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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE TIJUANA MANUAL DE ORGANIZACIÓN

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4. ENTORNO OPERATIVO

Internamente con:

Dirección de Normatividad y Trasparencia, Secretaría de Administración y Finanzas, Secretaría de Vinculación, Dirección de Planeación y Evaluación, Dirección de Extensión Universitaria, Direcciones de Carrera, Secretaría Académica y Subdirección de Servicios Escolares, Asistente Ejecutivo.

Motivo:

Para coadyuvar el buen funcionamiento académico y administrativo de la Universidad Tecnológica de Tijuana.

Externamente con:

Motivo:

Consejo Directivo, Secretaría de Educación y Bienestar Social, Secretaría de Planeación y Finanzas, Coordinación General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas, Subsistemas de Educación Media Superior, Sector productivo y social

Informar de los logros, el desarrollo y problemáticas de la institución, así como la gestión de recursos financieros. Con universidades pertenecientes al sistema para intercambio de información y capacidades técnicas con el sector productivo para informales de los beneficios de la universidad e invitarlos a que formen parte del sistema de la UT.

5. PERFIL DEL PUESTO

Edad mínima:

30 Años

Experiencia:

Requiere de experiencia mínima de 3 años en puestos similares o afines

Grado de escolaridad mínima:

Posgrado

Grado de escolaridad deseable:

Posgrado

Área de Conocimiento:

Maestría en Ciencias, Administración, Ingeniería, o afín.

Requerimientos complementarios de ocupación:

Planeación Estratégica, Procesos Administrativos, Administración Pública, Proceso Enseñanza-Aprendizaje.

6. RESPONSABILIDAD

Económica:

Requiere del manejo de fondos y/o valores en cantidades importantes con posibilidades de daño o perdida trabajo sujeto a comprobaciones de frecuencia variable. Cadena de mando: Mandos de Orden Superior: Puesto de designación y titularidad político-administrativa de un ramo de la

administración pública estatal y/o conducción y coordinación estratégica de políticas, cuyo ejercicio implica informar periódicamente de los resultados obtenidos en su gestión al gobernador del estado o aun titular según corresponda. Por seguridad de otros:

Permanentemente sus decisiones o acciones implican poner en riesgo la seguridad física y/o jurídica de sus colaboradores o usuarios así como certeza jurídica de su patrimonio. Por información confidencial:

Concentra y evalúa la información originada de diversas fuentes que integrada es considerada de interés estatal o de manejo privilegiado. Por resguardo de bienes:

Siempre tiene bajo su resguardo bienes propiedad del estado, tal es el caso del mobiliario y/o equipo de trabajo; o bienes de usuarios derivados de sanciones-multas. Con posibilidades de daño o pérdida de relativa importancia.


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7. CONDICIONES DE TRABAJO

Riesgo:

Condiciones que propician riesgos de accidentes menores, sin perdida de facultades físico-motoras y/o psíquicas. Ambiente :

Bueno: En general las condiciones del servicio o trabajo son favorables, sin embargo pueden existir ligeras incomodidades o esfuerzos pero normalmente pasan inadvertidos. Esfuerzo Físico :

Requiere de la aplicación de esfuerzos físicos mínimos.

8. COMPETENCIAS

8.1 TÉCNICAS

Administrar y desarrollar proyectos

Aplicar el marco jurídico y normativo correspondiente

Aplicar técnicas y herramientas de mejora continua

Aplicar conocimientos propios del área

Conocer la estructura y funcionamiento de la administración pública

Manejar medios de comunicación

Aplicar técnicas de lenguaje oral y escrito

Elaborar documentos mediante procesadores de texto

8.2 DE GESTIÓN

COMPETENCIAS POR NIVEL DE APLICACIÓN

IMPORTANTE MUY IMPORTANTE CRÍTICO

Enfoque a la calidad Enfoque a resultados Liderazgo y pensamiento estratégico

Organización y optimización de recursos

Ética profesional Negociación y toma de decisiones

Vocación de servicio Análisis de problemas

Control administrativo Pensamiento innovador

Planeación funcional Comunicación efectiva

Apertura al cambio Trabajo en equipo


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8.3 ESTÁNDAR TÉCNICO DE COMPETENCIA LABORAL

Norma

1. Establecimiento de la comunicación con el cliente

Unidad de Competencia

1. Establecer la comunicación de acuerdo a los requerimientos

2. Controlar la información de acuerdo a los requerimientos

Norma

2. Elaboración de documentos mediante herramientas de cómputo


1. Operar las herramientas de cómputo

2. Preservar el equipo de cómputo, insumos, información y el lugar de trabajo

3. Elaborar documentos mediante procesadores de texto

4. Elaborar hojas de cálculo mediante aplicaciones de cómputo

5. Elaborar presentaciones gráficas mediante aplicaciones de cómputo


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Asistente Ejecutiva

1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Puesto específico: 78-37 Asistente del Rector Puesto tipo: Asistente Ejecutiva

Relación:

Confianza

Nivel de gestión: 8 Técnico

Ocupantes por unidad administrativa:

1

Ámbito de competencia:

Municipal

Entidad:

Universidad Tecnológica de Tijuana

Unidad administrativa: Rectoría

Municipio:

Tijuana Localidad: Tijuana

2. TRAMO DE CONTROL

Reporta de manera directa: Clave Puesto:

78-01 Rector

Supervisa de manera directa a:

Clave Puesto:

Cantidad

3. MISIÓN Y FUNCIONES DEL PUESTO

Misión:

Realizar todas las actividades secretariales y administrativas, además de dar seguimiento a la agenda del titular, brindando un trato amable al personal y al público en general, coadyuvando en el desarrollo de proyectos y cumplimiento de metas establecidas en la dependencia o área que le corresponda.

Funciones:

1.-Elaborar la diversa documentación que debe generar en el área: Oficios, memorandos, tarjeras, entre otros de acuerdo a las especificaciones y lineamientos que se establezca el jefe inmediato

2.-Archivar y mantener el control de la correspondencia recibida y despachada, integrando el minutario respectivo, mediante la utilizaciones de controles y métodos procedimentales adecuados.

3.-Organizar, controlar y actualizar la agenda de citas y compromisos de su jefe inmediato, efectuando el seguimiento oportuno de los mismos para que asiste o sea representado.

