1- OBJETIVO: Describir las actividades que se deben de realizar para hacer una debida planificacin, programacin, ejecucin

PROCEDIMIENTOVERSION:

CODIGO:

NOMBRE AUDITORIAS INTERNAS DE SISTEMAS DE GESTIN SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO, AMBIENTE Y CALIDADFECHA:

0. LISTA DE VERSIONES

VERSIONFECHARAZON DE LA ACTUALIZACION

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1- OBJETIVO: Describir las actividades que se deben de realizar para hacer una debida planificacin, programacin, ejecucin y documentacin de las auditorias internas para verificar el cumplimiento de los requisitos y eficacia de los Sistemas de Gestin de Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente.

2- ALCANCE Y RESPONSABLES: Aplica para todos los procesos de los Sistemas de Gestin de Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente de XXXX

3 - DEFINICIONES:

Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora. (ISO 19011:2011, 3.1).

Alcance de la auditora: Extensin y lmites de una auditora (ISO 19011:2011, 3.14).

Auditor: Persona que lleva acabo una auditora. (ISO 19011:2011, 3.8).

Auditado: Organizacin a ser auditada. (ISO 19011:2011, 3.7)

Equipo auditor: Es uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora, con el apoyo, si es necesario, de expertos tcnicos. (ISO 19011:2011, 3.9). Nota: El equipo auditor puede incluir auditores en formacin.- A un auditor se le designa como lder del mismo.

Experto tcnico: Persona que aporta conocimientos o experiencias especficos al equipo auditor. (ISO 19011:2011, 3.10). Nota: Un experto tcnico no acta como auditor.

Observador: Persona que acompaa el equipo auditor pero no auditaNota: Un observador no es parte del equipo auditor y no influye, ni interfiere en la realizacin de la auditoria.

Gua: Persona designada por el auditado para asistir al equipo auditor.

Programa de Auditoria: Conjunto de una o ms auditoras acordadas y planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. (ISO 19011:2011, 3.13).

Cliente de la auditora: Organizacin o persona que solicita una auditora. (ISO 19011:2011, 3.6).Nota. Para efectos de la presente gua, cliente de auditora es el/la decano/a de la entidad certificadora que solicita una auditora.

Programa de auditora: Conjunto de una o ms auditoras acordadas y planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. (ISO 19011:2011, 3.13).

Plan de auditora: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora. (ISO 19011:2011, 3.15).

Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos.

Hallazgo de la auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora. (ISO 19011:2011. 3.4).

Criterios de auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia frente a la cual la evidencia de auditora es comparado. (ISO 19011:2011, 3.2).

Conclusiones de la auditora: Resultados de una auditora despus de considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora. (ISO 19011:2011, 3.5).

Evaluacin de competencias: Proceso por medio del cual un evaluador obtiene y analiza las evidencias del desempeo profesional de una persona con base en una norma de competencia para emitir el juicio de demostr la competencia o an no demostr la competencia, e identificar aquellas reas de desempeo que requieren ser fortalecidas mediante capacitacin para alcanzar el nivel de competencia requerido.

4- DESARROLLO:

ETAPAS PARA LA REALIZACION Y EJECUCIN DE LAS AUDITORIAS

ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORIAS

Todos los procesos del Sistema de Gestin de Calidad y el Sistema de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente deben ser auditados por lo menos una vez al ao.

El establecimiento del programa de auditoras comprende de las siguientes etapas, las cuales se gestionaran de la siguiente manera:

La Coordinadora de Gestin Integral elaborara el programa de auditoras (GIFO19) determinado el alcance del programa, la identificacin y evaluacin de los riesgos del programa y de los recursos necesarios para su implementacin teniendo en cuenta el objetivo establecido por la gerencia, donde tendr en cuentas aspectos tales como

Definicin del Objetivo del programa Determinacin del Alcance Identificacin de los Riesgos y mtodos de evaluacin. Identificacin de los recursos necesarios para ser gestionado eficazmente Definicin de Objetivos y Alcance de las auditorias individuales Definicin de mtodos Seleccin del Equipo Auditor y definicin de responsabilidades Comunicacin del programa de auditoras a las partes interesadas

4.1.1 Definicin del Objetivo: La gerencia de acuerdo a los resultados de la revisin gerencial, donde se consideras temas relacionados con resultados de auditoras, satisfaccin del cliente, tendencia de indicadores y donde se puede evidencia la madurez del sistema de gestin integral, entre otros, establecer los objetivos del programa de auditoras del ao siguiente.

