ej 2. procedimiento de auditorias internas

PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS AL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Versin: 10 Fecha: 2012-05-31 Cdigo: SGC-PRO-007 Pgina: 1 de 9

ORIGINAL 2012-05-31

PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS AL SISTEMA

DE GESTIN DE LA CALIDAD

NTC ISO - 9001:2008

NTC GP - 1000:2009

NTC-ISO/IEC 17025:2005



ORIGINAL 2012-05-31

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO 3

2. ALCANCE 3

3. ABREVIATURAS/ DEFINICIONES 3

4. CONTENIDO 3

4.1 ETAPAS DE LA AUDITORA INTERNA DE CALIDAD 4

5. ROLES DEL AUDITOR INTERNO 7

6. RESPONSABILIDADES 8

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 9

7. ANEXOS 9



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1. OBJETIVO.

Planificar, implementar y mantener de manera eficaz el programa de auditoras internas

para determinar si el Sistema de Gestin de la Calidad es conforme con los servicios que

ofrece la Universidad, con los requisitos de las normas NTC-ISO 9001:2008, NTC-GP

1000:2009 Y NTC-ISO/IEC 17025:2005, internos, legales y con los del Sistema de

Gestin de la Calidad establecidos por la Universidad Tecnolgica de Pereira.

2. ALCANCE.

Las instrucciones de este procedimiento se aplican a todos los procesos y documentos del

Sistema de Gestin de la Calidad de la Universidad Tecnolgica de Pereira.

3. ABREVIATURAS / DEFINICIONES

Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias

y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar el grado en que se cumplen

los criterios de la auditora.

Hallazgo: Resultados de la evaluacin de la evidencia en una auditora frente a los

requisitos establecidos por las normas. Los hallazgos pueden indicar conformidad, no

conformidad u oportunidad de mejora.

Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.

4. CONTENIDO

Las auditoras internas de calidad son coordinadas por la Oficina de Gestin de Calidad,

para verificar el cumplimiento continuo de los requisitos del Sistema de Gestin de la

Calidad, internos, legales y de las normas NTC ISO 9001:2008 NTC-GP 1000:2009 Y

NTC-ISO/IEC 17025:2005.



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4.1 ETAPAS DE LA AUDITORA INTERNA DE CALIDAD

4.1.1 Seleccin de Auditores: La Oficina de Gestin de Calidad selecciona al grupo de

auditores internos los cuales son funcionarios de la Universidad Tecnolgica de Pereira,

cuyo inters particular y voluntario, ha permitido su formacin, actualizacin y participacin

en los ejercicios y actividades derivadas de las auditoras internas, en cada una de las

normas con las que se encuentra certificado el sistema.

4.1.2 Requisitos y Plan de Carrera de un auditor interno: Los roles de los Auditores

Internos estn definidos de la siguiente manera:

Auditor en Formacin

Requisitos:

- Ser funcionario de la Universidad Tecnolgica de Pereira, en un periodo no menor a un

(1) ao.

- Tener formacin certificada como auditor interno ISO 9001, GP 1000, MECI 1000 y/

ISO 17025.

- Contar con el aval de su Jefe inmediato.

Auditor Jnior

Requisitos:

- Contar con mnimo 40 horas de experiencia como auditor en formacin.

- Contar con cursos de actualizacin en las versiones vigentes de las normas.

- Contar con conocimientos en el marco legal Institucional, riesgos y mejora continua

(acciones correctivas y preventivas).

- Obtener calificacin positiva en la evaluacin de la vigencia anterior.



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Auditor Profesional

Requisitos:

- Contar con mnimo 90 horas de experiencia como auditor jnior.

- Contar con cursos de actualizacin en las versiones vigentes de las normas.

- Contar con conocimientos en indicadores, tcnicas estadsticas y gestin por procesos.

- Obtener calificacin positiva en la evaluacin de la vigencia anterior.

