3.6. componente de tecnologia de la informaciÓn · 2015-10-01 · el sistema de gestión de...

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CÓDIGO FI-COMU-610224

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3.6. COMPONENTE DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACIÓN

3.6.1. ESTADO DE LOS ASPECTOS INSPECCIONADOS

1. SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION EN SALUD Hallazgos

SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION

Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011

SI NO

Sistemas de Información y Reportes SNS

8 1

Análisis. MODO DE VERIFICACION

HALLAZGO

Hallazgos

Enero 2010 - Junio 2011 SI NO

Existe un responsable y/o responsables del Sistema de Información en la institución

Cuenta con (1) un Ingeniero de Sistemas con Especialización en comunicaciones de Planta. Ingeniero: Guillermo Cuellar. El IDSN tiene implementado un proceso Transversal denominado Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, del cual hacen parte los procesos de Administración del Sistema Integral de Información y el proceso Administración de Tecnologías de Información. Cada proceso se encuentra documentado e implementado; así mismo se han definido responsables para su coordinación y ejecución. Ver evidencia Punto CD 1/5 Punto 1.

SI

Se encuentra implementado un sistema integral de información en salud (manuales de procesos y procedimientos, información estadística, indicadores, series históricas de comportamiento de variables y se está monitoreado su

S e cuenta con un Sistema Integrado de Vigilancia de Salud Pública (SIVIGILA), Lleva las estadísticas de Morbilidad y Mortalidad anualmente, software entregado por INS. Instituto Nacional de Salud, este software fue entregado por convenio al Departamento de Salud del Nariño, el

SI

http://www.pdfcomplete.com/cms/hppl/tabid/108/Default.aspx?r=q8b3uige22

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funcionamiento)

Doctor: JUAN CARLOS VELA -Epidemiólogo el es quien lleva el control de indicadores los cuales se reflejan en el Informe - Indicadores básicos de salud Departamento de Nariño. Ver evidencia CD 1/5 Punto 2.

Existe una consolidación, evaluación, análisis de bases de datos y toma de decisiones. (Verificar la existencia de una herramienta que permita la validación periódica y sistemática de las bases de datos para el reporte de la información)

El Sistema cuenta con un Sistema que permite hacer la evolución y realizar los cruces de Información de los Rips, los cuales son Recibidos y validados y de acuerdo a las validaciones y novedades presentadas, se hacen las respectivas actualizaciones, además cuenta con un control para la toma de decisiones en cuanto a la comprobación de los derechos de los usuarios de la Base de Datos de Usuarios Afiliados - BDUA. Anteriormente esta función la Realizaba el Departamento pero actualmente es realizada por el MPS. Para ello se puede comprobar la verificación a través de los Archivos Planos de la BDUA, de los años 2008, 2009, 2010,2011. Ver evidencia CD Punto 3.

SI

Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

Actualmente no se cuenta con un programa Sistematizado de Gestión Documental, pero en la actualidad se lleva manualmente de acuerdo a la norma; dentro del proceso de Gestión Documental existe el proceso de Archivo y correspondencia es un desarrollo propio de la Entidad, Para la parte documental se cuenta con un programa de correspondencia LLAMADO UNIDAD DE CORRESPONDENCIA, donde se controla la Información a través de un Usuario Autorizado, con respecto a todo lo que tiene que con estas (5) opciones: 1. Correspondencia Recibida a. Radicación b. Consultas c. Recibida Interna d. Seguimiento a la

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correspondencia e. Histórico 2. Correspondencia Enviada a. Documento nuevo b. Correspondencia enviada c. Consulta d. Seguimiento e. Histórico 3. Notas Internas a. Notas Internas b. Notas internas recibidas c. Histórico 4. Derechos de Petición a. Radicación DP b. Derechos de petición c. DP vencidos d. DP no respondidos e. Consultas DP f. Histórico 5. Administrador Ver evidencia CD 1/4 Punto 4.

Los sistemas de información de la entidad cumplen con las características de que debe ser protegida frente a su deterioro por causas físicas o lógicas (backups), como frente a accesos no autorizados, confidencial, disponible e integra

Se realizan Backups - Copias de Seguridad de la Información con periodicidad semanal la parte Financiera y Periodicidad Mensual lo que son Sistemas de Información en Salud y los Sistemas cuentan con un proceso de Logeo y Autenticación por seguridad para que por perfile se pueda hacer este tipo de backups. También se realizan los Backups de los Servidores. Ver evidencia de la Información Logs CD 1/5 Punto 7.

SI

Los backups están siendo custodiados fuera de la entidad según la norma de seguridad

No, se realizan backups en custodia fuera de la Entidad. Ver evidencia CD 1/5 Punto 6.

NO

Los sistemas de información adquiridos con que cuenta la entidad territorial se están utilizando de manera eficiente, se realizan las actualizaciones necesarias frente a los cambios normativos, se brindan la asistencia técnica necesaria y no se han dejado de utilizar.

Se lleva formatos de Calidad correspondiente al Mantenimiento, Control y Soporte de la Red de usuarios. Para ello se utilizan unos formatos de solicitud de servicio que son diligenciados por el usuario final para verificar la conformidad del servicio. Ver CD 1/5 evidencia Punto 7

SI


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formatos soporte. La ET cuenta con un inventario informático (hardware y software)

Se cuenta con el registro en Excel del Inventario de Estaciones de trabajo, servidores y Licenciamientos, SF, HW, Comunicaciones. Ver evidencia CD 1/5 Punto 8.

