Guía Práctica del

uso de

Pythagoras

Septiembre 14

2010

Contenido

¿Cómo cargar un nuevo cliente o modificar algún dato de un cliente ya existente? ........................................ 3 Botón Files: al presionarlo, nos mostrará la siguiente pantalla con la información de todos los files generados con este cliente, pudiendo acceder a las mismas presionando un doble clic. sobre la que necesitemos mirar. ........................................................................................................................................ 5 Botón Vínculos: al presionarlo, podremos cargar los vínculos personales con éste cliente. ........................ 6 Botón Pasajeros: desde acá se podrán cargar los datos personales del pasajero o pasajeros dependientes del cliente. ..................................................................................................................................................... 6 Botón Listados: al presionarlo, nos mostrará el listado de clientes cargados en el sistema. ........................ 7 Botón Historia: nos mostrará todas las modificaciones que se hayan hecho al cliente, con el usuario que lo modificó y la fecha de modificación. ............................................................................................................. 7 Botón Nuevo: sirve para abrir un nuevo cliente. ........................................................................................... 8 Botón Borrar: permite borrar un cliente siempre y cuando no tenga movimientos generados. .................. 8 Botón Imprimir: Permite sacar una impresión del cliente. ............................................................................ 8 Botón Grabar: sirve para grabar un nuevo cliente o al modificar los datos grabar las modificaciones. ....... 8 Botón Salir: Para salir de la ventana de Mantenimiento de clientes. ............................................................ 8

¿Cómo Cargar un Proveedor? ............................................................................................................................ 9 ¿Cómo dar de alta un File? ............................................................................................................................... 11 ¿Cómo se ingresa un TKT al file desde interface? ............................................................................................ 12 ¿Cómo se ingresa un TKT al file en forma manual ? ......................................................................................... 14 ¿Cómo cargar servicios terrestres en el file? ................................................................................................... 16

Hoja de “Texto” ........................................................................................................................................... 21 Hoja de Orden de Servicio (O. S.) ................................................................................................................ 23 Hoja de Cuenta Corriente (Cta.Cte) ............................................................................................................. 23 Hoja de Totales (Total) ................................................................................................................................. 24 Hoja de “Liquidación” .................................................................................................................................. 24 Hoja de “Itinerario” ..................................................................................................................................... 26

¿Cómo pedir los mensajes a los operadores? .................................................................................................. 32 ¿Cómo generar un voucher? ....................................................................................................................... 36 ¿Cómo se genera la Factura Fiscal? ............................................................................................................. 37 ¿Cómo generar Recibos? ............................................................................................................................. 39 ¿Cómo cargar Facturas de Proveedores? .................................................................................................... 42 ¿Cómo se generan las Órdenes de Pago? .................................................................................................... 45

Órdenes de pago a cliente ................................................................................................................................ 49 Caja ................................................................................................................................................................... 51 Movimiento de fondos ..................................................................................................................................... 52 Cierre de Caja ................................................................................................................................................... 53 Saldos (arqueo de caja) .................................................................................................................................... 53 Contabilidad ..................................................................................................................................................... 53

Tipo de cambio............................................................................................................................................. 53 Generación de asientos manuales ............................................................................................................... 55 Generación de asientos de cuenta corriente ............................................................................................... 56 Generación de asientos de diferencia de cambio ........................................................................................ 57 ¿Cómo cargar los saldos de apertura de las cuentas patrimoniales, que no tengan que ver con clientes, proveedores, provisión y valores? ............................................................................................................... 58 ¿Cómo cargar saldos de apertura de valores de caja (caja, bancos, valores a depositar, tarjetas)? .......... 59 ¿Cómo cargar saldos de apertura de la “Cuenta Provisión”? ...................................................................... 59

¿Cómo cargar un nuevo cliente o modificar algún dato de un cliente ya existente?

• Entramos en el menú Archivos, Clientes:

Al entrar aparecerá la ventana Mantenimiento de Clientes: Para crear un nuevo cliente se deberán cargar obligatoriamente los campos cuyos textos están escritos en color negro, los campos con textos en azul son optativos. (En la carga del Cliente se deberá tener en cuenta que, los siguientes campos: ‘Apellido y Nombres’, ‘Dirección’, y ‘Número de documento’, no pueden tener símbolos ni signos de puntuación ya que el controlador fiscal no reconoce los mismos en la facturación).

Al terminar la carga se presionará el botón ‘Grabar’. Al grabar, el sistema nos preguntará ‘Desea grabar también el cliente como un pasajero’, si presionamos ‘Si’, grabará el cliente en la base de datos personales del pasajero y nos dará el código del nuevo cliente. Si presionamos ‘No’, sólo nos dará el código del nuevo cliente. Para modificar los datos de un cliente se deberá buscar desde el campo ‘Buscar el Cliente’ (campo color celeste), por nombre o por código. Después de tipear el nombre o el código, presionamos “Enter” y desplegará los datos del cliente elegido sobre la ventana, luego se modifican los datos que hayan cambiado y se presiona el botón “Grabar”. Otra opción de búsqueda es desde el botón Búsqueda, si se presionara se abriría una nueva ventana donde podemos tipear el símbolo % y una silaba o palabra que contenga el cliente, sin importar que sea el comienzo o el final del nombre del cliente.

Botón Files: al presionarlo, nos mostrará la siguiente pantalla con la información de

todos los files generados con este cliente, pudiendo acceder a las mismas

presionando un doble clic. sobre la que necesitemos mirar.

Botón Vínculos: al presionarlo, podremos cargar los vínculos personales con éste

cliente.

