4. adquisición de medicamentos y dispositivos médicos
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Adquisición de medicamentos y dispositivos médicos
2 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
Tabla de contenido
INTRODUCCIÓN................................................................................................................................. 3
1 RELACION CON OTROS SISTEMAS DE GESTIÓN DEL SERVICIO FARMACEUTICO .. 4
2 ENFOQUE BASADO EN PROCESOS ............................................................................................ 4
3 OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN ...................................................................................... 5
3.1 OBJETIVO GENERAL................................................................................................................ 5 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ....................................................................................................... 6
4 GESTION DE PROCESOS ............................................................................................................... 6
4.1 DEFINICIÓN DEL PROCESO DE ADQUISICIONES.............................................................. 6 4.2 PROGRAMACIÓN DE NECESIDADES .................................................................................... 7
4.2.1 Plan de necesidades ................................................................................................................ 8 4.2.1.1 Necesidades para un período básico ............................................................................................... 8 4.2.1.2 Cálculo para un período de un año. ................................................................................................. 9
4.2.2 Programa de compras ............................................................................................................. 9 4.2.2.1 Valoración de las necesidades .......................................................................................................... 9
4.2.3 Decisión de adquisición ........................................................................................................ 11 4.2.3.1 Definición de prioridades en los procesos de adquisición ......................................................... 11
4.2.4 Ajuste mensual según frecuencias y consumos de períodos anteriores ................................... 13 4.3 ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS ................................ 15
4.3.1 Modalidades de adquisición .................................................................................................. 15 4.3.1.1 Concursos de proveedores .............................................................................................................. 15 4.3.1.2 Adquisiciones directas ....................................................................................................................... 16
4.3.2 El comité de compras ............................................................................................................ 16 4.3.3 Procedimiento de adquisición ............................................................................................... 18
4.3.3.1 Antes de la reunión del comité ........................................................................................................ 18 4.3.3.2 Después del comité............................................................................................................................ 19
4.3.2 Contratación ......................................................................................................................... 19 4.3.2.1 Principios de la contratación ............................................................................................................ 20 4.3.2.2 Características de los contratos ...................................................................................................... 20
4.3.4 El kárdex de proveedores ...................................................................................................... 20 4.3.4.1 Referencias de cumplimiento........................................................................................................... 22
4.4 CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO .................................................................................... 22 4.5 ORIENTACIÓN AL USUARIO ................................................................................................. 23
5 DOCUMENTACIÓN ....................................................................................................................... 23
6. REQUISITOS PARA LA GESTION ............................................................................................. 24
6.1 RECURSO HUMANO ................................................................................................................ 24 6.1.1 Competencias ........................................................................................................................ 24
6.2 INFRAESTRUCTURA............................................................................................................... 24 6.2.1 Espacio ................................................................................................................................. 24
7 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA ............................................................................................. 25
7.1 MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO ................................................................................................ 25 7.1.1 Satisfacción del usuario ........................................................................................................ 25 7.1.2 Auditoria Interna .................................................................................................................. 25
BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................................. 27
3 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
Adquisición de medicamentos y dispositivos médicos
INTRODUCCIÓN
La adquisición de medicamentos para un programa o para una entidad
específica no está aislada de los contextos políticos de los países o de las
condiciones del mercado y políticas transnacionales que se imponen en la visión
de un mundo globalizado, es por ello que es importante no solo ver este proceso
como el paso para gestionar un plan de compras de la entidad sino la
posibilidad de garantizar las existencias de productos terapéuticos que permitan
una mejor y efectiva atención a la comunidad y un mayor desarrollo científico
en el ejercicio profesional de los trabajadores de la salud.
En este proceso se conjugan problemas que se contemplan desde la misma
manufactura farmacéutica que se puede generar en tres categorías: la
producción primaria de sustancias medicinales y substancias subsidiarias, la
producción secundaria de forma de dosificación farmacéutica, y el envasado de
grandes volúmenes en forma de dosificación para protegerlas contra el deterioro
y posibles hurtos, y para estimular el cumplimiento del paciente con los
requerimientos de dosificación.
A su vez, junto a los procesos de manufactura se presentan de forma asociada
las normas sobre propiedad intelectual, protección de datos de prueba y
patentes que permiten la distribución y las condiciones de mercadeo de los
avances y tecnologías más efectivas para el abordaje de los eventos de salud,
caso puntual de la adquisición de medicamentos de alto costo, medicamentos
vitales no disponibles. Paralelo a este factor se mezclan las políticas sobre
comercialización y protección de mercados que se reflejan por ejemplo, en los
efectos del Tratado de Libre Comercio en el proceso de adquisiciones de
medicamentos y dispositivos médicos.
Finalmente, los mecanismos de articulación sectorial como las experiencias de
Adquisiciones en red-técnicas de negociaciones, desarrollos sectoriales y
financieros como la UPC, planes de beneficio; y los mecanismos internos de
adquisición, como: dumping-logística relacionado con pedidos, adquisición,
almacenamiento, recepción, distribución, inventario-just in time, etc. Establecen
posibilidades de negociación que facilitan la labor de la adquisición de
medicamentos.