SI

Verificar que la ET este realizando el cargue de información según lo contenido en la circular única 047 a la SNS (recepción datos vigilados)

Se verifica el envío exitoso del Archivo 047 a la SNS. Ver evidencia CD Punto 9. SI

Conclusiones: Se concluye que la parte tecnológica de la Entidad se encuentra bastante Normalizada con respecto a la Normatividad sugerida por el Gobierno, por otra parte los Programas de Gestión Documental y Archivística aun que en gran parte esta Sistematizado hay algunos apartes se llevan manualmente podrían tener un plan de mejoramiento continuo donde se sistematicen estos procesos para agilizar y mejorar las operaciones con respectos a las normativas de Ley. Persona entrevistada: Sra. RUBY NANCY MARTINEZ Y Doctor: FRANCO.

2. RIPS Hallazgos

RIPS


SI NO

Resolución 3374 de 2000

5 0


HALLAZGO

Hallazgos


Existe la Base de Datos que consolide los RIPS de los Prestadores

Cuenta con una Base de Datos en Visual C ++, donde se lleva el Control de Recepción, validación, consolidación, envío y generación de reportes de los Prestadores, además se les hace seguimiento y

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se les brinda capacitación y asistencia técnica, Para comprobación de los servicios contamos con las bases de Datos de RIPS anos 2009,2010,2011. Ver evidencia CD 2/5 Punto 10.

La ET cuenta con un profesional idóneo y responsable para el envío de los RIPS al MPS

Cuenta con un Tecnólogo de Sistemas contratista para su manejo- CARLOS IVAN GUERRERO CABRERA -Contrato de servicios. CPS Nro. 2011000125 Enero 2001. Ver evidencia Acto Administrativo Nombramiento CD 2/5 Punto 11.

SI

El Sistema de información cuenta con Indicadores de Calidad

El sistema genera indicadores desde el Sistema de Gestión de Calidad. Norma NGC: 1000. Donde se mide la cobertura, calidad y cumplimiento, Ver evidencia CD 2/5 Punto 12.

SI

La ET mensualmente está cumpliendo con el reporte de información de RIPS al Ministerio de Protección social

Archivos de RIPS Enviados de Octubre a Diciembre de 2010 y Enero a Mayo del 2011. Ver evidencia CD 2/5 Punto 13.

SI

Existen controles por parte de la ET para validar que las IPS de su Jurisdicción estén reportando información de los RIPS

Se llevan indicadores de cobertura y cumplimiento y existe un control Sistematizado EMSIIS.- Sistema Integral de Información en Salud. Archivo validador RIPS, además se Controla y se les da Capacitación y asistencia Técnica, Archivo Oficio envió Ministerio de Anos 2009, 2010,2011. Respuestas de Of MPS. Ver evidencia CD 2/5 Punto 14.

SI

Conclusiones: La Gestión es llevada por el Señor: Carlos Iván Guerrero Cabrera, quien se encarga de enviar la Información de solicitud de los Rips a los Municipios para actualizarlos en su base de datos, lo cual podemos constatar en la evidencia en CD 2/5 Punto 10-14. Persona entrevistada: Tecnólogo en Sistema CARLOS IVAN GUERRERO CABRERA.


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3. FOCALIZACION DE LA POBLACION Hallazgos

FOCALIZACION DE LA POBLACION


SI NO

Ley 100 de 1993

4 1


HALLAZGO

Hallazgos


Existen las Bases de Datos del proceso de la población focalizada, consolidada.

Carga, cruce, Afiliación, Listado Elegibles. Bases de datos BDUA 2008, 2009, 2010,2011. Para su comprobación se puede ingresar a la dirección Internet www.idsn.gov.co, icono, Base datos única de Afiliados BDUA. Ver CD 2/5 Punto 15.

SI

La ET cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de la población focalizada /Elegibles.

Si cuenta con un Técnico Luis Fernando Paredes Funcionario de Planta. Ver Acto Administrativo del Nombramiento, Ver CD 2/5 Punto 16.

SI

Esta Base de Datos cuenta con procesos de depuración, ajustes, actualización y es validada y certificada con el DNP

La remisión para validación por parte del DNP, la hacen directamente los Municipios que son quienes realizan la encuesta SISBEN para la focalización- Elegibles de los Diferentes programas. Punto 17.

NO

Existen controles por parte de la ET para validar que los municipios de su Jurisdicción estén reportando información de la población focalizada

Ahora Reporte de Elegibles, Se realizan validaciones y cruces de la Información y las novedades son reportadas al Fosyga, Ver evidencia CD 2/5 Punto 21 - Novedades Remisión FIDUFOSYGA 2010-2011.

SI

Como proceso de depuración se realizan cruces aleatorios de las Bases de Datos de la

La base de datos de que dispone el IDSN, permite establecer los controles de depuración, ajustes, actualización y es validada por el

SI


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población focalizada, con las bases de datos de la EPS del régimen subsidiado

IDSN. El proceso de validación, se hace igualmente con el cruce con las bases de datos del Régimen Subsidiado y Contributivo. Con el fin de que no se presente una doble afiliación. Dentro del proceso de asistencia técnica que brinda la institución a los Municipios y EPS. Ver evidencia CD 2/5 Punto 22.

