3. evaluación cadena de suminsitro

7/26/2019 3. Evaluacin Cadena de Suminsitro

1/30


2/30


3/30

PRESENTACIN

La presente gua propone la aplicacin de un sistema integral y articulado de evaluacin de prcticasde RSE en la cadena de suministro con el fin de identificar, evaluar y calificar la gestin de losproveedores que hacen parte de su estructura, estableciendo su alineacin con la estrategia ylineamientos sociales exigidos, que determinen su permanencia dentro de la organizacin.

La metodologa utilizada permite identificar las mejores prcticas en Responsabilidad SocialEmpresarial de cada proveedor involucrado dentro de la cadena de suministro, bien sea antiguo onuevo, permitiendo reconocer y promover los aspectos ms importantes de cumplimiento y/ofortalecer las deficiencias para lograr una mejora continua y un desarrollo progresivo. Gracias a laaplicacin de la herramienta se genera un mecanismo de control y consolidacin de la cadenaproductiva, originando alianzas estratgicas y sinrgicas entre la cadena de suministro y el proveedor,

obteniendo beneficios mutuos bajo un marco de actuacin socialmente responsable que tambinfavorezca el medio ambiente y la sociedad en general.

De igual manera el modelo ofrece una visin integral de la gestin de cada empresa, involucrando laidentificacin y evaluacin de conceptos organizacionales bsicos como son el gobierno corporativo,el marco estratgico, estructura organizacional y operacin; seguido de una evaluacin deldesempeo social que abarca las 3 dimensiones principales de la RSE: econmica, social y ambiental,fundamentados en los conceptos establecidos por iniciativas internacionales tan importantes comoson el Pacto Global y el reporte de indicadores GRI, sumado a una Gua estandarizada como la ISO26000.

Se destaca que el modelo de evaluacin fue diseado bajo un enfoque prctico y de verificacinconcreta, permitiendo minimizar el tiempo de verificacin y revisin in situ de manera que los costosde auditora sean menores y a su vez favorables para el proveedor y para la cadena.

Finalmente, se resalta que el sistema de evaluacin planteado no solamente ser aplicable a largascadenas de suministro, por el contrario su aplicacin se hace extensiva a cualquier organizacin quedesee evaluar objetivamente su cumplimiento actual en prcticas de RSE, sirviendo como mtodo deautoevaluacin. Es importante considerar que el xito de la metodologa partir de su correctaimplementacin sin omitir ninguno de los pasos bsicos sugeridos, los cuales garantizan un proceso

adecuado de seleccin y/o evaluacin de proveedores.


4/30


5/30

INTRODUCCIN

En los ltimos aos el concepto de Responsabilidad Social Empresarial (RSE) ha experimentado undesarrollo acelerado y un creciente inters a nivel mundial, como consecuencia de la globalizacin,aumento de los canales de comunicacin, nuevas exigencias por parte de los consumidores,preocupacin global sobre el impacto ambiental y el agotamiento de los recursos. As mismo, elaumento de la produccin de bienes y servicios en economas emergentes, ha ocasionado en unmomento dado, el aumento de la tasa de incumplimientos sobre el respeto de los derechoslaborales, ambientales y sociales.

A raz de esta situacin se empieza a demostrar que la aplicacin de la RSE no se trata de unacuestin meramente cosmtica o una moda sino por el contrario evoluciona hasta convertirse en unmarco estratgico de actuacin para las empresas que condicionara su competitividad y su futuro,

asegurando la sostenibilidad de la organizacin en el tiempo. En el momento que se incurra en unaactividad que vaya en contra de las buenas prcticas sociales, ambientales y laborales se originanriesgos que afectan notablemente no solo a las organizaciones sino a la sociedad y el medio ambiente.

Las estadsticas demuestran que la violacin de los principios de la RSE por parte de las empresasgenera un impacto considerable a nivel mundial. Las cifras sealan que las industrias generan lamayor contaminacin orgnica y ms del 80% de residuos peligrosos, as mismo el trabajo forzosocontina aumentando y el trabajo infantil alcanza los 120 millones de nios, sumado a otros aspectosque resultan desalentadores. Bajo este escenario de presin se confirma que las empresas debenadquirir un compromiso individual y colectivo que favorezca el buen desempeo social y vaya acordecon las expectativas globales.

En el sector empresarial se encuentran estructuras tan largas y complejas como las cadenas desuministro, que constan de numerosas partes involucradas (proveedores, distribuidores, terceros etc.)y requieren especial atencin, ya que dentro de la operacin puede existir una falta de control enalguno de sus eslabones, permitiendo incumplimientos a nivel social, lo que ocasiona riesgos para laorganizacin relacionados con escndalos, mala reputacin e imagen negativa en cuanto aldesempeo social de la compaa, sin mencionar los impactos externos que produce.

Buscando el objetivo de minimizar estos riesgos, las cadenas de suministro deben asegurarque cada uno de sus factores constituyentes, adopten una posicin responsable frente a la

sociedad y el medio ambiente. Para ello se deben encontrar mecanismos de verificacinadecuados basados en argumentos tericos contundentes que aseguren un control sobre elimpacto generado por las acciones, decisiones y operacin de cada proveedor

.


6/30

La presente Gua orienta al lector hacia la ejecucin de este proceso de evaluacin y control deprcticas de RSE en proveedores de cadenas de suministro. El sistema propuesto busca que lacadena de suministro principal pueda identificar y mejorar el conocimiento de cada

uno de sus proveedores nuevos y antiguos, en cuanto al avance, implementacin y cumplimiento deprcticas de Responsabilidad Social Empresarial, permitiendo determinar cules son importantespara ser promovidas y reconocidas por la organizacin, y cuales deben fortalecerse o revisarse paralograr una mejora continua.

Corresponde a una gua prctica y de fcil implementacin, desarrollada bajo un concepto didctico yclaro que permita la comprensin de todos los temas asociados a los fundamentos de laResponsabilidad Social Empresarial. El sistema de evaluacin se encuentra compuesto por seis fases aejecutar, apoyados en un instrumento efectivo e integral de auditora que ofrezca una visin sobre eldesempeo social de los proveedores.