4 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
1 RELACION CON OTROS SISTEMAS DE GESTIÓN DEL
SERVICIO FARMACEUTICO
Figura 1. Ubicación dentro del Sistema de Gestión de Medicamentos y Dispositivos
médicos
Como elementos de entrada al proceso de adquisición esta el Listado
Institucional de medicamentos y el Plan de compras, los cuales se transformarán
en una programación de adquisiciones y una serie de contratos que garantizan
la disponibilidad de productos para el buen desempeño de la entidad en sus
diferentes servicios. 1
2 ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
1 PGIRH: Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios.
5 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
Enmarcado en las políticas de garantía de la calidad, de este proceso
dependerá la gestión futura de la entidad, siendo de especial cuidado en la
selección no solo de los productos con los cuales se harán las actividades sino de
otra parte de los proveedores que con sus desarrollos organizacionales
permitirán cumplir con los objetivos planteados. Es importante rescatar el
valioso esfuerzo que se presenta en este paso, pues se conjugan los criterios
técnico - científicos, los desarrollos futuros organizacionales y la capacidad de
gestión del equipo administrativo.
De otra parte es un proceso que integra varias entidades en una cadena de
valor conectando los desarrollos de todas las entidades en la garantía de un
servicio tan importante como es el de salud.
Figura 2. Mapa de procesos Adquisición de medicamentos y dispositivos médicos
3 OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN 3.1 OBJETIVO GENERAL
6 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
Gestionar el inventario óptimo de los medicamentos y dispositivos médicos
necesarios para el funcionamiento de una unidad sanitaria.
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Determinar el conjunto de medicamentos y dispositivos médico quirúrgicos
requeridos para el desarrollo de los servicios de salud.
Obtener eficiencia y seguridad en la calidad de los medicamentos y
dispositivos médicos empleados en la institución prestadora de servicios de
salud.
Asegurar una pronta y confiable entrega de los productos mediante una
selección cuidadosa del proveedor y el control de los pedidos.
Establecer un plan de gestión que contemple las variaciones de las
necesidades según estacionalidades, contingencias y desarrollos de la
entidad que permitan un aprovisionamiento ajustado a la realidad.
4 GESTION DE PROCESOS
4.1 DEFINICIÓN DEL PROCESO DE ADQUISICIONES
La adquisición de medicamentos y dispositivos médicos es el conjunto de
actividades que realiza la institución o establecimiento farmacéutico que
permite adquirir los medicamentos y dispositivos médicos que han sido
incluidos en el plan de compras, con el fin de tenerlos disponibles para la
satisfacción de las necesidades de sus usuarios, beneficiarios o destinatarios.
Es una actividad profesional, la que debe ser ejecutada con personal
capacitado que siga los procedimientos establecidos, que cuenten con
información precisa del uso de medicamentos y sistemas adecuados de
comunicación, y que laboren en oficinas cómodas. Se estructura y aprueba en el
comité de compras, el cual es el encargado de aplicar la política de compras,
verificar las cotizaciones que respaldan la evaluación de las ofertas y analizar las
ofertas con los criterios definidos, para recomendar la adjudicación del contrato
o la contratación directa. El director técnico del servicio farmacéutico dará
concepto técnico al comité para la adquisición de los medicamentos y
dispositivos médicos. La institución creará mecanismos que permitan adquirir
los dispositivos médicos y los medicamentos que deban utilizarse en las
7 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
urgencias evidentes, que no estén incluidos en el Plan Obligatorio de Salud
(POS).
La adquisición se hará a través del Estatuto de Contratación Pública o de la
normatividad vigente para la
contratación privada o
comercial, según el caso, y
estará sometida a control
interno y externo, a excepción
de las entidades que no
manejen recursos del Sistema
General de Seguridad Social en
Salud (SGSSS) o del erario
público. Se podrá adquirir bajo
la modalidad de adquisición,
donación, cesión o transferencia
y cualquier otra forma
reconocida legalmente.
El procedimiento para la
adquisición de medicamentos y
dispositivos médicos se
adelantará básicamente
siguiendo estos pasos:
4.2 PROGRAMACIÓN DE NECESIDADES
El servicio farmacéutico o el
establecimiento farmacéutico
determinará la cantidad de
medicamentos y dispositivos
médicos que requiere para
cierto período, teniendo en
cuenta: el perfil epidemiológico
de la institución, la población
usuaria y/o consumo histórico,
comparado con la definición de necesidades determinadas por los servicios y la
oferta de servicios y el presupuesto disponible.
La programación de necesidades debe cumplir los siguientes pasos:
a) Definir período de análisis y de proyección de necesidades.
b) Cuantificar las necesidades de medicamentos y dispositivos médicos y priorizarlas por nivel de uso en cada servicio.
c) Confrontar dichos cálculos con los consumos históricos.
d) Analizar las causas que incidieron en la modificación notable de los consumos, después de comparar los literales a) y c).
e) Ajustar las cantidades definidas por los servicios y programar las cantidades a adquirir, teniendo en cuenta los indicadores de punto de reposición, consumos promedios, niveles mínimos y tiempo de reposición.
f) Definir prioridades, de acuerdo con el presupuesto disponible y al peso económico de cada medicamento dentro del total (Clasificación ABC/VEN de los medicamentos) o cualquier otro método idóneo para tal fin.
g) Definir programas de entregas o momentos proyectados de compra de acuerdo con la modalidad de adquisición, las necesidades y el flujo de caja de la institución. La programación de necesidades será evaluada permanentemente y aprobada por el Comité de Compras.
8 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
Metodológicamente, la programación se desarrolla en dos pasos: el plan de
necesidades y el programa de compras. Con el primero se determinan las
necesidades totales de la institución para la prestación de los servicios durante
un periodo determinado, con base en el listado institucional de productos
hospitalarios aprobado. En el segundo se valoriza el plan y se define, con base
en la disponibilidad real de recursos financieros, la programación para la futura
adquisición de los productos.
4.2.1 Plan de necesidades
El plan de necesidades define los requerimientos para un año mediante el
establecimiento de las cantidades necesarias de cada producto para un período
base (normalmente un mes), proyectadas para un año.
