3 - los si en las organizaciones mexico uv

8/4/2019 3 - Los SI en Las Organizaciones Mexico UV

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Los sistemas de informacin en las organizaciones

I.I.E.S.C.A. Pgina 1

I. LOS SISTEMAS DE INFORMACIN EN LAS ORGANIZACIONES1

A) INTRODUCCIN

Estas notas se disearon con la finalidad de servir de apoyo a los estudiantes de la ex-periencia educativa: Los Sistemas de Informacin en las Organizacionesa fin de quetengan un acercamiento con la teora de los sistemas, y con conceptos como dato, in-

formacin, sistema y sistema de informacin, motivo por el cual, inicio despus de estaintroduccin, con una perspectiva prctica de estos conceptos para continuar con algu-nos comentarios acerca de los tipos de sistemas y terminar con algunas conclusionespersonales sobre el tema y su importancia.

B) CONCEPTODE SISTEMA

Para trasladarse diariamente al trabajo las personas hacen uso de lo que comnmentese denomina como sistema de transporte el cual, a su vez, requiere para circular orde-nadamente en la ciudad del sistema de trnsito; al llegar a la oficina, es necesario veri-ficar la llegada de los empleados mediante el sistema de control de asistencias el cualal trmino del perodo de pago permitir de acuerdo con las polticas establecidas ymediante el sistema de nmina generar el cheque del sueldo que le corresponda a ca-da trabajador dentro de la organizacin. Estos y otros muchos sistemas forman partede la vida de los individuos y de su quehacer diario, se les llama SISTEMAS debido a quemuestran las caractersticas que se mencionan a continuacin y que han permitido de-finirlos bajo este concepto3.

La interaccin e interdependencia de sus elementos.

La persecucin de un objetivo o finalidad.

Los sistemas deben considerarse como un todo compuesto de partes que a su vezpueden ser tambin subsistemas.

La interaccin con el medio ambiente

1 Notas desarrolladas por la C. Teresa Garca Lpez en febrero de 2002.2Yourdan, Edward. Anlisis estructurado moderno. Editorial Prentice Hall, 1993,pp. 4.3Lucas Jr., Henry C. The analysis, design, and implementation of information systems. McGraw Hill International Editions, Thirdedition, 1987.

NADIE PUEDE, HOY EN DA, EVITAR EL CONTACTO CON LOS SISTEMAS. LOS

SISTEMAS ESTN EN TODAS PARTES: SISTEMAS GRANDES, SISTEMAS PEQUE-

OS, SISTEMAS MECNICOS Y ELECTRNICOS Y AQUELLOS SISTEMAS ESPE-

CIALES QUE CONSISTEN EN ASOCIACIONES ORGANIZADAS DE PERSONAS. EN

DEFENSA PROPIA, DEBEMOS APRENDER A VIVIR CON LOS SISTEMAS, ACON-

TROLARLOSANTES DE QUE ELLOS NOS CONTROLEN A NOSOTROS. COMO LE

DIJO HUMPTY DUMPTY A ALICIA (AUNQUE EN OTRO CONTEXTO): LA PRE-

GUNTA ES: QUIN HA DE SER EL AMO, ESO ES TODO. (GALL, 1977)2


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Los sistemas tienen entradas y salidas necesarias para otros sistemas por lo cual tie-nen retroalimentacin del medio.

Transforman entradas en salidas las cuales son diferentes en su forma de las pri-meras.

La sinergia. Como concepto administrativo se refiere a que los elemento en formaindependiente tienen un resultado inferior al que generan al integrarse para lograr-lo. Se conoce tambin como 2+2=5.

La equifinalidad o existencia de mltiples formas de lograr el objetivo del sistema.

Algunos ejemplos y sus caractersticas mas relevantes como sistemas sin pretenderagotarlas son:4.

El Sistema Nacional de Salud.

Objetivo probable: procurar, prevenir y mantener la salud de los mexicanos.Elementos: unidades, clnicas, hospitales del sector salud, S.S.A., I.M.S.S.,I.S.S.S.T.E. e instituciones privadas de salud cada una de las cuales a su vez formanun subsistema.

Sinergia: Cada hospital o clnica es importante de manera individual pero su funciona-miento u operacin individual, no lograra cubrir o prevenir el bienestar de toda la co-munidad mexicana

Ambiente: para identificar y resolver la problemtica de salud del pas se debe enfren-tar a desastres naturales, clima, sistema nacional financiero, polticas nacionales dedesarrollo nacional, etc.

Equifinalidad: para lograr su objetivo lo puede hacer a travs de programas nacionaleso instalacin de nuevas clnicas o educando a la poblacin para prevenir problemas desalud lo que le da flexibilidad para alcanzarlo.

Entrada-Proceso-Salida: el esquema de funcionamiento sera el siguiente.

4 Ejemplos presentados por los alumno de la maestra en administracin Jaime Alfredo Fernndez Cruz, Ignacio de Jess AguilarMendoza y Edgar Mauricio Zapata Bojorquez y adaptados por la autora.

NECESIDADESDE SALUD DE LA

POBLACINMEXICANA

POBLACINSALUDABLE

OTORGAR BIENESTAR YSALUD A LA POBLACINTRAVS DE PROGRAMAS

NACIONALES

DESASTRES NATURALES, EPI-DEMIAS, CLIMA, ESTRATO SO-

CIAL, ETC.


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Un negocio de peridico.

Objetivo: informar o comunicar a travs de un medio masivo.

Elementos: los trabajadores, el equipo y mobiliario, los materiales o materia prima, laelaboracin de polticas y planes de trabajo, el programa de comercializacin, el estilode liderazgo, los programas de administracin y desarrollo, etc..Subsistemas: cada una de las reas funcionales: contabilidad, produccin, personal,etc.

Sinergia: los resultados del sistema son mayores en conjunto que los que obtienenindependientemente cada uno de los elementos del sistema, esto es, si el personal nocontara con la materia prima, equipo o con polticas eficientes, los resultados espera-dos de su funcionamiento no seran los mismos que en caso de contar con ellos.

Ambiente: la situacin poltica, econmica y social afecta al sistema y ste a su veztambin lo afecta.

Equifinalidad: el objetivo planteado podra alcanzarse a travs de revistas o como loha decidido la administracin a travs del peridico.

Entrada-Proceso-Salida: El esquema de funcionamiento del sistema seria como sigue:

El sistema de frenos de un automvil.

Objetivo: detener el movimiento del automvil.

Elementos: balatas, pasta de balatas, tambores, lquido de frenos, conducto de lquidode frenos, llantas, etc..

Subsistemas: se relaciona con un sistema superior, esto es, el automvil y cada unode los subsistemas (motor, elctrico, seguridad, etc.);

Ambiente: interacta con las condiciones ambientales del auto, por ejemplo, el sistema

tendr mayor desgaste si la temperatura y el pavimento se encuentran calientes.Sinergia: los elementos de un sistema de frenos en forma individual no proporcionaranel mismo beneficio que integrado a los dems elementos que conforman el sistema,porque de qu sirve una llanta, o el lquido de frenos si no existe un conducto paracolocarlo?.

Equifinalidad: el objetivo de detener el automvil tambin puede lograrse a travs delfreno de mano o frenando con el motor del automvil (equifinalidad).