Conclusiones: Lo refente a la Pregunta: La remisión para validación por parte del DNP, la hacen directamente los Municipios que son quienes realizan la encuesta SISBEN para la focalización- Elegibles de los Diferentes programas, El IDSN(Instituto Departamental de Salud de Nariño), realiza vigilancia, Control y Apoyo Tecnológico. Persona entrevistada: Ingeniera de Sistemas: LUIS FERNANDO PAREDES

4. ASEGURAMIENTO Hallazgos

ASEGURAMIENTO


SI NO

Ley 715 de 2001 Ley 1438 de 2011

Decreto 971 de 2011 5 2


HALLAZGO

Hallazgos


Existe la Base de Datos de los afiliados al Régimen Subsidiado

Se pueden ver a través del Sistema de Información IDSN. En la dirección Internet www.idsn.gov.co, BDUA (Base de Datos Usuarios Afiliados). Ver evidencia CD 2/5 Punto 23.

SI

La ET cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de los afiliados al Régimen Subsidiado

Cuenta con un Técnico de Sistemas para esta labor. Luis Fernando Paredes. Ver evidencia CD 3/5 Punto 24.

SI


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Existen mecanismos que permitan validar información de traslado

Esta actividad no la hacemos, Porque es realizada por los Municipios y Distritos de acuerdo a la modificación de la Resolución 812 con la Resolución 1982 de 2010. Pero si hace se hace seguimiento, Vigilancia, Control y Apoyo Tecnológico, en caso de queja o reclamo. PUNTO 25

NO

Existen Procedimientos para identificar y validar las novedades de afiliación, ingreso y salida de afiliados por mortalidad, natalidad, cambio etareos y traslados geográficos

El IDSN, realiza actividades de asistencia técnica donde se da capacitación, apoyo vigilancia y control pero esta actividad es realizada por los Municipios por res. 1982 de 2010. Que es verificada a través de N13 Y N15. Por fallecimientos (N09), traslados (N13YN15) y nuevos afiliados al FOSYGA. Persona Responsables IDSN, - Luis Fernando Paredes. PUNTO 26.

NO

Verificar que estén reportado información de los afiliados y de las novedades al Fosyga, a la Superintendencia Nacional de Salud y al Ministerio de Protección Social.

Se hace Asesoría, seguimiento y asistencia técnica de Las novedades enviadas al FOSYGA. A través del cargue y descargue de archivos generados por FOSYGA vía FTP (File Transfer Protocol). Ellos nos dan un usuario autorizado para el ingreso al FTP. Ver en CD 3/5 Punto 27.

SI

Verificar si las bases de datos de los municipios de su jurisdicción realizan la validación dentro de los plazos establecidos para el reporte de actualización de novedades de la BDUA.

Se puede evidenciar a través del FTP, la entrega de las Novedades de los Municipios al FOSYGA. Se hace seguimiento para que se realice dentro del doceavo día hábil de cada mes. Ver CD 4/5 Punto 30. Bases 2008-2011,

SI

Verificar que el Ente Territorial contenga una base de datos en el cual se tengan identificados los recursos que el Departamento gira a la Cuenta Maestra de los municipios para la cofinanciación del Régimen Subsidiado y se este realizando dentro de los 5 primeros días de cada mes

Se puede evidenciar el acumulado de giros que hace el Departamento en cumplimiento a la resolución 890 de 2011, y su seguimiento se hace a través de la evaluación del POA de cada Municipio, ver consolidado de Giros CD 4/5 Punto 31.

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Conclusiones: La información de traslado es validada por los Municipios y Distritos en el Departamento Esta actividad no la hacemos, pero se hace seguimiento, vigilancia, control y apoyo tecnológico. Persona entrevistada: LUIS FERNANDO PAREDES.

5. RED DE PRESTADORES

Hallazgos

RED DE PRESTADORES

Hallazgos


Ley 10 de 1990 Ley 715 de 2001

Ley 1438 de 2011 Decreto 1011 de 2006

Circular Única SNS

20 0


HALLAZGO


SI NO El sistema de información cuenta con mecanismos de captura, actualización, disponibilidad de datos, sobre los prestadores de salud.

El IDSN, dispone de la Base de datos del Ministerio de la Protección Social, donde se registran todos los prestadores de servicios de salud tanto públicos, privados e independientes. se puede ingresar por la dirección Internet www.idsn.gov.co, Link MPS, De la misma manera, se tiene documentada la red de prestadores públicos donde se registra toda la capacidad instalada de los prestadores. El proceso de habilitación de prestadores, permite monitorizar a todos los prestadores del departamento. - Ruby Martínez. Ver evidencia CD 4/5 Punto 32.

SI


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Existen una base de datos de la red de EPS e IPS con identificación de los servicios prestados

Se soportan para actividad en la Página del MPS, en el Registro Especial de prestadores de servicios de Salud. Mediante usuario autorizado por MPS, Para poder hacer la validación de prestadores nuevos y de novedades. Ver CD 4/5 Punto 33.

SI

Se cuenta con indicadores de servicio que permita validar la calidad y oportunidad del servicio de las IPS y EPS

Profesional de Calidad y Aseguramiento Contacto Doctor Rodrigo Erazo o Doctora: Miriam Pantoja. Ver CD 4/5 Punto 34.