4.2.1.1 Necesidades para un período básico
Se inicia con el cálculo de las necesidades de cada producto para un período
básico de un mes.
Se calcula la cantidad necesaria de cada producto para la atención de un
evento por cada intervención o acción terapéutica sobre el usuario: se identifica
en cada paso los productos requeridos y la cantidad necesaria de cada uno de
ellos.
Con base en el número de eventos estimados para el mes, se calculan las
necesidades de cada producto para esa intervención. Se entiende por “evento” la
práctica de una intervención por una vez.
Se debe realizar un análisis prospectivo de las actividades que la IPS aspira
atender y los productos que son necesarios para atender cada una de ellas. Se
identifica para cada producto su consumo histórico promedio y se ajusta esta
cantidad con la calculada como óptima. 2
2 Cuando se empiezan a calcular los productos de una manera técnica, lo más probable es que al comienzo
se presenten serias diferencias con los consumos históricos que la institución venía presentando de cada
producto. Se pueden identificar las causas: ausencia de guías de manejo, desvío de los productos hacia
otros usos o destinos, malgasto, etc.
9 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
4.2.1.2 Cálculo para un período de un año.
Con base en las necesidades
de cada producto en un período
básico (un mes) se calculan los
requerimientos para todo el año.
Sin embargo, algunas
intervenciones se hacen más
frecuentes en algunos meses del
año: el período de lluvias hace
más frecuentes ciertas
patologías, la época de
vacaciones incrementa
usualmente las demandas de
ciertas intervenciones de
urgencias, el incremento de los
partos en algunos meses del
año, etc.3 Se debe proceder a
ajustar las frecuencias esperadas
de esas intervenciones en los
meses respectivos. Adicionalmente se debe confrontar con el perfil
epidemiológico, que dirá cuándo ciertas intervenciones deben hacerse más
frecuentes.
Con base en las anteriores consideraciones se tiene listo el Plan de
Necesidades, que definirá los requerimientos mes a mes de cada producto, para
un período determinado que generalmente será un año.
4.2.2 Programa de compras
4.2.2.1 Valoración de las necesidades
3 Otros acontecimientos puntuales como las campañas de vacunación incidirán sobre la programación y
exigirán ajustes.
El Programa de Compras debe discriminar para cada producto, mes por mes:
Descripción técnica
Unidad de medida
Consumo total año anterior
Existencias al inicio del período (inventario a 31 de diciembre año anterior)
Consumo promedio mensual o si se puede por estacionalidad epidemiológica
Consumo total año programado
Necesidades totales del año (lo que se va a adquirir realmente en el año programado)
Valor unitario por unidad de medida (según precios ajustados con referencia a la última negociación conjunta)
Valor total
10 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
Como resultado de la elaboración del plan de necesidades se ha definido qué
se necesita, en qué cantidad, cuándo y para cuánto tiempo.
El siguiente paso consiste en tomar el plan de necesidades, valorizarlo con el
precio de cada producto y elaborar el Programa de Compras. Este proceso debe
hacerse en concertación con el área administrativa y financiera de la IPS: el área
técnica define sus estimativos de necesidades y el área financiera asigna los
recursos disponibles para su adquisición.
Se hacen ajustes al programa de compras con base en las existencias en
inventario al inicio del periodo y las adquisiciones en trámite o entregas
pendientes. En algunas entidades se calcula, adicionalmente un mes extra en
previsión de eventualidades o casos fortuitos.
Con el presupuesto elaborado se puede establecer, mes por mes, el costo de
las adquisiciones programadas. Esta actividad debe concertarse con la
administración de la IPS, de forma que se incluyan en el presupuesto de la IPS
los recursos necesarios para efectuar tales adquisiciones en el momento
indicado.
La concertación del plan propuesto por el área técnica con el área financiera
puede no ser aceptada en su totalidad por no encajar adecuadamente en la
programación de recursos definida en el presupuesto anual de la entidad. En
este caso debe hacerse un ajuste en el Comité de Farmacia y Terapéutica, que
analizará en forma cuidadosa cuáles son los rubros cuyo recorte produciría el
menor traumatismo a la prestación de los servicios. Para ello es útil revisar la
clasificación de los productos de acuerdo a la clasificación VEN y a la
clasificación ABC.
Los presupuestos de las IPS deben ser tan flexibles como las estrategias de
contratación con Entidades Administradoras de Planes de Beneficio –EAPB- lo
exijan. Si se han firmado nuevos contratos de prestación de servicios, los
requerimientos de productos derivados de esta ampliación de cobertura tienen
que incorporarse en forma oportuna a los planes de necesidades y programas de
compra de productos, sin llegar a disponibilidades insuficientes
sorpresivamente por necesidades imprevistas.
11 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
4.2.3 Decisión de adquisición
Definida la programación de
necesidades, se aplicará la
política de compras de la
organización, determinando la
modalidad de la adquisición, la
característica de la negociación,
la evaluación de las ofertas y la
adjudicación y suscripción del
contrato o la contratación
directa.
4.2.3.1 Definición de prioridades en los procesos de adquisición
Es importante definir
prioridades en el proceso de
adquisición: el mayor esfuerzo
de selección y definición deberá
estar guiado por criterios de
importancia terapéutica y
económica de cada uno de los
productos. No siempre será
posible adquirir todos los
productos en el momento
indicado; con frecuencia las
restricciones presupuestales
pueden impedir la adquisición
de los productos señalados en
el programa de compras. Se
proponen dos criterios para
asignar prioridades a los
distintos productos que maneja
la IPS.