NOTICIAS DELMEDIO

PERIDICO

CLASIFICACIN, INTER-PRETACIN, DEFINICIN,CONTROL Y PROCESO DE

NOTICIAS

RETROALIMENTACIN DE LA

SOCIEDAD


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Entrada-Proceso-Salida: el esquema de funcionamiento del sistema sera:

Negocio de fabricacin de calzado.

Objetivo probable: fabricacin de calzado al menor costo y de la mejor calidad

Elementos: materias primas (cuero, pegamento, clavos, etc.), maquinaria, herramien-tas, equipo, personal, procedimientos de fabricacin, procedimientos administrativos,estilo de liderazgo, etc.

Subsistemas: reas productivas y administrativas de la organizacin.

Sinergia: Cada una de las fases de produccin son sumamente importantes en la con-secucin de los objetivos ya que no podra producirse calzado sin coloracin o sin unpegado correcto.

Ambiente: el sistema tiene relacin con otros sistemas a los cuales afecta y por los quees afectado como el del negocio del vestido porque las modas por ejemplo, afectansu funcionamiento.

Equifinalidad: para lograr el objetivo, se pueden usar mquinas muy sofisticadas o de-cidir trabajar la produccin en forma manual.

Entrada-Proceso-Salida: el esquema de funcionamiento es:

A modo de sntesis, Raymond McLeod5 presenta un modelo general de sistemasde la compaa en el que los recursos fsicosfluyen a travs del sistema fsico en la

5 McLeod, Raymond. Sistemas de Informacin Gerencial. Sptima edicin. Pearson Educacin. 2000.p.p.151.

PISAR EL FRENO INMOVILIZACINDEL AUTOMVIL

CONTRACCIN DE BALA-

TAS Y PROCESO DE LU-BRICACIN DE FRENOS

CLIMA, CONDICIONES DE LASCARRETERAS, ETC.

MATERIASPRIMAS

CALZADO TER-MINADO

PROCESO DE PRO-DUCCIN DEL CALZA-

DO

GUSTOS, PREFERENCIAS, MODAS,ETC.


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parte inferior del modelo. Los recursos conceptuales (informacin y datos) entran en elprocesador de informacin donde se almacenan o bien se proporcionan al gerente parala toma de decisiones en base a un mecanismo de control y estndares. Tambin seagrega un flujo bidireccional de informacin y datos entre el procesador de informacin

y el entorno.

Para una mejor comprensin de concepto de sistema, se presentan dos definiciones:

SISTEMA : es un conjunto organizado de gente, mquinas, procedimientos, documen-tos, datos y cualquier otra entidad los cuales interactan entre ellos mismos y entreellos y su medio con la finalidad de alcanzar un objetivo.

6

SISTEMA : es un grupo de elementos de naturaleza fsica o no, que exhibe las interre-laciones de estos y que interactan juntos hacia una o ms metas u objetivos.7

C) CONCEPTOS DEDATOE INFORMACINAs como en la actualidad es comn utilizar el trmino sistema, lo es tambin usar el deinformacin ya que toda organizacin requiere de la misma para funcionar en un medioaltamente competitivo y cambiante. A travs de la informacin, los individuos en las

6A. Ziyas Aktas. Structured Analysis & Design of Information Systems. Prentice-Hall, pp. 1.7Apuntes I.B.M. de Mxico. Curso de Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin.

Estndares

Gerencia

Procesador de

informacin

Proceso detransforma-

cin

Recursosde entrada

Recursosde salida

Informacin ydatos

Recursosfsicos

Datos

Decisiones Informacin

Recursosfsicos

Entorno

Figura 1. Modelo General de sistemas de la compaa


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organizaciones, reducen la incertidumbre y son capaces de tomar decisiones posible-mente mas acertadas que en caso de no contar con ella. Tanto en la vida diaria comoen el medio empresarial, se manejan datos como elementos aislados que no indicanabsolutamente nada si no son procesados por algn medio y transformados en infor-

macin. Por tanto, en un amplio sentido del trmino, se puede decir que :

DATO: es un hecho aislado no evaluado ni significativo o bien, insumos o resultadosde un fenmeno.

En la figura 2, cada uno delos nombres de Pedro,Adriana, Eduardo o cadauna de las ciudades Jalapa,Crdoba, Veracruz, por s

solas no dicen absoluta-mente nada (datos) pero, sia travs de algn medio sepuede identificar que Pedroes de Jalapa y trabaja en ladependencia B es posibleque sta informacin puedaser de utilidad para algunapersona que est interesada

en conocer las caractersticas laborales de Pedro. En la figura, se puede observar quelos datos de manera aislada no proporcionan ayuda para las personas que hacen uso

de ellos (usuario), sin embargo, cuando los datos se relacionan a travs de algn me-canismo, generan informacin y con ella, es posible tomar decisiones ms acertadaspara la accin administrativa.

Para obtener informacin es necesario realizar operaciones con los datos quepermitan generarla con valor o utilidad para el usuario. Algunas de las operaciones quepueden ser realizadas con los datos independientemente del medio usado para hacerloson8:

Captarlos: Accin de registrar datosVerificarlos: Validacin de datosClasificarlos: Separar por categoras (por ejemplo: hombres y mujeres)

Ordenarlos: Colocar en una secuencia especfica (por ejemplo: alfabticamente)Resumirlos: Adems de la operacin matemtica, reduce los datos en sentido

lgico.Calcularlos: Operaciones aritmticas y lgicas.Almacenarlos: Accin de guardar

8Burch y Strater. Sistemas de Informacin, Teora y Prctica. LIMUSA, 1988, pp. 48.

Figura 2

CRDOBA

EDUARDO

ADRIANA

VERACRUZ

PEDRODEPENDENCIA A

DEPENDENCIA BJALAPA

DATO

INFORMACIN


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Recuperarlos: Buscar y accesar datos (por ejemplo: tomar los expedientes de unarchivero)

Copiarlos: Cambiar de un dispositivo a otro ( Ej.: expediente a papel)Distribuirlos: Entregar al usuario.

As por ejemplo, supngase que se requiere analizar la situacin de jubilacin delos empleados de la dependencia B por lo que es necesario conocer la edad, fecha deingreso, sexo, nombre completo y su nmero de personal de cada uno de ellos. Se sa-be que la organizacin, cuenta con un sistema manual de control en el cual, el contratode empleo con todos los datos del trabajador estn archivados dentro de expedientesfoliados con un nmero consecutivo asignado a cada nuevo empleado.

De acuerdo con la informacin anterior, los expedientes dentro del archivo (al-macenados), deben revisarse y seleccionar solamente los de la dependencia B(recuperarlos y clasificarlos). Si el medio a utilizar es manual, los datos de inters

como son : nmero de empleado, nombre, apellido paterno, apellido materno, fecha deingreso, edad y sexo debern registrarse en un listado para facilitar su manejo(captarlos y copiarlos).

Para localizar rpidamente a un empleado en la lista, ser necesario presentar lainformacin de los nombres en orden alfabtico por apellido paterno, materno y nombre(ordenarlos y resumirlos) y; por ltimo, probablemente para analizarlos ser necesa-rio efectuar algunas operaciones para determinar aos servicio o promedio de edades,etc. (calcularlos).

