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MANUAL ADMINISTRACIÓN DE BIENES

MINISTERIO DEL INTERIOR BOGOTA D.C

TABLA DE CONTENIDO

MANUALADMINISTRACIÓN DE BIENES

Código: GR-RA-M1

Versión: 01

Vigente desde:11/11/2015

1. INTRODUCCIÓN............................................................................................................................................. 32. OBJETIVO...................................................................................................................................................... 33. ALCANCE....................................................................................................................................................... 34. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD............................................................................................................35. DEFINICIONES............................................................................................................................................... 36. SIGLAS............................................................................................................ ¡Error! Marcador no definido.7. NORMATIVIDAD............................................................................................................................................. 5

7.1. CONSTITUCIÓN.....................................................................................¡Error! Marcador no definido.7.2. Leyes...................................................................................................................................................... 57.3. Decretos................................................................................................................................................ 67.4. Resoluciones......................................................................................................................................... 67.5. Otras normas......................................................................................................................................... 6

8. DESARROLLO- ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES.................................................................................68.1 Entrada y salida de bienes................................................................................................................... 68.1.1 Entrada de bienes................................................................................................................................. 78.1.1.1 Entrada por adquisición...................................................................................................................... 78.1.1.2 Entrada por reposición........................................................................................................................ 88.1.1.3 Entrada por permuta........................................................................................................................... 98.1.1.4 Entrada por trasferencia a título gratuito.............................................................................................98.1.1.5 Entrada por nuevas existencias..........................................................................................................98.1.1.6 Entrada de bienes recibidos de terceros...........................................................................................108.1.1.7 Entrada por compensación...............................................................................................................108.1.1.8 Entrada por reintegro de bienes en servicio......................................................................................108.1.1.9 Entrada de bienes intangibles...........................................................................................................108.1.2 Salida de bienes.................................................................................................................................. 118.1.2.1 Salida de bienes de consumo o suministro de insumos...................................................................118.1.2.2 Salida de bienes devolutivos.............................................................................................................118.1.2.3 Salida de bienes a terceros...............................................................................................................128.1.2.4 Salida por baja.................................................................................................................................. 128.1.2.4.1 Baja por enajenación de bienes muebles a título oneroso............................................................128.1.2.4.2 Baja por pérdida, hurto o daño......................................................................................................138.1.2.4.3 Baja de bienes inservibles u obsoletos para destrucción..............................................................138.1.2.4.4 Baja por enajenación de bienes muebles a título gratuito entre entidades públicas.....................138.1.2.4.5 Baja por venta o subasta de bienes inmuebles.............................................................................148.2 Amparo de bienes............................................................................................................................... 148.2.1 Inclusión.............................................................................................................................................. 158.2.2 Exclusión............................................................................................................................................. 158.3 Reintegro y traslado de bienes..........................................................................................................168.3.1 Reintegro............................................................................................................................................. 168.3.2 Traslado............................................................................................................................................... 168.4 Inventario de bienes........................................................................................................................... 168.4.1 Registro toma física de bienes..........................................................................................................168.4.2 Control y Actualización de los Inventarios.......................................................................................178.4.3 Inventario para la entrega de la bodega del almacén......................................................................188.4.4 Inventario por abandono de cargo....................................................................................................18

9. CONTROL DE CAMBIOS............................................................................................................................. 18

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1. INTRODUCCIÓNEl presente Manual se desarrolla en función del procedimiento de Gestión de Bienes, con el fin de que el funcionario y contratista del Ministerio del Interior tenga un criterio unificado de las actividades y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes para la administración de los bienes muebles e inmuebles adquiridos o recibidos a cualquier título por la entidad y/o los Fondos a su cargo y de aquellos por los cuales sea legalmente responsable.

El Ministerio es responsable de administrar los bienes que adquiera para el cumplimiento de su misión institucional, en concordancia con la normatividad vigente, por ello, este Manual fija directrices y estandariza las acciones que se desarrollan en las distintas actividades de la administración de bienes, así como las responsabilidades del personal de la Entidad, con bienes a su cargo.

2. OBJETIVOFijar directrices y lineamientos generales para la administración de los bienes muebles e inmuebles adquiridos o recibidos a cualquier título por el Ministerio del Interior y/o los Fondos a su cargo y de aquellos por los cuales sea legalmente responsable, de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente para la Administración Pública, con el propósito de generar un oportuno control, claridad y transparencia en la información.

3. ALCANCEInicia con la entrada y salida de bienes, continua con el registro y archivo y finaliza con el control y actualización de los inventarios.

4. RESPONSABILIDADLa Subdirección Administrativa y Financiera, Coordinación del Grupo de Gestión Administrativa y Bienes, es responsable de recibir, registrar, custodiar, entregar, conservar, controlar y dar de baja los bienes de la entidad.

Son responsables, administrativa, penal y fiscalmente, todas las personas que administren, custodien, manejen, reciban o usen bienes de propiedad del Ministerio del Interior, de otras entidades o de particulares puestos al servicio de la Entidad.

Para el caso en que se identifique funcionario responsable por daño, pérdida o hurto, el registro se realizará conforme a lo previsto en la Ley 42 de 1993, la Ley 610 de 2000 y al Código Disciplinario Único.

5. TÉRMINOS Y DEFINICIONESAccesorio: Utensilio auxiliar para determinado bien o para el funcionamiento de una máquina. Elemento que depende de un bien principal o que se adhiere a este para formar parte integral o constitutiva del mismo. Su utilidad está asociada a la existencia del bien principal.Adquisición: Es la acción por la cual el Ministerio se convierte en titular de un bien o derecho mediante los hechos o actos jurídicos que la ley le atribuye.Asignación provisional o en administración: Es la acción por la cual el Ministerio se convierte en titular de un bien o derecho de otra entidad, de forma provisional o en administración, mediante los hechos o actos jurídicos que la ley le atribuye.Bajas de bienes: Es el retiro definitivo de un bien de la Entidad, de forma física y de los registros, por no ser necesario para el desarrollo de las funciones, obsolescencia, inservible, hurto o pérdida, deterioro o vencimiento, utilizando los mecanismos de enajenación a título oneroso, gratuito y/o destrucción. Bien: Es el "(…) artículo inventariable o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, materiales y artículos en proceso de producción"1. Es el artículo tangible o intangible que requiere la Entidad para el cumplimiento de sus funciones. Para efectos de este Manual se consideran los artículos de consumo y devolutivo (activos fijos). Bienes de consumo: Aquellos bienes que se agotan con el primer uso que se hace de ellos, o porque al agregarlos o aplicarlos a otros bienes se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente.1 Diccionario de Términos de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación

