una serie de técnicas mediante las cuales se codifican datos en una imagen formada por combinaciones de barras y espacios. Estas imágenes son leídas por equipos especiales de escaneo o rayo láser, que permiten comunicar datos al computador. A continuación se indican los criterios para la marcación de los Activos. 6.3.1. Marcación de Unidades Completas de Activo Fijo Cuando la Empresa adquiera Activos que no requieran transformación alguna durante la ejecución del proyecto, estos deben ser identificados al momento de su adquisición, por tal razón se debe seguir el siguiente procedimiento: a. La dependencia solicitante de los Activos debe informar a la Coordinación de Gestión

Inmobiliaria y de Activos, con mínimo cinco (5) días hábiles de anticipación a la entrega, el lugar dónde se recibirán los elementos y la descripción de sus características (Anexo 2).

b. Esta Coordinación incorporará los Activos en la herramienta informática desarrollada para tal

fin y determinará el código de inventario y tipo de marcación. c. El funcionario de la bodega de materiales o quien haga sus veces para recibir los elementos,

será el responsable de la verificación, marcación y entrega posterior de los Activos a la dependencia solicitante (Anexo 2). Igualmente, deberá confirmar a la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos la finalización de esta labor.

6.3.2. Marcación de elementos que conforman un Activo Fijo Cuando la Empresa construye o completa Activos durante la ejecución de sus proyectos, éstos deben ser identificados al momento de su capitalización y marcados con base en el siguiente procedimiento: a. El Coordinador del Proyecto o la dependencia interesada indicará a la Coordinación de Gestión

Inmobiliaria y de Activos los Activos que no han sido objeto de marcación.







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b. Esta Coordinación incorporará los Activos en la herramienta informática desarrollada para tal

fin y determinará el código de inventario y el tipo de marcación. c. El funcionario responsable del proyecto o quien este delegue, debe asegurar la marcación y

entrega posterior de los Activos a la dependencia operativa. (Anexo 2). Igualmente, deberá confirmar a la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos la finalización de esta labor.

6.4 PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR ADICIONES Y MEJORAS SOBRE LA

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Las adiciones y/o mejoras sobre la Propiedad, Planta y Equipo de ECOPETROL S.A., se generan mediante la planeación y desarrollo de proyectos, para los cuales se debe disponer de la respectiva Apropiación Presupuestal para Inversión (A.P.I.). La dependencia interesada debe realizar el estudio técnico sobre la necesidad de efectuar la adición o mejora y solicitar el presupuesto a través de un Proyecto de Inversión, API. El coordinador del proyecto tiene las siguientes responsabilidades: a. Coordinar con las respectivas áreas de Contratación y Compras, la adquisición de los activos

necesarios para el desarrollo de los proyectos, previa certificación de la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos sobre la inexistencia de activos similares en las bodegas de bienes no explotados (Ver numeral 6.2.1.).

b. Informar a las áreas Contables para que se suspenda la depreciación del activo a mejorar, si

aplica, mientras se realiza la ejecución del proyecto. c. Una vez entre en operación el Activo y con el fin de capitalizar las inversiones realizadas,

coordinará con las áreas contables siguiendo el procedimiento establecido en el numeral 6.2.2. de este Reglamento.

d. Luego de terminado el proyecto se debe informar a las áreas Contables para continuar con la

depreciación del activo. En caso de que la mejora o adición alargue la vida útil estimada, también lo deberá informar para que se ajuste la depreciación.

e. Confrontar el valor total del proyecto con los registros contables, tomando las acciones que

sean del caso. f. Reportar la adición o mejora a la Jefatura de Administración de Riesgos para lo de su

competencia. 6.5. PROCEDIMIENTO PARA TRANSFERENCIA DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Consiste en el traslado de Activos de una dependencia a otra, bien dentro del mismo negocio o entre negocios. La transferencia puede implicar cambios en localización geográfica, centro de costo y/o responsable del Activo.







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Una vez los jefes de las dependencias estén de acuerdo en el traslado de un Activo, se debe seguir el siguiente procedimiento: a. La dependencia usuaria diligencia el formato de transferencia del Activo (Anexo 4) en original,

de acuerdo con los niveles de autorización detallados en el numeral 6.5.1. b. La dependencia interesada firma el formato de transferencia en constancia de aceptación del

traslado. c. La dependencia usuaria debe solicitar a la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos el

registro de la novedad en el sistema. d. La Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos confirma la transferencia. e. Una vez confirmada la transferencia, la dependencia interesada gestiona ante la coordinación

de servicios el movimiento físico del elemento, en caso de que sea necesario. En el caso de movimiento de activos informáticos de hardware, adicional al procedimiento de transferencia, el custodio o responsable del activo informático debe:

Informar a HELPDESK antes de realizar el movimiento permanente o temporal. • Garantizar la copia de seguridad (backup) de la información, programas y archivos

desarrollados, plantillas de documentos y demás datos que estén residentes en el Activo que se va a transferir.

Solicitar a HELPDESK la elaboración de las actas de entrega y recibo de hardware y software asociados al movimiento que se va a realizar, incluyendo: los datos completos, la identificación si el activo es propio o arrendado y las firmas de quien entrega y de quien recibe el activo. Tanto el usuario que entrega como el que recibe debe conservar copia de estas actas (Anexo 4A).

6.6 PROCEDIMIENTO PARA TOMA FISICA DE INVENTARIOS DE PROPIEDAD, PLANTA Y

EQUIPO Tiene como objetivo fundamental ejercer control sobre los activos de la Empresa. Este procedimiento consiste en la verificación periódica, física y real acerca de la existencia y estado de los activos de propiedad de la Empresa, que se encuentran bajo la responsabilidad y custodia de cada dependencia y/o funcionario para el cumplimiento de las labores asignadas. La toma física de inventarios, basada en una técnica de conteo o confrontación, contribuye a seleccionar aquellos Activos que cumplen adecuadamente la función para la cual fueron adquiridos, así como los que se encuentran en mal estado y no pueden seguir siendo utilizados haciéndose necesario darlos de baja.







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La Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos gestionará la toma física del inventario de Propiedad, Planta y Equipo, como mínimo cada tres (3) años, de acuerdo con el siguiente procedimiento: a. Planear la toma física de los inventarios de Propiedad, Planta y Equipo, de acuerdo con la

política establecida. b. Notificar oportunamente a los negocios los recursos requeridos para que se incorporen en el

presupuesto de la vigencia en que se realizará el inventario. c. Informar a cada una de las dependencias el programa de trabajo con el objeto de asegurar la

logística requerida. d. Realizar la inspección y conteo físico de los Activos existentes. e. Confrontar la información recolectada con los registros en libros y determinar sobrantes y

faltantes netos. f. Informar a cada una de las dependencias el resultado del inventario el detalle de los activos,

así como los sobrantes y faltantes a su cargo. g. El responsable de cada una de las dependencias donde se presenten sobrantes y/o faltantes,

debe adelantar las acciones administrativas que permitan identificar la procedencia de los sobrantes y la ubicación de los faltantes. Para adelantar esta actividad, dispondrá de un plazo de 20 días hábiles incluyendo las aclaraciones a que haya lugar.

h. Para la incorporación de los sobrantes definitivos, la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos, deberá realizar los avalúos correspondientes.

i. La Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos debe registrar las novedades resultantes

del proceso de la toma física del inventario dentro de los 30 días siguientes a la finalización del proceso de avalúo. En caso de no requerirse avalúo el plazo se empezará a contar a partir de la fecha de terminación del plazo previsto en el literal g.

Para los faltantes definitivos es necesario aplicar el procedimiento previsto en el numeral 6.7.3.. La Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos, debe registrar las novedades resultantes del proceso de la toma física del inventario. De conformidad con el artículo 5°, parágrafo 2° de la Ley 716 de 2001, “Los servidores públicos competentes serán responsables administrativa y disciplinariamente en el evento en que la entidad pública que representan, no haya utilizado o haya utilizado indebidamente, las facultades otorgadas por la presente ley para sanear la información contable pública y revelar en forma fidedigna su realidad económica y financiera”; es decir, los funcionarios sobre quienes recaiga el incumplimiento de la norma, incurrirán en falta gravísima, de conformidad con lo establecido en Ley 734 de 2002.







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Los Activos que no se encuentren reportados en los sistemas de Activos Fijos, serán incorporados con base en el siguiente procedimiento, sin perjuicio de las acciones administrativas que deban adelantarse.