La creacin del modelo de evaluacin parte de una revisin documental exhaustiva de diversasfuentes bibliogrficas con el fin de obtener un amplio conocimiento sobre los principales aspectos dela RSE, para luego ser adaptado a las necesidades reales del sistema de evaluacin propuesto.Algunos documentos fundamentales que sirvieron de base para el desarrollo del instrumento deevaluacin son:

Pacto Global de Naciones Unidas.

Gua para la elaboracin de reportes de sostenibilidad diseada por el GRI (Global

Reporting Initiative).

Gua ISO 26000 Gua de Responsabilidad Social Marco Metodolgico EDA de la Universidad Externado de Colombia.

Instrumento primeros Pasos en RSE de la Universidad Externado de Colombia.


7/30

ASPECTOS CLAVES A TENER EN CUENTA

1. Que es la RSE?

Desde la dcada de los noventas, organismos internacionales como el Consejo Empresarial Mundialpara el Desarrollo sostenible, CSR Europe, y otras organizaciones relacionadas han llevado a caboacciones que buscan popularizar el concepto de RSE, brindando aproximaciones hacia una definicindentro de un marco de prcticas empresariales. Una de las definiciones ms recientes con un criterioestandarizado, es la relacionada dentro de la Gua ISO 26000 que expresa lo siguiente:

Responsabilidad social de una organizacin ante los impactos que sus decisiones y actividades

ocasionan en la sociedad y el medio ambiente mediante un comportamiento tico y transparente que

contribuya al desarrollo sostenible incluyendo la salud y el bienestar de la sociedad, tome en

consideracin las expectativas de sus partes interesadas y este integrada en toda la organizacin y

se lleve a la prctica en sus relaciones(GUIA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL: ISO 26000, 2010)

2. Porque es importante la aplicacin de un sistema de evaluacin en

RSE?

Cualquier organizacin que desee incorporar los conceptos y prcticas de RSE dentro de su marcoestratgico y operacin, debe conocer de antemano el estado de cumplimiento en aspectos sociales,econmicos y ambientales. Casos como el de largas cadenas de abastecimiento requieren de vital

atencin, debido a la complejidad de su estructura que involucra mltiples componentes, a partir deall surge la necesidad de ejecutar un control integral sobre todos los eslabones de la cadena,buscando una alineacin entre la gestin de los proveedores y la estrategia global de la organizacin,asegurando un desempeo social favorable.

Para realizar este proceso de verificacin y control se requiere un sistema de evaluacin integral queabarque los principales aspectos promovidos por la RSE. Algunas iniciativas cuentan con mecanismosde evaluacin dentro de su metodologa, no obstante en algunos casos no incorporan la totalidad defactores relevantes para determinar un cumplimiento social, as mismo manejan un enfoque deasesora y acompaamiento ms que una evaluacin.

El modelo propuesto en la presente gua combina un contexto metodolgico de seleccin yevaluacin de proveedores, junto con la aplicacin de una herramienta de auditora queevala aspectos organizacionales fundamentales de gestin considerados como la base de laimplementacin de la RSE, sumado a la evaluacin de desempeo social que se sustenta enlos principales criterios establecidos por las


8/30

Iniciativas internacionales ms importantes, como son el Pacto Global, reporte de sostenibilidadGRI, y la Gua estandarizada ISO 26000.

De esta manera se obtendr un resultado real de la gestin social, ambiental y econmica de cada

proveedor, asegurando una evaluacin completa que determine un indicador de cumplimiento porparte de cada organizacin.

Los beneficios y oportunidades que obtienen tanto la cadena de suministro como los proveedores sonlos siguientes:

Para la cadena de suministro

Identificar y evaluar el nivel de susproveedores

Destacar las mejores prcticas yasegurar una transferencia deconocimiento

Alinear a los proveedores con laestrategia de la compaa

Lograr un acercamiento de ambaspartes gracias a una cooperacinconjunta

Creacin de una culturaresponsable dentro de losproveedores

Para el proveedor

Adquirir conocimientos de losprincipales conceptos de RSE

Ajustar sus procesos y establecerplanes de mejora

Obtener cumplimiento en RSEdemostrando un compromiso conla sociedad.

Asegurar su permanencia dentrode la cadena de abastecimiento.C


9/30

EVALUACIN PASO A PASO

El contexto metodolgico se basa en seis fases articuladas que permiten planificar, analizar, ejecutary caracterizar el escenario actual de gestin de RSE por parte de los proveedores. Igualmente se inicia

un proceso progresivo de mejora y apropiacin de los elementos fundamentales de RSE que hacenparte de la estrategia de la cadena de suministro.

Es importante aclarar que la metodologa es aplicable tanto para proveedores nuevos que deseeningresar a la cadena, como proveedores que ya se encuentren operando y que no hayan participadodel proceso de evaluacin de RSE.

Ciclo bsico de seleccin y evaluacin de proveedores

FASE I: Inters del Proveedor

RECURSOS/HERRAMIENTAS RESULTADOS

Datos iniciales Informacin para base de datosRequisitos de evaluacin Formulario de requisitos iniciales

Documentos anexos requeridos


10/30

En la etapa inicial el proveedor que desea ingresar a la cadena de abastecimiento manifiesta su

inters y solicita informacin sobre los requisitos exigidos para hacer parte de la organizacin.

IMPORTANTE

Debe existir un rea especfica dentro de la cadena de suministro que se encargue de asegurar elcumplimiento en RSE de los proveedores involucrados. El rea definida ser responsable de dirigir elproceso de seleccin y evaluacin cumpliendo la totalidad de los pasos sugeridos. Al final del procesorealizar el anlisis de resultados y proceder a tomar decisiones sobre el proveedor acorde con elsistema de calificacin y la metodologa de mejora continua progresiva establecida, asegurando suejecucin a cabalidad.

