6._ enrolamiento

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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VERSIÓN

I

GERENCIA DE GESTIÓN HUMANA CAPTACIÓN Y DESARROLLO

FECHA OCTUBRE-2013

CÓDIGO MNYP-GGH-CD-07

CAPTACIÓN Y DESARROLLO: ENROLAMIENTO EN EL SISTEMA BIOMÉTRICO PARA EL CONTROL DE ASISTENCIA Y HORAS EXTRAS

PROCESO: MNYP-GGH-CS-07ENROLAMIENTO EN EL SISTEMA BIOMÉTRICO PARA EL CONTROL DE ASISTENCIA Y

HORAS EXTRAS

HOJA DE CERTIFICACIÓN DEL MANUALRealizado por:

Unidad de Organización y Métodos

Revisado por: Lic. Richard Rojas. Gte. Planif. Organización y Presupuesto

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta


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TITULOMANUAL DE ENROLAMIENTO EN EL SISTEMA BIOMÉTRICO PARA EL CONTROL DE

ASISTENCIA Y HORAS EXTRASVERSIÓN: I

Este Manual fue elaborado siguiendo instrucciones de la Gerencia de Planificación, Organización y Presupuesto, con la debida revisión y aprobación por parte de las autoridades correspondientes.

DEPENDENCIAS PARTICIPANTES

NOMBRE Y APELLIDO

CARGO DEPENDENCIA FIRMA

ELABORACIÓN

REVISIÓN

APROBACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA

NOMBRE DEL REPRESENTANTE

CARGO FIRMA N° ACTA FECHA

HOJA DE VIDA DEL MANUALRealizado por:



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PROCEDIMIENTO MODIFICADO, SUSTITUÍDO O ELIMINADO

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

CAUSAAUTORIZADO

POR FECHA

ÍNDICE GENERAL

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D E S C R I P C I Ó N PÁG.

Hoja de Certificación Manual 2Hoja de Vida del Manual 3

Índice generalIntroducción

ObjetivoInstrucciones de Uso

Unidades que IntervienenBase Legal

Normativa Acerca del Control de Asistencia y Cumplimiento de Horarios Operatividad del Sistema Biométrico de Control, Responsabilidades de Captación y Desarrollo, y Deberes del Trabajador

Proceso: MNYP-GGH-CD-7.1 Enrolamiento (Ingreso) en el Sistema Biométrico

455566

6-89-10

Proceso: MNYP-GGH-CD-7.2 Registro de Cambios de Data en el Sistema Biométrico 10Proceso: MNYP-GGH-CD-7.3 Registro del Egreso de Trabajadores en el Sistema Biométrico 11

Flujogramas 12-19

INTRODUCCIÓN

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El presente Manual de Normas y Procedimientos tiene la finalidad de describir el procedimiento de Enrolamiento en el Sistema Biométrico para el Control de Asistencia y Horas Extras de los trabajadores de la Corporación de Servicios del Distrito Capital S.A., el manual contiene información de gran importancia relativa al uso, aplicación y descripción de dicho procedimiento.

Queda bajo la responsabilidad de la Gerencia de Gestión Humana hacer cumplir con las disposiciones establecidas en el presente manual, así como proponer los correctivos y cambios que garanticen su vigencia.

OBJETIVO DE MANUAL

Describir en forma clara los procedimientos adoptados por la Corporación de Servicios del Distrito Capital, S. A., para el control de asistencia a través del sistema biométrico.

INSTRUCCIONES DE USO

El Manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario puede encontrar una información clara y precisa, tanto de las unidades que intervienen en el procedimiento, como sobre las responsabilidades y acciones que deben cumplirse durante el desarrollo del mismo hasta el nivel de detalle.

A los fines del presente Manual, la Corporación de Servicios del Distrito Capital, S. A., será denominada: La Corporación.

Cualquier duda acerca del contenido de este Manual podrá consultarse a la Unidad de Organización y Métodos adscrita a la Gerencia de Planificación, Organización y Presupuesto.