SI

Se cuentan con un Sistema de información que ofrezca los mecanismos para verificar la norma frente a las condiciones de habilitación de las IPS

Se realiza a través IDSN, www.idsn.gov.co, y del Aplicativo del MPS www.minproteccion.gov.co, como apoyo. A través de Usuarios Autorizados. Ver evidencia CD 4/5 Punto 35.

SI

Verificar el listado de la red de prestadores de acuerdo al nivel de complejidad que le corresponde y servicios ofertados

Se realiza a través del Aplicativo del MPS, www.minproteccion.gov.co. Ver evidencia CD 4/5 Punto 36.

SI

Verificar si existe la base de datos de los Prestadores de Servicios REGISTRO ESPECIAL DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD HABILITADOS.

Se realiza a través del Aplicativo del MPS. www.minproteccion.gov.co. Ver evidencia CD 4/5 Punto 37. SI

La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos del Registro Especial de Prestadores

Técnico Operativo Ruby Martínez. - Entrevista Víctor Hugo por que el Técnico se encontraba en comisión. Ver Acto Administrativo Nombramiento CD 4/5 Punto 38.

SI

Se realizan cruces entre la Base de Datos del registro Especial de Prestadores de servicios de Salud con la Base de Datos de Ministerio de la Protección Social

Se realiza un backups (copia) a través del Aplicativo del MPS, con usuario Autorizado y se hace cruce con las novedades de información de los prestadores de servicios de

SI


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Salud y hace referencia a la evidencia en CD 4/5 Punto 39

El Sistema de Información permite la asignación y validación del código de un prestador nuevo y existen los controles para evitar duplicidad.

Confronta datos del registro de habilitación de una IPS con lo que habilita el prestador por el link del MPS. Www.minproteccion.gov.co. Ver evidencia CD 4/5 Punto 40.

SI

Verificar que el Sistema de Información permita la actualización mensual de la información sobre la oferta real disponible en su jurisdicción y que cada tres meses los primeros 5 días hábiles se trasmita la información al Ministerio de Protección Social.

Se realiza mensualmente para verificar la actualización de la Información sobre la oferta de servicios real disponible, realizada por el Técnico operativo responsable de la base de datos del IDSN. Pero la información se transmite por página web del MPS www.minproteccion.gov.co, Con un Usuario Autorizado, Ver evidencia CD 4/5 Punto 41.

SI

El Sistema de Información ofrece el soporte para administrar los procesos de Sistema de Referencia y Contra Referencia (Incluya inventario de transporte, comunicaciones, procesos, formatos, bitácoras, etc.)

Indicadores de Referencia y contra Referencia son llevados por el CRUE, El sistema de calidad del Instituto Departamental Nariño esta diseñado para hacer un seguimiento mensual a todos y cada uno de los procedimientos que desde CRUE, se manejan: Coordinación de la Referencia de Pacientes, Certificación de Ambulancias, Inscripción en misión médica, Reporte de eventos emergencias y desastres entre otros. Doctor: WILSON LARRANIAGA. Ver evidencia CD 4/5 Punto 42.

SI

Cuenta con una base de datos histórica y actualizada de la red de prestadores de servicios de su jurisdicción

El Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud, cuenta con una Base de Datos Histórica de Prestadores de Servicios de Salud de los Prestadores anteriores y Actualizada la cual es consultada a través de la Dirección Internet del Ministerio

SI


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de Protección Social MPS, www.minproteccion.gov.co. Ver CD 4/5 Punto 43.

Se cuentan con un Sistema de Información que ofrezca los mecanismos para verificar la norma frente a las condiciones de habilitación de las IPS

Se cuenta con un Sistema de Información Propio del Instituto Departamental, Desarrollado de acuerdo de los estándares y normatividad de Calidad, VIGILANCIA Y CONTROL. Ver evidencia CD 4/5 Punto 44

SI

Verifique que el Sistema de Información permita el registro de las actuaciones de Inspección, Vigilancia y Control para la validación de los prestadores no habilitados

Se Actividad se realiza a través del Link del MPS. www.minproteccion.gov.co, previa autorización por parte del Administrador del Ministerio de Protección Social de acuerdo a un Usuario y Perfil Autorizado. Ver evidencia CD 4/5 Punto 45.

SI

Verificar que el Sistema de Información realice el reporte de la visitas de Verificación de Condiciones de Habilitación al Ministerio de la Protección Social. Dentro de los 5 primeros días de cada mes

Se Actividad se realiza a través del Link del MPS. www.minproteccion.gov.co, previa autorización por parte del Administrador del Ministerio de Protección Social de acuerdo a un Usuario y Perfil Autorizado. Ver evidencia CD 4/5 Punto 46.

SI

La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de las visitas de verificación de condiciones de habilitación de los prestadores inscritos en el Registro Especial de Prestadores de su jurisdicción

Cuenta con un Ingeniero de Sistemas para esta labor. Ver CD 4/5 Punto 47 - Acto Administrativo de Nombramiento. - RUBY NANCY MARTINEZ SOLARTE.

SI

Verificar el reporte de envío del Archivo 526 a la Superintendencia Nacional de Salud a través de la Circular Única

Se verifican Los Archivos del Reporte circular Única Archivos planos 2008, 2009, 2010,2011. Ver evidencia Respectiva CD 4/5 Punto 48.