El Jefe de la Dependencia que adquirió el activo deberá:

a. Elaborar un informe detallado en el que indique las condiciones de adquisición de los activos, así como las características básicas de los mismos (fecha de adquisición, valor, etc.)

b. Solicitar a la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos el número de identificación

de los activos y su respectiva marcación. 6.7 PROCEDIMIENTO PARA RETIRO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Este procedimiento tiene como objetivo hacer que los Activos Fijos que ya no contribuyen a generar ingresos, salgan de la operación de la Empresa. Se puede dar por las siguientes causales: 1. Obsolescencia 2. Demolición de inmuebles 3. Destrucción fortuita: 4. El hurto de Activos Fijos 5. Pérdida en poder del personal -Responsabilidad pendiente de fallo- 6. Escisión 6.7.1 Retiro por Obsolescencia o Inservibilidad Este procedimiento debe ejecutarse cuando uno o varios Activos depreciables deban ser retirados de operación como consecuencia de la pérdida de utilidad ocasionada por el mejoramiento de las técnicas de producción, o por otras causas externas como por ejemplo, cambios en la demanda del consumidor, en la legislación o en la normatividad interna, los cuales pueden conducir a la reducción de la producción. Igualmente aplica para elementos provenientes de la demolición o el desmantelamiento de Activos. Para el retiro por obsolescencia o inservibilidad se implementará el siguiente procedimiento: a. La dependencia responsable del Activo que se pretende retirar elabora un informe, en el cual

indique la conveniencia técnica y/o económica y/o legal que soporte el retiro.

Para definir la vida útil remanente probable del equipo se puede recurrir al cálculo del factor de obsolescencia del bien así: PARA LOS EQUIPOS CON VIDA UTIL DE 25 AÑOS

VIDA CONSUMIDA / (% Porcentaje de costo histórico) o 1 a 2 años / 10% o 3 a 5 años / 20%







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o 6 a 10 años / 35% o 11 a 15 años / 65% o 16 a 20 años / 75% o 21 a 25 años / 90-100% PARA LOS EQUIPOS CON VIDA UTIL DE 15 AÑOS

o 1 a 2 años / 15% o 3 a 5 años / 30% o 6 a 10 años / 60% o 11 a 15 años / 75-100%

PARA LOS EQUIPOS CON VIDA DE 10 AÑOS

o Hasta un año / 15% o 2 a 4 años / 45% o 5 a 6 años / 75% o Más de 8 años / 90-100%

PARA LOS EQUIPOS CON VIDA DE 5 AÑOS

o Hasta un año / 25% o 1 a 2 años / 45% o 3 a 4 años / 75% o Más de 5 años / 90-100%

Se puede determinar estimando la vida restante posible, dependiendo de su estado, y bienes de similares características de acuerdo a una evaluación o investigación que se realice en otras empresas.

b. Con fundamento en el informe, el Gerente respectivo debe dar aprobación para el retiro del

Activo. c. El responsable del activo implementa el procedimiento previsto para la transferencia de

Activos (numeral 6.5), teniendo en cuenta que la dependencia que recibe es la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos.

d. El responsable del Activo debe informar a la Jefatura de Administración de Riesgos sobre el

retiro, para lo de su competencia. 6.7.2 Retiro por Demolición de inmuebles Debe realizarse cuando la Empresa considere necesario demoler en forma voluntaria, total o parcialmente, un bien inmueble de su propiedad para poder ejecutar nuevas obras, hacer construcciones o reformas. Igualmente cuando un siniestro (inundación, sismo, etc.) o un accidente hayan deteriorado de tal forma el Activo Fijo, que sea más conveniente su demolición que su reparación.







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El procedimiento es el siguiente: a. La dependencia responsable del Activo analiza la conveniencia o necesidad de demoler el

Activo en uso ya sea para realizar nuevas obras, o para reconstruirlo y elabora un informe en el cual indique la conveniencia técnica y/o económica y/o legal que soporte el retiro.

b. Con fundamento en el informe, el Gerente respectivo debe dar aprobación para el retiro del

activo. c. La dependencia responsable del activo diseña y ejecuta la demolición del activo fijo, solicitando

previamente en Planeación Municipal la “licencia de demarcación y demolición”, si es necesaria.

d. Como parte del diseño de la demolición se establecerán los elementos que tienen

potencialidad de ser recuperados (puertas, ventanas, materiales de construcción, etc.), con el propósito de hacer el seguimiento y control necesarios durante la ejecución de la demolición.

e. Los elementos recuperados deben ser reportados a la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y

de Activos y remitidos a la bodega de excedentes. f. Los elementos considerados como inservibles, si son metálicos se enviarán a los patios de

chatarra; en caso contrario, serán dispuestos como desperdicio. g. Los elementos en condiciones de uso, considerados como obsoletos, serán debidamente

almacenados en espera de definir el proceso de disposición (venta, cesión sin costo o reprocesamiento).

h. El responsable del Activo debe informar a la Jefatura de Administración de Riesgos sobre la

demolición, para lo de su competencia. Adicionalmente, para dar de baja el Activo, el funcionario responsable deberá seguir el siguiente procedimiento:

Informar a su Jefe inmediato sobre el suceso.

Elaborar el formato de retiro de activos - APR (Anexo 6) en original y 3 copias y gestionar las firmas correspondientes.

Enviar el original y copia del APR al área Contable, junto con los demás documentos soporte, una copia al funcionario que aprobó, y mantiene una copia como soporte de su retiro.

6.7.3 Destrucción Fortuita El retiro como consecuencia de caso fortuito o fuerza mayor se genera cuando en la Empresa hay destrucción del Activo Fijo debido a un imprevisto, lo cual excluye de culpabilidad al funcionario en quien recae la custodia del activo.







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En este caso se deberá cumplir con el procedimiento para el reporte e investigación de accidentes e incidentes definidos por la Dirección de Responsabilidad Integral (DSA-ECP-D-001). Adicionalmente, para dar de baja el Activo, el funcionario responsable deberá seguir el siguiente procedimiento: •

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Informar a su Jefe inmediato sobre el suceso. Si el activo es un bien informático de Hardware, informa al área de informática o HELPDESK (Ver numeral 6.5.2).

Elaborar el formato de retiro de activos - APR (Anexo 6) en original y 3 copias y gestionar las firmas correspondientes.

Enviar el original y copia del APR al área Contable, junto con los demás documentos soporte, una copia al funcionario que aprobó, y mantiene una copia como soporte de su retiro.

Informar a la Jefatura de Administración de Riesgos, para lo de su competencia.

6.7.4 Retiro por Pérdida o Hurto Este procedimiento se realiza cuando ocurre la pérdida de activos en poder de empleados o trabajadores, a quienes se les hayan entregado para el desarrollo de la labor propia de su cargo, así como cuando un sujeto se apodera de un activo mueble pretendiendo obtener provecho para sí o para otro, sin que este hecho suceda por culpa o dolo del empleado que tenga bajo su custodia el activo. En el caso de pérdida o hurto se deberá seguir el siguiente procedimiento: 6.7.5 Aviso de Pérdida a. El funcionario o persona a cuyo cargo está el Activo, una vez tenga conocimiento del hecho

(pérdida o hurto), debe dar aviso por escrito a su superior inmediato, detallando lo sucedido, indicando las causas que originaron los hechos y dando cuenta de las acciones tomadas para evitar la pérdida y proteger o recuperar los bienes ( Anexo 7).

b. El jefe de la dependencia, guardará una copia del aviso y remitirá copias del mismo así:

Dirección Jurídica.

• A la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos, según sea el caso, para efectuar los registros contables que correspondan de acuerdo con el avance de las transacciones ocurridas con los bienes, dando aplicación a lo establecido en los procedimientos contables del Manual.







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• La Jefatura de Administración de Riesgos, teniendo en cuenta los términos y reportes

indicados en los numerales 6.5 y 6.6. del Manual de Seguros de ECOPETROL (hoy ECOPETROL S.A).

• Si el activo es un bien informático de Hardware, informar al área de informática o

HELPDESK.

• Si el bien está bajo arriendo o leasing se deberá enviar copia a la dependencia encargada del manejo del respectivo contrato, para que adelante las acciones pertinentes dentro del marco contractual.

