INGRESANDO A ZEUS

Lo podemos hacer de diferente forma:

1. Forma larga: Inicio – Todos los Programas – Zeus Zoftware – Clic sobre el módulo a utilizar

2. Forma Corta: Inicio – Opción buscar Programas y Archivos – escribimos el nombre del módulo a usar y en la parte superior del menú inicio aparece y damos clic.

3. Si tenemos la carpeta en mi escritorio solo damos clic en la carpeta, clic sobre el módulo a usar.

Luego de realizar el ingreso por alguno de los siguientes pasos, aparece una pantalla como la anterior:

Escribimos el usuario y contraseña, en este caso como es académico se escribe los siguientes datos

Recuerde que usuario y clave son en minúscula.USUARIO: saCLAVE: Zeus

Estando ya en la parte laboral le asignaran un usuario y una clave a cada uno de ustedes.

MANUAL DE USUARIO

1. PARAMETRO

La parametrización se lleva a cabo de acuerdo a cada hotel en específico, cada hotel realiza sus parámetros teniendo en cuenta sus necesidades y permite indicar características especiales a cada uno de ellos. Estos datos generales se conocen como parámetros (Habitaciones, Clientes, Agencias, Aerolíneas, Empresas, Planes, Temporadas, Países, Ciudades, etc.) y en conjunto conforman las bases necesarias para el funcionamiento del sistema.

En este módulo encontramos varias opciones que nos facilitan el ingreso de los datos al sistema, permite además su consulta y modificación.

Al ingresar al módulo encontramos la siguiente ventana.

Antes de dar comienzo a la parametrización analizaremos la ventana

1.1 . La barra de herramientas estándar de ZEUSPermite realizar diferentes tareas tal como detallamos a continuación.

Modificar

En cada una de las ventanas encontrara una opción de ayuda que le permitirá desde los cuadrantes amarillo claro, para poder ingresar a la información que este debe llevar.

Menú principal de parámetro encontramos todas las opciones necesarias para la creación, modificación y búsqueda de los parámetros generales.

OPCIÓN INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA – PAÍSESMediante esta opción se crean, modifican y/o consultan los países de procedencia y destino de los huéspedes.

CÓDIGO. Puede ingresar Números, Letras o combinación de estos que identifican el País. La codificación es asignada libremente por el usuario (hotel). Lo ideal es que guarde relación con el contenido de la descripción.

DESCRIPCIÓN. Digite el nombre del País. CÓDIGO D.A.S. Código equivalente para el país proporcionado por el

D.A.S. (Departamento Administrativo de Seguridad – Colombia -) el cual será utilizado para los informes de llegadas y salidas que se debe suministrar para este organismo de control., en caso que no lo poses puede omitirlo y después ingresarlo.

NOTA: si va a ingresar uno nuevo se va a la opción nuevo y llena los datos solicitados y nos vamos a la opción guardar y listo.

Para localizar un País

Opción buscar 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas.2. En la ventana desplegada ingrese el nombre del País a buscar.3. Presione el botón Buscar.4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s).5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado. O

simplemente da doble clic.

Para modificar los datos de un País

Opción Modificar 1. Localice el País a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación,

el botón Buscar o el botón Ayuda.2. Una vez localizado, presione el botón Editar.3. Realice los cambios deseados.4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un País

Opción Borrar 1. Localice el País utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o

el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar.3. Confirme el borrado.

Con cada una de las demás se realiza el procedimiento similar teniendo en cuenta la opción a parametrizar.A continuación veremos cada una de las ventanas para las diferentes opciones

INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA – DEPARTAMENTOSMediante esta opción se crean, modifican y/o consultan los departamentos (denominados como estados en algunos países) los cuales serán asignados a las diferentes ciudades.

INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA - CIUDADESUtilice esta opción para crear, modificar o consultar las ciudades de procedencia y destino de los huéspedes.

AGENCIASPermite la creación, modificación, borrado y consulta de las Agencias de Viajes que trabajan con el hotel así como las oficinas desde las que se realizan ventas directas del hotel conocidas en Zeus como Agencias-Oficina.

ALLOTMENT EN HABITACIONES. Número máximo de habitaciones que puede vender la agencia.

ESPECIALES

SEGMENTACION. Código del segmento y subsegmentos al que pertenece la agencia y que puede será asignado de forma automática a los huéspedes si así se define.

ASIGNAR AL HUÉSPED. Marque esta casilla si quiere que el sistema asigne de forma automática la segmentación de la agencia a los huéspedes que hagan reserva por esta agencia. Tenga en cuenta el parámetro general de HOTEL que indica si se asignara la segmentación de la reserva o la empresa (parámetro: ASIGNACION DE SEGMENTO EN LA RESERVA)

CATEGORÍA FISCAL. Indique el código de categoría al que pertenece la agencia y gracias a la cual el sistema podrá hacer los cálculos correspondientes de retenciones al realizar un facturar CXC a esta agencia

VALIDAR CATEGORIA. Define si al evaluar la agencia en el proceso de facturación se tendrá en cuenta la categoría asignada a la agencia. Si no se marca la casilla al hacer una factura CXC a esta agencia el sistema no calculará las retenciones.

REMISION A PARTIR DEL DÍA. Especifique desde que fecha el sistema no aceptará la generación de facturas y obligará a la emisión de de una remisión. Por Ejemplo: si coloca 25, el sistema a partir de ese día y hasta final de mes no permitirá hacer facturas a esta agencia.

Las ejecutivas se crean desde el

módulo parámetros mediante la opción

Contactos y definiéndolas como contacto interno, mientras que los contactos no se definen con esta

DÍAS DE VENCIMIENTO DE FACTURAS. Por defecto existe un parámetro que se especifica para las facturas generadas desde Front, cuantos serán los días de vencimiento. Si la agencia tiene un número de días de vencimiento diferentes a ese parámetro general, indique en este campo cuantos días.

Datos Contables

CUENTA CXC. Debe digitar el código de cuenta contable

correspondiente a “cuentas por cobrar agencias”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo. Este código solo es solicitado si la agencia tiene crédito con el hotel. Puede utilizar la ayuda para localizarlo.

CUENTA CXC US. Debe digitar el código de cuenta contable para dólares correspondiente a “cuentas por cobrar agencias”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo.

Observaciones

Contiene un campo para ingresar anotaciones sobre la agencia que

pueda considerar importante tener en el sistema.

Contactos

Lista de personas asociadas a la agencia y que son catalogadas como contactos para el hotel. Aquellas que laborando para la agencia realizan ventas para el hotel convirtiéndose en contactos directos para este último.

Restricciones de Planes

En la barra de herramientas el botón de restricción de Planes le permite seleccionar cuales son los planes que la agencia no puede vender. Por defecto las reservas de una agencia se pueden hacer en cualquiera de los planes activos.

Para hacer la restricción seleccione el botón Restricciones y en la ventana desplegada seleccione los planes que desea restringir marcando la casilla de la derecha. Presione el botón guardar y luego salga de la opción.

AEROLÍNEAS

Utilice esta opción para Crear, Modificar, Borrar o Consultar aerolíneas. Una vez codificadas, podrá indicar la aerolínea por la que arriban los huéspedes lo que a su vez le permitirá obtener datos estadísticos al respecto.

EMPRESAS / MAESTRO DE EMPRESASMuchas de los huéspedes que llegan al hotel lo hacen a través de una empresa que lo respalda. La creación, modificación, borrado y consulta de estas empresas se realiza mediante esta opción del menú parámetros.

Las autorizaciones para los usuarios que pueden dar

crédito se asignan desde el módulo

de seguridad en la

Especiales SEGMENTACION. Indique el segmento al cual esta asociado la

empresa y con el cual podrá emitir información de empresas por segmento y asignar a los huéspedes registrado con la empresa.

ASIGNAR A HUÉSPED. Indica si el segmento asociado a la empresa se asigna como segmento por defecto al registrar los huéspedes.

CATEGORÍA FISCAL. Indique el código de categoría al que pertenece la empresa y gracias a la cual el sistema podrá hacer los cálculos correspondientes de retenciones al realizar un facturar CXC a esta empresa

VALIDAR CATEGORIA. Define si al evaluar la empresa en el proceso de facturación se tendrá en cuenta la categoría asignada a la empresa. Si no se marca la casilla al hacer una factura CXC a esta empresa el sistema no calculará las retenciones.

EMPRESA. El campo en el cual se coloca la razón social de la empresa tiene un tope de 50 caracteres, sin embargo es posible encontrar empresas cuyo nombre supera ampliamente esta cantidad. Este campo suple esa necesidad, pues puede ingresarse hasta 250 caracteres para le nombre de la empresa. Este nombre o razón social será utilizado para el proceso de facturación.

REMISIÓN A PARTIR DEL DIA. Permite indicar a partir de que día del mes el sistema debe forzar la generación de remisiones y no permitir generación de facturas cuando se hace una CXC a la empresa.

DÍAS DE VENCIMIENTO DE FACTURAS. Por defecto existe un parámetro que se especifican para las facturas generadas desde Front, cuantos serán los días de vencimiento. Si la empresa tiene un

número de días de vencimiento diferentes a ese parámetro general, indique en este campo cuantos días.

Adicionales

TIPO DE EMPRESA. Si ha creado una estructura para clasificar las empresas según un tipo, asigne aquí el código del tipo correspondiente a la empresa que está ingresando o modificando.

DEPENDE DE. Existen grupos empresariales que manejan múltiples empresas y para efectos estadísticos es importante para el hotel no solo conocer los ingresos generados por cada una de esas empresas sino también el total del grupo. En estos casos se debe crear inicialmente al grupo como empresa y posteriormente crear cada una de las empresas que la componen teniendo en cuenta que a estas últimas en el campo Depende de se les debe colocar el código de la empresa inicialmente creada, es decir, el código del grupo empresarial.

DEPENDENCIA. Existen empresas en que las diferentes dependencias o departamentos hacen solicitudes independientes al hotel (no hay un manejo centralizado de las reservas). Estas empresas manejan un mismo NIT y una misma razón social pero se necesita el control independiente de las dependencias que la componen para efectos de tarifas y estadísticas. Para este tipo de situaciones Zeus Hoteles provee la facilidad que crear dependencias de tal forma que la información esté correctamente organizada. En este campo se debe digitar el código de la dependencia en caso de ser necesario.

Datos Contables

CUENTA CONTABLE. Código de cuenta correspondiente a “cuentas por cobrar empresas”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo. Puede utilizar el botón Ayuda (Tecla F4) que se encuentra en la parte superior derecha para

efectuar la búsqueda. Este código solo es necesario si la empresa tiene crédito con el hotel.

CUENTA CONTABLE US. Código de cuenta en dólares correspondiente a “cuentas por cobrar empresas”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo. Puede utilizar el botón Ayuda (Tecla F4) que se encuentra en la parte superior derecha para efectuar la búsqueda. Este código solo es necesario si la empresa tiene crédito con el hotel.

Observaciones

Contiene un campo para ingresar anotaciones sobre la agencia que pueda considerar importante tener en el sistema.

Contactos

INFORMACION DE CONTACTOS. Lista de personas asociadas a la empresa y que son catalogadas como contactos para el hotel. Aquellas que laborando para la empresa realizan ventas para el hotel convirtiéndose en contactos directos para este último.

Legales

REPRESENTANTE. Incluye información básica sobre el representante legal de la empresa, tales como su nombre, número de documento de identificación, cargo dentro de la empresa y ciudad de residencia.

ACTIVIDAD ECONÓMICA. Permite indicar información básica sobre la empresa, tales como un código de actividad económica, una pequeña observación sobre dicha actividad y la fecha de constitución de la empresa.

Crear la empresa en el maestro de clientesPuede crear directamente una empresa como cliente en el maestro de clientes desde esta ventana con el botón Crear como cliente la empresa, de la barra de herramientas.

Este botón solo está disponible si el usuario tiene acceso al maestro de clientes, de otra forma no permitirá crearlo, de igual manera si el usuario tiene la restricción de solo lectura para el maestro de empresa, este botón también estará deshabilitado.

Para crear la empresa como cliente, ubique inicialmente la empresa que desea crear, haga clic en el botón mencionado y confirme.

Si el usurario confirma haciendo clic que Si, se creara este cliente.

Luego de esto podrá ir al maestro de cliente y verificar que fue creada, se utiliza el NIT de la empresa.

EMPRESAS /MAESTRO DE DEPENDENCIASEs muy común encontrar que al interior de las empresas existen subdivisiones tantos en las áreas administrativas como operativas a las cuales se les acostumbra llamar por nombres como departamentos, división o dependencia. Esta opción del menú nos permite crear, modificar, borrar y consultarlas.

EMPRESAS /TIPOS DE EMPRESAPermite crear en el sistema una estructura de clasificación de las empresas según un tipo asignado por el usuario, quien libremente puede crear tipos de empresa y asignarlas a las empresas desde el maestro de empresas.

EMPRESAS /ACTIVIDAD ECONÓMICAPermite crear en el sistema una estructura de clasificación de empresas según su actividad económica, el usuario podrá crear libremente las clasificaciones requeridas y asignarlas a las empresas desde el maestro de empresas.

HABITACIONES / TIPOS DE HABITACIÓNEs común encontrar en los hoteles variedad en lo que concierne a las características de las habitaciones. Estas diferencias que identifican las habitaciones, nos permiten a su vez dar nombres a estas. A estos nombres, tales como: Suite, Júnior, Estándar, Presidencial, etc. Se les conoce en ZEUS como tipos de habitación.

TIPO DE HABITACIÓN. Código del tipo de habitación, que puede se numérico o alfanumérico. Si al digitar el código del tipo de habitación ya existe, el sistema traerá todos los datos y quedaran en modo edición o modificación.DESCRIPCIÓN. Debe digitar la descripción del tipo de habitación.TOTAL DE HABITACIONES. Es el número total de habitaciones que han sido creadas con este tipo. Este campo no es modificable y lo va calculando el sistema automáticamente cada vez que se crea una habitación.CAPACIDAD. Debe digitar el número máximo de personas que se pueden alojar en este tipo de habitación. ESPECIFICACIONES. Aquí puede indicar las especificaciones que tienen las habitaciones de este tipo.VALOR PERSONA ADICIONAL EN $. Digite el valor excedente en pesos que se le debe cargar a la tarifa por concepto de persona adicional, este campo es de carácter informativo.VALOR PERSONA ADICIONAL EN US Digite el valor excedente en dólares que le debe cargar a la tarifa por persona adicional, este campo es de carácter informativo.RANGO. Permite indicar mediante números el nivel en que se encuentra la habitación. Mediante este sistema se ubica cual habitación es de mayor categoría que otra y así se determinan los UpgradeTIPO DE HABITACIÓN SUPERIOR. Indique el tipo de habitación del siguiente rango, con mayor jerarquía, entre todos los tipos de habitaciones. CENTRO DE COSTO. Puede indicar un centro de costo particular por cada tipo de habitación, si no lo indica el sistema tomara el centro de costo asociado al cargo.

HABITACIONES / CLASES DE HABITACIÓN

La clase de habitación hace referencia a las diferentes acomodaciones que pueden tener las habitaciones. Es decir, un hotel puede definir acomodaciones Sencillas, Dobles, Triples, Cuádruples, etc.

Es importante tener en cuenta que las habitaciones no están sujetas a una clase, y que se deben de crear dichas clases teniendo en cuenta el global de las habitaciones.

HABITACIONES / MAESTRO DE HABITACIONES

Utilice esta opción para crear las habitaciones con las que cuenta el hotel.

NÚMERO DE HABITACIÓN. Digite el número asociado a la Habitación según los estándares del hotel, se recomienda ajustar el número de dígitos al número mayor disponible, de tal forma que si existen habitaciones de tres y de cuatro dígitos se deben crear utilizando cuatro. Ejemplo: 0201, 1001TIPO DE HABITACIÓN. Indique el tipo de habitación al cual pertenece esta habitación, el sistema mostrará en la parte derecha la descripción del tipo de habitación.ÁREA EN M2. Especifique el área en metros cuadrados que tiene la habitación.COMUNICA CON HABITACIÓN. En caso de que esta habitación esté intercomunicada, digite el número de la Habitación con la que comunica.FECHA DE DISPONIBILIDAD. Fecha desde la cual la habitación puede ser vendida.

En la parte inferior de la ventana se muestran ocho casillas que contienen atributos. Esto se refiere a las características de las habitaciones que van a preferir los huéspedes

CUENTA. Puede indicar una cuenta contable particular por cada número de habitación, si no lo indica el sistema tomara el centro de costo asociado al cargo.

HUÉSPEDES/CLASES DE HUESPEDESZeus Hoteles provee esta opción como una herramienta que permite separar a los huéspedes en diferentes grupos llamados clases, la principal ventaja es que según estas clases el sistema es capaz de aplicar tarifas diferenciales, basado en los valores configurados por los usuarios en la opción de multi-tarifas de planes

POR DEFECTO. Permite marcar cual será la clase asumida por el sistema cuando no se haya especificado una clase a un huésped. Solo puede existir una clase por defecto

CLASE POR DEFECTO PARA LOS ACOMPAÑANTES DE EVENTOS. Permite marcar cual será la clase asumida por el sistema cuando no se haya especificado una clase a un acompañante de un evento vario. Solo puede existir una clase por defecto para eventos.

HUÉSPEDES / CATEGORIAS DE HUÉSPEDESSiempre que se ingresa un huésped el sistema permite indicar la fecha de nacimiento, basado en esta el sistema realiza el cálculo de la edad del huésped. Las categorías se definen con base en la edad del huésped, la cual es ubicada por el sistema en uno de los rangos configurados.

RANGO DE EDAES. Rango inicial y final en el que debe estar comprendida la edad del huésped para pertenecer a esta categoría. Tenga en cuanta que no pueden haber cruces entre las diferentes categorías, es decir no pueden solaparse.POR DEFECTO. Categoría que será asignada al huésped en caso de no indicarse la fecha de nacimiento.

COLOR. Al hacer clic en esta opción podrá seleccionar un color de la lista desplegada el cual será usado para identificar los huéspedes al ser ingresados. La identificación consiste en que en las ventanas de registro y reserva el color de fondo del campo fecha de nacimiento tendrá el correspondiente a la categoría de huésped que le corresponda.

HUÉSPEDES / PREFERENCIASEn busca de dar el mejor servicio al cliente, es importante para el hotel conocer de ellos la mayor cantidad de información posible con el fin de armar perfiles específicos. Entre los datos más importantes se resaltan los gustos, requerimientos, necesidades o exigencias del huésped, gracias a las cuales su estadía es más placentera.

Es importante tener en cuenta que al momento de asignar las preferencias a los huéspedes cada uno de los códigos ingresados pueden ser ampliamente detallados, en otras palabras dar una explicación específica.

HUÉSPEDES/ LÍMITES DE CRÉDITOMás que un barrera un límite de crédito funciona como una alarma que me permite conocer los huéspedes que tienen un nivel de deuda mayor al esperado. Zeus Hoteles provee un listado en el que informa cuales huéspedes han excedido su límite de crédito, de esta forma se puede tomar las medidas oportunas para que se hagan los abonos o pagos del caso.

CUPO MÁXIMO DE CREDITO. Indique el valor en el que se basará el sistema para informar si el saldo pendiente del huésped supera su capacidad de endeudamiento.

Es posible definir un límite de crédito por

defecto, gracias al cual cada que se registra un huésped dicho límite es

asignado de forma automática. Esto se hace

HUÉSPEDES / OFICIOSA los huéspedes y clientes se les puede especificar el oficio que desempeñan, esto con el fin de poder manejar un perfil completo del huésped, así como tener información estadísticas que permita, entre otras cosas, implementar las estrategias de mercadeo adecuadas.

HUÉSPEDES/ TIPOS DE DOCUMENTOPermite indicar a que tipo pertenece cada documento ingresado pero con la limitante de que solo se podían seleccionar los tipos proveídos por el sistema, las últimas versiones del sistema dan la posibilidad de crear nuevos tipos de documentos adicionales a los que el sistema provee.

CONTABILIZAR. Al seleccionar esta opción se le esta indicando al sistema que el número de documento asociado a este tipo de será enviado a Zeus Contabilidad sin sufrir cambios, aquellos que no sean seleccionados se enviaran como ventas de contado. Es importante aclarar que para Colombia la contabilización de los extranjeros tiene connotaciones especiales.LONGITUD MÁXIMA. Si define un valor para este campo, el sistema verificará que los clientes ingresados no puedan tener un número de identificación cuyo número de caracteres y/o dígitos sea mayor al dicho valor. Debe dejar en blanco el campo para indicar que no se especifica un longitud máxima.