4.-Apoyar en la logística de eventos y reuniones, según lo indicado en el protocolo y lineamientos establecidos para tales efectos.

5.- Elaborar presentaciones graficas, fichas técnicas y reportes estadísticos que se requieran en el área, de acuerdo a las especificaciones determinadas por el jefe inmediato.


Internamente con:

Secretarias, direcciones, subdirecciones, departamentos y demás áreas de la universidad

Motivo:

Seguimiento de la agenda del Rector, documentación, correspondencia, acuerdos, reuniones de trabajo.

Externamente con:

Coordinación General de Universidades Tecnológicas, Secretaría de Educación y Bienestar Social, Secretaría de Planeación y Finanzas, Otras instituciones educativas.

Motivo:

Seguimiento de la agenda del Rector, documentación, correspondencia, acuerdos, reuniones de trabajo.


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Edad mínima:

23 años

Experiencia:

Atención al público, relaciones públicas.


Técnico Superior Universitario o Licenciatura


Licenciatura


Estudios en áreas administrativas.


Manejo de computadora

6. RESPONSABILIDAD

Económica:

No tiene bajo su responsabilidad fondos o valores. Cadena de mando:

Técnico: Puesto para el apoyo de titulares de ramo y/o la ejecución de funciones que requieren de la aplicación de técnicas y habilidades a nivel subprofesional de acuerdo a procesos definidos en su unidad de adscripción Por seguridad de otros:

Sus decisiones o acciones no implican poner en riesgo la seguridad física, jurídica y/o patrimonial de sus colaboradores o usuarios. Por información confidencial:

Requiere de absoluta discreción en el manejo de información estimada como confidencial, de gran importancia y de circulación restringida. Por resguardo de bienes:

Siempre tiene bajo su resguardo bienes propiedad del estado, tal es el caso del mobiliario y/o equipo de trabajo; o bienes de usuarios derivados de sanciones-multas. Con escasas posibilidades de daño o pérdida.


Riesgo:

Riesgos considerados como mínimos. Ambiente:

Bueno: En general las condiciones del servicio o trabajo son favorables, sin embargo pueden existir ligeras incomodidades o esfuerzos pero normalmente pasan inadvertidos. Esfuerzo Físico:

No requiere esfuerzo.

8. COMPETENCIAS

8.1 TÉCNICAS

1. Conocer la estructura y funcionamiento de la administración.

2. Operar procedimientos administrativos de su área.

3. Aplicar conocimientos propios del área.

4. Operar equipo de oficina.

5. Operar sistema de valija.

6. Administrar y controlar documentos.

7. Aplicar técnicas de lenguaje oral y escrito.


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8.2 DE GESTIÓN



Apertura al cambio Vocación de servicio Comunicación efectiva

Domino del estrés Pensamiento innovador

Enfoque a la calidad Organización y optimización de recursos

Apego a normas Trabajo en equipo

Enfoque en resultados


Norma





Norma









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Coordinador de Proyectos Especiales


Puesto específico: 78-34 Coordinador de Proyectos Especiales Puesto tipo: Coordinador de Área

Relación:

Confianza

Nivel de gestión: 6 Mando de

Coordinación


1


Municipal

Entidad:



Municipio:


2. TRAMO DE CONTROL


78-01 Rector


Clave Puesto:

Cantidad


Misión:

Llevar a cabo el seguimiento de los proyectos especiales y de relaciones públicas que se desarrollen en la Universidad Tecnológica de Tijuana, para lograr el crecimiento y consolidación de la Institución, además de apoyar su integración con la comunidad.

Funciones:

1.- Fungir como enlace con las áreas académicas y administrativas

2.- Desarrollar todas las actividades concernientes a las Relaciones Públicas de la Institución

3.- Coordinar las acciones referentes a la integración de la Universidad Tecnológica de Tijuana con la comunidad

4.- Realizar cualquier tipo de proyecto, de acuerdo a las prioridades de Rectoría

5.- Apoyar en la gestión para la procuración de fondos que beneficien a la Institución

6.- Coordinar las juntas del Patronato de la Universidad

7.- Llevar a cabo las actividades de su área de competencia relacionadas con la implementación, desarrollo y

mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad

8.- Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia


Internamente con:

Secretaría de Administración y Finanzas, Secretaría Académica, Secretaría de Vinculación, Dirección de Planeación y Evaluación, Dirección de Extensión Universitaria, Direcciones de Carrera y Subdirección de Prensa y Difusión.

Motivo:

Seguimiento de acuerdos de reuniones encabezadas por el Rector. Coordinar proyectos conjuntos entre las áreas.

Externamente con:

Cámaras y Asociaciones, Instituciones Educativas Nacionales y Extranjeras, Secretaría de Economía, Secretaría de Desarrollo Económico y con el Ayuntamiento de Tijuana.

Motivo:


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Edad mínima:

25 años

Experiencia:

2 años en áreas de comunicación social o relaciones públicas


Licenciatura


Licenciatura


Administración de Empresas, Comunicación, Negocios Internacionales, o afín.


Manejo de computadora, Inglés 85%.

6. RESPONSABILIDAD

Económica:

No tiene bajo su responsabilidad fondos o valores. Cadena de mando: Mandos Medios: Puesto de jefatura y subjefatura de unidad departamental o equivalente, con la responsabilidad

de coadyuvancia en la gestión de proyectos, programas y presupuestos de la unidad de adscripción. Por seguridad de otros:



Ocasionalmente tiene bajo su resguardo bienes propiedad del estado como mobiliario y/o equipo de trabajo; bienes de usuarios derivados de sanciones-multas, implican poca posibilidad de daño o pérdida.