• A la Comisión de la Contraloría General de la República delegada para la práctica de la

auditoria fiscal integral en la Empresa, Anexo 8. 6.7.5.1 Denuncia Penal a. Cuando se trate de pérdida, extravío o daño de bienes que son Propiedad, Planta y Equipo,

derivados de cualquiera de las conductas de peculado descritas en los Artículos 397, 398, 399 y 400 del Libro II del Título XV, del Código Penal o por hurto de este tipo de bienes, la persona a cuyo cargo están los bienes, o en subsidio, el jefe de la dependencia afectada, dentro de las 24 horas siguientes, formulará denuncia penal ante la autoridad competente.

b. Cuando se trate de pérdida de bienes por incendio, accidente, fallas mecánicas, fuerza mayor

o caso fortuito, se procederá a formular la denuncia penal por parte del Jefe de la dependencia, cuando a éste le sea imposible establecer claramente que no hubo hechos delictuosos.

c. Por regla general la denuncia penal se debe formular por escrito (Anexo 9), sin embargo, en

caso de especial urgencia se puede presentar verbalmente, solicitando copia de la diligencia. En todo caso, bien sea durante la presentación de la denuncia o como ampliación o complementación de la misma, se deben aportar las pruebas que la Empresa tenga en su poder sobre el bien, tales como el acta de entrega, la identificación del funcionario que lo tenía en custodia, etc..

6.7.5.2 Investigación Administrativa a. El jefe de la dependencia, una vez sea informado del hecho, hará una visita de inspección, y

dejará constancia de ello en un acta (Anexo 10), que hará parte de la investigación administrativa, la cual se adelantará mediante la recopilación de los informes y documentos necesarios.

b. El Jefe de la dependencia, desde la categoría superior a Coordinador (o su equivalente) podrá

designar a otro(s) funcionario(s) para adelantar la investigación administrativa; dicha designación debe constar por escrito; en todo caso, quienes lleven a cabo la investigación administrativa, serán personas diferentes de la que formuló la denuncia penal y deberán tener como mínimo la categoría de coordinadores o su equivalente.







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c. El Jefe de la dependencia o la(s) persona(s) a quien éste designe, reunirá(n) los diferentes

informes y practicarán las diligencias que se requieran para determinar lo sucedido respecto de la pérdida del Activo y también para determinar la responsabilidad administrativa del funcionario a cuyo cargo estaba el Activo. Entre los procedimientos a utilizar está la recopilación de documentos, la práctica de visitas especiales y la recepción de declaraciones (Ver Anexo 11).

Una vez allegados los informes, el (los) encargado(s) de la investigación, procederá(n) a analizarlos y evaluarlos (Ver modelo, Anexo 12) con el propósito de generar sus conclusiones y recomendaciones por escrito. Cuando haya lugar, en la parte considerativa del informe se debe indicar el deber que le asiste a ECOPETROL S.A. de adelantar las acciones del caso contra el responsable administrativo. Las conclusiones y recomendaciones se pondrán en conocimiento del Jefe de la dependencia correspondiente, quién informará de la decisión a las mismas dependencias a las que envió el aviso de pérdida.

d. Si el jefe de la dependencia correspondiente, según los resultados de la investigación

administrativa, considera que, posiblemente, existió culpa, dolo, negligencia, impericia o violación de normas por parte del responsable del Activo, o no existe suficiente claridad respecto de la responsabilidad sobre los hechos, remitirá copia de todos los antecedentes del caso a la Oficina de Control Disciplinario y a la Oficina de Control Interno para lo de su competencia.

e. Si el jefe de la dependencia correspondiente, según los resultados de la investigación

administrativa, no considera que el responsable del Activo haya actuado con culpa, dolo, negligencia, impericia o violación de normas, dará traslado de todos los antecedentes del caso a la Jefatura de Administración de Riesgos para lo de su competencia.

6.7.5.3 Proceso de Responsabilidad Fiscal Puede ser iniciado por la Contraloría General de la República, de oficio, como consecuencia del ejercicio de los sistemas de control fiscal o, por solicitud que en tal sentido formule la Empresa o por denuncias o quejas presentadas por cualquier persona u organización ciudadana. Si el responsable del daño investigado lo resarce totalmente, en cualquier estado de la indagación preliminar o del proceso de responsabilidad fiscal, la Contraloría General de la República procederá al archivo del expediente, de conformidad con lo establecido en la Ley.

6.7.5.4 Proceso disciplinario Este proceso se adelanta por la incursión en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en la Ley 734 de 2002, o por el incumplimiento de cualquier deber funcional previsto en los Reglamentos Internos de la Empresa relacionados con el manejo de Activos Fijos.







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La investigación disciplinaria debe ser iniciada por la Oficina de Control Disciplinario Interno, Dependencia que informará su apertura a la Procuraduría General de la Nación, Despacho que de considerarlo procedente y pertinente, la asumirá en ejercicio del poder disciplinario preferente. 6.7.5.5 Baja de los Bienes Si la investigación administrativa determina que no es posible establecer responsabilidad en cabeza del usuario del Activo, o si el proceso de responsabilidad fiscal fuere favorable al mismo (en caso de que se hubiere adelantado), el funcionario autorizado de acuerdo con lo previsto en el MCA, aprobará y remitirá la documentación y el APR (Anexo 6) a la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos. 6.7.5.6 Bienes en poder de terceros El funcionario de ECOPETROL S.A. que tenga conocimiento del hecho (hurto, pérdida o destrucción) de Activos de la Empresa en poder de terceros, debe comunicar (por escrito) inmediatamente este hecho a la Dependencia que entregó la custodia del Activo. Una vez recibida la novedad, el jefe de la dependencia deberá solicitar inmediatamente a la persona jurídica o natural que tenía la custodia del bien, su restitución, conforme al convenio o contrato que se haya suscrito; si ésta restitución no se realiza, deberá coordinar con la Dirección Jurídica las acciones pertinentes tendientes a la recuperación del Activo. 6.7.5.7 Retiro en caso de escisión Con base en el instrumento público que ordena la escisión, la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos procederá registrar las novedades de Activos en el sistema y coordinará con la dependencia que los tenía a su cargo la respectiva entrega. 6.8 PROCEDIMIENTO PARA SUSPENSION Y REACTIVACION DE LA DEPRECIACION El objetivo de este procedimiento es ajustar la depreciación del activo -a los períodos reales de uso- , es decir, que el activo sea depreciado únicamente durante el tiempo en que contribuya a la generación de ingresos. La depreciación de un activo se suspende cuando el activo no está operando. La dependencia responsable del activo informará a la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos cuando se requiera suspender y reactivar la depreciación mediante informe escrito, en el cual se debe indicar el motivo. 6.9 PROCEDIMIENTO PARA EL AVALÚO TÉCNICO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO El avalúo técnico de los Activos Fijos consiste en la determinación del valor actual, de realización o presente de los mismos, en los estados contables correspondientes al final del período contable,







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realizado por personas naturales o jurídicas que se encuentren inscritas en alguna agremiación de lonja. El avalúo debe prepararse de manera neutral y por escrito, de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente. El avalúo técnico para actualizar el valor en los estados contables estará a cargo de la Gerencia Financiera. El avalúo técnico requerido para la enajenación y/o disposición de activos estará a cargo de la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos. Los avalúos de bienes inmuebles deben efectuarse cada dos (2) años, de acuerdo con lo establecido en las normas contables vigentes emitidas por la Contaduría General de la Nación. Para el avalúo de los bienes muebles se ha establecido como política que se efectúe cada tres (3) años. Para efectos de agilizar estos procesos, la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos puede establecer que los avalúos se realicen por grupos de activos, de acuerdo con la clasificación interna de la Empresa. 6.10 PROCEDIMIENTO PARA PRÉSTAMO Y/O ALQUILER DE PROPIEDADES, PLANTAS Y EQUIPOS A OTRAS ENTIDADES O A CONTRATISTAS El objetivo del préstamo o el alquiler de Activos a otras entidades, es facilitar al tercero elementos para desarrollar una determinada actividad, la cual es de interés para ECOPETROL S.A.. El procedimiento previsto es el siguiente: a. El interesado en el Activo debe presentar una solicitud por escrito, indicando las condiciones

del préstamo o alquiler. b. La dependencia interesada verificará con el responsable del Activo la disponibilidad durante el

periodo de tiempo solicitado. c. La dependencia interesada determinará las condiciones del préstamo o el alquiler, las cuales

deben estar ajustadas a la legislación vigente, entre ellas plazo, responsabilidades y obligaciones para las partes, valor (si aplica), etc.

d. La dependencia interesada en gestionar el préstamo o alquiler elaborará un informe, indicando

la conveniencia para ECOPETROL S.A.. e. El Gerente al cual pertenece la dependencia interesada en gestionar el préstamo o alquiler,

con base en el informe referido, aprobará o no la solicitud. f. Para el caso de Activos solicitados en Comodato, debe contarse con concepto favorable de la

Dirección Jurídica y de aprobación de la Junta Directiva. g. La dependencia interesada elaborará un documento que contenga las condiciones del

préstamo o alquiler, el cual debe ajustarse a las formalidades que la Ley prevea para cada caso.