HUÉSPEDES/HUÉSPEDES O CLIENTESPermite ingresar los clientes y los huéspedes del hotel. Es importante anotar que los huéspedes que se registran en el hotel al igual que los que hace reservas son creados automáticamente como clientes.

HABITACIÓN. Número de habitación si el huésped es copropietario.CRÉDITO. Presione clic en el cuadro si el cliente tiene crédito con el hotel, es decir si se permite o no generarle una cuenta por cobrar. Esta opción podría estar deshabilitada si el usuario que esta utilizando no es un usuario autorizado.CÓDIGO LIM. CRÉDITO. Código de límite de crédito en el cual se basará el sistema para definir si el huésped debe abonar a su cuenta. Puede utilizar el botón ayuda para buscar el código.TIPO HAB. MAYOR. Si el huésped es copropietario, debe digitar el tipo de habitación mayor a la cual este huésped es propietario.

Las autorizaciones para los usuarios que pueden dar

crédito se asignan desde el módulo de

seguridad en la opción de creación

RANGO HAB. MAYOR. Si el huésped es copropietario, debe digitar el rango de habitación mayor a la cual este huésped es propietario.DÍAS ACUM. Informa el número de noches que ha dormido el huésped en el hotel.CORREO. Indique la dirección Internet de la empresa para el buzón de mensajes.ULTIMA ATENCIÓN. Seleccione la última atención que le ha hecho al huésped. Las atenciones pueden ser:

Flores Frutas Queso Otros Ninguno

VISA. Digite el número correspondiente a este documento.

EspecialesCATEGORÍA FISCAL. Indique el código de categoría al que pertenece el cliente y gracias a la cual el sistema podrá hacer los cálculos correspondientes de retenciones al realizar un facturar CXC a este clienteCLASE DE HUESPED. Seleccione de la lista a que clase corresponde el huésped que esta creando, recuerde que las clases de huéspedes son creadas en este mismo módulo.REMISIÓN A PARTIR DEL DIA. Permite indicar a partir de que día del mes el sistema debe forzar la generación de remisiones y no permitir generación de facturas cuando se hace una CXC a la agencia.RELACIONADO CON. Un caso clásico en el que se puede dar uso a este campo es el de los grupos familiares, donde existe un padre o madre cabeza de familia, de tal forma que primero se ingresa la persona a cargo y posteriormente los integrantes de la familia, teniendo en cuenta que a cada integrante se le debe indicar que esta relacionada con la persona a cargo. La ventaja que provee esta herramienta es que al registrar o reservar habitaciones se le puede solicitar al sistema que nos provea la lista de las personas relacionadas con el huésped que estamos ingresando.

Pestaña Adicionales

BENEFICIARIO. Campo informativo que indica si el cliente es beneficiario o no. Tiene aplicación cuando el sistema está aplicado a modelos de negocio

como las cajas de compensación donde existen afiliados titulares y beneficiarios.SUBSIDIADO. Campo informativo que indica si el cliente recibe subsidio o no. Tiene aplicación cuando el sistema está aplicado a modelos de negocio como las cajas de compensación donde existen afiliados que reciben subsidio.

Pestaña Contables

CUENTA CONTABLE. Si el huésped tiene crédito, debe digitar el código de “cuentas por cobrar a particulares”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo. Puede utilizar el botón Ayuda para buscar el código deseado.CUENTA CONTABLE US. Si el huésped tiene crédito, debe digitar el código de “cuentas por cobrar a particulares” para pagos en dólares, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo. Puede utilizar el botón Ayuda para buscar el código deseado.

Pestaña Preferencias

PREFERENCIAS. Lista de los gustos, necesidades o exigencias pertenecientes al cliente o huésped que se está ingresando.

Información AdicionalEsta opción mucho de los datos que se encuentran en la ventana principal. Su uso está más orientado a opciones de reservas y registro de huéspedes en las cuales se desea ingresar datos que no se muestran normalmente en la ventana principal correspondiente. La razón por la que está disponible en esta ventana, es la existencia de información que la ventana principal del maestro no muestra o que muestra menos datos. Estos campos son:

CLASE. Muestra además del código el nombre de la clase de huéspedCATEGORIA. Muestra el código de la categoría asignada según la edadINTERFASE. Si el cliente fue creado a través de una interfase con un sistema externo, muestra el código de la interfase que proveyó los datos.EJECUTIVO DE CUENTA. Código del vendedor que atiende y hace el seguimiento al cliente.NOMBRE ALTERNO. Si el nombre del cliente es mayor a 40 caracteres, podrá usar este campo para especificar el nombre completo con el objetivo de que el sistema lo incluya en el informe de seguridad.Adicionar EmpresasEsta funcionalidad esta directamente relacionada con el manejo de categorías fiscales, ya que es la forma como definimos si un cliente puede o no aplicar retenciones para una empresa. En términos generales se da por supuesto que no basta con que el cliente diga que viene por una empresa para que se le aplique la retención, debe existir una asociación previa que garantice que no se apliquen retenciones sin control y esa es la función de esta opción, pues solo se aplicarán retenciones a las empresas que se hayan asociado al cliente.Para ingresar a la opción se debe contar con una autorización, si no se autoriza no podrá asignar empresas o agencias a los clientes. Para acceder, seleccione el botón de Datos Adicionales y la opción Adicionar Empresas

Una vez seleccionada esta opción el sistema solicitará una autorización

Debe indicar una observación o motivo para ingresar a la opción, escribir la fórmula o clave de autorización que garantiza que usted tiene acceso, así como su usuario y clave. Presione el botón Guardar, si los datos son correctos, el sistema mostrará un mensaje indicado que está autorizado; presione el botón Salir y el sistema mostrará la ventana para el ingreso de las empresas y agencias.

HUÉSPEDES/ PREMIOSEl manejo de incentivos para los huéspedes es una de las estrategias de mercadeo que pueden ser utilizadas por el Hotel.

La entrega de los premios además de ser controlados desde el sistema Hotelero, también genera controles en Zeus Inventarios, ya que en la medida que se cuente con la interfase se podrán descargar de este último los premios entregados.

Para la entrega de premios se deben tener algunas condiciones específicas en cuenta para ser otorgados

HUÉSPEDES/ TIPOS DE MANILLALas manillas en Zeus Front están directamente relacionadas con el control de consumos a través de códigos de barra, su funcionalidad permite asignar a un folio uno varios códigos de barra (impresos en manillas) que sirven como método de identificación de los huéspedes del hotel. Esta opción brinda la posibilidad de clasificar dichas manillas por tipo, de tal forma que permita un control más detallado de las mismas

CARGOSUn cargo en Zeus es todo ítem que pueda afectar la cuenta de un huésped, aumentándola o disminuyéndola, es decir, los cargos son todos los consumos que tiene un huésped como también los abonos o descuentos que se le realizan.

Por otra parte, dado que todo lo que se carga a un huésped debe ser definido como un cargo, en el proceso de auditoria nocturna depende en gran parte de la correcta definición de estos, teniendo en cuenta que una de las tareas del auditor es realizar la aplicación automática de los cargos que incluyen los planes de cada huésped.

De igual forma en reserva en la definición de planes se debe indicar el paquete que este incluye, paquete que está compuesto por cargos. En conclusión, al momento de crear o cambiar cargos se debe tener especial cuidado para asegurar un correcto funcionamiento.

Existen una serie de cargos incluidos por el sistema, los cuales no deben ser borrados ni modificados, estos son:

Pagos Teléfono Apertura de caja Cambio de moneda Depósito de reserva Devolución depósitos Paidout Cambio de Moneda Habitación IVA (impuesto) Servicio (segundo impuesto) Minibar Propina

Para configurar el recargo, debe crear el cargo que se aplicará y en los parámetros de

HOTEL, indicar el código para el cargo de

Estos cargos son parametrizados en el arranque del sistema y de ellos depende el buen funcionamiento de buena parte del mismo.

Datos:

CÓDIGO. Digite el código que quiere asignar al cargo, este debe ser numérico, es decir, no puede contener letras. Máximo 5 caracteresDESCRIPCIÓN. Texto que describe o identifica el cargo que se está ingresando.TIPO. Indique el tipo del cargo, Fijo o Reportado.

Fijo: Son considerados como fijos aquellos que se cargan diariamente como es el caso de la habitación.Reportado: Solo son cargados si se presentan como el caso de la lavandería que solo se carga si el huésped pide el servicio.

NATURALEZA. Indique la naturaleza del cargo: Débito o Crédito. Los cargos débitos aumentan la cuenta del huésped mientras que los créditos la disminuyen.CARGAR A CUENTA. Recordemos que todo folio se encuentra internamente dividido en dos secciones llamadas cuentas, este campo indica si el cargo afectará la cuenta maestra o la extra del folio.PERIODICIDAD. Indicar las veces en que debe efectuarse el cargo en caso tal este cargo se vaya a afectar por “Auditoría Nocturna”.Ejemplo: 1(Una Vez), 5(Cinco Veces)Para indicar que se cargará diariamente digite 999.RESTRINGIDO. Indica si el cargo es de uso restringido, es decir, necesita autorización cada vez que se vaya a utilizar.CALCULADO. Los cargos calculados están asociados a fórmulas que permiten obtener el valor a cargar a partir de variables asociadas al folio. Una vez definida esta propiedad deberá seleccionar el botón Configurar Cargo Calculado, de la barra de herramienta para armar la fórmula que utilizará el sistema para hacer el cálculo. Más adelante en esta sección observaremos como configurarlo.ALOJAMIENTO. Si está creando un cargo que va debe afectar los valores de ventas de habitaciones y que por tanto cambia sus estadísticas y puede ser usado para la definición de la venta de habitaciones en el plan, marque esta casilla. Recuerde que un cargo con esta marca indica que es una venta de alojamiento NO quiere decir que está relacionado con el alojamiento.AJUSTE. Indica si el cargo se considera como un cargo dispuesto para ajustar los saldos de las cuentas, tales como los descuentos.CARGO P.O.S. Indica si el cargo va a ser afectado desde los puntos de venta.

ALIMENTACION. Seleccione para indicar que el cargo es un ingreso tipo alimentación, caso en el cual también debe indicar si es Alimentos, Bebidas u Otros.INCLUYE ELEMENTO. Defina esta característica si el cargo que se está ingresando implica la entrega de un elemento que se deba devolver. Cuando se realiza un cargo que incluye elemento se le está indicando al sistema que debe avisar al usuario que hay un elemento prestado.MANDATORIO X PERS. Hacer un Clic si el cargo es mandatario por persona, es decir, si se debe cobrar el valor del mismo tantas veces como personas se encuentren en la habitación.GENERA VOUCHER. Un voucher es un sistema virtual gracias al cual se puede llevar control de los consumos, reemplazando así el uso de los tiquetes que comúnmente se utilizan. Seleccionar esta opción indica al sistema que deberá genera los vouchers para cada huésped al generar ventas de este cargo a nivel de planes. Esta opción solo está disponible para los cargos mandatarios por persona.VEHÍCULO. Los cargos marcados con esta característica tienen un tratamiento especial cuando son usados desde la opción “Solicitud de Apertura de Eventos Varios”, el cual tiene que ver con la posibilidad de registrar datos del vehículo, controlar entrada y salida y hacer cobro según el tiempo de parqueo. En las demás opciones del sistema su tratamiento es igual al de los demás cargos.MANEJA SERVICIO. Indica si el segundo impuesto (servicio) aplica para este cargo. Solo aparece si así se ha parametrizado el sistema, de lo contario permanecerá oculto.IVA INCLUIDO. Indica si el cargo contiene el valor del IVA incluido es decir si al cargarlo el valor reportado incluye IVA o no. (La sigla IVA es usada para identificar el impuesto a las ventas. Varía según el país)% IVA. Debe digitar el porcentaje de IVA que debe aplicarse al cargo.La combinación de estos dos campos anteriores genera 4 modos de procesar:

IVA Incluido

% IVA

Proceso

S 16 El valor del cargo contiene la venta más el IVA

S 0 El valor del cargo contiene solo la ventaN 16 El valor del cargo contiene solo la venta y

el IVA hay que calcularlo.N 0 El Cargo no contiene IVA

CUENTA. Número de cuenta contable que afecta este cargo al generar el movimiento cuando está definida interfase con Zeus Contabilidad.C. COSTOS. Código del centro de costo contable para el cargo que se enviará a Zeus Contabilidad.ITEM. Código del ítem contable para el cargo que se enviará a Zeus Contabilidad.CUENTA DE IVA. Digite el código de la cuenta contable para IVA, esta es básica para la óptima preparación del Movimiento Contable que luego será aplicado a la Contabilidad. TIPO DE CUENTA. Puede seleccionar como Detalle o Auxiliar, la diferencia radicar en si debe el cargo enviar o no un auxiliar contable para la cuenta seleccionada, en caso de seleccionar Auxiliar debe seleccionar entre Folio, Reserva, Nit, Habitación o Item. Es importante asesorarse correctamente con el personal de Zeus Tecnología para indicar el auxiliar correcto.VALOR $. Digite el valor del cargo en pesos o coloque cero si no hay un valor específico.VALOR US$. Digite el valor del cargo en dólares equivalente a los pesos.RECARGO. Si ha parametrizado el sistema para que cada cargo pueda asignársele un recargo que aplique a la cuenta de forma automática siempre que se haga un cargo X. indique en esta casilla cual es el % de recargo correspondiente. Si deja en cero el sistema no aplicará recargoGRUPOS DE CARGOSSu principal objetivo es poder clasificar u organizar los cargos a través de agrupaciones. Su estructura multinivel permite realizar una organización más intuitiva y adecuada de los diferentes cargos registrados en el sistema.

Información RequeridaCÓDIGO. Valor alfanumérico que identifica de forma única cada uno de los grupos creados.

DEPENDE DE. En caso de requerir una estructura de varios niveles, podrá colocar en este campo el nodo a partir del cual generará el nuevo nivel. Por ejemplo, si su estructura será tener un nodo padre “Bebidas” y dentro 2 nodos con “Alcohólicas” y “no Alcohólicas”, al crear los datos de estas dos última debe colocar en el campo Depende De, el código del grupo “Bebidas”TIPO. Puede seleccionar “General” o “Detalle”. Un grupo de tipo “General” puede contener subgrupos, mientras que los de detalle solo pueden contener Cargos. Por tanto los grupos tipo detalle siempre serán el último nivel de la estructura.INACTIVO. Deshabilita el grupo para que no pueda ser utilizado ni mostrado en otras opciones.MOSTRAR EN APERTURA DE SOLICITUDES DE EVENTOS. Solos los grupos marcados con esta opción se muestran en la ventana de la opción Solicitud de Apertura de Eventos Varios del módulo Recepción.CARGOS ASOCIADOS. Seleccione los cargos que deseen incluir dentro de un grupo. Recuerde que solo puede incluir cargos a los grupos de tipo Detalle.

TEMPORADAS / TEMPORADAS ESTÁNDARESLa nueva versión de Zeus Hoteles separa el manejo de las temporadas en dos estilos diferentes pero no excluyentes. La estructura estándar de temporadas no sufre cambio alguno permitiendo el manejo de rango de fechas para las temporadas, gracias a las cuales el sistema puede indicar cuales habitaciones cambian su tarifa por el cambio de temporadas y cuáles no.Esta opción conocida anteriormente simplemente como temporadas y que ahora toma el nombre de Temporadas Estándares permite indicar al sistema las fechas de iniciación y finalización de las temporadas altas y bajas que se manejan un año.

TEMPORADAS / TEMPORADAS ESPECIALESLas temporadas especiales se diferencian de las estándares en que no se definen por rangos sino que pueden ser definidas por rangos, meses e incluso días. Otra diferencia es, que con el manejo de temporadas especiales los planes pueden ser configurados para cambiar el valor de cualquiera de los

cargos que componen el paquete de acuerdo a la temporada de la forma que el sistema cambiará el valor del cargo según la tarifa que aplique para la temporada.

Las temporadas especiales pueden ser combinadas con otras características como las categorías de huéspedes, la clase de huésped, los tipos y clases de habitaciones entre otras, con el fin de armar un sistema de multitarifa adaptable a múltiples situaciones.Las temporadas especiales deben ser definidas de forma general y luego ser asignadas desde el calendario para cada año al que quiera ser aplicado.

TEMPORADAS / CALENDARIO DE TEMPORADASUna vez se tengan definidas las temporadas especiales en el maestro podrá asignarlas a través del calendario. La asignación de las temporadas se puede hacer por días o semanas, ya sea para un mes específico o para grupos de ellos.La forma de identificar a que temporada pertenece un día es a través del color o del código de la temporada los cuales aparecen asociado a cada día de cada mes.Por defecto el calendario de temporadas especiales trae definido todos los días como temporada Alta identificado con el código A.

PLANESSiempre que se registra un huésped en ZEUS o cuando se realiza una reserva es necesario especificar el plan con el que llega al hotel. Estos planes detallan a que servicios tiene derecho el huésped y que valores tiene cada uno.Un plan puede incluir solo el alojamiento o bien todos los cargos que el usuario desee, cada uno de los cuales puede ser personalizado. Esta flexibilidad permite al usuario definir planes que se adaptan a cualquier situación.

Los planes que manejan multitarifas tienen una configuración especial para el paquete y es variable según el número de combinaciones que se realice al configurar la multitarifaUn plan se compone de dos partes: una parte general o Cabecera donde se especifica información global y otra detallada o Paquete donde se desglosan los cargos que incluye. La definición de estas dos partes se realiza como sigue:

Definición de la CabeceraCÓDIGO. Letras, números o combinación de estos que identifican al plan que está ingresando. Si desea que el sistema asigne un consecutivo automático digite la palabra “NUEVO”.DESCRIPCIÓN. Texto que describe al plan.TIPO DE PLAN. Haga Clic en el tipo de plan que está creando. Los tipos de plan son:

General Los planes generales se estructuran como base para la creación de los Planes de Detalle; estos no son permitidos para uso de Grupos, Huéspedes, etc. Su función principal es agrupar, agrupación que se ve reflejada en listados como en Informe Final de Habitaciones (Auditoria/Estadísticas/Estadísticas de Habitación)

Detalle. Planes utilizados por los grupos, huéspedes, etc. Es decir, son los que pueden ser vendidos a los huéspedes.

DEPENDE DEL PLAN. Este dato solamente es solicitado cuando se trata de un Plan de Detalle. Debe digitar el Código del Plan General del cual este dependiendo o utilizar la tecla de ayuda que se encuentra en la parte superior

para efectuar la búsqueda. La dependencia permitirá ver valores acumulados de ventas de acuerdo al plan generalAl crear el Plan de Detalle, ZEUS automáticamente le pasaran a este todos los cargos que contiene el Paquete del Plan General del cual depende.# NOCHES. Debe digitar el número de noches que cubre el plan. El número de noche está directamente relacionado con los vouchers a generar, dado que el sistema genera vouchers para las noches incluidas y no las adicionales. Si se quiere que un cargo genere vouchers para noches adicionales, debe marcarse la casilla generar noche adicional del paquete.FACTURACIÓN. Debe hacer Clic en el tipo de facturación que desea que le muestre al cliente.

Detallada. Muestra la factura cargo por cargo con su valor. Resumida. Muestra solamente el nombre del plan y el valor total de lo

que cubre por día.ALIMENTACIÓN. Debe hacer Clic si el plan incluye alimentación.PLAN GRUPO. Indica si el plan es un plan diseñado especialmente para grupos.PLAN COMPAÑÍA. Indica si es un plan diseñado especialmente para compañías.PLAN DE EVENTOS. Seleccione está campo si el plan que esta ingresando puede ser vendido para eventos varios.PLAN DE HABITACION. Seleccione está campo si el plan que esta ingresando puede ser vendido para habitaciones.CAMBIO TARIFA / TEMPORADA. Debe hacer clic si el plan exige el cambio del valor de la tarifa al cambiar las temporadas estándares.NO ALARGAR ESTADÍA. Debe hacer clic si no desea que el plan permita alargue de estadía.AUTORIZACIÓN WALK-IN. Debe hacer Clic si desea que esté plan requiera autorización para personas que llegan sin reserva al momento del check-in.CARGO SIN DECIMALES. Debe hacer Clic si desea que el plan no le realice cargos con decimales.BONO DE DEVOLUCIÓN. Debe hacer Clic si el plan genera un bono correspondiente a los consumos no realizados de los cargos que componen el plan. (Especial, solo aparece por configuración específica)PASADIA. Solo asociable a planes de Eventos varios, los huéspedes registrados en planes con esta característica se les cargará el valor del plan en el mismo momento en el que se abre el folio de eventos.TODO INCLUIDO. Debe hacer Clic si el plan es del tipo todo incluido.INACTIVO. Debe hacer Clic desea desactivar el plan.TARIFA. Especifique la Tarifa con la que se va a regir este Plan para cobrar el valor de la habitación. Esta Tarifa será la vigente en la fecha en que se esté generando el Cargo.