Este Manual, podrá ser modificado siguiendo las instrucciones que se encuentran en el Manual de Normas y Procedimientos de la elaboración de manuales de normas y procedimientos de La Corporación.

UNIDADES QUE INTERVIENEN

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Gerencia de Gestión Humana Gerencia de Tecnología, Informática y Telecomunicaciones Equipo de Trabajo de Captación y Desarrollo Trabajador

BASE LEGAL

Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y Trabajadoras, Gaceta Oficial N° 6.076 Extraordinaria de fecha 7 de Mayo del 2012.

Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, Gaceta Oficial N° 2.818 Extraordinaria de fecha del 1 de Julio de 1981.

NORMATIVA

Todos los trabajadores de La Corporación, independientemente del cargo que ejerzan, están obligados a registrarse en el sistema biométrico y a utilizarlo para el registro de entradas y salidas

El control de asistencia y cumplimiento de horarios es permanente y no debe ser suspendido.

En caso de que el sistema falle por avería, el Equipo de Trabajo de Captación y Desarrollo informará a todos los Supervisores para que procedan de manera temporal a adoptar un sistema manual de control de horario y de asistencia, por el tiempo que sea necesario.

En caso de que la Unidad o dependencia por algún motivo no tenga acceso al sistema biométrico, implementará un control manual, con el asesoramiento del Equipo de Trabajo de Captación y Desarrollo, de acuerdo a las necesidades, naturaleza y exigencias del área.

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ACERCA DEL CONTROL DE ASISTENCIA Y CUMPLIMIENTO DE HORARIOS

El registro y control de personal constituye una fuente importante de consulta sobre datos personales del colaborador, asistencia e inasistencia, puntualidad, horas extras, vacaciones, licencias, permisos, ascensos y promociones entre otros, por tal motivo tiene que ser actualizada permanentemente.

La legislación vigente concede al empleador (en este caso a La Corporación) la potestad de definir el procedimiento más conveniente para el control de horarios y de asistencias.

A la fecha del presente Manual, la Junta Directiva ha dado su autorización para el uso de un sistema biométrico de control, por considerarlo el más cómodo e idóneo para el gran volumen y de trabajadores y la variedad en horarios y cargos.

La función central de estos procesos es controlar las entradas y salida del personal, cumplimiento del horario de trabajo, controlar horas extras, permisos, vacaciones, tardanzas, licencias, entre otras. Esta tarea forma parte de las obligaciones de los supervisores y es una norma de gran importancia en el cumplimiento de los objetivos de La Corporación.

El horario y la asistencia son elementos que integran el marco de toda contratación laboral. Su control beneficia tanto a la Corporación, como empleadora, como al trabajador al tener un elemento de cuantificación importante para percibir beneficios y ver recompensada su actuación. Este proceso se aplica desde el momento en que el trabajador ingresa a laborar a la institución, comprometiéndose a cumplir con el procedimiento indicado por La Corporación.

OPERATIVIDAD DEL SISTEMA BIOMÉTRICO DE CONTROL

Al inicio de la entrada formal de un personal de nuevo ingreso en la corporación se elabora un proceso denominado El capta huellas que registra la entrada y salida del personal de la corporación así como también de las horas extras del mismo.

El trabajador sólo puede registrar el evento de asistencia en el equipo (Entra/Sale).

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A través del sistema se verifican las horas extras correspondientes a cada trabajador tanto del personal operativo como del personal administrativo.

Posteriormente el equipo de trabajo de Servicios Administrativos realiza el conteo general de las horas extras y asistencias de cada trabajador de la corporación.

RESPONSABILIDADES DE CAPTACIÓN Y DESARROLLO

Enrolar en el sistema a todos los ingresos de manera expedita. Mantener actualizada la base de datos del Biométrico en cuanto a los cambios en la data del personal activo. Desincorporar de manera oportuna a los trabajadores que se retiren. Resguardar y conservar la data del biométrico (claves y datos). Informar oportunamente a los supervisores para que apliquen otros sistemas de control de asistencia y de horario, en

caso de averías en el sistema biométrico.