4.1.3 Conformacin del Equipo Auditor: La Oficina de Gestin de Calidad conforma los

grupos de auditores y realiza la distribucin de los procesos a auditar, de tal manera que

los auditores no auditen su propio trabajo. Cuando se considere necesario, las auditoras

internas al Sistema de Gestin de Calidad, podrn ser realizadas por profesionales

externos, que demuestren experiencia e idoneidad en la labor,

4.1.4 Programa Anual de Auditoras Internas (SGC-FOR-007-01): Es elaborado

anualmente por la Oficina de Gestin de Calidad, se socializa a los auditores internos

segn el proceso que les haya sido asignado. Las auditoras se realizan de acuerdo al

programa donde se garantiza el cumplimiento de los numerales de las normas NTC-ISO

9001:2008, NTC GP-1000:2009, NTC-ISO/IEC 17025:2005, los requisitos internos y

legales.

4.1.5 Plan de Auditora (SGC-FOR-007-02): Es definido por los auditores internos en

compaa de la oficina de Gestin de Calidad y posteriormente es enviado al Jefe del

Proceso o Director del Laboratorio a auditar.

4.1.6 Hoja de Chequeo (SGC-FOR-007-03): Los auditores internos diligencian la hoja de

chequeo e incluyen las preguntas que garanticen que se auditarn los numerales de la

norma pertinentes al Proceso o Laboratorio a auditar. En el desarrollo de la auditora, el

auditor registra los hallazgos y la evidencia soporte en el formato Hoja de Chequeo (SGC-

FOR-007-03), e informa las posibles no conformidades detectadas en el proceso.



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4.1.7 Reunin de Apertura: Es dirigida por el auditor lder quin debe presentar al

equipo auditor, dar a conocer el alcance de la auditora y aclarar las dudas a que haya

lugar.

4.1.8 Reunin de Cierre: El auditor lder debe realizar una reunin de cierre al finalizar el

proceso de auditora, para dar a conocer la totalidad de los hallazgos encontrados en cada

proceso, hacer entrega de los reportes de no conformidades y las conclusiones de la

auditora (fortalezas, hallazgos y oportunidades de mejora).

4.1.9 Reporte de No Conformidad (SGC-FOR-007-04): El auditor consigna las No

Conformidades encontradas en este formato, el cual se da a conocer al Jefe del Proceso o

Director del Laboratorio auditado durante la reunin de cierre para su aprobacin. Cuando

exista conflicto entre el auditor y los auditados con respecto a las no conformidades

encontradas en el proceso, se acudir a una segunda instancia ejercida por la Oficina de

Gestin de Calidad y/o la Oficina de Control Interno.

4.1.10 Informe final de auditora (SGC-FOR-007-05): Contiene las fortalezas,

oportunidades de mejora, hallazgos y comentarios del grupo auditor. El informe deber

contener las firmas de los auditores que participaron en la auditoria y del auditor lder. Los

auditores deben enviar por medio electrnico el Informe de la auditora en el formato (SGC-

FOR-007-05), al Jefe del Proceso auditado con copia a la Oficina de Gestin de Calidad.

4.1.11 Seguimiento a cierre de no conformidades: El cierre de las no conformidades

encontradas luego de la Auditora Interna, es responsabilidad del proceso auditado y se

deben registrar en el formato Reporte de no Conformidad (SGC-FOR-007-04). Es

necesario que los procesos auditados tomen las acciones correctivas y correcciones de

manera inmediata, con el objetivo de eliminar la no conformidad y la causa de la misma.

Las acciones correctivas planteadas deben ser registradas en el aplicativo de acciones

correctivas, preventivas y de mejora del Sistema de Gestin de la Calidad.



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Los Procesos auditados del SGC, tienen 15 das a partir de la fecha de la reunin de cierre

de auditora, para plantear las acciones correctivas y consignarlas en el formato Reporte

de no conformidades y en el aplicativo de acciones. El Proceso contar con mximo 90

das a partir de la formulacin de la accin correctiva, para el cierre de las no

conformidades.

Los Auditores Internos de Calidad, deben realizar seguimiento y verificacin a las acciones

planteadas por los procesos para el levantamiento de las no conformidades, al cumplirse el

plazo respectivo para el planteamiento de las acciones en el aplicativo (15 das).

4.1.12 Informe general de auditora: Finalizada la auditora, la Oficina de Gestin de

Calidad realiza este informe, el cual es presentado como insumo para la revisin por la

alta direccin.

