2_t2_soles

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Técnica 2.

La técnica SOLES Lea al final de la presentación las recomendaciones de

implementación para esta técnica

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Soles = 5’S

La Técnica SOLES o de las 5S, como se conoceen el Japón, toma su nombre de la primera letra decada actividad de la metodología:

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Objetivo

• Elevar la calidad de vida enel trabajo a partir de lacreación de un entorno detrabajo ordenado, limpio yseguro.

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• En un entorno SOLES, lastareas cotidianas se realizan

con facilidad y por ende, esposible generar productos yservicios con calidad y costos

bajos.

• Con la técnica SOLES , se eliminan de raíz la

mayoría de las actividades que no agregan valor: buscar cosas repetir un trabajo hacer lo que no se tiene que hacer

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Importancia de SOLES

• Pone énfasis en lo básico:

usar información actualizada,

en el lugar asignado, a la hora fijada, en el orden establecido y con la herramienta

apropiada, etcétera.

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Sin embargo, si no se cuida lo básico, los detalles quesurgen serán la causa de problemas graves, que

requerirán atención urgente.

• Podría pensarse que las actividades básicas,carecen de importancia comparadas con los asuntos

serios y graves de todos los días: atender lareclamación de un cliente, pagar la nómina osustituir la ausencia de un trabajador clave.

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Documentar el puntode partida

• Se documenta el punto de partidapara: Evitar regresar a él, después de

haber realizado un esfuerzoconsiderable,

Para evaluar los avances y

reconocer los esfuerzos.

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Técnica de la fotografía enposición fija

• Esta técnica es muy eficaz,motiva enormemente, sus costosson bajos y pueden llevarla acabo los miembros de cualquier

equipo.

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Pasos de la técnica

1. Identificar la situación actual del lugar de trabajo.2. Seleccionar los puntos específicos en los que seenfocarán los esfuerzos.

3. Asignar la responsabilidad de mejorar el puntoseleccionado a una persona o a un grupo.4. Documentar y exhibir apropiadamente,

5. Establecer las actividades para mejorar el área,considerando la técnica Soles.6. Evaluar periódicamente el avance.

7. Retroalimentar el proceso.

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Exhibición de las fotografías Es conveniente que la

documentación fotográficade cada caso, se exhiba enun lugar donde todos

puedan observarlo.

Las fotos deben ser

exhibidas por un tiempo yluego pasar a un álbum,para conservar la historiade los esfuerzos de mejorarealizados.

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Pueden diseñarse formatos apropiados para exhibirlas fotografías….

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Es un día especial en el que todos van a la empresa atrabajar en tareas de eliminación de objetos innecesarios,limpieza y acomodo, con el fin de mejorar su lugar detrabajo y así elevar la calidad de vida.

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Día de las bermudas

• Para realizar esta actividad se debe elegir un díade poca actividad en el negocio o un día nolaborable.

• Es recomendable preparar un festejo para el finalde la jornada.• La mayoría de las personas reaccionan de

manera muy positiva a este tipo de actividades.

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Está contraindicado pagar horas extras a la gente porsu participación en el “día de las bermudas”.

El principalobjetivo eselevar la

calidad de vidaen el trabajo, elprimerbeneficiado es

el colaborador.

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Características del descarte

• Se recomienda destinar un lugar para el descarte,a fin de que todas las personas lleven a ese sitiolos objetos que ya no necesitan.

• Las cosas que ya no le son útiles a una persona,pueden servirle a otra.

• Debe designarse a alguien del área contable oadministrativa para que se haga responsable de

coordinar los esfuerzos del descarte, por lasimplicaciones que puede haber en los registroscontables.

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Otros elementos de este día

• En el “día de las bermudas”también se realiza unalimpieza completa del

entorno, que incluye:Techos siempre que seaposible, paredes y pisos.

Mobiliario y equipo.

Materiales y

herramientas.

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• Lo mejor es sacar todos los objetos del área detrabajo, a fin de facilitar las tareas de limpieza.

• Realizar la limpieza de un área despejada es laúnica forma y la más rápida para llegar hasta elúltimo rincón.