4.1.2 Determinacin del alcance del Programa de Auditoras: La Coordinadora de Gestin Integral establece la extensin y limites de auditoria, el cual puede variar dependiendo de los Sistemas de Gestin a Auditar, el nmero de auditorias a llevar a cabo, la importancia y complejidad de los procesos a auditar, los factores que incluyen en la eficacia del sistema de gestin, las conclusiones de auditorias internas o externas previas, las preocupaciones de las partes interesadas, cambios significativos organizacionales, entre otros aspectos de impacto a los sistemas de gestin

En la determinacin del alcance se tendr en cuenta:

Procesos a auditar Alcance auditorias individualesEl nmero de auditoras a llevar a cabo DuracinCronograma

4.1.3 Identificacin de Riesgos: La Coordinadora de Gestin Integral identificara los riesgos que puedan afectar el cumplimiento del objetivo del programa, los cuales se pueden presentar durante la planeacin, la implementacin, el seguimiento y la revisin del mismo y establecer las medidas de control de acuerdo al impacto que este tenga sobre el objetivo.

4.1.3.1 Mtodo de evaluacin del riesgo:

Los riesgos se evaluaran de acuerdo a los siguientes criterios:

Riesgo Critico: Se determinara riesgo critico a todas las situaciones relacionadas con la competencia del equipo auditor y a la exposicin a condiciones que no se encuentren controladas dentro del Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo, las cuales impedirn totalmente el desarrollo del programa y requiera que estas medidas sean solucionadas para darle continuidad al mismo.

Riesgo Moderado: Se determina riesgo moderado a las situaciones que se presenten durante cualquier etapa del programa y que puedan ser solucionadas durante el desarrollo de las mismas sin determinar la suspensin total del programa.

4.1.4 Identificacin de Recursos:

La Coordinadora de Gestin Integral identificara los recursos financieros, la disponibilidad de auditores, la necesidad de expertos tcnicos, la disponibilidad de tecnologas de comunicacin e informacin si se requiere y los gestionara con los procesos correspondientes con el fin de que se asegurar que cuentan con ellos.

4.2 IMPLEMENTACIN DEL PROGRAMA DE AUDITORIAS

4.2.1 Definicin de Objetivos, Criterios y Alcance de las auditorias individuales:

La definicin de los objetivos y el alcance de cada auditoria individual cuando se ese establezcan debern ser coherentes y alineados con el objetivo del programa de auditoras con el fin de asegurar su cumplimiento.

Los criterios de auditorias se utilizan como una referencia frente a la cual se determina la conformidad, y pueden incluir polticas, objetivos, procedimientos, normas, requisitos legales requisitos de sistema de gestin, requisitos contractuales, entre otros4.2.2. Definicin de mtodos

Los mtodos establecidos en cada auditoria debern ser descritos e igualmente debern permitir que a travs de estos se detecten hallazgos que contribuyan al logro de cada auditoria individual y al objetivo general del programa, la Coordinadora de Gestin Integral, seleccionara el mtodo ms apropiado entre los siguientes:

a. Entrevistas Preguntas: (no es un cuestionario, debe ser ms un dilogo donde hay que saber escuchar la respuesta del entrevistado).

b. Revisin documental:(Procedimientos, registros, portafolios, expedientes, carpetas, otros).

c. Observacin de actitudes y condiciones de las reas de inters.

d. Verificacin in situ.

e. Muestreo.

f. Declaraciones de hechos.

Nota: La empresa considera la opcin de determinar una muestra estadsticamente cuando considere que los registros son demasiados nmeros, o la manera de examinarlos no es prctico o no permite llegar a una conclusin objetiva.

Seleccin del Equipo Auditor y definicin de responsabilidades

El equipo auditor ser asignado teniendo en cuenta el perfil establecido en el RHMA43 Manual de funciones y perfil de competencias de Auditor Interno; igualmente se debe asegurar el principio de independencia donde se garantice que el auditor seleccionado no auditara las actividades que el mismo ejecuta; as como tampoco existan intereses en conflicto.

Si por la experiencia y desempeo de un auditor se considera que puede realizar de manera solitaria la auditoria, no requerir equipo auditor de apoyo; este es necesario solo cuando por el tipo de proceso o por las caractersticas de los auditores se requiera que este conformado por un mayor nmero de personas.