FASE II: Presentacin de Documentos

Cualquier proveedor que desee ingresar a una cadena de suministro debe cumplir con ciertos

requisitos iniciales de operacin, desempeo, gestin, aspectos legales y otros aspectos especficos

que pueden variar de acuerdo a la naturaleza de cada organizacin. A continuacin se definen los

principales documentos a solicitar:

Informacin bsica: Corresponde a un formulario estndar que ofrece una visin inicial de las

condiciones del proveedor y caractersticas particulares de su operacin.

Solicite a su proveedor el diligenciamiento del formulario adjunto que incluye la informacin general

requerida. Igualmente solicitar que se adjunten los documentos Anexos mencionados.


Formulario diligenciadoRevisin y verificacin de

documentos

Documentos anexos Carpeta de informacin por cada

proveedor


11/30

Fecha:

1. DATOS GENERALES

Nombre del proveedor

Direccin

Ciudad /PasNombre del contacto/ Funcin

Tel / celular / fax / email

Otras fabricas o plantas

Numero de empleados

Actividad Econmica

Productos

Edad de la empresa

Principales clientes

2. DATOS DE OPERACIN

Capacidad de produccin Mxima

Dpto.investigacin y desarrollo Si No

Certificaciones de calidad Si No Cuales?

Mercadeo propio Si No Cuales?

Cali

Costa

Santander

Transporte

Iniciativa RSE/Reportes

3. DOCUMENTOS ANEXOS

Certificado Camara y Comercio

RUT

Poltica de RSE firmada

CARGO

FECHAFIRMA

APROBACIN SI NO

ESPACIO RESERVADO PARA LA ORGANIZACIN

Si No

Distribucin Logstica

Propio Tercerizado

Minma

Nacional

Bogota

Antioquia

Eje Cafetero

FORMATO DE SELECCIN DE PROVEEDORES


12/30

Poltica de RSE firmada: Corresponde a un documento de compromiso que menciona los

requisitos establecidos para la evaluacin de desempeo en RSE por parte de la organizacin. La

poltica define el marco metodolgico de referencia, condiciones de programacin de la auditoray los soportes documentales requeridos.

Informe a su proveedor sobre la importancia de leer completamente la poltica de RSE y comprender

las exigencias all contempladas.

Sumado a estos documentos se evaluaran otros aspectos especficos establecidos por cada

organizacin, los cuales se han definido previamente en la etapa de estrategia de la

metodologa EDA.


13/30

1. Marco metodolgico de evaluacin- Principales Ejes

2. Aspectos Generales evaluados en cada item *

3. Programacin de auditora

4. Soportes Documentales Requeridos *

Para el da de la auditora se debe contar con los siguientes documentos para su verificacin.

-Estructura de Gobierno Corporativo/ Cdigo de Conducta

-Certificaciones de calidad y /o programas de seguridad industrial y/o ambientales-Reglamento Interno de Trabajo/Plan de formacin y capacitacin/Poltica de seleccin

-Cuadros de gestin y consumo de recursos/ Informes sobre desarrollo sostenible

-Listado de grupos de inters

*Corresponde a una gua de documentacin, dentro de la auditora se podrn requerir otros documentos.

FIRMA DEL PROVEEDOR

De acuerdo al proceso de seleccin del proveedor, se determinar la ejecucin de la auditora. Esta se

realizar sin previo aviso.

- Estrategia de la empresa (misin, visin, polticas, valores,estrategia, objetivos, organigrama)

ANEXO D. POLITICA DE RSE PARA PROVEEDORES

2.1 Gobierno Corporativo: Evalua aspectos de estructura de organos de gobierno, cumplimiento de

normas y principios legales. Determina si existen valores corporativos que guien el actuar y la toma de

decisiones en la organizacin, evaluando los impactos generados. Mecanismos de prevencin existentes

para conflictos de interes y comunicacin oportuna a las partes interesadas.

2.2 Estrategia: Determina si el proveedor cuenta con una plataforma estrtegica compuesta de misin,

visin, polticas y objetivos estrtegicos, con un enfoque social y ambiental.

2.3 Estructura y Operacin: Evalua la incorporacin de un proceso PHVA(Planear, Hacer, Verificar y

Actuar) dentro de la operacin productiva. Determina asignacin de responsables, procesos de formacin,

ejecucin, monitoreo y control de actividades. Con un enfoque hacia los grupos de inters.

2.4 Resultados: Evalua el desempeo del proveedor dentro de una dimensin econmica, ambiental y

social. Los aspectos evaluados corresponden a desarrollo econmico, cuidado integral del medio ambiente,

condiciones laborales, respeto a los derechos humanos, polticas de transparencia y anticorrupcin,

relacin con la comunidad y relacin con los consumidores en cuanto a oferta de bienes y servicios.

* La evaluacin se basa en: los Principios del Pacto Mundial, Indicadores GRI y la Gua ISO 26000.

1

2


14/30

Cuando el proveedor entregue la documentacin completa requerida, el rea responsable designadadentro de la cadena de suministro, debe realizar un anlisis preliminar del formulario, determinandosi las condiciones de proceso, operacin y gestin mencionadas, se encuentran acordes con lasexigencias y necesidades de la organizacin. Por otra parte, el rea encargada tambin realizar uncontrol exhaustivo de los documentos anexos solicitados junto con la verificacin de la poltica de RSEfirmada.

Partiendo del anlisis general de documentacin e informacin, sumado a la evaluacin del riesgo delsector y otras variables especficas de cada organizacin que ya se contemplaron en la primera fasede la metodologa EDA, se establecer la pertinencia de programar y/o ejecuta la auditora.

IMPORTANTE

Si se decide no continuar con el proceso, se debe informar previamente al proveedor, y explicar lascausas de la decisin tomada. Por el contrario si el proveedor es pre aprobado para la ejecucin de laauditora, se proceder a cumplir los pasos restantes de la metodologa.

FASE III: Programacin de auditora

Se establece el tiempo requerido de auditora de acuerdo al tamao de la empresa, definiendo fechay hora de ejecucin sin previo aviso.