Riesgo:




8. COMPETENCIAS

8.1 TÉCNICAS




Administrar y controlar documentos

Operar procedimientos administrativos de su área

Aplicar técnicas de lenguaje oral y escrito



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8.2 DE GESTIÓN



Negociación y toma de decisiones Control administrativo Comunicación efectiva

Ética profesional Pensamiento innovador Enfoque a resultados

Organización y optimización de recursos Planeación funcional

Trabajo en equipo Apego a normas


Dominio del estrés Enfoque a la calidad


Norma





Norma









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Dirección de Normatividad y Transparencia


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Director de Normatividad y Transparencia

1.IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Puesto específico: 78-05 Director de Normatividad y Transparencia Puesto tipo: Director de Area

Relación:

Confianza

Nivel de gestión: 3 Mando

Superior

Ocupantes por unidad admva: 1

Ámbito de competencia: Municipal

Entidad:



Municipio:


2. TRAMO DE CONTROL

Reporta de manera directa: Clave 78-01 Puesto: Rector

Supervisa de manera directa a: Asistente

Clave Puesto:

78-52 Jefe de Oficina

Cantidad:

1


Misión:

Proporciona servicios oportunos y pertinentes para formalizar y dar certeza jurídica a la operación de la institución

Funciones:

1.- Representar a la Universidad ante autoridades judiciales y laborales, tomando parte en las controversias

laborales que puedan surgir.

2.- Realizar las investigaciones jurídico-normativas y elaborar, en su caso, los dictámenes correspondientes cuando

se presenten situaciones irregulares de la institución.

3.- Formular y revisar los proyectos de los convenios y contratos que vaya a celebrar la Universidad, elaborando y

supervisando los instrumentos legales que los soporten.

4.- Llevar el registro de los lineamientos, manuales, acuerdos, contratos, convenios y demás disposiciones de

carácter general que se relacionen jurídica y normativamente con el funcionamiento de la Universidad.

5.- Gestionar la publicación en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado, los lineamientos, acuerdos y demás

instrumentos legales que así lo requieran y que sean de competencia institucional.

6.- Coordinar las actividades inherentes a manejo de información institucional con el propósito de facilitar el acceso

a la información, en cumplimiento a la Ley de Acceso a la Información Pública para el Estado de Baja California. 7.- Llevar a cabo las actividades de su área de competencia relacionadas con la implementación, desarrollo y

mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad.

8.- Elaborar el Programa Operativo Anual y el anteproyecto del presupuesto del área en base a la normatividad y

lineamientos establecidos en la Universidad para tal efecto.

9.- Atender los asuntos que le encomiende el Rector y los demás que señale la normatividad de la Universidad.

Asesorar y/o proponer la actualización o modificación de la normatividad vigente.

10.- Auxiliar al Rector en las sesiones del Consejo Directivo.


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Internamente con:

Motivo:

Rector Revisión de documentos

Secretario de Administración y Finanzas Para revisión de contratos y dictámenes de licitaciones para el aspecto de transparencia

Secretaría Académica y Directores de Carrera Revisión o aplicación de reglamentos o lineamientos del alum nado

Secretario de Vinculación Revisión de convenios con sector productivo

Subdirector de Administración y Recursos Humanos Revisión de contratos del personal

Externamente con:

Asociación Nacional de Abogados de Instituciones Públicas de Educación Superior, Coordinación Jurídica del Estado, Secretaría General de Gobierno, Junta Local de Conciliación y Arbitraje, Coordinación General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas, Universidades pertenecientes al sistema, Consejo Directivo, autoridades de los 3 órdenes de gobierno.

Motivo:

Seguimiento a asuntos juridios - legales de la Universidad


Edad mínima:

27 años

Experiencia:

5 años


Licenciatura


Licenciatura con especialidad


Derecho


Derecho administrativo, laboral (elaboración de contratos y manejo de relaciones laborales), elaboración de convenios, trámites ante dependencias de gobierno, manejo de computadora.

6. RESPONSABILIDAD

Económica:

Eventualmente tiene bajo su responsabilidad fondos o valores en cantidades mínimas y de comprobación inmediata. Cadena de mando:

Mandos Directivos: Puesto directivo de alto nivel con autoridad de coordinación sobre un proceso de gestión especializado que generalmente tiene a su cargo la operación de dos o más unidades administrativas, cuyos ocupantes reportaran a un superior jerárquico. Por seguridad de otros:

Ocasionalmente sus decisiones o acciones implican poner en riesgo la seguridad física y/o jurídica de sus colaboradores o usuarios así como certeza jurídica de su patrimonio. Por información confidencial:




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Riesgo:

Riesgos considerados como mínimos. Ambiente :



8. COMPETENCIAS

8.1 TÉCNICAS




Operar equipo de cómputo


Operar el SAIP (Acceso a la información pública)

8.2 DE GESTIÓN



Comunicación efectiva Liderazgo y pensamiento estratégico Negociación y toma de decisiones

Pensamiento innovador Análisis de problemas Ética profesional

Enfoque a la calidad Trabajo en equipo


Apego a normas

Planeación funcional Vocación de servicio

Dominio del estrés Enfoque a resultados


Norma





Norma









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Subdirección de Servicios Escolares


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Subdirector de Servicios Escolares


Puesto específico: 78-16 Subdirector de Servicios Escolares Puesto tipo: Subdirector de Área

Relación:

Confianza

Nivel de gestión: 4 Mando Ejecutivo


1


Municipal

Entidad:


Unidad administrativa: Subdirección de Servicios Escolares

Municipio:

Tijuana

Localidad:

Tijuana

2. TRAMO DE CONTROL


78-01 Rector


Clave Puesto:

78-48 Jefe de Oficina 78-52 Analista Administrativo

Cantidad

1 2


Misión:

Brindar a los alumnos los servicios que les permitan incorporarse a la institución, facilitar su permanencia y egreso en apego a la normatividad establecida, por medio del control adecuado de la documentación y un manejo eficaz y oportuno de la información escolar generada por los estudiantes y egresados.

Funciones:

1.- Coordinar las actividades administrativas referentes a la permanencia de los alumnos en la Universidad

Tecnológica de Tijuana

2.- Vigilar el cumplimiento de los requisitos de ingreso de aspirantes a la Universidad Tecnológica.

3.- Cuidar que los servicios escolares sean prestados en forma eficiente y eficaz

4.- Proporcionar la documentación requerida a los alumnos cuando así lo requieran como son constancias de

estudio, constancias de no adeudo, kardex de estudios y credenciales.

5.- Controlar el manejo y expedición de documentos de alumnos egresados, en cuanto al proceso de titulación de

los mismos.

6.- Elaborar el Programa Operativo Anual y el anteproyecto del presupuesto de la subdirección en base a la

normatividad y lineamientos establecidos en la Universidad para tal efecto.



8.- Generar periódicamente las estadísticas relativas a la matrícula de la UTT.