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Bienes devolutivos: Bien fabricado o manufacturado con el fin de prestar un servicio y que no se desgasta en un tiempo prudencial. Ej.: muebles, equipos de cómputo. Son bienes no fungibles, de propiedad de la Entidad o los recibidos de terceros para uso permanente del Ministerio.Bienes muebles: Son aquellos que pueden trasladarse de un lugar a otro, manteniendo su integridad y la del inmueble en el que se hallaren depositados.Bienes inmuebles: Son aquellos considerados bienes raíces, por tener de común la circunstancia de estar íntimamente ligados al suelo, unidos de modo inseparable, física o jurídicamente, al terreno, tales como las parcelas, urbanizadas o no, casas, naves industriales, o sea, las llamadas fincas, en definitiva, que son bienes imposibles de trasladar o separar del suelo sin ocasionar daños a los mismos, porque forman parte del terreno o están anclados a él.Bienes inservibles: Aquellos bienes que por desgaste natural o deterioro no están en condiciones de prestar el servicio para el cual fueron asignados y que tampoco son susceptibles de readaptación, reparación o reconfiguración para su uso. Bienes en bodega: Es el conjunto de bienes de consumo y devolutivos, que se encuentran en la bodega del almacén de la Entidad ingresados por primera vez, los cuales deben estar registrados en el Sistema de almacén e inventarios PCTG y en la contabilidad de la Entidad.Bienes en poder de terceros: Lo integran el conjunto de bienes devolutivos que se encuentran bajo la responsabilidad de otra entidad mediante contrato o Acto Administrativo.Bienes en servicio: Es el conjunto de bienes de consumo, devolutivos e inmuebles en servicio, a cargo de los funcionarios, contratistas, pasantes o funcionarios en comisión, los cuales deben estar registrados en el Sistema de almacén e inventarios PCTG y en la contabilidad de la Entidad. Cuando termine el contrato laboral o contractual el funcionario o contratista responsable del bien debe hacer entrega de los bienes que se le asignaron al área de almacén e inventarios o a quien disponga el jefe de quien se retira.Bienes obsoletos: Bienes que aunque se encuentre en buenas condiciones físicas, técnicas y tecnológicas No son requeridos o adecuados por cambio en las necesidades de la Entidad. Bienes de Terceros: Son elementos recibidos en ejecución de un contrato o acto administrativo, que sin ser propiedad de la Entidad son requeridos para el desarrollo de sus funciones. Bienes no explotados: Son aquellos bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Entidad que por características o circunstancias especiales, no son objeto de uso o explotación en desarrollo de las funciones, y no son objeto del cálculo de la depreciación. Estos activos deben permanecer registrados en el inventario, siempre y cuando permanezcan en esa condición; solamente se reclasifican cuando se coloquen en servicio, o al momento de su enajenación o entrega a cualquier título.Bodega: Es un lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes. Centros de utilidad: Es la división de los costos generados por una necesidad proveniente de las dependencias y áreas funcionales de la entidad. Comité Institucional de Desarrollo Administrativo: Es el encargado para efectos de este manual de verificar que los procesos de baja se efectúen de acuerdo con las normas legales vigentes. Comprobante de ingreso: Documento que emite el sistema de almacén e inventarios PCTG (Presupuesto, Contabilidad y Tesorería Gráfico), como constancia de ingreso de un bien en dicho sistema.Comprobante de salida: Documento que emite el sistema de almacén e inventarios PCTG como constancia de salida de un bien.Costo histórico: Está constituido por el precio de adquisición, que incluye los costos y gastos en que ha incurrido la Entidad. Harán parte del costo histórico las adiciones o mejoras realizadas a los bienes, conforme a las normas técnicas aplicables a cada caso. Dependencias y áreas: Son aquellas divisiones funcionales de la entidad, de conformidad con las normas orgánicas vigentes, el manual de funciones, o los procesos, subprocesos y procedimientos de la entidad.Enajenación de bienes: Es el proceso de la venta de bienes.Elemento obsoleto: Artículo que ha perdido sus características de uso. Es un bien anticuado, cuya función puede ser desempeñada con mayor eficiencia por un bien más moderno. Hurto: Apoderamiento ilegítimo de una cosa mueble ajena, sin fuerza en las cosas, violencia o intimidación en las personas.

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Licencia: Autorización entregada por el autor o titular de los derechos patrimoniales de autor para copiar, y/o distribuir, y/o modificar o transformar y/o utilizar un programa de computador de conformidad con unas condiciones convenidas contractualmente o conforme a lo establecido en la ley. Ver Circular Conjunta expedida el 23 de abril de 2006 por el Director General de Derechos de Autor y el Procurador General de la Nación.Manual: Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y subprocesos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución. Placa: Rótulo numérico que identifica al bien devolutivo, emitido por el sistema PCTG.Planilla de inventarios: Documento que resume el listado de elementos bajo un mismo responsable.Programa de ordenador (Software): Conjunto de instrucciones mediante palabras, códigos, planes o en cualquier otra forma que, al ser incorporadas en un dispositivo de lectura automatizada, es capaz de hacer que un ordenador, aparato electrónico o similar, capaz de elaborar información, ejecute determinada tarea u obtenga determinado resultado. El programa de ordenador comprende también la documentación técnica y los manuales de uso. Reposición de elementos: Recibo de bienes sustituidos por pérdida, daño o deterioro.Reintegro: Es la devolución de un bien al almacén que estando en servicio no es necesario para el desarrollo de las actividades propias de la Entidad, o por ser inservible u obsoleto. Reintegro de bienes de consumo: Es la devolución de un bien de consumo nuevo, que se ingresa al almacén y que no es necesario para el desarrollo de las actividades propias de la entidad. Reintegro de bienes devolutivos: Es la devolución de un bien devolutivo al almacén, que estando en servicio no es necesario para el desarrollo de las actividades propias de la entidad, o por ser inservible u obsoleto. Salida de bienes: Es la entrega de bienes de consumo y/o devolutivo que se encuentran en el almacén para el uso del funcionario que se encargará de su custodia, administración y conservación. Transferencia o donación: Acto jurídico por el cual un donante transfiere a un donatario gratuitamente el dominio sobre un bien y el donatario acepta.Traslado: Traslado de bienes entre el personal de la Entidad por cambio de dependencia o área, reubicación de puesto de trabajo, cambio o por retiro del responsable.Seguro de bienes: Es una medida de amparo sobre los bienes a que está obligada la Entidad para proteger el patrimonio público, de tal manera que en caso de pérdida, hurto o daño se logre obtener su resarcimiento, para lo cual se fija como regla general, la constitución de pólizas de seguros. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.Valor en libros: Diferencia entre el monto bruto de una partida o grupo de partidas de activos, según aparece en los libros de contabilidad, y cualquier deducción o compensación aplicable.Valor en libros de propiedades, planta y equipo: Valor resultante de restarle al costo histórico de un bien, la depreciación o amortización acumulada y la provisión, y sumarle la valorización.Valorización. Aumento neto del valor de los activos, determinado mediante avalúos con criterios y normas de reconocido valor técnico.Vida útil. Período durante el cual se espera que un activo pueda ser usado por la entidad contable pública, en desarrollo de sus funciones de cometido estatal.MOLP: Microsoft Open Licence Program. Paquete de licencias corporativasPCTG: Presupuesto, Contabilidad y Tesorería Gráfico. Sistema de almacén e inventarios.