Criterio asistencial:
VEN Se proporciona a cada funcionario o servidor público del servicio farmacéutico o de la división administrativa que haga las adquisiciones una caja de control operada manualmente estas contienen tarjetas de tres colores para representar la clasificación VEN (vital, Esencial, No esencial) de los medicamentos. Se debe asignar mayor prioridad a los medicamentos que salvan vidas. Este sistema de control se diseño para un programa grande de abastecimientos en un país de Asia central. Tres carteles se colocaron en la oficina de adquisiciones, uno para compras domésticas, uno para compras en el exterior y uno para donaciones. La gran variedad de proveedores aumenta el potencial para (1) precios menores, (2) proveedores más confiables, (3) obtención de medicamentos y dosificaciones poco comunes pero necesarias, y (4) disponibilidad de productos de emergencia. Proveedores nuevos se evalúan por: La recopilación informal de información. Las compras de prueba. El registro formal (esta es la forma más objetiva, completa y eficaz, pero puede disuadir nuevos proveedores. Se debe controlar la actuación de los proveedores una vez estén operando, usando un archivo de proveedores y uno de productos. El funcionario o comité que evalúen a los proveedores debe contar con experiencia técnica, actuar con prontitud, y ser confiables. La selección de un proveedor para la compra de un medicamento en particular debe realizarse comparando entre los proveedores que sean aceptables. Los proveedores extranjeros son representados por agentes locales en los países en desarrollo. Los pro y los contras de hacer compras a través de agentes locales deben ser consideradas, a medida que la oficina de adquisiciones formule una política relacionada a su participación.
12 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
clasificación VEN
No todos los productos hospitalarios tienen igual importancia para la atención de los
pacientes en la institución. Algunos de ellos son imprescindibles para garantizar una
mínima calidad en la atención, de otros productos depende la vida de los pacientes y
otros son condición indispensable para la prestación de servicios complementarios. Por
este motivo, se deben clasificar todos los productos de la IPS de acuerdo con su
importancia para el servicio al paciente.
Estos indicadores de prioridad se establecen con la clasificación VEN. Los
Productos clasificados como V son los considerados como vitales-esenciales, de
los cuales dependerá la vida de muchos pacientes que ingresen a la institución.
Los productos E o esenciales, son productos de importancia, que no deben faltar
en la institución pero no son tan definitivos como los anteriores. El tercer grupo,
N, son los productos no tan esenciales, que representarían, dentro del listado
institucional, los de menor prioridad. Al frente de cada producto del listado se
coloca una de las tres letras, para que posteriormente sea un criterio que en un
momento de restricción presupuestal ayude a tomar decisiones de adquisición.
Para la elaboración de esta clasificación, se deberá contar con la participación de
toda la comunidad científica de la institución y deberá ser ratificada por el
Comité de Farmacia y Terapéutica.
Criterio económico: clasificación ABC
El criterio económico tiene un peso definitivo en las decisiones de adquisición. Se debe
tener claridad de cómo repartir el presupuesto de compras, para dar más importancia a
aquellos productos que representen un mayor porcentaje del gasto. Si en un producto
representa el 10% del presupuesto de compras, será mucho más importante hacer una
buena adquisición de ese producto, mientras que para la adquisición de un producto que
representa un gasto totalmente marginal, no se necesita hacer grandes esfuerzos.
El sistema más útil para definir prioridades de acuerdo con el criterio
económico es el llamado ABC: de acuerdo con esta metodología se clasifican los
productos de acuerdo con el peso económico que cada uno tiene en la canasta de
adquisiciones de la institución.
Los productos que representan por lo menos el 75% o el 80% del valor de las
adquisiciones se clasifican como productos A. Un segundo grupo, pueden
13 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
representar un 15% o 17% más de las adquisiciones, para ajustar así entre el 90%
o el 97%: estos serán los productos clasificados como B. El resto, los productos
C, no representan entre todos más del 3% a 10% del valor de las adquisiciones,
debiendo por lo tanto recibir menos atención que los dos grupos anteriores.
Se establece por norma general, aunque varía de entidad en entidad,
productos A hasta el 80%, B hasta el 95% y C el 5% restante.
4.2.4 Ajuste mensual según frecuencias y consumos de períodos anteriores
Una actividad periódica que debe realizar el área de recursos físicos de la IPS
es ajustar el programa de compras al comportamiento de los consumos de los
meses anteriores.