Botón Pasajeros: desde acá se podrán cargar los datos personales del pasajero o

pasajeros dependientes del cliente.

Botón Listados: al presionarlo, nos mostrará el listado de clientes cargados en el

sistema.

Botón Historia: nos mostrará todas las modificaciones que se hayan hecho al cliente,

con el usuario que lo modificó y la fecha de modificación.

Botón Nuevo: sirve para abrir un nuevo cliente.

Botón Borrar: permite borrar un cliente siempre y cuando no tenga movimientos

generados.

Botón Imprimir: Permite sacar una impresión del cliente.

Botón Grabar: sirve para grabar un nuevo cliente o al modificar los datos grabar las

modificaciones.

Botón Salir: Para salir de la ventana de Mantenimiento de clientes.

¿Cómo Cargar un Proveedor?

Entramos desde el menú “Archivos”, “Proveedores”:

Entraremos a la siguiente pantalla:

Presenta el mismo funcionamiento que el Mantenimiento de Clientes, en cuanto a la carga y la búsqueda y los botones. Tener en cuenta que a pesar que el campo ‘Ciudad’ y el campo ‘País’ son optativos, es fundamental realizar su carga, ya que si esto no se realizase no se podrán generar “Voucher”.

Al cargar un proveedor, automáticamente, se grabará como prestador de servicios.

¿Cómo dar de alta un File?

Para entrar al File entraremos desde el menú Archivos “Files” o bien por el ícono de la carpeta amarilla.

El file se divide en tres partes, a saber:

• La Cabecera del File: donde se cargarán datos estadísticos como ser el producto, el destino, la fecha de salida y regreso de los pasajeros, datos impositivos como ser el

código de cliente, a nombre de quien se generará la factura, datos administrativos como ser el vendedor y el promotor ya que a partir de su carga se generará las comisiones correspondientes a los mismos.

• Las hojas de trabajo: donde cargaremos los servicios y boletos.

• Los Botones de Acciones: que nos permitirán generar los distintos comprobantes. La carga tiene la misma filosofía que el mantenimiento de clientes. Los campos con texto en negro son obligatorios y los campos con textos azules son optativos. A pesar que hay datos cuya carga es optativa, siempre es bueno cargarlos para poder sacar estadísticas por ejemplo por producto y destino.

Primero cargaremos los datos de la cabecera, una vez cargados, se deberá presionar el botón ‘Grabar’. Al grabar habilitará las hojas de trabajo donde podremos empezar a cargar boletos y servicios.

¿Cómo se ingresa un TKT al file desde interface?

Para ingresar un TKT al file se deberá presionar el botón “Interface”, que se encuentra dentro de los botones de acciones

Al presionar el botón aparecerá la siguiente ventana:

Nos mostrará la lista de boletos pendientes de ingresar a un File. Para ingresar los boletos debemos seleccionar el pasajero que se desea incorporar (ver parte inferior), apareciendo los datos que le corresponden a ese pasajero según la información proveniente del CRS. Es posible cargar el over escribiendo el porcentaje (y el sistema calculara el importe según la tarifa), o el importe (no se debe ingresar el porcentaje ya que el sistema lo calcula automáticamente), modificándose el Neto. También, es posible cambiar solamente el neto, con lo que el sistema calculará automáticamente el over. Una vez que se realizaron los pasos anteriores, se presiona el botón “Incorporar” al File, e inmediatamente quedará cargado. Cuando se ingrese un ticket por medio de la interface, aparecerá en la hoja “Pax” del file un signo simulando ser una computadora en la fila del pasajero que corresponde. Este signo indica que el ticket llegó por medio de la interface. A un pasajero que se le cargó un boleto por interface también es posible cargarle más boletos en forma manual y viceversa.

¿Cómo se ingresa un TKT al file en forma manual ?

Para cargar un Boleto en forma manual, primero deberá cargarse el nombre del pasajero, e indicar si el mismo es adulto, menor o infoa. Luego se hace doble clic sobre el nombre del pasajero y aparecerá la siguiente pantalla:

Luego se irán cargando los siguientes datos: la Cía validadora, el Tipo de Ruta I, C u O, la Moneda, el Número de boleto, la Clase, la Ruta (sin escribir las barras), la tarifa en

pesos y el tipo de cambio. Al cargar ésta información, automáticamente se irán cargando el resto de las datos.

El importe de las tasas deberá modificarse, ya que solamente carga las correspondientes a nuestro país y no las de otros países. Si hubiese “Over Recibido” u

“Over Cedido” también se deberán cargar.

Si la forma de pago es con UATP, se deberá tipear el importe en el campo “Tarifa UATP”, se elige la tarjeta de crédito y se especifica el número de tarjeta y el importe en los campos correspondientes. Si es en ambas formas de pago, se deberá tipear el importe correspondiente en cada campo. Una vez cargados todos los datos se presionará el botón “Grabar”.

Y aparecerá en la parte de arriba un renglón con los datos del boleto grabado. Al salir volveremos a la ventana de la hoja de “Pax” y veremos el pasajero con el boleto cargado en forma manual, es decir que sólo me muestra el dibujo del avioncito.

Todos los boletos cargados en la hoja de “Pax” del file, alimentarán la planilla de

Rendición de Boletos de BSP. Es decir que todos los boletos que se emitan en la agencia deberán cargarse en ésta hoja.

¿Cómo cargar servicios terrestres en el file?

Para la carga de servicios terrestres en el file, se deberá ingresar a la hoja de “Servicios”. Luego se deberá elegir el Grupo de Servicio, es decir el servicio que compraremos, por ejemplo Hotel en el Exterior, Hotelería Local, Excursiones, Traslados, Autos, Cruceros, etc., simplemente hacemos un clic sobre la opción a elegir, por ejemplo Hotelería exterior.