6. NORMATIVIDAD6.1 Leyes

Ley 1150 del 16 de julio de 2007, por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.Ley 872 de 2003, por el cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público.Ley 734 del 5 de febrero de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

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http://www.monografias.com/trabajos7/doin/doin.shtml


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Ley 610 del 15 de agosto de 2000, por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías.Ley 80 del 28 de octubre de 1993, Estatuto de Contratación Administrativa

6.2 DecretosDecreto 1068 de 2015, por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público; Título 5 Constitución y Funcionamiento de las cajas menoresDecreto 1082 de 2015, que compila entre otros aspectos, los Decretos Reglamentarios sobre contratación estatal y asociaciones público privadas.Decreto 1745 de 2014, por el cual se modifica el Decreto 2555 de 2010 en lo relacionado con la licitación de seguros asociados a créditos con garantía hipotecaria o leasing habitacional.Decreto 1510 de 2013, por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública.Decreto 2789 del 2012, por el cual se regula la constitución y funcionamiento de las cajas Decreto 2893 de 2011, por el cual se establece la Estructura del Ministerio del Interior.Decreto 4170 de 2011, por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública- Colombia Compra Eficiente, se determinan sus objetivos y estructura.Decreto 2555 de 2010, relacionado con la licitación de seguros asociados a créditos con garantía hipotecaria o leasing habitacional.Decreto 4444 de 2008, por el cual se regula la enajenación de bienes del Estado por parte de las Entidades Estatales sometidas al Estatuto General de Contratación Pública.Régimen de Contabilidad PúblicaDecreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.Decreto 4110 de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

6.3 ResolucionesResolución 222 del 5 de julio de 2006, por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, y se define su ámbito de aplicación.

6.4 Otras normasGuía Metodológica de Políticas Contables. (GR-RF-G-01)Procedimiento para el Desarrollo de Procesos de Selección, Elaboración, Perfeccionamiento y Legalización de Contratos o Convenios del Ministerio y los Fondos a su cargo. (GC-P-02)Procedimiento de Supervisión y Liquidación de la Ejecución Contractual (GC-P-03)Guía para atender los Acuerdos Marcos de Precios.Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones.

7. DESARROLLOEl Grupo de Gestión Administrativa y Bienes de la Entidad es el responsable de coordinar la ejecución de las siguientes actividades:

Entradas y salidas de bienes Amparo de bienes Reintegro y traslado de bienes Inventarios

7.1 Entrada y salida de bienesRealizar la entrada y salida de bienes del almacén, validando que los bienes de consumo, devolutivos e inmuebles, cumplan con las especificaciones técnicas requeridas por la Entidad.

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Los bienes que ingresen al patrimonio de la entidad, a cualquier título previsto en la normatividad vigente, se clasifican y registran en el Sistema de almacén e inventarios PCTG de acuerdo a su naturaleza teniendo en cuenta el Plan Único de Cuentas.

Los bienes de propiedad del Ministerio y/o los Fondos a su cargo se clasifican según su naturaleza, en bienes de consumo, devolutivo e inmuebles. De acuerdo a su uso, vida útil, destino o aplicación, se clasifican en categorías. Así mismo son clasificados según su localización en bienes en servicio, en bodega, no explotados y en poder de terceros.

7.1.1 Entrada de bienesLa entrada de bienes al almacén de la entidad se puede originar por la adquisición, reposición, recuperación, permuta, trasferencia a título gratuito, nuevas existencias, recibo de bienes de terceros, por compensación o por reintegro.

El supervisor del contrato debe efectuar la recepción de los bienes, verificando que cumplan con las cantidades, características, especificaciones técnicas y plazos requeridas por la Entidad, dejando constancia en el formato “Acta de recibo y entrega de bienes” GR-RA-P1-F1. Cuando se traté de vehículos se debe dejar constancia adicionalmente en el formado “Inventario físico de vehículo” GR-RA-P2-F2.

Registro y archivo:Para el registro de los bienes en el Sistema de almacén e inventarios PCTG, se debe identificar el bien para efectos de su categorización y generación del tipo de movimiento de entrada. De igual manera, se debe verificar en el Sistema de almacén e inventarios PCTG la existencia del ítem del bien a ingresar, de acuerdo con el Plan Único de Cuentas; si el bien a ingresar no se encuentra dentro de las agrupaciones existentes, se procede a crear el ítem del bien para proceder al registro.

Luego, se procede a generar el comprobante de entrada al almacén con su respectiva copia y se firma por el funcionario responsable del Almacén.

Los comprobantes y sus respectivos soportes se deben archivar en la Unidad de Conservación Especifica.

7.1.1.1 Entrada por adquisiciónEsta operación se presenta cuando la Entidad adquiere bienes mediante contratación directa, orden de servicio, contrato de comisión por bolsa convenios o fiducia, compra por caja menor y las demás autorizadas por la ley con cargo al presupuesto aprobado para una vigencia fiscal.

La recepción de los bienes la realiza un funcionario del Almacén. No obstante pueden recibirse suministros directamente en las dependencias o áreas de la entidad y un funcionario del área de almacén e inventarios verifica la operación conjuntamente con el supervisor del contrato.

Cuando la recepción de bienes se realiza fuera de Bogotá, los bienes deben situarse en el sitio convenido y deben ser recibidos por el supervisor del contrato, sin que sea necesario el acompañamiento del Responsable de Almacén.

En el evento que se realicen las compras de bienes con recursos de Caja Menor ver Procedimiento Caja Menor Gestión General de Gastos Administrativos GR-RA-P-4.

A los bienes devolutivos se les asignará un número de identificación generado por el aplicativo. El área de almacén e inventarios será el encargado de imprimir la placa y pegarla al respectivo bien.

La entrada de los bienes se realiza soportada con documentos valorizados, los documentos soporte de la entrada de un bien a la Entidad pueden ser:

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Para bienes muebles: oAdquisición por contratación directa u orden de servicio:

Copia del contrato Copia de la aprobación de la póliza Copia del Certificado de disponibilidad presupuesta Copia del Registro presupuestal Factura Acta de recibo formato GR-RA-P1-F1

oAdquisición por contrato de comisión: Ficha técnica Aprobación de la póliza del proveedor Número de negociación Copia del Certificado de disponibilidad presupuesta Copia del Registro presupuestal Factura Acta de recibo formato GR-RA-P1-F1

oAdquisición por convenio: Acta del comité u órgano que autoriza la ejecución del presupuesto Factura Orden de compra Copia del Certificado de disponibilidad presupuesta Copia del Registro presupuestal Copia de la aprobación de la póliza Acta de recibo formato GR-RA-P1-F1

oAdquisición por caja menor: Factura Comprobante de pago SIIF

Para inmuebles: escritura pública, certificado de libertad y tradición y paz y salvo de pago de impuestos. Para vehículos: tarjeta de propiedad, manifiesto de aduana y todos los documentos legales que demuestran la

calidad de propietario.