Ejemplo
En el siguiente ejemplo figurado, utilizado para un servicio (gineco-obstetricia), se clasifican los principales medicamentos consumidos por el nombre expresado en la Denominación Común Internacional y con el criterio ABC. En la última columna, se coloca a cada producto su clasificación VEN, de forma que cuando se tenga que decidir qué productos se aplaza la compra por restricción presupuestal, buscamos un producto N y preferiblemente también C. Tabla 1. Clasificación ABC No. Medicamento Valor del
consumo Porcentaje del valor total
Porcentaje acumulado del valor total
Clasif. ABC
Clasif. VEN
1 Solución salina 0.9% Sol. Iny. 3.036.464 27.95 27.95 A 2 Penicilina cristalina 1.000.000 Pol. Iny. 2.239.987 20.35 47.94 A 3 Agua destilada Sol. Iny. 1.679.958 15.26 63.20 A 4 Ringer Lactato Sol. Iny 1.285.483 11.68 74.88 A 5 Oxitocina 511.456 4.65 79.53 A 6 Metronidazol 500 mg Tab 486.199 4.42 83.94 B 7 Vitamina k1 Sol. Iny. 379.356 3.45 87.39 B 8 Diclofenaco 298.350 2.71 90.10 B 9 Bupuvacína C/E 5% 212.076 1.93 92.03 B 10 Lidocaína 2% 128.712 1.17 93.20 B 7 Bupivacína 5% sin pres. 112.667 1.02 94.22 B 8 Acetaminofen t.500 111.086 1.01 95.23 C 9 Tiopental sódico 109.724 1.00 96.23 C 10 Gentamicina 80 mg 107.445 0.98 97.20 C 11 Ibuprofeno 400 mg Tab 75.408 0.69 97.89 C 12 Etrane 51.280 0.47 98.35 C 13 Ketamina 44.140 0.40 98.75 C
Elaboración del plan anual de caja Se deben incluir en el plan financiero los plazos estipulados para las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, para tener un flujo de fondos preciso en el tiempo. El presupuesto permite programar los requerimientos financieros de la entidad mes a mes. Ajustado el presupuesto de acuerdo con el movimiento real de las necesidades, se efectúan en el plan de compras los ajustes requeridos mes a mes. Pero desde el punto de vista del movimiento de las disponibilidades financieras reales, deben tenerse en cuenta los plazos que se establecen para los cobros y los pagos. Estos plazos afectan directamente las disponibilidades financieras de la entidad en cada momento.
14 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
A pesar que se tengan todas las previsiones, jamás habrá una programación
perfecta. Por este motivo es necesario monitorear el comportamiento de la
demanda de cada uno de los productos previstos, para convertir el presupuesto
en el programa de compras. Existen dos motivos de error en el cálculo de las
cantidades estimadas: mal calculo de las frecuencias de algunos eventos o mal
calculo de las necesidades de productos en algunas intervenciones.
Se pueden presentar cambios en la programación de las compras por
contingencias, presencia de picos epidemiológicos a destiempo según sus
tendencias habituales, incidencia de patologías reemergentes y emergentes y
desarrollos institucionales no planeados como la ampliación rápida de servicios
existentes o nuevos servicios por contrataciones adicionales que obligan a variar
la forma de dispensación de medicamentos, por ejemplo servicios domiciliarios
u hospital día por las presentaciones que en ellos se manejan.
La información procesada del mes anterior servirá para ajustar los
requerimientos del mes siguiente. De esta manera, si las cantidades de un
producto están por encima de lo previsto inicialmente, no será necesario
adquirir; o, si los niveles están por debajo de lo previsto, será necesario
modificar el plan de compras para reponer anticipadamente sus inventarios. En
este proceso es indispensable establecer una estrecha y sistemática interacción
entre los prescriptores, el Servicio Farmacéutico y otros centros de costo
(laboratorio clínico, apoyo diagnóstico, etc.)
15 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
Para realizar la gestión eficiente en el manejo de los inventarios, se debe
considerar la fijación de cantidades máximas, cantidades mínimas, puntos de
reposición e índices de rotación.
4.3 ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS
La adquisición de los medicamentos y dispositivos médicos para la
prestación de los servicios es el objetivo primordial del sistema de suministros.
4.3.1 Modalidades de adquisición
Se plantean dos modalidades de compra: los concursos de proveedores y las
adquisiciones directas.
4.3.1.1 Concursos de proveedores
Los proveedores son convocados a presentar sus propuestas en un certamen
en el cual las reglas de juego están previamente fijadas; por las características de
su apertura pueden ser abiertos o selectivos.
Có
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o
Denominación
común
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16 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
Concursos abiertos: Se convocan públicamente a los proveedores a presentar
ofertas, las cuales deben someterse a exigencias señaladas en los pliegos de
condiciones. También se les conocen como licitaciones públicas y pueden tener
carácter nacional o internacional. Se puede obtener una amplia participación de
oferentes y precios muy favorables. Implica un buen número de pasos,
realizados por diferentes áreas de la institución (administrativa, médica,
jurídica, financiera) y demanda un compromiso serio de todas ellas y una
programación exigente.
Concursos selectivos: Los fabricantes son escogidos entre los inscritos en el
kárdex de proveedores e invitados a presentar sus cotizaciones. La oferta es
limitada, los precios pueden no ser tan bajos, pero la agilidad administrativa es
mayor.
Concursos consolidados: Esta modalidad se presenta cuando diferentes
instituciones del sistema de salud de un país o región (sector oficial, sector de la
seguridad social, etc.) o los sistemas de salud de diferentes países se unen para
hacer adquisiciones conjuntas, invitando a los proveedores a someter sus
ofertas, una vez sumadas sus necesidades de productos hospitalarios. Las
ventajas de los concursos consolidados son muchas: Mayor número de
oferentes, bajos precios, grandes posibilidades de aplicación de programas de
calidad. Exige una ágil y oportuna coordinación intersectorial, simplificación
administrativa, una legislación adecuada y un proceso sistematizado.
4.3.1.2 Adquisiciones directas
En este caso no opera la participación colectiva de proveedores. La IPS pide
tres cotizaciones directamente a fabricantes o distribuidores inscritos en el
kárdex de proveedores y con uno de ellos realiza la negociación.
4.3.2 El comité de compras
Las decisiones de adquisición deben ser tomadas por una instancia colectiva
y técnicamente capacitada. Se debe conformar un comité responsable de la
evaluación de los oferentes de los productos, de la realización de las
adquisiciones con base en las cotizaciones vigentes y de acuerdo con las
17 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
necesidades reales programadas para el período, y de construir un kárdex de
proveedores.