DEBERES DEL TRABAJADOR

Utilizar adecuadamente el capta huellas y demás elementos del sistema. Reportar ante el Equipo de Trabajo de Captación y Desarrollo cualquier irregularidad o acto vandálico observado. Reportar cualquier problema de funcionamiento del equipo biométrico ante el Equipo de Trabajo de Captación y

Desarrollo.

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PROCESO: MNYP-GGH-CD-7.1 ENROLAMIENTO (INGRESO) EN EL SISTEMA BIOMÉTRICO

RESPONSABLE ACCIÓN

EQUIPO DE TRABAJO DE CAPTACIÓN Y DESARROLLO

Convoca al trabajador al momento de su ingreso para proceder a enrolarlo en el sistema biométrico.

Crea el usuario en el sistema con los datos personales del trabajador: - Apellidos y nombres- Cédula de Identidad- Cargo dentro de la Corporación,- Dependencia a la cual está adscrito - Horario de trabajo.

Se dirige a la Gerencia de Tecnología, Informática y Telecomunicaciones con los datos del trabajador para solicitar un código para ingresar en el capta huella al mismo.

GERENCIA DE TECNOLÓGIA, INFORMÁTICA Y

TELECOMUNICACIONES

Asigna código al trabajador indicado por el equipo de trabajo de Captación y Desarrollo. Entrega código al equipo de trabajo de Captación y Desarrollo.


Indica al trabajador el procedimiento para el registro electrónico de la huella dactilar del dedo pulgar o índice.

TRABAJADOR Acude ante el equipo de trabajo de Captación y Desarrollo para su Registro en el sistema.

Sigue las instrucciones recibidas para el registro. Se coloca ante el equipo. Colocar el dedo en el zócalo correspondiente, con esto el hardware realizara la lectura

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de huella.


Verifica que el sistema presente el estado del registro correctamente. Registra en la base de datos. Guarda clave de acceso para uso exclusivo de La Corporación para futuros accesos. Archiva y resguarda la información y documentación correspondiente. Explica y adiestra al trabajador como se elaboran los patrones de asistencia en el

biométrico de operaciones.

TRABAJADOR (A)

Recibe inducción para el uso del biométrico. Inicia su uso para registro de entrada y salida. Si hay alguna duda o problema se dirige al equipo de trabajo Captación y Desarrollo.

FIN DEL PROCESO.

PROCESO: MNYP-GGH-CD-7.2 REGISTRO DE CAMBIOS DE DATA EN EL SISTEMA BIOMÉTRICO

RESPONSABLE ACCIÓN


Recibe la información del cambio en la data del trabajador por vía escrita. Ubica en la base de datos la clave de usuario que le corresponde. Accede al sistema biométrico. Registra los cambios, que pueden ser:

- De horario- De cargos- De dependencia

Actualiza la base de datos. Archiva y resguarda la documentación. Informa al trabajador que se han realizado los cambios correspondientes.

FIN DEL PROCESO.

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PROCESO: MNYP-GGH-CD-7.3 REGISTRO DEL EGRESO DE TRABAJADORES EN EL SISTEMA BIOMÉTRICO

RESPONSABLE ACCIÓN


Recibe la información de la renuncia o despido del trabajador por vía escrita. Ubica en la base de datos la clave de usuario que le corresponde. Accede al sistema biométrico. Registra el egreso, indicando:

-Motivo: renuncia o despido-Fecha del retiro.

Actualiza la base de datos. Archiva y resguarda la documentación.

FIN DEL PROCESO.

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FLUJOGRAMAS

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VERSIÓN

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FLUJOGRAMA 1/3

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FLUJOGRAMA 2/3

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FLUJOGRAMA 3/3

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FLUJOGRAMA 1/2

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FLUJOGRAMA 2/2

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FLUJOGRAMA 1/2

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Realizado por:



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FLUJOGRAMA 2/2

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