USAR EN. Debe hacer Clic en la moneda que desee que realice los cargos este plan, Pesos o Dólares.DSCTO EN %. Debe hacer Clic si este plan tiene descuento en porcentajes.% TARIFA A COBRAR Debe digitar el porcentaje de la tarifa que le va a cobrar a las personas que se alojen con este plan en caso de existir descuento.

Ej. Si la tarifa del plan es de $ 100.000.oo y el porcentaje es de 60% entonces el valor a aplicar es de $ 60.000.oo

NIÑOS GRATIS. Debe digitar el número de niños gratis que cubre con este plan.ADICIONAL $. Indique el valor en $ que debe cobrarse para la persona adicional a los huéspedes que estén con este plan.NIÑOS $. Indique el valor de los niños adicionales en pesos para los huéspedes que estén con este plan.ADICIONAL US$. Debe digitar el valor de la persona adicional en dólares para los huéspedes que estén con este plan.NIÑOS US$. Debe digitar el valor de los niños adicionales en dólares para los huéspedes que estén con este plan.

Pestaña GeneralContiene 2 campos adicionales:

SUBSEGMENTO. Tiene como objetivo por generar subgrupos de planes para la emisión del informe de estadísticas por subsegmentos: Auditoria/Estadísticas de planes.OBSERVACIONES. Le permite hacer anotaciones generales respecto al plan

Definición del Detalle (Paquete)Para ingresar los cargos que incluye el plan o bien para modificarlos, primero edite el plan y posteriormente presione el botón editar paquete que se encuentra a la derecha de la cuadricula donde se detalla el paquete. Después de hacer clic se muestra la siguiente ventana.

CÓDIGO. Muestra el código del plan que se está modificando.PLAN/GRUPO. Indica si el plan es de grupo o no colocando P o G respectivamente.NO HACE PARTE DEL PLAN. Seleccione esta propiedad si desea ingresar un cargo al paquete del plan el cual será cargado automáticamente pero es un valor adicional a lo ofrecido al huésped. Por ejemplo si su tarifa total del plan es de $ 120.000 incluyendo habitación y desayuno, pero desea que se cargue el valor del seguro hotelero de forma automática, siendo este un valor no incluido en la tarifa de los $ 120.000 y que se cobrara adicionalmente, al crear el seguro en el plan seleccione esta casilla.INCLUYE ELEMENTO. Defina esta característica si el cargo que se esta ingresando implica la entrega de un elemento que se deba devolver. Cuando se realiza un cargo que incluye elemento se le esta indicando al sistema que debe avisar al usuario que hay un elemento prestado.CARGO. Código del cargo que desea incluir en el paquete del plan, puede buscar el cargo con la ayuda. Recuerde que solo están disponibles los cargos creados por la opción Cargos si desea uno nuevo debe crearlo utilizando dicha opción del módulo Parámetros.MAESTRA / EXTRA. Indica si el cargo afectará la cuenta maestra o la extra del folio. Cuando el plan es un plan para un grupo, seleccionar la opción EXTRA, le indica al sistema que en lugar de cargar al folio Maestro del grupo, deberá cargar al folio Maestro de la Habitación.PERIODICIDAD. Indicar las veces en que debe efectuarse el cargo en caso tal este cargo se vaya a afectar por “Auditoría Nocturna”.Ejemplo: 1(Una Vez), 5(Cinco Veces), para indicar que se cargará diariamente digite 999.

%

DESDE NOCHE. Digite desde que noche se empieza a cargar este ítem. Se cargará desde la noche indicada tantas veces como lo indique la periodicidad.Ejemplo : Desde Noche

Periodicidad

Observación

1 2 Carga la primera y segunda noche

3 2 Carga la tercera y cuarta noche4 1 Carga solamente la cuarta noche1 999 Carga todos los días a partir de la

primera noche

MANDATORIO POR PERSONA. Si el cargo se realiza por persona, es decir, si se debe cobrar el valor del mismo tantas veces como personas se encuentren en la habitación.DESPUES DEL CIERRE. Los cargos marcados con esta opción a pesar de ser generados normalmente, se aplicarán en un segundo proceso. En otras palabras, el proceso de generación de cargos seguirá generando los cargos generados de la misma forma, aunque tendrá la opción de mirar los cargos generados por fecha con lo que podrá ver que cargaran antes de cambio de fecha y cuales después. El proceso de aplicación de cargos si sufre un cambio, en primera medida al ejecutar el proceso Aplicando Cargos de Habitación, no cargará a los folios los cargos marcados como después del cierre, estos se cargarán en un nuevo proceso al final llamado Procesos Después del Cierre. Finalmente desde el punto de vista de los vouchers para control de consumos la fecha del voucher se verá afectada, en el caso de una personas que entra el 1º de Marzo y tiene marcada esta opción, su primer voucher de cena tendrá como fecha el 2 del Marzo.TARIFA POR EDADES. Debe activar esta casilla para indicar que el cargo maneja tarifa de acuerdo a la edad. Más adelante se detalla la forma de indicar las multi-tarifas. Este modelo trabaja basado en las categorías.TARIFA POR DIA DE SEMANA. Debe activar esta casilla para indicar que el cargo maneja tarifa de acuerdo al día. Como veremos más adelante.TARIFA POR TEMPORADA. Aplica para las temporadas especiales y permite indicar el valor a cobrar en cada una de ellas.TARIFA POR TIPO DE HABITACION. Cuando se trabaja con cualquiera de las multi-tarifas y se desea cobrar de acuerdo al tipo de habitación debe seleccionar esta opción. En este caso la tarifa estándar asignada al plan en sus datos generales debe haber sido creada con todas las combinaciones y con valores en cero.TARIFA POR CLASE DE HABITACION. Cuando se trabaja con cualquiera de las multi-tarifas y se desea cobrar de acuerdo a la clase de habitación

debe seleccionar esta opción. En este caso la tarifa estándar asignada al plan en sus datos generales debe haber sido creada con todas las combinaciones y con valores en cero.TARIFA POR CLASE DE HUÉSPED. Puede seleccionar esta opción para indicar diferentes valores de acuerdo a la Clase de huésped, recordemos que estas son creadas desde el módulo Parámetros de Zeus Hoteles.IVA INCLUIDO. Indica si el cargo será reportado con el valor del impuesto (IVA, ITBIS, ITBMS, etc) incluido.PORCENTAJE IVA. Debe digitar el porcentaje de impuesto (IVA, ITBIS, ITBMS, etc) que aplica para el cargo que esta ingresando al plan.MANEJA SERVICIO. Seleccione si para el cargo se genera el segundo impuesto. (Esta característica se activa o desactiva por parámetro). Seguido a este campo se encuentra el campo %, donde debe indicar el porcentaje a cobrar como servicio del cargo.APLICA NOCHE ADICIONAL. Active esta casilla para indicar que el cargo se aplica si el huésped va a durar más días de lo que indica el campo #NOCHES.CARGAR DESDE NOCHE ADICIONAL. Indique desde que noche adicional aplica el cargo.GENERA VOUCHER. Active esta casilla si el cargo genera voucher para control de consumos en el POS. Solo podrá seleccionarlo si el cargo es mandatario por personaTIPO DE VOUCHER. En caso de que el cargo genere voucher, seleccione el tipo de voucher que genera. Recordemos que los tipos de voucher son creados desde el módulo Parámetros de Zeus HotelesCANTIDAD A GENERAR. Digite cuantos vouchers generará por noche.VOUCHERS NIÑOS. Permite indicar si se generaran vouchers a niños.VOUCHERS NIÑO MAX/HAB. Número máximo de niños a los que se les generará vouchers.VOUCHERS NIÑO EDAD MAX. Edad máxime de los niños a los que se les generará voucher.DESCOMPONER CARGO ADICONAL. Si es un cargo compuesto puede indicar si se descompone de la misma forma para los huéspedes adicionales. Si no marca esta casilla se hará un cargo normal por el valor del cargo.DESCOMPONER CARGO NIÑO. Si es un cargo compuesto puede indicar si se descompone de la misma forma para los huéspedes adicionales. Si no marca esta casilla se hará un cargo normal por el valor del cargo.VALOR $. Digite el valor del cargo en pesos.VALOR US$. Digite el valor del cargo en dólares.VALOR NIÑOS $. Digite el valor del cargo en pesos para niños.VALOR NIÑOS US$. Digite el valor del cargo en dólares para niños.USAR VALORES EN: Seleccione si la aplicación de cargos debe aplicar los cargos del paquete basado en el valor en moneda local o en dólares. Tenga

en cuenta que esto aplica para los cargos diferentes al cargo de habitación, el cargo de habitación se carga en dólares o en moneda local según sea indicado en el registro de la habitación.

Restricción a los PlanesLos planes pueden ser restringidos de acuerdo a las clases de huésped y a las agencias, de tal forma que solo pueden ser vendidos a las clases de huéspedes o agencias indicadas.

En la ventana de planes se encuentra el botón Restricción el cual al ser seleccionado muestra una ventana similar a la anterior. En esta ventana debe seleccionar las clases de huéspedes o las agencias a las que NO podrá ser vendido el plan que está configurando, es decir, seleccione para las que está restringida la venta del plan.

Cargos Deducibles Este botón solo está disponible para los cargos de alojamiento, un cargo que no es de alojamiento no puede configurarse como un cargo deducible. Mediante esta herramient a se puede definir que cargos disminuyen el valor de la tarifa de alojamiento.

Aclaremos el concepto mediante un ejemplo. Suponga que tiene definida para un huésped 500.000 de pesos como tarifa de alojamiento y dicho valor incluye el desayuno, lo que se espera en este caso es que si el huésped no desayuna, se cargue el valor total del alojamiento (500.000 de pesos), mientras que si consume el desayuno se cargue como total de alojamiento para ese día los 500.000 de pesos menos lo consumido en el desayuno, es decir, si consume un desayuno por 15.000 pesos el valor a cargar por alojamiento sería de 485.000 pesos.

Esta estructura se logra mediante la configuración de los cargos deducible, los cuales se pueden parametrizar al crear en el plan el cago de alojamiento. Todos los cargos que sean agregados como cargos deducibles de la tarifa, serán sumados durante el proceso de generación de cargos y restados del valor de la tarifa. El sistema durante la generación de cargos puede restar de la tarifa los cargos que están cargados hasta ese momento en el folio para la día actual y/o los cargos que se han generado durante el proceso de generación de cargos, esto se puede definir mediante las casillas Cargado y Generado.

TARIFASSe definen los valores de las habitaciones para cada tipo y clase de habitación.

Crear TarifasLa creación de varias combinaciones de tipo y clase para un código de tarifa puede convertirse en un proceso largo. Esta opción de la ventana de tarifas despliega una nueva ventana que permite hacer la creación de una forma más sencilla y rápida generando el mismo resultado.

Figura 1 Crear Tarifas

Para crear las tarifas1. Ingrese el código, nombre, fechas de inicio y finalización de la tarifa2. Agregue los valores por tipo y clase, para ello usando los botones

debajo de la cuadricula:i. Haga clic en el botón Adicionarii. Ingrese los datos de tipo, clase y valoresiii. Presione el botón Agregar (con forma de flecha)

3. Presione el botón GuardarSi por error ingreso una tarifa mal, presione doble clic sobre ella en la cuadrícula y presione el botón Eliminar

CUENTAS CONTABLESMediante esta opción podemos asignar una codificación especial a las cuentas contables que son afectadas por ZEUS y que utilizan los usuarios del sistema. El objetivo de asignar códigos a las cuentas consiste en facilitar el uso de estas a los usuarios del FRONT quienes generalmente tienen pocos conocimientos contables, por lo que les es mucho mas sencillo hablar del código “CXC” que de la cuenta “13050501”.

CAJASUna característica importante de ZEUS es la posibilidad de poder utilizar el módulo de Recepción para que el usuario se desempeñe como Recepcionista, como Cajero o como Recepcionista-Cajero. Para los casos de Cajero o Recepcionista-Cajero es necesario asignar una caja donde se llevara el control del flujo de dinero. Las cajas creadas son asignadas a cada cajero y se abre y cierran automáticamente cuando el usuario entra y sale del sistema respectivamente.

OFICINASGracias a la tecnología utilizada por ZEUS es posible acceder al sistema remotamente (vía módem, Internet, etc.) obteniendo una excelente velocidad de respuesta. Esto le brinda al hotel la facilidad de lograr que las oficinas con que cuenta fuera del hotel, puedan realizar las reservas en línea Mediante esta opción podemos crear las diferentes oficinas del hotel que estarán registrando reservas en ZEUS; la utilización de este dato en la creación de las reservas permitirá conocer los valores vendidos por cada oficina.

Cuando se crea una oficina, por defecto tiene acceso a realizar ventas sin ningún tipo de restricción, sin embargo el sistema permite asignar restricciones para que no pueda vender más habitaciones de las que se asignan, o para que el manejo de la sobreventa varíe del estándar general.

MOTIVOS DE CANCELACIÓNSiempre que desde el módulo Reservas de ZEUS se cancele una reservación, es necesario indicar cuál es el motivo por el que se está cancelando. Estos motivos se crean a través de esta ventana.

TASAS DE CAMBIOPermite la definición de los valores de las tasas de cambio de las diferentes monedas que va a manejar el hotel. Entre las monedas que se hayan creado, no se debe olvidar colocar la tasa de cambio para el dólar ya que ZEUS exige esto para el registro de cargos.

MOTIVOS DE VIAJECuando se realiza el registro de Huéspedes, ZEUS permite seleccionar el motivo por el cual este viajó, información que a su vez genera información

estadística que puede ser consultada mediante los reportes que al respecto brinda el sistema.

CALENDARIO DE FESTIVOSPermite la definición de días feriados y de días en los cuales el hotel tendrá eventos. Estos datos se observaran en la consulta del calendario de disponibilidad en las ventanas de reserva y registro de huéspedes entro otras.

FECHA. Debe digitar la fecha del feriado o evento especial en formato Año-Mes-Día.FERIADO. Debe hacer Clic si el día es feriado.EVENTO. Debe digitar en forma abreviada y mnemotécnica un código que identifique el evento.DESCRIPCIÓN DEL EVENTO. Debe digitar la descripción del evento.

AUTORIZACIONESAlgunos procesos del sistema requieren no solo acceso a la opción correspondiente, además de claves de autorización especiales para procesos específicos del sistema. Existen dos tipos de autorizaciones a partir de la versión 2007 de Zeus Hoteles, las autorizaciones estándares y las autorizaciones especiales, nuevas en esta versión. Para la definición de un valor constante basta con escribir los dígitos que conformaran el número de autorización en el campo Fórmula, mientas que si se quiere una autorización variable puede utilizar las siguientes variables:

2 dígitos/izquierda del cargo 2 dígitos/derecha del cargo Mes de la fecha del cargo 2 dígitos/Izquierda Comanda 2 dígitos/Derecha Comanda 2 dígitos/Derecha Habitación Hora 2 dígitos/Izquierda Folio 2 dígitos/Derecha Folio

Autorizaciones EstándaresZeus requiere autorizaciones para cargos creados como ajustes, cargos restringidos y cargos de naturaleza contraria. Al igual que para realizar las sobreventas de las reservas. La definición de estas autorizaciones debe hacerlas un usuario con cierto nivel.

La fórmula debe ser actualizada diariamente por lo que se le conoce como fórmula del día. Esta actualización se realiza asignando a la fórmula un valor constante o un valor variable.FECHA. Debe digitar la fecha en formato Año-Mes-Día a la cual le va a crear la fórmula. Si el sistema encuentra ya una fórmula creada para este día la trae y se coloca en forma edición o modificación.TIPO. Seleccione esta casilla si va a generar la fórmula de autorización para reversiones y ajustes o para las sobreventas (Reservas)VARIABLES. Debe hacer doble-clic a la variable que desee escoger.SIGNO. Debe escoger el signo dependiendo de la operación que desee efectuar en su fórmula.CONSTANTE. Debe digitar un valor si desea colocarle una operación con un valor constante a su fórmula. En la parte inferior de la ventana le va mostrando como va quedando su fórmula. Si desea hacerlo directamente en esta línea puede escribir como desea su fórmula haciendo referencia a las variables por la letra que aparece del lado izquierdo (A, B, C, D, E, F, G, H, I, J).La fórmula puede ser generada solo con variables, solos con constantes o bien con combinaciones de estas. En la Error: Reference source not found se observa que el campo fórmula tiene el valor A24. Esto indica que la fórmula de autorización que debe de digitar el usuario es los dos dígitos de la izquierda del cargo y el número 24. Cuando en la fórmula están incluidos signos, tendrá que hacer la operación, por ejemplo si la fórmula es J+C, y los valores correspondientes para J y C son 49 y 6, la fórmula resultante será 49 + 6 = 55.

Autorizaciones EspecialesEste tipo de autorizaciones se hace a nivel de sucesos y puede ser limitada a los usuarios que se desee. Existe una serie de sucesos para eventos como entrega de premios, los cuales puede ubicar con el botón Ayuda de la ventana de autorizaciones especiales.

EVENTOS DEL HOTELUtilice esta opción para crear los diferentes eventos que se desarrollan en el hotel. Al momento de registrar los huéspedes podrá indicar por que evento vienen; información que genera datos estadísticos.

CAJILLAS DE SEGURIDADPermite crear las cajillas de seguridad con que cuenta el hotel. Estas cajillas son utilizadas desde el módulo Recepción de ZEUS, donde se les puede asignar (hacer check-in) a un huésped.

TIPOS DE VOUCHERRecordemos que el voucher es un concepto introducido por ZEUS que permite llevar control de los consumos generados por un cargo de plan.

Cuando en el desglose de un plan se indica que determinado cargo genera voucher, además se debe especificar qué tipo de voucher generará. Estos tipos se crean mediante esta opción con las siguientes características.

COMPLEJOSUna de las principales características de ZEUS es el manejo de Complejos. Esto consiste en administrar varios hoteles como si fuera uno solo, pero siempre controlando independientemente cada hotel, de tal forma que se puede obtener informes de ventas, disponibilidad, estadísticos, etc para cada uno o consolidado.

CreaciónEl primer paso antes de configurar los complejos consiste en crear los que se desea manejar, esta ventana nos permite esta tarea ente otras.

ConfiguraciónUna vez creado el complejo se debe indicar que tipos de habitación le corresponden. Este proceso se conoce como configuración del complejo.

Una vez indicado el Complejo en la lista de la izquierda se despliegan los tipos de habitación que aún no se les ha asignado un complejo y en la lista de la derecha los tipos asignados al complejo actual.

MEDIOSCuando se realiza una reserva se debe indicar por que medio fue realizada, utilice esta opción para crear los diferentes medios deseados.

QUEJASDada la importancia de los comentarios de los huéspedes y especialmente de sus quejas respecto al servicio. Mediante esta opción podrá crear al nivel general o a detalle los posible tipos que quejas que se puedan aparecer.

SEGMENTACIÓN / SEGMENTOLas opciones de mercadeo brindan las herramientas necesarias para que el personal encargado de las ventas pueda segmentar el mercado pudiendo por lo tanto identificar los nichos de mercado y abordarlos de la forma adecuada.

Las quejas reportadas por los huéspedes podrán

ser explicadas detalladamente al

momento de

Esta segmentación maneja se realiza en dos niveles, el primero de estos se conoce como segmento y su parametrización se realiza de la siguiente forma.

SEGMENTACIÓN / SUBSEGMENTOSCada uno de los segmentos pueden ser subdivididos, esta subdivisión se conoce como Motivación. Con esta subdivisión se logra obtener mas detalle de cada nicho de mercado.