Al elegir el grupo, automáticamente en “Tipo” ingresará una letra, en nuestro ejemplo ‘X’. La misma indicará, al momento de la carga de los importes, si el servicio es grabado, exento, etc, (Los tipos de Servicio se deberán configurar desde Tablas el sistema/ Servicios/ Tipos de Servicios). Luego elegiremos el operador a quien le compramos el o los servicios. En el caso que no nos acordemos el código, podemos hacer doble clic sobre el campo y se abrirá una ventana de consulta para buscar el código del proveedor por nombre.

Si lo encontramos, hacemos doble clic para elegirlo y si, aun no lo encontramos, podemos presionar el botón ‘Nuevo’ y desde allí podremos dar de alta el proveedor.

Una vez cargado el operador, se deberá escribir un detalle (no muy extenso), por Ej.: ‘Htl Plaza MIA 7nts Map Std’; luego se elegirá la moneda con la cual nos va a facturar el proveedor. Si fuese ‘ARS’, dejamos ese código, si llegara a ser otra moneda, la elegimos haciendo doble clic sobre el campo, o simplemente tipeamos el código en caso de saberlo. En el campo ‘Cos s / iva’, tipearemos el costo de los servicios, es decir el importe que nos cobra el operador sin iva; en el campo ‘Iva Cto.’ tipearemos el iva que nos cobra el Operador. Para cargar el importe de Venta al cliente, hay tres maneras de hacerlo:

• Tipear el Porcentaje de comisión que nos otorga el Operador, es decir si el Operador nos da un 20% de comisión, simplemente tipeamos el número ‘20’, en el

campo ‘% Com’, al cargar el porcentaje el sistema automáticamente cargará el campo ‘Vta s / Iva’ y el campo ‘Iva Vta’.

• Tipear directamente en el campo ‘Vta s/Iva’, el importe que le cobraremos al pax sin el importe de iva Venta. Al tipear el importe, el sistema calculará automáticamente el importe de iva Venta.

• Hacer doble clic sobre el campo ‘Vta s/Iva’, se abrirá una ventana donde podremos cargar el importe de Venta con iva incluido. Al aceptar, el sistema cargará los importes correspondientes en el campo ‘Vta s / iva’, e ‘Iva Vta’.

Una vez cargado los importes, al presionar “Enter”, el cursor bajará al siguiente renglón para poder cargar otros servicios.

¡¡¡IMPORTANTE!!!

Tener en cuenta, que cuando se trate de la compra de un paquete, se

deberá cargar por el botón Plantilla.

Por ejemplo, si cargamos todo el valor del paquete bajo el grupo de

servicios “Paquete en el exterior”, el sistema calculará el iva sobre todo

el paquete, inclusive los aéreos internacionales que están exentos, lo

cual no es correcto.

Ingresaremos el tipo de paquete, moneda y operador.

En descripción, detallaremos el paquete, y luego completaremos la información según

detalle del operador, gravado, exento, impuestos y el precio final de venta (sin iva).

Antes de grabar, con el botón distribuir, se calculará el iva y se hará la distribución

automática.

De estar correcto, con el botón grabar, se copiará en el file dicho paquete.

Hoja de “Texto”

Puede usarse para escribir alguna observación de texto interno, o para agregar alguna observación en la impresión de la hoja de liquidación al cliente. Una vez que se escribe el texto, cuando volvamos a entrar al file aparecerá el usuario que escribió el texto y la fecha en que fue escrito, éste texto quedará grabado y no podrá ser modificado.

Hoja de Orden de Servicio (O. S.)

Por cada servicio solicitado a un proveedor, se genera una orden de servicio con el fin de cerrar los precios, según los datos del proveedor. Es decir que la Orden de Servicio será el elemento con el cual controlaremos la provisión proveedores. La misma se aplicará contra la orden de pago y contra la factura que envía el proveedor y con dicho comprobante se cancelará la provisión.

Hoja de Cuenta Corriente (Cta.Cte)

Reflejará el estado de la cuenta corriente del file, aparecerán todos los comprobantes emitidos hacia el cliente del File.

Hoja de Totales (Total)

Permitirá ver el detalle de todos los servicios Aéreos y terrestres, desde aquí podremos ver si están facturados o no.

Hoja de “Liquidación”

Nos mostrará un detalle de los servicios cargados en el file, con sus importes de venta y costo en pesos y en dólares, importe correspondiente al total a cobrar y a facturar. También nos informará el importe cobrado y a cobrar. Si presionamos el icono de la impresora, podremos sacar una impresión de esta hoja sólo con los importes de venta, para poder entregársela al cliente.

Hoja de “Itinerario”

En esta hoja del file se cargarán los servicios terrestres, provenientes de los tarifarios cargados en el sistema, ya sea de hoteles, de servicios o de aéreos. Para poder cargarlos se deberá ingresar el tipo de habitación, en el campo ‘ Tipo’ dentro de la hoja de “Pax” del file, de acuerdo al tipo de habitación que tome cada pasajero (SGL, DBL, TPL, CHD, etc).