4.1.13 Evaluacin de los Auditores: Los auditores internos son evaluados por el Jefe del

Proceso auditado, los auditores de su grupo y la Coordinacin de la Oficina de Gestin de

Calidad, mediante el formato de evaluacin de auditores internos (SGC-FOR-007-06),

luego se elabora el informe consolidado de la evaluacin de los auditores y se socializan

los resultados con los mismos.

4.1.14 Registros de las Auditoras Internas de Calidad: Se llevan como lo establece el

Procedimiento de Control de los Registros (SGC-PRO-003).

5. ROLES DEL AUDITOR INTERNO

En el desarrollo de las auditoras internas y en la conformacin de los grupos auditores, se

pueden desempear los siguientes roles, teniendo en cuenta la experiencia, formacin y

capacitacin:



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Rol Perfil Funcin

Auditor Externo

Profesional externo contratado con experiencia e idoneidad.

Acompaa y asesora a los grupos en el proceso.

Puede realizar auditorias.

Auditor Lder

Funcionario de la Universidad formado como auditor interno, que se encuentre en el nivel de Auditor Profesional.

Orienta al grupo de trabajo. Revisa y aprueba documentos. Toma decisiones con relacin al desarrollo de las auditorias de su grupo.

Dirige las reuniones de apertura y cierre de auditoria.

Auditor Jnior

Funcionario de la Universidad formado como auditor interno y que cumpla con los requisitos.

Prepara la auditora. Participa activamente en la auditora. Elabora documentos. Puede realizar auditoras internas solo.

Auditor en Formacin

Funcionario de la Universidad que se ha formado como auditor interno.

Ayuda en la preparacin de la auditora Presencia la auditora (no interviene). Colabora en elaboracin de los documentos

6. RESPONSABILIDADES

RESPONSABLE RESPONSABILIDAD(ES)

Oficina de Gestin de

Calidad

Coordinar las auditoras internas Seleccionar al grupo de auditores internos. Elaborar el programa anual de auditoras internas por proceso. Dirimir conflictos entre auditor y auditados. Coordinar la evaluacin de los auditores internos. Elaborar y presentar el informe general de auditoras internas.

Jefe de Proceso Director de Laboratorio

Ejecutar las acciones correctivas, preventivas para eliminar la causa y la nueva ocurrencia de las no conformidades encontradas en la auditora interna.

Hacer seguimiento a los hallazgos encontrados en las auditoras internas.

Evaluar a los auditores internos de su proceso.

Funcionarios Administrativos

Ejecutar las acciones correctivas, preventivas para eliminar la causa y la nueva ocurrencia de las no conformidades encontradas en la auditora interna.

Hacer seguimiento a los hallazgos encontrados en las auditoras internas.



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Auditor Interno

Realizar la auditora interna siguiendo este procedimiento. Desempear el rol asignado de acuerdo a lo establecido en el

procedimiento Informar oportunamente a los procesos y a la Oficina de Calidad,

acerca de los resultados de las auditoras. Realizar seguimiento y verificacin a los hallazgos en cada

proceso auditado, dentro de los plazos establecidos. Diligenciar correctamente los formatos.

Oficina de Control Interno Dirimir conflictos entre auditor y auditados.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

NTC-ISO 9000:2000 Sistema de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.

NTC-ISO 9001:2008 Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos

NTC-GP-1000:2009 Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica. Requisitos

NTC-ISO/IEC 17025:2005 Norma Tcnica Competencia de los Laboratorios de Ensayo y

Calibracin. Requisitos.

NTC-ISO-19011:2011 Directrices para la auditora de los Sistemas de Gestin de la

Calidad.

8. ANEXOS (SGC-FOR-007-01) Programa Anual de Auditoras Internas por Proceso.

(SGC-FOR-007-02) Plan de Auditora interna de Calidad.

(SGC-FOR-007-03) Hoja de Chequeo.

(SGC-FOR-007-04) Reporte de No Conformidad.

(SGC-FOR-007-05) Informe de Auditora por Proceso.

(SGC-FOR-007-06) Evaluacin del Auditor Interno.

Elaborado por: ____________________ Personal de la UTP

Revisado por: ____________________ Jefe de Calidad

Aprobado por: ____________________ Vicerrector Administrativo

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