El auditor lder ser designado de acuerdo a la experiencia y desempeo en perodos anteriores.

Los auditores en formacin pueden incluirse en el equipo auditor, pero debern participar bajo la direccin y orientacin de un auditor

Durante la auditoria puede ser necesario ajustes en el tamao y composicin el equipo auditor, es decir si surge un conflicto de intereses o un problema de competencia. Si surge una situacin tal, deber discutirse entre el Auditor Lder, Coordinadora de Gestin Integral y Auditado, antes de que se realice ningn ajuste.

4.2.3.1 Designacin del equipo auditor cuando este sea contratado: Cuando se contrate personal externo para la ejecucin de auditoras internas, este proveedor deber cumplir con las competencias establecidas para los auditores internos y el lder, ya que deber cumplir con estos dos roles.

4.2.3.2 Expertos Tcnicos

Si los auditores del equipo auditor no cubren todas las competencias necesarias, deberan incluirse en el equipo experto tcnicos con competencias adicionales. Los expertos tcnicos deberan operar bajo la direccin del equipo auditor, pero no debern actuar como auditores

Comunicacin del programa de auditoras a las partes interesadas

Una vez sean establecidos el programa de auditoras del ao, la Coordinadora de Gestin Integral, comunicara a todos los jefes de proceso el programa de auditoria, para que conozcan sus componentes.

Entrega Informacin Auditor Lder

La Coordinadora de Gestin Integral para asegurarse de la realizacin eficaz de las auditorias individuales, deber proporcionar al auditor lder la siguiente informacin:

GIFO19 Programa de Auditorias

GIPR08 Procedimiento de Auditorias Internas del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud en el Trabajo, Ambiente y Calidad

Composicin Equipo Auditor

Detalles de contacto con el auditado, ubicaciones, fechas y duracin de las actividades de auditoria que se llevaran a cabo.

Asuntos relacionados con la confidencialidad y la seguridad de la informacin, si lo requiere el programa de auditoria

Requisitos de salud y seguridad para auditores

Acciones de Seguimiento

4.3 PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA

A continuacin se describen las etapas establecidas para la ejecucin de la auditoria las cuales estarn bajo la responsabilidad el auditor lder.

4.3.1 Contacto Inicial Auditado

El contacto inicial con el auditado para la realizacin de la auditoria puede ser informal o formal y debera realizarse por el lder del equipo auditor. Los propsitos del contacto inicial son los siguientes:

4 Proporcionar informacin sobre los objetivos de la auditoria, alcance, mtodos y la composicin equipo auditor, incluyendo expertos tcnicos.

5 Solicitar acceso a los documentos y registros pertinentes con propsitos de planificacin

6 Determinar los requisitos legales y contractuales aplicables y otros requisitos pertinentes para los procesos auditados

7 Confirmar lo acordado con el auditado respecto al grado de difusin y al tratamiento de la informacin confidencial

8 Hacer los preparativos para la auditoria incluyendo la programacin de las fechas

9 Determinar cualquier rea de inters o preocupacin para el auditado en relacin con la auditora especifica

4.3.2 Determinacin Viabilidad Auditoria

El Auditor Lder puede determinar que no es viable la realizacin de la auditoria por informacin insuficiente o no apropiada para planificar y llevar a cabo la auditoria; falta de cooperacin adecuada del auditado; tiempo y recursos no adecuados para llevar a cabo la auditoria, entre otras

En caso de que se presente lo anterior, el Auditor Lder deber comunicrselo a la Coordinadora de Gestin Integral y Auditado, proponiendo alternativas para solucionar los conflictos presentados y de esta manera poder ejecutar la auditoria cuando se subsanen dichas anomalas.

4.3.3 Revisin de Documentacin para Preparacin de Auditoria

El auditor lder realizara la revisin de la documentacin solicitada al auditado o a la Coordinadora de Gestin Integral para reunir informacin necesaria para preparar las actividades de auditora y los documentos de trabajo aplicables; as como tambin establecer una visin general del grado de la documentacin del sistema para detectar posibles carencias.

4.3.4 Preparacin Plan de Auditoria

El Auditor Lder deber preparar el plan de auditoria basado en la informacin contenida en el programa de auditorias y la documentacin entregada por el auditado y Coord. Gestin Integral.