La cadena de suministro definir si ejecuta la auditora o contrata el proceso con una firma auditoratercerizada. Se tienen en cuenta las condiciones bsicas deseables que debe cumplir la firmaauditoria para asumir esta operacin:

1. Capacidad de respuesta y de programacin de auditoras en el menor tiempo posible2. Auditores capacitados. Incluye formacin en procesos de auditora y amplio conocimiento en

aspectos de RSE.

3. Entrega de informes finales en el tiempo establecido.


Carpeta de informacin delproveedor

Toma de decisin sobre laejecucin de la auditora

Cronograma de auditoras Programacin de auditora


15/30

Costos de auditora, contemplando traslados y viticos requeridos.4. Trayectoria en el mercado

FASE IV: Ejecucin de Auditora

En esta fase se realiza la evaluacin integral del proveedor basados en la lista de chequeo diseada,

identificando fortalezas y aspectos por mejorar.

A continuacin se presentan cada una de las etapas que se deben tener en cuenta para asegurar lacorrecta ejecucin de la auditora:

1. Reunin de Apertura: Se procede a confirmar y validar los datos iniciales de la fbrica,

comparando la informacin suministrada inicialmente. La reunin de apertura tendr como fin, el

informar a la direccin de la empresa y/o responsables de atender la auditora, el contenido de la

evaluacin y la metodologa a utilizar, aclarando cada una de las condiciones. El proveedor debe

asegurar que la auditora sea atendida por la persona idnea.

2. Visita in situ: Se realiza un recorrido por todas las instalaciones de la planta de proceso, guiado

por los encargados de la empresa, esta observacin permite evaluar el entorno real de trabajo y

prcticas laborales. Dentro de la visita procurar interactuar con los trabajadores y el personal para

conocer ms de cerca la situacin o algn aspecto que deba ser ampliado. La toma de fotografas

se considera fundamental como evidencia clara de los hallazgos Ej. Seguridad industrial,

condiciones de trabajo etc.

3. Control de documentos: Posterior a la visita, se solicitaran los documentos requeridos por la

lista de chequeo o aquellos que sirvan como evidencia a las observaciones obtenidas en el

recorrido. Los documentos y registros proporcionan evidencia objetiva del cumplimiento o no

de los requisitos exigidos.


Formato de lista de chequeo Lista de chequeo diligenciada

Auditor capacitado Soportes documentales

Fotografas soporte


16/30

4. Reunin final: Es importante coordinar una sesin final con la direccin de la fbrica (o los

mismos que asistieron a la reunin de apertura), con el fin de dar a conocer los principales

hallazgos y acordar un Plan de Accin Correctiva. Esta etapa permite adicionalmente aclarar

dudas y escuchar activamente al proveedor sobre su percepcin de los hallazgos, brindando un

espacio de discusin y acuerdo.

Si existen graves inconsistencias o anomalas observadas o reveladas durante las entrevistas debe

realizarse una investigacin ms exhaustiva por medio de entrevistas individuales adicionales y

revisin de registros y otros documentos, con el fin de recopilar evidencias objetivas de no

conformidades.

5. Informe final y reporte de calificacin: Es necesario analizar y verificar la informacin

obtenida dentro del proceso de auditora, por tanto las conclusiones, calificacin y decisin

final se entregaran 3 das (sugerido) despus de haber realizado la auditora.

IMPORTANTE:Dentro de la visita in situ se evidencia principalmente las condiciones

de los trabajadores. Para evaluar el desempeo de la organizacin con respecto a los

stakeholders restantes como son: proveedores, comunidad, clientes entre otros, se

contempla dentro del instrumento de evaluacin criterios claros de verificacin de

procesos y operacin socialmente responsable enfocada hacia estos grupos de inters;

la evidencia documental soportar esta informacin, pero se recomienda consultar a

muestras aleatorias para verificar la validez de la misma.

FASE V: Calificacin final


Lista de chequeo diligenciadajunto con soportes y

evidencias fotogrficasInforme final

De acuerdo a los hallazgos y evidencias encontradas se emite una calificacin y se verifican losprincipales hallazgos, oportunidades de mejora y sugerencias para el proveedor.

La calificacin de cada tem se basa en los siguientes criterios:


17/30

Nivel deCumplimiento Puntaje obtenido

Prctica destacada 3 Puntos

Cumple 2 Puntos

Cumple Parcialmente 1 Punto

No Cumple 0 PuntosNo Aplica N/A

PRCTICA DESTACADA: Se han llevado a cabo procesos de innovacin y mejora continua dentro de

los aspectos evaluados. Condiciones de trabajo excelentemente favorables que superen los

requisitos establecidos. Se consideran mejores prcticas, dignas de replicar y comunicar.

CUMPLE: El tem evaluado se cumple a cabalidad. Se evidencia una implementacin adecuada de

las prcticas mencionadas. Adicionalmente se cuenta con soportes documentales que confirmansu aplicacin. Se observan resultados conformes a su ejecucin y procesos de verificacin y

mejora continua relacionados.

CUMPLE PARCIALMENTE: La organizacin ha iniciado un proceso de aplicacin y cuentan con el

conocimiento necesario para realizarlo. No cuentan con soportes documentales o evidencias

claras del hallazgo. No se han iniciado actividades mejora.

NO CUMPLE: La organizacin no ha realizado gestin conforme a lo exigido en el tem evaluado.

Se evidencian violaciones sistemticas. No se encuentran los documentos y registros requeridos,no existe mecanismo de comprobacin o evidencia.

Al final se obtendr la calificacin global de la gestin social, ambiental y econmica del proveedorevaluado.

Siendo conscientes que la implementacin de prcticas de RSE resulta compleja y toma un tiempoconsiderable, la metodologa de evaluacin propuesta busca generar un desarrollo gradual de losproveedores otorgando plazos justos de mejora y aplicacin de los conceptos de ResponsabilidadSocial Empresarial exigidos por la organizacin o cadena de suministro.

Por tanto los criterios de calificacin final varan ao por ao (durante un periodo de 3 aos)hasta obtener el puntaje final esperado. La tabla adjunta muestra las condiciones de calificacin ylos tiempos de validacin definidos.