SEGMENTACIÓN / SEGMENTACIÓNDespués de haber creado los segmentos y las motivaciones se debe asignar a cada uno de los segmentos que motivaciones les corresponde, de esta forma se restringe que motivaciones estarán disponibles al seleccionar un segmento.

ELEMENTOSEntre los servicios que presta el hotel se acostumbra encontrar la opción de tener acceso a facilidades adicionales con las que no cuenta la habitación. Estas facilidades son variables de acuerdo al hotel, pero podríamos colocar como ejemplos la necesidad de una grabadora, un VHS o DVD, una plancha, etc. Estos objetos se conocen en Zeus como elementos y su creación va orientada a tener posteriormente la facilidad para hacer préstamos de los mismos con el control del sistema.

CONTACTOS / MAESTRO DE CONTACTOSComo observamos en opciones como clientes y empresas, los contactos cumplen dos funciones básicas de acuerdo a si fueron definidos como internos o no.

CONTACTOS / TIPOS DE CONTACTOSClasifique sus contactos por tipos de acuerdo a la necesidad de su hotel, la clasificación por tipos, se encuentra en esta versión como una primera fase que le permitirá en la próxima versión del sistema, hacer diferentes procesos asociados o relacionados con el tipo de contacto. Inicialmente cumple funciones informativas.

VUELOSCuando se ingresan las reservas al sistema, entro otros datos se puede indicar la vía por la que llega el huésped. Cuando este llega por vía aérea

Los préstamos y devoluciones de elementos

se realizan desde el

además de indicar la aerolínea se puede indicar el vuelo en el que arriba, de esta forma se conoce con detalle las horas de llegadas de los huéspedes, especialmente para aquellos hoteles que envían transporte para sus huéspedes al aeropuerto.

AEROLINEA. Código de la aerolínea por la que se desplaza el huésped.CIUDAD. Código de la ciudad hacia o desde la que se desplaza el huésped.NÚMERO DEL VUELO.HORA DE LLEGADA. Hora de llegada o salida del vueloVUELO DE LLEGADA. Seleccione si el vuelo que está digitando llega a la ciudad.VUELO DE SALIDA. Seleccione si el vuelo que está digitando sale de la ciudad

INFORMACION PARA PAGOS / PLAZAS BANCARIASCuando se ingresan pagos, abonos o depósitos al sistema, una de las formas de pago existentes es el cheque. Cuando se ingresa un cheque entre otros datos el sistema solicita el código de la plaza a que este pertenece, esta opción da las opciones necesarias para la manipulación de las mismas.

INFORMACION PARA PAGOS / BANCOSCuando se ingresan pagos, abonos o depósitos al sistema, una de las formas de pago existentes es el cheque. Cuando se ingresa un cheque entre otros datos el sistema solicita el código del banco a que este pertenece, esta opción da las opciones necesarias para la manipulación de las mismas.

INFORMACION PARA PAGOS / TIPOS DE TARJETASEn este maestro se define la información necesaria para que la organización pueda realizar las diferentes transacciones que se presentan bajo este medio de pago, tales como abonos, pagos, cambio de monedas, anticipos, etc. Entre los usos más comunes está el de las tarjetas de crédito y débito emitidas por las entidades financieras.

INFORMACION PARA PAGOS / MONEDASCuando se ingresan pagos, abonos o depósitos al sistema, es posible indicar en que moneda se recibe. El sistema toma la moneda y aplica el valor de la tasa de cambio del día para luego hacer el respectivo abono en la moneda local.

La creación de las monedas se realiza desde esta ventana, la cual permite adicionalmente indicar cuentas contables diferentes para cada caja, de tal forma que de acuerdo a la caja seleccionada se pueda definir que cuenta contable se mueve cuando se hagan cambios de moneda.

INFORMACION PARA PAGOS / INTERFAZ DATAFONOSPara el registro de los pagos con tarjetas como la débito y crédito es común encontrar que se realizan 2 procesos totalmente separados. Por un lado mediante un datafono se registra toda la transacción tomando los valores de Zeus y digitándolos; una vez se hace efectiva la transacción el resultado de esta es ingresado en Zeus para ingresar el pago. Todo este proceso implica la posibilidad de errores de digitación.Cuando se tiene una interfaz entre Zeus y el datafono se logra automatizar el registro de la transacción desde un solo punto de control (Zeus) lo que asegura mayor seguridad, ausencia de errores de digitación y disminución de los tiempos de atención.Desde esta opción podemos configurar parte de la información requerida para activar la interfaz de Zeus con los datafonos.

CÓDIGO. Caracteres alfanuméricos que identifican de forma única cada datafono. Frente a este campo puede especificar una descripción para el mismo.CLAVE. Contraseña requerida para tener acceso al datafono.SERIE. Ingresar el número de serie del datafono.NOMBRE DEL PC: Nombre del computador al cual está conectado el datafono.CONEXIÓN: Escoger el tipo de conexión que usa el datafono (dirección IP o puerto COM).IP: Ingresar la dirección IP asignado al datafono.PUERTO: Número del puerto COM al cual se encuentra conectado el datafono.VELOCIDAD. Seleccionar la velocidad con que trabajará el puerto la conexión.BITS DE DATOS. Seleccionar los bits de datos de la conexión por el puerto COM.BITS DE PARADA. Seleccionar los bits de parada con que trabajara la conexión por el puerto COM.PARIDAD. Seleccionar la paridad de la conexión por el puerto COM.

CONTROL DE FLUJO. Seleccionar el control de flujo de la conexión por el puerto COM.CÓDIGO DE LA INTERFAZ. Digitar el código de la interfaz externa a la cual se asociará el datafono. Ver INTERFASES EXTERNASACTIVO. Indica si el datafono está disponible para usar o no.

Importante: Por defecto la interfaz con datafonos no viene activa en el sistema, es un módulo adicional que es parametrizado por funcionarios de Zeus Tecnología S.A. y que requiere de una licencia especial de uso. Con solo crear el datafono no estará activa la interfaz.

MOVILESLa posibilidad de crear móviles en Zeus, permite que desde la reserva se tenga control de los vehículos que transportan al huésped hasta el hotel, logrando así un mayor nivel de control y mayor seguridad para el huésped.En general la estructura asociada a los móviles, permite asignar en la reserva el código del móvil que recogerá a los huéspedes, donde cada asignación del móvil genera un número de control con el cual el huésped podrá corroborar que el vehículo que le está recogiendo es el enviado por el hotel.En el módulo de reservas, observaremos con detalle la forma como se asignan y manejan los móviles.

FACTURACIÓN/DOCUMENTOS DE FACTURACIÓNDe acuerdo a algunas legislaciones el documento que se genera al facturar un servicio, puede variar de acuerdo algunas características que cumple el cliente. Por ejemplo en la legislación de Perú puede generarse como documento de facturación un documento llamado Factura o uno llamado Boleta.

Esta opción del sistema permite crear múltiples documentos de facturación, lo que tiene como objetivo ajustarse a diferentes modelos de facturación de acuerdo a la legislación correspondiente.Por otra parte esta opción habilita otras funcionalidades que pueden ser utilizadas incluso cuando existe un único documento de facturación, tales son los formatos diversos de acuerdo al tipo de folio al que se le este generando la facturación.

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican el documento.DESCRIPCION. Texto que describe el documento.REPORTE DE HABITACION. Nombre del reporte que será utilizado para imprimir la el documento de facturación si el folio a facturar corresponde a un folio de habitación.REPORTE DE EVENTOS. Nombre del reporte que será utilizado para imprimir la el documento de facturación si el folio a facturar corresponde a un folio de Eventos Varios.REPORTE DE GRUPO. Nombre del reporte que será utilizado para imprimir la el documento de facturación si el folio a facturar corresponde a un folio de grupo.TIPO DE FACTURA. Código de tipo de factura que será enviado a Zeus Contabilidad de acuerdo al tipo de documento.APLICA PARA GRUPOS. Indica si al generar una factura para un folio de grupo, este tipo de documento estará disponible.APLICA PARA EVENTOS. Indica si al generar una factura para un folio de eventos, este tipo de documento estará disponible,APLICA PARA HABITACIÓN. Indica si al generar una factura para un folio de habitación, este tipo de documento estará disponible.

CÓDIGO GUIA. Si el documento de facturación comparte el consecutivo con otro documento, se debe indicar en este campo el código del documento con el cual se comparte. Por ejemplo si tiene un documento factura y otro boleta, pero ambos deben llevar un solo consecutivo, cree el documento factura y en el documento boleta coloque como documento guía el código del documento factura.CODIGO FACTURACIÓN. Es uno de los parámetros que pueden ser usados por el sistema como parte de la generación de los números de comprobante fiscal o factura (si la legislación local así lo indica). Deberá colocar aquí el código correspondiente a este documento de facturación y en los parámetros generales del sistema indicar en la fórmula, que este es parte del consecutivo a generar.CÓDIGO EQUIVALENTE. Es un campo especial usado para proceso de interfases con otros sistemas o presentación de informes especiales a entes externos, los cuales requieren las especificación del documento utilizado, pero con un código diferente.

Detalles de las ResolucionesLos documentos de facturación pueden manejar múltiples resoluciones en el transcurso de la operación del hotel. Se debe entonces ingresar al sistema cada una de las resoluciones que el hotel vaya adquiriendo y los datos que le corresponden. Una de las funcionalidades del sistema de resoluciones, es que es posible ingresar una resolución nueva antes de que se venza la que esta vigente, de esta forma el sistema tomara la siguiente resolución una vez los consecutivos de la anterior hayan vencido. Sin embargo, el usuario puede activar una nueva resolución de forma manual, con solo colocarla activa, esto generara una desactivación de la anterior, e iniciara el proceso con la nueva.RESOLUCIÓN. Código que identifica el número de resolución a ingresar.SERIE. Algunas legislaciones exigen este dato adicional como parte de la resolución, las series son codificadas por el usuario desde este mismo menúACTIVO. Deja como activa la resolución que se esta ingresando y por tanto el sistema la tomará para genera los nuevos consecutivosCONSECUTIVO INICIAL. Consecutivo por el que iniciará la facturación.CONSECUTIVO FINAL. Consecutivo hasta el que llegará la facturaciónCONSECUTIVO. Último número de documento generado para este tipo de documento de facturación.FECHA DE RESOLUCION. Fecha en la que el organismo de control asigno al hotel la nueva resolución.INFORMAR AL FALTAR. El sistema puede emitir un mensaje de aviso cuando los números autorizados están por finalizar, este campo le permite indicar cuantos números deben faltar para emitir el mensaje.

RESTRINGE CONSECUTIVO FINAL. Indica si cuando el consecutivo sea igual el consecutivo final, el sistema permite continuar generando facturas o no permitirá nuevas generaciones.

Otros campos disponibles en esta ventana y que son activados de acuerdo a la configuración del sistema son:

FECHA DE INGRESO. Fecha en la que se está ingresando o se ingreso la los datos de la resolución.FORMATO PREIMPRESO. Marca la resolución para indicar que se está imprimiendo el documento de facturación en papel preimpreso y no en papel blanco.PREFIJO. Muestra los caracteres correspondientes al prefijo de facturación asignado. Si no se ha asignado, debe estar en blanco.CLASES DE FOLIOSPermite cambiar las condiciones bajos las cuales es tratado un folio de eventos varios en el punto de venta POS Touch. Estas condiciones se refieren al valor, a la aplicación de descuentos y la generación de impuestos principalmente.

Cuando a un folio de eventos se le ha definido una clase de folio específica, todas las cuentas abiertas en POS Touch validaran dicha clase para aplicar sus características:CARGAR VALOR: indica si al cargar los productos el sistema cargará el valor de venta o el valor de costoDESCUENTO. Define que porcentaje de descuento automático será aplicado al folio al abrir la cuenta en POS, puede definirse un porcentaje general (sobre toda la cuenta) o uno detallado (especificar alimentos, bebidas y/o otrosGENERAR IVA. Indica si se le genera o no el impuesto la cargar.

GENERAR SERVICIO. Especifica si se cobra el segundo impuesto a los productos cargados.EXIGE FORMA DE PAGO FOLIO. Indica si al registrar los pagos el cajero podrá registrar solo la forma de pago folio.PERMITE PAGAR A OTRO FOLIO. Indica si al seleccionar forma de pago folio, el sistema permitirá que se ingrese un folio diferente al que se le abrió la cuenta.

ACTUALIZACION DE ALLOTMENTUna de las opciones que posee Zeus Administración Hotelera para distribuir el número máximo de habitaciones posibles para vender por reservas es el Allotment. Esta opción permite distribuir el número de habitaciones para vender por reservas tanto a planes, empresas como agencias, en determinadas fechas.

En la primera sección encontramos:

TIPO: Permite escoger a que se le va asignar el allotment (Plan/Empresa/Agencia). Solo en el caso de que se escoja Plan se verán los combos para escoger el tipo de habitación y la acomodación.

CÓDIGO: digite el código ya sea del Plan/Empresa/Agencia a la cual le va hacer la asignación. En este caso puede hacer uso de la ayuda.

NUEVO ALLOTMENT: Es el número máximo de habitaciones que se van asignar. Tenga en cuenta que:

1. solo se le podrá actualizar allotment aquellos planes/empresa/agencia que les han asignados valores de allotment en los maestro. En otras palabras si existe un planes/empresa/agencia

que no se le asigno allotment en el maestro, este se asume que no controla allotment.

2. si el número que se está asignando, es mayor al valor que se dio cuando se creó el maestro, el sistema le preguntara si desea o no igualar este valor en el maestro.

3. el valor que aparece al lado de la descripción del código, es el allotment asignado en el maestro.

TIPO DE HABITACIÓN: Esta selección indica que el nuevo allotment que se está asignando es para ese tipo de habitación exclusivamente. (solo esta visible para cuando sea plan y el sistema controlara que no se pueda asignar más habitaciones de ese tipo de las que tenga el hotel.).

ACOMODACIÓN: Esta selección indica que el nuevo allotment que se está asignando es para ese tipo de habitación con esa acomodación o clase de habitación. (Solo esta visible para cuando sea plan).

En este combo aparece la opción “99 TODAS” la cual si es seleccionada esta indicando que nuevo allotment que se esta asignando es para ese tipo de habitación en todas las acomodaciones.

La siguiente sección corresponde al calendario:

Permite seleccionar por medio de un calendario los días en que se va asignar el nuevo allotment. En este calendario se puede escoger un día, unos días especifico, todo el mes, todo el año, etc; y solo aquellos días que se encuentren seleccionados serán a los que se les asignara el nuevo valor de allotment.

En caso de que ya exista valores asignado para alguna fecha, estos valores aparecerán debajo del número que indica el día del mes pero en color rojo, por ejemplo: para el caso de la imagen del 1 al 5 de julio fue asignado un allotment de 15.

En caso de que el nuevo allotment asignado para una fecha sea mayor de dos cifras (99), no se visualizara el valor sino las iniciales PL si es de plan,

EM si empresa o AG si es agencia, y al colocar el puntero del Mouse sobre esta inicial se vera el valor como un texto emergente. Por ejemplo en la imagen el día sábado 1, se le asigno a esa agencia un allotment de 125.

Si se deja una fecha sin asignación de allotment y se hace una reserva para ese día el sistema automáticamente asigna como valor de allotment, el valor que este en el maestro correspondiente

Otra manera de acceder a la ventana de Actualización de Allotment es por medio de las formas maestra de Planes, Agencias o Empresas

Estas formas tendrán un labellink al lado del valor del Allotment, los cuales estarán habilitados únicamente si este valor es superior a cero.

CONSULTAS E INFORMESLas opciones desplegadas en este menú permiten emitir informes de todos los parámetros creados en el módulo de parámetros y algunos casos del menú procesos.Para escoger alguna opción debe ubicarse sobre ella mediante el uso de las teclas arriba / abajo y presionar ENTER, puede colocarse con el Mouse y hacer Clic sobre la opción o puede digitar la letra que aparece subrayada de la opción.La gran mayoría de las opciones seleccionadas en este menú despliegan una ventana similar a la que vemos a continuación. Haremos referencia a las características de dicha ventana y luego nos referiremos a los casos donde la ventana tiene variaciones.

TITULO DE LA OPCION. Descripción de la opción sobre la cual se desea obtener el reporte

BOTON IMPRIMIR. Botón que debe seleccionar para emitir el informe.BOTON SALIR. Opción que debe seleccionar para salir de la ventana.Para emitir el reporte solo bastará con presionar el botón Imprimir para que ZEUS genere el informe que puede ser impreso de diferentes formas que el usuario puede escoger.

Las siguientes son las excepciones:

EMPRESASMuestra 2 opciones mutuamente excluyentes: AGRUPAR POR SEGMENTO. Permite sacar el informe agrupado por el segmento que tiene asignado la empresaEMPRESAS QUE DEPENDEN: muestra las empresas que tiene definida un dependencia de otra empresa en el campo Depende De.

Para emitir el reporte presione el botón imprimir y seleccione la forma de salida

TIPOS DE HABITACIÓNPermite consultar los tipos de habitaciones que existen en el sistema, con la posibilidad de mostrarlo agrupado por cada complejo y de sacar un complejo específico o todos los complejos.

Figura 2 Informe de Tipos de HabitaciónPara emitir el reporte presione el botón imprimir y seleccione la forma de salida

HABITACIONESPermite consultar las habitaciones creadas en el sistema, con la posibilidad de aplicar filtro por complejo específico o mostrar todos los complejos.

Para emitir el reporte presione el botón imprimir y seleccione la forma de salida

HUÉSPEDES O CLIENTESPermite generar un informe con los clientes creados, con la opción de filtrar por un tipo de cliente específico. Si no desea filtrar debe dejar seleccionada la casilla Todos los Tipos

Para emitir el reporte presione el botón imprimir y seleccione la forma de salida

TARIFASLa ventana de tarifa varía en que da la opción de seleccionar un rango de fechas, este rango permite restringir las tarifas que serán emitidas en el reporte, de tal forma que solo se muestren las que sus fechas de inicio y finalización estén en el rango indicado.

Para emitir el reporte presione el botón imprimir y seleccione la forma de salida

CALENDARIO DE TEMPORADASEn esta opción se muestra una ventana similar a la del menú Parámetros con la diferencia que no se permite hacer cambios a las temporadas, solo permite consultar e imprimir las existentes.

PLANESLa ventana de planes da varias opciones, como son la de indicar un rango de códigos a tener en cuenta para que no se muestren planes menores al Código Inicial ni superiores al Código Final. Por otra parte puede seleccionar la opción Todos los Planes para que se muestren los planes existentes sin tener en cuenta el rango dado así como la opción Incluyendo Grupos para que también se muestren los planes espacialmente hecho para grupos.

Por último esta la opción Listar todos los planes sin detallar paquete con la que le puede indicar al sistema que muestre solos los datos generales del plan. Sin importar que opciones seleccione siempre podrá decidir si se realiza un ordenamiento por código o por nombre del plan.

CUMPLEAÑOS DE CLIENTESEsta es la última opción que maneja una ventana diferente para emitir un reporte. Esta opción permite seleccionar si se desean los cumpleaños de un día o de un mes específico.

Para emitir el reporte presione el botón imprimir y seleccione la forma de salida

DOCUMENTOS FACTURACIÓNPermite generar un informe con los documentos de facturación creados en el sistema. Puede incluir la información de resoluciones marcando la casilla Mostrar Datos Resolución.

LISTADO DE MULTITARIFASMuestra las tarifas asignadas a los planes que tiene característica de multitarifa. Debe indicar el rango de fechas en el que está vigente la múltitarifa y opcionalmente filtrar un plan o una categoría de huésped.

CLAVEEsta opción del menú principal permite cambiar la clave del usuario que se encuentra trabajando en el sistema, el cual se muestra en el campo Usuario.

Para cambiar la clave debe digitar la clave actual en la primera casilla, luego colocar su nueva clave en el campo Nueva Clave y confirmarla en el campo Rescriba Nueva Clave y por último presionar el botón Grabar.

PROCESOSContiene una serie de opciones especiales que igualmente corresponden a parámetros del sistema. Varías de estas pueden cambiar de forma radical el comportamiento del sistema, por lo que se recomienda cuidado en su uso.