9.- Supervisar la actualización permanentemente los archivos en lo relativo a ingresos bajas y egresos de los

alumnos.


Internamente:

Departamento de Servicios Estudiantiles

Motivo:

Seguimiento al servicio social de los alumno

Secretaría de Administración y Finanzas Gestionar la provisión de recursos materiales y servicio; Programar periodos de pagos de los alumnos de trámites escolares; Habilitar espacios y mobiliario para las actividades propias del Departamento.

Subdirección de Prensa y Difusión Difundir las convocatorias para alumnos de nuevo ingreso

Direcciones de Carrera Enlace entre los alumnos y el Departamento en los diferentes trámites y servicios

Secretaría de Vinculación Dar seguimiento a las Estadías de los alumnos


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Secretaría Académica Revisar y dar seguimiento a programas propios del departamento

Dirección de Planeación y Evaluación Dar seguimiento a los programas, metas y estadística

Externamente con: Motivo:

Dirección General de Profesiones (DGP) Tramite de títulos y cedulas profesionales de los egresados

Centro Nacional para la Evaluación de la Educación Superior (CENEVAL)

Aplicación del Examen de Nuevo Ingreso (EXANI-II) y del Examen de Egreso de TSU (EGETSU)

Coordinación General de Universidades Tecnológicas Tramitar equivalencias de estudios, alta de carreras, catálogos de firmas

Instituto Mexicano del Seguro Social Altas y bajas de alumnos en el seguro social


Edad mínima:

25 años

Experiencia:

2 años de experiencia en área afin


Licenciatura


Maestría


Administración de Empresas, o carreras afines


Manejo de computadora (hoja de cálculo), manejo de estadística básica y bases de datos.

6. RESPONSABILIDAD

Económica:

Eventualmente tiene bajo su responsabilidad fondos o valores en cantidades mínimas y de comprobación inmediata. Cadena de mando:

Mandos Medios: Puesto de jefatura y subjefatura de unidad departamental o equivalente, con la responsabilidad de coadyuvancia en la gestión de proyectos, programas y presupuestos de la unidad de adscripción. Por seguridad de otros:

Esporádicamente sus decisiones o acciones implican a bajo impacto poner en riesgo la seguridad física o jurídica de sus colaboradores y/o usuarios, así como certeza jurídica de su patrimonio. Por información confidencial:


Ocasionalmente tiene bajo su resguardo bienes propiedad del estado como mobiliario y/o equipo de trabajo; evidencias emanadas de investigaciones; o bienes de usuarios derivados de sanciones-multas con gran posibilidad de riesgo de daño o pérdida.


Riesgo:





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8. COMPETENCIAS

8.1 TÉCNICAS






Operar equipo de oficina

Operar los sistemas escolares de la Universidad Tecnológica de Tijuana

8.2 DE GESTIÓN




Enfoque a la calidad Liderazgo y pensamiento estratégico

Apego a normas Enfoque a resultados Planeación funcional

Vocación de servicio Ética profesional

Control administrativo Pensamiento innovador

Apertura al cambio Comunicación efectiva

Dominio del estrés Trabajo en equipo


Norma





Norma









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Jefe de Oficina de Servicios Escolares

1. IDENTIFCACIÓN DEL PUESTO

Puesto específico: 78-48 Jefe de Oficina de Servicios Escolares Puesto tipo: Analista Técnico

Relación:

Confianza



1


Municipal

Entidad:


Unidad administrativa: Subdirección de Servicios Escolares

Municipio:


2. TRAMO DE COTROL


78-16 Subdirector de Servicios Escolares


Clave Puesto:

Cantidad


Misión:

Otorgar servicios y tramites escolares a los alumnos y egresados de la Universidad Funciones:

1.- Realizar las actividades administrativas referentes a la permanencia de los alumnos

2.- Ofrecer servicios escolares de forma eficaz y eficiente

3.- Proporcionar a los alumnos la documentación requerida para tramites

4.- Controlar el manejo y expedición de documentos de alumnos y egresados

5.- Realizar el tramite de titulación de los alumnos próximos a egresados


Internamente con:

Secretaría Académica, Direcciones de Carrera, Dirección de Planeación y Evaluación

Motivo:

Entrega de listas de asistencia, estadísticas

Externamente con:

Coordinación General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas

Motivo:

Tramites de equivalencias

Instituto Mexicano del Seguro Social Altas y bajas de alumnos al seguro social


Edad mínima:

21 años

Experiencia:

Áreas de atención al público


Bachillerato


Licenciatura


Administración, Contabilidad, áreas afines


Manejo de estadísticas básicas, equipo de cómputo


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6. RESPONSABILIDAD

Económica:


Técnico: Puesto para el apoyo de titulares de ramo y/o la ejecución de funciones que requieren de la aplicación de técnicas y habilidades a nivel subprofesional de acuerdo a procesos definidos en su unidad de adscripción. Por seguridad de otros:



Ocasionalmente tiene bajo su resguardo bienes propiedad del estado como mobiliario y/o equipo de trabajo; evidencias emanadas de investigaciones; o bienes de usuarios derivados de sanciones-multas con gran posibilidad de riesgo de daño o pérdida.


Riesgo:

Riesgos considerados como mínimos. Ambiente:

Bueno: En general las condiciones del servicio o trabajo son favorables, sin embargo pueden existir ligeras incomodidades o esfuerzos pero normalmente pasan inadvertidos. Esfuerzo Físico:


8. COMPETENCIAS

8.1 TÉCNICAS






8.2 DE GESTIÓN



Vocación de servicio Enfoque a la calidad Control administrativo

Apego a normas Ética profesional

Análisis de problemas Negociación y toma de decisiones

Pensamiento innovador Trabajo en equipo


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8.3 ESTÁNDAR TÉCNIO DE COMPETENCIA LABORAL

Norma





Norma









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Secretaría de Administración y Finanzas


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Secretario de Administración y Finanzas


Puesto específico: 78-02 Secretario de Administración y Finanzas Puesto tipo: Subdirector de Ramo

Relación: Confianza

Nivel de gestión: 2 Mando de Coordinación General Ejecutiva



Entidad:


Unidad administrativa: Secretaría de Administración y Finanzas

Municipio:

Tijuana

Localidad:

Tijuana

2. TRAMO DE CONTROL

Reporta de manera directa: Clave 78-01 Puesto: Rector


Clave Puesto:

78-15 Subdirector de Servicios Administrativos y Recursos Humanos 78-26 Jefe de Contabilidad 78-27 Jefe de Presupuesto 78-28 Jefe de Recursos Materiales y Servicios Generales 78-29 Jefe de Mantenimiento e Instalaciones 78-30 Jefe de Sistemas de Información Tecnológica

Cantidad

1 1 1 1 1 1


Misión:

Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar las labores relacionadas con la administración y aprovechamiento óptimo de los recursos humanos, financieros y materiales, así como la prestación de los servicios generales en apoyo a las actividades de la Universidad

Funciones:

1.- Formular, compilar y difundir las normas, políticas y procedimientos de la administración de los recursos humanos, materiales y financieros de la Institución educativa.