Luego se ingresa a la hoja de “Itinerario”, se elige el grupo de servicio, se carga la fecha in, el código de la ciudad donde toma el servicio y en el campo ‘Hab’ (campo Verde) se hace doble clic para ingresar al tarifario, o se tipea el código de la categoría de habitación y se presiona “Enter”,

Al presionar “Enter”, entrará a la ventana de consulta de tarifarios de hoteles. En nuestro ejemplo tenemos:

Para ver la tarifa de un hotel en especial, haremos doble clic sobre el campo ‘Hotel’ y se elegirá el hotel deseado haciendo doble clic sobre el mismo. Si, se quisiera ver las tarifas de todos los hoteles para ese período, con sólo presionar ‘Consultar’, aparecerán las mismas. Para ello, se debe hacer doble clic sobre la tarifa a elegir (el doble clic debe hacerse sobre cualquier tipo de habitación). Al elegirla, automáticamente cargará el régimen de comida. Luego en el campo “Cantidad” se tipeará la cantidad de noches y el resto de los datos se cargarán automáticamente (fecha out, valores, descripción y status a través del cual se podrá mandar el pedido del hotel al operador elegido).

En el itinerario del file hay tres campos, a saber:

• Observaciones: es interno.

• Mensajes: es para agregar algún mensaje en el pedido de los servicios a los operadores.

• Vouchers: se utiliza para escribir en el voucher un texto extra.

¿Cómo pedir los mensajes a los operadores?

Para generar el pedido de los servicios a los operadores, hay que salir del file y entrar al menú Listados / Listados Operativos / Mensajes a Operadores Nuevo.

Este listado se puede pedir de diferentes formas, a saber:

• Por fecha de in: ponemos desde la fecha de hoy hasta fin de mes por ejemplo y aparecerán todos los servicios dentro del rango.

• Por fecha de status: ponemos la fecha del día de hoy y aparecerán todos los mensajes generados para todos los operadores durante el día.

• Por file: tipeamos el numero de file y traerá todos los mensajes de este.

• Por grupo de servicio: tipeamos el código de grupo de servicio (EJ: transfer) y traerá todos los mensajes que contengan ese código.

• Por status: tipeamos el código de status (EJ: NN) y traerá todos los mensajes de las reservas que fueron modificadas.

Presiono el botón “Busca Proveedores” y luego despliego para seleccionar uno de ellos y nuevamente presiono el botón “Pantalla” para que solo muestre la información requerida.

El mensaje se puede modificar o se le puede agregar algún texto. Si se modifica o agrega texto hay que presionar el botón “Grabar”. Completo la dirección de mail y el asunto del mensaje y presiono el botón “Mail”. Nos abre una nueva ventana donde visualizaremos el mail completo, podremos adjuntar archivos y, si la cuenta de correo esta configurada, enviaremos el correo directamente.

Luego presionar el botón “Cambia Status Automático”. El sistema preguntará si se desea exportar el texto a un archivo. Esto nos sirve si no tenemos configurada la cuenta de correo para después mandar ese archivo atachado a un mail por fuera del sistema. Al cambiar el status, cambiará en el file el status del servicio de NN a RQ y guardará el mensaje dentro del botón’ Texto Asociado’ del File. Una vez que llega la confirmación, se deberá entrar a cada file para cambiar el status a OK en cada servicio confirmado o bien ir al Menú Listados,/Listados Operativos/ Pax/ Pax por servicios (o icono de la Banderita verde) y desde allí pedir todas las reservas RQ para cambiarlas a OK, dejando registrado el número de confirmación. Luego se debe presionar el botón de “Grabar” y todo lo que escribimos en ese listado pasará a cada File.

También dentro de cada file se puede guardar el mail de confirmación dentro del botón “Texto Asociado”. Para ello, se deberá pintar el mail recibido (botón derecho del mouse elegimos “Copiar”), luego entramos al file (botón Texto asociado) presionamos el botón “Nuevo”, hacemos un clic sobre la pantalla blanca grande (botón derecho elegimos “Pegar”), cargamos el tipo de mensaje y luego grabamos.

Otra opción es hacer esta acción desde el listado de la banderita verde, si nos posicionamos en un servicio y hacemos doble clic sobre cualquier dato (excepto el número de file) nos abrirá la ventana de texto asociado del file. Si hacemos doble clic sobre el numero de file, ingresamos al file.

¿Cómo generar un voucher? Para generar un voucher, el servicio debe tener un status de ‘Ok’, luego presionamos el botón “Voucher” y nos abrirá una ventana que nos mostrará todos los servicios que estén confirmados (status “Ok”).

Para generarlo, hay que hacer un clic sobre el servicio (aparecerá el texto del voucher) al cual se le podrá modificar o agregarle texto. Luego se presiona generar y el sistema imprimirá el documento (voucher).

Una vez generado lo podremos visualizar, modificar o reimprimir desde la Hoja de “Voucher”, simplemente haciendo doble clic sobre el voucher seleccionado.

¿Cómo se genera la Factura Fiscal? Primero se deberá abrir el programa del controlador fiscal, y presionar el botón “Iniciar”. Para emitir una factura se deberá entrar al file que se desea facturar y se presiona el botón ¨FC,NC,ND¨, se abrirá una pantalla en donde elegiremos el tipo de comprobante a emitir. Una vez seleccionado el comprobante fiscal se debe presionar ‘Ok’.

Al presionar “Ok”, aparecerá la siguiente pantalla:

Pasos a seguir:

1. Elegir la moneda en la que se desea facturar. 2. Marcar los servicios a facturar, haciendo clic sobre ellos. 3. Presionará “Generar Factura”.

Al generar la factura, se imprimirá el documento en la impresora fiscal y si se desea, también imprimirá un detalle de la misma ya que el formato fiscal es muy rígido. Asimismo, el sistema generará el asiento contable de venta y el asiento de provisión por los costos de la operación (éstos se podrán ver desde el menú Contabilidad / Asientos). Automáticamente, el comprobante aparecerá en la cuenta corriente del cliente (Menú Cobranzas / Cuentas Corrientes/ Cuenta Corriente de un cliente), en el listado de comisiones de vendedores y promotores (Menú Administración / Control Comisión de vendedores), en el listado de Ingresos Brutos (menú Administración / Convenio Multilateral o Análisis de Ingresos Brutos) y en el Subdiario de ventas (Menú Administración/ Subdiario de Ventas).