REPORTES/MODIFICAR REPORTESPermite realizar modificaciones a los informes que provee ZEUS Hoteles. Para seleccionar uno de ellos basta con hacer clic sobre el nombre y presionar el botón Editar. (Se muestra la ventana con el formato en edición)

Los cambios que puede realizar en los reportes son básicamente de forma y no de fondo. Estas modificaciones de forma cobijan cambios de formatos tales como tipos de letras y colores, eliminación de campos o adición de los mismos. Cabe aclarar que la adición solo es posible si el campo está disponible en el conjunto de campos que provea el sistema para el informe específico y que la lista de campos disponibles no está disponible en tiempo de diseño, para conocer dichos campos puede utilizar el Profiler de SQL o contactar personal de Zeus Tecnología.

Abordaremos algunos casos del proceso de modificación de reportes, el cual se realiza con la herramienta de creación de reportes suministrada por Microsoft® Visual FoxPro. Para más información del proceso de modificación y creación de reportes con esta herramienta, consulte el Manual de usuario de Microsoft® Visual FoxPro o cualquier otra documentación al respecto.La modificación de reportes depende en gran medida de la barra de herramientas, la cual se puede mostrar y ocultar utilizando el menú Ver (View)/ Report Control Tool Bar.

Permite Seleccionar objetos del reporte. Presionando clic sobre un objeto y arrastrando puede cambiar el objeto de lugarPermite agregar texto (label) al formato o modificar un texto (label) existente. Para agregar haga clic en el lugar deseado y digite el texto. Para modificar haga clic sobre el texto que desea modificar y realice los cambios deseadosPermite agregar nuevos campos al formato, estos campos son proveídos por el sistema según las limitaciones antes mencionadasPermite dibujar una línea en el formato. Para ello haga clic y arrastre hasta lograr la línea deseadaPermite dibujar un cuadro en el formato. Para ello haga clic y arrastre hasta lograr el cuadro deseadoPermite dibujar un círculo en el formato. Para ello haga clic y arrastre hasta lograr el círculo deseadoPermite agregar imágenes al formato. Haga clic en el lugar deseado y en la ventana que muestra el sistema indique la localización del archivo.

Todo formato está compuesto por secciones las cuales se identifican gracias a una banda gris. Las bandas son variables al igual que su uso. La utilización mas básica de estas bandas permite ampliar o reducir una sección para cambiar el espacio disponible, esto lo logra haciendo clic sobre la banda y arrastrando el ratón hacia arriba o hacia abajo.

EL sistema provee el menú Format con el que puede hacer cambios de formato a los objetos, entre otra funciones cambios a los tipos de letra, alineaciones y posiciones.Antes de hacer los cambios a los objetos deberá seleccionarlos tomando la herramienta de selección y haciendo clic sobre él. Cuando un objeto este seleccionado notará unos pequeños recuadros alrededor.

Estos recuadros le permiten además, cambiar el tamaño del objeto, ubique el puntero del ratón sobre uno de los recuadros y arrastre en la dirección deseada.Si el objeto es un campo su utilización es muy particular ya que al agregarlo el sistema desplegará una ventana solicitando el nombre del campo que se desea agregar. Como se mencionó anteriormente estos campo son proveídos por el sistema pero no existe un lista de los disponibles para cada formato, por lo que será necesario pedir soporte a personal de Zeus Tecnología en caso de pensar en agregar un campo que se desconoce si se provee. Sin embargo hay otro tipo de datos que puede crear con estos campos, como por ejemplo la generación de operaciones a partir de campos conocidos ya sea a nivel de número o texto (concatenar). Para ello en la ventana desplegada debe indicar el nombre del o de los campos que participan.

Esta ventana también es desplegada cuando se presiona doble clic sobre un campo para modificarlo.Para terminar presione ctrl.-W para guardar los cambios realizados.

REPORTES/CREAR Y CONFIGURAR REPORTES PROPIOSEsta nueva funcionalidad del sistema permitirá a los usuarios crear sus propios reportes, siguiendo 2 procesos básicos detallados a continuación. En esta opción el administrador podrá crear su reporte y configurarlo. La ventana de configuración le permite definir todas las variables y características para el reporte.

El primer paso para la definición de un reporte de usuario es crearlo, el botón Crear Reporte permite realizar este paso, el nuevo reporte tomará como nombre del mismo el texto digitado en el campo Nombre y lo guardará en la carpeta RDU ubicada en la carpeta en la que quedo instalado el módulo. En caso de que ese reporte exista se dará la opción de modificar. Una vez realizado este paso, debe diseñar el reporte según las necesidades en la ventana de diseño de reportes de Visual Fox Pro.

Los campos que estarán disponibles para el reporte dependen del procedimiento almacenado que haya construido o que este utilizando y que defina en el campo SP Ejecuta. El sistema obligara a que los nombres del reporte y del SP comiencen por las letras USR y así poderlos identificar en futuro.

Datos GeneralesCODIGO. se generara automáticamente, es de solo lectura, es decir que solo se podrá escoger un código por medio de la ayuda en el caso de una modificación y para cuando sea un nuevo reporte el sistema generara automáticamente el número. NOMBRE. Nombre con que se guardara el Reporte SP EJECUTA. Nombre del procedimiento almacenado que se ejecutará para poder emitir el reporte

MENÚ: Defina el nombre que tendrá el menú que contendrá la opción en el cual el usuario final podrá encontrar el reporte. El sistema restringirá que NINGÚN Menú hecho por los clientes comience por palabra “Zeus”, solo los reportes hechos por Zeus tecnología en esta opción pueden tener esa característica. NOMBRE DE LA OPCIÓN. Especifique el nombre que desea dar a la opción que tomará el usuario final para tener acceso al reporte.APLICACIÓN. Especifique en que módulos estará disponible el informe.SISTEMA. Este control estará siempre deshabilitado y cuando se trate de un reporte hecho por Zeus Tecnología aparecerá seleccionado. Los datos de estos reportes NO se dejaran Borrar ni ModificarFORMAS DE SALIDAS. El administrador del sistema podrá restringir los modos que el usuario final pueda usar para sacar el reporte, en otras palabras solo las casillas que estén habilitadas serán las que el usuario podrá sacar el reporte. Por ejemplo: Para restringir al usuario que solo vea el reporte por pantalla, basta con que solo le habilite esa casilla de chequeo.SALIDA POR DEFECTO. Además de esta restricción el administrador podrá definir cuál de las posibles formas de salidas que le habilite al usuario quedara como predeterminada.

Definición de ParámetrosLos parámetros son los datos que serán solicitados al usuario o predefinidos por el administrador y se usaran como base para la llamada del SP y posterior emisión del reportePARÁMETRO. En esta casilla el usuario puede crear parámetros propios o usar parámetros del sistema. Cuando quiera usar un parámetro del sistema (Maestros de Parámetros general), lo podrá hacer invocando la ayuda y al escoger uno, solo se verá en la forma el nombre del parámetro y su descripción, mas no las sentencias de validación que tiene este. Nota: los Parámetros Maestros no son Modificables

CLASE: existen 3 clases de parámetros: Digitado: indica que el usuario final debe digitar el valor del parámetro Constante: lo que se escribe en el campo valor será un valor fijo que

siempre lleve el parámetro. Variable: está asociado a una variable propia del sistema, lo que

contenga la dicha variable es lo que llevara el parámetro cuando se ejecute este reporte

Ejemplos:Nombre Parámetro

Clase Valor

Oper Constante SValor Digitado

Fecha Variable XFUCORT_H

TIPO Y LONG: Indica el tipo y la longitud que tiene el parámetro. El primer carácter indica el tipo N (datos numérico), la C (datos carácter) y la F (datos de tipo fecha) y los demás la longitud; Ej C15, N3, F8…Notas Importantes:

Cuando el tipo es F (fecha), el sistema automáticamente le coloca una longitud de 8 para que la digiten en el formato AAAAMMDD.

Cuando el tipo es N (Numérico) el sistema restringe que solo escriban números y punto en el caso de que sea un número con decimal (ej: 4.5)

VALIDACIÓN. Permite validar la entrada de datos de los parámetros como por ejemplo que no quede vació, o que reciba algún valor en específico, etc. (Se Debe Tener En Cuenta Que Para Delimitar Un Valor Se Debe Utilizar Comillas Dobles cuando sea de tipo Carácter o Fecha). Las validaciones se hacen utilizando Visual Fox Pro como lenguajeEjemplos:

!Empty(NomParametro) NomParametro=”A” !Empty(NomParametro) and NomParametro=”A” NomParametro >= 4 and NomParametro <= 9 (cuando es tipo

Numérico)

SP VALIDACIÓN. Permite indicar si existe un procedimiento almacenado que valida el dato ingresado. (Se Debe Tener En Cuenta Que Para Delimitar Un Valor Se Debe Utilizar Comillas Dobles ). Ejemplo: SPAEROLI "S" ORDEN. Define la secuencia que seguirá el usuario al llenar los parámetros solicitadosDETALLE. Permite colocar una descripción mas completo acerca del parámetro.

1.2 . REPORTES/EJECUTAR REPORTES DE USUARIOEn esta opción los usuarios finales podrán hacer uso de los reportes creados por el administrador del sistema de la siguiente manera. La ventana presenta una estructura de menús y opciones para acceder a los reportes.

1. Seleccionando el Menú al cual pertenece el reporte2. Selecciona el Reporte (nombre de la opción con que fue grabado ese

reporte3. Da clic en botón Aceptar

El sistema mostrará entonces los parámetros del informe. Después de haber llenado los valores de los parámetros requeridos, se debe selecciona la forma de salida del reporte y dar clic en el botón Imprimir.

NOTAS IMPORTANTES: al momento de llenar los valores de los parámetros requeridos se debe tener en cuenta el detalle de este, ya que orienta la manera de cómo llenarlo. El sistema mostrara los siguientes errores dependiendo de lo siguientes casos:

1. Si el valor que digitan no cumple con la validación:

2. Si el valor que digitan no existe (Validación por Sp)

3. Si el parámetro es de tipo numérico y el valor es invalido

4. Si el parámetro es de tipo Fecha y el valor es invalido

Si el reporte lo quiere sacar a un archivo plano, realice los siguientes pasos:1. seleccione Arch Plano2. de clic en Imprimir3. configure los datos del archivo plano como son: Nombre, Ruta donde

quiere que quede, carácter de separación (si no escribe nada queda sin separación)y por ultimo define si desea o no eliminarle los espacio en blanco que quedan en los campos.

Reportes IncluidosAdemás de los reportes que el usuario puede incluir al sistema, Zeus provee en el menú varias opciones que contienen diferentes informes prediseñados. Los nombres de las opciones del menú inician por Zeus®. Los siguientes son informes generados por Zeus en esta opción.

RESERVAS CONFIRMADAS POR LLEGARSe encuentra en el menú Zeus®Reservas. Genera un informe con las reservas confirmadas por llegar en un rango de fechas. Solo debe especificar fecha inicial y final.

INFORME DETALLADO DE FACTURAS CON CARGOSSe encuentra en el menú Zeus®Facturas. Genera un informe con los cargos o productos facturados en un rango de fechas. Solo debe especificar fecha inicial y final. La siguiente imagen muestra el aspecto del informe:

PRESUPUESTOExiste en el módulo Auditoria de Zeus Hoteles un informe que presenta información de toda la operación del hotel un reporte, se encuentra en el menú de estadísticas con el nombre Informe Global de Gerencia. Este informe tiene entre sus funcionalidades la posibilidad de sacar un comparativo entre lo cumplido y lo presupuestado de muchas de los ítems que maneja. En esta opción puede ingresar el presupuesto que se usa como base para dicho comparativo.

El presupuesto se ingresa anualmente, en 12 columnas correspondientes a cada mes del año. Para mostrar los datos de un año, ingrese el año y presione el botón MostrarLuego que tiene los datos del año, ubíquese en el concepto que desea cambiar, ingrese los valores para cada mes que necesite y presione Guardar.

AUTORIZACION DE CRÉDITOSLas autorizaciones de créditos pueden ser asignadas a Empresas, Agencias, Aerolíneas o Clientes. Gracias a estas el sistema permite la generación de cuentas por cobrar al momento de la facturación, de tal forma que si no tiene autorización de crédito no será posible generar la cuenta por cobrar. Para habilitarle el crédito en cualquiera de los casos antes mencionados existen básicamente dos formas, la primera es a través de la ventana correspondiente para cada una de las opciones antes mencionadas, en la cual aparece la casilla para habilitar el crédito, recordemos que para este caso solo los usuarios definidos como autorizados pueden habilitar el crédito. La segunda opción es a través de esta ventana, en la cual se deben seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione en el campo Empresas/Agencias/Clientes la opción según la necesidad.

2. En el campo Filtrar, digite el nombre o parte de este si desea restringir la búsqueda a registros cuyo nombre coincida con el texto indicado.

3. Presione el botón Mostrar .4. En la cuadricula se mostraran los registros. Debe hacer clic sobre la

casilla ubicada en la columna Crédito para seleccionar o quitar la autorización de crédito.

5. Presione el botón Guardar.

INTERFASES DE LLAVESZeus Hoteles brinda la posibilidad de manejar interfases con sistema de generación de llaves electrónicas para las habitaciones. Esta interfase agiliza el proceso de Check-In y Check-Out de habitaciones gracias a que solo es necesario hacer los procesos en los módulos de Zeus y estos enviaran a los sistemas de generación de llaves los datos necesarios de tal forma que solo se debe deslizar la tarjeta si así se requiere.

CODIGO. Números, letras o combinación de estos que identifican la

interfase.

DESCRIPCION. Texto que describe la interfase. DIRECCION. Números correspondientes a la dirección IP del equipo

donde se ejecuta el sistema de llaves. SERVIDOR. Nombre del equipo donde se ejecuta el sistema de

llaves. PUERTO. Número del puerto IP por el cual se realiza la conexión con

el servidor. ACTIVA. Indica si el sistema debe hacer uso de la interfase o no. HABITACIONES EXCLUIDAS. Seleccione de la lista las habitaciones

que no manejan la interfase que esta ingresando.

INTERFASES EXTERNASLa definición de interfases externas brinda la opción de implementar conexiones especiales con sistemas externos a través de servicios Web. Estas conexiones no son configurables por el usuario y es necesario un desarrollo previo de lo que sería la funcionalidad de la interfase para hacer su implementación, la cual no va incluida en el estándar del sistema. Estas implementaciones son adicionales y solo implementables a través de una negociación específica con Zeus Tecnología

Algunas de las interfases propias de Zeus Tecnología, permiten tener conexiones con otros módulos como es el caso de Zeus Online (Reservas Web), Zeus Clubes, Zeus Inventario y Zeus Contabilidad.

UNIFICAR / CAMBIAR CÓDIGOSEsta opción nos brinda la posibilidad de realizar correcciones a códigos creados incorrectamente o bien unificar registros ingresados más de una vez con códigos diferentes. Esta opción es similar a la opción Cambio de Documentos del menú recepción la cual permite unificar identificaciones de huéspedes o clientes. Entre otras opciones están las de empresas, habitaciones y complejos.

RESOLUCIONESEl proceso de generación de facturas para el punto de venta en cualquiera de los modelos disponibles exige el ingreso de una resolución de facturación, de otra forma las facturas o documentos de facturación no pueden ser generados. Esta opción permite crear y asignar todos los datos de las resoluciones.

RESOLUCION. Número de resolución asignado por el ente reguladorFECHA DE RESOLUCION. Fecha en la que fue expedida la resolución y que será impresa en la facturaCONSECUTIVO INICIAL. Primer consecutivo autorizado por el ente reguladorCONSECUTIVO FINAL. Último consecutivo autorizado por el ente regulador.CODIGO DOCUMENTO. Documento de facturación para el cual fue asignada la resoluciónCONSECUTIVO. Último consecutivo que fue generado, el sistema generará como próximo consecutivo el actual más 1. Este campo puede o no estar habilitado de acuerdo a los parámetros de Hotel, donde existe un parámetro que habilita o deshabilita la posibilidad de modificar este campo.PREFIJO. Parte fija que acompaña al consecutivo y que fue autorizado por el ente regulador.

ACTIVO. Indica si la resolución esta disponible para asignar a un ambiente o documento

CAMBIO DEL TIPO DE UNA HABITACIÓNCuando se crea una habitación desde el maestro de habitaciones uno de los datos obligatorio es el tipo al que corresponde; a pesar de que esta ventana permite modificar varios datos uno de los datos que no pueden cambiarse es el tipo. Esta opción da la herramienta para hacer dicho cambio, permitiendo elegir que información debe cambiarse: los tipos de las habitaciones registradas, los datos de las reservas por llegar y/o los datos históricos.

Para realizar el cambio indique el número de la habitación que quiere cambiar, ingrese el código del nuevo tipo y seleccione las casillas según los cambios que quiera realizar sobre los datos existentes (se recomienda seleccionar todos), una ves ingresados todos los datos presione el botón Guardar. Tenga en cuenta que el proceso puede demorar algunos minutos.

GENERAR DATOS FACTURACIÓNEn algunos países existen medios de control especiales del proceso de facturación definidas por las legislaciones locales que obligan a las organizaciones a realizar el envío de datos en formatos especiales. Esta ventana provee dichas opciones.

Para generar seleccione el país, el tipo de trámite, el nombre del archivo que se generará y la ruta en la que quedará el archivo.

ACTUALIZAR EQUIVALENCIASLa interfase contable con Zeus Contabilidad tiene entre otras opciones la de la creación de terceros así como la asignación de códigos de cliente de forma automática, sin embargo en algunos casos este último proceso puede no dar los resultados esperados, básicamente cuando existe un cliente que tiene más de un tercero asignado, en estos casos la asignación automática del cliente asigna el primer código que se encuentre en contabilidad. Esta opción permite hacer una asignación de códigos de clientes (agencias, huéspedes y empresas) de forma manual, de tal manera que el sistema utilizará el código manual en lugar de hacer una asignación automática.

Para asignar los códigos primero debe indicar a cual de las posibles opciones quiere hacer la asignación. Seleccione en la lista Actualizar a: cual de las opciones desea y presione el botón Actualizar de la barra de herramientas.Una vez tenga la lista de clientes, empresas o agencias, ubíquese en el campo equivalencia de la cuadrícula y digite el código de cliente equivalente, al terminar de asignar presione el botón Guardar.Si lo desea para mayor facilidad puede filtrar un código de clientes, empresas o agencias, o filtrar los códigos que están sin equivalencia. Aplique el filtro y presione el botón actualizar

MODULO DE RESERVA¿Que es Reservas?Es el módulo para realizar las reservaciones de habitaciones, tanto a nivel individual como de grupos.Además de disponer de las facilidades para la elaboración de reservas, este módulo permite realizar depósitos a las reservas así como los procesos de devoluciones, transferencias y aplicaciones de los mismos.

2 . MENÚ RESERVASContiene entre otras, las opciones necesarias para la elaboración de reservas individuales y de grupos, prerregistros, depósitos, etc.

PLANESSiempre que se registra un huésped en ZEUS o cuando se realiza una reserva es necesario especificar el plan con el que llega al hotel. Estos planes detallan a que tiene derecho el huésped, o sea, que cobija su estadía.

GRUPOSEsta opción permite, además de definir todas las características del grupo, generar una reserva automática a partir de las habitaciones asignadas.

Las reservas de grupos, al igual que las individuales, requieren de un plan de detalle, el cual especifica que cargos incluye, sin embargo este puede ser modificado si alterar su configuración original.

Botones y su descripciónCopiar Reserva

Permite sacar una copia de la reserva actual para tomarla como base de una nueva reserva.

Diario de Ocupación

Emite un informe con datos del pronóstico de ocupación basado en el estado de las entradas y salidas en el preciso momento que se emite.

Rack Gráfico

Permite emitir una consulta que muestra los estados de las habitaciones mediante colores.

Room to Sell

Permite conocer las habitaciones disponibles por cada tipo de habitación para cada día.

Imprimir Reserva

Brida la posibilidad de imprimir la reserva del grupo, por pantalla, a archivo o a impresora.

Ver Tarifas Permite consultar las tarifas creadas.

Allotment de Grupos

Despliega la disponibilidad de habitaciones en un rango de fechas.

Habitaciones Bloqueadas

Despliega, en un rango de fechas, las habitaciones bloqueadas.

Ayuda Brinda ayuda de acuerdo al campo donde se encuentre el cursor.

Calendario Disponibilidad

Muestra una ventana con las habitaciones disponibles por día

Imprimir Cotización

Emite un reporte con la cotización del grupo.