El plan de auditoria debe incluir:

10 Fecha de Inicio11 Criterios de Auditoria12 Reunin de apertura y cierre13 Procesos a Auditar14 Fechas y Horarios15 Requisitos a Auditar16 Objetivo individual de la auditoria17 Equipo Auditor18 Cargos a Auditar (Concertado con Jefes de Proceso)19 Recursos requeridos20 Mtodos de auditoria a usarLos riesgos identificados y las medidas de control

Una vez se establezca el Plan de Auditorias GIFO14, el auditor lder deber comunicarlo a los Jefes de proceso para la identificacin de novedades que puedan ser resueltas antes del inicio de la misma.

4.3.5 Asignacin Tareas Equipo Auditor

El Auditor lder deber concertar con el equipo auditor la asignacin de la responsabilidad de auditar procesos, actividades, funciones o lugares especficos. Tales asignaciones debern tener en cuenta la independencia y la competencia de los auditores y el uso eficaz de los recursos; sin embargo, a medida que se ejecuta la auditoria se pueden hacer cambios en las asignaciones de trabajo para asegurarse del logro de los objetivos de la auditora.

4.3.6 Preparar la lista de verificacin GIFO15

El equipo auditor recopilara, revisara y preparar los documentos de trabajo que sea necesario para referencia y registro de evidencias de la auditoria, es importante tener en cuenta que el uso de la lista de verificacin no puede limitar la extensin de las actividades de la auditoria.

Una vez se emita el informe de auditoria, las Listas de Verificacin sern entregadas a la Coordinadora de Gestin Integral para su salvaguarda, garantizando la confidencialidad y proteccin de la informacin; los dems documentos que sean recopilados durante auditora sern devueltos al auditado; el equipo auditor no conservara bajo su custodia esta informacin, con el fin de evitar usos indebidos o acceso no autorizado a la documentacin; en caso de requerirlas para la planificacin de una nueva auditoria se solicitaran a la Coordinadora de Gestin Integral; quien los conservar de acuerdo a las disposiciones de almacenamiento, proteccin y disposicin final establecidas en el listado maestro de registros.

4.4 REALIZACIN DE LA AUDITORIA

4.4.1 Reunin de Apertura

Antes de realizar la auditoria el Auditor lder deber de realizar la reunin de apertura con los jefes de los procesos que se van auditar y si se considera apropiado con otros cargos que se considere importante su asistencia; esta actividad queda registrada en el GIFO20 Acta de Apertura y Cierre de Auditoria Internas

En dicha reunin se presenta el equipo auditor, se confirma el Plan de auditoria GIFO14, se explica la metodologa a utilizar, se validan los medios logsticos (tiempo, espacios, recursos), los mtodos para gestionar los riesgos para la organizacin que pueden resultar de la presencia de los miembros del equipo auditor, se confirma que durante la auditora se informar del progreso de la misma; se explica los temas relacionados con la confidencialidad y la seguridad de la informacin; se recuerda la fecha, lugar y hora de la reunin de cierre y sistemas de retroalimentacin del auditado sobre los hallazgos o conclusiones de la auditora, incluyendo las quejas o apelaciones.

4.4.2 Recoleccin de evidencias

Durante la auditoria el equipo auditor revisa la documentacin pertinente para determinar la conformidad del sistema con los criterios de auditoria y reunir informacin para apoyar las actividades de campo

Durante la auditora deber recopilarse y verificarse informacin pertinente a los objetivos, el alcance y los criterios de la misma, incluyendo la relacionada con interrelaciones entre funciones, actividades y procesos, mediante un muestreo apropiado. Solo la informacin verificable ser la aceptada como evidencia de la auditora.

Las evidencias encontradas debern registrase en el formato lista de verificacin GIFO15.

4.4.3 Generacin de los hallazgos:

Las evidencias de la auditoria se deben evaluar frente a los criterios de auditoria para terminar los hallazgos de la auditoria. Los hallazgos indican la conformidad o no conformidad con los criterios de auditoria.

El equipo auditor debe reunirse, segn sea necesario, para revisar los hallazgos de la auditora en etapas apropiadas de la auditora; estos hallazgos tambin deben ser revisados con el auditado para reconocer que la evidencia de la auditoria es exacta y que las no conformidades se han comprendido; se debe de hacer todo el esfuerzo posible para resolver cualquier opinin divergente relativa a las evidencias o los hallazgos de la auditoria, y debern registrarse los puntos para los que no haya acuerdo.