De lo anterior, se desprende que todos los datos son susceptibles de ser trans-formados en informacin a travs de algn mecanismo, en este sentido, el trmino sis-tema, se ha puesto de moda en muchas reas del conocimiento en las ltimas dcadasdebido principalmente al rpido desarrollo de las actividades de procesamiento electr-nico de datos (PED), pero esto no quiere decir que en el procesamiento de datos seaaplicable solamente el uso de dicho dispositivo como medio primordial ya que existenotros medios para hacerlo.

Los tres medios actualmente identificables de procesamiento de datos son: ma-nual, electromecnico (requiere del apoyo manual para realizar algn proceso) y elec-trnico (computadora) aunque si llevamos el anlisis al esquema de funcionamiento denuestra inteligencia habra que considerar al cerebro humano como un medio ms deprocesamiento de datos.

Algunos autores, para analizar las diferencias entre el mtodo manual y el elec-

trnico consideran variables como: la dificultad para comprender la tecnologa, la flexi-bilidad en el establecimiento de normas, la facilidad de administrar un proyecto, los re-querimientos para convertir e instalar el sistema, las repercusiones sociales y econmi-cas en la empresa, la flexibilidad del uso del medio, la inversin inicial, tiempo de pre-paracin, etc., con los cuales el mtodo electrnico resulta en clara desventaja contra elmtodo manual de procesamiento de datos.


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Tabla 1. Comparacin del sistema de informacin manualcon el sistema basado en computadora

FACTOR MANUAL COMPUTADORA

Comprensin de la tecno-

loga

Fcil: requiere el procesamiento

humano ordinario o una opera-cin sencilla de tabulacin.

Difcil: tecnologa arbitraria y de

difcil comprensin desde el puntode vista del usuario.

Establecimiento de nor-mas

Muy informal y susceptible deser cambiada.

Proceso formal que requiere granprecisin y detalle; debe especifi-carse por adelantado.

Administracin del proyec-to

Es tarea sencilla establecer losprocedimientos.

Resulta difcil concluirlo a tiempo ysin salirse del presupuesto.

Conversin e instalacin Generalmente un proceso fcil,que comprende pocos procedi-mientos nuevos.

Puede ser una tarea laboriosa querequiere cambios y capacitacinimportantes.

Repercusin en la empre-sa

Mnima, las ms de las veces Puede ser importante; implicacambios de desempeo y organi-zacionales.

Flexibilidad Generalmente fcil de cambiarcon rapidez.

A menudo muy difcil de cambiar;los cambios pueden ser costososy requerir largo tiempo.

Fuente: Lucas, Henry C., Conceptos de los sistemas de informacin para la administracin, Segunda edicin, Mc Graw Hill, 1983,pp.10.

Sin embargo, adicionalmente a los factores antes mencionados, creo necesarioconsiderar los siguientes:

El volumen de los datos es un factor que en la mayora de los casos induce a losusuarios a adoptar sistemas electrnicos (computadoras) ya que su principal ventaja es

precisamente la facilidad que tienen para procesar con rapidez y precisin grandes vo-lmenes de informacin. En cambio, cuando el volumen de datos crece los medios ma-nuales representan la utilizacin de un gran nmero de personas para manejarlos conlas consecuencias implcitas de costo y errores humanos en el manejo de los mismos.

La complejidad de las operaciones de procesamiento concierne a la proble-mtica asociada a los mtodos necesarios para realizar una actividad o proceso, porejemplo, el anlisis de datos de investigaciones con un gran nmero de relaciones en-tre variables.

Las limitaciones en tiempo es otro de los factores a considerar cuando se tratade elegir el mtodo de procesamiento ya que en la actualidad el que tiene la informa-cin controla la situacin esto fundamenta la importancia de contar rpidamente coninformacin que permita tomar decisiones y por tanto acciones estratgicas acordescon el ambiente.

Los requerimientos de clculos se refiere a la necesidad de realizar mltiples yvariables operaciones aritmticas y puede ser un factor decisivo en la eleccin del m-todo, esto es fcil de ejemplificar con las operaciones que realizan las reas de servi-cios escolares en las Universidades para seleccionar alumnos.


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Con relacin al costo, generalmente, los mtodos manuales de procesamientode datos, tienen asociado un costo variable mayor que los electromecnicos o electr-nicos y se asocian a stos ltimos, costos fijos superiores principalmente por la eroga-cin atribuida al equipo, programas, recursos humanos, infraestructura, etc. necesarios

para que ste pueda trabajar.Otro factor que es conveniente considerar al decidir el medio de procesamiento

de datos es el impacto social de los sistemas electrnicos de procesamiento de datos.Es innegable que en las ltimas dcadas, las computadoras han tenido un notorio efec-to tanto en las organizaciones como en la sociedad. En este sentido, 95 alumnos delnivel de maestra en administracin durante 1994 a 1996, expresaron sus opinionesacerca de los efectos positivos y negativos de las computadoras en las organizacionesy el resumen de ellas se muestra en las tablas 2 y 3. Las principales ventajas asociadaspor los estudiantes a los sistemas de informacin electrnicos son: la rapidez para pro-cesar informacin, la exactitud de los clculos, la facilidad para manejar y almacenargrandes volmenes de informacin, la calidad de presentacin de los resultados, la re-

duccin de costos a largo plazo y, el ahorro en mano de obra. Por otra parte, las princi-pales desventajas sealadas fueron: los altos costos iniciales, la dependencia que secrea del sistema por parte de los usuarios, la rpida obsolescencia de hardware y soft-ware, la automatizacin del personal, las necesidades inmediatas de capacitacin, ladependencia de personal especializado, el desplazamiento de personal, las enferme-dades causadas por el uso de equipo de cmputo y, la vulnerabilidad ante virus o in-trusos.

Las tablas 4 y 5 muestran las opiniones de los estudiantes durante 2002 y 2003las cuales parecen ser similares en los puntos ms importantes con las de los aos1994 a 1996. Sin embargo hay que resaltar que las implicaciones de las telecomunica-ciones asociadas a las computadoras, aparecen en rubros como: compartir informa-cin, comodidad y fcil acceso a las computadoras para el usuario; acceso a la infor-macin a distancia en tiempo real; acceso simultneo a diversa informacin o ahorrosen comunicacin.

Por ltimo, tambin es necesario considerar las implicaciones de la utilizacin detecnologas asociadas con la computadora y las comunicaciones que han venido a mo-dificar la forma de hacer negocios y que pueden representar no slo un apoyo para lasoperaciones y la toma de decisiones sino tambin una ventaja competitiva. Basta daruna mirada a la lista de compaas ms reconocidas en el mundo para encontrar all aorganizaciones que han usado dichas tecnologas para mejorar sus niveles de eficien-cia y efectividad. Chris Sinton, director de la Cisco Netaid Org Foundation seal con

relacin a este tipo de organizaciones:"En el proceso de construir un negocio global interconectado, el primer desafoes pasar de una visin que considera a la red como una herramienta simplepara compartir informacin, a una que la utiliza como una base para utilizaraplicaciones conectadas a los principales sistemas de la empresa que prestanservicios a todos los integrantes de la compaa

.


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I.I.E.S.C.A.