Reserva Automática

Genera la reserva del grupo con base en las habitaciones asignadas.

Abrir Folio Maestro

Genera el folio maestro del grupo en el cual se la harán los cargos al mismo.

Cancelar Grupo

Cancela el grupo

Salir

Para editar el paquete presione clic sobre el botón Cargos del Paquete a la derecha de esta lista.

Habitaciones: Muestra las habitaciones que se han asignado al grupo, si estas aún no se han especificado la lista aparece en blanco.

La lista muestra los siguientes campos: Línea Tipo de habitación Clase de habitación Cantidad Valor por habitaciones

Personas: muestra las personas que se hayan especificado para este grupo.

La lista muestra los siguientes campos:

Consecutivo Nombre Tipo Habitación Identificación Tipo de documento

Para modificar los datos de las personas presione el botón Lista de Personas a la derecha de la lista.

CREACIÓN DE UN GRUPOPara crear un grupo se dan los pasos a seguir son:

1. Llenar los datos generales del grupo.2. Hacer las modificaciones necesarias al paquete.3. Especificar las habitaciones4. Suministrar la información de las personas del grupo.5. Preparar el grupo

Modificaciones del Paquete. Comience por presionar el botón Cargos del

paquete ubicado a la derecha de la lista de cargos del paquete. Se despliega la ventana Paquete.

El paquete muestra los cargos que incluye el plan del grupo. Si se necesita cambiar algunos valores o características al paquete, o bien agregar o eliminar cargos.

Especificación de las habitaciones. Para indicar las habitaciones del grupo se debe empezar por hacer clic en el Tab o Página Habitaciones en la parte inferior de la ventana de grupos.

Para modificar las Habitaciones del grupo presione el botón Habitaciones ubicado a la derecha de la lista. Una vez presionado se muestra la ventana Habitaciones.

Una vez terminada las actualizaciones necesarias, debe presionar el botón Salir para regresar a la ventana de grupos. En caso de que ya haya generado una reserva para el grupo, ZEUS le pedirá una autorización para poder realizar la reserva.

La solicitud de autorización de sobreventa se solicita siempre antes de iniciar el proceso de

reserva o actualización de reserva, para que en caso de

presentarse sobreventa el sistema pueda terminar la

reserva del grupo. Sino la indica y no se necesita, es decir, no se

presenta sobreventa, el sistema

Como Cancelar todo el GrupoSiempre que un grupo no este check-in se puede realizar una cancelación. Este proceso cancela la reserva del grupo cambiando su estado a cancelado.

Para cancelar un grupo 1. Presione el botón Cancelar Grupos de la barra de herramientas.2. Confirme la cancelación. 3. En la ventana desplegada ingrese el motivo de la cancelación.

Presione el botón Grabar de esta ventana.El grupo queda cancelado y el número de la reserva desaparece de la ventana de grupos.

Activar Líneas CanceladasSe debe activar la pestaña Activar, para que una línea cancelada se pueda colocar activa nuevamente.En la parte derecha de la página aparece una lista con las líneas que han sido canceladas de esta reserva, se debe hacer doble-clic en la línea que se desea activar.

Apertura del Folio Maestro del grupoCuando el grupo es confirmado, se debe abrir el folio en el cual se realizaran los cargos. Este folio se conoce como Folio Maestro del Grupo y es requisito para poder hacer check-in a las habitaciones del grupo.

Los motivos de cancelación se crean

desde el Módulo Parámetros de ZEUS

Para abrir el folio maestro, presione el botón Abrir Folio Maestro de la barra de herramientas y posteriormente presione la tecla ENTER. El folio asignado se muestra en el campo Folio Maestro de la ventana de Grupos.

APERTURA DEL FOLIO MAESTRO DEL GRUPORecordemos que el Folio Maestro es el lugar donde se realizarán todos los cargos que conciernen al grupo. El folio maestro puede abrirse directamente desde la ventana del grupo, sin embargo para tal efecto también existe esta opción en el menú.Para abrir el folio maestro digite el código del grupo y presione la tecla ENTER para confirmar.

PREREGISTROS DE GRUPOSPrevia generación de la reserva de grupo y la preparación del mismo se puede imprimir los prerregistros hoteleros.

Para ello digite el código del grupo y presione el botón Imprimir Prerregistros. Tenga en cuenta que para poder imprimir prerregistros el grupo debe estar preparado.

Si desea imprimir un preregistro específico haga clic en el botón Imprimir un Preregistro, en la ventana desplegada digite el número del preregistro deseado y posteriormente el botón Imprimir.

PREREGISTROS INDIVIDUALESMediante esta opción puede realizar la impresión de los preregistros hoteleros de una reserva individual.

Para imprimir digite el número de la reserva y presione el botón Imprimir al lado de la lista e habitaciones.Si desea imprimir un preregitro en blanco, presione el botón Preregistro en Blanco de la barra de herramientas.

PREPARACIÓN DE GRUPOSCuando la reserva de un grupo esta generada se debe proceder a realizar su preparación. Esta preparación consiste en especificar la distribución de las personas en las diferentes habitaciones reservadas, es decir, se eligen cada una de los tipos de habitaciones reservadas y se indica que personas estarán en ellas.

El proceso de reservación y preparación de grupo se debe realizar los mas completo posible, de tal forma que facilite el check-in del grupo. Esto debido a que si los datos de las personas del grupo están completos y correctos, el recepcionista perderá mucho menos tiempo solicitando información adicional al huésped o reorganizando los acompañantes de una habitación, por lo tanto el check-in resulta un proceso rápido.

La ventana de preparación está compuesta por tres secciones principales: Personas del Grupo, Líneas Reservadas y Personas Preparadas. Las cuales interactúan así:

Para preparar una habitación1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas.2. Presione doble clic sobre la línea de la habitación (1) que preparará en

la sección Líneas Reservadas. Nótese que el número de la línea aparece en el campo Línea de la sección Personas Preparadas.

3. Presione doble clic sobre las personas que estarán en el tipo de habitación seleccionado (2). Nótese que se asigna un número de preregistro a la habitación.Las personas seleccionadas se muestran en la sección Personas Preparadas (3), la primera como titular y las siguientes como acompañantes; característica que puede ser modificada.También puede asignar el número de la habitación para esta línea, la cual se bloqueará por reserva. El número de la habitación puede ser digitado o localizado con el botón Ayuda o mediante el plano.Una vez seleccionadas las personas, en la columna PreReg de la sección Personas del Grupo (1) se despliega el preregistro asignado, mientras que en la columna Prep (Habitaciones preparadas) de la sección Líneas Reservadas, se aumenta en 1 para la línea escogida.

4. Proceda de igual forma con las demás personas del grupo.

Para consultar las personas de un preregistro presione clic derecho sobre una de las personas con el número de preregistro deseado

Para desasignar personas de una habitación

1. En la sección Personas del Grupo(2), presione clic derecho sobre la persona que desea desasignar.

2. En la sección Personas Preparadas (3), presione doble clic sobre la(s) persona(s) que desea desasignar.

3. Confirme la desasignación

RESERVASLa creación de reservas individuales consiste básicamente en dos pasos principales: La especificación de los datos generales de la reserva y de las habitaciones a reservar. En la imagen puede identificarlas con colores diferentes (verde y gris respectivamente).

Datos Generales de la Reserva

OFICINA. En la parte superior derecha de la pantalla junto al botón Salir aparece la lista de las oficinas disponibles del hotel, se debe seleccionar la oficina que efectúa la reserva. Es posible que esta opción aparezca deshabilita, situación que se presenta si el usuario con el que se ha ingresado a reservas, tiene restricción de oficina, en cuyo caso el sistema asigna automáticamente la oficina asignada al usuario.

NUMERO. Si se trata de una reserva nueva, se debe dejar este campo en blanco, presionando la tecla Tabulador (TAB), inmediatamente aparecerá la palabra 'NUEVO', la cual será remplazada con el número de reserva correspondiente al guardar la reserva. También puede generar una nueva reserva presionando el botón adicionar ubicado junto a este campo.Si se trata de una reserva existente, debe especificar el código de esta. Si desconoce el número podrá utilizar el botón Ayuda.

FECHA DE LA RESERVA. Aparecerá por defecto la fecha del sistema.

FECHA DE LLEGADA. Aparecerá por defecto la fecha del sistema. Indique la fecha en la que llega la primera de las habitaciones a reservar.

FECHA DE SALIDA. Aparecerá por defecto la fecha del sistema. Indique la fecha en la que sale la última de las habitaciones a reservar.

PLAN. Se debe especificar el código del plan que regirá a la reserva. El plan se puede localizar de dos formas, utilizando el botón ayuda de la barra de herramientas, en cuyo caso el sistema mostrara todos los planes disponibles o utilizando el botón de ayuda ubicado junto al campo, en cuyo caso el sistema permite localizar los planes por empresa. En este último caso el sistema verificará que la empresa asociada al cliente corresponda con la empresa asociada al plan.

ALLOTMENT. Se muestra el valor correspondiente al plan o cero para indicar que no hay restricción por allotment.

TARIFA. Código de la tarifa asociada al plan. Puede hacer clic sobre el link Tarifa para consultar los valores.

PLAN DE GRUPO. Se muestra seleccionado si el plan es de grupo.

PLAN DE COMPAÑÍA. Se muestra seleccionado si es de compañía.

GRUPO. Muestra el código del grupo si la reserva escogida es de grupo, las reservas para grupos se efectúan por medio de la opción de grupos que provee de todas las herramientas para el manejo del mismo, desde esta opción solo podrá hacer consultas.

CONTACTO. Se debe digitar el nombre de la persona que efectúo la reserva o quien será contactada para cualquier novedad.

TELÉFONO. Número de telefónico del contacto.

IDENTIFICACIÓN. Se debe proveer el número del documento de identificación de la persona. Si esta ha sido huésped del hotel anteriormente en los campos siguientes aparecerán sus datos, pudiéndose actualizar estos. De lo contrario se deben registrar la mayor cantidad de ellos para poseer así un claro récord de huéspedes. En caso de no contar con el número de identificación del huésped, es posible lograr que el sistema provea una identificación genérica, la cual podrá ser cambiada posteriormente. Para ello digite la palabra NUEVO para que al guardar el sistema genere el número de documento, el cual es un número alfanumérico que inicia por la letra G y esta seguida de varios números, este documento se conoce como cédula genérica.

TIPO DE DOCUMENTO. Se debe especificar el tipo de documento de identificación, puede utilizar la ayuda para localizar los documentos que han sido parametrizados.

NOMBRE. Se debe definir a nombre de quien quedara registrada esta Reserva. El color de fondo de este campo puede cambiar para indicar la clase de huésped

TIPO DE HUÉSPED. Seleccione la forma en que cataloga al Huésped, estos tipos son definidos en el módulo Parámetros.

MEDIO. Se refiere al medio por el que se hizo la reserva. Estos medios deben ser creados desde la opción Medios del módulo Parámetros de ZEUS

NACIMIENTO. Fecha de nacimiento del cliente, dato muy importante cuando se manejan tarifas por categorías. El color de fondo de este campo cambia para indicar la categoría del huésped.

NACIONALIDAD. Código del país al que esta asociada la nacionalidad del cliente.

OFICIO. Código correspondiente a la labor o profesión del cliente

EMPRESA. Código de la empresa para la cual labora o por la cual arriba el cliente, los datos de la empresa pueden definir la tarifa a cobrar si así se ha definido al crear la empresa. En la esquina superior derecha del nombre de la empresa, aparecerá un cuadro de color verde o rojo para indicar si la empresa tiene o no crédito.

ALLOTMENT. Muestra y permite consultar el allotment asignado a la empresa, si no hay allotment asignado aparecerá en cero y deshabilitado el link, de lo contrario estará habilitado el link en color azul.

CIUDAD Y PAIS ORIGEN. Se debe especificar la procedencia de los huéspedes que cubre esta reserva.

VISITAS. Si la persona ha venido más de una vez al hotel el sistema mostrará el número de visitas que ha realizado.

GARANTÍA. Se refiere al tipo de garantía ofrecida por el cliente, las cuales pueden ser:

Ninguna

Carta de Empresa Voucher Fax Depósito

Entre otros datos podrá obtener listado de reservas garantizadas y al realizar el check-in el recepcionista sabrá si se cuenta o no con una garantía.

DEPOSITO. Se debe seleccionar la forma en que deben distribuirse los depósitos que se efectúen a esta reserva en el momento del check-in:

A una habitación (Realizado automáticamente por el sistema) Equitativamente entre el número de habitaciones. (Automático) Manual (El sistema no realiza ningún proceso automático, debe

hacerlo el usuario desde el módulo recepción)

VÍA. Se refiere a la vía utilizada por el huésped para llegar al hotel: Aérea (A), Marítima (M) o Terrestre (T).

AEROLÍNEA. Será solicitado si la vía de llegada del huésped es aérea y corresponde al código de la aerolínea por la que llega el huésped. Gracias a este dato podemos obtener informes de reservas por aerolíneas

VUELO. Será solicitado si la vía de llegada del huésped es aérea. Se debe especificar el número del vuelo en el que llegó el huésped. Se puede proceder a crear el vuelo utilizando el link Vuelo. Con este dato se puede conocer las llegadas de los huéspedes por vuelo.

EVENTO. En caso de estarse desarrollando un evento podrá indicar en este campo el código del evento al cual viene el huésped y obtener posteriormente informes de reservas por evento. Los eventos del hotel se crean en el módulo parámetros.

AGENCIA. Se debe proveer el código de la agencia por medio de la cual hace contacto el huésped. Recuerde que este dato es obligatorio y que siempre existe por lo menos una agencia-oficina la cual es utilizada para ingresar los huéspedes que llegan por reservas directas del hotel. Si el usuario que está haciendo la reserva se le asigno una agencia en el módulo Seguridad, el sistema la asignará automáticamente.

ALLOT. Valor del allotment asignado a la agencia, tendrá valor cero para indicar que no hay restricciones.

COMISIONABLE. Se debe hacer clic en este campo si la reserva es comisionable a una o varias agencias. La agencia y el respectivo porcentaje serán registrados automáticamente utilizando la página para tal fin, en la segunda posición de la parte inferior de la pantalla y rotulado como '% Agencias.

VOUCHER. Se puede proveer el número de Voucher correspondiente a la garantía dejada por el huésped. Normalmente los datos de la reserva no puden ser cambiados luego de ser utilizada, sin embargo para el caso del voucher puede cambiarlo asignando el número y presionando el link Voucher.

GARANTIZAR. Fecha hasta la que se garantiza la reserva o hasta la que se ha indicado al huésped que se asegura la reserva.

COMPLEJO. Seleccione de la lista el complejo al que corresponden las habitaciones que harán parte de la reserva.

El complejo puede ser asignado por defecto según la estación de trabajo. Si ha creado en el módulo de parámetros una estación de facturación con el nombre del computador (Según Windows®), Zeus® asignará el complejo asociado a esta estación de manera predeterminada.

DESCTO HABITACIÓN. Se debe especificar el porcentaje de descuento que será aplicado por concepto de habitación. Este campo puede aparecer deshabilitado si el usuario con el que está haciendo la reserva tiene restringido este campo.

DESCUENTO CONSUMO. Se debe especificar el porcentaje de descuento que será aplicado por concepto de consumos. Este campo puede aparecer deshabilitado si el usuario con el que está haciendo la reserva tiene restringido este campo, dicha restricción la puede aplicar usando la pestaña restricciones de la ventana de usuarios en el módulo Seguridad.

TIPO DE TARIFA. Debe seleccionarse si la tarifa a aplicar para la reserva será la correspondiente a pesos (moneda local) o dólares.

PreferenciasEsta sección permite indicar dos tipos de preferencias: las del huésped y las preferencias generales. Las de huéspedes harán parte de su perfil, mientras que las generales que se especifiquen en esta sección pueden ser referente a preferencias de habitaciones, observaciones para el trato con el huésped, etc. Que aplican para esta estadía y serán mostradas en todos los eventos que relacionen esta reserva y su posterior check-in.

Para especificar una preferencia haga clic sobre el campo y después de escribir el mensaje presione el botón Grabar del Tab Preferencias.

Para borrarlo, borre el texto y presione el botón Grabar.Para detalles de cómo ingresar preferencias de huéspedes consulte el manual del módulo Parámetros / Huéspedes y Clientes.

CancelarEsta página se utiliza para cancelar una línea de la reserva que se encuentre en pantalla.

En la parte derecha aparece la lista de las líneas activas que conforman la reserva incluyendo la línea, fecha de llegada y salida, tipo de habitación. Se debe escoger la línea de la reserva colocando el cursor sobre ella y haciendo doble-clic.Si no se escoge ninguna línea, el sistema pregunta al momento de grabar si desea cancelar toda la reserva.

LÍNEA A CANCELAR. Si se desea cancelar todas las líneas, se debe dejar este campo en blanco. En caso contrario, debe hacerse doble-clic sobre la misma en la lista presentada en la parte derecha.

CANCELADA POR. Se debe especificar el nombre de la persona que llama a cancelar la reserva.

CAUSA. Se debe especificar el código de la causa por la cual se hace la cancelación de la reserva. En la parte inferior aparecerá la descripción de la causa de cancelación. Puede utilizar el botón Ayuda para buscarlo.

Mov. DepósitosEsta página muestra los movimientos que han tenido los depósitos de esta reserva en caso tal los tuviese.

Los datos que muestra son:

1. Número deldepósito

2. Fecha del depósito3. Forma de pago4. Tarjeta de crédito

5. Número del cheque6. Banco7. Plaza8. Cuenta Corriente9. Valor

Desde esta opción podrá cargar la ventana de depósitos para realizar depósitos adicionales. Esta opción está restringida si el usuario con el cual está haciendo la operación no tiene permisos para la opción depósitos o si no cuenta con una caja asignada.

Como Ingresar Acompañantes a una Reserva Recuerde siempre entre mayor información se le ingrese más rápido será el registro del huésped. Basado en este principio ZEUS brinda la opción de ingresar desde la reserva los datos de los acompañantes para cada línea.

Los acompañantes de la reserva deben ser ingresados por cada línea de reserva, cuando se selecciona la línea el sistema mostrará los acompañantes asociados a ella. Los datos de los acompañantes cumplen ciertas condiciones: si no tiene el número de documento puede dejar este campo en blanco y continuar pero tenga en cuenta que no será creado como un cliente en el sistema. El dato de la fecha debe ser ingresado en formato Año, Mes y Día, el Plan es necesario indicarlo solo si el huésped tendrá un plan diferente al plan de la reserva.

Si selecciona la casilla Cargar Tarifa estará indicando que este será cobrado de forma independiente. Los datos de ciudad origen y destino son obligatorias y por último tenga en cuenta que las preferencias deben ser ingresadas después de guardar y solo aplica para clientes, no para el acompañante

Los campos nombre y fecha de nacimiento pueden presentar diferentes colores de fondo los cuales representa la clase y categoría de huésped respectivamente.

Cuando se indica que el huésped es un niño el sistema solicita su edad.

Para ingresar los acompañantes1. Presione el botón Acompañantes de la barra de

herramientas y presione la tecla tabulador en el campo reserva de la ventana desplegada.

2. En la ventana desplegada (Ver Error: Referencesource not found) presione doble clic sobre la línea a la que se ingresarán los acompañantes.

3. Para ingresar los datos de un acompañante, presione el botón adicionar y proceda a ingresar sus datos iniciando por el número de documento.

4. Después de ingresar los datos presione el botón Pasar a la lista

5. Repita este procedimiento por cada acompañante de reserva y al finalizar presione el botón Guardar .

Para modificar datos de los acompañantes1. Después de ingresar a la ventana de acompañantes

presione doble clic sobre la línea que contiene los acompañantes.

2. En la lista de acompañantes presione doble clic sobre el que desea modificar

3. Después de ingresar los datos presione el botón Pasar a la lista

4. Repita este procedimiento por cada acompañante de reserva y al finalizar presione el botón Guardar .

Para Eliminar un acompañante

1. Después de ingresar a la ventana de acompañantes presione doble clic sobre la línea que contiene los acompañantes.

2. En la lista de acompañantes presione doble clic sobre el que desea borrar, presione el botón borrar y confirme el borrado

3. Repita este procedimiento por cada acompañante de reserva y al finalizar presione el botón Guardar .

Enrutar Cargos Por defecto los cargos realizados a las cuentas de los huéspedes o folios, son cargados según la configuración original del cargo o por la configuración definida en el plan, según estos datos el sistema realiza el cargo en la cuenta maestra o extra del folio.Esta opción permite cambiar esas definiciones por defecto, para que, de acuerdo a lo que se defina, el sistema realice los cargos a las cuentas parametrizadas y no en las cuentas por defecto. A este proceso se le conoce como enrutamiento.