18/30

PERIODO PUNTAJEAUTORIZACIN PARA SER

PROVEEDOR

PRXIMA AUDITORA

VALIDACIN

PRIMER

AO16-29%

0-15% No Autorizado

50-100%

12 meses

6 meses

Autorizado

Autorizado pero con

verificacin de plan de

me ora

No Autorizado

30-100%

CRITERIO

SEGUNDOAO

Autorizado 12 meses

CONDICIONAL DEAPROBACION

20-49%Autorizado pero con


me ora

6 meses

NO APROBADO 0-19% No Autorizado No Autorizado

APROBADO

CONDICIONAL DE

APROBACION

NO APROBADO

APROBADO

TERCER

AO

APROBADO 70-100% Autorizado

NO APROBADO 0-39% No Autorizado No Autorizado

12 meses

CONDICIONAL DE

APROBACION40- 69%

Autorizado pero con


me ora

6 meses

Aquellos proveedores que despus de haber participado en todo el proceso y al final del tercer aosigan presentando un concepto condicional, podrn ser considerados NO APTOS y sern eliminadosde la lista de proveedores de la organizacin y/o cadena de suministro.


19/30

FASE VI: Decisin final

El proveedor conocer a travs del informe final los principales hallazgos y evidencias encontradas

dentro de la auditora con su respectiva calificacin. Igualmente el resumen de resultados destaca las

principales fortalezas y las debilidades, as como recomendaciones y sugerencias que pueden ser

aplicadas por la organizacin para mejorar su calificacin.

La lista de chequeo diligenciada ser entregada al proveedor para que conozca en detalle cada uno delos hallazgos. Se aclara que dentro del documento final entregado al proveedor se manejara elprincipio de confidencialidad, por tanto no se incluirn percepciones de trabajadores o resultados deentrevistas individuales realizadas.

El informe final determina si el proveedor es aceptado, rechazado o queda en un concepto

condicional con plan de mejora. Se comunica al proveedor la decisin final tomada por la cadena de

acuerdo a los resultados obtenidos. El informe se muestra a continuacin:


Calificacin final e Informe

Aceptacin o Rechazo del proveedor

Documento de plan de mejora


20/30


21/30

La lista de chequeo diligenciada ser entregada al proveedor para que conozca en detalle cada uno delos hallazgos. Se aclara que dentro del documento final entregado al proveedor se manejara elprincipio de confidencialidad, por tanto no se incluirn percepciones de trabajadores o resultados deentrevistas individuales realizadas.

A partir de la informacin obtenida del documento final de auditora y el consolidado, el proveedor

debe disear un plan de mejora que permita corregir las No Conformidades encontradas. El formato a

utilizar se adjunta a continuacin.

El plan de mejora ser verificado en la siguiente visita, de acuerdo a los tiempos establecidos. Elavance presentado por el proveedor ser consignado dentro del formato, definiendo los porcentajesde cumplimiento alcanzados.

Dando cumplimiento a los criterios de evaluacin y a las condiciones iniciales establecidas, sedeterminar la permanencia de los proveedores al tercer ao de haber cumplido el proceso deauditora.

ESPACIO PARA SER DILIGENCIADO POR EL PROVEEDOR ESPACIO PARA SER DILIGENCIADO POR EL AUDITOR

NO CONFORMIDADPUNTAJE

OBTENIDOACCIONES DE MEJORA RESPONSABLES

PLAZO MXIMO DE

EJECUCIN

FECHA DE

VERIFICACIONITEM % DE CUMPLIMIENTO

DETALLE DE LOS PLANES DE ACCION

OBSERVACIONES


22/30

HERRAMIENTA DE AUDITORA

Contexto Metodolgico

El enfoque de la evaluacin toma como base el ncleo administrativo de la organizacin,involucrando la estrategia corporativa, las prcticas de buen gobierno y la estructura definida pormedio de la gestin por procesos establecida en la Norma ISO 9001:2000; Como marco de accin dela organizacin se encuentran los desempeos ambientales, sociales y econmicos referenciadosdentro de las iniciativas internacionales de RSE.

En la figura se aprecia los principales ejes establecidos para el modelo de evaluacin.

Criterios de RSE evaluados

Estructura

Gobierno

Estrategia

Social


23/30

La evaluacin final y determinante para confirmar el cumplimiento del proveedor de loscriterios de RSE establecidos, se desarrolla con base en: los aspectos fundamentalesmencionados por la Gua ISO 26000, integrados a los principios de actuacin definidos por elPacto Global y los indicadores de medicin establecidos por el reporte GRI.

Establece los deberes de la organizacin de difundir informacin localy se asegura un impacto positivo en la economa local, ayudando apotencializar la productividad dentro de la comunidad en la queopera.

Las decisiones y actividades de las organizaciones tienen un impacto

para el medio ambiente, asociados al uso eficiente de los recursos,

generacin de contaminantes, preservacin de hbitats y

biodiversidad. La responsabilidad ambiental es una condicin para la

supervivencia de los seres humanos y la sostenibilidad mundial.

Hace referencia a las polticas y prcticas relacionadas con el trabajo

que se lleva a cabo dentro de la organizacin. El trabajo enriquecedor

y productivo constituye un elemento esencial en el desarrollo

humano.

Considerados los derechos esenciales de todos los seres humanos,

que deben ser respetados a cabalidad; incluyen los derechos civiles,

polticos, econmicos, sociales y culturales del individuo. El estado y


24/30

las organizaciones tienen el deber y la responsabilidad de respetar los

derechos humanos fundamentales.

Debe existir una relacin entre la organizacin y las comunidades enlas que operan. Esta relacin se basa en una participacin activa de lacomunidad, que contribuya a su desarrollo y progreso.

La organizacin debe implementar prcticas anticorrupcin,antisoborno y competencia justa dentro de su actuar.

Las organizaciones son responsables con sus consumidores de ofrecer

productos que garanticen su salud y seguridad, con informacin

completa, sin inducir al engao, resolucin de quejas y reclamos y

tratamiento de sus necesidades de manera adecuada.


