Planear – Organizar – Dirigir – Coordinar - Controlar

El “PROCESO ADMINISTRATIVO”Planear, es la primera función administrativa; que sirve

de base a las demás.• Definición – es la acción de tomar decisiones para el

futuro. No es un acto, es un proceso.• Al proceso en el que se definen las situaciones que

queremos alcanzar en el futuro, y se diseñan los caminospara lograrlo, lo llamamos Planificación.

• FAYOL: Formular el programa de acción que incluye el resultado a obtener, las conductas a desarrollar y losmedios a utilizar.

Fases de la Planificación

1. Determinación de Objetivos a alcanzar2. Toma de decisiones3. Elaboración de planes4. Acciones empresariales vinculadas

Determinación de Objetivos

• Es la primera actividad: saber adóndepretendemos llegar.

• Los “objetivos” son la expresión de unasituación que queremos vivir en el futuro.

• Lista de verificación: ser específico, ser realista, ser verificable, tener un plazo, incluir metas intermedias, plantear un desafío y plantear un compromiso.

Red de Objetivos en la Organización

• Jerarquía de objetivos – algunos son másimportantes y predominan.

Objetivos organizacionalesObjetivos de la divisiónObjetivos del departamentoObjetivos operacionales

El resultado es una red jerárquica e integrada queorienta la acción de la organización en direcciónde los objetivos organizacionales.

Desdoblamiento de los objetivos

Objetivos organizacionalesPolíticas

DirectricesMetas

ProgramasProcedimientos

MétodosNormas

Gustavo Viñales:

Gustavo Viñales:

Menor DETALLE Mayor

AMPLITUD

Ejemplo

• Objetivo: renta 15 % sobre la inversión.• Renta / inversión = renta / ventas x ventas /

inversion.• Aumentar la renta sobre ventas, mayor

ganancia sobre ventas.• Aumentar las ventas respecto de la

inversión. Aumento las ventas, disminuyo inversión

Toma de decisiones

• Debemos “tomar decisiones” para conseguirlos objetivos fijados. Ello implica un “proceso” de comparar alternativas posiblesy elegir las más adecuadas.

• Diagnóstico – Alternativas posibles –Evaluación de alternativas – Selección –Ejecución (Resultados)

Diferentes Tipos de Planeación

• Consideramos dos o más tipos, de acuerdo a unajerarquía de la planeación:

Planificación estratégica – es la planeación másamplia. Tiene que ver con los objetivosorganizacionales y la estrategia.Planificación táctica – realizada a niveldepartamental.Planificación operativa – realizada para cadaactividad, más detallada y de corto plazo.

PLANIFICACION ESTRATEGICA

• PETER DRUCKER: • RESPUESTA A DOS PREGUNTAS: CUAL ES

NUESTRO NEGOCIO? CUAL DEBERIA SER NUESTRO NEGOCIO?

• ALFRED CHANDLER Jr. • ES LA DETERMINACIÓN DE METAS Y OBJETIVOS

BASICOS DE LARGO PLAZO DE LA EMPRESA, LA ADOPCION DE CURSOS DE ACCION Y LA ASIGNACION DE RECURSOS NECESARIOS PARA LOGRAR DICHAS METAS

..continuación definiciones...

• KENNETH ANDREWS: • ES EL PATRON DE OBJETIVOS, PROPOSITOS O

METAS Y LAS POLITICAS Y PLANES ESENCIALES PARA CONSEGUIR DICHAS METAS DE TAL MANERA QUE DEFINAN EN QUE CLASE DE NEGOCIO LA EMPRESA ESTA O QUIERE ESTAR Y QUE CLASE DE EMPRESA ES O QUIERE SER

...continuación definiciones• IGOR ANSOFF: ES EL LAZO COMUN ENTRE LAS

ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN Y LAS RELACIONES PRODUCTO MERCADO TAL QUE DEFINAN LA ESENCIAL NATURALEZA DE LOS NEGOCIOS EN QUE ESTA LA ORGANIZACIÓN Y LOS NEGOCIOS QUE PLANEA PARA EL FUTURO

• SURGE LA PENETRACION DE MERCADOS CUANDO ABORDA EL MISMO MERCADO CON LO MISMOS PRODUCTOS; EL DESARROLLO DE MERCADOS ( EL MISMO PRODUCTO EN NUEVOS MERCADOS), EL DESARROLLO DE PRODUCTOS (EL MISMO MERCADO AL QUE INCORPORA OTROS PRODUCTOS) Y DIVERSIFICACION ( NUEVOS PRODUCTOS EN NUEVOS MERCADOS

Planificación Estratégica

• Está definida en la cúpula estratégica.• Abarca a la organización en su totalidad• Está proyectada a largo plazo, efectos y

consecuencias en el futuro.• Implica analizar y comprender el medio

ambiente (Oportunidades vs Amenazas).• Implica analizar los distintos factores

internos (Fortalezas vs Debilidades)

Planificación Operativa

• Está definida en el centro operativo para cadatarea o actividad.

