10 auditoria

CONSTRUIMOS FUTUROCONSTRUIMOS FUTURO

1

CONSTRUIMOS FUTUROCONSTRUIMOS FUTURO

ImplementaciImplementacióón del n del SGC en los procesos de SGC en los procesos de apoyo a las actividades apoyo a las actividades

misionales de la UISmisionales de la UIS

Sistema de Gestión de Calidad

3

uditoruditorííaa

Enfoque de

Estamos comprometidos con ISO 9001:2000


4

SistemáticoIndependiente Documentado

EvidenciaCumplimiento

de los Criterios de la auditoria

Qué es Auditoría1

“Proceso sistemático, independiente, documentado, para obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de determinar en que grado se cumplen los criterios de la auditoria” ISO 19011


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Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos a tener en cuenta en la auditoria

CRITERIO DE CRITERIO DE AUDITORIA AUDITORIA

Resultado de una auditoria suministrado por el equipo auditor después de haber considerado los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de auditoria.

CONCLUSICONCLUSIÓÓN N DE AUDITORIA DE AUDITORIA

Definiciones2


6

Declaraciones de hechos o cualquier otra información, que son:

Pertinentes para los criterios de la auditoria.

Verificables

EVIDENCIA DE EVIDENCIA DE AUDITORIA AUDITORIA

Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoria. Recopilado frente a los criterios de la auditoria.

HALLAZGO DE HALLAZGO DE AUDITORIA AUDITORIA

Definiciones2


7

EL PROCESO DE AUDITORIA

CRITERIOS

Lo Que se debe hacer

•Especificaciones /Normas•Pliego de condiciones •Reglamentos •Manual de calidad •Procedimientos •Plan de calidad

OBJETIVO

Cumplir sistemáticamente requisitos de calidad

especificados

Lo que se quiere

lograr

Conveniente

Adecuado Eficaz

DE LOS

PROCESOS

Lo que se hace

REALIDAD


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El SGC cumple con los Requisitos (norma, ley,

Reglamentarios)

Estimular el enfoque por proceso

Cambio Organizacional

Satisfacer un requisitodel cliente

Promover el Mejoramiento

Continuo

Ejecutar seguimiento a las acciones

Correctivas

Evaluar el compromiso

del recurso humano

Por qué hacer Auditorías3


9

PROCESO

(Transformación)

PRO

DU

CTO

S

PRO

VEED

OR

ES

ENTR

AD

AS

CLI

ENTE

S

Objetivo del Proceso

Medición

CONOCIMIENTO DEL PROCESOCONOCIMIENTO DEL PROCESO

Mano de Obra, Materiales, Maquinaria, Método

¿Conozco y tengo claridad acerca de los requerimientos

de mis clientes internos/externos?

¿Sé cuáles son los productos que genero para cumplir con los

requerimientos de mis clientes?

¿De qué manera he definido que satisfago los

requerimientos de mis clientes?

¿Tengo establecidos los indicadores para

medir si cumplo con el objetivo?

¿Cuál es mi gestión como líder para garantizar que cumplo con el objetivo?

¿Conozco qué necesito para gestionar

correctamente? ¿Conozco los procedimientos?

¿Conozco las aptitudes de mis colaboradores?

¿Están definidos los requisitos para garantizar que

las entradas de mi proceso son las mejores?

¿Trabajo conjuntamente con mis procesos proveedores para

gestionar el adecuado flujo de información y de recursos?