7.1.1.2 Entrada por reposiciónLa Reposición se presenta cuando se remplazan bienes faltantes, perdidos o hurtados, o que han sufrido daño o deterioro por el mal uso o indebida custodia, por otros elementos de la misma o superior naturaleza, calidad y características técnicas.

También se produce reposición cuando el contratista reemplaza el bien inicial por otro en cumplimiento de la garantía otorgada en el contrato de suministros.

Los bienes objeto de la reposición deben ser evaluados por el área de almacén e inventarios o personal idóneo para determinar si reúnen o no las características de los bienes a remplazar.

Si un funcionario público desea hacer la reposición de un bien por presentársele una pérdida o daño del bien asignado, debe manifestarlo por escrito al área de almacén e inventarios quien deberá verificar que el bien entregado será de las mismas o mejores características del bien objeto de reposición.

Cuando la compañía de seguros entrega a la entidad bienes por reposición, el funcionario encargado de los seguros de la entidad informa al responsable de área de almacén e inventarios de la entrega de los elementos, adjuntando la factura de los bienes con valores unitarios.

El responsable del área de almacén e inventarios o su representante recibe los elementos en las instalaciones del almacén y el funcionario encargado de seguros, quienes realizarán verificación y conteo de los elementos

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en presencia del representante de la compañía de seguros y suscriben “acta de recibo y entrega de bienes” Formato GR-RA-P1-F1.

7.1.1.3 Entrada por permuta Se presenta cuando la Entidad celebra contratos de permuta, en el cual los contratantes se obligan mutuamente a dar una cosa o cuerpo cierto por otra cosa o cuerpo cierto según lo previsto en los artículos 905 del Código de Comercio y 1955 del Código Civil.

Cuando se trate de bienes muebles estos se deben permutar a través de un contrato. Para el caso de bienes inmuebles, el contrato se perfecciona a través de escritura pública debidamente registrada.

7.1.1.4 Entrada por trasferencia a título gratuitoAplica para el caso en el cual se recibe un bien entregado por una Entidad pública o privada, a través de un contrato o acto administrativo, a título gratuito e irrevocable, la propiedad de un bien que le pertenece, previa aceptación supervisor del contrato o líder del proyecto de la Entidad. Para el efecto, se debe tener en cuenta lo establecido en el Decreto 4444 del 25 de noviembre de 2008.

El contrato o acto administrativo debe contener la relación de los bienes objeto de la transferencia con sus respectivos valores. La legalización de la entrega y recibo de los bienes deberá hacerse a través de “acta de entrega y recibo de elementos” formato GR-RA-P1-F1, la cual deberá suscribirse entre las Entidades que realizan la transferencia.

La dependencia o área que lidera el programa o proyecto del Ministerio que efectuará el trámite con la Entidad donante debe anexar al responsable del área del almacén e inventarios los siguientes documentos: Acto administrativo (sí se trata de entidad estatal). Comunicación escrita o documento en el cual se manifieste el interés de entregar en donación (sí se trata de

entidad privada). Factura o documento donde se indique el valor unitario de los bienes objeto de donación (sí no se encuentra

registrado en los documentos antes mencionados). Cuando se trate de inmuebles se requiere del certificado de libertad y tradición y si es a título gratuito, se

requiere del último avalúo catastral del mismo, con el fin de valorar el bien recibido. Nota: Si no se logra el valor de los bienes, estos se establecerán de acuerdo al valor promedio de mercado.

Los bienes ingresados por transferencia o donación deben ser recibidos por el responsable de área de almacén e inventarios o su representante en la ciudad de Bogotá. Cuando la transferencia de bienes muebles se realiza para entrega fuera de Bogotá, los bienes muebles deben situarse en el sitio convenido y entregados al funcionario designado por el supervisor del contrato (o por la dependencia o área que lidera el programa o proyecto) acompañado de los representantes de las entidades beneficiarias, sin que sea necesario el acompañamiento del responsable de Almacén.

7.1.1.5 Entrada por nuevas existenciasSe determinan nuevas existencias de bienes de consumo o devolutivo cuando una vez efectuado el inventario físico en servicio o en bodega, siendo éste, mayor en unidades al registrado en el Sistema de almacén e inventarios PCTG.

El funcionario de área de almacén e inventarios que haya identificado las nuevas existencias, debe realizar acta relacionando el bien y detallar la situación encontrada. El ingreso de por nuevas existencias se realiza teniendo en cuenta el valor de la última compra o en su defecto teniendo en cuenta el precio promedio de mercado mediante cotizaciones de bienes iguales o similares.

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7.1.1.6 Entrada de bienes recibidos de tercerosSe presenta cuando una persona natural o entidad de derecho público o privado entrega bienes en calidad de comodato o préstamo de uso a la Entidad, por un tiempo determinado.

El ingreso de dichos bienes se debe realizar de acuerdo con las condiciones pactadas en el documento contractual o acto administrativo. Los bienes devolutivos que ingresen a la entidad como bienes recibidos de terceros, se registraran en el Sistema de almacén e inventarios PCTG.

7.1.1.7 Entrada por compensaciónSe presenta cuando se completa el número de bienes faltantes con bienes sobrantes de similares Características físicas o técnicas, tales como: Clase, modelo, precio, entre otros. La compensación se puede dar durante la realización de una toma física de inventario y se deberá dejar constancia mediante acta.

7.1.1.8 Entrada por reintegro de bienes en servicioEl reintegro al almacén de bienes que estaban en servicio, puede estar originado entre otras razones por:

Retiro de un funcionario, terminación de un contrato, supresión de la dependencia o área, el bien se considera inservible u obsoleto, o no se considera necesario para el cumplimiento de las funciones.

Los reintegros de bienes al almacén, se harán a solicitud del responsable o resultado de una toma física de inventario, inspección y su recepción se hará previa confrontación con la información del inventario individual.Cuando se hace devolución de elementos que se encuentran en servicio, deben ser ubicados en las instalaciones del almacén por el funcionario responsable de los mismos y por escrito manifestar el número de la placa y el responsable del elemento.

El funcionario encargado de la bodega de los bienes usados realiza verificación y elabora el comprobante de ingreso de bienes por reintegro de bienes en servicio y lo pasa para la firma del responsable de almacén.

El responsable de la bodega de los bienes usados almacena los bienes en el sitio destinado para ello.