Tabla 2. EFECTOS POSITIVOS Y NEGATIVOS DE LAS COMPUTADORAS PERSONALES EN LA

EFECTO POSITIVO % EFECTO NEG

Rapidez para procesar la informacin 93 Altos costos iniciales

Exactitud en los clculos 79 Dependencia de funcionamiento

Facilidad de manejo de grandes volmenes de informacin 72 Rpida obsolescencia de hardwa

Gran capacidad de almacenamiento de informacin 62 Automatizacin del personal (lim

Calidad en la presentacin de resultados 53 Requiere de capacitacin (costos

Reduccin de costos a largo plazo 53 Dependencia de personal especi

Informacin rpida para la toma de decisiones 52 Desplazamiento de personal

Ahorro de mano de obra 41 Probables enfermedades

Mayor versatilidad 40 Vulnerabilidad ante virus o intr

Permite compartir informacin entre usuario 35 Dependencia de insumos (energ

Facilita la complejidad de operaciones 15 Limita el desarrollo del personal p

Facilita el acceso a fuentes externas de informacin 14 Resistencia del personal al camb

Facilita el control 14 Dependencia de respaldos de in

Facilita el desarrollo de los avances tecnolgicos 7 Limita la creatividad del personal

Facilita la proteccin de acceso a los datos (password) 7 Requiere de tiempo su conocimie

Permite visualizar los efectos de la simulacin 7 Basura entra basura sale

Ampliacin del campo de desarrollo de diseadores 6 Dificultad en el uso de comunicac

Crea una imagen de modernidad 6 Desaprovechamiento de equipo

Lenguaje grfico universal 6 La validacin de datos

9 Resultados 1994-1995. Ntese que se hablaba de computadora personal.


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I.I.E.S.C.A.

Tabla 4. EFECTOS POSITIVOS Y NEGATIVOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN ELECTRNICOSORGANIZACIONES11

Repercusiones positivas % Repercusiones negativas

Rapidez en el procesamiento de la informacin 98% Obsolescencia (software-hardware)

Disminucin de costos en el procesamiento de datos, en

mano de obra y en papelera

75% Alto costo de tecnologa de punta (inversin

de mantenimientoDisminucin de errores 53% Sustitucin de mano de obra (disminucin)

Mejora la calidad en presentacin de la informacin 50% Resistencia al cambio

Optimizacin de recursos 43% Dependencia de las mquinas

Comodidad y fcil acceso a las computadoras para elusuario

38% Subutilizacin del equipo

Disminucin de espacio de almacenamiento de informa-cin

25% Reduccin del anlisis humano

Acceso a la informacin a distancia en tiempo real 23% Generacin de tiempo ocioso

Mejor control de los procesos 23% Distractor para el personal

Accesibilidad simultnea de la informacin 20% Limitacin e interrrupcin de los sistemas

Diversificacin de formas para el acceso a la informacin 18% Falta de diversificacin y de compatibilidad

nes de los sistemasFacilidad para la realizacin de clculos complejos 15% Fallas de comunicacin

Permiten compartir informacin a travs de las redes 10%

Inteligencia artificial (aplicacin de actividades especfi-cas y exactas)

5%

Automatizacin de tareas 3%

11 Resultados 2002 en la ciudad de Veracruz, Veracruz.


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I.I.E.S.C.A.

Tabla 5. EFECTOS POSITIVOS Y NEGATIVOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN ELECTRNICOSORGANIZACIONES12

Repercusiones positivas % Repercusiones negativas

Exactitud y rapidez en el procesamiento de la informacin 96% Altos costos de inversin y ma

Ahorro en mano de obra 75% Obsolescencia del equipo y de

Permite manejar grandes volmenes de informacin 48% Dependencia de la informaci

Manejo simplificado de la informacin 34% Altos costos de actualizacin y

Ahorro de tiempo en las tareas 30% Resistencia al cambio

Permite realizar simultneamente mltiples operaciones 27% Incremento en gastos de capa

Mejora el control administrativo 26% Mal uso del sistema

Acceso a la informacin en tiempo real 21% Vulnerabilidad ante virus

Mejora la toma de decisiones 19% Sustitucin de mano de obra (

Permiten compartir informacin a travs de las redes 17% Falta de cultura informtica

Ahorros en la comunicacin 17% Dependencia de la energa el

Permite el trabajo desde casa 12% Gastos de electricidad

Representa una ventaja competitiva 11% Posibles daos a la salud

Amplia difusin de la informacin 11%

Permite la especializacin del personal 11%

Disminucin de errores 10%

Disminucin de espacio de almacenamiento de informacin 8%

Mejora la presentacin de la informacin 6%

12 Resultados 2002 en la ciudad de Veracruz, Veracruz.


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El trmino dato es comn usarlo como sinnimo de informacin, sin embargohabra que diferenciar estos dos conceptos, la informacin para serlo debe ser valiosa ypor tanto de utilidad para el usuario, as entonces se tiene que: el taln de pago, el ta-

blero de salidas de autobuses, las boletas de calificaciones, los certificados, los resul-tados electorales, los formatos de pago de impuestos, son algunos ejemplos de infor-macin y cada uno de ellos cuenta con las caractersticas que se describen a continua-cin13:

ACCESIBILIDAD: Facilidad y rapidez con la que se puede obtener la informacin.

PRECISIN: Se refiere a que la informacin no tenga errores.

RELEVANCIA: Que sirva para el hecho de decisin que la requiera.OPORTUNIDAD : Se relaciona con el ciclo de entrada- proceso-entrega al

usuario de la informacin, el cual debe de reducirse en suduracin.

CLARIDAD: Grado en el que la informacin est exenta de expresionesambiguas.

FLEXIBILIDAD: Concierne a la adaptabilidad de la informacin no slo a msde una decisin sino tambin a ms de un responsable de latoma de decisiones.

VERIFICABILIDAD: Se refiere a que aunque varios usuarios examinen la mismainformacin, todos pueden llegar a una misma decisin.

Con la finalidad de tener una mejor comprensin de las caractersticas de la in-formacin, se han propuesto diferentes formas de clasificarla dependiendo del enfoqueo perspectiva del que las agrupa, algunas de ellas, se describen a continuacin sin pre-tender agotarlas ni considerar que stas son las nicas que existen :

En relacin con la organizacin: Interna y Externa.

En relacin a su naturaleza: Descriptiva(antecedentes), Rendimien-to(presente), Predictiva(futura)

De acuerdo con la posicin del usuario: Estratgica, Tctica y Tcnica.

De acuerdo con el flujo de informacin: Horizontal o Vertical.

13Burch y Strater. opus cit. pp. 56.


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De acuerdo con la calidad: Exacta o Precisa, Oportuna y RelevanteExacta o Precisa significa que 1+1=2 es decir, que lainformacin est libre de errores. Oportuna significaque la informacin se tenga en el momento adecuado

y cuando es necesaria. Relevante quiere decir quecontenga lo necesario para el hecho de decisin quela requiera ya que lo que es relevante para unos pue-de no serlo para otros.

Resumiendo, a continuacin se presenta una definicin de informacin:

INFORMACIN: es un conjunto de datos homogneos relacionados entre s que signi-fica un aumento de conocimientos importantes para el usuario.