25/30

Nombre de laempresa:

Fecha: Hora Inicial:HoraFinal:

Actividad de la

empresa:

Direccin / Ciudad: Telfono E-mail

Telfono:

e - mail Empresa: Telefono E-mail

Productos fabricados: Codificacin Seguimiento

No. Empleados:

Puntaje Obtenido (PO) Cumple (2 Puntos)No Cumple (

0 Puntos)

NA: No

aplica

PUNTAJE

OBTENIDO

Puntaje Mximo a

Obtener54 0 % Capitulo

1.18. Se cuentan con mecanismos de revisin y evaluacin peridica de losrganos de gobierno de la

organizacin

Calificacin Obtenida 0%

1.15. Se rinde cuentas con respecto a sus acciones y decisiones de manera peridica a todas sus

partes interesadas (sociedad, medio ambiente, economa)

1.16. Se cuentan con mecanismos para la prevencin y resolucin de conflictos de inters

1.17. Se cuenta con mecanismo para comunicar los errores, fallas o inconvenientes presentados

debido a sus decisiones y actuaciones a todas sus partes interesadas

1.12. La informacin sobre el impacto de las decisiones y activ idades en el medio ambiente y la

sociedad son validadas por un tercero independiente1.13. La informacin sobre el origen y manejo de los recursos financieros es validada por un tercero

independiente1.14. La informacin de la empresa esta fcilmente disponible, accesible y entendible para todos los

grupos relacionados

1.9. Los rganos cuentan con mecanismos formales para promover como parte de sus procesos de

toma de decisiones el uso regulado y eficiente de los recursos naturales, financieros y humanos

1.10. Se cuenta con mecanismos para asegurar que la toma de decisiones tienen en cuenta las

expectativas validas de los grupos de inters

1.11. Las decisiones tomadas se registran y comunican a todos los niveles

1.6. Cuenta con mecanismos para evaluar y controlar el respeto por los principios y valores de laorganizacin1.7. Las estructuras de gobierno informan sobre composicin, participantes y mecanismos de

comunicacin

1.8. Los rganos de gobierno cuentan con polticas que promueven el reconocimiento, evaluacin y

satisfaccin de las opiniones y expectativas de los diferentes grupos de inters

1.3. Cuentan con polticas para evitar cualquier tipo de discriminacin en la constitucin de sus

rganos de gobierno

1.4. Se han identificado, definido y se declara expresamente los principios y valores que la rigen

1.5. Cuenta con mecanismos para promover los principios y valores entre su personal y dems

relacionados

ASPECTO A EVALUARHALLAZGOS/EVIDENCIAS/

OBSERVACIONES

1.1. Cuenta con mecanismo para identificar y dar cumplimiento a las leyes y regulaciones aplicables

1.2. Cuenta con rganos de gobierno y control formalmente constituidos y que operan en la

actualidad

CONDICIONAL DE APROBACIN 16% A 29%

NO APROBADO 0% A 15%

INFORME DE AUDITORA1. GOBIERNO CORPORATIVO

CONVENCIONES

Cumple Parcialmente (1

Punto)

Prctica destacada

(3 Puntos)

CUADRO CALIFICACION Y CODIGO DE COLORES

APROBADO 30% A 100 %

Nombre del auditor

Tipo de Inspeccin

Documentos Normativos usados para la

ANEXO C. FORMATO DE EVALUACIN E INSPECCIN DE PRCTICAS DE RSE

INFORMACIN GENERAL

Persona que recibe la

auditora

INSTRUMENTO DE EVALUACIN


26/30

PUNTAJE

OBTENIDO

Puntaje Mximo a


PUNTAJE

OBTENIDO

Puntaje Mximo a

Obtener30 0 % CapituloCalificacin Obtenida 0%

3.8. Informa peridicamente a todos sus grupos de inters sobre los pases donde opera, los

productos y marcas que maneja, y los desempeos econmicos y financieros de su operacin

3.9. Informa peridicamente a todos sus grupos de inters sobre su desempeo econmico, ambienta

y social

3.10. Se encuentra vinculado a alguna iniciativa de comunicacin y reporte

3.5. Cuenta con mecanismos para asegurar que las actividades se desarrollen de acuerdo con las

directrices establecidas

3.6. Cuenta con mecanismos para recolectar, analizar y monitorear el desempeo de las actividades

frente a los objetivos y metas planteadas

3.7. Cuenta con mecanismos para evaluar e identificar oportunidades de mejora frente a los grupos

de inters

3.2. Se han designado responsables para el cumplimiento de las metas sociales y ambientales

3.3. Se cuenta con mecanismo de formacin y entrenamiento para el adecuado desempeo social y

ambiental en los principales procesos y actividades cricas

3.4. Se cuenta con metas sociales y ambientales para socios de negocio (proveedores, distribuidores,

alianzas estratgicas, representantes de ventas, etc.)


3. ESTRUCTURA Y OPERACIN


OBSERVACIONES

3.1. Se cuenta con metas sociales y ambientales para los principales procesos y actividades criticas de

la organizacin

2.7. Se ha vinculado a iniciativas o programas que promueven la responsabilidad social

2.8. Se identifican y comunican a todos los niveles el compromiso social y ambiental de cada uno de

los procesos de la organizacin

2.9. Se han creado incentivos econmicos y no econmicos asociados al desempeo social y

ambiental de la organizacin

2.4. Cuenta con polticas para la identificacin de grupos de inters

2.5. Cuenta con polticas para evaluar e identificar sus impactos econmicos, sociales y ambientales

2.6. Los objetivos estratgicos tambin incluyen metas sociales y ambientales

2.1. Cuenta con una plataforma estratgica formal que incluya misin, visin, polticas y objetivos

estratgicos

2.2. La misin y la visin de la empresa incluyen un compromiso explicito con el desarrollo sostenible

2.3. La misin y la visin de la empresa incluyen un compromiso explicito con los diferentes grupos de

inters

2. ESTRATEGIA


OBSERVACIONES


27/30

PUNTAJE

OBTENIDO

Puntaje Mximo a


PUNTAJE

OBTENIDO

Puntaje Mximo a


5.14. Se generan iniciativas para la identificacin y mitigacin de impactos de los productos y/o

servicios en su ciclo de vida

5.15. Se llevan a cabo acciones para el manejo y la mitigacin del impacto ambiental derivado del

transporte de productos, otros bienes y materiales utilizados para las actividades de la organizacin