SI

Se encuentra sistematizado el censo de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud obligadas a establecer un Plan de Mantenimiento

De acuerdo al seguimiento que se hace a las IPS, con respecto a las metas, se hace un Plan de Mantenimiento, En cumplimiento de las acciones

SI


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Hospitalario y plan seguimiento cada una de las IPS.

de inspección, vigilancia el Institución Departamental de Salud de Nariño a través de la subdirección de calidad y aseguramiento viene adelantando acciones de asistencia técnica a demanda de las ips, para la elaboración del Plan de mantenimiento hospitalario de acuerdo a lo establecido en la Circular Externa 029 de 1997. Ver CD4/5 Punto 49.

La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos del Plan de Mantenimiento Hospitalario y Plan de Seguimiento de cada una de las IPS

Actividad realizada por una Profesional Universitaria: NANCY JANETH PARUMA PABON. Ver evidencia CD 4/5 Punto 50.

SI

Verificar el reporte de envío de los Archivo 524 y 525 a la Superintendencia Nacional de Salud a través de la Circular Única

Se verifica y comprueba con archivos con información 524 y 525 que reposan en CD. 4/5 Punto 51 Y 52. Con mensaje de exitoso.

SI

Persona entrevistada: DOCTOR: RODRIGO ERAZO, DOCTORA: MIRYAM PANTOJA, VICTOR HUGO, DOCTOR: WILSON LANARRIAGA.

6. TECNOLOGIA BIOMEDICA Hallazgos

TECNOLOGIA BIOMEDICA


SI NO

Resolución 434 de 2009

5 2


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HALLAZGO


SI NO Existe una Base de Datos para la administración y control de los equipos de Tecnología Biomédica

Se realizan visitas por parte de: Ingeniera Lucy Janeth Paruma. A las Entidades Prestadores de servicios de Salud IPS, Empresas Sociales del Estado, Prestadores Independientes como Médicos, Odontólogos, Fisioterapeutas, Oftalmólogos, optómetras…, Por otra parte para verificar el estado Biomédicos se confronta con el Inventario que presentado por las entidades o prestadores de Salud. Ver Evidencia Referente al Punto 52. O J O Actualmente hay 22 IPS que no han reportado el PLAN DE MANTENIMIENTO HOSPITALARIO Solicitado por el IDSN. Esta actividad se lleva Registros Manuales y Documentación Archivada en AZ. Ver evidencia Respectiva Acto Administrativo y Archivos CD 4/5 Punto 52.

SI

La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de los equipos de Tecnología Biomédica

Si cuenta con una Ingeniera Biomédica para realizar esta actividad. Ingeniera: LUCY JANETH PARUMA. Ver evidencia Respectiva Acto Administrativo CD 4/5 Punto 53.

SI

Verificar el envió del Archivo 043 a la SNS sobre el seguimiento a la tecnología biomédica y verificar si el estado del envió fue exitoso

Se verifica y comprueba el proceso de envío a la SNS del Archivo 043 y se pudo comprobar el envío exitoso. Ingeniero: GUSTAVO CUELLAR. Ver en Información CD 4/5 Punto 54, Archivos. Cargue archivo SNS.

SI


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Existen mecanismos de control que permitan garantizar que la información enviada a la SNS al INVIMA y al MPS sea la misma.

La información si remite a las tres Entidades de acuerdo a los requerimientos de las mismas, Con la SNS, se envía la Información del Programa VEO (Vigilancia Epidemiológica de Organofosforados), y al Invima se le envían semestralmente los requerimientos de productos Falsificados, alterados, en este caso son decomisados y se reporta al Invima para que hagan el procedimiento legal, con el MPS, Se reporta Información esporádicamente de acuerdo a su solicitud. Ver evidencia del Proceso CD 4/5 Punto 55.

SI

Existe un Sistema de Información que permita el Registro de la hoja de ruta de cada equipo, cuales están en procesos de próximo vencimiento para solicitar la autorización de cambio, cuales equipos están en mantenimiento, cuales en demostración, cuales con garantía del fabricante.

En el IDSN no se lleva un sistema de información que permita el registro individual de la hoja de ruta de los equipos biomédicos, para verificar su hoja de vida, mantenimiento o vida útil. Como Sistema Informático no se lleva pero si se lleva documentalmente, ver evidencia al respecto hojas de vida diligenciadas por los prestadores con respecto a equipos Biomédicos, los cuales son requeridos por circular del IDSN Nro. 087 DE 19 ABRIL 2011 DEL IDSN. P56.

NO

Validar que el Sistema controle las Pólizas que por calidad tenga cada equipo excepto los de demostración debe tener una copia.

Se cumple para algunos equipos que se tienen en el Instituto Departamental de Salud Nariño y están a cargo del INGENIERO HAROLD DE APOYO LOGISTICO EVIDENCIA DE POLIZAS, P57.

NO

Verifique que el Sistema de Información ofrezca mecanismos para el envió anual a la Dirección General de Desarrollo de la Prestación de Servicios de Salud del Ministerio de Salud, información

Existe el seguimiento a través de planes de Mantenimiento Hospitalario por parte de la Entidades Territoriales a las IPS. Responsable: DOCTOR RODRIGO ERAZO. Ver en Información CD 4/5

SI


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sobre el resultado de su gestión en materia de control y vigilancia sobre evaluación de tecnología biomédica.