Los hallazgos que se generan a partir de la auditoria se clasifican en:

Aspectos Relevante: Son todas situaciones o evidencias que le dan valor agregado al proceso auditado. (Estos aspectos en su redaccin deber explicar Cual es el aspecto relevante y Porque es relevante)

Aspecto por Mejorar: Son todos los aspectos que no evidencia un incumplimiento pero que pueden ofrecer una oportunidad de mejora para la organizacin (La redaccin de estos aspectos debern identificar que se debe mejorar y para que).

No Conformidad: Incumplimiento a requisitos de la norma de referencia, de la organizacin o algn requisito legal.

No conformidad mayor: cuando se incumple completamente un requisito de la norma de referencia, de la organizacin o algn requisito legal o su impacto frente a la prestacin de servicio o al cliente es negativo.

No conformidad menor: cuando se incumple un requisito de la organizacin o parcialmente uno de la norma de referencia, de la organizacin o algn requisito legal.

Redaccin de No conformidades

La redaccin de las No conformidades debe contener los siguientes aspectos:

HECHO+ EVIDENCIA DE AUDITORA +CRITERIO Hecho: corresponde al suceso, falta o error, evidenciado.

Evidencia de auditora: el requisito, disposicin, o pauta establecida en el/los documentos normativos.

Criterio: acpite especfico que hace alusin al requisito.

Preparacin para conclusiones de auditoria

El equipo auditor deber reunirse antes de realizar el cierre de la auditoria para revisar:

Los hallazgos de la auditoria y cualquier otra informacin apropiada recopilada durante la auditoria frente a los objetivos de la misma.

El grado de conformidad y el reconocimiento de la fortaleza del sistema de gestin con los criterios de auditoria, incluyendo la eficacia del sistema de gestin para cumplir los objetivos establecidos.

La capacidad del proceso de revisin gerencial para asegurar la idoneidad, adecuacin, eficacia y mejora del sistema de gestin.

El logro de los objetivos de la auditoria

Los aspectos por mejorar del sistema de gestin

Las no conformidades identificadas de acuerdo a su clasificacin

Reunin de Cierre.

Esta reunin es presidida por el lder del equipo auditor, se realiza con los jefes de proceso auditados, Coordinadora de Gestin Integral, responsables de funciones o procesos que hayan sido auditados y la Gerencia; el objetivo es presentar los siguientes puntos:

1. Agradecimiento por la disposicin

2. Aclarar que la evidencia de la auditora recopilada se baso en una muestra de la informacin disponible

3. Aspectos Relevantes

4. Aspectos por Mejorar

5. No Conformidades encontradas

6. Tratamiento de hallazgos de la auditoria y sus posibles consecuencias, perodo de tiempo para presentar plan de accin y aprobacin por parte del auditor lder

7. Conclusiones

Cualquier opinin divergente relativa a los hallazgos de la auditoria o las conclusiones entre el equipo auditor y el auditado debera discutirse y, si es posible, resolverse. Si no se resuelve, deberan registrarse todas las opiniones.

Esta actividad queda registrada en el formato GIFO20-1 Acta de Apertura y Cierre de Auditoria Internas

En la reunin de cierre hace entrega a los Jefes de proceso del registro Evaluacin de Desempeo Equipo Auditor GIFO16 con el fin de evaluar las competencias conductuales

Elaboracin de informe

El auditor lder elabora el informe de auditora GIFO12 para ser entregado a la Coordinadora de Gestin Integral, en un plazo no mayor a 15 das.

El informe contemplara la siguiente informacin:

a) Fecha de Ejecucinb) Fecha Entrega Informec) Auditor Lderd) Auditorese) Alcancef) Criterios de auditoriag) Objetivos de auditoriah) Actividades desarrolladas (Procesos auditados, mtodos empleados, lugares visitados, etc)i) Aspectos Relevantes j) Aspectos por mejorark) No Conformidadesl) Conclusiones de la auditoram) Declaracin del grado en que se han cumplido los criterios de la auditora.n) Opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y auditado cuando aplique

Adicional al informe de auditoria, el auditor lder deber entregar las listas de verificacin a la Coordinadora de Gestin Integral de acuerdo a lo establecido en el numeral 4.3.6 de este documento.

4.4.7 Distribucin del informe de auditoria

El informe de auditora ser distribuido por la Coordinadora de Gestin Integral a los jefes de proceso y a la Gerencia una vez se verifique su conformidad con los requisitos establecidos en este procedimiento.