¿Cómo generar Recibos? Hay dos alternativas para generar recibos, a saber:

1. Desde el botón “Recibo” que se encuentra dentro del file. Al presionar el botón recibos aparecerá la siguiente pantalla:

Luego se elegirá la moneda en la cual vamos a imprimir el recibo, la cual SIEMPRE debe coincidir con el valor. Es decir, si cobramos en billetes pesos argentinos la moneda será ARS, si cobramos en ch / en pesos la moneda será ARS, si cobramos en billetes dólar la moneda que elegiremos será USD y así con todos los valores. Luego elegiremos el valor, para ello haremos doble clic sobre el campo verde y aparecerá la siguiente pantalla informándonos todos los valores posibles de cobro,

Se elegirá el deseado con doble clic sobre el mismo, por ejemplo si nos depositaron en la cuenta corriente de nuestro banco elegiremos el valor ‘BBP’ (Banco Boston cta. cte), si cobramos en cheque en pesos elegiremos el valor ‘CHP’ (cheque en cartera pesos). En un mismo recibo puede haber varios valores.

Una vez completados los datos, se presionará el botón cuyo dibujo es una impresora y desde allí se elegirá la impresora desde donde se desea realizar la impresión del recibo y luego se presionará el botón “Emitir”. Al proceder a la emisión del recibo, automáticamente el sistema realizara la impresión del comprobante, generará el asiento contable (Menú Contabilidad / Asientos), generará el movimiento de caja (Menú Tesorería / Lista Movimientos), y aparecerá en la cuenta corriente del File y en la cuenta corriente general del cliente (Menú Cobranzas / Cuenta Corrientes / Cuenta Corriente de un cliente).

2. Desde el menú Cobranzas/ Generación de Recibos.

Desde aquí se podrán generar los recibos cuando un cliente nos pague varias facturas. La ventaja que tiene esta forma de generar el recibo es que se aplicarán automáticamente a las facturas elegidas y generará automáticamente las diferencias de cambio. En cambio al generar el recibo desde el file, para proceder a su aplicación tendremos que entrar al menú Cobranzas / Aplicación de comprobantes. De esa forma, se generara la /s diferencia de cambio que existieren.

Para ello, se deberá elegir las facturas a cobrar (pueden ser más de una), se indicará el importe que nos abonarán por cada factura (el cobro puede ser parcial o total) y luego se elegirá el o los valores con los cuales cobraremos. Una vez completo los datos, continuar con el mismo procedimiento que vimos en la generación del recibo desde el file. Al emitir seguirá el mismo camino allí mencionado.

¿Cómo cargar Facturas de Proveedores? Hay dos tipos de facturas a cargar, a saber:

1. Comprobantes provisionados: las facturas correspondientes a los servicios que compramos para los pasajeros (factura de hotel).

2. Comprobantes no provisionados: las facturas que llegan por los gastos de la

agencia (factura de teléfono).

• Carga de un comprobantes provisionados (Costo directo)

Para cargar una factura de proveedor se deberá entrar desde el menú Proveedores/ Comprobantes/ Costo Directo, nos abrirá una pantalla que se divide en tres partes,

En la cabecera de la pantalla se elegirá el proveedor (haciendo doble clic sobre el campo verde), la moneda en la que llegó la factura (lo que hará que aparezcan las ordenes de servicios que se encuentran pendientes de cargar factura) y el tipo de gasto (costo del exterior o costo local). Luego, se deberá hacer un clic sobre las órdenes de servicios (provisión) o servicios de los pasajeros que aparecen en la factura. Para cargar los datos de la factura del proveedor (pie de la pantalla) se deberá elegir el tipo de comprobante (factura proveedor), el número del comprobante, la fecha de emisión, la fecha de registración, la fecha de vencimiento y por último se deberán completar los importes en los casilleros correspondientes. Una vez completados los mencionados datos se deberá presionar el botón ¨Grabar¨ . Al grabar se realizara automáticamente la generación del asiento contable dando de baja la provisión (el asiento se podrá visualizar desde el menú Contabilidad / Asientos), aparecerá el comprobante en la cuenta corriente del proveedor (menú Proveedores / Cuenta Corriente Proveedores / Cuenta Corriente General) y aparecerá el comprobante en el subdiario de compras (Menú Administración / Subdiario de Compras). Si la factura del proveedor tuviera una diferencia con respecto a los servicios provisionados, modificaremos el costo haciendo un clic sobre la orden de servicio elegida y luego se procederá a cargar la misma. Al grabarla, el sistema a parte seguir el camino explicado, generará una orden de servicio complementaria en forma automática, ajustando la diferencia y generando el asiento que aparecerá en el file correspondiente y en la cuenta corriente del proveedor.

• Carga de un comprobantes indirectos o no provisionados

Para cargar una factura de gasto, se deberá entrar desde el menú Proveedores, Comprobantes, Costo Indirecto o no provisionado y nos abrirá la siguiente pantalla:

Donde deberemos cargar el proveedor (haciendo doble clic sobre el campo verde ”Proveedor”), la moneda en la que llega la factura, el tipo de gasto , el tipo de

comprobante, las fechas de emisión, la fecha de registración, la fecha de vencimiento y por último se deberán completar los importes en los casilleros correspondientes. Se deberá elegir la cuenta gastos a la cual lo imputaremos (haciendo doble clic sobre el campo correspondiente). Al terminar la carga se presionará el botón de ¨Grabar¨. Al grabar, generará el asiento contable, aparecerá en la cuenta corriente del proveedor, y aparecerá en el subdiario de compras.