5.16. Se da preferencia al uso de productos y servicios de proveedores que demuestran compromiso

con el cuidado del medio ambiente

5.11. Se ejecutan acciones para identificar, prevenir riesgos ambientales y controlar accidentes

relacionados. Se asegura una mejora continua en la operacin

5.12. Existen planes de inversin y desarrollo de tecnologas para reducir el impacto ambiental de su

operacin y promover una produccin mas limpia5.13. Cuenta con mecanismos que aseguren el cumplimiento de la legislacin ambiental, asumiendo

sus responsabilidades por los impactos derivados de la operacin

5.8. Se llevan a cabo acciones para la medicin, manejo y la reduccin de residuos y vertimientos

5.9. Se ejecutan acciones para controlar y reducir los riesgos asociados al uso y desecho de materiales

txicos

5.10. Se cuenta con mecanismos de prevencin y minimizacin de impactos por ruido,olor, luz,

vibraciones y contaminacin del suelo en el lugar en que opera

5.5. Se ejecutan acciones para conocer, proteger y mitigar los impactos sobre la biodiversidad

5.6. Se llevan a cabo iniciativas quefomenten la generacin de valor para la organizacin con base en

la reduccin del impacto ambiental

5.7. Se ejecutan acciones para la medicin, manejo y mitigacin de las emisiones de gases de efecto

invernadero (GEI), sustancias destructoras de la capa de ozono y otras emisiones significativas

5.2. Se ejecutan acciones para el cuidado de la fuente, manejo y reduccin de energa utilizada

5.3. Se ejecutan acciones para el cuidado de la fuente, el manejo , reduccin y reciclaje del agua

utilizada

5.4. Se complementan o se reemplazan recursos no renovables con fuentes alternativas y sostenibles

de bajo impacto


5. DESEMPEO AMBIENTAL

ASPECTO A EVALUAR

HALLAZGOS/EVIDENCIAS/

OBSERVACIONES

5.1. Se ejecutan acciones para mejorar la extraccin y reducir las materias primas y materiales

utilizados en la fabricacin de los productos/servicios

4.5. Cumple con obligaciones tributarias y pago de impuestos requeridos

4.6. Se realizan acciones para evaluar y difundir los impactos econmicos directos e indirectos de su

operacin. Existen mediciones peridicas.

4.7. Conoce y difunde entre sus grupos de inters los resultados financieros y econmicos de su

operacin

4.2. Existen mecanismos para asegurar compras a proveedores locales basado en precios, plazos de

pago y entrega justos. Se garantizan contratos estables.

4.3. Existen polticas de contratacin de personal local y se fomenta su preparacin y desarrollo

4.4. Se promueven programas y alianzas con los miembros de la comunidad para mejorar la

productividad y estimular el espritu emprendedor

4. DESEMPEO ECONMICO


OBSERVACIONES

4.1. Se favorece la compra a proveedores locales y se fortalece el desarrollo de los mismos


28/30

PUNTAJE

OBTENIDO

Puntaje Mximo a


PUNTAJE

OBTENIDO

Puntaje Mximo a


7.10. Cuentan con mecanismos para evitar el desplazamiento o complicidad en desplazar personal

de sus propias tierras

7.11. Existen programas de formacin en el respeto a los derechos humanos para el personal de

seguridad , brindando directrices de actuacin en concordancia

7.12. Se realizan procesos de evaluacin que determinen si se estn respetando los derechos

humanos en sus decisiones, publicidad y productos y/o servicios y actuaciones en general

7.7. Existen polticas para asegurar que se ejerza el derecho a la libertad de asociacin por parte de

los empleados

7.8. Cuenta con mecanismos que impiden el trabajo infantil o trabajo forzado en las operaciones de la

empresa

7.9. Cuenta con mecanismos para evitar la discriminacin en cualquier de sus formas (genero, raza,

religin etc)

7.4. Se llevan a cabo procedimientos de seleccin y contratacin de proveedores, contratistas o

distribuidores con base en el respeto de los derechos humanos

7.5. Existen canales de comunicacin eficientes que permitan identificar, investigar y dar solucin a

riesgos o violaciones relacionados con los derechos humanos

7.6. Cuenta con mecanismos claros para la toma de medidas disciplinarias internas (proceso

adecuado, audiencia justa y castigos)

7.1. Cuenta con una poltica de respeto a los derechos humanos y mecanismos de evaluacin y

control

7.2. Se implementan programas de formacin para empleados sobre los aspectos de derechos

humanos relevantes para sus actividades7.3. Existen mecanismos para realizar inversiones, alianzas y asociaciones con base en el respeto de

los derechos humanos

6.11. Se cuenta con polticas de apoyo para el los trabajadores despedidos como programas de

reubicacin, emprendimiento, y formacin laboral


7. DESEMPEO SOCIAL DERECHOS HUMANOS


OBSERVACIONES

6.8. Se llevan a cabo estrategias para garantizar la salud y la seguridad de los trabajadores,

contemplando la implementacin de programas de salud ocupacional y seguridad industrial

(elementos de proteccin, riesgos profesionales, comit paritario etc)

6.9. Se cuenta con mecanismos para asegurar la diversidad e igual de oportunidades de los

trabajadores

6.10. Se ejecutan acciones de promocin, formacin y capacitacin de los trabajadores

6.5. Se evita el empleo masivo de personal temporal

6.6. Se protege la privacidad y los datos personales de los trabajadores

6.7. Cuenta con mecanismos que eviten situaciones de hostigamiento en el lugar de trabajo a nivel

fsico, verbal, sexual, psicolgico y/o amenazas

6.2. Existen iniciativas de generacin de empleo y de inclusin laboral

6.3. Se asegura el cumplimiento de las condiciones de trabajo exigidas legalmente que incluyan

salario adecuado, jornada laboral, pago de horas extras, vacaciones, licencias de maternidad y6.4. Cuentan con mecanismos para informar y participar al personal sobre cualquier cambio que los

puedan afectar

6. DESEMPEO SOCIAL LABORAL


OBSERVACIONES

6.1. Se toman acciones para seleccin y vinculacin del personal acorde con las exigencias legales,

evitando situaciones de discriminacin


29/30

PUNTAJE

OBTENIDO

Puntaje Mximo a


PUNTAJE

OBTENIDO

Puntaje Mximo a


9.7. Cuenta con mecanismos de seleccin y contratacin de contratistas, proveedores o distribuidores

con base en polticas anticorrupcin

9.8. Se establecen estrategias para evitar prcticas monopolsticas y desleales con la competencia

(carteles, dumping etc)