El informe de auditora no podr ser entregado a ninguna persona diferente a los auditados o la alta direccin; solo podrn presentarse en auditorias posteriores como parte de la evidencia dentro de una auditoria formal a Gestin Integral.

NOTA: CUANDO SE REALICE UNA AUDITORIA POR UN ENTE EXTERNO Y SE DETERMINE COMO AUDITORIA INTERNA LOS REGISTROS QUE ESTOS SUMINISTREN SERAN VALIDOS SIEMPRE Y CUANDO SE AJUSTEN A LOS ASPECTOS TERMINADOS POR LA ORGANIZACIN

4.5 SEGUIMIENTO A LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA

4.5.1 Establecimiento de planes de accin:

Los jefes de proceso deben de establecer los planes de accin de acuerdo a los hallazgos declarados durante la auditoria y entregarlos al auditor lder para su aprobacin.

Las acciones sern propuestas, implementadas y verificadas de acuerdo a lo establecido en el procedimiento GIPR07 Acciones Correctivas y Preventivas

4.5.2. Seguimiento a los planes de accin.

La Coordinadora de Gestin Integral ser la encargada de realizar seguimiento a la implementacin de las acciones propuestas; el seguimiento a la eficacia se podr realizar en auditorias posteriores o si estas no se encuentran planificadas ser responsabilidad de la Coordinadora de Gestin Integral hacerlo

En el caso de las acciones aplicables al proceso de Gestin Integral las actividades de seguimietno estarn a cargo del Comit de Gestin Integral

Las acciones que se declaren ineficaces, se les deber establecer nuevamente un plan de accin, las cuales sern verificadas en ciclo de auditoras siguiente.

7. SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE AUDITORIAS

0. Evaluacin de la competencia del equipo auditor

La evaluacin de la competencia de los auditores considera aspectos de comportamiento personal, la capacidad de aplicar los conocimientos adquiridos con base en su educacin, aplicacin de principios y mtodos de auditoria, conocimiento y habilidades especificas del sector.

El mtodo determinado para evaluar las competencias establecidas para el equipo auditor:

Aspecto a EvaluarMetodologaResponsable

Habilidades ConductualesEvaluacin de Desempeo a travs de GIFO16 Evaluacin de Auditores InternosAuditado

Conocimientos y Habilidades GenricasEvaluacin de Desempeo a travs de GIFO16 Evaluacin de Auditores Internos

Verificar cumplimiento perfil competencias equipo auditorAuditado

Coord. Gestin Integral

Conocimientos y Habilidades en el sectorSeleccin de Auditores Internos y Externos- Certificados Experiencia (Experiencia en empresa superior a 6 Meses para auditores Internos Experiencia Sector Transporte 2 aos Auditores Externos) - En el Caso de Auditores del SSSTA licencia en Salud Ocupacional y formacin en Seguridad, Salud en el Trabajo y AmbienteAuditado

0. Revisin y Mejora del Programa de Auditoria.

La Coordinadora de Gestin Integral, una vez el programa de auditoria ha sido ejecutado en su totalidad, evaluara los siguientes aspectos:

1. Cumplimiento programa de auditoria y cronograma de actividades1. Logro de los objetivos del programa auditoria1. Evaluacin desempeo equipo auditor (consolidado de evaluaciones desempeo realizadas por auditados)1. Evaluar la capacidad de los equipos auditores para implementar el plan de auditoria1. Materializacin de los riesgos identificados en programa y planes de auditoria o eficacia de los controles implementados1. Conformidad procedimiento auditorias, mtodos de auditoria alternativos o nuevois1. Confidencialidad y seguridad de la informacin1. Recomendaciones mejora programa auditoria1. Revisar desarrollo profesional continuo de los auditores

Este informe deber ser presentado a la alta direccin y se incluir dentro de la revisin gerencial al Sistema de Gestin de Calidad; no se incluye en la revisin del Sistema de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente, ya que cuando esta se ejecuta el programa de auditoria no se ha completado; sin embargo, en caso de que se determine durante la implementacin del programa cambios al , que impacten dicho sistema si podrn registrarse en dicha revisin.

