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ACTIVIDAD 1 ALUMNA: JOHANNA CAROLINA NOCUA MENDOZA CURSO: ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL.
DIAGRAMA DE FLUJO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ASISTENCIA DE GERENCIA
Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientes procesos, elaborados en diagramas de flujo, para la Asistencia de Gerencia.
1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
La Asistente de Gerencia, procede a elaborar los documentos y a
conservarlos depende a la T.R.D. en todos sus soportes.
Remitirse a:
Tabla de Retención Documental aprobada por el comité de archivos de la Empresa.
Ley 594 de 2000.
www.archivogeneral.gov.co.
INICIO
Elabora el Documento.
Los expedientes se señalizan y/ o se elabora un rótulo, según el soporte
NO
SI
¿Conoce la normatividad que aplica a
éste proceso?
2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 3. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Ver T.R.D. y proceder a la eliminación de documentos, mediante una Acta de eliminación.
Ver T.R.D. y calendario de transferencia Documental de la Empresa.
¿Es objeto de conservación?
NO
SI
La Asistencia de Gerencia, recepciona los documentos que llegan para el Gerente
General.
FIN
INICIO
La Secretaria registra y radica en la planilla de control de correspondencia, todos los documentos que llegan, con un número de radicado y firma el recibido para el mensajero.
FIN
Remitirse a:
Tabla de Retención Documental aprobada por el comité de archivos de la Empresa.
INICIO
La Secretaria es la responsable de la organización de archivos de gestión. Y todos aquellos documentos objeto a transferencia Documental al Archivo Central.
NO
SI
¿Se organizan de acuerdo a
la T.R.D.?
4. TRAMITE DE DOCUMENTOS
La secretaria observa y aplica la T.R.D. y procede a clasificar la
información de acuerdo al nivel de conservación
FIN
La secretaria, elabora el inventario documental, relacionando la documentación a transferir (Ver T.R.D.)
¿Es objeto de Transferencia documental?
NO
SI
La Secretaria ordena los expedientes en carpetas de yute, teniendo en cuenta que dentro de las carpetas no excedan los 200 folios, y se realiza la respectiva rotulación.
FIN
La secretaria, se comunica con las personas especializadas del Archivo Central, (Ver calendario de transferencia documental) y programa la respectiva transferencia.
INICIO
La Secretaria recibe la documentación para el respectivo trámite.
NO
SI
¿Amerita trámite?
5. CONSULTA DE DOCUMENTOS
FIN
Por medio de la Gerencia, la Secretaria da trámite a las órdenes del gerente, de acuerdo a los documentos recepcionados.
FIN
El Archivo Central verifica la información, y procede a realizar la
búsqueda de la información.
INICIO
La secretaria se remite al Archivo Central, para corroborar información y solicita los documentos por medio electrónico. Teniendo en cuenta y verificando la respectiva transferencia.
El Archivo Central responde a la solicitud, y procede a prestar la información solicitada.
FIN