El comité de compras debe seguir las políticas técnicas y comerciales de
adquisición. Debe trabajar sobre la base del listado de medicamentos y
dispositivos médicos adoptado por la institución y no salirse de los proveedores
oficialmente seleccionados. Contando con un plan anual de necesidades, es
función del comité de compras aprobar el programa de compras y realizar
oportunamente los procesos de adquisición, garantizando que nunca los
productos lleguen a agotarse o deban adquirirse por procedimientos
apresurados. Los principios de la negociación son transparencia, economía e
igualdad de oportunidades.
El comité de compras debe estar presidido por el gerente de la IPS y el
administrador. Las adquisiciones que se acuerden deben tener respaldo en el
plan financiero de la institución. Por lo tanto, es importante también la
participación del administrador, para garantizar el enlace con la parte
administrativa y financiera. Es importante una composición interdisciplinaria,
por ejemplo, el jefe del Servicio Farmacéutico y los responsables de cada área
(laboratorio, rayos x, odontología) pueden participar en el comité de compras
cuando vayan a adquirirse productos de su área.
El jefe de recursos físicos, con base en los reportes del director del Servicio
Farmacéutico, sustentará ante el Comité el estado del inventario discriminado
por cada uno de los centros de costo y el análisis de cumplimiento del programa
de compras; presentará un informe de existencias y un informe de utilización de
productos durante el período respectivo. Presentará luego el programa de
adquisiciones para el siguiente período en el que se incluyan:
Cantidades que deben adquirirse por cada ítem del listado institucional.
Propuestas vigentes por proveedor para cada uno de ellas con el respectivo
cuadro comparativo global de los proveedores.
Costo de la propuesta con precios totales y fechas de pago.
Cuando la IPS participa en procesos de negociación conjunta, el trabajo del
comité se agiliza notoriamente, al contar durante la vigencia del proceso, con
cotizaciones y proveedores seleccionados respaldadas por las evaluaciones
18 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
técnicas y financieras realizadas de
forma centralizada de acuerdo con
los principios de transparencia,
economía, responsabilidad y
selección objetiva.
Todo comité de compras debe
dejar en constancia, un acta
firmada por los asistentes, en
donde se consignan las
determinaciones tomadas:
Necesidades, oferentes, decisión de
adquisición según cantidades,
precios unitarios, proveedores y
forma de pago. El acta se revisará
en la siguiente reunión, para informar acerca de su ejecución o cumplimiento.
4.3.3 Procedimiento de adquisición
El comité de compras debe contar con una reglamentación interna precisa que
señale los procedimientos establecidos para el proceso de adquisición. Se
contará con una garantía de transparencia en la negociación.
4.3.3.1 Antes de la reunión del comité
El jefe de recursos físicos, o quien haga sus veces, prepara la información para
el comité: Revisa puntos de reposición y calcula cantidades a pedir de cada ítem.
El Director del Servicio Farmacéutico es el encargado de recopilar la
información sobre existencias y necesidades de los medicamentos y dispositivos
médicos de la institución.
Cuando no se disponga de cotizaciones adecuadas y actualizadas, recursos
físicos pide cotizaciones y disponibilidad a los proveedores.
El jefe de recursos físicos elabora el cuadro comparativo de ofertas.
Reunión del Comité de Compras o Verificación del quórum. o Lectura del acta anterior: Productos que
debían adquirirse, propuestas aprobadas, precios, cantidades, valores totales (incluyendo forma de pago) y plazo de entrega.
o Informe detallado de ejecución de compras.
o Presentación de necesidades actuales y propuestas de adquisición.
o Adjudicación: Proveedor, cantidad, precio, forma de pago, plazo de entrega.
o Proposiciones y varios: Proposición de nuevos proveedores, nuevos precios, informes de calidad, etc.
19 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
Revisa con el administrador y
el área financiera el informe de
disponibilidad presupuestal.
Cuando se tiene el listado
institucional de medicamentos y
dispositivos médicos consolidado
con el conjunto de fabricantes de
cada producto que cumplen con
los requisitos de calidad y
cumplimiento, se pueden
analizar los precios ofrecidos. Se
busca la mejor alternativa, hasta
definir el producto y el
proveedor, y por consiguiente, el
precio del mismo.
El precio no siempre es el
único criterio de adjudicación.
Factores como la calidad del
servicio, la seriedad del
proveedor, o el plazo para el pago puede hacer que el menor precio nominal no
sea el mejor precio real, un mes adicional de plazo puede equivaler
aproximadamente a un 4% o 5% de descuento.
4.3.3.2 Después del comité
El comité entrega al área administrativa y a la oficina jurídica las
adquisiciones definidas. Se elaboran los contratos y las órdenes de compra y se
comunica a los proveedores. Se envía copia de contratos y ordenes de compra al
almacén.
El jefe de recursos físicos hace seguimiento a los pedidos.
4.3.2 Contratación
En el contrato deberán establecerse, como mínimo, las siguientes estipulaciones: o Fecha. o Lugar. o Objeto, incluyendo las especificaciones
técnicas; si se trata de un medicamento o elemento médico-quirúrgico deberá indicarse el nombre en genérico (y el nombre comercial sí se considera relevante) la forma farmacéutica, concentración, presentación, cantidad, especificaciones del envase, empaque y embalaje; las especificaciones de calidad que debe cumplir el producto, condiciones de almacenamiento, vida útil, fecha y plazos de entrega, sanciones en caso de incumplimiento, etc. Plazo o término de duración del contrato.
o Valor: Precio unitario pactado y precio total.
o Terminación anticipada, o sanciones, o garantía. o Las demás que permitan garantizar la
entrega de los productos.