D) CONCEPTODE SISTEMADE INFORMACIN

El concepto de sistema de informacin, requiere sealar previamente que las organi-zaciones son conjuntos de personas que unidas persiguen el objetivo comn de crear uofrecer productos o servicios y todos los individuos en mayor o en menor grado dentrode las mismas manejan informacin para la realizacin de sus tareas.

Como puede observarse en la siguiente figura, las necesidades de informacinse ven afectadas de acuerdo con la pirmide administrativa, esto es, a medida que laposicin del usuario se mueve de la parte inferior a la parte superior de la pirmide, lasnecesidades en cuanto al volumen y caractersticas de informacin se ven modificadas,ya que no se requerir la misma informacin en los niveles operativos que en los nive-les tcticos y estratgicos de la organizacin, por tanto, las necesidades de informacinse transforman de la operacin al control y a la planeacin estratgica.

Figura 3. PIRMIDE ADMINISTRATIVA Y NECESIDAD DE INFORMACIN

Adicionalmente, las caractersticas de la informacin necesaria para cada usua-rio tambin se ven afectadas con la cultura de la organizacin (esto es. los comporta-

PocaSistemasestratgicos

Necesidad de informacin recurrente

Mucha

Planeacinestratgica

Sistemas deinformacin

administrativa Control admi-nistrativo

Sistemas para elprocesamiento

de transacciones

Control ope-racional


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mientos propios de cada organizacin) y el medio ambiente en el que se desenvuelvecomo son: su naturaleza y propsito, el tipo de estructura, el tamao y, el estilo de laadministracin.

Los sistemas de informacin manuales, pueden proporcionar informacin valio-

sa en pequeas organizaciones siempre y cuando las relaciones estructurales dentrode la misma se encuentren claramente normadas y aqu, creo conveniente preguntar-nos cundo una organizacin debe pensar en la implantacin de sistemas electrni-cos? La respuesta en mi opinin es: cuando el volumen de datos y la complejidad delos procesos lo demanden. Por tal motivo, los objetivos que deben perseguir los siste-mas de informacin electrnicos son:

1. Automatizar los procesos operativos (sistemas transaccionales o de procesamientode las operaciones)

2. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones (Sis-temas de apoyo a las decisiones o sistemas de informacin administrativos)

3. Lograr ventajas competitivas a travs de su uso (sistemas estratgicos).

Por lo antes mencionado, los sistemas de informacin electrnicos se han clasificadoen tres categoras14:

Sistemas para el procesamiento de transacciones (sistemas transaccionales):cuyo objetivo es generar informacin para actividades rutinarias o repetitivas y en lasque se involucran grandes y similares volmenes de transacciones, los procedimientosson bien comprendidos y existen pocas excepciones a los procedimientos normales deoperacin. Este tipo de sistemas se encuentran en los niveles ms bajos de la pirmideadministrativa (nivel operativo). Ejemplo el sistema de inscripcin de aspirantes a la

universidad.Las caractersticas de los sistemas para el procesamiento de transacciones, se puedenresumir en los siguiente puntos15:

A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra debidoa que automatizan tareas operativas de la organizacin

Con frecuencia son el primer tipo de sistemas de informacin que se implanta enlas organizaciones. se empieza apoyando las tareas en el mbito operativo de laorganizacin para continuar con los mandos intermedios y, posteriormente, conla alta administracin conforme evolucionan.

Son intensivos en entrada y salida de informacin; sus clculos y procesos sue-

len ser simples y poco sofisticados. estos sistemas requieren mucho manejo dedatos para poder realizar sus operaciones y como resultado generan tambingrandes volmenes de informacin.

Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, a travs de es-tos sistemas se cargan las grandes bases de informacin para su explotacin

14Senn, James A. Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin. Editorial Mc. Graw Hill, pp 25.15 Cohen, Daniel. Sistemas de Informacin para la Toma de Decisiones. Segunda edicin. McGraw Hill1997. pp. 6.


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posterior. estos sistemas son los encargados de integrar gran cantidad de la in-formacin que se maneja en la organizacin, la cual ser utilizada posteriormen-te para apoyar a los mandos intermedios y altos.

Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visi-

bles y palpables. el proceso de justificacin puede realizarse enfrentando ingre-sos y costos. esto se debe a que en el corto plazo se pueden evaluar los resul-tados y las ventajas que se derivan del uso de este tipo de sistemas. entre lasventajas que pueden medirse se encuentra el ahorro de trabajo manual.

Son fcilmente adaptables a paquetes de aplicacin que se encuentran en elmercado, ya que automatizan los procesos bsicos que por lo general son simi-lares o iguales en otras organizaciones

Sistemas de informacin administrativa (sistemas de apoyo a decisiones): produ-cen informacin para la toma de decisiones y la resolucin de problemas. Estos siste-mas hacen uso de la informacin de los sistemas para el procesamiento de transaccio-nes pero adicionalmente se requiere de otros factores para su utilizacin. Ejemplo: sis-tema de control de alumnos.De acuerdo a Cohen16 sus caractersticas genricas son:

Suelen introducirse despus de haber implantado los sistemas transaccionalesms relevantes de la empresa, ya que estos ltimos constituyen su plataformade informacin.

La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la altaadministracin en el proceso de toma de decisiones.

Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informa-cin. As, por ejemplo, un modelo de planeacin financiera requiere poca infor-

macin de entrada, genera poca informacin como resultado, pero puede reali-zar muchos clculos durante su proceso.

No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica parael desarrollo de estos sistemas es difcil, ya que no se conocen los ingresos delproyecto de inversin.

Suelen ser sistemas de informacin interactivos y amigables, con altos estnda-res de diseo grfico y visual, ya que estn dirigidos al usuario final.

Algunos de estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuariofinal sin la participacin operativa de los analistas y programadores del rea deinformtica.

16 Esta seccin est basada en Cohen, Daniel, opus cit.


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Cohen identifica los siguientes tipos de Sistemas de Informacin que apoyan el pro-ceso de toma de decisiones:

Fuente: Cohen, Daniel, Sistemas de Informacin para la toma de Decisiones, Segunda edicin, Editorial McGrawHill, p.p.94

1. Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones (DSS: Decision Support Systems)tienen como finalidad apoyar la toma de decisiones mediante la generacin y eva-luacin sistemtica de diferentes alternativas o escenarios de decisin, todo esto uti-lizando modelos y herramientas computacionales. Un DSS no soluciona problemas,ya que slo apoya el proceso de toma de decisiones. La responsabilidad de tomaruna decisin, de adoptarla y de realizarla es de los administradores, no del DSS.

2. Sistemas de Informacin para Ejecutivos (EIS: Executive Information Systems),los cuales estn dirigidos a apoyar el proceso de toma de decisiones de los altos

ejecutivos de una organizacin, presentando informacin relevante y usando recur-sos visuales y de fcil interpretacin, con el objetivo de mantenerlos informados.

3. Sistemas para la Toma de Decisiones de Grupo (GDSS: Group Decision SupportSystems), los cuales cubren el objetivo de lograr la participacin de un grupo de per-sonas durante la toma de decisiones en ambientes de anonimato y consenso; apo-yando decisiones simultneas.

Sistemas de so-porte a la toma dedecisiones (DSS)

Sistemas de in-formacin paraejecutivos (EIS)

Sistemas de in-formacin adminis-

trativa o de apoyoa las decisiones

Sistemas expertosde soporte a la

toma de decisio-nes (EDSS)

Sistemas de so-porte a la toma de

decisiones engrupo (GDSS)

Figura 4. Diferentes sistemas de informacin que apoyan a la organizacin durante el procesode toma de decisiones.