2.- Coordinar y supervisar la formulación del anteproyecto de presupuesto anual de egresos y de inversión del organismo, con base en los programas institucionales de trabajo, así como controlar las modificaciones y ampliaciones necesarias.

3.- Controlar el gasto corriente y de inversión a nivel presupuestal, en apego a los programas institucionales de trabajo, con el propósito de evitar dispendios y desviaciones en su ejercicio.

4.- Administrar las actividades relacionadas con la selección ingreso, contratación inducción desarrollo y capacitación así como para aplicar las deducciones, el pago de remuneraciones y demás prestaciones a que tiene derecho el personal.

5.- Determinar y controlar las medidas de seguridad y vigilancia de las instalaciones y bienes de la Universidad.

6.- Dirigir y supervisar el registro de la contabilidad patrimonial y presupuestaria, así como coordinar la formulación de los estados financieros, sus auxiliares y demás informes relativos.

7.- Participar en la contratación o adquisición de los recursos materiales y prestación de servicios que permitan el cumplimiento de los objetivos, programas y metas institucionales, así como vigilar el cumplimiento de directrices, normas, disposiciones legales para un adecuado seguimiento del proceso administrativo.

8.- Sistematizar y modernizar los procedimientos administrativos y operacionales de la gestión administrativa. Para lograr niveles óptimos de calidad, satisfacción y seguridad informática, que permitan establecer una estructura administrativa eficiente, así como una comunicación adecuada en beneficio de la institución en general.

9.- Coordinar la elaboración del Programa Operativo Anual y el anteproyecto del presupuesto de la Secretaría en base a la normatividad y lineamientos establecidos en la Universidad para tal efecto.

10.- Actualizar permanentemente los manuales administrativos y registros de información correspondientes a las funciones que desarrolla.

11.- Facilitar el desarrollo académico y fomento a las actividades culturales y deportivas de la comunidad universitaria, mediante el mantenimiento, la ampliación y mejora de aulas, laboratorios, áreas verdes, espacios deportivos e infraestructura en general de la universidad.


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Internamente con:

Motivo:

Rectoría, Dirección de Normatividad y Trasparencia, Direcciones de Carrera, Directores de Área, Secretaría Académica, Secretaría de Vinculación, Subdirección de Servicios Escolares y Subdirección de Prensa y Difusión

Coadyuvar en el adecuado funcionamiento de las solicitudes en cuanto a insumos, materiales, servicios tecnológicos así como en el control presupuestal de cada una.

Externamente con: Secretaría de Planeación y Finanzas, Dirección de Control y Evaluación Gubernamental, Órgano Superior

de Fiscalización. Oficialía Mayor, Secretaría de Educación y Bienestar Social, Instituciones Bancarias, Proveedores, ISSSTECALI, Coordinación General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas, Dirección General de Educación Superior. Junta de Consejo Directivo

Motivo:

Informarles la situación financiera, atender observaciones de auditorías. Atender diversos trámites y gestión para el buen funcionamiento de la institución. Informar y someter para su aprobación diversos temas del funcionamiento de la universidad.


Edad mínima:

30 años

Experiencia:

3 años o más en puestos administrativos


Licenciatura


Posgrado afín al puesto


Administración de Empresas, Contaduría Pública o carrera afín


Normatividad administrativa (administración pública), manejo de PC (hoja de cálculo), manejo de estadística básica, contabilidad, finanzas, auditoría, compras (licitaciones), planeación estratégica, programación y presupuestación.

6. RESPONSABILIDAD

Económica:

Requiere del manejo de fondos y/o valores en cantidades importantes con posibilidades de daño o perdida trabajo sujeto a comprobaciones de frecuencia variable. Cadena de mando:

Mandos Directivos: Puesto directivo de alto nivel con autoridad de coordinación sobre un proceso de gestión especializado que generalmente tiene a su cargo la operación de dos o más unidades administrativas, cuyos ocupantes reportaran a un superior jerárquico Por seguridad de otros:

Regularmente sus decisiones o acciones implican poner en riesgo la seguridad física y/o jurídica de sus colaboradores o usuarios así como certeza jurídica de su patrimonio. Por información confidencial:

Concentra y evalúa la información originada de diversas fuentes que integrada es considerada de interés estatal o de manejo privilegiado Por resguardo de bienes:



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Riesgo:



No requiere esfuerzo.

8. COMPETENCIAS

8.1 TÉCNICAS

Administrar y desarrollar proyectos.

Operar procedimientos administrativos del área.

Aplicar el marco jurídico y normativo correspondiente.

Aplicar técnicas y herramientas de mejora continua.

Aplicar conocimientos propios del área.

Operar el Sistema de Inversión Pública.

Operar el Sistema Integral de Presupuesto.

Administrar y controlar documentos.

Operar equipo de transporte.

Operar equipo de oficina.

Aplicar conocimientos de mantenimiento preventivo.

Aplicar conocimientos de mantenimiento correctivo.

Administrar inventarios.

Conocer la estructura y funcionamiento de la administración pública.

Aplicar técnicas de lenguaje oral y escrito.

Operar el sistema de adquisiciones y compras BC.

Operar el sistema Compra_Net.

Aplicar el mantenimiento informático a sistemas u redes de información.

Conocer y aplicar la Ley de Ingresos Anual.

Conocer y aplicar la Ley del Impuesto Sobre la Renta.

Conocer y aplicar el marco normativo para la administración de los recursos humanos.