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h. El Funcionario Autorizado que de acuerdo con el MCA suscriba el contrato de préstamo o

alquiler debe informar a la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos, para que ésta proceda a registrar la novedad correspondiente en el sistema.

i. Será responsabilidad del administrador del contrato de préstamo o arrendamiento reportar a

la referida coordinación cualquier novedad, modificación o hecho relevante con el objeto de mantener actualizada la información en los libros de la Empresa.

6.11 TRANSFERENCIA DE RESPONSABILIDADES EN CASO DE RETIRO O TRASLADO DEL FUNCIONARIO A CARGO DEL ACTIVO Cuando con carácter definitivo por retiro o traslado, se produzcan cambios de personal a cuyo cargo se encuentren asignados activos y otros elementos de carácter devolutivo, se implementará el siguiente procedimiento, el cual será requisito previo para el otorgamiento de paz y salvos: a. El jefe de la dependencia designará el nuevo responsable de los activos, quien realizará una

inspección conjunta con el funcionario que se trasladará o retirará. b. En el evento de encontrar faltantes o sobrantes, el funcionario que hasta ese momento tiene la

custodia del activo adelantará las gestiones pertinentes para aclarar la situación frente al jefe de la dependencia.

c. De existir pérdida, deterioro anormal o destrucción de los activos, el jefe de la dependencia

iniciará el procedimiento previsto en el numeral 6.7.4. d. Los funcionarios que entregan y reciben los elementos, suscribirán el “Acta de entrega de

elementos en custodia” (Anexo 2). En el evento que no se haya producido una designación del nuevo funcionario responsable de los activos, el acta deberá ser suscrita por el jefe de la dependencia, a cuyo cargo quedarán los activos.

e. El jefe de la dependencia reportará la novedad correspondiente ante la Coordinación de

Gestión Inmobiliaria y de Activos para que ésta proceda de acuerdo con su competencia. 6.12 BAJA DE ACTIVOS RETIRADOS Este procedimiento tiene como objetivo hacer que los Activos Fijos que ya no contribuyen a generar ingresos, que previamente hayan sido catalogados como retirados y que la Empresa no requiere para ser reutilizados, sean excluidos definitivamente de los estados financieros de la Empresa. Se puede dar por las siguientes causales:

1. Entrega de bienes retirados a través de:

• Permuta o cambio. • Dación en pago. • Donación o cesión sin costo.

2. Enajenación de bienes retirados: • Mediante venta directa.







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• A través de remate o subasta pública. • Mediante licitación pública o concurso.

3. Retiro de bienes inactivos: • Por hurto. • Por destrucción voluntaria. • Por destrucción fortuita.

Los procedimientos indicados en los numerales 1 y 2 serán aplicables también a los activos clasificados como improductivos. Los casos indicados en el numeral 3 fueron desarrollados anteriormente (numerales 6.7.1, 6.7.2 y 6.7.3).

6.12.1 Entrega de bienes retirados, a través de permuta o cambio La permuta o cambio es considerada como una de las formas de disminuir la cantidad de bienes retirados de la Empresa, ya que ésta puede obligarse recíprocamente con otra a entregar cualquier objeto a cambio de un activo. También existe permuta cuando se haya convenido que el pago de una obligación se haga parte en dinero y parte en especie (uno o mas activos) y la proporción en especie sea superior a la del dinero. El objetivo de este procedimiento es facilitar la disminución de bienes no utilizados, obteniendo a cambio activos que incrementen el patrimonio de la Empresa. El procedimiento aplicable es el siguiente: a. La Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos mantendrá un inventario de los activos

disponibles para disposición. b. La dependencia interesada en adquirir un activo evaluará la alternativa de proceder con la

permuta o cambio. c. La Unidad de Compras y Contratación al momento de estructurar el proceso de selección

incorporará la alternativa de permuta o cambio. d. Una vez recibidas las ofertas, la Unidad de Compras y Contratación analiza las ofertas y en

caso de que la permuta sea la mejor opción, la recomienda. e. La Unidad de Compras y Contratación celebra el acuerdo de voluntades con la entidad que va

a entregar el activo a ECOPETROL S.A. respecto de:

a. Los bienes que serán intercambiados. b. Plazo y condiciones de entrega. c. Fecha de elevar a escritura publica el contrato si el mismo involucra bienes inmuebles.

f. La Dirección Jurídica revisa el contrato para determinar si cumple con las condiciones legales

establecidas para el efecto.







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g. La dependencia interesada ejecuta el contrato una vez autorizado y revisado.

h. La Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos procede así:

• Entrega el bien retirado a permutar y recibe el bien acordado.

• Retira del sistema los datos básicos (descripción, costo de adquisición, código asignado y

localización) correspondientes al bien entregado.

• Marca el bien recibido y lo entrega al usuario. i. La dependencia interesada recibe el bien permutado. j. La Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos reporta en el sistema de Activos Fijos los

datos básicos del bien recibido y el responsable del mismo e informa a la Jefatura de Administración de Riesgos, para lo de su competencia.

6.12.2 Entrega de bienes retirados, mediante dación en pago

El procedimiento a implementar por parte de la dependencia que tiene a su cargo el activo es el siguiente:

a. Una vez recibida la solicitud, remite una copia a la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de

Activos para que adelante un avalúo comercial. b. Con base en el avalúo comercial y otros elementos de juicio, emitirá un concepto sobre la

conveniencia de proceder con la dación en pago. c. El Vicepresidente respectivo, previo concepto favorable de la Dirección jurídica, presentará el

tema para aprobación de la Junta Directiva. d. Una vez aprobada la dación en pago, el Funcionario Autorizado que de acuerdo con el MCA

suscriba la dación en pago debe informar a la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos, para que ésta proceda a registrar la novedad correspondiente en el sistema.

e. La dependencia que tenía a su cargo el Activo reporta las novedades al área contable e

informa a la Jefatura de Administración de Riesgos, para lo de su competencia 6.12.3 Entrega de bienes retirados mediante donaciones, cesión sin costo y contribuciones Este procedimiento tiene como objetivo transferir - sin obtener beneficio alguno - los Activos que se encuentran fuera de servicio y son necesitados por entidades de derecho público u otras con las cuales la Ley permite esta clase de actos. El procedimiento a implementar es el siguiente:







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a. La Dirección de Responsabilidad Integral de ECOPETROL S.A.:

• Recibe solicitud de las entidades interesadas. • Verifica ante la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos si el Activo se

encuentra en calidad de retirado, es decir, que no es requerido para la operación. • Solicita concepto de la Dirección Jurídica sobre la viabilidad jurídica de atender

favorablemente la solicitud. • Presenta el tema para aprobación de la Junta Directiva.

b. Una vez aprobada la solicitud, el Funcionario Autorizado que de acuerdo con el MCA suscriba

la donación, cesión sin costo o contribución, debe informar a la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos, para que ésta proceda a registrar la novedad correspondiente en el sistema.

c. La dependencia que tenía a su cargo el Activo reporta las novedades al área contable e

informa a la Jefatura de Administración de Riesgos, para lo de su competencia. Las cesiones sin costo o donaciones efectuadas por ECOPETROL S.A. a entidades públicas no requieren de insinuación, por cuanto se realizan en desarrollo de los principios de colaboración y de coordinación a que aluden los artículos 113 y 209 de la Constitución Política y 6º de la Ley 489 de 1998, y el acto en últimas está dirigido a lograr un mayor bienestar de la comunidad, lo cual constituye una contraprestación directa o indirecta para todas las entidades públicas involucradas por cuanto aquella forma parte del cumplimiento del objeto de toda entidad pública, en virtud al artículo 3º de la Carta. 6.12.4 Enajenación de bienes retirados por venta directa. Una de las modalidades para enajenar bienes retirados de propiedad de ECOPETROL S.A. es la venta directa, procedimiento mediante el cual la Empresa vende activos de su propiedad sin necesidad de tramitar el proceso de licitación o de concurso. La enajenación directa podrá aplicarse para Activos que sean avaluados comercialmente dentro de la menor cuantía de ECOPETROL S.A., es decir aquellos cuyo valor no exceda de 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes. El procedimiento a implementar es el siguiente: a. La Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos:

• Selecciona el activo o grupo de activos que deben ser vendidos. • Ordena y obtiene avalúo comercial de los bienes a enajenar. • Expide certificación de que los bienes no son necesarios para la empresa, o presentan

obsolescencia y/o deterioro que no permiten su uso en la operación. • Remite la información pertinente a la Unidad de Compras y Contratación para que adelante

el proceso de venta.

b. La Unidad de Compras y Contratación adelanta el proceso de venta.







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c. La Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos:

• Perfecciona el Contrato, incluyendo las formalidades previstas para el caso de bienes inmuebles.

