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2CAPTULO IIITAREAS

Captulo III| TAREAS

SISTEMA DEGESTIN DOCUMENTAL

QUIPUX

3NDICE DE CONTENIDO

INTRODUCCIN FLUJO NUEVA TAREA

PASOS PARA CREAR LA NUEVA TAREA BANDEJA TAREAS ENVIADAS BANDEJA TAREAS RECIBIDAS RESPUESTA A DOCUMENTOS ASIGNADOS COMO NUEVA

TAREA

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4INTRODUCCIN

La funcionalidad de Tareas est creada para cubrir con el requerimientode reasignar a mltiples usuarios.La accin de reasignacin se permite realizar a un solo usuario a la vez,esto porque en dicha accin se entrega el acceso completo aldocumento reasignado y solo un usuario a la vez puede tener accesocompleto.Por esta restriccin se crea la funcionalidad de Tareas asociadas a undocumento, con eso se entrega acceso de lectura al mismo.

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5FLUJO

El flujo de las tareas es el siguiente:

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6 NUEVA TAREAAl seleccionar la bandeja Recibidos visualizar la lista paginada de losdocumentos recibidos y el formulario en el cual se muestra visible yhabilitado el botn Nueva Tarea:

Este botn permite asignar una Nueva Tarea sobre el documento recibido, a otro usuario.

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7La funcionalidad de Tareas al igual que la funcionalidad de Reasignarse realiza respetando el orgnico; es decir se puede realizar esta accina los pares (usuarios) del mismo nivel o un nivel ms arriba o un nivelms abajo.

Al activar esta funcin se visualizar el siguiente formulario:

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PASOS PARA CREAR LA NUEVA TAREA:1. Seleccionar el usuario responsable de la Nueva Tarea2. Fijar la fecha mxima para cumplir la misma.3. Ingresar la descripcin de la Nueva Tarea en el campo Comentario.4. Dar clic en el botn Aceptar.5. Se visualizar la confirmacin de la asignacin y el usuario a quien se asign

la Nueva Tarea recibir un mail de notificacin.

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9 BANDEJA TAREAS ENVIADASTodas las Nuevas Tareas que un usuario asign las visualizar en la Bandeja Tareas Enviadas

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Al ingresar a dicha Bandeja, visualizar el listado paginado de lastareas asignadas a otros usuarios y el formulario respectivo paralistarlas:

Este formulario presenta tres nuevos datos que son exclusivos de estaBandeja que son: Avance, Estado y Das de Atraso

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Dicho formulario le permite realizar la bsqueda y filtrado de tareasasignadas, a travs de los campos Estado y Texto a Buscar.Las Nuevas Tareas asignadas pueden tener 3 estados: Pendiente,Finalizada o Cancelada, por defecto se visualiza Todos

Si entra al detalle de la Tarea haciendo clic en la fecha del documento,visualizar la pestaa Tareas del documento que consiste en elrecorrido de una Tarea, es decir se visualizan todas las acciones que serealizan sobre la misma.

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La pestaa Tareas visualiza el nombre del usuario que est asignandotareas a otros usuarios y los siguientes campos: Tarea, Asignado a,Fecha mxima de tarea, Fecha Hora, Accin, Usuario y Comentario.

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Tarea: visualiza el nombre de la ltima tarea asignada.

Asignado a: visualiza el nombre del usuario a quien se asign laNueva Tarea.

Fecha mxima de tarea: visualiza la fecha mxima de cumplimientopara la Nueva Tarea.

Fecha Hora: visualiza la fecha y hora de asignacin de la NuevaTarea.

Accin: visualiza el nombre de cada accin tomada en la NuevaTarea.

Usuario: visualiza el nombre del usuario que realiza cada accin enla Nueva Tarea.

Comentario: visualiza el detalle de cada accin tomada en la NuevaTarea.

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Adicionalmente se visualiza:- Una barra de avance de tarea que ir incrementando su progreso a

medida que se registre un avance de tarea.- Un cono semaforizado de la proximidad de la fecha lmite para

cumplir con la Tarea:

Cuando la tarea es asignada y se encuentra dentro del plazomximo de ejecucin

Cuando la tarea se encuentre a un da del plazo mximo deejecucin.

Cuando la tarea se encuentre fuera del plazo mximo deejecucin.

Cuando la tarea ha sido cancelada.

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- conos de accin mltiple sobre una Tarea

Sirve para agregar un comentario sobre la Tarea asignada

Sirve para editar la Fecha mxima de la Tarea asignada

Sirve para cancelar la Tarea asignada.

Sirve para volver a reabrir una tarea cancelada.

Permite asignar Nuevas Tareas denominadas Tareas Hijassobre documentos que ya tienen asignada una tarea principal oTarea Padre

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BANDEJA TAREAS RECIBIDASTodas las Nuevas Tareas que han sido recibidas las visualizar en la Bandeja Tareas Recibidas

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Al ingresar a dicha Bandeja, visualizar el listado paginado de lastareas recibidas debido a la asignacin de las mismas por parte deotros usuarios. Por defecto visualizar las tareas de estado Pendiente

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La pestaa Tareas visualiza el nombre del usuario a quien se haasignado las mismas y adems se encuentran los mismos campos quese visualizan en la Bandeja Tareas Enviadas

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- conos de accin mltiple sobre una Tarea Recibida

Permite el registro porcentual de los avances en la TareaRecibida. Los valores porcentuales que se despliegan sepresentan en mltiples de 10, en una escala de 0% a 100%

Permite finalizar la Tarea asignada.Al finalizar la tarea; visualizar el comentario realizado en elrecorrido, la barra de avance de tarea se presentar al 100%, elcono semaforizado de proximidad de fecha lmite se presentarde color gris y ya no estarn visibles los conos de accin mltiple.

Los conos de accin mltiple de comentario y de tareas hijaspueden ser usados tanto por el usuario que asign la Nueva Tareacomo por el usuario que recibi la misma.

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RESPUESTA A DOCUMENTOS ASIGNADOS COMO NUEVA TAREATodo documento que se encuentre ya sea en Bandeja de Tareas Enviadas o enBandeja de Tareas Recibidas, tiene visible y habilitado el botn que permiteresponder al Remitente original del documento que se ha recibido. Lo quediferenciara hacerlo desde una Bandeja uotra ser el nombre del Remitente que est realizando la accin de Responder.El registro de este documento temporal se visualizar tanto en el recorrido deldocumento como en el recorrido de la Tarea.

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Si la tarea asignada se finaliza y el documento temporal registradotodava no se ha reasignado como respuesta a la tarea, el momentoque se finaliza la tarea se presentar una opcin para reasignarautomticamente el documento temporal, al usuario que puso la Tarea.

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Usted a finalizado el Captulo II: Tareas del Curso de manejo del Sistema de Gestin Documental QUIPUX.

No se olvide completar la evaluacin correspondiente a este mdulo.

Muchas gracias

Direccin de Tecnologas de la Informacin DTI

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