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Programa de auditoria

Cambios en Procesos / productos / servicios

Implementación Nuevos procesos /

productos / servicios

Auditorias no programadas

Cuándo hacer Auditorías4


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PARA:CERTIFICACIÓN O RECONOCIMIENTO POR UN TERCERO

PARA:Evaluar y seleccionar proveedoresEjecutar re evaluación a proveedoresMantener relaciones ganar -ganar

PARA:Evaluar la eficacia del SGCIdentificar oportunidades de mejora

OBJETIVOS:Evaluar la capacidad para cumplir los requisitos mínimos del modelo ISO 9001

OBJETIVOS:Evaluar la adecuación para cumplir eficazmente los requisitos del SGC del desarrollo del proveedorVerificar la aplicación de disposiciones contractuales

OBJETIVOS:Determinar si el SGC:

Es conforme con los requisitos planificadosSe ha implementado y se mantiene de manera eficaz

ORGANIZACIÓNCLIENTES, PROVEEDORESORGANIZACIÓN

TERCERA PARTETERCERA PARTESEGUNDA PARTESEGUNDA PARTEPRIMERA PARTEPRIMERA PARTE

AUDITORÍA INTERNA AUDITORÍA EXTERNA AUDITORÍA EXTERNA

Clases de Auditorías5


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AUDITORÍA DE PROCESOS

AUDITORÍADE PRODUCTO

Es la verificación de que un producto ha sido fabricado, o un servicio ha sido prestado de acuerdo con la especificación y de que hay evidencia de que cumple con los requisitos del cliente.

Sirve para examinar y revisar que un proceso cumple con los procedimientos escritos.

AUDITORÍADE REGISTROS

Verificación de que los registros cumplen los requisitos legales, reglamentarios y de los clientes, brindando evidencia.

AUDITORÍA DE SISTEMA

Examen de un área especifica del sistema de gestión de la organización, o del sistema en general.

Tipos de Auditorías6


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LA PPP

CUATRO VERSIONES DE CÓMO TRABAJA UN PROCESO:

1. La forma en que el procedimiento actual dice que trabaja

2. La forma en que la dirección dice que trabaja

3. La forma en que realmente trabaja

4. La forma en que se supone que esta trabajando

PARADOJA DE PERCEPCIÓN DEL PROCESO


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Evaluación de competenciaDe auditores

Planeación

Ejecución

Presentación de Informes

Seguimiento y medición

Programación auditorias

Definición de acciones De mejoramiento del proceso

De Auditorias

Proceso de Auditorías7


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EN LA PLANEACIÓN TENER EN CUENTA …

Priorizar procesos que han presentado fallas o tiene mayor probabilidad de presentarse No conformidades.Realizar estudio de los documentos Asignar claramente las responsabilidades al equipo auditorDefinir la logística necesaria para realizar la auditoria


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AuditorPreparación de documentosde trabajo:

• Plan de auditoria • Listas de verificación

AuditadoPreparación de documentosa presentar:

• Manual de calidad • Documentos de los

procesos • Registros • Indicadores • Acciones Correctivas• Acciones Preventivas• Productos no Conformes• Mejoras

PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA DE CAMPO


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CONTENIDO DEL PLAN DE AUDITORIA

• FECHA: Día, Mes y Año

• OBJETIVO: Evaluación del nivel de conformidad de las actividades, sistemas, procesos o servicios

• ALCANCE: Nivel de profundidad de la auditoria, sitios, productos, servicios, procesos a auditar.

• CRITERIOS: Establecer claramente que Especificaciones /Normas, Pliego de condiciones, Reglamentos, Manual de calidad, Procedimientos Plan de calidad son tenidos en cuenta como referencia para el desarrollo de la auditoria.

• CRONOGRAMA DE TRABAJO: Fecha, hora, Actividad, requisitos, auditado, equipo auditor.

• OBSERVACIONES: espacio para registrar comentarios especiales para ampliar la información del plan de auditoria.


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LISTA DE VERIFICACIÓN

Apoya la administración del tiempoEs una guía para el cubrimiento total del procesoEs una lista de chequeo Ayuda a centrar la auditoria en aspectos relevantes Permite recopilar las evidencias de la auditoria de acuerdo al desarrollo.


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REUNIÓN DE APERTURA

Confirmar el Plan de Auditoría

Describir las actividades de la auditoría en sitio.

Confirmar los Canales de comunicación.

Responder dudas e inquietudes.