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4. Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones (EDSS: Expert DecisionSupport Systems), los cuales permiten cargar bases de conocimiento que se inte-gran por una serie de reglas de sentido comn para que diferentes usuarios las con-sulten, apoyen la toma de decisiones, la capacitacin, etctera.

CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS DE SOPORTE A LA TOMA DE DECISIONES (DSS)

Existen varias caractersticas que deben estar presentes en un sistema para poderconsiderarlo un Sistema de Soporte a la Toma de Decisiones. Algunas de estas carac-tersticas sern explicadas de manera breve a continuacin:

Interactividad. posibilidad de interactuar en forma amigable y con respuestas a tiem-po real con el encargado de tomar decisiones.

Apoya cualquier tipo de decisiones. Apoya el proceso de toma de decisiones estruc-turadas y no estructuradas.

Frecuentemente usado. Utilizacin frecuente por parte de la administracin media yalta para el desempeo de su funcin.

Variedad de usuarios. puede emplearse por usuarios de diferentes reas funcionalescomo ventas, produccin, administracin, finanzas y recursos humanos.

Flexibilidad. permite acoplarse a una variedad determinada de estilos administrati-vos: autocrticos, participativos, etctera.

Desarrollo permisible. el usuario puede desarrollar los modelos de decisin de mane-ra directa sin la participacin operativa de profesionales en Informtica.

Abierto. permite la posibilidad de interactuar con informacin externa como parte de

los modelos de decisin.Facilita la comunicacin. la informacin relevante para los niveles altos y los niveles

operativos se pueden representar grficamente.

Acceso a bases de datos. Tiene la capacidad de accesar informacin de las basesde datos corporativas.

Simplicidad. Simple y fcil de aprender y utilizar por el usuario final.

CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN PARA EJECUTIVOS (EIS)

Las principales caractersticas de los Sistemas de Informacin para Ejecutivos (EIS)

son las siguientes:Estn diseados para cubrir las necesidades especficas y particulares de la alta

administracin de la empresa. Esto implica que ejecutivos diferentes pueden requeririnformacin o formatos de presentacin distintos para trabajar en una compaa enparticular. Lo anterior se debe a que los factores crticos del xito pueden variar deun ejecutivo a otro.


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Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a informacin critica del negocio. Elsistema debe contar con capacidad de manejar informacin que proviene de los Sis-temas Transaccionales de la empresa y/o de fuentes externas de informacin. Estainformacin externa puede provenir de bases de datos externas, peridicos y cartas

electrnicas de la industria, entre otros; todo esto en temas tales como nuevas tec-nologas, clientes, mercados y competencia, por mencionar algunos.

Implica que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa con el sistema sin elapoyo o auxilio de intermediarios. Esto puede representar un reto importante, ya quemuchos ejecutivos se resisten a utilizar en forma directa los recursos computaciona-les por el temor a cambiar.

Es un sistema desarrollado con altos estndares en sus interfases hombre-mquina,caracterizado por grficas de alta calidad, informacin tabular y en forma de texto. Elprotocolo de comunicacin entre el ejecutivo y el sistema permite interactuar sin unentrenamiento previo.

Pueden acceder a informacin que se encuentra en lnea, extrayndose en formadirecta de las bases de datos de la organizacin.. Esta caracterstica del EIS permiteal ejecutivo penetrar en diferentes niveles de informacin. Por ejemplo, puede cono-cer las ventas por pas, por zona geogrfica, por cliente y por lnea de producto, pe-netrando a su gusto en los niveles internos y ms detallados de la informacin encaso necesario.

El sistema esta soportado por elementos especializados de hardware, tales comomonitores o videos de alta resolucin y sensibles a; tacto, ratn e impresoras contecnologa avanzada.

Es importante sealar que en muchas ocasiones los trminos Sistemas de Informa-cin para Ejecutivos (EIS) y Sistemas de Soporte para Ejecutivos (ESS: ExecutiveSupport Systems) son utilizados como sinnimos. Sin embargo, las siguientes carac-tersticas adicionales deben estar presentes para considerar a un EIS:

Contempla las facilidades de comunicacin electrnica, tales como correo electrni-co de voz y datos, teleconferencia y procesadores de texto.

Capacidades de anlisis de datos, tales como hoja electrnica de clculo, lenguajesespecializados de consulta que utilicen comandos como el SELECT, JOIN y PRO-JECT,. Esta capacidad puede extenderse a tener interfases con los tpicos DSS.

Herramientas para la organizacin personal del ejecutivo, tales como calendario,

agenda y tarjetero electrnico.CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS DE SOPORTE A LA TOMA DE DECISIONES DEGRUPO (GDSS)

Las caractersticas principales de estos sistemas son:

Estn diseados especialmente para apoyar las decisiones en grupo, no estn for-mados por elementos de sistemas ya existentes.


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La meta de un GDSS es apoyar a los tomadores de decisiones en su trabajo, por lotanto el uso de un GDSS mejora el proceso de toma de decisiones y las decisionesresultantes.

Un GDSS es fcil de aprender y de usar. Un GDSS debe ser accesible para usuarioscon diferentes niveles de conocimiento computacional y de soporte a la decisin.Generalmente los usuarios son administradores de cualquier rea funcional de laempresa, tales como ventas, produccin, recursos humanos, administracin y finan-zas.

Un GDSS puede ser especifico o general. Es especifico si se disea para un tipo oclase de problema, y es general si se disea para una variedad de decisiones orga-nizacionales. Por ejemplo, si se disea un GDSS para apoyar el proceso de comprade materia prima del producto X, se trata de un GDSS especifico; por el contrario, siel GDSS apoya el proceso de la compra de cualquier materia prima y el proceso deventa de los productos, se trata de un GDSS general.

Un GDSS contiene mecanismos para evitar el desarrollo de conductas negativas enel grupo, como son los problemas de comunicacin, estar de acuerdo con lo que dicela mayora slo por estar con el grupo o dar ideas con intencin de molestar a algnmiembro del grupo.

Un GDSS debe motivar a todos los miembros del grupo a participar de manera acti-va. Es importante que pueda existir anonimato de la participacin.

Estas caractersticas de los GDSS dan un panorama de la aplicacin de este tipo desistemas.

Un GDSS puede utilizarse por grupos de personas que estn en una misma locali-dad y que desean tomar decisiones acerca de un problema especifico, como la comprade materia prima para la elaboracin de un producto, por ejemplo, y tambin puedeusarse para llevar a cabo juntas aprovechando las ventajas de las telecomunicacionespara resolver una gran variedad de problemas como la contratacin de personal, elofrecimiento de productos y la programacin de ventas.

Un GDSS apoya la realizacin de las actividades bsicas necesarias en un grupoque toma decisiones: obtener, compartir y usar informacin. La informacin se obtieneal seleccionar ciertos valores de datos que se encuentran en una base de datos o alsolicitar informacin en general. Compartir la informacin incluye enviarla a todos losmiembros que participan en la toma de decisiones o enviarla a miembros seleccionadosdel grupo.

