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SISTEMA DEGESTIN DOCUMENTAL

QUIPUX

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CAPTULO ICREACIN DE DOCUMENTO NUEVO

Captulo I| CREACIN DE NUEVO DOCUMENTO

SISTEMA DE

GESTINDOCUMENTAL

QUIPUX

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NDICE DE CONTENIDO

INTRODUCCIN FLUJO

INGRESO AL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL QUIPUX(SGDQ) ESTRUCTURA DEL SISTEMA NUEVO DOCUMENTOFORMULARIO DE CREACIN DE DOCUMENTOS

- PESTAA INFORMACIN DEL DOCUMENTO.- BOTN Buscar De/Para- PESTAA ANEXOS- BOTN Vista previa- BOTN Aceptar

BOTONES DE ACCIN MLTIPLE.REASIGNAR DOCUMENTOS.FIRMAR Y ENVIAR

- Documento firmado electrnicamente- Documento firmado manualmente

BANDEJA POR IMPRIMIR


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INTRODUCCIN

Este documento sintetiza la funcionalidad de administrar las opcionesde elaboracin, envo, reasignacin e impresin de documentos,

tambin conocido como Bandeja de Salida del Sistema de GestinDocumental Quipux (SGDQ)


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FLUJO

El Sistema de Gestin Documental Quipux, automatiza los siguientesprocesos para la Bandeja de Salida:


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INGRESO AL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTALQUIPUX SGDQ

Ingresar el navegador Mozilla

Digitar la direccin URL: www.gestiondocumental.gob.ec Dar clic en Ingresar al sistema


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INGRESO AL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTALQUIPUX SGDQ

Se abrir la ventana de ingreso al sistema. Ingresar su nmero de cdula y contrasea en los camposindicados.

Dar clic en ingresar.


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ESTRUCTURA DEL SISTEMA1. En esta seccin visualizar los datos generales del sistema, los datos del

usuario autenticado y los botones habilitados de Firma Digital, Ayuda y Salir.2. En esta seccin visualizar el men de opciones, mismas que estarn de

acuerdo al perfil de usuario que ha ingresado al sistema.3. En esta seccin visualizar la funcionalidad de cada opcin seleccionada del

men. Por defecto se visualiza el contenido de la Bandeja Recibidos.


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NUEVO DOCUMENTO

Permite generar sus propios documentos para difusin interna entre suspropios Servidores Pblicos o para envo externo, sea para unCiudadano o para otras instituciones. Esta opcin debe ser usadacuando no existe un documento antecedente en la Bandeja recibidos,es decir que se necesita generar un documento nuevo


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FORMULARIO DE CREACIN DE DOCUMENTOSPermite la generacin de documentos. La generacin de documentosse realiza a travs de dos pestaas: Informacin del Docu.(Documento) y Anexos.


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- PESTAA INFORMACIN DEL DOCUMENTO.Permite el ingreso de la siguiente informacin: Remitente (De),Destinatario principal (Para) y Destinatario adicional (Copia a) a travs

del uso de la funcionalidad del botn Buscar De/Para; Tipo deDocumento, Categora, Tipificacin, Asunto y Cuerpo del Documento


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Tipo de Documento: Los tipos posibles son cinco y son los siguientes:Acuerdo, Circular, Memorando, Oficio y Resolucin.

Categora: Una categora define la urgencia de tiempo en que sedeber tramitar el documento. Las opciones posibles son:Extemporneo, Normal, Personal y Urgente


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Tipificacin: permite clasificar la documentacin segn el contenido deldocumento y debe ser escogida de la lista desplegable que disponeeste campo.

Asunto: permite el ingreso del asunto del documento que se estgenerando (250 caracteres mximo).

Cuerpo del Documento: permite el ingreso del texto del cuerpo del

documento.


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- BOTN Buscar De/Para

Permite buscar y registrar el Remitente y Destinatario(s).


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Tipo de Usuario: Existen tres opciones posibles: Servidor Pblico,Ciudadano y Todos los Usuarios.

Datos Usuario: permite ingresar una cadena de texto a buscar, paraubicar al Remitente o Destinatario. Se puede buscar por cdula,

nombre, cargo, correo electrnico, institucin o rea.

Institucin: permite seleccionar la institucin de la AdministracinPblica a la que pertenece el Remitente o Destinatario que se estbuscando.

Botn Buscar: Luego de ingresar informacin en los campos DatosUsuario y/o Institucin, debe hacer clic izquierdo sobre el botn buscarpara iniciar el proceso de bsqueda.


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Nombre de Lista: permite seleccionar una Lista de Envo comoDestinatario del documento que se est generando. Una Lista de Envose define como la agrupacin afn de usuarios

DATOS A COLOCAR EN EL DOCUMENTO, quiere decir del Remitente,Destinatario(s) y Copia(s). Dichos. Adems se encuentranvisibles y habilitados los botones Aceptar y Cancelar.


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- PESTAA ANEXOSLos anexos son archivos agregados, inherentes o concernientes aldocumento que se est generando a travs del SGDQ. Para adjuntararchivos primero deber guardar la informacin del documento que haingresado, haciendo clic izquierdo sobre el botn Aceptar.