• Realiza las novedades y reporta la venta al área contable para lo de su competencia. • Procede con la entrega del activo. • Informa a la Jefatura de Administración de Riesgos, para lo de su competencia

6.12.5 Enajenación de bienes retirados mediante remate o pública subasta, contratado con entidades financieras autorizadas La subasta pública o remate de los bienes que ECOPETROL S.A. tiene retirados de servicio es una de las formas más comunes en que se realiza en la práctica una oferta; se trata de ventas públicas con acceso ilimitado para todas las personas -ya sean naturales o jurídicas- que tengan algún interés en el objeto de la subasta. Las preside y dirige un sujeto llamado rematador o subastador, quien recibe las posturas u ofertas y adjudica el bien al mejor postor, es decir, a aquel que ofrezca las mejores condiciones económicas por el bien subastado. La subasta termina al no ser superada una oferta pese a los requerimientos de quien realiza y dirige la venta. Cuando la venta de los bienes de la Empresa deba efectuarse por el sistema de martillo, a través del procedimiento de subasta que realicen las entidades financieras debidamente autorizadas para el efecto y vigiladas por la Superintendencia Bancaria, la selección de la entidad financiera se realizará aplicando los procesos de selección regulados por el Manual de Contratación de ECOPETROL S.A.. El siguiente es el procedimiento previsto: a. La Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos: • Realiza el avalúo de los bienes a rematar y deja constancia en acta. • Gestiona las autorizaciones pertinentes de acuerdo con el MCA. • Remite a la Unidad de Compras y Contratación la información pertinente para iniciar el

proceso. b. La Unidad de Compras y Contratación selecciona el subastador. c. La Unidad de Contratación y Compras elabora acta de la diligencia y gestiona las firmas

pertinentes. Copia de la misma se constituye en titulo de propiedad para el comprador. d. La Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos: • Elabora acta de entrega de los bienes, firmada por quien corresponda, previa presentación del

recibo de pago de los bienes adjudicados. • Retira del sistema los datos correspondientes a los bienes enajenados. • Informa a la Jefatura de Administración de Riesgos, para lo de su competencia







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6.12.6 Enajenación de bienes retirados mediante licitación pública Es un procedimiento de selección realizado por ECOPETROL S.A. con intervención de los concurrentes para seleccionar al comprador y celebrar el contrato de venta. Se adjudica el contrato al que mejores condiciones o garantías ofrece conforme al pliego de condiciones de la licitación. El procedimiento a implementar es el siguiente: a. El funcionario autorizado de acuerdo con el MCA ordena la apertura de licitación por medio de

acto administrativo. b. La Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de activos determina las condiciones generales

para proceder con la venta (avalúos, cronogramas, etc.). c. La Unidad de Compras y Contratación adelanta el proceso de licitación pública. d. El funcionario autorizado comunica por escrito la decisión al proponente favorecido. A los no

favorecidos se les informa dentro de los siguientes cinco días calendario, la fecha de devolución de garantías.

e. El funcionario autorizado suscribe y formaliza el contrato, previa revisión y aprobación por

parte de la Dirección Jurídica. f. La Unidad de Financiamiento y Tesorería recibe el pago correspondiente, el cual debe

efectuarse en efectivo o cheque de gerencia. g. La Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos: • Entrega el bien mediante acta, en la cual se especifican las características, cantidad, valor de

venta, firma del comprador. Se adjunta a esta acta copia del recibo oficial de caja o de la consignación del banco.

• Retira del sistema los bienes vendidos. • Informa a la Jefatura de Administración de Riesgos, para lo de su competencia

6.13 PAGO DE IMPUESTO PREDIAL Y COMPLEMENTARIOS Con el objeto que la Empresa pueda acogerse a los beneficios que por pronto pago en materia de impuesto predial y complementarios otorgan las Administraciones Municipales, el procedimiento previsto para esta clase de pagos es el siguiente: a. Los Funcionarios encargados de la administración y custodia del inmueble, esto es, en las

áreas operativas, los Coordinadores de Planta o su equivalente ó en las áreas administrativas, los Coordinadores Regionales de Servicios, realizarán la solicitud de estado de cuenta ante las Administraciones Municipales, junto con una fotocopia de la parte pertinente del Estatuto de







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Rentas en donde se determina la tarifa vigente por concepto de impuesto predial y complementarios.

b. La Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos procede con la revisión de los aspectos

catastrales y otorga el visto bueno sobre la liquidación. c. Los funcionarios encargados de la administración y custodia del inmueble elaboran las

autorizaciones de pago y gestionan la expedición de los certificados de disponibilidad y registro presupuestal (CDP y CRP).

d. Se procede con la aprobación del pago, de conformidad con lo previsto en el MCA. e. Los funcionarios encargados de la Administración y custodia del inmueble remiten los

comprobantes de pago, con sello de recibido por la Tesorería Municipal a la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos.

7. TRANSICION Considerando que uno de los productos del proyecto Sensor es la herramienta tecnológica para la administración de los Activos Fijos, es necesario implementar planes de acción que le permitan a la Coordinación de Gestión Inmobiliaria y de Activos, realizar de manera integral la labor encomendada. Por lo anterior y hasta que entre en productivo esta herramienta, las novedades se seguirán registrando en el subsistema aditivo y se mantendrá el soporte que vienen prestando las áreas Contables a este proceso.

8. REGISTROS Hace parte de los registros la herramienta informática en donde se plasma la información básica de cada activo. Así como los formatos que soportan cada uno de los procesos para el manejo y control de los activos: Acta de entrega y recibo de herramientas en custodia.

Reporte de cierre y capitalización de proyectos.

Formato de transferencia de activos.

Acta de entrega y recibo de hardware.

Inventario de equipo capital.

Formato de retiro de equipo capital.

Aviso de pérdida, deterioro o daño de bienes.

Aviso a la comisión delegada de la Contraloría General.







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Denuncia penal por el posible delito de hurto.

Acta de visita de inspección al lugar de los hechos.

Acta de recepción de declaraciones.

Informe evaluativo de la investigación administrativa.

Comunicación para la Oficina de Control Disciplinario.

Comunicación para adelantar el proceso de responsabilidad fiscal.

9. CONTINGENCIAS. NO APLICA 10. BIBLIOGRAFÍA ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE. Constitución Política de Colombia. Imprenta Nacional. Bogotá, 1991. CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Código Penal, Imprenta Nacional. Bogotá. CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Ley 42 de 1993. Imprenta Nacional. Bogotá. CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Ley 87 de 1993. Imprenta Nacional. Bogotá. CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Ley 200 de 1995. Imprenta Nacional. Bogotá. CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Ley 223 de 1995. Imprenta Nacional. Bogotá. CONTADURIA GENERAL DE LA NACION. Circular Externa 045 de 2001. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Resolución 4536 de 1998 de la Contraloría General de la República. Imprenta Nacional Bogotá. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Resolución Orgánica 3466 de 1994 de la Contraloría General de la República. Imprenta Nacional Bogotá. CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Ley 610 de 2000. Imprenta Nacional. Bogotá. CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Ley 734 de 2002. Imprenta Nacional.







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Bogotá. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Circular Interna 8 de 1999 de la Contraloría General de la República. Imprenta Nacional. Bogotá. CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Ley 80 de 1993. Imprenta Nacional. Bogotá. ECOPETROL. Reglamento Interno de Trabajo. Diciembre de 1985. ECOPETROL (HOY ECOPETROL S.A. ). Manual de Seguros. ECP-VIF-M-01. Mayo de 2002. ECOPETROL S.A. Manual de Contratación. ECP-DIJ-M-00. Diciembre de 2003. ECOPETROL (HOY ECOPETROL S.A. ). Código de Control Disciplinario. ECOPETROL (HOY ECOPETROL S.A. ). Manual para el Manejo de Activos Fijos de ECOPETROL, Capítulo II: Manejo Contable y Tributario. ECP-VIF-PGN-M-01. Marzo de 2002. ECOPETROL (HOY ECOPETROL S.A. ). Procedimiento para el reporte e investigación de accidentes e incidentes. DSA-ECP-D-001. ECOPETROL (HOY ECOPETROL S.A. ). Instructivo para diseñar, elaborar, oficializar y divulgar documentos normativos ECP-VIP-I-00 Julio de 2002. 11. ANEXOS Número Título

1 Circular conjunta de la Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República.

2 Acta de entrega y recibo de herramientas en custodia.

3 Reporte de cierre y capitalización de proyectos.

4 Formato de transferencia de activos.

4a Acta de entrega y recibo de hardware.