¿Cómo se generan las Órdenes de Pago? Hay varias opciones para la generación de Órdenes de pago

• Generación de Ordenes de Pago “Directas” (corresponde a un costo directo o

provisionado).

Para generar una Orden de Pago directa se deberá entrar por el Menú, Proveedores / Órdenes de Pago / Generación, nos abrirá la siguiente pantalla:

Donde deberemos completar los siguientes datos como muestra la pantalla. En la cabecera de la pantalla se deberá elegir el proveedor (haciendo doble clic sobre el campo verde “Proveedor”), la moneda en la cual se emitirá la orden de pago, la cual debe coincidir SIEMPRE con el valor que usaremos, es decir si pagamos con un valor en pesos la moneda que elegiremos será ARS y si elegimos un valor en dólares la moneda que elegiremos será USD y luego tipearemos el detalle.

Luego se deberá elegir la /s ordenes de servicio que hacen referencia a los servicios que debemos pagar (haciendo doble clic sobre el campo “Ordenes de Servicio” y eligiendo la OS que corresponda con doble clic), luego se deberá tipear el importe a pagar y así sucesivamente con todas las ordenes de servicio que se desea /n pagar. Al pie de la pantalla se deberá elegir el valor con el que pagaremos a ese proveedor (haciendo doble clic sobre el campo valor o tipeando el código, si se conoce. Automáticamente, el sistema cargará la contra - imputación (cuenta que no se deberá cambiar) y luego se tipeará nuevamente el importe a pagar (se puede usar mas de un valor, pero siempre debe ser en la misma moneda).Una vez finalizada la carga se deberá presionar el botón “Grabar” y luego presionar el botón “Autorizar”.

Para proceder a su autorización, marcamos la orden de pago con un clic y presionamos el botón “Autorizar la OP” o bien hacemos doble clic sobre la orden de pago y aparecerá un cartel que dice:

Presionamos aceptar y quedará autorizada. Una vez autorizada se deberá presionar “Emitir”. Al emitir la orden de pago, el sistema imprimirá el documento (antes se deberá elegir la impresora donde saldrá la impresión), generará el asiento contable (Menú Contabilidad / Asientos), generará el movimiento de caja (Menú Tesorería / Lista Movimientos), y aparecerá en la cuenta corriente del proveedor (Menú Proveedores / Cuenta Corriente Proveedores/ Cuenta Corriente general).

• Generación de Ordenes de pago “Indirectas” (corresponde a un costo indirecto o

no provisionado)

Para generar una orden de pago indirecta, se deberá entrar por el menú Proveedores/ Órdenes de Pago / Generación, nos abrirá la siguiente pantalla:

En la cabecera se deberá completar los datos como vimos anteriormente con la única diferencia que se hará un clic sobre el campo “Prov. Costo Directo” para que nos permita elegir las facturas de los proveedores indirectos o de gastos no provisionados. Posteriormente, elegiremos con doble clic la factura del proveedor cargada por el módulo de costo indirecto o no provisionados y luego deberemos cargar el importe que pagaremos (pago parcial o total). Al pie de la pantalla se deberá elegir el valor con el que pagaremos al proveedor haciendo doble clic sobre el campo Valor o tipeando el código si lo sabemos y nuevamente colocaremos el importe a pagar. Una vez finalizada la carga se deberá proceder de la misma forma que vimos anteriormente.

• Ordenes de pago por anticipo

Hay dos tipos de anticipo, a saber:

1. Anticipo sobre un futuro costo directo o provisionado.

2. Anticipo sobre un futuro costo indirecto o no provisionado. Caso 1: Para ello, entraremos de la misma forma que hemos visto hasta ahora desde el menú Proveedores / Ordenes de Pago / Generación. Aparecerá la siguiente pantalla:

Se deberán completar los datos de la cabecera (proveedor, detalle, dejaremos tildado el campo Prov. Costo directo y tildaremos el campo ‘Anticipo’). Al tildar el campo “Anticipo”, en lugar de pedirnos la orden de servicio, nos pedirá el número de file que necesitamos abonar. Entraremos con doble clic sobre el campo File y elegiremos el file correspondiente. Luego escribiremos el importe a abonar (se realizará el mismo procedimiento con todos los files que se deseen abonar) e incorporaremos el valor con el que pagaremos al proveedor (haciendo doble clic sobre el campo valor y escribiremos nuevamente el importe), una vez completada la orden de pago la grabaremos y seguiremos con el mismo procedimiento mencionado anteriormente (autorización y emisión). Caso 2: Para realizar este tipo de anticipo (gastos agencia), cargaremos el proveedor, el detalle, haremos un clic sobre el campo ‘Prov.costo directo’ (para desmarcarlo) y haremos un clic sobre el campo ‘Anticipo’ (para tildar dicho campo). Una vez completados esos datos, elegiremos el valor con el que pagaremos al proveedor (haciendo doble clic sobre el campo ‘Valor’) y escribiremos el importe a abonar.

Luego presionaremos el botón “Grabar” y continuaremos con el mismo procedimiento antes mencionado (autorización y emisión de la orden de pago).