El uso de la informacin se refiere a aplicar la tecnologa del software para llegar atomar decisiones.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL USO DE GDSS

El uso de un Sistema de Soporte a la Toma de Decisiones en Grupo cambia el enfoquetradicional en el cual se realizaban las juntas de toma de decisiones. Las principalesventajas que se derivan del uso de esta tecnologa son:


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Motiva a los miembros del grupo a trabajar juntos, ya que al mismo tiempo se pue-den aportar varias ideas, eliminando la situacin en que pocos miembros dominen eldesarrollo de la junta. En este contexto, el GDSS evita que unas cuantas personasse adueen del "micrfono" y frenen la creatividad y las aportaciones del resto del

grupo.Da la misma oportunidad de participacin a todos los miembros del grupo, debido a

que cada uno tiene su propio equipo y puede participar las veces que quiera hacerlo.

Cuando en una junta es necesario que estn presentes muchas personas se optimi-za el uso de la informacin que aporta cada miembro del grupo.

Proporciona un mecanismo para enfocar al grupo en problemas clave y descartar lasconductas que perjudican el desarrollo de la junta de toma de decisiones, tal como ladistraccin del tema central de la junta utilizando gran parte de la sesin en tratartemas irrelevantes.

Apoya el desarrollo de una memoria organizacional de una junta a otra, pues permitealmacenar ms informacin sobre lo que se ha logrado. El trmino memoria organi-zacional se utiliza para referirse al resumen de lo que se analiz en la junta y a todala documentacin que se gener en sta.

Mejora la calidad de la toma de decisiones debido a que el anonimato de la contribu-ciones hace que haya una mayor y mejor participacin de los miembros del grupo.Por ejemplo, al lograr mayor sinceridad se puede conocer la opinin de todos y al es-tar todo el grupo de acuerdo con una decisin en particular, el riesgo de tomar unadecisin equivocada disminuye.

Incrementa la creatividad en la toma de decisiones, ya que permite que todos los

miembros del grupo aporten ideas y no solamente el jefe. En la forma de administra-cin tradicional, jerrquica y centralizada, el jefe es el que aporta las ideas y los de-ms slo las siguen. En el estilo moderno, participativo y orientado al consenso, sepermite que todos expresen sus ideas; es por ello que un GDSS apoya el estilo mo-derno de administracin.

Como toda tecnologa, el uso de los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisionesen Grupo (GDSS) por parte de la alta administracin tiene numerosas ventajas; sin em-bargo, tambin tiene algunas desventajas. Las principales son:

Falta de costumbre al utilizar un sistema para soportar el proceso de toma de deci-siones respecto a la forma tradicional de realizarlo. Es necesario dar cursos de in-duccin o capacitar a los miembros de un grupo para que utilicen de manera ade-cuada un GDSS.

Resistencia al cambio por parte de los administradores, porque pueden pensar queeste sistema puede desplazarlos, sobre todo en el caso de los dueos del "micrfo-no", quienes estn acostumbrados a dirigir el rumbo de toda la junta sin dar oportu-nidad a que los dems miembros participen.


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La responsabilidad al tomar una decisin puede diluirse, ya que las aportaciones sonannimas y la decisin representa el consenso del grupo. Por ejemplo, si se toma engrupo la decisin de lanzar un producto al mercado el prximo ao, la responsabili-dad del Director de Mercadotecnia se puede diluir y puede no existir un compromiso

personal y definitivo de este directivo durante el lanzamiento del producto al merca-do.

Un ejemplo de sistema desarrollado para el soporte de la toma de decisiones engrupo es el denominado GROUPSYSTEM.

INTELIGENCIA ARTIFICIAL

En la dcada de los ochenta, las personas que trabajaban en las reas acadmicas yde investigacin escucharon con frecuencia este concepto. Fueron pocas las empresasque tuvieron la oportunidad de tener una relacin estrecha con los conceptos y benefi-cios de la inteligencia artificial. Se piensa que en el futuro muchas empresas incursiona-rn en esta rea del conocimiento, debido, principalmente, a las ventajas competitivas

que pueden lograrse a travs de su implantacin y uso.Pero, qu es la inteligencia artificial? Se puede definir como la ciencia que estudiade manera sistemtica el comportamiento inteligente, con el fin de imitar o simular lashabilidades humanas mediante la creacin y utilizacin de mquinas y computadoras.

Estas habilidades humanas podrn incluir: razonamiento, aprendizaje, capacidadesmecnicas, capacidades sensoriales, etctera.

Simulacin de la capacidad sensorial humana

La simulacin de la capacidad sensorial humana es rea de estudio de la inteligenciaartificial, que a travs de las computadoras persigue la imitacin de las capacidades o

habilidades sensoriales humanas tales como vista, odo, habla y tacto. Lo anterior in-cluye visin computacional, procesamiento de imgenes y reconocimiento de escenas.

Robtica

La robtica es el rea de la inteligencia artificial que estudia la imitacin del movimientohumano a travs de robots, los cuales son creados con el fin de apoyar procesos me-cnicos repetitivos que requieren gran precisin. Estos robots pueden ser programadospara desempear casi cualquier tarea y su aplicacin en las empresas suele ser a pro-cesos productivos como pintura y acabados, movimientos de materiales, reconocimien-to de defectos, etctera. En algunos centros de cmputo, que tienen un nmero consi-derable de cintas magnticas, existen robots o brazos mecnicos que auxilien al opera-

dor en la localizacin y acceso a estas cintas.Lenguajes naturales

Esta rama de estudio de la inteligencia artificial se enfoca en el diseo y desarrollo desoftware capaz de aceptar, interpretar y ejecutar instrucciones dadas por los usuariosen su lenguaje nativo, por ejemplo, espaol o ingls. Sin embargo, esta rea se en-cuentra en un estado primitivo y poco desarrollado.


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Sistemas expertos

Los Sistemas Expertos constituyen el rea de la inteligencia artificial que quiz en estemomento tiene ms relacin con el apoyo al proceso de la toma de decisiones en lasorganizaciones. Estos sistemas, denominados tambin Sistemas basados en el cono-

cimiento, cargan bases de conocimiento integradas por una serie de reglas de sentidocomn o conocimiento heurstico; es decir, conocimientos basados u obtenidos a travsde la experiencia de un especialista o experto. Una vez cargada la base de conocimien-tos, diferentes usuarios pueden emplearla para consulta, apoyo a decisiones, capacita-cin, etctera.

Para comprender las caractersticas de los sistemas expertos es convenienteaclarar el concepto de conocimientoya que en contraste con los conceptos de datos einformacin, el conocimiento sugiere alternativas de accin o guas de actuacin espe-cificas asociadas a la informacin. La informacin de las utilidades de la compaa so-lamente indican a un grupo de personas el estado que guardan ciertas variables finan-cieras, pero no sugiere en forma alguna los pasos o acciones que se han de seguir.

Son, entonces, los expertos financieros o del negocio quienes interpretan esta informa-cin y sugieren o recomiendan las estrategias que se deben implantar en el siguientemes o trimestre, por ejemplo.