• Detalles necesarios para incorporar los planes estratégicos en las operaciones diarias de la empresa.

• Pueden ser para actividades recurrentes o no recurrentes.

• Proyectado para el futuro inmediato.• Metas específicas; muestra actividades por

separado.

Clases de Planes

NO RECURRENTESProgramas – consideración de actividades y del marcotemporal. Relacionados con el tiempo.Presupuestos – expresión monetaria de los programas. Relacionados con el dinero.Proyectos – programas específicos.RECURRENTESPolíticas – son guías para las decisiones.Procedimientos – son instrucciones para una acción. Relacionados con los métodos.Reglas – medidas específicas para situaciones dadas. Relacionados con los comportamientos.

Algunos instrumentos

• Estratégicos– Análisis FODA– Plan de Acción, Plan de Negocios– Presupuesto Integral

• Operativos– Plan de fábrica, cuanto producir, cuanto almacenar, en

qué momentos, con qué insumos...– Plan de Compras, cuanto, cuando, a quien, cómo.– Flujo de Caja, previsiones de ingresos y egresos,

determinación de necesidades según momentos– Gráfico Gantt, graficar actividades según secuencia y

transcurso del tiempo

TIPOS DE ESTRATEGIAS

• La estrategia puede ser• Proactiva: busca lograr ventaja • Pasiva: responde a los sucesos del medio

ambiente (reactiva)• Inactiva: sobrevive sin responder

Misión - Visión

• Para comprender la planificación estratégica, debemosdefinir algunos conceptos que influirán en este tipo de planificación:

Visión Misión

Planeamiento Estratégico

Misión - Visión

• Visión – se define con los siguientes elementos:

Propósito principal de la empresaSu futuroDefinición de mercados a atenderValores, conductas y actitudes deseadasEscenarios esperados

Misión - Visión

• Misión – la declaración de la misión incluye:

Que es lo que hacemos (cuál es el negocio)En dónde lo hacemos (cuál es el mercado)Para quién lo hacemos (que necesidad satisfacemos y cómo lo hacemos)

Misión - Visión

• Ejemplo de una consultora internacional instalada en nuestro país (1):

Visión: “Ser reconocidos como la firma profesional quepresta, en todas las áreas de actuación, los servicios de la más alta calidad”Misión: “Aportamos valor basados en el conocimiento y la experiencia de nuestros profesionales, en beneficio de nuestros clientes, nuestra gente y nuestra comunidad”

(1) KPMG Uruguay – tomado el 15/6/05 de su sitio web: www.kpmg.com.uy

Desagregación• PROPOSITO: actividad de la organización. A que

se dedica: medicina, alimentación, agropecuaria• MISION: especificidad del objeto: dentro de la

medicina el cáncer, de la alimentación los lácteos, de la agropecuaria los cereales.

• OBJETIVO: logro para un determinado período de tiempo, situación que deseamos vivir: atender 100 pacientes en consulta por día, vender 1.000 kilogramos de quesos en un mes, producir 1.000 kilogramos de trigo en una zafra

• ESTRATEGIA: camino que se utilizará para insertarse en el futuro. Abrir una policlínica con 10 oncólogos profesores de la Universidad, la policlínica en determinado lugar, con tal honorario o tarifa por consulta,........

Principios de administración aplicados a la Planificación

• Definición del objetivo – la finalidad de la planificación es determinar quién, cómo y cuando se alcanzará la idea o el objetivo.

• Flexibilidad en la planeación – la planeación es permanente; debe tenerflexibilidad y corregir defectos durante el desarrollo.