Conocer y aplicar el marco normativo para la administración de los recursos materiales.

Conocer y aplicar el marco normativo y procedimental para la programación-presupuestación.

Operar el sistema de entrega de recepción.

Operar el DeclaraNet.

Preservar el equipo de cómputo, insumos, información y el lugar de trabajo.

Elaborar documentos mediante procesadores de texto.

Elaborar hojas de cálculo mediante aplicaciones de cómputo.

Elaborar presentaciones graficas mediante aplicaciones de cómputo.


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8.2 DE GESTIÓN



Vocación de servicio Liderazgo y pensamiento estratégico


Análisis de problemas Apego a normas Enfoque a resultados

Apertura al cambio Negociación y toma de decisiones

Enfoque a la calidad Dominio del estrés

Control administrativo Comunicación efectiva

Pensamiento innovador Trabajo en equipo


Norma





Norma









R06/1209 D-PE-03

85

Departamento de Presupuestos


Puesto específico: 78-27 Jefe de Presupuestos Puesto tipo: Jefe de Departamento


Nivel de gestión: 5 Mando de especialidad



Municipal

Entidad:


Unidad administrativa: Departamento de Presupuestos

Municipio:

Tijuana

Localidad:

Tijuana

2. TRAMO DE COTROL


78-02 Secretario de Administración y Finanzas


Clave Puesto:

78-38 Jefe de Oficina

Cantidad

1


Misión:

Aplicar correctamente el marco reglamentario del presupuesto con vistas al establecimiento, ejecución y control del presupuesto de la Universidad Tecnológica de Tijuana.

Funciones:

1.- Coordinar, evaluar y vigilar los procesos de asignación y ejercicio del presupuesto de la Universidad, conforme a

la normatividad aplicable.

2.- Coordinar la elaboración del Presupuesto Anual, así como las modificaciones presupuestales requeridas de la


3.- Vigilar y evaluar el ejercicio del presupuesto dentro de cada una de las áreas de la UTT.

4.- Operar el Sistema de Gestión Administrativa.



6.- Elaborar el Programa Operativo Anual y el anteproyecto del presupuesto del Departamento en base a la

normatividad y lineamientos establecidos en la Universidad para tal efecto.

7.- Generar los avances presupuestales y envío del avance de la gestión financiera

8.- Entrega de la cuenta pública al congreso del estado.

9.- Publicación del presupuesto inicial, así como el cierre presupuestal y contable.


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Internamente con:

Motivo:

Direcciones de Carrera, Secretaría Académica, Secretaría de Vinculación, Subdirección de Servicios Escolares, Directores de Área y Jefes de Departamento

Ampliación del presupuesto, transferencias presupuestales, entrega de avance presupuestal mensual, información de disponibilidad presupuestal, elaboración del anteproyecto del presupuesto del siguiente año respectivo.

Externamente con:

Secretaría de Planeación y Finanzas, Órgano de Fiscalización Superior del Estado, Dirección de Control y Evaluación Gubernamental, Coordinación General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas.

Motivo:

Entrega de avance de la gestión financiera mensual y trimestral, presentación de cuenta pública, presentación del cierre presupuestal del año anterior, así como el presupuesto inicial, para su publicación en el Periódico Oficial del Estado, envío del Programa Operativo Anual y del Presupuesto para su autorización.


Edad mínima:

25 años

Experiencia:

2 años


Licenciatura


Licenciatura


Administración de empresas, contabilidad, administración pública o carrera afín.


Manejo de office principalmente Excel, programación y presupuestación, finanzas, contabilidad y auditoria administrativa

6. RESPONSABILDIAD

Económica:







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Riesgo:




8. COMPETENCIAS

8.1 TÉCNICAS






Operar el sistema integral de presupuesto

Operar el sistema de programación operativa anual



Conocer y aplicar la ley de ingresos anual

Conocer y aplicar el marco normativo procedimental para la programación – presupuestación

Elaborar hojas de cálculo mediante aplicaciones de cómputo

Elaborar presentaciones graficas mediante aplicaciones de cómputo

8.2 DE GESTIÓN



Vocación de servicio Enfoque a la calidad Apego a normas

Análisis de problemas Enfoque a resultados Ética profesional

Planeación funcional Organización y optimización de recursos

Comunicación efectiva Control administrativo

Apertura al cambio Dominio del estrés

Liderazgo y pensamiento estratégico

Trabajo en equipo


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Norma 1. Establecimiento de la comunicación con el cliente Unidad de competencia 1. Establecer la comunicación con el cliente 2. Controlar la información de acuerdo a los requerimientos Norma Elaboración de documentos mediante herramientas de cómputo Unidad de Competencia 1. Operar las herramientas de cómputo 2. Preservar el equipo de cómputo, insumos, información y el lugar de trabajo 3. Elaborar documentos mediante procesadores de texto 4. Elaborar hojas de cálculo mediante aplicaciones de cómputo 5 Elaborar presentaciones gráficas mediante aplicaciones de cómputo


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Jefe de Oficina de Presupuestos


Puesto específico: 78-39 Jefe de Oficina de Presupuestos Puesto tipo: Analista Técnico




1


Municipal

Entidad:


Unidad administrativa:

Departamento de Presupuestos

Municipio:


2. TRAMO DE CONTROL

Reporta de manera directa: Clave 78-27 Puesto: Jefe de Presupuestos


Clave Puesto:

Cantidad


Funciones:

3. Elaborar y participar en actividades de presupuestación y asignación de los recursos financieros del presupuesto de la Universidad Tecnológica de Tijuana conforme a la normatividad de la institución

4. Elaborar los Estados Financieros, así como los informes periódicos de su competencia

5. Realizar las acciones de ejercicio, registro y control contable de recursos presupuestales de las operaciones de la Universidad Tecnológica.

6. Apoyar al Departamento de Presupuestos a mantener permanentemente actualizada la información sobre el proceso de Programación y Presupuestación de la Universidad Tecnológica.

7. Elaborar información veraz y oportuna dentro del área para coadyuvar en el Departamento de Presupuestos en la Toma de decisiones.


Internamente con:

Directores de Carrera, Secretaría Académica, Directores de Área y Jefes de Departamento.