• Hay que tomar las precauciones necesarias,aprovisionar los materiales de limpieza y conseguir

el equipo necesario, lo cual depende del tipo deproceso y del entorno que se va a transformar.

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Consideraciones para unalimpieza a fondo

• Hacer la limpieza de arriba abajo.

• Tratar cada pieza y cada equipopor separado.• Incluir los alrededores de las

áreas.• Salvo impedimentos reales, todos

deben participar.• Incluir equipo de seguridad

personal y contra incendio.

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¿Qué hay detrás del día de lasbermudas?

Una gran oportunidadpara lograr la

integración del equipode trabajo!!

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Contar con la participación de TODOS.

Planear cuidadosamente todos los detalles.

Promocionar ampliamente la actividad, vendiendo

la idea de los beneficios que les traerá a todos.

Concluir con una celebración al final del evento.

Para lograr la integración enel día de las bermudas….

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• Realizar un plan de seguridad que prevea y sea

capaz de enfrentar cualquier situación de riesgo.

Si bien los beneficios de un “día de las bermudas” son

considerables, no basta con un esfuerzo inicial para lograr que el efecto sea permanente y que la empresarealmente cambie.

Se requiere un esfuerzo constante, siguiendo elespíritu de la técnica SOLES.

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La técnica SOLES

• La técnica contiene 5 elementos:Los primeros 3 pasos deben aplicarse en orden, es decirprimero Seleccionamos, luego Organizamos y por

último y de manera regular Limpiamos.

• Es importante llegar a tener un entorno productivo,

sin embargo el verdadero reto es mantenerlo.Para mantener lo que se logra con los primeros 3 pasos,son esenciales los últimos dos. Estandarizar y

Disciplina o Seguir los estándares.

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Primer paso: Seleccionar Seleccionar

• Seleccionar es el primero y más importante de loselementos de esta técnica.

• Seleccionar significa, clasificar lo necesario y loinnecesario.• La cantidad de cosas que llegan y se almacenan

en un negocio es enorme; nos agobian y ocupanespacio vital para operaciones productivas.

• Es importante tener y conservar en buen estado lonecesario, pero más importante aun es

deshacerse de lo innecesario.

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Clasificación de lo necesario ylo innecesario

• Para determinar si algo es necesario o

innecesario, deben establecerse ciertos criterios.• El primer criterio que debemos aplicar es el de la

utilidad de los objetos.

• Si algo no es útil, tiene que salir del entorno; siestá descompuesto y se requiere, se debe reparar;si está en buen estado pero ya no es útil, debe

salir, donarlo o venderlo.

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Eliminación de lo innecesario• Aunque cueste trabajo admitirlo, éste es el primer

paso para ganar productividad y calidad de vida.• Deshacerse de lo innecesario es el secreto de laorganización.

Algunas complicaciones que pueden presentarse:• A lo innecesario se le concede un valor sentimental o

económico.

• El apego y el temor de deshacernos de lo innecesario.• Se considera que el tiempo invertido es tiempo

perdido.

• No se cuenta con un método eficaz, etc.

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Técnica de la tarjeta roja

• Etiquetar cuantos objetos pudieran parecerinnecesarios.

• En la etiqueta se anota la fecha de la identificacióny la del descarte.

En caso de que el objeto sea requerido en cualquiermomento, se quitará la etiqueta roja;

Si no fue requerido, en un periodo predeterminado, porejemplo, tres o seis meses, puede tomarse la decisiónde descartar el objeto, con la certeza de que el objeto es

innecesario.

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Clasificación de lo “Necesario”

• Una vez eliminado lo innecesario, le toca el turno a lonecesario.

• La clasificación mas común es por frecuencia de uso.

• Esta será la base para determinar la ubicación quedeben ocupar cada objeto.

• Otros criterios de clasificación que pueden ser útilesson, peligrosidad, peso, costo etc. Que determinaran

formas de almacenajes especiales.

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Segundo paso: Organizar Organizar

• Después de hacer una primera selección entre lonecesario e innecesario, se hace una segundaclasificación de lo necesario en función de la

frecuencia de uso. El segundo paso es organizar lonecesario.

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¿Qué es organizar?

• Organizar es algo de lo que se habla confrecuencia, pero no es fácil de definir claramente

Organizar es estandarizar el almacenaje de los objetos.