5 Inventario de equipo capital.

6 Formato de retiro de equipo capital.

7 Aviso de perdida, deterioro o daño de bienes.

8 Aviso a la comisión delegada de la Contraloría General.

9 Denuncia penal por el posible delito de hurto.







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10 Acta de visita de Inspección al lugar de los hechos.

11 Acta de recepción de declaraciones.

12 Informe evaluativo de la investigación administrativa.

13 Carta para la oficina de control disciplinario.

14 Carta para adelantar el proceso de responsabilidad fiscal. Para mayor información sobre este Reglamento, dirigirse a quien la elaboró en nombre de la Dependencia Responsable: Nombre de la Persona que la elaboró: HECTOR SANABRIA Tel: 2343434 Nombre de la Dependencia: COORDINACION DE GESTIÓN INMOBILIARIA Y ACTIVOS FIJOS


HECTOR SANABRIA Coordinador de Gestión Inmobiliaria y Activos

MARTÍN ESCORCIA Jefe Unidad de Administración de

Servicios

OLGA LUCÍA ARRIETA Gerente Administrativa ( e)

CARLOS A. SANDOVAL

Vicepresidente Financiero y Administrativo

REVISÓ

MAURICIO ECHEVERRY

Director Jurídico

RUBÉN DARIO VELÁSQUEZ Jefe de la Unidad de Planeación

Financiera

ALEXANDRA LÓPEZ Normativa Corporativa







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APROBÓ

ISAAC YANOVICH Presidente







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ANEXO 1. CIRCULAR CONJUNTA DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Y LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIARIO OFICIAL 45.429 MARTES 13 DE ENERO DE 2004

Contraloría General de la República Procuraduría General de la Nación

Circulares conjuntas

CIRCULAR CONJUNTA DE 2003 (diciembre 16)

Para: Presidentes honorables Senado y Cámara de Representantes; Ministerios; Fiscalía General de la Nación; Consejo Superior de la Judicatura; Defensoría del Pueblo; Departamentos Administrativos; Unidades Administrativas Especiales; Corporaciones Autónomas Regionales; Empresas Industriales y Comerciales del Estado; Institutos Descentralizados; Superintendencias; Registraduría Nacional del Estado Civil; Fondos Rotatorios; Sociedades de Economía Mixta; Contaduría General de la Nación; Comisionado Naciona l para la Policía; demás entidades descentralizadas territorialmente y por servicios y particulares que manejen recursos públicos. De: Contralor General de la República y Procurador General de la Nación. Asunto: Deberes de las entidades en la administración y cuidado de los bienes; responsabilidad fiscal y disciplinaria de los funcionarios públicos por pérdida o daño de los bienes a su cargo. Bogotá, D. C., 16 de diciembre de 2003. El Contralor General de la República y el Procurador General de la Nación, en el ejercicio de las funciones constitucionales previstas en los artículos 267, 268 y 277, que establecen bajo su dirección el ejercicio de las funciones fiscal y disciplinaria, desarrolladas en las Leyes 42 de 1993 y 610 de 2000, Decreto-ley 262 de 2000 y Ley 734 de 2002, respectivamente, previenen a los servidores públicos sobre la responsabilidad que se derivaría en su contra por detrimento del patrimonio público como consecuencia de la pérdida, daño o deterioro de bienes que se les haya asignado para el ejercicio de sus funciones, por causas diferentes del desgaste natural que sufren las cosas y bienes en servicio o inservibles no dados de baja. Con la finalidad específica de obtener el resarcimiento del bien o su valor equivalente por causas de pérdida, daño o deterioro cuya responsabilidad se impute al funcionario que lo tenía legalmente a su cargo, se exige a los órganos encargados de adelantar el proceso disciplinario (por omisión o extralimitación de los numerales 21 y 22 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002), que en la parte considerativa de la providencia se indique el deber que le asiste a la entidad correspondiente de adelantar las acciones del caso contra el responsable, a fin de obtener la compensación a que haya lugar y al funcionario involucrado, la devolución, reparación o restitución del bien, no a título de sanción, la cual produce efectos atenuantes en la graduación de la sanción disciplinaria.







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Todas las entidades públicas, en desarrollo de su gestión fiscal, tienen la obligación legal de implementar mecanismos idóneos que permitan cumplir con la función de vigilancia y control de los fondos y bienes públicos asignados, sin perjuicio de la competencia del órgano de control fiscal, a fin de prever el daño o pérdida patrimonial, por acción u omisión. En ese orden de ideas, resulta prioritario el establecimiento de controles internos necesarios que impidan o por lo menos minimicen los riesgos sobre sus activos. Se debe por tanto establecer entre otros, un sistema efectivo de control de inventarios, el cual periódicamente debe ser revisado; exigir a quienes tienen a cargo el manejo de bienes o fondos la constitución de pólizas de acuerdo con el artículo 107 de la ley 42 de 1993, así como la actualización de la información sobre el estado de los activos que conforman su patrimonio personal. Igualmente el diseño de actas de entrega de bienes que constituyan verdaderos soportes para la ejecución de la reclamación, las cuales deben contener, entre otras: - La identificación completa de los bienes. - El valor en libros, y - La persona que está a cargo de los mismos. - Cláusula de responsabilidad en caso de pérdida o extravío distinto a causas naturales. De igual manera, para amortizar el impacto económico contra el patrimonio público por el asunto antes referido, se solicita a todos los destinatarios de la presente circular mantener vigentes las pólizas de seguro que amparan los bienes estatales por su valor real. Los órganos de control fiscal estarán atentos con el cumplimiento de la presente disposición, cuya omisión constituye falta gravísima sancionable con destitución, al tenor de lo dispuesto en el numeral 63 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, ello sin perjuicio de las acciones fiscales a que haya lugar. La actuación de los servidores públicos que tienen entre sus funciones la de ser ordenadores del gasto o representantes legales debe enmarcarse dentro de los postulados de la "Gestión Fiscal" descrita en la Ley 610 de 2000, entendida como el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, realizadas por los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, cuyo fin sea la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de tales haberes; de igual manera, comprende la recaudación, manejo e inversión de sus rentas a fin de cumplir los fines esenciales del Estado, observando permanentemente los principios de eficiencia, eficacia, equidad, economía, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales. Los organismos de control tienen como atribución constitucional y legal aplicar a quienes manejan fondos y bienes públicos, los sistemas de control fiscal financiero, de legalidad, de gestión, de resultados y revisión de cuentas. Por motivos de la función, los servidores públicos pueden verse involucrados en acciones de tipo fiscal, disciplinario y penal. Por ser autónomas las responsabilidades en cada una







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de las órbitas señaladas, contra una misma persona pueden imponerse diferentes sanciones. Es así como en los casos de irregularidades de orden fiscal, la Contraloría General de la República procederá a la apertura correspondiente del proceso de responsabilidad fiscal con la finalidad de lograr resarcir el daño causado. En igual forma, tratándose de las conductas de los servidores públicos que por acción u omisión hayan dado lugar a pérdidas de bienes o fondos, la Procuraduría General de la Nación o la dependencia que tenga a cargo el Control Disciplinario interno de la organización, según el caso, iniciará la respectiva investigación disciplinaria, que a la luz de lo dispuesto en los numerales 3 y 27 del artículo 48 del Código Unico Disciplinario puede dar lugar a calificar la conducta como falta gravísima y como tal ser sancionada con destitución e inhabilidades hasta por veinte años para ejercer cargos públicos. La Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación y las oficinas de control interno y disciplinario, veedurías o quien haga sus veces, de las entidades destinatarias de esta Circular, estarán atentas al cumplimiento de la misma. Cordialmente, El Contralor General de la República, Antonio Hernández Gamarra. El Procurador General de la Nación, Edgardo José Maya Villazón.

ANEXO 2. ACTA DE ENTREGA Y RECIBO DE HERRAMIENTAS EN CUSTODIA

VICEPRESIDENCIA FINANCIERA Y Versión: 01 ECP-VFA-ADMINISTRATIVA


R-01




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Pro

c

Depen

Ite

yecto Centro de Costos

Fe ha de Entrega

dencia

m Inventario ecripción Mod Se Marca Localizació Valor en libr Estado

Funcionario que recibe Funcionario que entregaRegistro Registro

En la fecha he recibido los activos relacionados en la presente acta y he sido advertido sobre la responsabilidad que se derivaría en mi contra por detrimento del patrimonio público como consecuencia de la pérdida, daño o deterioro de bienes que se me han asignado para el ejercicio de mis funciones, por causas diferentes del desgaste natural que sufren las cosas y bienes en servicio y en consecuencia, asumo la responsabilidad sobre los mismos.