En la lista de cargos el sistema muestra todos los cargos que hacen parte del plan asignado a la reserva, los cuales se muestran con un enrutamiento por defecto que corresponde al que hará el sistema según la configuración que estos tienen en el plan. Para el enrutamiento se pueden cambiar básicamente 2 valores, la clase de cuenta (maestra, extras) y el folio (Habitación, individual, grupo y otro)Cuando se está enrutando desde la reserva aún no existe un folio para la habitación, pues este se genera en el

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momento que hace check-in el huésped, por tanto el enrutamiento hacer referencia a tipos de folio, los que eventualmente pueden ser generados la registrarse: (1) Habitación que es el folio maestro cuando no es un grupo, (2) Grupo que corresponde a los folios maestros de grupo cuando es una habitación de un grupo, (3) Individual que aplica para los titulares y subtitulares que tiene la posibilidad de tener folios independientes si así se les configura y (4) Otro Folio que puede ser asignado al registrarse.

Para enrutar un cargo1. Al presionar el botón de enrutamiento, el sistema

mostrará todas las líneas de la reserva, seleccione la línea a la que aplicará el enrutamiento.

2. Tiene la opción de hacer un enrutamiento a la habitación o por huésped, si decide hacerlo por huésped, seleccione el huésped a quien realizará el enrutamiento

3. Especifique el cargo a enrutar si este no esta en la lista y presione el botón Pasar a la Lista. Si el cargo está en la lista y desea cambiar el enrutamiento simplemente cambie los datos de las columnas clase y tipo folio.

4. Indique la clase de cuenta y el folio hacia el cual estará enrutado

5. Presione el botón Guardar

No se puede eliminar un erutamiento, solo podrá enrutarlo en otro sentido

Cargos Adicionales Agregue nuevos cargos automáticos a la línea sin modificar el plan original, con todas las características de un cargo asociado al paquete del plan, pero de aplicación exclusiva a la línea seleccionada.

Móviles Esta herramienta es práctica para aquellos hoteles que brindan el servicio a los huéspedes de vehículos propios que recogen a sus huéspedes una vez han arribado a la ciudad.

Para asignar un Móvil a una Reserva1. En la ventana de reservas haga doble clic sobre la

línea a la que desea asignar el móvil2. Presione clic sobre el botón Móviles3. En la ventana desplegada, haga clic a la línea4. Ingrese la placa del vehiculo que asignará5. Presione el botón Guardar

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El sistema colocará el móvil en la cuadrícula Móviles Asignados, y asignará el identificador que podrá dar al huésped

Para borrar un Móvil a una Reserva1. Presione doble clic sobre el móvil que desea borrar

en la cuadrícula Móviles Asignados.2. Indique el motivo de borrado3. Presione el botón Eliminar

Rack Gráfico El Rack gráfico permite realizar una consulta de las habitaciones, para conocer su estado en un rango de fechas. Los estados de las habitaciones se diferencian por el colore asociado a cada una de ellas.

Para ejecutar la consulta debe especificar las fechas inicial y final y posteriormente presionar el botón Mostrar de la barra de herramientas.

El campo Filtrar permite aplicar diferentes filtros así: Habitaciones: filtrar por un número de habitación

indicado, frente al campo Filtrar, aparecerá un campo para indicar el número de habitación a filtrar

Tipo de Habitación: filtrar un tipo de habitación, frente al campo Filtrar, aparecerá un campo para indicar el tipo de habitación a filtrar

Estados: filtrar de acuerdo a los estados de ama de llaves y recepción, frente al campo Filtrar, aparecerán dos campos para indicar los estados

Habitaciones a Salir según Fecha: habitaciones que salen en el rango de fechas indicado

Habitaciones a Salir Hoy: habitaciones que salen en el día actual

La ventana muestra una serie de cuadros de colores que además de ser una ayuda para indicar que significa cada color mostrado para las habitaciones en el rack, sirven como otra estructura de filtros, de tal forma que con solo hacer clic en uno de dichos cuadros el sistema aplicará un filtro, notará que el filtro esta aplicado porque sobre el cuadro se muestra una X de color blanco. Como en el siguiente ejemplo donde se seleccionó el cuadro Ocupada.

Room to Sell Muestra una consulta que permite conocer el número de habitaciones disponibles, por cada uno de los tipos existentes, en un rango de treinta días a partir de una fecha inicial.

Los valores que se observan negativos indican sobreventa en esos tipos de habitación mientras que las líneas desplegadas en color amarillo indican que hay reservas con fechas de llegada de días anteriores y que no han sido canceladas o cambiadas de fecha y que por lo tanto afectan la disponibilidad mostrando información no ajustada a la realidad. Para ver detalles presione doble clic sobre la línea que presenta color amarillo y podrá observar las reservas.

Copiar Reservas Este botón comparte con el botón de preferencias de habitación un grupo de botones y tal como lo indica su nombre, permite sacar una copia a una reserva.Es común encontrar un huésped solicita una nueva reserva exactamente igual a otra que realizó una semana, mes o año atrás y que posiblemente solo requiera un cambio de fechas o cambios menores. Está opción busca facilitar y acelerar la creación de la reserva disminuyendo la necesidad de re-digitación de datos.

Imprimir Reserva Genera el informe de confirmación de la reserva generada. Dispone de múltiples formatos estándares y la posibilidad de utilizar informes personalizados.Al hacer clic sobre este botón el sistema despliega una nueva ventana en la que debe seleccionar cuál de los formatos desea utilizar:

El formato estándar incluye la información básica de la reserva y tiene la siguiente presentación:

El formato especial presenta otros datos, tales como información del contacto registrado para la reserva, comisiones y acompañantes.

Todos los informes antes mencionados pueden ser modificados por el usuario desde el módulo parámetros, para hacerle ajustes visuales, incluir texto e imágenes

El formato liquidado presenta varías diferencias respecto a los anteriores, la principal es la posibilidad de liquidar todo el plan y mostrar el desglose de este en el formato.

Siempre que seleccione este formato, el sistema preguntará si en la liquidación de los valores de la reserva incluirá o no

el titular de la habitación, esto debido a que en muchos casos como titular se ingresa la empresa y como acompañante cada una de las personas que se hospedarán. Si responde que no a esta respuesta, el sistema no calculará valor para el titular para aquellos casos donde el cargo es por persona.

El botón seleccionar despliega una nueva ventana para que el usuario seleccione formatos propios, con objetivo de imprimir o utilizar formatos según el cliente u otras condiciones que considere el hotel.

CANCELACIÓN AUTOMÁTICA DE RESERVASMediante de esta opción el sistema cancelará automáticamente todas las reservas que no se hayan utilizado y cuyo plazo de espera se haya vencido.

DepósitosPara ZEUS Hoteles un depósito es todo anticipo de dinero realizado a las reservas. Esta opción del menú Reservas, permite registrar los depósitos que realizan los huéspedes.En esta ventana podemos observar los siguientes campos:NRO. RESERVA. Se debe especificar el número de la reserva en la que se registrará el depósito. Al digitar el número de la reserva y presionar la tecla tabulador se mostrará el nombre, teléfono, documento de identidad y el tipo de documento.HECHO POR. Se debe especificar el nombre del cliente que realizó el depósito.RECIBO NRO. Muestra el número del recibo del depósito. Si está ingresando uno depósito se muestra el texto 'NUEVO', el cual será refrescado con el número correspondiente después de grabar el depósito. CAJA.. El sistema muestra el número de caja correspondiente al usuario que efectúa el depósito. Al lado aparece la descripción de la caja. FECHA. Aparecerá por defecto la fecha del sistema. (no se puede modificar).

En la parte inferior de esta ventana aparecen tres páginas con las diferentes formas de pago por las cuales se puede efectuar el depósito y cada una de ellas con la información que se debe proveer.

Si se selecciona como forma de pago tarjeta de crédito el sistema preguntará por lo siguiente:

NUMERO. Se debe proveer el número de la tarjeta de crédito.AUTORIZACIÓN. Se debe introducir número de autorización que da la central de tarjetas. VENCIMIENTO Se debe introducir la fecha de vencimiento de la tarjeta en formato Año-Mes-Día. Si selecciona como forma de pago cheque el sistema preguntará por lo siguiente:

BANCO. Se refiere al código de compensación del banco del cual es emitido el cheque. PLAZA. Se refiere a la plaza o ciudad del banco. CUENTA CORRIENTE. Se refiere al número de cuenta corriente del girador. La forma de pago Efectivo no pide información adicionalMONEDA. Se debe seleccionar la moneda en la cual se hace el depósito, si es una moneda diferente a pesos el tipo de cambio de la fecha debe existir.VALOR DEPÓSITO. Se debe especificar el valor del depósito en la moneda seleccionada, el sistema se encargará de efectuar los respectivos asientos de cambio de moneda para caja.

Para registrar un depósito1. Ingrese el número de la reserva y presione la tecla

Tabulador.2. Indique el nombre del cliente que realizo el depósito.3. Elija la forma de pago y digite la información que esta

solicite.4. Especifique el código de la moneda (si es necesario)5. Ingrese el valor del depósito.6. Presione el botón Grabar.

El nuevo depósito aparece en la lista de depósitos

Control de número único para tarjetasSi ha ingresado un pago tarjeta, es posible que el sistema informe “Este pago ya fue hecho”, esta situación se presenta si ha indicado que los número de tarjeta son únicos y está ingresando un número que fue ingresado en otro pago o depósito.

Para imprimir el recibo de un depósito1. Digite el número de la reserva (si aún no la digitado).2. Presione clic, en la lista de depósitos, sobre la línea

que quiere imprimir3. Presione el botón Imprimir de la barra de

herramienta.4. Indique si quiere o no Liquidar la reserva para que el

sistema muestre el saldo por pagar5. Seleccione la forma de salida.

Para borrar un depósitoUtilice la opción reversión de depósitos del menú

reserva.2.1 . Devolución de DepósitosMediante esta opción puede realizar devoluciones de los depósitos registrados a una reserva especificada y consultar las devoluciones que ha realizado.

Cuando digita el número de la reserva y se presiona la tecla tabulador, se muestra la lista de los depósitos de la reserva.

Para realizar la devolución de un depósito1. Digite el número de la reserva y presione la tecla

Tabulador.2. Presione doble clic, en la lista de depósitos, sobre el

depósito que desea devolver.3. Indique la forma en que hará la devolución,

especificando la moneda, la forma de pago y los datos según la forma de pago seleccionada.

4. Presione el botón Grabar. Cuando el proceso haya terminado se muestra el número de cancelación.

Para realizar una devolución parcial del depósito, deberá seguir los pasos anteriores, teniendo en cuenta que antes de guardar deberá cambiar el valor a devolver. Tenga en cuenta que una devolución parcial no es más que un proceso de anulación total de depósito y generación de un nuevo depósito, pero realizado automáticamente por el sistema.

Para imprimir una devolución1. Digite el número de la reserva o utilice el botón

Ayuda para localizarlo.2. Seleccione la opción Cancelados

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3. En la lista de depósitos, presione doble clic sobre la línea que desea imprimir.

4. Presione el botón Imprimir.

Transferencia de DepósitosA través de esta opción, los depósitos registrados a una reserva pueden ser transferidos parcial o totalmente a otra reserva. Para ello se deben indicar las reservas y el monto a transferir.

Para realizar la transferencia1. En el campo Reserva digite el número de la reserva

que tiene el depósito a transferir.2. En el campo Destino digite el número de la reserva

que recibirá la transferencia.3. En la lista de depósitos, presione doble clic sobre la

línea que desea transferir.4. En el campo A Transferir digite el valor que desea

transferir.5. Presione el botón Grabar.

El valor transferido se muestra en la lista de depósitos de la reserva destino.

Recalculó de Tarifas Planes-ReservasEsta opción permite recalcular la tarifa asignada a las reservas hechas para un plan existente, entre un rango de fechas determinado por una fecha inicial y una fecha final. El

recalculó coloca los valores actuales que tiene las tarifas del plan a las reservas seleccionadas.

Inicialmente debe indicar el código del plan y el rango de fechas que deben tener las reservas que serán recalculadas (1), luego presione el botón Ejecutar (2) para que el sistema muestre las reservas que cumplen con el plan y las fechas seleccionadas.Antes de iniciar el recalculó se debe seleccionar las reservas que serán recalculadas. Para ello debe hacer clic en la casilla a la izquierda de cada línea (3) (Columna Sel); si desea seleccionar todas las reservas presione el botón Seleccionar Todos y para quitar la selección el botón Quitar la selección a todos de la barra de herramientas. Después de seleccionar las reservas que se verán afectadas, presione el botón Guardar.

Aplicación de Depósitos a FoliosUna aplicación de depósito consiste en abonar el valor del depósito a una cuenta (folio) de un huésped. Esta opción aplica el valor de un depósito de una reserva a un folio.Las aplicaciones de los depósitos se pueden hacer automáticamente al momento de hacer checkin. En ese momento el sistema preguntara si desea hacer la aplicación; en caso afirmativo aplicará el depósito al folio del titular.

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Todos los depósitos de la reserva seleccionada serán aplicados al folio indicado, una vez aplicado no podrán hacerse otros movimientos con el depósito, tales como transferencias o devoluciones.Existe una restricción para la aplicación de los depósitos, la cual se presenta cuando tiene interfaz con Zeus Contabilidad en el modelo de múltiples contabilidades por Complejo. Para estos casos si intenta registrar el depósito en una habitación correspondiente a un complejo diferente al de la reserva, el sistema le restringirá la acción:

Para aplicar un depósito1. Digite el número de la reserva que tiene el depósito.2. Digite el número del folio al que aplicará el depósito.3. Presione el botón Guardar.

Liquidador de PlanEl liquidador de plan permite conocer el valor que deberá ser cancelado por un huésped a partir de datos ingresados manualmente o partir de un registro o reserva existente. Existen dos opciones de liquidación (Detallada y General), las cuales solo varían en cuanto a la forma como muestran los datos de la liquidación.El liquidador toma los datos del plan asociado y muestra los valores detallados o generales de la estadía del huésped por día, proveyendo totales que permiten conocer los valores a cobrar al huésped durante su estadía.

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La liquidación puede ser realizada a partir de una reserva, un registro (habitación checkin) o manualmente. En los dos primeros casos el sistema trae los datos de plan, tipos de habitaciones, personas y fechas para calcular el valor diario que sería aplicado en el proceso de auditoría. Para el último caso los cálculos son similares, pero los datos de plan, tipos de habitaciones, personas y fechas deberán ser ingresados a la ventana para luego proceder con la liquidación.

Liquidación ManualEsta requiere que se ingrese toda la información al liquidador, incluyendo plan, habitaciones y personas, para que se pueda realizar la liquidación.

Para hacer una liquidación manual1. Indique el código del plan en el que se basará la

liquidación. 2. Haga clic en la cuadricula Habitaciones, presione el

botón Nueva Línea de la barra de herramientas. Una vez presionado el sistema ingresará el número de la línea y quedará a la espera de que se le indique el tipo y clase de habitación. Seleccione en las columnas Tipo y Clase de la cuadricula Habitaciones el tipo y clase de habitación requerido.

3. En la cuadricula Huéspedes notará que el sistema ha ingresado un registro con las fechas de llegada y salida de un huésped. Este registro corresponde a la

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o las persona que se hospedarían en la línea que acaba de ingresa, este registro no puede ser modificado en las columnas adultos y tipo, ya que hace referencia al titular de la habitación, pero podrá modificar la fecha de llegada y salida. Si quiere agregar más personas a la línea puede ingresar otro registro en la cuadricula Huéspedes, para ello haga clic sobre la cuadrícula y presione el botón Nueva Línea , al presionarlo aparecerá una nueva línea en la cuadricula Huéspedes la que podrá modificar indicando cantidad de adultos, niños y adicionales, así como el plan y las fechas de llegada y salida.

4. Una vez ingresado los datos de habitaciones y huéspedes, presione el botón Liquidar de la barra de herramientas. Al presionar este botón el sistema mostrará en la cuadrícula Cargos Acumulados por Fecha (A) los valores a pagar por cada día de estadía del hotel.

5. Si presiona clic sobre uno de los registros de la cuadrícula Cargos Acumulados por Fecha, notará que en la cuadrícula Cargos Detallados por Fecha, se mostrará el detalle de los cargos que aplican para el día.

Las opciones Detallado y General ubicados bajo la cuadrícula Huéspedes le permite ver en la cuadrícula Cargos Detallados por Fecha la información de una forma diferente y más general, especialmente practica para la consulta de las multi-tarifas por categoría y clase de huéspedes.EL botón Ocultar/ Mostrar Totales Acumulados también cambian la presentación de la cuadrícula Cargos Detallados por Fecha mostrando los cargos acumulados o en detalle.

Liquidación desde una Reserva o un RegistroInicialmente ubiquemos la sección debajo del botón Liquidar donde se encuentran dos opciones Desde una Reserva y Desde un Registro, según la selección realizada el sistema solicitará debajo del campo Plan el número de reserva o el número de registro.

Este proceso liquidación es más rápido que el manual dado que mucha información no es necesario digitarla, gracias a que la información es tomada desde la reserva o el registro que se indica. Una vez ingresada la reserva el sistema, los datos de las cuadrículas Huéspedes y Habitaciones se llenaran con los datos de la reserva o el registro, por lo que solo será necesario presionar el botón Liquidar .Es posible modificar los datos de la liquidación si que implique una modificación de la reserva o el registro, gracias a ellos podrá agregar o quitar características y presionar nuevamente el botón liquidar.

Incluir TitularEsta casilla puede utilizarse cuando se está haciendo una liquidación desde una reserva. El objetivo es incluir o no a quien está registrado como titular de la habitación en la liquidación. El motivo es porque algunas veces como titular se crea la misma empresa y las personas se agregan como acompañantes. Se quieren que en estos casos no se incluya en la liquidación a la empresa pues estaría generando cargos adicionales.

Depósitos, Abonos y SaldoMuestran básicamente los valores cargados (reserva) o abonados (registros) a los huéspedes, y el saldo restante con base en la liquidación respectivamente. Por defecto estos campos no se despliegan automáticamente por lo que

debe hacer clic en el botón Incluir Depósitos y Abonos , sin embargo por parámetro puede definir que siempre debe realizarse su liquidación como parte del proceso del liquidador de planes.

Mostrar Totales AcumuladosEste botón cambia la presentación de la cuadrícula Cargos detallados por fecha, para mostrar los valores acumulados de la liquidación.

Actualización de Cargos a PlanesPermite cambiar los valores de los cargos asignados a los paquetes de cada uno de los planes, de esta forma es posible hacer cambio en bloque de valores sin necesidad de

ingresar a cada paquete de plan, para hacer un cambio independiente.

En esta ventana vemos como 3 planes que tienen el mismo valor para el cargo seguro hotelero, pueden ser cambiados de 3.000 a 3.200 con un solo proceso.

Para Cambiar los valores de un cargo1. Indique el código de cargo a cambiar2. Cambie el valor del cargo tanto en moneda local

como en dólares3. Cambie los valores para los niños si así lo desea, en

dicho caso antes debe activar la casilla Cambiar Valor Niños.

4. Modifique los datos del IVA (impuesto) si aplica5. Seleccione los planes que se verán afectados por el

cambio6. Presione el botón Grabar

Excluir ImpuestoEn varios países se aplican legislaciones que permiten omitir el cobro del impuesto a ciertos huéspedes con características especiales. En el caso de Colombia es posible omitir IVA a os huéspedes extranjeros. Esta opción permite seleccionar desde la reserva cuales huéspedes están excluidos del pago del impuesto.

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La exclusión aplica para POS y Front, en el proceso de cargos a folios y cargos de cuentas desde POS. Esta no incluye los cargos generados por el Plan, para que los cargos de plan queden excluidos se deben crear planes con cargos sin % de Impuesto asociado.Para excluir una línea de reserva del cálculo de impuesto, seleccione la columna Sel de la cuadrícula y presione el botón Guardar.