Punto 58.

Persona entrevistada: DOCTOR RODRIGO ERAZO, INGENIERA LUCY JANETH PARUMA.

7. AUTORIZACIONES DE SERVICIOS

Hallazgos

AUTORIZACIONES DE SERVICIOS


SI NO

Ley 715 de 2001 6 0 Análisis. MODO DE VERIFICACION

HALLAZGO


SI NO El Sistema de información permite el control de la administración de autorizaciones a los usuarios y la prestación de servicios no POS a cargo de la Entidad Territorial

Tienen un Desarrollo propio de Software APPV (ATENCION A LA POBLACION POBRE Y VULNERABLE), donde se realizan Ingreso de solicitudes, generación de autorizaciones para prestación de servicios, por tutelas y no POS y para población especial Desplazados, vinculados. Ver en Información CD 4/5 Punto 59.

SI

La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de las autorizaciones a los usuarios y la prestación de servicios NO POS

Cuenta con un Ingeniero de Sistemas con Especialización en Ingeniería de Software: Orlando Díaz. Ver en Información CD 4/5 Punto 60. Acto Administrativo Nombramiento.

SI


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El Sistema de Información controla las autorizaciones de servicios a los usuarios frente a los servicios cobrados por las IPS

El control se hace mediante consultas que genera el Sistema APPV, con respecto a los contratos de cada proveedor o IPS, Lo cual permite controlar la doble autorización de pago de medicamentos o prestación de servicios. Ver en Información CD 4/5 Punto 61. MANUAL

SI

Existen indicadores automatizados que permitan medir la oportunidad en la generación de las autorizaciones, frente a la prestación real del servicio

Ver Informe de Indicadores de solicitud de prestador de servicios de Salud, con respecto a Autorizaciones, solicitudes, Inmediatas, negadas, tramitadas. Ver evidencia CD 4/5 Punto 62.

SI

Se cuenta con estadísticas que permitan medir cantidad, frecuencia y costos de las autorizaciones por patologías, y grupos etareos

A través del Software del APPV Se realiza todo lo que tiene que ver con grupos Etareos y patologías. Ver en Información CD 4/5 Punto 63. MANUAL

SI

El Sistema de Información ofrece los mecanismos para el control y evaluación del costo de las autorizaciones por medicamentos

Ver en Información CD 4/5 Punto 64. AUTORIZACIONES. APPV. MANUAL.

SI

Persona entrevistada: INGENIEROS DE SISTEMAS ORLANDO DIAZ Y GUSTAVO CUELLAR.

8. CUENTAS MÉDICAS Hallazgos

CUENTAS MEDICAS


SI NO

Ley 715 de 2001

5 1


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HALLAZGO


SI NO Existe un Sistema de Información que permita la radicación de cuentas médicas

Actualmente se está llevando un proceso de Auditoría de cuentas médicas manual en Excel, pero se está desarrollando un aplicativo para sistematizar el proceso a través del programa APPV. Ver en Información CD 4/5 Punto 65.

SI

La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de Cuentas Médicas

Es realizado por varias personas, En planeación lo hace un Ingeniero de Sistemas quien recibe la cuenta recibe los RIPS, Valida los Rips, confronta con los valores establecidos en la cuenta y la pasa a Auditoria donde inicia la trazabilidad de la cuenta realizada Por una Técnica en cuentas médicas, ella consolidad la Información de la Cuenta y la pasa al profesional Auditor para su debido proceso el personal de Auditoria son (2) dos enfermera Jefes Doctora: Carolina Delgado y la Doctora: ALBA IRENE MEJIA y cuenta con (3) médicos Doctora: VALENTINA TORRES, Doctora: Paola Escobar y Doctor: JOHN JAIRO ARIAS. Ver en Información CD 4/5 Punto 66.

SI

Cuenta con un sistema de auditoría para el manejo de las cuentas médicas

Es realizado por varias personas, En planeación lo hace un Ingeniero de Sistemas quien recibe la cuenta recibe los RIPS, Valida los Rips, confronta con los valores establecidos en la cuenta y la pasa a Auditoria donde inicia la trazabilidad de la cuenta realizada Por una Técnica en cuentas médicas, ella consolidad la Información

SI


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de la Cuenta y la pasa al profesional Auditor para su debido proceso el personal de Auditoria son (2) dos enfermera Jefes Doctora: Carolina Delgado y la Doctora: ALBA IRENE MEJIA y cuenta con (3) médicos Doctora: VALENTINA TORRES, Doctora: Paola Escobar y Doctor: JOHN JAIRO ARIAS. Ver en Información CD 4/5 Punto 67.

El sistema permite administrar y controlar el pago de las autorizaciones médicas

El Auditor lo hace Manualmente y se apoya con el Sistema de Información para Autorizar el Pago. Ver en Información CD 4/5 Punto 68. PROCESO DE AUTORIZACIONES MÉDICAS.

SI

El Sistema de Información permite el cumplimiento de tiempos de radicación conforme a la norma

Por encontrar un nivel de Oportunidad del 60% El porcentaje restante no se cumple porque no hay el recurso humano suficiente frente al volumen de facturas radicadas mensualmente. Actualmente está en Desarrollo este modulo para cumplir con estos requerimientos. Ver en Información CD 4/5 Punto 69. Doctor: JOHN JAIRO ARIAS.