7.1.1.9 Entrada de bienes intangiblesSistemas operativos: Su valor deberá incluirse en el valor total del equipo adquirido, para lo cual en la descripción debe indicarse la versión de los mismos y el contrato de adquisición.

Sin embargo se puede hacer adquisición de licencias – “MOLP que es para varios usuarios” y el Grupo de Sistemas debe aclarar al área de almacén e inventarios que éstos serán individuales y al proveedor de que estos elementos deben facturarse de manera discriminada.

Sistemas de información: Con derechos de autor (software) estos intangibles deben ingresarse por una sola unidad y en su costo debe incluirse todos los gastos y costos para su puesta en marcha y funcionamiento, debe cargarse bajo la responsabilidad del usuario.

Hay oportunidades en las cuales se requiere la adquisición de software base y la oficina de sistemas debe indicar la correspondiente desagregación, la cual debe aparecer descrito en el respectivo contrato.

Software por derechos de uso: Este no requiere ingreso a los activos de la entidad por cuanto no hay cesión patrimonial de derechos de autor.

De esta manera se aclara que los antivirus y filtrado a internet se ingresan como bienes de consumo ya que tienen una vigencia inferior o igual a un año.

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7.1.2 Salida de bienesLas salidas del almacén se generan por la necesidad de un bien para el servicio de un funcionario o área de la entidad; el jefe del funcionario público que requiera bienes para el servicio, debe solicitarlos por escrito al responsable del área de almacén en inventarios, para que se consulte la existencia y se autorice su entrega.

Esta solicitud debe ser realizada por el jefe de la dependencia o área, o persona autorizada para el efecto y la entrega de los bienes, se hará directamente a la persona señalada en el comprobante de salida que genera el aplicativo.Se pueden presentar salidas de bienes: De consumo o suministro de insumos. Devolutivos. A terceros. Por baja.

Registro y archivoPara el registro de salida de bienes en el Sistema de almacén e inventarios PCTG, se debe generar el comprobante de salida con su respectiva copia y se firma por el funcionario responsable del Almacén.

Los comprobantes y sus respectivos soportes se deben archivar en la Unidad de Conservación Especifica.

7.1.2.1 Salida de bienes de consumo o suministro de insumosCada cuatro meses, la distribución de los bienes de consumo o suministro de insumos a las dependencias o áreas será realizada por un funcionario del área de almacén e inventarios de acuerdo a las necesidades del servicio. El funcionario del área de almacén e inventarios debe cerciorarse que la persona que recibe los bienes los cuente en su presencia y firme el comprobante de salida.

El encargado de elaborar salidas, codifica y elabora la solicitud de elementos en el sistema PCTG, a nombre del Jefe o de la persona designada de la dependencia o área que recibe y genera comprobante de salida para la firma del responsable de área de almacén e inventarios.

La entrega de tintas y tóner para impresoras se realizará únicamente para las impresoras de propiedad de la Entidad asignadas a las diferentes dependencias o áreas y se harán entregas cuando se haya terminado en su totalidad el insumo anterior.

Cuando una dependencia o área requiera del suministro de cualquier elemento de manera extraordinaria, se realizará por escrito al área de almacén e inventarios, donde se exprese claramente la justificación, la descripción del elemento y la cantidad solicitada, en el caso de tintas debe escribir la referencia.

El manejo de residuos se debe realizar conforme a lo establecido en la Guía de Lineamientos Generales para la Gestión Ambiental GR-RA-G1

7.1.2.2 Salida de bienes devolutivosSe comienza con recibir y verificar la solicitud y/o identificar la necesidad de bienes de las dependencias o áreas de la Entidad, el responsable del área de almacén e inventarios reasigna la solicitud a un funcionario para que genere e imprima el comprobante de salida de bienes en el Sistema de almacén e inventarios PCTG.

Cuando la adquisición se realiza para abastecer la necesidad de bienes muebles con destino a varios funcionarios, el encargado del área de almacén e inventarios o de mantenimiento (según corresponda) es quien asigna los elementos vía correo electrónico o comunicación del SIGOB.

Cuando la adquisición se realiza con destinación específica, el supervisor del contrato debe informar al área de almacén e inventarios por escrito, a quién deben ser entregados los elementos.

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En el caso de equipos de cómputo, es el Grupo de Sistemas el encargado de asignarlos.

7.1.2.3 Salida de bienes a tercerosEsta operación se realiza cuando la Entidad entrega un bien devolutivo, previa solicitud escrita, a otra entidad pública para que haga uso del bien por un tiempo determinado.

Se autoriza la entrega del bien solicitado en préstamo de uso al comodatario o responsable una vez se suscriba el respectivo contrato o acto administrativo.

El Supervisor del contrato debe programar con el funcionario responsable de la entidad comodataria el retiro de los bienes de las instalaciones del almacén y en el momento de la entrega material se suscribe acta de entrega y recibo de bienes en el formato GR-RA-P1-F1.

7.1.2.4 Salida por baja Consiste en retirar del inventario definitivamente los bienes identificados como inservibles u obsoletos que no se requieren para el servicio de la Entidad.

Es el procedimiento mediante el cual se retira definitivamente un bien del patrimonio de la Entidad, por alguna de las siguientes situaciones: por ser inservible, pérdida o deterioro, obsolescencia, destrucción, desmantelamiento, hurto o cuando el bien no se encuentre en condiciones funcionales de prestar el servicio para el cual fue adquirido, decisión soportada a través de acto administrativo motivado, que además indica el destino final del bien.

Todos los bienes a dar de baja deben estar clasificados como inservibles u obsoletos o en desuso, para ser dados de baja, estos bienes son aquellos que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su mal estado físico, mecánico o técnico, o que aun estando en buen estado físico, mecánico o técnico, la inversión para repararlos, reconstruirlos o mejorarlos tecnológicamente resulta ineficiente y antieconómico para la Entidad, o por haber entrado en desuso u obsolescencia.

La baja de bienes cuyo destino final sea la destrucción o venta, se realizará con la autorización del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

Previamente a la salida definitiva del bien y a dar aplicación al trámite de baja que corresponda, el responsable del área de almacén e inventarios debe suministrar el listado de bienes para baja mediante el formato “Listado de Bienes Dados de Baja GR-RA-P1-F2”, donde se registrará las características principales del bien, el costo histórico, el valor en libros y un concepto técnico sobre el estado del bien.

Así mismo debe entregar concepto técnico emitido por los funcionarios competentes de la entidad o asesores externos y certificación donde conste que los bienes objeto de baja están registrados en el sistema de inventarios y en los activos de la Entidad, el cual debe estar firmado por el responsable de área de almacén e inventarios y el funcionario que haga las veces de contador.

La documentación que se genere en cada baja de bienes debe estar contenida en la Unidad de Conservación Específica.