Órdenes de pago a cliente Para generar una orden de pago a clientes, se deberá entrar por el menú Proveedores / Ordenes de Pago / Generación. Aparecerá la siguiente pantalla:

En la cabecera de la pantalla se deberá destildar el campo “Costo directo”y se tildara el campo “Es de Clientes”. Se deberá elegir el cliente, la moneda y se tipeará el detalle. Luego, elegiremos con doble clic el file para el cual haremos la devolución, cargaremos el importe a pagar y, al pie de la pantalla, se deberá elegir el valor con el que pagaremos (haciendo doble clic sobre el campo “Valor” o tipeando el código, en caso de saberlo) y nuevamente colocaremos el importe a pagar. Una vez finalizada la carga se deberá presionar el botón “Grabar”. Posteriormente, se deberá presionar el botón “Autorizar” y luego se deberá presionar “Emitir”. Al emitir el documento, el sistema generará el asiento contable (menú Contabilidad / Asientos), generará el movimiento de caja (menú Tesorería, Lista Movimientos) , aparecerá en el File correspondiente, y aparecerá en la cuenta corriente del cliente (Menú Cobranzas / Cuenta corriente / Cuenta corriente de un cliente).

• Salidas de caja: Ordenes de pago sin comprobantes (depósitos, pago gastos de

caja chica, adelantos de sueldos, etc.)

Para generar un movimiento de salidas de caja (orden de pago), se deberá entrar por el menú Proveedores, Órdenes de Pago, Generación. Aparecerá la siguiente pantalla:

En la cabecera de la pantalla se deberá desmarcar el campo “Costo directo”, se elegirá en el campo “Proveedor” el Proveedor 0 “Cero”, la moneda y se escribirá el detalle. Al pie de la pantalla se deberá elegir el valor con el que pagaremos el gasto (haciendo doble clic sobre el campo Valor o escribiendo el código, en caso de saberlo) y elegiremos en el campo “Contra-imputación” la cuenta correspondiente. Luego colocaremos el importe a pagar. Una vez finalizada la carga se deberá presionar el botón “Grabar”, luego se deberá presionar el botón “Autorizar”. Posteriormente, deberá presionar “Emitir”. Al imprimir el documento generará el asiento contable (Menú Contabilidad / Asientos) y generará el movimiento de caja (Menú Tesorería / Lista Movimientos).

Caja

Se entrará desde el menú Tesorería, Caja.

Desde esta pantalla puedo generar recibos, devoluciones, traspaso de saldos, autorizar y emitir OP, Movimientos de fondos y files.

Movimiento de fondos Desde aquí se podrán generar movimientos de caja chica (depósitos, extracciones de dinero de los bancos, pago de viáticos, adelanto de sueldos, etc). También se puede entrar desde el menú Tesorería, Movimientos de fondos. Aparecerá la siguiente pantalla:

Procederemos a cargar la moneda, el detalle de la operación a realizar y luego tendremos que hacer clic sobre el tipo de movimiento que haremos. Si es una salida, hacemos clic en el campo salida. Si fuese una entrada, hacemos un clic en el campo entrada. Luego elegiremos el valor que debe coincidir con lo que marcamos. Es decir, si marcamos entrada elegiremos el valor que entra a nuestra caja, si marcamos salida, elegiremos el valor que sale de nuestra caja (efectivo pesos). Posteriormente, elegiremos la cuenta del gasto en el campo “contra-imputación”, cargaremos el importe y por último grabaremos. Al grabar, el sistema generará el asiento contable (menú Contabilidad / Asientos) y el movimiento de caja (menú Tesorería / Listado Movimientos).

¡¡¡IMPORTANTE!!!

La diferencia que existe entre la realización de un movimiento de caja

por Orden de Pago o por Movimientos de Fondos es la impresión del

movimiento propiamente dicho.

Si lo hacemos el pago desde Orden de Pago podremos obtener una

impresión del movimiento. En cambio, si generamos la salida de dinero

por Movimientos de Fondos no saldrá ninguna impresión, sólo generará

el asiento contable y el movimiento de caja sin impresión alguna.

Cierre de Caja Se ingresará desde el menú Tesorería / Cierre de caja. Para cerrar la caja del día se deberá cargar en el campo “Nueva Fecha” la fecha del día siguiente y luego se presionará el botón “Procesar”. Al procesar, imprimirá el listado de caja del día y cambiará la fecha a la del día siguiente.

¡¡¡IMPORTANTE!!!

Para llevar un correcto control de los movimientos de fondos es

necesario realizar el cierre de la caja DIARIAMENTE.

Saldos (arqueo de caja)

Se ingresará desde el menú Tesorería / Saldos. Nos informará los saldos de todos los valores de caja, con la fecha del último movimiento, total de entradas, total de salidas y saldo.

Contabilidad Tipo de cambio

Se deberá cargar diariamente en Tablas del Sistema / Monedas / Moneda pesos, tipear el tipo de cambio diario y la fecha de actualización.