20 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
4.3.2.1 Principios de la contratación
El respeto de los principios de la
contratación, se debe seguir como
garantía de la claridad y eficiencia en
la gestión:4
Transparencia e
Imparcialidad, por
Igualdad de oportunidades
Selección objetiva
Suficiente información a:
Los proponentes para la
elaboración de sus propuestas
La comunidad una vez tomadas las
decisiones.
4.3.2.2 Características de los contratos
El contrato se perfecciona al firmar el documento escrito por ambas partes;
para su ejecución se requiere la aprobación de la garantía ofrecida por el
contratista y el registro presupuestal que respalda la adquisición.
4.3.4 El kárdex de proveedores
4 Es una particularidad del régimen de contratación de las IPS pública, la posibilidad de aplicar las
llamadas “cláusulas excepcionales”, conocidas como exorbitantes: Interpretación unilateral: si las
diferencias de interpretación ponen en riesgo el servicio de la entidad. Modificación unilateral: siempre y
cuando no superen el 20% del valor del contrato y sean para evitar grave deterioro del servicio.
Terminación unilateral: por consideraciones de orden público, muerte e incapacidad de un contratista
persona natural, disolución del contratista persona jurídica, cuando haya interdicción de un contratista
persona natural o quiebra si es persona jurídica, o cuando por motivos como cesación de pagos, concurso
de acreedores o embargo del contratista se vea afectado gravemente el cumplimiento del contrato. En
todos estos casos se pagará la parte proporcional ejecutada. Caducidad: por incumplimiento. Reversión: en
contratos de explotación o concesión de bienes del Estado. En todos los casos anteriores, el acto
administrativo motivado deberá estar debidamente respaldado por pruebas documentales. No son
pertinentes las cláusulas excepcionales en el caso de los contratos interadministrativos ni en los contratos
cuyo objeto sea la dotación.
El formulario de inscripción La información general que debe contener un formulario de inscripción contendrá como mínimo: o Nombre o razón social del
proveedor que se inscribe. o Representante: para la ciudad
en la que se realiza la inscripción.
o Certificado de existencia y representación legal de la cámara de comercio.
o Lista completa de los productos que ofrece y condiciones de venta:
o Vigencia de las listas de precios.
o Registro sanitario oficial. o Certificado de buenas
prácticas de manufactura (BPM).
21 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
El kárdex de proveedores5 es un mecanismo de formalización de relaciones
entre las IPS y los proveedores. Representa el conocimiento de las características
del proveedor, de lo que produce y comercializa y a la vez una especie de
preselección de fabricantes, potenciales contratistas. Y es la verificación de un
posible mercado para sus productos para los proveedores.
Un kárdex de proveedores proporciona, de forma inmediata, información
pertinente, objetiva y oportuna de los productos a adquirir, apoyo en la toma de
decisiones correcta de adjudicación y agiliza el proceso de la adquisición en lo
referente a consecución de oferentes potenciales, otorga seguridad al comprador
5 Serna, Ana T. El registro y calificación de proveedores como herramienta en el proceso de adquisición y
aseguramiento de la calidad de los productos en salud. Revista Nuevos tiempos, Ediciones Cooperativa de
Hospitales de Antioquia-COHAN- Vol. 2. No.1. 1995
Criterios para calificar proveedores La información consignada en la inscripción, ofrece información para asignar una calificación al proveedor. Algunos parámetros susceptibles de ser cuantificados son: Capacidad máxima de contratación. Certificados de cumplimiento. Recurso humano calificado. Programa de aseguramiento de la calidad. Buena infraestructura tecnológica. Capacidad instalada acorde a las metas de producción. Certificado de Buenas Prácticas de Elaboración (BPE). Si se compran preparaciones magistrales elaboradas por un establecimiento farmacéutico autorizado. Cuando la institución tiene un récord de relaciones comerciales con el proveedor puede calificar otros parámetros referentes a la calidad del producto recibido, entendida como la calidad intrínseca del mismo, verificable mediante análisis de control de calidad, o por medio de procesos de recepción técnica y administrativa. Además se evalúan aspectos como: Tiempo de entrega. Adherencia a las instrucciones de entrega. Cumplimiento de especificaciones técnicas y administrativas. Entrega de documentos. Atención a reclamos. Informe de agotados. La inscripción y calificación de proveedores es el primer paso para llevar un programa de aseguramiento de la calidad institucional, el cual tiene dos momentos: preventivo, que se asimila a ahorro de problemas, y correctivo referido a la
solución de problemas.
22 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
por tener conocimiento previo de la seriedad y capacidad técnica de estos y
exige además, revisión periódica del mismo, para asignar calificación al
proveedor y mantener actualizada la información.
4.3.4.1 Referencias de cumplimiento.
Los formularios clasificados, ordenados por productos y archivados se
revisan periódicamente con el fin de registrar cambios en la información
general, incluir registro de productos nuevos de proveedores ya inscritos, o
revisar las vigencias de las listas de precios.
4.4 CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO
Como características fundamentales del proceso se contemplan las siguientes:
La interrelación de los subprocesos con los demás procesos organizacionales,
necesitando la articulación de los resultados de las dos líneas involucradas
(administrativa y asistencial) para la conformación del listado de medicamentos
y dispositivos médicos de la institución.
La selección y evaluación de proveedores como clientes estratégicos de la
organización, donde se debe contemplar desarrollos empresariales de ellos
como parámetros de seriedad y cumplimiento que garanticen los objetivos
corporativos.
En tercer lugar la toma de decisiones bajo incertidumbre, aunque se
especifiquen los términos para la comparabilidad de las opciones, nunca se
tendrá la certeza de la forma como se desarrollarán las actividades en la
prestación real de los servicios, lo que obliga a evaluaciones permanentes y
reprogramaciones de conformidad como evoluciona la gestión de la IPS.