Motivo:

Seguimiento del ejercicio y control presupuestal


Edad mínima:

22 años

Experiencia:

2 años


Técnico Superior Universitario


Licenciatura


Administración de empresas, contabilidad, administración pública o carrera afín.


Manejo de office principalmente Excel, programación y presupuestación, finanzas, contabilidad y auditoria administrativa


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6. RESPONSABILIDAD

Económica:




Requiere discreción en el manejo de información de mediana importancia. Por resguardo de bienes:

Nunca tiene bajo su resguardo bienes propiedad del estado; evidencias emanadas de investigaciones; o bienes de usuarios derivados de sanciones-multas.


Riesgo:




8. COMPETENCIAS

8.1 TÉCNICAS







Operar el sistema de programación operativa anual




Conocer y aplicar el marco normativo procedimental para la programación – presupuestación




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8.2 DE GESTIÓN



Vocación de servicio Enfoque a la calidad Apego a normas

Enfoque a resultados Trabajo en equipo


Ética profesional

Comunicación efectiva Control administrativo

Apertura al cambio Dominio del estrés


Norma





Norma









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Jefe de Departamento de Contabilidad


Puesto específico: 78-26 Jefe de Contabilidad Puesto tipo: Jefe de Departamento


Nivel de gestión: 5 Mando de Especialidad


1


Municipal

Entidad:


Unidad administrativa: Departamento de Contabilidad

Municipio:


2. TRAMO DE CONTROL

Reporta de manera directa: Clave Puesto: 78-02 Secretario de Administración y Finanzas


Clave Puesto:

78-39 Jefe de Oficina 78-50 Técnico en Contabilidad

Cantidad

1 1


Misión:

Realizar un adecuado registro de las operaciones financieras y la generación de reportes para la toma de decisiones, aplicando las normas y leyes aplicables.

Funciones:

1. Programar, coordinar, aplicar y vigilar la administración y el uso adecuado de los recursos financieros de la Universidad Tecnológica.

2. Aplicar los procedimientos y políticas contables.

3. Efectuar los registros contables, así como elaborar los estados financieros y auxiliares correspondientes a las operaciones de la Universidad en congruencia con la normatividad emitida por las instituciones competentes.

4. Operar los Sistemas de gestión Administrativa

5. Preparar y presentar en tiempo y forma las declaraciones para el pago de impuestos y derechos que se requieran.

6. Llevar a cabo las actividades de su área de competencia relacionadas con la implementación, desarrollo y mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad.

7. Elaborar el Programa Operativo Anual y el anteproyecto del presupuesto del departamento en base a la normatividad y lineamientos establecidos en la Universidad para tal efecto.

8. Aplicar la normatividad contable, financiera en cuanto a recursos se refiere.

9. Recibir, integrar, analizar, clasificar y controlar los ingresos y egresos de la Universidad.


Internamente con:

Motivo:

Todas las áreas de la Universidad

Atención de solicitudes de viáticos, caja chica y gastos por comprobar

Subdirección de Administración y Recursos Humanos Registro y control de nominas

Subdirección de Servicios Escolares Llevar en conjunto la relación de pagos de colegiaturas y tramites del alumnado


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Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

Compartir información de pagos a proveedores

Departamento de Presupuestos Compartir información financiera

Externamente con:

Motivo:


Entregarles e informarles de los estados financieros de la Universidad

Órgano de Fiscalización Superior del Estado; Dirección de Evaluación y Control Gubernamental del Estado; Despacho externo

Seguimiento de auditorías, solicitud de información

Instituciones Bancarias Seguimiento y control de las cuentas bancarias de la institución


Edad mínima:

25 años

Experiencia:

3 años en puesto similar


Licenciatura


Licenciatura


Contador Público


Manejo de paquetería Office, CONTPAQ, conocimientos sobre disposiciones fiscales, elaboración de estados financieros y declaraciones fiscales, auditoria, contabilidad general, formulación de presupuestos, administración pública.

6. RESPONSABILIDAD

Económica:

Requiere del manejo de fondos y/o valores en cantidades importantes con posibilidades de daño o perdida trabajo sujeto a comprobaciones de frecuencia variable.

Cadena de mando:

Mandos Medios: Puesto de jefatura y subjefatura de unidad departamental o equivalente, con la responsabilidad de coadyuvancia en la gestión de proyectos, programas y presupuestos de la unidad de adscripción.

Por seguridad de otros:

Ocasionalmente sus decisiones o acciones implican poner en riesgo la seguridad física y/o jurídica de sus colaboradores o usuarios así como certeza jurídica de su patrimonio.

Por información confidencial:

Requiere discreción en el manejo de información de mediana importancia.

Por resguardo de bienes:



Riesgo:





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8. COMPETENCIAS

8.1 TÉCNICAS

Elaborar manuales administrativos











Conocer y aplicar la ley del impuesto sobre la renta



8.2 DE GESTIÓN




Enfoque a la calidad Apego a normas

Análisis de problemas Enfoque a resultados Ética profesional


Planeación funcional Trabajo en equipo

Vocación de servicio Liderazgo y pensamiento estratégico

Dominio del estrés Negociación y toma de decisiones


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Norma





Norma








Norma

3. Procesamiento de efectivo y documentos


1. Controlar la recepción y verificación de concentraciones especificas de efectivo y documentos

2. Proveer dotaciones de efectivo.


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Jefe de Oficina de Contabilidad


Puesto específico: Jefe de Oficina de Contabilidad Puesto tipo: Analista Técnico




1


Entidad:



Municipio:


2. TRAMO DE CONTROL

Reporta de manera directa: Clave: Puesto: 78-27 Jefe de Contabilidad


Funciones:

1. Realizar cobros de los servicios en caja.

2. Elaboraciones de cheques derivados de apoyos diversos a alumnos.

3. Elaborar corte de caja diario.

4. Llevar un control de facturas y cheques emitidos.


Internamente con:

Secretaría de Vinculación y Departamento de Prácticas y Estadías

Motivo:

Entrega de cheques de apoyos a alumnos en estadía, Facturación de servicios de vinculación

Externamente con:

Instituciones bancarias y empresas privadas

Motivo:

Con bancos revisar estados de cuenta, saldos. Con empresas privadas, facturación de servicios, becas para alumnos.