Esto facilita que cualquier persona puedalocalizar cualquier objeto inmediatamente,pueda tomarlo y pueda devolverlo a su

lugar después de usarlo.

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3 claves para la organización

1.QUÉ . Es decir, qué artículo vamos a almacenar.

2.DÓNDE . Lo que equivale a determinar el lugarpara ubicar el artículo.

3.CUÁNTO . Refiriéndose a la cantidad que puede

ser almacenada, lo cual es especialmente útil sise trata de materiales que requieren mantener uninventario en los almacenes de materia prima, o

de producto terminado.

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Identificación de objetos ylugares de almacenaje

• Para poder mantener todo organizado, es

necesario identificar tanto las cosas como loslugares de almacenaje.

• Existen diferentes formas de conseguirlo.• La más común es etiquetar o rotular los objetos,para lo cual es necesario que todo tenga un

nombre, y asignar una identificación a cada lugar.

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Tercer paso: Limpiar Limpiar

• Una de las grandes aportaciones de SOLESSOLES esque propicia el hábito de la limpieza.

• Aprender a limpiar con diligencia y humildad, demanera cotidiana y esmerada, es como la gota deagua que termina por romper cualquier resistencia.

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Limpieza y resultados

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• REDUCCIÓN DE COSTOS

DE MANTENIMIENTO: Unlugar limpio contribuye a laconservación de la

maquinaria y de los equipos.

• ELEVAR CALIDAD: Un lugarlimpio permite detectar fallas

antes de que se tornengraves.

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Lugares sucios

• Ocasionan un efecto dereforzamiento o “bola

de nieve”, queconsume en formacreciente los recursosde la empresa.

• La mugre genera y

atrae mugre.

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Limpiar es más que limpiar

1. Acción de eliminar la

suciedad.2. Acción de inspección demáquinas y herramientas.

3. Acción de prevención dedefectos.4. Acción de integración del

grupo.

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Constancia e involucramiento detodos

• La responsabilidad por limpiar es de todos.

• Las tareas deben quedar claramente asignadas.• En un plano se puede repartir las áreas.

• Las responsabilidades se pueden rotar para serequitativo con la carga de trabajo.

• Personal de limpieza solo debe hacer tareas

especiales.

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Cuarto paso: Estandarizar Estandarizar

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Evaluación de seleccionar,organizar y limpiar

• Aquí se incorpora elciclo PERA (planear,ejecutar, revisar yajustar)

• Se realizan las

acciones deevaluación yretroalimentación o

ajuste del proceso.

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Hoja de verificación• La hoja de verificación

contiene una lista de todoslos puntos que deben serevaluados.

• Esta lista se diseñasiguiendo cada uno de los

pasos de la técnica SOLES.• Debe reflejar la

problemática del lugar que

será evaluado.

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Implementación de laevaluación

• Debe determinarse dónde, cuándo, qué y cómoevaluar.• Explicar a todos los participantes la necesidad de

realizar la evaluación.• Cada persona se debe auto evaluar.• Debe haber una evaluación de toda la empresa

periódicamente.

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Frecuencia de evaluaciones

• En una empresa con problemas de orden ylimpieza, puede iniciarse por aplicar la hoja deverificación una vez por semana.

• Conforme se desarrollan los hábitos se puedereducir la frecuencia a una vez por mes.

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Elementos de estandarización

• Uniformes

• Colores adecuados• Letreros y señales

estandarizados

• Ambientación agradable yacorde con el giro del negocio,para lo cual podemos utilizar

plantas, peceras, cuadros, etc.

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Quinto paso: Seguir losestándares (Disciplina)

• Disciplina es:Respetar las reglas del juego, los acuerdos y loscompromisos

Una plataforma para realizar los más anhelados sueños.

Esencial para que un grupo de personas pueda trabajaren unión y armonía.

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Sin disciplina

• La técnica SOLES y lamayoría de las iniciativas

de mejora, estarándestinadas al fracaso.• No hay negocio que

pueda sobrevivir.

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Disciplina es el secreto

• Es el camino que nos lleva a la formación de hábitos.• Los hábitos nos permiten realizar la tarea de forma natural.