INFORMESEl menú informe presenta una serie de opciones que permiten consultar, entre otras, las reservas, los depósitos y la disponibilidad del hotel desde varias perspectivas.

GruposMuestra una ventana con diferentes opciones para consultar los grupos. Debe indicar el rango de fecha que desea consultar e indicar si la consulta se hará por la fecha de entrada o salida del mismo.Además de estas características, puede elegir el estado que desea consultar (Permanente, Tentativos, Cancelados o Todos) y si desea consultar todos los grupos o un rango de ellos. En este último caso deberá indicar el grupo inicial y el final de la consulta.

Para emitir el informe seleccione las opciones, presione el botón Imprimir y finalmente la forma de salida.

Así es la presentación por pantalla, en la que se puede observar una sección inicial con los datos generales del grupo seguido de una serie de columnas que contienen los datos de las habitaciones reservadas.

PlanesEmite un listado con las características generales o detalladas de un plan, un rango de ellos o todos.

Al seleccionar un plan inicial y uno final, se le está indicando al sistema que muestre todos los planes cuyo código este,

alfabéticamente, entre el primer y el segundo código. Para que se muestren todos los planes sin importar el inicial y el final, seleccione la casilla Todos los Planes.

Este reporte excluye los planes de grupos como definición predeterminada, pero pueden ser incluidos solo con seleccionar la opción Incluyendo Grupos.La opción de no mostrar el paquete hará que el listado solo se muestre con los datos generales del plan.Para emitir el informe seleccione las opciones, presione el botón Imprimir y finalmente la forma de salida. Esta sería su presentación por pantalla con los datos generales del plan y del paquete que lo conforma.

Tp: Tipo de Plan: D (Detalle) o G (General)Us: Tarifa en dólares Si o NoCia: Plan de compañía Si o No

Gr: Plan de Grupos Si o NoAl: Incluye alimentación Si o NoTar: Código de la tarifa asociada al planEs: Estado(Activo) Si o No

M/E: Cargar a cuenta Maestra o ExtraPer: PeriodicidadAp: A partir de nocheMd: Mandatario por personaIv: Iva incluido Si o NoNad: Aplica noche adicional

Apar: A partir de noche adicional

Estados de HabitaciónGracias a esta ventana podrá obtener un listado de las habitaciones según su estado actual, en cuanto a ocupación o a los bloqueos registrados.

Adult S/Ally: Adultos según ama de llaves

Reservas por FechaDespliega una ventana desde la cual, seleccionado las opciones dispuestas, se puede emitir un reporte con las reservas con entrada o salida en un rango de fechas.

El primer paso para emitir el informe consisten en seleccionar las fechas inicial y final en la que se buscarán las reservas, e indicar si ese rango buscará las reservas según: Fecha de Entrada, Fecha de Salida, Fecha de Elaboración Fecha de Garantía o Día de Cancelación (solo para reservas canceladas) de la misma.

Las reservas pueden ser emitidas según su estado así:Todas las reservas realizadas: Muestra todas las reservas que se hayan hecho en el rango de fechas indicado sin importar el estado en que se encuentre.

Confirmadas: Reservas vigentes que se les haya indicado en la opción confirmar de la ventana de reserva una confirmación.Sin depósitos. Reservas vigentes que no tengan depósitoEn lista de Espera. Reservas vigentes que por sobreventa se encuentren en lista de espera.Canceladas. Reservas que tengan líneas canceladasPor Cancelar. Reservas que hayan superado el plazo de espera y aún no han sido canceladas.Canceladas por Corte. Reservas canceladas de forma automática al hacer el corte en la auditoría.Comisionables Sin Porcentaje. Reservas vigentes que se definieron como comisionables para la agencia pero que no se les ha asignado el % de comisión correspondiente a la agencia.Garantizadas. Reservas vigentes que tienen algún tipo de garantía: Depósito, Carta de empresa, Voucher, etc.Con Tarifas Diferentes. Reservas vigentes con tarifas diferentes a las de su plan (No aplica para multitarifa)Con sus Acompañantes. Todas las reservas vigentes detallando acompañantes.No Shows. Reservas que no llegaronTodas las Vigentes. Todas las reservas por llegar.

El sistema permite aplicar filtros. Podrá localizar por ejemplo reservas de una empresa específica o todas las empresas excepto una indicada. Para ellos en el campo Filtrar por seleccione el tipo de filtro que quiere aplicar o seleccione (Ninguno) si no desea aplicar filtro, el segundo paso consiste en decidir si se quiere filtrar código (Igual a:) o si se quiere mostrar todos excepto uno indicado (Diferente de:), por último en el campo código indique el código a filtrar, puede buscarlo utilizando la ayuda.

La opción Ordenado por le permiten indicar el orden en que se mostrarán las reservas en el informe, por defecto se ordenará por número de reserva, pero puede cambiarla para ordenar por nombre, fecha de llegada o preferencia de la reserva.Cuenta con 2 filtro adicionales para mostrar las reservas de una Vía o una Medio de reserva específico. Seleccione de la lista el filtro.

Cuando realiza una reserva siempre indica el Complejo al que pertenece. Esta ventana le brinda la posibilidad de mostrar solo las reservas de un complejo específico o de todos los complejos. Si desmarca la casilla Todos los Complejos, solo se mostrarán las reservas del complejo seleccionado en la lista.

Aún cuando al hacer la reserva se especifica un complejo por defecto, es posible ingresar en las líneas tipos de habitación de otro complejo. Seleccione la casilla Complejo de la Línea si desea aplicar el filtro al complejo relacionado con el tipo de habitación y no al complejo por defecto de la reserva.Podrá incluir o no las preferencias y las quejas de cada cliente de las reservas con solo seleccionar las opciones Preferencias y Quejas.El informe de reservas tiene varias presentaciones, las cuales varían de acuerdo al estado que haya seleccionado, entre los formatos disponibles están el mostrado al

activar la casilla Formato en Columnas, que consiste en una presentación resumida. Notará que se deshabilitarán algunas opciones si marca esta casilla.Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.

Reservas por Tipo de Habitación Muestra las reservas con llegada o salida en un rango de fechas y con el estado seleccionado. La reserva se puede restringir a un tipo o tipos de habitación específico o a todos los tipos.

Para detalles del significado de los estados, consulte Reservas por FechaAl seleccionar un tipo inicial y uno final, se le está indicando al sistema que muestre todos los tipos cuyo código este, alfabéticamente, entre el primer y el segundo código. Para que se muestren todos los tipos sin importar el inicial y el final, seleccione la casilla Todos los Tipos. Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.

Reservas por PlanesMuestra las reservas con llegada o salida en un rango de fechas y con el estado seleccionado. La reserva se puede restringir a un plan o planes específicos o a todos los planes.

Para detalles del significado de los estados, consulte Reservas por FechaAl seleccionar un plan inicial y uno final, se le está indicando al sistema que muestre todos los planes cuyo código este, alfabéticamente, entre el primer y el segundo código. Para que se muestren todos los tipos sin importar el inicial y el final, seleccione la casilla Todos los Planes.Para emitir el informe seleccione las opciones y presione el botón Imprimir.

Reservas por OficinasMuestra las reservas con llegada o salida en un rango de fechas y con el estado seleccionado. La reserva se puede restringir a una oficina u oficinas específicas o a todas las oficinas.

Para detalles del significado de los estados, consulte Reservas por FechaAl seleccionar un plan inicial y uno final, se le está indicando al sistema que muestre todos los planes cuyo código este, alfabéticamente, entre el primer y el segundo código. Para que se muestren todos los tipos sin importar el inicial y el final, seleccione la casilla Todos los Planes.Al seleccionar la opción de mostrar las reservas por fecha de elaboración, contará con una funcionalidad adicional con la cual podrá indicar un rango de horas, de esta forma el sistema le provee la posibilidad de conocer las reservas realizadas en un rango de horas indicado. El sistema permite hacer filtros, podrá localizar por ejemplo reservas de una empresa específica o todas las empresas excepto una indicada. Para ellos en el campo Filtrar por seleccione el tipo de filtro que quiere aplicar o seleccione (Ninguno) si no desea aplicar filtro, el segundo paso consiste en decidir si se quiere filtrar código (Igual a:) o si se quiere mostrar todos excepto uno indicado (Diferente de:), por último en el campo código indique el código a filtrar, puede buscarlo utilizando la ayuda.

Para emitir el informe seleccione las opciones y presione el botón Imprimir.

Depósitos por FechaLista los depósitos realizados en un rango de fechas y un estado indicado.

Para emitir el listado indique el rango de fechas y presione el botón Imprimir.

Depósitos VigentesLista de depósitos realizados a reservas que aún no han sido aplicados.

Para emitir el listado elija las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.

Recibos de DepósitosPermite reimprimir un rango de recibos de depósitos, indicando el número de recibo de depósito inicial y final.

Para imprimir el informe, indique el rango y presione el botón Imprimir.

ForecastMuestra el estimado de ocupación o disponibilidad del hotel con base a las reservas y los registros realizados.

Para emitir el listado indique la fecha final y desde que fecha desea que se imprima el reporte. Además puede indicar un tipo de habitación específico o hacer una impresión global. En el caso de la impresión Global se tomaran todos los tipos de habitación para mostrar la disponibilidad consolidada del hotel, mientras que por tipo debe indicar en el campo Tipo de Habitación el código del tipo que desea mirar. Si no indica un tipo y selecciona la opción por tipo, el sistema emitirá el forecast con todos los tipos de habitación, mostrando varias agrupaciones, una por cada tipo existente.Al seleccionar la opción Incluir Habs. Bloqueadas, se está indicando al sistema que debe incluir las habitaciones que están bloqueadas por mantenimiento y

administrativamente para restarlas de las disponibles o sumarlas cuando salen de mantenimiento.Al marcar la casilla Solo Grupos, está indicando al sistema que debe mostrar en el forecast solo aquellas habitaciones que llegan o están registradas por intermedio de una reserva de grupos. Las habitaciones bloqueadas sin duda se incluirán según se haya especificado, ya que estas no están asociadas a grupos.Por defecto el sistema inicia su cálculo de disponibilidad basado en las habitaciones disponibles de la noche anterior, puede cambiar esta funcionalidad seleccionado la opción Utilizar las habitaciones ocupadas como saldo anterior.

El campo Saldo Ant. Muestra el número de habitaciones disponibles de la noche anterior, a partir de este valor se inicia el cálculo de la disponibilidad. En la sección ENTRADAS se muestran las reservas garantizadas y no garantizadas que se esperan para la fecha, así como las entradas que han sucedido en el día, estos valores suman el total de entradas que son restados de la disponibilidad.En la sección SALIDAS se encuentran las salidas generadas por reservas, las salidas que sucedieron a la fecha y las que están pendientes por salir, este total de salidas son sumadas a las disponibles, para arrojar el total de disponibles y ocupadas, el valor resultante como disponibles se toma para la siguiente línea como Saldo anterior, iniciando de nuevo el ciclo para el siguiente día.

Por defecto el forecast no incluye las habitaciones bloqueadas para el cálculo de la disponibilidad, pero pueden ser incluidas habilitando la casilla Incluir Habs. Bloqueadas.

Forecast ValorizadoUna funcionalidad adicional con que cuenta esta ventana es la del forecast valorizado, este muestra el valor de la venta de habitación proyectado según la ocupación esperada. Dando la opción de excluir habitaciones registradas en planes Coplimentary o House Use.Encontrará que al seleccionar la opción de forecast valorizado podrá indicarle al sistema si se incluirán los valores de ventas actuales para calcular la proyección.

Forecast ResumidoMuestra el estimado de ocupación o disponibilidad del hotel con base a las reservas y los registros realizados. Este informe se diferencia con el anterior en que este muestra la información resumida.

Para emitir el listado indique la fecha final y desde que fecha desea que se imprima el reporte. Además puede indicar un tipo de habitación específico o hacer una impresión global. En el caso de la impresión Global se tomaran todos los tipos de habitación para mostrar la disponibilidad, mientras que por tipo debe indicar en el campo Tipo de Habitación el código del tipo que desea mirarDespués de seleccionar las opciones deseadas debe presionar el botón Imprimir para emitir el informe.

El listado muestra la fecha correspondiente y las columnas: Habitaciones disponibles (Dispn.), Habitaciones Ocupadas (Ocup.), Adultos (Adul), Niños y % de ocupación. Los asteriscos representan una barra comparativa de los porcentajes de ocupación generados para cada día, decreciendo según el porcentaje.

Forecast por ComplejoMuestra el estimado de ocupación o disponibilidad del hotel con base a las reservas y los registros realizados.

El forecast por complejo detalla cada complejo de forma independiente o todos en el mismo informe según sea su elección, en este último caso sería igual a emitir el forecast estándar.Para emitir el listado indique la fecha final y desde que fecha desea que se imprima el reporte. Además puede indicar un complejo específico o hacer una impresión todos los complejos.Por defecto el forecast no incluye las habitaciones bloqueadas para el cálculo de la disponibilidad, pero pueden ser incluidas habilitando la casilla Incluir Habs. Bloqueadas, así como decidir si se descuentan o no las habitaciones House Use y Complimentary.La opción Vista Horizontal, muestra todos los complejos resumidos en un solo bloque, mostrando menos detalles por cada uno de ellos pero permitiendo observar de forma global el estado de los mismos.Después de seleccionar las opciones deseadas debe presionar el botón Imprimir para emitir el informe.

Forecast por PlanGenera un informe con el pronóstico de ocupación del hotel, complementando los datos con el detalle de los planes que afectan la disponibilidad.

El informe presenta diferentes formatos o vistas de la información, cada una de las cuales están relacionadas con opciones diferentes del informe.Entre los datos que solicita en la ventana y que aplica para ambas vistas están las fechas inicial, final e imprimir desde, que le permite definir qué días desea consultar y ver. Igualmente puede incluir o no las habitaciones bloqueadas en el cálculo de la disponibilidad, en otras palabras indicar si los bloqueos disminuyen o no la disponibilidad.Las opciones Resumido y Detallado son mutuamente excluyentes. Si selecciona Detallado vera información más específica y notará que se restringirán varias opciones como la posibilidad de excluir planes, cambiar la forma de visualizar y de emitir el formato Vertical.La lista Visualizar, le ofrece la opción de mirar el formato resumido con diferentes datos, pude mirar el pronóstico de noches o de personas según requiera.La casilla Vertical, además de generar un informe en una presentación diferente, habilita opciones para incluir en el informe el detalle de los Eventos, Grupos, Huéspedes V.I.P y Sin equipaje que hay en el hotel. Si no selecciona ninguna de estas opciones, solo se mostrará el pronóstico de ocupación.Una de las principales características del forecast por plan, es la de observar específicamente un grupo de planes seleccionados por el usuario, de los cuales se muestran sus datos particularmente en los informes. Para que esto se de el usuario

debe seleccionar los Planes que desea incluir, tiene la posibilidad de indicar hasta 4 planes para el informe. Sin esta selección de planes la opción no generará los resultados esperados.

Para seleccionar los planes

1. Presione el botón Mostrar Planes 2. Especifique el código del plan que desea agregar3. Presione el botón Guardar4. Repita los pasos 2 y 3 hasta agregar los planes deseados

Al finalizar presione el botón Salir. Regresará a la ventana de forecast por Plan

Para Emitir el Informe1. Seleccione las opciones deseadas en la ventana2. presione el botón Imprimir

El siguiente es el ejemplo del informe resumido, sin seleccionar la casilla vertical.

En este informe el cálculo parte de las habitaciones actualmente ocupadas, a la que se suman las llegadas pendientes y se restan las salidas esperadas. Observe que el cálculo se hace tanto para habitaciones (Habit.) como para personas (Pax). Las últimas columnas muestran el número de habitaciones o de personas que para cada plan se esperan, según lo que indicó que deseaba visualizar.Forecast detallado

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La siguiente es la presentación del formato vertical

Huéspedes GenéricosEn muchas de las opciones de registro de huéspedes, ZEUS brinda la posibilidad de generar cedulas genéricas, con el fin de poder registrar sus datos aunque no se conozca su identificación. Como ejemplos de estas opciones están: los acompañantes de reservas y las personas de los grupos.

Esta opción del menú Informes permite consultar los huéspedes que permanecen con cédulas genéricas ya sea q que estén checkin o no.Para emitir el informe, elija la opción deseada y presione el botón Imprimir.

Las cédulas genéricas se generan de forma automática al colocar la

palabra NUEVO en el número de documento al ingresar un acompañante de reserva

Allotment por PlanesCuando se crea o edita un plan, es posible indicar el % máximo de habitaciones que se podrá vender para ese plan. Este informe despliega el número de habitaciones disponibles para un plan con respecto al número total de habitaciones asignadas al plan.

Allotment de GruposEs un informe que establece el porcentaje máximo de habitaciones disponibles para grupos, del número total de habitaciones reservadas para grupos del hotel.

Room to SellMuestra una consulta que permite conocer el número de habitaciones disponibles, por cada uno de los tipos existentes, en un rango de treinta días a partir de una fecha indicada.

Para ver la consulta basta con indicar la fecha y presionar el botón Mostrar.

Por defecto esta consulta incluye las habitaciones bloqueadas en el cálculo de las habitaciones para vender, puede excluirlas seleccionado la casilla No Incluir Habs. BloqueadasUna información adicional que provee esta consulta, es la de reservas de día anteriores no canceladas. Si encuentra que una o mas líneas de la cuadrícula están en color amarillo, quiere decir que existen reservas para esos tipos de habitaciones con fecha de llegada de días anteriores, para consultar estas reservas debe presionar doble clic sobre la fila (en cualquier columna). Estas reservas deben ser canceladas o cambiadas de fecha pues afectan irregularmente la disponibilidad.

Log de ReservasMuestra un informe con el log de las operaciones realizadas sobre las reservas en un rango de fechas.

Diario de OcupaciónMuestra un informe con el resumen del movimiento de las habitaciones y huéspedes de la fecha actual, por complejo. Este movimiento detalla, entre otras, las habitaciones y personas en casa, las salidas, entradas, etc.

Cuenta con la posibilidad de incluir o no las habitaciones House Use, Complimentary y las habitaciones en lista de espera.

No Shows y Room NightsDespliega un informe con la cantidad de No Shows y Room Nights presentados por cada día en un rango de fechas.

Prerregistros Individuales por Fecha de LlegadaComo una forma de organizar el arribó de los huéspedes, puede tomarse como estrategia tener preparados todos los detalles para cada huésped. Entre otras cosas la preasignación de habitaciones y la impresión de los prerregistros por cada huésped pueden ser herramientas importantes.

Mediante esta opción puede imprimir los prerregistros de cada uno de los huéspedes que llegan en una fecha indicada, los cuales traen toda la información indicada en la reserva de tal forma que la cantidad de información de debe complementar el huésped para su registro será menor de la medida que en la reserva se haya indicado mayor información

Para emitir el informe indique el rango de fechas y presione el botón Imprimir.

Listado de Reservas por ContactosDesde esta opción es posible emitir un informe con las reservas y los contactos asociadas a ellas, los cuales fueron ingresados al momento de hacer la reserva.

A parte de ingresar el rango de fechas puede indicar el estado de la reserva a confirmar con las opciones disponibles, entre las que esta Todas las Reservas, la cual muestra las todas las reservas realizadas.Puede indicarse si se listaran todos los contactos o solo los contactos seleccionados. En este último caso deberá quitar la selección del campo Todos los Contactos y proceder a seleccionar de la cuadrícula los contactos que desea consultar.

Para emitir el informe una vez seleccionadas las opciones solo restará hacer clic en el botón Imprimir.

Reservas Por MóvilesAdemás de ser un informe de reservas, dado que con esta opción puede lograr tener informes de reservas aunque no se les haya asignado un móvil, es una opción que permite obtener información especial de los móviles asignados a las reservas.

Este informe al igual que las demás opciones de informes permite seleccionar un rango de fechas, el cual puede ser evaluado por fecha de Entrada, Salida o Creación de la reserva.Por defecto solo se muestran los informes que tienen móviles asignado, sin embargo la opción Reservas con Móviles puede desactivarse para que se incluyan todas las reservas.Puede definir como será agrupada la información, con las dos opciones de agrupación disponibles. De la misma forma la selección de filtros y diferentes posibilidades para ordenar, dan mayor flexibilidad al informe. Para emitir el informe, seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.