Principales características de la Planeación - I

Es un proceso permanente y continuoEstá siempre orientado hacia el futuroBusca la racionalidad en la toma de decisionesBusca seleccionar un curso de acción entrevarias alternativasLa planeación es “sistémica” – considerasistemas y subsistemas que la conforman

Principales características de la Planeación - II

La planeación es repetitiva, es un proceso queforma parte de otro mayorEs una técnica de asignación de recursosEs cíclica, permite evaluación y medición paraestablecer nueva planeaciónEs una función del proceso que interactúa con lasdemásEs una técnica de coordinación e integraciónEs una técnica de cambio e innovación

Análisis FODA

• Análisis ambiental – Oportunidades y AmenazasAnálisis:

De la industria y el mercadoDe los competidoresPolítico y regulatorioSocial – aspectos sociales y grupos de interésDe recursos humanosMacroeconómicoTecnológico

MISION NEGOCIO ACTUAL

ANALISISEXTERNO

ANALISIS INTERNO

AMENAZASOPORTUNIDADES

FORTALEZASDEBILIDADES

ESTRATEGIAEMPRESARIAL

OBJETIVOS, PLANES

Análisis FODA

• Análisis de recursos internos – Fortalezas y DebilidadesAnálisis:

FinancieroEvaluación de recursos humanosDe comercialización y marketingDe operacionesDe otros recursos internos – administración, I + D, compras, informática

MATRIZ FODA Y ESTRATEGIAS

FORTALEZAS DEBILIDADES

OPORTUNIDA-DES

MAXI – MAXIaprovecha lasfortalezas en dondeexisten lasoportunidades

MINI MAXIminimiza efecto delas debilidades enambiente deoportunidades

AMENAZAS MAXI – MINIaprovecha fotalezasneutralizandoamenazas

MINI – MINIminimiza efecto delas debilidades enambientes conamenazas

MAXI- MAXI, MINI - MINI

• LA ESTRETEGIA DEBIERA

• MAXIMIZAR EL APROVECHAMIENTO DE OPORTUNIDADES UTILIZANDO LAS MAXIMAS FORTALEZAS

• MINIMIZAR O NEUTRALIZAR LAS AMENAZAS Y SITUAR LA ACCION EN EL CAMPO DONDE LAS DEBILIDADES SE NOTEN MENOS

MATRIZ DE PORTAFOLIO

RENDIMIENTO

TASACRECIMIENTO

FUERTE DEBIL

ALTAPRODUCTOESTRELLAGana y crece

PRODUCTOINCOGNITA (¿?)crece pero se ignorafuturo

BAJAPRODUCTOVACA produce(EFECTIVO)

PRODUCTOPERRO, comerecursos(ABANDONAR)

DECISIONES ESTANDARIZADAS EN MATRIZ DE PORTAFOLIO

PRODUCTOESTRELLA

PRODUCTOINCOGNITA

PRODUCTOVACA

PRODUCTOPERRO

CLAVEINVERTIR INVERTIR COSECHAR SEGMEN-

TAR

IMPUL-SABLE

INVERTIR INVERTIR COSECHAR MANTENER

MANTENI-BLE

AUMENTARPRECIO YMANTENER

MANTENERODISCONTI-NUAR

AUMENTAR PRECIO OCOSECHAR

MANTENERO DISCON-TINUAR

OLVIDA-BLE

AUMENTARPRECIO

MANTENERODISCONTI-NUAR

COSECHARLO QUEQUEDA

DISCONTI-NUAR

Test de repaso

• Cuáles son los pasos básicos a seguir en un proceso de planificación ?

• Cómo diferenciamos la planificación estratégicade la planeación táctica y operativa ?

• Para qué es importante analizar el medio ambientey los recursos internos de la organización ?

• Cuáles son los requisitos o “lista de verificación” para determinar si una situación planteada es o no es un objetivo ?

Gráfica actividades A,B,C,D Para iniciar B es necesario culminar A, D con

C, C puede iniciarse sin culminar B

A

B

C

D

1 2 3 4

semanas

Test de repaso

• Responda si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas

Los “objetivos organizacionales” determinan los límitesdentro de los cuáles deberán plantearse los objetivos de losdistintos niveles de la organización.La definición de la estrategia es tarea principal de losdistintos niveles de la organización.Sólo es posible la formulación de una estrategia exitosa a través del análisis profundo del interior de la organización, sus puntos fuertes y debilidades.

Test de repaso

En las políticas se especifican acciones a realizar.El establecimiento de objetivos mejora la performance porque se evita la dispersión de esfuerzos y porque se requiere que los involucrados en la planificación se familiaricen con el tema.Una vez definida la planificación estrategica la organización procederá a determinar sus objetivos másconcretos y sus políticas.

Test de repaso

• Llene los espacios en blanco, completando lassiguientes frases:

La red de objetivos de una organización es………Las políticas son………En los programas se determinan…….Los presupuestos son……….