Buenas prácticas para el uso del correo electrónico

15By Paquita G. Garrido

¿Es la mejor vía?

Antes de tratar un tema por e-mail, piénsalo.

Evalúa si es mejor tratarlo por teléfono o cara a cara, antes de ponerte a

escribir.En muchas ocasiones una llamada de 5’ resuelve un asunto que podría significar

el intercambio de varios correos.Si el asunto es importante es mejor

tratarlo en persona.

El correo es una herramienta y no sustituye a las personas: no hay mejor sistema de comunicación que el cara a

cara.

Y… ¡qué bueno es saludar a un compañero y cuidar así nuestras

relaciones!

1

A quién concierne directamente: Para

Es el lugar de la dirección del receptor primario.

Es decir, la o las personas afectadas directamente por el correo o aquellas

que han de tomar alguna acción en base a contenido.

Escríbelo al final. ¿Por qué? Evitarás el error de enviar un correo a alguien que

no estaba en tus planes.

2

Con Copia

CC se utiliza para indicar que se le envía el mensaje a modo de información, por ello,

elige con cuidado quién tiene que actuar y quien sólo debe estar informado.

Esta regla permite gestionar mejor el correo a los receptores que pueden, puesto que

sólo es para su información, crear una regla para que aquellos correos en los que van en

copia vayan directamente a una carpeta y leerlos más tarde.

Recuerda, generalmente no irá en copia una persona de categoría inferior a la persona

que va en Para.

Y atención al uso de CCO: no hay nada mejor que la transparencia en la comunicación.

Sólo resulta útil si es necesario enviar mensajes a una gran cantidad de

destinatarios.

3

El asunto

Evita usar títulos genéricos. Cuando se envía un mensaje hay que indicar en el asunto una

frase corta y descriptiva del contenido del mensaje, de forma que el receptor pueda conocer el tema del mensaje y organizar

mejor los correos que recibe.

Tu email estará en la bandeja de entrada con muchos más. Cuando el receptor quiera

recuperar tu mensaje, un título descriptivo le ayudará. Igualmente, cuando lo vea aparecer

en su bandeja de entrada, un asunto descriptivo le pondrá mentalmente en el tema

mientras abre el mensaje.

Si en un intercambio de mail se cambia de tema, modifica el asunto para que siempre

estén relacionados con lo que se escribe.

4

Los adjuntos pueden ser una pesada carga

Si vas a enviar archivos adjuntos verifica su tamaño. Hay formas eficaces

de enviarlos: comprímelos, usa el formato pdf, usa links a espacios

compartidos.

Adornos e imágenes de fondo aumentan el tamaño del mensaje y en

algunos casos aparecen (erróneamente) como documentos adjuntos. Esto puede

crear confusión en el receptor si no puede abrir o entender el mismo.

5

Confirmaciones de apertura

Evita usar confirmaciones de apertura. No resulta correcto enviar una

exigencia al destinatario que nos indique si lo abrió y cuando.

Además, el destinatario puede elegir si envía o no la confirmación, así que, en

realidad, ¿sirve de algo?

6

A veces lo urgente no deja sitio para lo importante

Presta atención cuando asignes Nivel de Prioridad a tus correos.

No indiques que todos tus mensajes son Importantes, Urgentes o de Alta Prioridad: le restarás valor a los

verdaderamente importantes.

7

Responder a todos

Resiste la tentación de “responder a todos” cuando no es necesario.

Si la respuesta atañe solamente al remitente respóndele sólo a él.

No es necesario copiar a todos con cada “OK” o “Gracias”.

¿Necesitan estar en copia? Ellos también gestionan muchos correos

8

Va, viene, va, viene…

Evita caer en un ping-pong de correos.Cuando van y regresan respuestas

sobre el mismo asunto, uno se pregunta si no hay una mejor vía: ten en cuenta

la recomendación 1 y busca otro medio para resolverlo.

9

No cuentes tu vida

A no ser que ese sea el propósito del correo.

Escribe correos cortos.No divagues, no te extiendas en

detalles innecesarios.

Revisa tu mensaje antes de enviarlo y elimina lo superfluo.

10

Estilo y corrección

Revisa tu email antes de enviarlo. Quizás lo que escribiste no es lo que pretendías decir. Sólo tomate un minuto y vuelve a revisarlo para darle

mayor claridad.

Cuida la redacción y ortografía: Parece obvio pero la rapidez y el aligeramiento

de las convenciones han relajado en exceso la corrección del lenguaje.

Utiliza mayúsculas y minúsculas correctamente. Las mayúsculas dan la impresión de que estuvieras gritando.

Conviene no abusar de las marcas gráficas (negrita, subrayado, colores), los excesos entorpecen y no ayudan.

11

Se puede liar parda

Considera no escribir un mensaje cuando estás enfadado. No discutas por

correo electrónico: el e-mail no es el medio para gestionar emociones.

Los mensajes escritos tienden a amplificar la percepción de emociones y

sentimientos en el contenido.Si estás de mal humor, no escribas y

envíes correos en caliente. Recuerda el dicho, las palabras se las lleva el viento,

pero lo escrito permanece.

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Lo posible ya lo hice. Lo imposible lo estoy logrando.

Para milagros me estoy organizando

Ayúdate del gestor de correo: crea carpetas por años, temas, personas. Las reglas automáticas te serán de gran utilidad.

Borra. Guarda ficheros adjuntos o correos en el ordenador y… suprime correos.

Evita la suscripción a newsletters y alertas que no puedas leer, quedarán acumuladas en

tu bandeja de entrada complicándote discriminar entre lo útil y lo que no lo es.

Seleccionar las suscripciones es una buena idea para limpiar nuestra cuenta de correos

innecesarios.

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Unos días de descanso…

La opción de respuesta automática resulta muy útil cuando nos vamos de vacaciones o vamos a estar ausentes

del correo durante un tiempo.

Además de la respuesta automática, puedes desviar tu cuenta a la de

alguien que pueda atender tu correo. No causa muy buena impresión dejar el

correo desatendido varias semanas y cuando veas la bandeja de entrada al

llegar, quizá pienses que necesitas otras vacaciones

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Corre la voz

Comparte tus buenas prácticas en el manejo del correo electrónico.

Ganaremos en eficacia y comunicación si todos hacemos un uso apropiado.

Como resumen, actúa con los demás como te gustaría que lo hicieran

contigo. La próxima vez que abras tu correo fíjate en tus reacciones: qué

borras sin abrir, qué lees con atención, si crees que van demasiadas personas

en copia, qué tipo de correos te producen buena impresión y cuales

no... Probablemente tus reacciones son muy similares a las de la mayoría, así

que ya tienes algunas ideas para mejorar tus propios correos.

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