Para legalizar la salida de los bienes dados de baja se procederá a realizar las siguientes actividades de acuerdo con lo determinado para cada caso:

7.1.2.4.1 Baja por enajenación de bienes muebles a título onerosoLa baja de bienes por obsoletos o inservibles o por que no se requieran para el cumplimiento de las funciones se hará según el procedimiento previsto en el parágrafo 3º del artículo 24 de la Ley 80 de 1993 y el inciso

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https://www.mininterior.gov.co/content/formato-listado-de-bienes-dados-de-baja-gr-ra-p-01-f02-v03

https://www.mininterior.gov.co/content/formato-listado-de-bienes-dados-de-baja-gr-ra-p-01-f02-v03


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primero del artículo 14 del Decreto 855 de 1994, previo visto bueno del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de la Entidad.

Una vez la entidad haya suscrito el contrato del Intermediario para la enajenación de los bienes a título oneroso, los lotes que resulten dentro del plazo de ejecución del contrato, serán vendidos a través del mismo.

7.1.2.4.2 Baja por pérdida, hurto o dañoSe origina cuando los bienes en servicio o en el bodega se han perdido, han sido hurtados o dañados.

En caso de pérdida de un bien, el funcionario responsable del bien deberá informa por escrito a la Subdirección Administrativa y Financiera con copia al área de almacén e inventarios, adjuntando copia de la denuncia ante autoridad competente, informe de los hechos y los demás documentos que dentro del proceso se lleguen a requerir.

La Subdirección Administrativa y Financiera, a través de la Coordinación del Grupo de Gestión Administrativa y Bienes, informará los hechos al Grupo de Gestión Financiera y Contable, a la compañía aseguradora y a la Oficina de Control Disciplinario Interno para que se adelante la investigación respectiva.

Si se establece que la pérdida o hurto se presentó dentro de las instalaciones de la entidad, el responsable del bien deberá informarlo a la Subdirección Administrativa y Financiera para que se realice el trámite de reclamo ante la compañía de vigilancia y seguridad contratada.

El funcionario responsable del bien podrá hacer reposición del bien por otro de las mismas o superiores características del bien extraviado, previa autorización del Coordinador del Grupo de Gestión Administrativa y Bienes, soportado en el concepto técnico emitido por la dependencia o área competente, si es del caso.

La Entidad deberá adelantar las acciones disciplinarias a que haya lugar respecto de las Responsabilidades en Proceso, sin perjuicio de las acciones de Responsabilidad Fiscal que en cualquier momento asuma la Contraloría General de la República.

7.1.2.4.3 Baja de bienes inservibles u obsoletos para destrucciónEste procedimiento será aplicado a los bienes tipificados como inservibles, irreparables u obsoletos según concepto técnico emitido por los funcionarios competentes de la misma entidad o de asesores externos.

La baja de bienes cuyo destino final sea la destrucción de los mismos, se realizará con la autorización del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

La destrucción de los bienes devolutivos y de consumo se podrá realizar en los siguientes casos:a. Por su naturaleza o estado físico en que se encuentren.b. Por tratarse de bienes devolutivos o de consumo, respecto de los cuales exista disposición legal o

reglamentaria que ordene su destrucción.c. Por no existir interesados en los subprocesos de enajenación o de permuta de los bienes ofrecidos. El manejo de residuos se debe realizar conforme a lo establecido en la Guía de Lineamientos Generales para la Gestión Ambiental GR-RA-G1

7.1.2.4.4 Baja por enajenación de bienes muebles a título gratuito entre entidades públicasAplica para el caso en el cual se entrega un bien a otra entidad, a través de un contrato o acto administrativo, a título gratuito e irrevocable, la propiedad de un bien que le pertenece, previa aceptación del supervisor del contrato de la entidad receptora. Para el efecto, se debe tener en cuenta lo establecido en el Decreto 4444 del 25 de noviembre de 2008.

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El contrato o acto administrativo debe contener la relación de los bienes objeto de la transferencia con sus respectivos valores. La legalización de la entrega y recibo de los bienes deberá hacerse a través de acta, la cual deberá suscribirse entre los Representantes legales de las Entidades que realizan la transferencia.

Los bienes entregados por la Entidad a título gratuito, deberán retirarse del Sistema de almacén e inventarios PCTG de la Entidad, generando el comprobante de entrada al almacén, el cual se debe archivar debidamente firmado.

7.1.2.4.5 Baja por venta o subasta de bienes inmueblesDespués de realizar los estudios pertinentes, se solicita autorización al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo para ofrecer el o los inmueble(s) a través de la página web de la entidad autorizada, mediante resolución en el cual se autoriza la transferencia de dominio y posesión a la entidad autorizada para tal fin.

El Coordinador del Grupo de Gestión Administrativa entrega los documentos a un profesional para que realice los trámites pertinentes ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos correspondiente y envíe los documentos al área de almacén en inventarios.

El responsable de área de almacén e inventarios delega a un funcionario para la elaboración de los comprobantes de salida quien debe codificar y realizar los registros necesarios en el Sistema de almacén e inventarios PCTG. El responsable del área de almacén e inventarios debe firma los comprobantes. Un funcionario del área de almacén e inventarios, archiva una copia del comprobante de salida en la unidad de conservación específica con los soportes correspondientes.

7.2 Amparo de bienesBajo responsabilidad del Ministerio se encuentran bienes y recursos que son susceptibles a diversos factores en su uso, los cuales no pueden ser asumidos completamente por la entidad, demandando la necesidad de buscar mecanismos de protección o transferencia de los riesgos, como es el caso del contrato de seguro, para lo cual se fijan las condiciones necesarias para que garanticen la adecuada protección de sus bienes e intereses patrimoniales.

El Ministerio ha estructurado el programa de seguros, con las siguientes pólizas:a. Seguro de responsabilidad civil servidores públicos o pólizas de pérdidas fiscales y gastos de defensa:

Ampara la Responsabilidad Civil de los servidores públicos con ocasión de los detrimentos patrimoniales sufridos por la Entidad Tomadora o terceros, causados como consecuencia de los actos incorrectos cometidos por los funcionarios que tenga la calidad de Servidores Públicos, en el desempeño de las funciones propias de los cargos, o la Pérdida Fiscal sufrida por el Mininterior, como consecuencia de los actos correctos no dolosos generadores de imputación de responsabilidad civil, fiscal o penal realizados por los servidores públicos expresamente asegurados por la póliza en el desempeño del cargo asegurado.