NO

El sistema de información permite relacionar la respuesta a una glosa con la factura original

Para esta actividad se realiza a través de la consulta de los Informes de Auditoría desarrollada por cada Auditor en Forma Manual, con la glosa para conciliar factura con la IPS respectiva. Ver en Información CD 4/5 Punto 70.

SI

Persona entrevistada: Doctora: DOCTORA: MARICEL GONZALEZ Y SANDRA DE SEGURIDAD SOCIAL.


PROCESO COMUN


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9. CONTRATACION Hallazgos

CONTRATACION


SI NO

Ley 715 de 2001

3 0

Análisis. MODO DE VERIFICACINO

HALLAZGO


SI NO Existe un Sistemas de Información que permite la administración y seguimiento de los contratos de prestación de Servicios no POS con las IPS

Para la parte contractual cuentan el Modulo SYSMAN SOFTWARE, el cual permite registrar y capturar la información de todo el proceso contractual, luego mediante formato de legalización que es enviado al Ingeniero ORLANDO DIAZ en la Oficina de Atención del Usuario Para ser cargado al Sistema y generar las Autorizaciones y Órdenes que se cargaran a ese contrato. Ver en Información CD 5/5 Punto 71.

SI

La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de los contratos celebrados por el Ente Territorial

Hay dos Profesionales a Cargo: Doctoras KARLA OYOLA y SANDRA MOLINA. Ver en Información CD 5/5 Punto 72. Actos Administrativos de Nombramientos.

SI

El software cuenta con el sistemas de alarma que indique el vencimiento de los contratos

Se realiza a través del Modulo de Contratación el cual cuenta con sistema de alarmas para su seguimiento. Ver en Información CD 5/5 Punto 73. Alarmas Contratos.

SI

Persona entrevistada: Doctoras: KARLA OYOLA, SANDRA MOLINA E INGENIERO DE SISTEMAS GUSTAVO CUELLAR.


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10. SISTEMAS DE INFORMACION PARALA CALIDAD Hallazgos

SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA CALIDAD


SI NO

Decreto 1011 de 2006

1 0


HALLAZGO


SI NO Existe un software y Base de Datos documentado e implementado para la calidad

Se ingresa por la Intranet MECI (Modelo Estándar de Control Interno ) y (Norma de Calidad NTC GP:1000), para su proceso y teniendo en cuenta el Decreto 1011 de 2006 y 2321 de 2011 y en Coordinación con la Subdirección de Calidad y Aseguramiento para dar cumplimiento al Decreto 1011 de 2006 para Cumplir con el PAMEC(PROGRAMA DE AUDITORIA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD), Se hace seguimiento como se puede ver en las evidencias Punto 74 para la calidad, en archivos de: Caracterización, Indicadores, Mapa de riesgos, Matriz de comunicaciones, no conformes y procedimientos. Ver en Información CD 5/5 Punto 74.

SI

Persona entrevistada: DOCTORA: NIDIA COSTANZA


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11. ATENCION A USUARIOS Hallazgos

ATENCION A USUARIOS


SI NO

Decreto 1757 de 1994

1 0


HALLAZGO Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011

SI NO Existe un software que permita la administración y control del la recepción de llamadas para la atención del usuario

Se lleva control en Excel para registros de llamadas de atención al Usuario. Ver en Información CD 5/5 Punto 76.Registro de llamadas diarias en Excel.

SI

Persona entrevistada: LUIS FERNANDO PAREDES.

12. TUTELAS Hallazgos

TUTELAS


SI NO

Circular Única SNS

2 0


HALLAZGO


SI NO Existe un software que permita el control de las tutelas

Procedimiento de acciones de tutela se complementa con el Macro Proceso de Atención del Usuario toda vez, que una vez notificado un fallo proferido en contra de la Entidad este es

SI


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remitido a la OAU, Para su trámite y posterior registro de la base de datos de esa dependencia el cual cuenta alarmas para garantizar la oportunidad en el cumplimiento y el control de los servicios a cada paciente. Ver en Información CD 5/5 Punto 78.

Se cuenta con software que permita la administración de las tutelas con control de alarmas para el vencimiento de términos

En primera Instancia con la base de datos en Excel e indicadores que maneja la Oficina Jurídica se Controla el cumplimiento de los términos procesales para el caso de la contestación de las acciones de tutela, apelaciones y desacatos, posteriormente el seguimiento a la oportunidad al cumplimiento de los fallos se efectúan por medio del registro de la base de datos APPV, de la Oficina de Atención al Usuario el cual cuenta con alarmas para garantizar la oportunidad en el cumplimiento y el control de los servicios Autorizados a cada paciente. Ver en Información CD 5/5 Punto 80

SI

Persona entrevistada: ABOGADA: ADRIANA RONDON.

13. PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS Hallazgos

PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS


SI NO

Articulo 6 Decreto 1757

Circular Única SNS 2 0


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HALLAZGO


SI NO Existe un módulo que controle la radicación de quejas y respuestas a las mismas

El IDSN, A través de la dirección de Internet www.idsn.gov.co, Cuenta con un Programa para la solicitud y recepción de PQRS. Peticiones Quejas y Reclamos de Salud. Ver en CD 5/5 Punto 81. Evidencia del Menú de PQR.