9.9.Se ejecutan acciones para proteger y respetar los derechos de propiedad intelectual y/o fsica

9.4. Se ejecutan acciones para asegurar la transparencia en los tramites, donaciones, patrocinios,

regalos y gastos de representacin

9.5. Cuenta con mecanismos para asegurar la transparencia en las contribuciones polticas y

actividades de lobby

9.6. Cuenta con mecanismos para realizar inversiones, alianzas y asociaciones con base en polticas

anticorrupcin

9.1. Cuenta con polticas para evitar el soborno y la corrupcin en cualquiera de sus formas

9.2. Existen programas de capacitacin para los empleados en procedimientos anticorrupcin,

directrices de operacin y sanciones

9.3. Cuenta con canales de comunicacin adecuados para identificar y corregir riesgos y situaciones

de corrupcin

8.8.Se establecen proyectos de inversin que promuevan las tradiciones, cultura y valores sociales de

las comunidades


9. DESEMPEO SOCIAL ANTICORRUPCION


OBSERVACIONES

8.5. Cuenta con mecanismos para respetar las tradiciones, cultura y tejido social de las comunidades

de rea de influencia o comunidades con cualquier tipo de relacin

8.6. Cuenta con mecanismos para respetar y desarrollar fuentes alternativas de ingresos a las

comunidades de rea de influencia

8.7. Se busca identificar las necesidades, priorizar y asignar recursos para la realizacin de proyectos

sociales en acuerdo con la comunidad

8.2. Realiza acciones que fomentan las relaciones colaborativas y transparentes con los gobiernos

locales, regionales o nacionales

8.3. Cuenta con mecanismos para promover el acceso a educacin, servicios sociales e infraestructura

a las comunidades de rea de influencia o con algn tipo de relacin

8.4. Existen polticas de apoyo a las comunidades de rea de influencia o con algn tipo de relacin,

en actividades de promocin y prevencin de salud y/o acceso a educacin, transferencia y

desarrollos tecnolgicos

8. DESEMPEO SOCIAL COMUNIDAD


OBSERVACIONES

8.1. Realiza acciones que fomentan la generacin de relaciones constructivas con las comunidades de

rea de influencia o comunidades con algn tipo de vinculacin, evaluando el impacto de sus

operaciones


30/30

PUNTAJE

OBTENIDO

Puntaje Mximo a


PORCENTAJE TOTAL DE CALIFICACIN: 0,00%PUNTAJE PTIMO TOTAL: 345

PUNTAJE OBTENIDO EN LA AUDITORA - CONCEPTO FINAL APROBADO

10.14. Se cuenta con mecanismos para incluir en el diseo, materiales y suministros de los productos

y/o servicios criterios que permitan el reciclaje, la reutilizacin, la reduccin, la recuperacin o el

10.15.Existen acciones para informar y educar a los consumidores sobre el impacto de su consumo y

las medidas para reducirlo


10.11. Cuenta con mecanismos para garantizar el respecto a la privacidad de la informacin

confidencial de los clientes, usuarios, y/o consumidores

10.12. Se han desarrollado estrategias para asegurar el acceso permanente a los servicios esenciales

con calidad, equidad y rpida respuesta a fallas

10.13. Se ejecutan acciones para capacitar a los consumidores sobre el uso, medidas de seguridad,

peligros e impactos de los productos y/o servicios ofrecidos

10.8. Se toman acciones para asegurar la promesa de venta, la adecuada respuesta a las quejas y

reclamos y el servicio postventa para los clientes, usuarios y/o consumidores teniendo en cuenta las

expectativas de los mismos

10.9. Cuenta con mecanismos para identificar, medir la satisfaccin de los clientes usuario y/o

consumidores y corregir fallas

10.10. Existen procesos para asegurar que los contratos sean claros, legibles y compresibles,

incluyendo informacin pertinente y suficiente

10.5. Cuenta con mecanismos para el manejo y difusin de informacin completa, precisa y

comprensible respecto a los sellos, etiquetas y comunicacin de las principales caractersticas de los

productos y/o servicios ofrecidos

10.6. Cuenta con mecanismos para asegurar la veracidad, transparencia de las actividades de

mercadeo, la publicidad y las comunicaciones en cuanto a: precios, caractersticas, cantidades,

terminos, condiciones y entregas

10.7. Cuenta con mecanismos para asegurar la trasmisin de valores constructivos para la sociedad

en las comunicaciones y las acciones de mercadeo, promover campaas sociales y de inclusin,

evitando el uso de imgenes que promuevan la discriminacin y estereotipos

10.2. Existen procedimientos de retiro de productos del mercado que pueden generar dao o peligro

para la salud de clientes, consumidores y/o usuarios

10.3. Se llevan a cabo procesos para evaluacin de riesgos de los productos, garantizando la

seguridad en el diseo y componentes utilizados, libre de materiales txicos y eficientes en el uso

10.4. Se cuenta con procesos de comunicacin de cualquier riesgo asociado a la utilizacin,

manipulacin de los productos y/o servicios ofrecidos, para los clientes, usuarios y/o consumidores

10. DESEMPEO SOCIAL PRODUCTOS Y SERVICIOS


OBSERVACIONES

10.1. Existen mecanismos que garanticen la oferta de productos seguros para la salud de los clientes,

usuarios y /o consumidores

3. evaluación cadena de suminsitro

Documents