b. Seguro de todo riesgo daño material: Amparar las pérdidas o daños materiales que sufran los bienes de propiedad del Ministerio bajo su responsabilidad, tenencia y control, así como aquellos en los cuales tenga interés asegurable. Es importante resaltar que en el momento de presentarse un siniestro con alguno de los bienes asegurados por la Entidad, el cuentadante enviara a la Subdirección Administrativa y Financiera los documentos relacionados con el daño, pérdida o hurto del bien, informe del acontecimiento de los hechos y/o denuncia ante las autoridades competentes, según sea el caso y enviara al funcionario responsable de seguros los documentos que informan y soportan dicho acontecimiento para realizar el respectivo informe formal al corredor de seguros para adelantar el arreglo o reposición según sea el caso del bien.

c. Seguro de responsabilidad civil extracontractual: Ampara los perjuicios patrimoniales que sufra el Mininterior con motivo de la responsabilidad civil en que incurra de acuerdo con la ley colombiana, por lesiones o muerte a personas y/o destrucción o pérdida de bienes, causados durante el giro normal de sus actividades, en el territorio nacional.

d. Seguro global de manejo para entidades oficiales: Amparar la apropiación indebida de dinero y otros bienes del Mininterior que aconteciere como consecuencia de los eventos más adelante enumerados, en que

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incurra sus empleados, siempre y cuando el hecho sea imputable a uno o varios empleados o funcionarios determinados y sea cometido durante la vigencia de la póliza.

e. Seguro de automóviles: Amparar los daños y/o pérdidas que sufran los vehículos de propiedad o por los que sea legalmente responsable el Mininterior así como los daños a bienes y/o lesiones y/o muerte de terceros, por causa de accidentes en territorio nacional.

f. Seguro de transporte de mercancías: Amparar todos los bienes que sean movilizados a nombre o por cuenta de la Entidad, desde el momento en que queden bajo su Responsabilidad, incluyendo re despachos y devoluciones.

g. Seguro de infidelidad y riesgos financieros: Amparar el patrimonio de la Entidad por pérdidas y/o daños a los bienes propios y no propios por los cuales el Mininterior sea responsable, incluyendo dinero en todas sus formas y denominaciones, títulos reales o virtuales y títulos valores, a consecuencia de los riesgos a que está expuesta la Entidad en el giro normal de su actividad, por empleados o terceros o en complicidad con éstos.

h. Seguro de daños corporales causados a las personas en accidentes de tránsito SOAT: Este seguro ampara los riesgos que implican gastos de servicios médicos a consecuencia de accidentes de tránsito en el territorio nacional.

Una de las principales responsabilidades del área de almacén e inventarios, es salvaguardar los bienes de la entidad, por ende se adquieren las anteriores pólizas y dependiendo de la naturaleza de los bienes si es el caso se tramita la inclusión y exclusión de los mismos:

7.2.1 Inclusión La inclusión de bienes inicia en el momento que el funcionario encargado de seguros elabora y envía el oficio de inclusión de bienes al corredor de seguros.

El funcionario encargado de seguros recibe y verifica la respuesta del corredor de seguros con el certificado de inclusión de bienes expedido por la Compañía Aseguradora, dando finalización a la inclusión de los bienes, la cual se anexa al expediente del contrato.

Posteriormente el funcionario encargado de seguros elabora el memorando de solicitud de pago o ajuste de saldo, el cual es firmado por el Coordinador del Grupo de Gestión Administrativa y Bienes y el Subdirector Administrativo y Financiero, y se envía al Grupo de Gestión Financiera y Contable.

El funcionario encargado de seguros elabora y envía comunicación al corredor de seguros informando del pago y/o ajuste del saldo según sea el caso, firmada por el Coordinador Gestión Administrativa y Bienes, la cual se anexa al expediente del contrato.

Los bienes devolutivos adquiridos por la Entidad, deben reportarse a la Compañía Aseguradora en forma permanente, para su inclusión en el Programa de Seguros contratado. Los documentos generados deben anexarse al expediente contractual de la Compañía de Seguros respectivo.

7.2.2 ExclusiónLa exclusión inicia una vez sea generado el comprobante de salida por baja de bienes en el Sistema de inventarios PCTG, por parte del área de almacén e inventarios y se remite al funcionario encargado de seguros, quien debe proyectar para la firma del Subdirector Administrativo y Financiero, la comunicación al corredor de seguros, solicitando el respectivo trámite de exclusión ante la aseguradora de los bienes dados de baja. El funcionario encargado de seguros, debe efectuar la verificación del certificado de exclusión expedido por la compañía de seguros, posteriormente con base en lo informado por la aseguradora, debe enviar comunicación SIGOB a la Grupo de Gestión Financiera y Contable, solicitando el pago o ajuste del saldo según sea el caso, dando finalización a la exclusión de los bienes.

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Los documentos generados con relación a la exclusión de bienes del programa de seguros contratado por la Entidad, deben ser anexados en el expediente de la Compañía de Seguros que corresponda.

Con el valor resultante por inclusión o exclusión de bienes del programa de seguros contratado por la Entidad, se hará el respectivo cruce de cuentas con la Compañía de Seguros. La diferencia de valor que resulte por cortes parciales o al final de la póliza, saldo en contra o a favor, debe ser pagada por el Mininterior o consignada en la cuenta que indique la Entidad, por la aseguradora.

7.3 Reintegro y traslado de bienesEl reintegro o traslado al almacén de los bienes que están en servicio puede originarse, entre otras razones, por el retiro de un funcionario, terminación de un contrato de servicios, por supresión de la dependencia o área, por quedar el bien inservible u obsoleto o por no ser necesario para el cumplimiento de las funciones. En todo caso, el reintegro de bienes debe ser justificado por la dependencia o área, o por persona que lo tenga a cargo.

Los comprobantes de reintegro de bienes, deben estar firmado por las partes.

7.3.1 Reintegro Es la retorno de un bien devolutivo al almacén, que estando en servicio no es necesario para el desarrollo de las actividades propias de la Entidad, o por ser inservible u obsoleto.

Las dependencias o áreas de la entidad deben solicitar por escrito el reintegro de un bien y una vez se reciba la solicitud, el responsable de área de almacén e inventarios asigna a un funcionario realizar el reintegro, el cual consiste en imprimir la solicitud de reintegro de bienes al almacén y confrontar sus características contra las registradas en el Sistema de almacén e inventarios PCTG de la Entidad.

Posteriormente se procede a registrar en el sistema de inventario de la entidad el reintegro al almacén; generando dos copias del comprobante para firmar por las partes que intervienen en el reintegro, luego se ingresa el bien físico a la bodega de elementos devolutivos y se archiva una copia del comprobante en la Unidad de Conservación Específica.

7.3.2 TrasladoConsiste en cambio físico o de responsable de un bien, reubicación de puesto de trabajo, cambio de responsable o por retiro.

El funcionario responsable del bien puede solicitar el traslado de bienes mediante comunicación escrita. La solicitud será el soporte para generar el movimiento en el Sistema de almacén e inventarios PCTG. Una vez generado el movimiento en el Sistema, se procede a generar tres copias del comprobante para posteriormente firmar por los que intervienen en el procedimiento, luego se entrega el bien físico al nuevo funcionario que será el responsable del manejo y custodia del bien y se archiva en la Unidad de Conservación Específica.