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Fuentes de Información

Recopilación mediante muestreo y verificación

Evaluación vs. Criterios – Generación de hallazgos

Conclusiones de auditoría

REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA


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FUENTES DE INFORMACIÓN

MEDICIÓN

CONDICIONES DE OPERACIÓN

EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO

REGISTROS

CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO ESTADÍSTICAS

(DATOS)

OBSERVACIÓN


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PROCESO DE ENTREVISTA

COMOFUNCIONA ELPROCESO DE

...?

COMO LO PLANIFICA?

COMO LOIMPLEMENTA?

COMO LO MIDE?

COMO RETROALIMENTA?

Describa el proceso de...?

Como ha establecido los controles para...?

Muéstreme el acta de divulgación?

Como evidencia la ejecución del proceso

Permítame los registrosde...


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CRITERIOS DE AUDITORCRITERIOS DE AUDITORÍÍA VS. A VS. EVIDENCIA DE LA AUDITOREVIDENCIA DE LA AUDITORÍÍAA

• Aspectos Relevantes• Fortalezas• Aspectos a proyectar

• Oportunidades de mejora• Debilidades• Aspectos por mejorar

OBSERVACIÓN – NO CONFORMIDAD

Requisito Incumplido:• Evidencia • Impacto

GENERACIÓN DE LOS HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA


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EJEMPLO DE NO CONFORMIDAD

No existe registro de las acciones tomadas ante la queja reportada por el cliente JB LTDA con respecto a la entrega de la orden No. 506 de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de control de quejas y reclamos PRCA01.


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Objetivo, alcance y criteriosAuditor líder, equipo auditorDescripción de las actividades realizadas en la auditoríaProcesos auditadosResponsables de los procesos y personal entrevistadoAspectos favorablesAspectos débilesSolicitud de acciones correctivasConclusiones de la auditoría

INFORME DE AUDITORIA


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Procesos auditados, interacciones, niveles de la organización.Hallazgos y conclusiones de la auditoría. Solicitud de acción correctiva.Fechas tentativas para las Acciones Correctivas.Eventualmente, acuerdos sobre la precisión de las No Conformidades.

REUNIÓN DE CIERRE


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REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE UNA AUDITORÍA

Auditor Líder, Equipo Auditor, Auditado

• Verificar las respuestas a las solicitudes de acciones correctivas

• Verificar la eficacia de las acciones implementadas• En caso de tener acciones pendientes, reprogramar un

nuevo seguimiento• Elaborar el programa de la auditoría de seguimiento, de

ser necesario


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.

Demostrar seguridad

Confianza

Tranquilidad

Cortesía

Escuchar muy bien las preguntas

Contestar claramente y sin extenderse a temas no relacionados con la pregunta

Respetar al Auditor

ACTITUD FRENTE A LA AUDITORIA


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PLANEAR¿ Como planeo mis actividades?, ¿En cuales procesos participo? ¿ Cuales son los propósitos de esos procesos? ¿Quienes son mis clientes al interior de la organización?, ¿Cual es la política de calidad de la empresa?, ¿Como contribuyo a lograr la política de calidad de la empresa?, ¿Sobre cuales objetivos de calidad es responsable mi cargo?, ¿Cual es la meta establecida para ese objetivo de calidad?, ¿En cuanto esta el nivel de cumplimiento de ese objetivo?, ¿Que estoy haciendo para mejorar y poder cumplir con los objetivos de calidad sobre los cuales participo?

HACER ¿Qué registros directamente soy responsable de diligenciar?, ¿ En cuales documentos estoy involucrado?

VERIFICAR¿Qué mecanismos tengo para hacer seguimiento o control de las actividades que desarrollo?, ¿Sobre que indicadores del proceso soy responsable ?, ¿Que productos no conformes se han generado en las actividades que desarrollo?

ACTUAR ¿Qué mecanismos se tienen para mejorar continuamente en la organización?, ¿Quétratamiento se da a las acciones correctivas y preventivas que se generan?, ¿Que se hace cuando se genera un producto no conforme o una no conformidad?

PREGUNTAS FRECUENTES

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