• Es mediante la repetición que cualquier cosa por difícil que

sea, se llega a realizar de manera inconsciente.

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La disciplina se ve

• Las personas portan los uniformes correctamente.

• Se realizan las actividades rutinarias conforme a

los estándares.

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Hay puntualidad, no hay ausentismo.

Se hacen las evaluaciones de SOLESSOLES.Todos participan en las actividades de limpieza.

Devuelven los objetos que usan al lugar quecorresponde.

Cumplen lo que prometen.

La disciplina se ve

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Para lograr disciplina, serequiere…

1.Ejemplo de los líderes.

2.Perseverancia. Los hábitos no se adquierenporque el jefe de una orden, se requiere constancia.

3. Asegurar una comunicación correcta. Eso

parece fácil pero en realidad, ha sido una de lascausas más importantes de los problemas y de laaparente indisciplina dentro de las organizaciones.

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4. Simplificar las cosas. Lo que parece fácil cuandose hace una vez, aisladamente, puede tornarseextremadamente difícil de realizar en las condicionescotidianas de operación.

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La disciplina en la vida

• La disciplina es algo que se aprende para hacer lavida más eficiente y tranquila, libre de obstáculos yproblemas.

• Es la base de la civilización y lo mínimo requeridopara hacer que una empresa sea productiva.

• La disciplina esta estrechamente ligada a:Liderazgo,

Trabajo en equipo yDesarrollo humano.

• La disciplina esta en el corazón de una cultura

organizacional sólida.

R d i i l t

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Recomendaciones para implementar

Técnica 2:Técnica 2: SOLES SOLES

1. Refiérase al banner “herramienta maestra” e identifique las acciones quedebe realizar, asigne responsables y tiempos.

2. Revise el banner “La metodología SOLES” y colóquelo en un lugar visible

para seguir repasándolo diariamente.

3. Tenga presente en todo momento que el objetivo de esta técnica es Elevarla calidad de vida y la disciplina, creando un entorno productivo en suempresa.

4. Lea en el capítulo 2 del libro Método MR, lo que se refiere a la técnicaSOLES.

R d i i l t

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5. Estudie a profundidad el tema y compruebe su aprendizaje:

• Respondiendo en línea www.lajapyme.com/elmetodomr laevaluación correspondiente• Revisando la presentación Power Point.

6. Identifique las herramientas inteligentes que le servirán para suimplementación. Estudie el ejemplo y transfiéralo a su realidad.

7. Inicie la capacitación del personal (Ver archivo de recomendaciones

generales para la capacitación)


Técnica 2: SOLES

Si usted puede explicar todas las láminas sin recurrir al libro, está listopara transmitirlo al equipo.La capacitación del personal será el punto de partida en este proceso.Usted debe mostrarse convencido y con claridad en sus argumentos.

R d i i l t

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Técnica 2: SOLES

8. Las fotos del ANTES, empleando la técnica fotográfica de posición fija,pueden hacerse SOLO cuando los empleados estén capacitados, sino correel riesgo de que no se entienda la estrategia y el personal se sienta expuestoy no colabore.

9. Aproveche el día de la bermuda para integrar a su personal. Prepare unacelebración para el final donde agradezca la participación de todos, presenteal responsable de la técnica y resalte los beneficios de trabajar en un entornolimpio, ordenado y seguro.

10. Después del día de la bermuda, cuando las áreas están listas, se tomanlas fotos del después, recuerde tomar las fotos exactamente desde el mismopunto que las anteriores.

11. Pida al responsable que prepare una presentación divertida en un corcho

o pizarrón, haciéndola visible a todos los empleados.


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12. Para no perder el impulso inicial, de seguimiento a la aplicación deherramientas inteligentes HT2.1 Evaluación SOLES, HT2.2 Fotografías delantes y después y apoye a quien lo requiera. Al principio es necesarioseguir muy de cerca el proceso, cuando se desarrolle el hábito en el

equipo, aplicar la técnica SOLES será mucho más sencillo.

Recuerde que para mantener lo que se logra con la selección,

organización y limpieza, es esencial:ESTANDARIZAR y

DISCIPLINA O SEGUIR LOS ESTÁNDARES


Técnica 2: SOLES

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