ACTA DE ENTREGA DE ELEMENTOS EN CUSTODIA

osnrie loeDNo. de







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ANEXO 3. FORMATO DE EJECUCIÓN Y CIERRE DE PROYECTOS

INFORME DE EJECUCION Y CIERRE DE PROYECTOS

Nombre del Proyecto : No. De ProyectoCentro de Responsabilidad

Alcance Original :

Alcance Final :

Costo del Proyecto Fechas Original RealCosto Estimado K$Sumas Aprobadas K$Valor Ejecutado K$Diferencia K$

Año Apropiado Diferencia % Ejec. Observaciones

Descripción ValorAdquisición Propiedad Planta y Equipo (*)Mejoras a Propiedad Planta y Equipo (*)Adiciones a Propiedad Planta y Equipo (*)Inversiones PetrolíferasGastos Diferidos

(*) Diligenciar el anexo detallado de Equipo Capital

Preparado: Revisado:Nombre, registro y firma Nombre, registro y firma

Ordenador: Interventor:Nombre, registro y firma Nombre, registro y firma

IniciaciónTerminaciónTiempo TotalDesface

RESUMEN DE EJECUCION

Ejecutado







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ANEXO 4. FORMATO DE TRANSFERENCIA DE ACTIVOS

E COPETROL S.A.

TRANSFERENCIA DE EQUIPO No.

CODIGO EQUIPO DESCRIPCION REGISTRO NOMBRE CUSTODIONo. Sticker No. de Activo CUSTODIO

TRANSFERIDO DE: A:

Vo. Bo. _____________________________ Nueva Localización

CUSTODIOSNUEVO CENTRO DE COSTO Entregado Por: Reg. No.

Firma: __________________________Centro de Responsab. Area Op.

Fecha Transferencia Año Mes Recibido por:Reg. No.

Firma: __________________________







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ANEXO 4A. ACTA DE ENTREGA Y RECIBO DE HARDWARE

ACTA No. FECHA

1. Descripción General CPU:Marca Modelo Procesador/Velocidad Memoria RAM Capacidad Disco

2. Descripción otro Hardware:

Descripción Elemento

3. Datos del Proveedor (Marcar con una X la casilla que corresponda):Orden de Compra Alquiler Proveedor

No. de Contrato o Convenio

4. Información general del usuario que entrega y recibe:Entregado por: Recibido por:

Nombre Nombre

Registro ECP o C.C. Registro ECP o C.C.

Dependencia Dependencia

Localización Localización

Extensión Extensión

Firma Firma

5. Datos del cliente donde se reubicará el equipo: 6. Observaciones:

Nombre

Registro ECP o C.C.

Dependencia

Localización

Extensión

Firma

Con mi firma certifico que he revisado que toda mi información residente en mi PC con Serie No.

fue pasada a mi nuevo PC, y por lo tanto autorizo borrar o formatear el disco duro de mi anterior PC, a partir del

día del mes del Año 2001.2002

Nombre Legible Registro Firma

Cualquier cambio o traslado de los mismos deberá ser informado a SchlumbergerSema: Grupo de Helpdesk y al Grupo de ApoyoOperativo con el objetivo de realizar las actualizaciones correspondientes.

Cantidad No. de Serie No. Inventario ECP No. Control ECP

Nota: Los elementos entregados por medio de esta Acta son responsabilidad del usuario que recibe, quien se compromete a darlesun uso adecuado.

ECOPETROL S.A. ACTA DE ENTREGA Y RECIBO







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ANEXO 5. INVENTARIO DE EQUIPO CAPITAL

INVENTARIO EQUIPO CAPITAL

CENTRO DE RESPONSABILIDAD:_______________ LOCALIZACION _________________ EDIFICIO:__________ PISO: _________

NOMBRE FUNCIONARIO ___________________________________________ REGISTRO:__________

REALIZADO POR :_________________________________ FECHA:_____________ PAGINA No. ____ de ____

No.Control DESCRIPCION

CODIGOINVENTARIO MARCA MODELO SERIE ESTADO OBSERVACIONES

(Sticker) B M R O

"B" Bueno; "R" Regular; "M" Malo; "O" Obsoleto

FIRMA DEL FUNCIONARIO FIRMA JEFE DEPENDENCIA







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ANEXO 6. FORMATO DE RETIRO DE EQUIPO CAPITAL

APR No. ECOPETROL S.A.AUTORIZACION PARA RETIRO DE EQUIPO CAPITAL

LUGAR : Dependencia: Centro de responsabilidad Fecha Preparación: Localización: Item No de Inventario DESCRIPCION

COSTO DEL ACTIVO

DEPRECIACION ACUMULADA

VALOR NETO EN LIBROS

AVALUO VALOR VENTA O SALVAMENTO

RAZONES PARA EL RETIRO:

SOLICITADO POR: AUTORIZADO : APROBADO:







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ANEXO 7. AVISO DE PERDIDA, DETERIORO O DAÑO DE BIENES

AVISO DE PERDIDA, DETERIORO O DESTRUCCION DE BIENES DE LA EMPRESA

Dependencia:

Lugar:

Fecha:

Señor: (Jefe inmediato del funcionario que avisa)

Descripción de lo sucedido: Con el fin de adelantar la investigación correspondiente, me permito informar a usted la (pérdida, hurto, deterioro, destrucción o daño) del bien de la Empresa que a continuación se describe y en las circunstancias que se anotan: Vicepresidencia o Dirección: Gerencia:

Unidad (o Superintendencia): Departamento:

Regional: Coordinación:

Elemento: Número de inventario:

Equipo, conjunto o instalación al cual pertenecía:

Localización o lugar donde se encontraba el bien:

Fecha y hora en que se tuvo conocimiento de los hechos:

Fecha en que sucedió el hecho:

Valor comercial del bien en pesos: Otros valores calculados por daños y perjuicios en pesos:

Al cuidado de quienes se encontraba el elemento:

Relato de los hechos: (Relatar en forma detallada el hecho) Actividades desarrolladas para evitar la pérdida y proteger o recuperar los bienes: Firma:

Nombre: Cargo:

Cédula: Registro:

Con copias para: Dirección Jurídica, Oficina Control Disciplinario, Coordinación Contable, Dependencia encargada del contrato y archivo investigación.







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ANEXO 8. AVISO A LA COMISIÓN DELEGADA DE LA CONTRALORÍA GENERAL

ECOPETROL S.A.

VICEPRESIDENCIA, DIRECCIÓN, GERENCIA ___________________________ Señores CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Comisión Delegada para la Auditoria Fiscal ______________________________________(Dirección) _________________ (Ciudad) Apreciados señores: _______________________________ identificado con cédula de ciudadanía número __________________ expedida en ____________________, en mi calidad de _________________________ (cargo), me permito enviar a ese Despacho para los fines pertinentes, los siguientes documentos relacionados con la pérdida, deterioro o daño de los siguientes bienes de ECOPETROL S.A.:

• •

Los hechos ocurrieron en ______________________ de la Vicepresidencia, Dirección, Gerencia ___________________, de la siguiente manera (narrar lo que conoce de los hechos). Atentamente, __________________________________ Firma Nombre Cargo Anexo: ____ folios







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ANEXO 9. DENUNCIA POR PERDIDA (DETERIORO O DAÑO) DE ACTIVOS DE ECOPETROL S.A.

DENUNCIA POR PERDIDA (DETERIORO O DAÑO) DE BIENES DE LA EMPRESA

Ciudad y fecha:

Señor:

Ciudad:

Referencia: Denuncia por pérdida (deterioro o daño)

________________________ , mayor de edad, vecino de esta ciudad, residente en ________________________ , identificado con la cédula de ciudadanía número ________________________ , expedida en ____________________ , de estado civil, servidor público al servicio de la Vicepresidencia __________________ , de ECOPETROL S.A., con el cargo de _________________________ , ante usted formulo denuncia por pérdida (deterioro o daño) e Activos de ECOPETROL S.A., con el objeto que su Despacho, si lo considera pertinente, proceda a establecer si se configuró un delito previsto en el Código Penal, por los hechos que paso a relatar a continuación: El día _____________ a las ______, en la (planta, oficinas, instalaciones, etc.) de la Gerencia __________________ de ECOPETROL S.A. , advertí la falta de (equipo o elemento). El equipo o elemento fue buscado infructuosamente mediante las siguientes diligencias: ______________________________________________________ , estaba destinado a ______________________________________________________ . Relación de los hechos:

El equipo perdido tiene un valor comercial de $ ________________ y está identificado con el número de inventario de ECOPETROL S.A. ________________________ y número impreso del fabricante o distribuidor (si lo tuviere) ______________________ . Son testigos de los hechos los señores ________________________ que se consiguen en _______________________________ . Testigos de propiedad y preexistencia son los señores ______________________________ . Manifiesto al señor _________________ que estoy dispuesto a ratificarme en lo afirmado bajo la gravedad de juramento y a ampliar la denuncia en el momento en que me sea solicitada. Atentamente, Firma NOMBRES Y APELLIDOS







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ANEXO 10. ACTA DE VISITA DE INSPECCIÓN AL LUGAR DE LOS HECHOS

ACTA DE VISITA DE INSPECCION AL LUGAR DE LOS HECHOS

Vicepresidencia o Dirección:

Gerencia:

Unidad (o Superintendencia)

Departamento:

Regional:

Coordinación:

En __________________ a los __________________ días del mes de ___________ del año _____________ , se procede a realizar la visita de inspección a ________________ con el fin de verificar el estado (o la pérdida) de los siguientes bienes ___________________________________________________________________ (Se deben identificar claramente, mediante una descripción detallada, indicando clase, número de inventario y numero de fabricación correspondiente al fabricante o proveedor). En el sitio de los hechos se comprobó lo siguiente: (Se debe hacer una descripción de los hechos teniendo en cuenta su ubicación, las condiciones de acceso al lugar, lo relativo a vigilancia y seguridad y lo manifestado por las personas presentes en relación con los bienes y con los hechos. Se debe dejar constancia de todo cuanto pueda ser de utilidad para la recuperación de los bienes y para evitar que se repitan los hechos). Para constancia firmamos como aparece, Funcionario que practica la visita: Secretaria (o):

Firma: Firma:

Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo:

Registro: Registro:







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ANEXO 11. ACTA DE RECEPCIÓN DE VERSIONES

ECP-VIP-F-04ACTA DE RECEPCION DE VERSIONES

Vicepresidencia (Dirección)

Gerencia:

Unidad (Superintendencia)

Departamento:

Regional:

Coordinación:

En ______ (Ciudad) a los __________________ días del mes de ___________ del año _____________ , se presento en _____________ (lugar de la diligencia), el Señor (a) _________________________ (Nombre de quien rinde la versión) con el fin de rendir versión en el asunto ______________________ (descripción breve del asunto). Preguntado sobre sus condiciones civiles y laborales, dice: Mi nombre es ____, identificado con la cédula de ciudadanía número _____ expedida en _____, residente en ______, Barrio o urbanización _____, del Municipio de _______ , estado civil ______ , edad ___ años, de profesión _____ , vinculado mediante contrato ____ (civil o de trabajo), con la ECOPETROL S.A. , Gerencia _________ , desde _______ (día, mes y año) y por el término de ________. Preguntado: (Ej.: Que conoce del hecho, que personas estaban en el lugar, que agrega). Contesto: Funcionario o trabajador que rinde la versión: Funcionario receptor de la versión:

Firma: Firma:

Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo: (Jefe de la dependencia)

Registro: Registro:







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ANEXO 12. INFORME EVALUATIVO DE LA INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA

INFORME EVALUATIVO DE LA INVESTIGACION ADMINISTRATIVA

Vicepresidencia (Dirección) Gerencia: Unidad (Superintendencia) Departamento: Regional: Coordinación: Ciudad: Fecha: Antecedentes: Mediante informe u oficio de fecha _________, del señor ______ (nombre y cargo del funcionario) de la _______ (dependencia), en relación con (breve descripción de los hechos), se procede a presentar las conclusiones de la investigación administrativa, por el hecho aludido. Análisis probatorio: Adelantadas las diligencias administrativas pertinentes, se recopiló el siguiente material probatorio: 1. Informe de la ________________ . Este informe consta de los siguientes documentos en __

(folios), así: _________________________________________________________ . 2. Versión del señor _______________ , quien manifestó que ___________________ . 3. Ampliación de la versión del señor ____________ , quien manifestó que ________ . 4. Denuncia presentada por el señor _______ en donde pone en conocimiento de (designar el

nombre de la autoridad y ciudad) el siguiente hecho (descripción breve del hecho). 5. Certificado de la empresa señor (indicar nombre y cédula), en el cual se hace constar que

___________ (descripción de la constancia).







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Análisis y considerandos: De acuerdo con las pruebas recaudadas tenemos que efectivamente se encuentra demostrada la existencia de los hechos que motivaron la presente investigación administrativa, tal como se puede colegir por (explicar hechos más relevantes) _________ . El responsable del Activo reconoce en su versión que ________ . Argumenta que _____________ . De las versiones allegadas se observa que estas coinciden en afirmar que __________. De acuerdo con ______________ . Pero tal como lo registra la ___________. Esto fue corroborado con la versión de ___________ . (OPCION A) De lo hasta aquí esbozado y analizado se establece que existen elementos de juicio suficientes para considerar que pudo haber existido una trasgresión al reglamento interno de trabajo pues se considera que el funcionario que tenía a su cargo el Activo no fue lo suficientemente diligente en la custodia de los bienes y observación de los reglamentos, etc.; por consiguiente se recomienda poner en conocimiento estos hechos a la Oficina de Control Disciplinario Interno y a la Contraloría General de la República para lo de su competencia. (OPCION B) De lo hasta aquí esbozado y analizado se considera que NO existió violación al reglamento interno de trabajo, pues el funcionario que tenía a su cargo el Activo fue lo suficientemente diligente en la custodia de los bienes y observación de los reglamentos, etc. Atentamente, Firma: Nombre: Cargo: Anexo __________ folios







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ANEXO 13. CARTA PARA LA OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO

COMUNICACIÓN A OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO DE: Vicepresidencia (Dirección): Gerencia:

Unidad (Superintendencia): Departamento:


Ciudad: Fecha:

PARA: OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO Doctor (a) _____________________ Referencia: ___________________ Respetados señor(a): _____________ (nombre), identificado con la cédula de ciudadanía número ________ expedida en __________, en mi calidad de __________________ (cargo), de conformidad con la Ley 734 de 2002, me permito informar a ese despacho de la pérdida (hurto, deterioro o destrucción) de los siguientes bienes de propiedad de ECOPETROL S.A. , así:__________________________________________ (descripción de los bienes). (OPCION A) De acuerdo con los resultados de la Investigación Administrativa, los cuales comparto, el funcionario que tenía a su cargo el Activo fue lo suficientemente diligente en la custodia de los bienes y observación de los reglamentos, y su pérdida sucedió por hechos ajenos a su voluntad. (OPCION B) De acuerdo con los resultados de la Investigación Administrativa, los cuales comparto, con ocasión de la pérdida (hurto, deterioro o destrucción) de los bienes pudo haber existido una trasgresión al reglamento interno de trabajo pues se considera que el funcionario que tenía a su cargo el Activo no fue lo suficientemente diligente en la custodia de los bienes y observación de los reglamentos, etc., por tal motivo, remito copia de todos los documentos y antecedentes del caso para lo de su competencia. Atentamente,







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Firma:

Nombre: Cargo:

Anexo __________ folios ANEXO 14. CARTA PARA ADELANTAR EL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL

COMUNICACION A CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

Vicepresidencia o Dirección: Gerencia:

Unidad (Superintendencia): Departamento:


Ciudad: Fecha:







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Señores Contraloría General de la República Comisión Delegada para la práctica de la auditoría fiscal integral en ECOPETROL S.A. Atención Doctor (a) _____________________ _______ (Ciudad) Respetados señores: _____________ (nombre), identificado con la cédula de ciudadanía número ________ expedida en __________, en mi calidad de __________________ (cargo), de conformidad con la Ley 610 de 2000, me permito informar a ese despacho de la pérdida de los siguientes bienes de propiedad de ECOPETROL S.A. , así: __________________________________________ (descripción de los bienes). El responsable de los bienes, señor ___________ , identificado con la cédula de ciudadanía número ________ de _______ , servidor público de ECOPETROL S.A. , en el cargo de __________ , de la Coordinación o Sección _______________ , del Departamento o División ________ de la Gerencia _____ de la Vicepresidencia _________ , de acuerdo con los resultados de la Investigación Administrativa, los cuales comparto, pudo haber trasgredido el reglamento interno de trabajo pues se considera que él no fue lo suficientemente diligente en la custodia de los bienes y observación de los reglamentos, etc.. En consecuencia, respetuosamente solicito adelantar el correspondiente proceso de responsabilidad fiscal de conformidad con la ley en mención. Atentamente, Para los fines pertinentes remitimos copia de todos los documentos y antecedentes del caso , contenidos en _____ folios. Firma:

Nombre: Cargo:

Con copia para: Oficina de Control Disciplinario Interno

Anexo __________ folios

65022 anexo 34 reglamento activos fijos

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