Edad mínima:

25 años

Experiencia:

2 años en puesto similar o de atención al público

Grado de escolaridad mínima: Técnico Superior Universitario


Técnico Superior Universitario


Contabilidad


Conocimiento sobre: procedimientos administrativos y contables, vía el manejo de paquetes de computación (hoja de cálculo, CONTPAQ)


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6. RESPONSABILIDAD

Económica:

Requiere del manejo de fondos y/o valores con considerables posibilidades de daño o pérdida, trabajo sujeto a comprobaciones de periodicidad media (hasta tres meses). Cadena de mando:






Riesgo:




8. COMPETENCIAS

8.1 TÉCNICAS






8.2 DE GESTIÓN



Enfoque a resultados Enfoque a la calidad Vocación de servicio


Ética profesional



Dominio del estrés


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Norma





Norma






Norma






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Técnico en Contabilidad


Puesto específico: 78-50 Técnico en Contabilidad Puesto tipo: Analista Técnico

Relación:

Confianza


Ocupantes por unidad admva:

1


Municipal

Entidad:



Municipio:


2. TRAMO DE CONTROL


78-26 Jefe de Contabilidad


Funciones:

1. Registrar las operaciones financieras que lleva a cabo la Universidad Tecnológica, aplicando criterios contables y

acorde a la normatividad vigente.

2. Elaborar pólizas de aplicación contable.

3. Efectuar los registros de fichas de depósitos y cargos directos bancarios.

4. Recibir facturas de clientes y efectuar los registros contables.

5. Calcular el pago de impuestos.

6. Elaborar cheques.

7. Efectuar las conciliaciones bancarias.

8. Recibir y revisar la documentación fuente para pago a proveedores.

9. Realizar todas aquellas actividades afines a las que anteceden.


Internamente con: Motivo:

Todas las áreas de la Universidad Seguimiento a gastos por comprobar, facturas, entre otros

Externamente con:

Instituciones bancarias y organizaciones externas

Motivo:

Recaudación, cheques, facturación de servicios, apoyos a alumnos en estadía


Edad mínima:

25 años

Experiencia:

2 años en puesto similar


Licenciatura


Licenciatura


Contabilidad


Conocimiento sobre: procedimientos administrativos y contables, vía el manejo de paquetes de computación (hoja de cálculo, CONTPAQ); disposiciones fiscales, elaboración de estados financieros y declaraciones fiscales, auditoria, contabilidad general.


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6. RESPONSABILIDAD

Económica:

Requiere del manejo de fondos y/o valores con considerables posibilidades de daño o pérdida, trabajo sujeto a comprobaciones de periodicidad media (hasta tres meses). Cadena de mando:






Riesgo:




8. COMPETENCIAS

8.1 TÉCNICAS

Elaborar manuales administrativos











Conocer y aplicar la ley del impuesto sobre la renta




R06/1209 D-PE-03

101

8.2 DE GESTIÓN



Enfoque a resultados Enfoque a la calidad Vocación de servicio


Ética profesional



Dominio del estrés


Norma





Norma








Norma






R06/1209 D-PE-03

102

Subdirección de Servicios Administrativos y Recursos Humanos


Puesto específico: 78-15 Subdirector de Servicios Administrativos y Recursos Humanos Puesto tipo: Subdirector de Área

Relación:

Confianza

Nivel de gestión: 4 Mando Ejecutivo


1


Municipal

Entidad:


Unidad administrativa: Subdirección de Servicios Administrativos y Recursos Humanos

Municipio:

Tijuana

Localidad:

Tijuana

2. TRAMO DE CONTROL


78-02 Secretario de Administración y Finanzas


Clave Puesto: Cantidad

78-33 Coordinador 78-40 Jefe de Oficina

1 1


Misión:

Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar las labores relacionadas con la administración y aprovechamiento óptimo de los recursos humanos en apoyo a las actividades de la Universidad.

1. Llevar a cabo el reclutamiento, selección, contratación e inducción del personal de la Universidad Tecnológica.

2. Controlar los registros de nómina, bonos y otras prestaciones, del personal de la Universidad Tecnológica.

3. Coordinar la evaluación para conocer cual es el clima laboral existente en la Institución.

4. Supervisar la asistencia de la plantilla docente y administrativo.

5. Operar los Sistemas de gestión Administrativa

6. Orientar, promover y coordinar programas de capacitación y adiestramiento del personal administrativo.

7. Coordinar eventos culturales, deportivos y de convivencia, para el personal de la institución.

8. Elaborar y controlar la elaboración de credenciales para el personal.

9. Mantener actualizados los archivos del personal de la Institución.


Internamente con: Motivo:

Direcciones de Área, Secretarías, Direcciones de Carrera Coadyuvar en las funciones específicas de los servicios administrativos.

Externamente con:

Instituciones Bancarias

Motivo:

Actualización de sistemas en cuanto a pago de nominas

Instituto Estatal del Empleo Solicitud de candidatos para vacantes


Verificar normatividad

ISSSTECALI Establecer convenios

Proveedores Convocatorias de licitaciones


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Edad mínima:

30 años

Experiencia:

4 a 5 años en puesto similar


Licenciatura


Licenciatura con especialidad


Administración de empresas, contabilidad, economía, administración pública o carrera afín


Manejo de computadora, Leyes y reglamentos aplicables en la adquisiciones de bienes y servicios, Ley de ISSSTECALI.

6. RESPONSABILIDAD

Económica:







Riesgo:


Inmejorable: El puesto se desempeña en óptimas condiciones, no existen riesgos ni esfuerzos. Esfuerzo Físico :


8. COMPETENCIAS

8.1 TÉCNICAS

Operar procedimientos administrativos de su área.

Aplicar el marco normativo correspondiente.

Aplicar técnicas y herramientas de mejora continua.

Aplicar conocimientos propios del área.

Administrar y controlar documentos.


Conocer la estructura y funcionamiento de la administración pública.


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8.2 DE GESTIÓN



Enfoque a la calidad Organización y optimización de recursos

Ética profesional

Enfoque a resultados Apego a normas Negociación y toma de decisiones


Planeación funcional Control administrativo

Dominio del estrés Comunicación efectiva

Trabajo en equipo Liderazgo y pensamiento estratégico


Norma





Norma








4. entorno operativo externamente concalidad.uttijuana.edu.mx/calidad/documentos_permitidos/manual...

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