7.4 Inventario de bienesEs la verificación física de los bienes devolutivos e inmuebles, contra los registros del sistema de almacén e inventarios y/o registros contables, que se encuentran en servicio o en Bodega, verificando su estado y uso, con el fin de mantener una información integral, confiable y veraz de los bienes que posee el Ministerio.

La toma física permite verificar, clasificar, analizar y valorizar los bienes del Ministerio, para el control razonable de las existencias reales, evitando errores, pérdidas, inmovilización, deterioro y desperdicio de los bienes.

7.4.1 Registro toma física de bienesLa toma de inventarios se llevará de manera personalizada y por dependencia o área.

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De la toma física de bienes, se dejará constancia en el formato para toma de inventarios GR-RA-P1-F4, en la que se debe detallar las actividades realizadas, la relación de los bienes inventariados, las observaciones y demás información que se considere relevante como producto de esta actividad, consignado el estado en que se encuentran los bienes inventariados y las inconsistencias encontradas.

La toma de inventarios se realizará de la siguiente forma:a. Generar en el Sistema de almacén e inventarios PCTG el reporte de bienes por responsable. Una vez se

tenga esta información se debe confrontar las existencias físicas y características del bien, contra el inventario generado.

b. Una vez se realice la totalidad de las tomas físicas se generará un informe donde se consignará las novedades encontradas. En el evento de presentarse un faltante definitivo, se deberá seguir lo establecido en el numeral 9.1.1.2. Entrada por reposición. En caso que el bien no sea repuesto por el responsable se debe informar al jefe de la dependencia o área a la cual pertenece el responsable y al área de almacén e inventarios.

7.4.2 Control y Actualización de los InventariosEs responsabilidad del Grupo de Gestión Administrativa y Bienes - área de almacén e inventarios, mantener actualizado el inventario de bienes del Mininterior, detallado por dependencia o área, funcionario y/o contratista cuando estos sean asignados en el contrato, así como el inventario de bienes en Bodega. Igualmente debe mantener actualizado el Sistema de almacén e inventarios PCTG y verificar los registros contables de los mismos en cada una de las cuentas del Balance, con el área de contabilidad, a fin de establecer la concordancia entre ellos.

Se debe realizar la toma física del inventario cuando un funcionario se retire de la Entidad, o sea trasladado de una dependencia o área, a otra.

Cuando un funcionario se retire de la Entidad deberá hacer entrega de los bienes que tiene bajo su responsabilidad, esta entrega se hará al Jefe inmediato o a quien este designe en compañía de un funcionario de área de almacén e inventarios. Si el funcionario no efectúa la entrega, responderá disciplinaria y fiscalmente por los bienes a su cargo.

Cuando en la dependencia o área existan bienes de uso común, éstos deberán ser cargados al respectivo Jefe o a quien éste designe, para lo cual el área de almacén e inventarios prestará el apoyo requerido.

Cuando se asignen bienes a una firma Contratista, el supervisor del contrato debe verificar, cuando sea del caso, el reintegro o traslado de los bienes entregados al contratista antes de proyectar la respectiva Acta de liquidación del contrato.

El área de almacén e inventarios deberá efectuar, por lo menos una vez al año, el inventario de bienes devolutivos en servicio y en bodega, para realizar el cruce de información de la toma física del inventario contra la información contenida en el aplicativo, y así tener un mayor control y registro de los bienes a cargo de los funcionarios y/o contratistas cuando estos sean asignados en el contrato. Para el efecto se debe tener en cuenta: Definir el cronograma de trabajo. Durante el primer trimestre del año, el responsable del área de almacén e

inventarios presentará al Coordinador del Grupo de Gestión Administrativa y Bienes un cronograma de visitas para la toma de inventarios.

Socializar el cronograma de inventario anual. Para el efecto, el Coordinador del Grupo Gestión Administrativa y Bienes deberá enviar al Subdirector Administrativo y Financiero el cronograma de visitas del inventario anual para su divulgación al personal de la entidad.

El funcionario responsable del área de almacén e inventarios se reunirá con el personal de apoyo previamente a la ejecución del inventario, con la finalidad de impartir instrucciones y coordinar el trabajo así como resolver las dudas que sobre la realización del trabajo de campo tuviere.

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Realizar la toma física de bienes en cada una de las dependencias o áreas de la entidad en el formato para toma de inventarios GR-RA-P1-F4.

Generar la relación de bienes por responsable. Realizar el cruce de la información de la toma física contra el sistema de inventarios. El Coordinador del Grupo de Gestión Administrativa y Bienes debe hacer seguimiento permanente a cada una

de las actividades y fechas establecidas en el cronograma, para identificar el porcentaje de cumplimiento. Adicional al inventario anual, la entidad podrá realizar en el trascurso del año pruebas selectivas de bienes en

servicio y en bodega, de tal manera que se mantengan los datos actualizados. Nota. Cualquier dependencia o área de la entidad que quiera realizar movimientos de puestos o elementos de trabajo, deberá contar con el visto bueno de la Coordinación del Grupo de Gestión Administrativa y Bienes. De no realizarse el trámite antes expuesto, el Inventario de la Entidad se vería afectado. Anualmente la Coordinación del Grupo de Gestión Administrativa y Bienes remitirá un correo a todos los funcionarios de la entidad con el fin de informar lo plasmado en el párrafo anterior.

7.4.3 Inventario para la entrega de la bodega del almacénEsta situación se presenta por ausencia temporal mayor a 15 días hábiles o por retiro definitivo del responsable de área de almacén e inventarios.

7.4.4 Inventario por abandono de cargoEn el caso en que el responsable del área de almacén e inventarios abandona el cargo o dilata la entrega, el Subdirector Administrativo y Financiero designará un funcionario para realizar el inventario físico y la entrega al nuevo funcionario responsable del área de almacén e inventarios.

De las actividades desarrolladas y su resultado se dejará constancia en Acta suscrita por quienes intervengan en dicho procedimiento.

8. CONTROL DE CAMBIOSFECHA CAMBIO VERSIÓN

Se crea el Manual de Administración de Bienes 01

Elaboró Revisó y Aprobó

_________________________________ _______________________ ___________________________Sandra Marcela Galeano Cajicá Profesional Especializado (E)Grupo de Gestión Administrativa y BienesÁrea de almacén e inventarios

Manuel Guillermo Segura Coordinador Grupo de Gestión Administrativa y Bienes

Cesar Eduardo Camargo RamírezSubdirector Administrativo y Financiero

“Archivar en” 1103.47.05 Procesos y Procedimientos de Apoyo- Proceso Gestión de recursos Administrativos y Financieros- Subproceso gestión de Recursos Administrativos

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