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Pantalla de Datos del Documento: En esta seccin se debe dar clic enla pestaa Anexos

Archivo: nombre del archivo que se ha seleccionado como anexo deldocumento generado.Botn Examinar: permite seleccionar el archivo

Descripcin: permite ingresar un texto corto descriptivo del contenidodel archivo anexo.


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Tipo de Anexo: permite seleccionar el formato del archivo anexo:- Tipo electrnico (formato digital)- Tipo fsico (formato analgico)

Link Firma Digital: Permite firmar electrnicamente los archivos que sevan a anexar.

Botn Anexar: Permite anexar el(los) archivo(s) seleccionado(s) al

documento que se ha generado.Link Borrar permite borrar el archivo seleccionado.

Nota.- Si un documento fue enviado sin los anexos, se puede ir a la

Bandeja de Enviados, seleccionar el documento y adjuntar losarchivos faltantes.


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- BOTN Vista previaAl hacer clic izquierdo sobre este botn, se abrir una nueva ventanacon una vista previa del documento que est generando a travs del

SGDQ

- BOTN AceptarUna vez que se ha generado el nuevo documento y se ha ingresadosus respectivos anexos, debe hacer clic izquierdo sobre el botn

Aceptar, para grabar dichos datos. El documento permanecer con elestado En Edicin y se almacenar en la Bandeja En Elaboracin.


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Al activar el botn Aceptar, se visualiza los botones de accin mltiple:Regresar, Eliminar, Editar, Reasignar, Informar, Firmar & Enviar, Copiary Carp. Virtual.Tambin se visualiza las siguientes pestaas: Anexos, Recorrido,Carpetas, Documentos (Docs.) Asociados y Etiquetas..


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En la informacin resumen de la pestaa Informacin del Docu., sepuede hacer cambios en la parametrizacin o informacin deldocumento en elaboracin


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BOTONES DE ACCIN MLTIPLE.

Permite Regresar a la pantalla anterior.

Permite Eliminar el documento generado con el SGDQ.

Permite Editar toda la informacin ingresada durante lageneracin de un nuevo documento, en la pestaas Informacin

del Docu., Anexos y Opciones de Impresin


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Permite realizar una copia del contenido del documentogenerado a travs del SGDQ, para poder generar un nuevodocumento con un nuevo Destinatario.

Permite incluir un documento en una carpeta virtual

Permite traspasar el trmite a otro usuario.

Permite Firmar manualmente y electrnicamente el documentogenerado en el SGDQ y Enviarlo al Destinatario


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REASIGNAR DOCUMENTOS.La reasignacin de documentos se lo hace solamente entre usuarios dela misma Institucin y de la misma rea, siempre respetando laestructura orgnica funcional es decir se puede realizar esta accin alos pares (usuarios) del mismo nivel o un nivel ms arriba o un nivel

ms abajo.


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El formulario presenta los siguientes campos:rea: visualiza el nombre del rea de trabajo del usuario.

Usuario: visualiza la lista desplegable de los usuarios activos del reaantes descrita.

Fecha Mxima de Trmite: permite seleccionar la fecha lmite paracumplir con el trmite.

Comentario: visualiza el nombre de cada operacin que se haseleccionado del campo Operaciones.

Botn Aceptar: al hacer clic sobre este botn, habr ejecutado lareasignacin del documento.


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FIRMAR Y ENVIAR- Documento firmado electrnicamenteSe podr firmar electrnicamente un documento cuando el Remitentetiene su certificado digital y los destinatarios son de tipo ServidorPblico. Se debe seguir el siguiente procedimiento:- Activar la casilla de verificacin Firmar digitalmente el

documento?.- Si desea puede ingresar un Comentario.- Haga clic izquierdo sobre el botn Aceptar.


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- Documento firmado manualmenteUn documento se deber firmar manualmente cuando el Remitente nodispone de un Certificado Digital o cuando los destinatarios son de tipo

Ciudadano. El procedimiento a seguir es el siguiente:- Desactivar la opcin Firmar digitalmente el documento- Si desea puede ingresar un Comentario.- Haga clic sobre el botn Aceptar y habr ejecutado la accin de

envo de documentos con firma manual.

El documento firmado manualmente se almacenar en la Bandeja PorImprimir, en donde se deber concretar la accin de imprimir eldocumento para obtener el documento fsico y que el Remitenteproceda a firmarlo manualmente.


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BANDEJA POR IMPRIMIR

Al ingresar a la Bandeja Por Imprimir podr visualizar la lista paginada

de todos los documentos que se van a enviar fsicamente y que seencuentran en estado Por Imprimir


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Para Imprimir debe seleccionar el documento para que puede ingresara la pestaa Informacin del Docu.; una vez ah visualizar la vistaprevia del documento a imprimir y el link Ver documento, la accinimprimir se la puede ejecutar desde cualquiera de las dos opciones

Para terminar el despacho del documento se debe dar clic en el botnde Enviar


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Usted a finalizado el Captulo I: Creacin de

Documento Nuevo del Curso de manejo del Sistemade Gestin Documental QUIPUX.

No se olvide completar la evaluacin correspondiente aeste mdulo.

Muchas gracias

Direccin de Tecnologas de la Informacin DTI


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