Durante la implementacin del programa de auditorias se pueden hacer modificaciones detienen en cuenta factores como hallazgos de la auditoria, nivel demostrado de eficacia del sistema de gestin, cambios importantes en los sistemas de gestin, cambios en requisitos legales y reglamentarios, entre otros

4.4 CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACION.

Con el fin de asegurar la confidencialidad y la seguridad de la informacin relacionada con la auditoria, los auditores internos debern respetar lo establecido en el cdigo de tica DGDA18 relacionado con el uso de informacin privilegiada; resaltando lo siguiente:

1. Si algn miembro de la organizacin considera que el acceso a la informacin confidencial por un tercero necesita un requerimiento o convenio legal, l lo consultar con el rea de Gestin Humana para la determinacin del acceso. La informacin confidencial o propietaria incluye, entre otras cosas, cualquier informacin no pblica referente a la empresa, clientes, sus negocios, funcionamiento financiero, planes estratgicos, proyectos, resultados o perspectivas, y cualquier informacin no pblica proporcionada por terceros con la expectativa que la informacin ser mantenida confidencial y utilizada solamente para el propsito del negocio para el cual fue proporcionada. La obligacin de salvaguardar la informacin confidencial contina despus de que la persona salga de la empresa.

1. Est prohibido utilizar informacin privilegiada de la empresa para beneficio personal o de terceros.

1. La informacin que se debe proporcionar a auditores, tanto internos como externos, deber ser fidedigna y bajo ninguna circunstancia se tratar de influir, manipular o ejercer cualquier tipo de coercin que impida a los mencionados llevar a cabo sus funciones

Adicional a esto, en el presente procedimiento se establece en materia de confidencialidad y seguridad de la informacin lo siguiente:

1. Queda prohibido para auditores y auditados distorsionar los registros y/o la informacin recopilada en auditoria, falsear las operaciones, ya sea para simular el cumplimiento de requisitos, o para obtener algn beneficio personal.

1. El equipo Auditor utilizara con prudencia y protejern la informacin adquirida en el transcurso de la auditora

1. No usarn la informacin para lucro personal o de alguna manera que fuera contraria a la ley o en detrimento de los objetivos legtimos y ticos de la organizacin y del programa de auditorias.

1. Los auditores internos y externos respetan el valor y la propiedad de la informacin que reciben y no divulgan informacin sin la debida autorizacin a menos que exista una obligacin legal o profesional para

4.4.1 Sanciones

Las violaciones al Cdigo de tica o disposiciones de confidencialidad y seguridad de informacin establecidas en este documento sern objeto de sanciones, las cuales sern aplicadas a todo auditor interno o auditado que dirija, apruebe o participe en infracciones al cdigo; a todas persona que intencionalmente no haya dado parte de las infracciones al cdigo, haya ocultado dichas infracciones o haya retenido intencionalmente informacin pertinente sobre tales infracciones al cdigo.

A toda persona que tome represalias, directa o indirectamente, o exhorte a otros a hacerlo, contra cualquier otro empleado debido a que este ltimo ha dado aviso de una presunta infraccin del cdigo; Y todo Jefe y/o Coordinador que en vista de las circunstancias, debi darse cuenta de una infraccin cometida por el personal bajo su supervisin y no tom las medidas oportunas para denunciarla y corregirla.

La severidad de las sanciones estar en funcin de la gravedad de las faltas cometidas. En casos de faltas o delitos graves las sanciones podrn ir desde la llamada de atencin, el trmino de la relacin laboral, hasta la denuncia (penal, civil, mercantil) ante las autoridades competentes.

En el caso de los auditores y personas externas a la organizacin, los casos de faltas o delitos graves las sanciones podrn ir desde la terminacin de la relacin comercial, hasta la denuncia (penal, civil, mercantil) ante las autoridades competentes.

Cuando exista duda sobre una violacin al presente cdigo o una posible violacin al realizar determinada actividad, el Comit de Convivencia junto con la alta direccin, sern los encargados de evaluar y determinar si existe una violacin y, en su caso, de la imposicin de la sancin correspondiente al posible infractor.

Con el apoyo organizacional que se considere necesario, las sanciones debern ser impuestas conjuntamente por el nivel superior o Jefe inmediato de quien haya cometido la falta.

Para la recepcin de inquietudes, sugerencias, denuncias u opiniones relacionadas con el cdigo de tica, dispsociones de confidencialidad y seguridad de informacin establecdias en este procedimiento, o sus respectivas infracciones, se pondrn a disposicin los siguientes canales de comunicacin:

Telfono: XXX - Correo electrnico: XXX

ELABOROREVISOAPROBO

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