A) Consideraciones básicas

En el sistema PYTHAGORAS cada documento tiene su tipo de cambio individual. Si bien se ofrece – por default - el tipo de cambio del día (configurable), el mismo se puede cambiar manualmente al momento de generarse el documento. El sistema permite facturar en pesos argentinos o en dólares estadounidenses, como así también realizar cobros en ambas monedas. Los pagos a proveedores se pueden efectuar en pesos argentinos, dólares estadounidenses u otra moneda (ejemplo: euros). Todos los registros se realizan en moneda local y en moneda base. En Argentina, se debe tomar como moneda local al peso argentino y es costumbre tomar como moneda de base al dólar estadounidense. Por lo expuesto, las operaciones realizadas totalmente en pesos argentinos (facturación y cobranza) o totalmente en dólares estadounidenses reflejaran la diferencia de cambio (para los casos que la hubiese) en la moneda inversa, generándose en forma automática un asiento contable por la diferencia de cambio (DCB) en el momento de aplicar el recibo con su respectiva factura. En las operaciones facturadas y cobradas en dólares estadounidenses, al momento de su aplicación, no habrá ajuste alguno del impuesto al valor agregado calculado al momento de facturación (dictamen # 24/ 91 del Departamento de Asuntos Técnicos de la AFIP del 27/6/91) aunque existiese diferencia entre el tipo de cambio de la factura y del recibo. Por el contrario, si la facturación fuese en dólares y la cobranza se realizase en pesos argentinos (en los casos que hubiese diferencia de cambio entre la factura y el recibo), al momento de su aplicación, el sistema automáticamente generara un complemento de la facturación original por la diferencia de cambio correspondiente, ajustándose el impuesto al valor agregado calculado originariamente. En lo referente a la operatoria con proveedores, el sistema genera automáticamente (en caso de diferencias de cambio entre la orden de servicio y el momento de carga de la factura del proveedor) un registro contable por la diferencia de cambio (DCB) en la cuenta corriente del proveedor, así como también genera un complemento de la orden de servicio originaria.

Luego, si hubiese nuevamente otra diferencia de cambio entre la orden de pago y la factura del proveedor, el sistema genera otro registro contable por la diferencia de cambio al momento de aplicar la orden de pago con la factura respectiva.

Generación de asientos manuales

Se ingresará desde el menú Contabilidad / Asientos, sirve para generar asientos de ajuste, o de devengamiento que no tengan que ver con clientes ni proveedores, ni movimientos de caja. Se ingresa la fecha, la moneda y el tipo de cambio si es distinto al del día, y luego elegiremos la cuenta a debitar, haciendo un clic sobre el campo la flechita, elegimos la cuenta, presionamos “Enter”, tipearemos el importe del asiento, presionamos “Enter” hasta llegar al detalle, lo tipeamos y presionamos nuevamente “Enter” y pasaremos al renglón de abajo, donde elegiremos la contra-imputación de la misma manera en que procedimos anteriormente, una vez terminado el asiento, presionaremos grabar, y al grabar quedará generado el asiento contable.

¡¡¡IMPORTANTE!!!

Desde aquí no será posible hacer movimientos de caja, ni de clientes ni

de proveedores. Ya que si se realizaran no se reflejarían en la cuenta

corriente ni en los movimientos de caja, sólo aparecerían en la

Contabilidad.

Generación de asientos de cuenta corriente

Se ingresará desde el menú Contabilidad / Asientos a cuenta corriente, sirve para generar asientos de ajuste a clientes o proveedores y para cargar los saldos de apertura de los mismos.

. Se ingresará las fechas, la moneda y el tipo de cambio si es distinto al del día, luego se hará doble clic sobre el campo cuenta y se elegirá la cuenta del cliente o proveedor, presionaremos “Enter” y tipearemos o buscaremos con doble clic el código del cliente o proveedor, en su casillero correspondiente, y tipearemos el importe en el casillero correspondiente, tipearemos el detalle y presionaremos “Enter” , y cargaremos la contra-imputación de la misma manera sólo que en el caso de carga de saldos de apertura, no se deberá ingresar ni el código de cliente, ni el código de proveedor, sólo se ingresará la cuenta deseada, el importe y el detalle, se presionará “Enter” y se grabará. Al grabar generará el asiento contable (menú Contabilidad / Asientos) y aparecerá el movimiento en la cuenta corriente (menú Cobranzas / Cuentas Corrientes / Cuenta corriente de un cliente. Generación de asientos de diferencia de cambio

Se ingresará desde el menú Contabilidad / Asiento de diferencia de cambio. Servirá para generar asientos de diferencia de cambio cuyo movimiento aparecerá sólo en la moneda en que fue cargado el movimiento. Para la carga del asiento se procederá en la misma forma mencionada anteriormente.

¿Cómo cargar los saldos de apertura de las cuentas patrimoniales, que no tengan que ver

con clientes, proveedores, provisión y valores?

Se generarán desde el Menú Contabilidad / Asientos, el procedimiento de carga es el mismo que figura en Generación de Asientos Manuales.

¿Cómo cargar saldos de apertura de valores de caja (caja, bancos, valores a depositar, tarjetas)?

Se deberán generar desde el menú Tesorería / Movimiento de Fondos.

Se elegirá el valor (ejemplo: “Caja Pesos”) y en contra-imputación se elige la cuenta que el contador determine (ejemplo: “Apertura de valores” o “Resultados no asignados”), luego se tipea el importe y así sucesivamente con cada valor. Se debe generar un asiento por moneda, es decir, elijo moneda “Pesos” por consiguiente en el asiento elegiremos los valores en pesos y grabaremos. Luego, si se desea hacer un asiento en dólares, elegiremos moneda “Dólares” y cargaremos los valores en dólares y grabaremos. ¿Cómo cargar saldos de apertura de la “Cuenta Provisión”?

Se debe generar desde un file. Se le da de alta a un cliente denominado “Apertura de saldos (Provisión)” como así también a un grupo de servicio denominado “Apertura de saldo (Provisión)” con la cuenta contable deseada. Luego entramos a la “Hoja de Servicio” y elegimos el grupo de servicio que dimos de alta, cargamos el proveedor, tipeamos el importe en el campo “Costo” (si llegara a tener iva lo

tipeamos en el campo iva) y luego generamos la orden de servicio desde el botón “Orden de Serv.”. Una vez generada la Orden de servicio se podrá cargar la factura del proveedor.