SI

Existe un Sistema de Información que genere estadísticas mensuales del número de peticiones de Queja y Reclamos por Aseguramiento, prestación del servicio, deficiencias administrativas o seguimiento a tutelas

Se puede entrar vía Web por la Página web del Instituto Departamental de Salud Nariño, www.idsn.gov.co, por el Icono de CENTRO DE ATENCION QUEJAS Y RECLAMOS. Ver en CD 5/5 Punto 83.

SI

Persona entrevistada: Doctora MERCEDES CHAVEZ. Administrador Publico.

14. SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

Hallazgos

SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO


SI NO

Ley 715 de 2001 Ley 1122 de 2007 Ley 1438 de 2011

10 0


HALLAZGO


SI NO El sistema cuenta con todos los módulos que permiten apoyar las actividades operativas de la administración.

Existe un Software SYSMAN system Management, que maneja los Módulos de Tesorería, Contabilidad y

SI


http://www.idsn.gov.co/

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Presupuesto trabajan en Línea y Tiempo real, Almacén y Nomina por Interface. Contratación También afecta directamente al Sistema a través del APPV. Programa donde se trabajan los contratos. Ver evidencia CD 5/5 Punto 84.

Mantiene separados los sistemas contables y los presupuestos con los de los prestadores de servicios de salud que integran su red

Se encuentra separado de acuerdo a dos aplicativos 1) IDSN APPV (Población Pobre y Vulnerable) y (2) SYSMAN para lo Financiero y Contable. Ver en CD 5/5 Punto 86.

SI

El Software es totalmente integrado en línea y tiempo real de tal forma que garantice tener Información al día y de manera exacta.

Se realiza una Interface de los contratos de Jurídica con los Contratos de Atención a la Población pobre y Vulnerable. A través de un Usuario Autorizado. Ver en CD 5/5 Punto 87.

SI

Permite la integración y optimización de todos los procesos

Se encuentra integrado con Contabilidad, Presupuesto, Tesorería y Nomina. Ver en CD 5/5 Punto 88.

SI

El sistema esta parametrizado con todas las normas legales vigentes y tarifas vigentes.

El sistema esta parametrizado de acuerdo a la normatividad vigente y se actualiza según las necesidades que se presenten pero la parte de tarifas las realizan los prestadores de Servicios. Ver en CD 5/5 Punto 89.

SI

Permite el seguimiento completo a un proceso.

El sistema lleva la trazabilidad desde la emisión del cdp, control de pagos y liquidaciones. Ver en CD 5/5 Punto 90. Archivo Generación proceso Registro Presupuestal.

SI

Permite el manejo financiero de la organización con reportes específicos y oportunos.

Ver reporte de Balance de Prueba en CD 5/5 Punto 91, SIA para la Contraloría Departamental.

SI

Genera reportes con cifras e indicadores de gestión.

Se lleva un control de indicadores en Excel. Indicadores Ingresos versus Gastos. Ver en CD 5/5 Punto 92. Ver Reportes de Indicadores

SI


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El Sistema permite realizar Inteligencia de Negocios.

Como presentación de Informes a las Diferente SIA. Sistema Integrado de Auditoria. Ver en CD 5/5 Punto 93. Reportes e Indicadores.

SI

El sistema emite informes de acuerdo a reglamentación del Ministerio de Protección Social

Si se generan Informes, cuando el Ministerio de protección Social lo solicite. Ver en CD 5/5 Punto 94.Reportes de acuerdo a solicitud normas.

SI

Persona entrevistada: INGENIERO GUSTAVO CUELLAR.

3.6.2. CONCLUSIONES GENERALES TECNOLOGIA DE LA INFORMACION

CONCLUSIONES

• Aun que se cuenta con un sistema Documental se requiere de un plan de Mejoramiento continuo que permita hacer mejoras para cumplir totalmente con el acuerdo a la Normatividad de Ley 524 del 2000.

• Por otra parte no realizar Backups de la Información en custodia fuera de la

Entidad, atenta contra la Integridad de la Información para su recuperación en caso de Incendio y Terremoto lo cual podría generar decremento patrimonial a la Entidad a nivel tecnológico.

• De acuerdo al Control llevado en el Excel de la Información de los RIPS, que los

municipios deben reportar al Instituto Departamental de Salud de Nariño, que reposa en archivo en CD como evidencia, para que reportaran la Información de los meses atrasados algunos Municipios a la Fecha no la han realizado los envíos de Información por este motivo se debe hacer Gestión al respecto.

3.6.3. RECOMENDACIONES GENERALES DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y PLATAFORMA TECNOLÓGICA

• Actualmente hay formas de hacer backups en la web Internet estos servicios

son ofrecidos por Microsoft, pero por confidencialidad de la Información algunas entidades públicas y/o privadas no lo realizan, por otra parte se pueden hacer convenios entre entidades Públicas donde cada uno realice el backups y lo custodie la otra entidad o viceversa, lo cual ahorraría costos en caso de un Plan de contingencia cuando hay desastres Naturales, asonada, conmoción civil, terrorismo.


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• La información de las evidencias reposan en medio magnético CD o DVD, en

respaldo a las preguntas de acuerdo a su numeración realizadas en el Instrumento de visita de Auditoria.


3.6. componente de tecnologia de la informaciÓn · 2015-10-01 · el sistema de gestión de...

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