Otro aspecto es el manejo de indicadores de gestión y técnico – científicos
para la escogencia y seguimiento de las decisiones.
Finalmente la organización en procesos de evaluación y de convocatorias
públicas con respaldo normativo y operacional.
23 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
4.5 ORIENTACIÓN AL USUARIO
En este caso particular los usuarios del proceso es la organización en pleno
quienes deben estar informados y tener una participación activa a través de:
La definición de los criterios de priorización y programación de los productos
requeridos, que deben expresar las características técnicas importantes para
cada grupo de profesionales.
La identificación de los presupuestos y parámetros de rotación desde lo
financiero para determinar la mejor forma de contratación y pago que se debe
implementar.
La conformación de una base o listado de proponentes que permita una
amplia posibilidad de vínculos comerciales y de garantía frente al cumplimiento
de los compromisos planteados.
Delimitar los indicadores y requisitos que permitan desarrollar un ejercicio
de control ciudadano y rendición de cuentas acorde a la responsabilidad del
proceso.
Por tanto es valiosa la inversión en información y metodologías de
canalización de los conceptos que en este proceso son de carácter decisorio para
la mejor escogencia de proveedores.
5 DOCUMENTACIÓN
Finalizado los acuerdos de las adquisiciones, el comprador espera que los
medicamentos sean entregados en el tiempo acordado.
La oficina de adquisiciones debe implementar un sistema de control para que
el proceso se cumpla en los plazos de entregas establecidos puntualmente.
-Correspondencia con los Proveedores – Se utilizan cartas estandarizadas
para tener información sobre cada pedido durante el periodo del tiempo
anticipado.
-Tarjeteros para el Control de Pedidos Pendientes –
24 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
6. REQUISITOS PARA LA GESTION
6.1 RECURSO HUMANO
6.1.1 Competencias
Recurso Humano, Procedimientos, Sistema de Información.
La ejecución de las actividades de adquisición requiere de personal
capacitado, una estructura de organización adecuada, procedimientos bien
diseñados, y un sistema de funcionamiento operacional, así como de fondos,
instalaciones y equipos apropiados.
De todos estos elementos el personal, los procedimientos y el sistema de
información son críticos para lograr los objetivos del proceso de adquisición.
El proceso de adquisición requiere de una suficiencia de fondo, instalaciones,
equipos y estructura organizativa. Si el personal de adquisiciones no logra su
cometido consiguiendo precios bajos, entregas rápidas y alta calidad en sus
labores, se hace necesaria la evaluación de todos los componentes del sistema de
adquisiciones.
La función principal del jefe de Adquisiciones es la de obtener los artículos
que se necesiten en el tiempo apropiado, en las cantidades correctas y a los
precios más favorables posibles.
Los tres elementos importantes del proceso de adquisiciones que se
analizarán en este capitulo son: Métodos de Adquisiciones, Términos del
contrato y Estado del pedido.
6.2 INFRAESTRUCTURA
6.2.1 Espacio
Este procedimiento requiere de áreas específicas para el manejo de las
muestras de medicamentos y dispositivos médicos, de conformidad con las
especificaciones de cada uno de los productos, estas áreas pueden ser parte de
25 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
las áreas funcionales normales que durante el tiempo de selección de
proveedores se destina parte para esa actividad.
7 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
7.1 MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO
La institución o el establecimiento contará con criterios, técnicas y métodos
que permitan continuamente controlar, evaluar y gestionar la calidad durante el
proceso de adquisición de medicamentos y dispositivos médicos, de
conformidad con el artículo 13 del Decreto 2200 de 2005 modificado
parcialmente por el Decreto 2330 de 2006, el presente Manual, la resolución que
lo adopta y las demás normas aplicables a la materia y las que los modifiquen,
adicionen o sustituyan. En el proceso de adquisición de medicamentos y
dispositivos se controlará continuamente el cumplimiento de la normatividad
para la contratación administrativa, civil y comercial, según el caso,
especialmente, el cumplimiento de los principios de economía, transparencia y
selección objetiva del contratista. Además, se tendrá en cuenta el sistema de
codificación para medicamentos y dispositivos médicos de acuerdo con lo que
establezca para tal fin el Ministerio de la Protección Social.
7.1.1 Satisfacción del usuario
En este proceso se determina la satisfacción en el momento de la prestación
efectiva de los servicios, es allí donde deben estar los productos y diferentes
opciones terapéuticas que permitan el ejercicio profesional de la forma mas
idónea y con las mas altas calificaciones técnicas que garanticen al paciente una
atención de calidad y con la oportunidad requerida para cada caso en particular.
7.1.2 Auditoria Interna
Un programa de control de calidad debe considerar lo siguiente:
Que seleccione proveedores con normas de calidad aceptables
Que los medicamentos recibidos del proveedor comercial y donante
cumplan a su entrega con las normas vigentes.
26 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
Que los embalajes y envases cumplan con los requisitos del contrato y
puedan resistir las condiciones de manejo y almacenamiento.
En los programas de control de calidad se deben medir los costos de los
procedimientos contra los beneficios de aprovisionarse de medicamentos
seguros y efectivos.
Se deben establecer procesos administrativos para asegurar la calidad de los
medicamentos. Estos procesos incluyen el adiestramiento y supervisión del
personal de la oficina de adquisición, tener un sistema de información eficaz.
27 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
BIBLIOGRAFIA
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COHAN- Vol. 2. No.1. 1995