Los SISTEMAS EXPERTOS17, son programas de computadora que contienen unaamplia base de conocimientos sobre un tema especfico tratando de preservar la expe-riencia de los conocedores o expertos con la finalidad de que el conocimiento no sepierda con los individuos que la poseen, sin embargo, este tipo de sistemas que hanproliferado principalmente en el rea mdica no haban sido aceptados en su totalidada pesar de que representaban un avance importante en el campo de la informtica, sinembargo, es ahora en el campo de la administracin en donde estn desarrollndoseaunque todava no han podido simular a la perfeccin a un experto humano ya que nopueden por s solos adquirir y generar conocimiento. A pesar de sus actuales limitacio-nes, se les adjudican ventajas respecto a los expertos humanos:

a) Estn siempre disponibles a cualquier hora del da y de la noche ininterrumpi-damente de ser necesarios.

b) Pueden duplicarse lo que permite tener tantos como se necesiten

c) Pueden situarse en lugar en donde sean necesarios (entornos hostiles o peli-grosos)

d) Permiten decisiones homogneas de acuerdo con las reglas marcadas.

e) Ensean a los usuarios a ser expertos ya que explican los procesos.

f) Pueden ser consultados por usuarios no expertos u otros sistemas.g) Pueden perdurar y crecer en el tiempo de forma indefinida

17Un sistema experto es un conjunto de programas de ordenador que son capaces, mediante la aplicacin de conocimientos, deresolver problemas en un rea determinada del conocimiento o saber y que ordinariamente requeriran de la inteligencia humana(Snchez y Beltrn Juan Pablo, Sistemas expertos una metodologa de programacin, Editorial Macrobit, Mxico 1990, pp 257).Para Forsyth Un sistema experto es un programa de computadora que reemplaza a un experto humano.


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Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra demateriales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de nego-cios, modelos de inventarios, etctera.

Sistemas estratgicos: proporcionan informacin para la toma de decisiones sobre

situaciones particulares, su caracterstica es que no son decisiones recurrentes o repe-titivas y no existen procedimientos nicos para decidir ya que no es posible identificarcon anticipacin todos los factores que se deben de considerar en la decisin. Ejemplo:decidir el crecimiento geogrfico de las carreras de la Universidad Veracruzana.

Cohen, tambin seala como caractersticas para este tipo de sistemas las siguientes:

Su funcin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos operativos niproporcionar informacin para apoyar la toma de decisiones. Sin embargo, estetipo de sistemas puede llevar a cabo dichas funciones.

Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organizacin, por lo tanto nopueden adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado.

Apoyan el proceso de innovacin de productos y procesos dentro de la empresa,debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma dehacerlo es innovando o creando productos y procesos

Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ven-tajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En estecontexto, los sistemas estratgicos son creadores de barreras de entrada al ne-gocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automticos en los bancos es un sistemaestratgico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Siun banco nuevo decide abrir sus puertas al pblico, tendr que dar este serviciopara tener un nivel similar al de sus competidores. En este contexto los ejemplosanteriores constituyen un sistema de informacin estratgico si, y slo si, apoyano dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

Apoyan el proceso de innovacin de productos y procesos dentro de la empresa,debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma dehacerlo es innovando o creando productos y procesos.

Intentando definir entonces a los sistemas de informacin, se presenta a conti-nuacin una definicin que no se refiere exclusivamente al uso de la computadora nirestringe el uso en instituciones no lucrativas como los conceptos de sistemas de infor-macin gerencial" o sistemas de informacin computacional.

SISTEMA DE INFORMACIN: es un sistema que sirve para proporcionar informacindentro de la organizacin en el momento y lugar en donde sea necesaria para cualquiernivel administrativo, operativo o gerencial.


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En general, los sistemas de informacin en las organizaciones deben de contarcon las siguientes caractersticas18:

CARACTERSTICA DESCRIPCIN

ACEPTADO Los usuarios deben de encontrar el sistema satisfactorio. DOCUMENTADO Documentar con claridad metas y objetivos, permite mejor comunica-

cin entre usuarios, analistas y la administracin.

PROBADO Minimizar fallas futuras o insatisfaccin de usuarios.

COHERENTE Lograr la mxima interaccin dentro de sus partes o componentes.

COMPATIBLE Que cada parte se adapte al sistema en su conjunto.

ECONMICO Que se ajuste a los recursos econmicos existentes.

EFICIENTE La utilizacin de los recursos sea ptima.

EFECTIVO Alcance las metas establecidas.

RPIDO DESARROLLO Requerir para su desarrollo el menor tiempo posible. FACTIBLE Que satisfaga los criterios de factibilidad (econmica, operativa y tc-

nica).

FLEXIBLE Que permita ajustes o modificaciones con facilidad.

LGICAMENTE JE-RARQUIZADO

Que los componentes del sistema se relacionen jerrquicamente de ma-nera lgica.

BAJO GRADO DEENLACE

Mnima interaccin o dependencia entre componentes o mdulos.

SOSTENIBLE Que sea capaz de reducir esfuerzo y tiempo en mantenimiento y me-joras.

MODULAR Que el sistema sea relativamente independiente en sus partes pero ala vez sea posible integrarlo como tal al conjuntarlas.

CONFIABLE Que las salidas sean consistentes y precisas para que los erroressean mnimos.

VISIBLE O MANI-FIESTO

Que sea fcil percibir cmo y por qu suceden las acciones

SIMPLE Que minimice la complejidad y la ambigedad.

OPORTUNO Que pueda trabajar en condiciones normales y anormales.

UNIFORME En la estructura de sus componentes.

USUARIOS AMISTO-SOS

Es necesario que el sistema logre que el usuario lo acepte como pro-pio ya que su participacin es indispensable para el logro del objetivo.

E) CONCLUSIONES

El enfoque sistmico o de sistemas es un modelo que ha servido para explicar diversosfenmenos, facilitando a travs de su conceptualizacin, el anlisis y la comprensin de

18Aktas, A. Ziya. Structured Analysis and Design of Information Systems. Editorial Prentice Hall, 1987, p.p. 31.


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problemas en diversos mbitos del conocimiento. Por tal motivo, en este apartado, hehecho uso de dicho modelo con el inters de analizar el concepto de sistema de infor-macin, para contextualizarlo e identificar con claridad sus caractersticas y funciona-miento dentro de las organizaciones.

En mi opinin, el modelo sistmico puede ser tambin una valiosa herramientatanto para el anlisis de las organizaciones en las cuales habrn de efectuar su trabajolos administradores, como en la solucin de problemas, ya que sern capaces de vi-sualizar y estructurar la problemtica asociada a su unidad como un sistema con objeti-vos definidos que se integra de subsistemas y que forma parte de un sistema mayorinfluenciado a su vez por el entorno.

Creo necesario sealar que deben adicionar a este material las lecturas seala-das por el profesor a fin de fortalecer la comprensin de cada uno de los conceptosexpresados en este documento.

Para terminar, presento un esquema general sobre las temticas consideradas

en este captulo.

Concepto desistema

Concepto dedato e

informacin

Concepto desistema de

informacin

Sistemas para elprocesamiento de

transacciones

Sistemas de infor-macin

administrativa

Sistemas

estratgicos

Sistemas de soporte a latoma de decisiones

(DSS)

Sistemas de informacinpara ejecutivos (EIS)

Sistemas de soporte a latoma de decisiones en

grupo (DGSS)

Sistemas expertos desoporte a la toma dedecisiones (EDSS)

3 - los si en las organizaciones mexico uv

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